Brukertips i Huldt & Lillevik Lønn

Hvis du skal trekke ansatte i lønn under permittering/permisjon eller sykmelding kan du lage ett automatisk trekk for dette. 

Stortinget har vedtatt at arbeidsgiver kun skal betale sykelønn for de tre første dagene med corona-relatert sykefravær. De  reglene kom 16. mars 2020 og er gjeldende fortsatt.   Arbeidsgivere må fortsatt utbetale sykepenger i arbeidsgiverperioden, det vil si de første 16 dagene av sykefraværet. Hvis sykefraværet er lengre enn 16 dager, sendes inntekstmelding som normalt, med 16 dagers arbeidsgiversperiode.  Er sykefraværet under 16 dager skal du ikke sende inntektsmelding. Refusjon fra dag 4-16 kan arbeidsgiver søke om i eget skjema fra NAV. Her er link til informasjon og skjema på NAV for søknad om refusjon fra dag 4-16.      Her kan du lese mer om temaet, skrevet av vår juridiske avdeling.   

I juni refunderer NAV feriepenger på sine ytelser.   I Huldt & Lillevik kan du importere K27-rapporten, men dessverre blir ikke feriepengene lest inn - disse må registreres manuelt.    Det manglende beløpet kan registreres på en person. 

I henhold til ferieloven skal feriepenger først utbetales når ferien tas. Hvis det er fastsatt ferie i permitteringstiden har de ansatte krav på utbetaling av feriepenger. Da utbetales feriepengene, men siden de ikke har noe lønn fra arbeidsgiver blir det ikke noe trekk for ferien. De ansatte må melde ifra på meldekortet sitt at de tar ut ferie. Viser til brukertips fra Fagområdet for Lønn & Hr om  Permittering og feriepenger  Fremgangsmåte for utbetaling av feriepenger:  Før du aktiviserer lønnsarten for feriepenger på samtlige ansatte, må du endre statusen på de ansatte fra permittert til midlertidig aktiv under Kartotek | Personer slik at lønnsarten for feriepenger blir lagt inn på de som er permittert og at de blir med i lønnsberegningen. Etter godkjenning av lønnskjøringen settes status automatisk tilbake til status permittert under Kartotek | Personer. Aktiviser lønnsarten for feriepenger for samtlige ansatte under Periodens lønn | Registre pr ansattgruppe. Se vedlagte bilde. Trykk på utfør knappen (orange lyn), trykk på skriver og skriv ut. Skal du i tillegg utbetale feriepenger for de over 60 år, benytter du samme fremgangsmåte, men velger da lønnsart 36 Feriepenger over 60 år.                                                               Siden du kun skal utbetale feriepenger i denne lønnskjøringen setter du hake på kun variable data og skatt normal skatt.

Dersom du får varsel om "utgår dato" ved innlogging i Huldt & Lillevik, må du endre denne så snart som mulig. 

Opprett egen ansattgruppe som du kaller permitterte under Kartotek | Ansattgrupper                                   Legg inn denne ansattgruppen på de som er permittert under Kartotek | Personer. Skal du kun utbetale feriepenger feks for 3 uker, gå til Periodens Lønn | Registrere pr ansattgruppe, velg ansattgruppen din for permitterte over til valgte ansattgrupper.  Legg inn lønnsart 35 Feriepenger trekkfri under registrer i denne periode og sett hake på begrense utbetalt beløp av feriepenger under ved utbetaling av feriepenger.                                                                   Skal du kun utbetale feriepenger for 3 uker velger du 18/30 dager av feriepenger. Benyttes det arbeidsdager i stedet for virkedager skal det stå 15/25 i dette feltet. Trykk på utfør knappen (orange lyn) og skriv ut ved å trykke på skriver. I periodens lønn ligger det nå feriepengebeløp for 3 uker.   Etter godkjenning vil det ligge igjen feriepenger til utbetaling for 12 virkedager eller 10 arbeidsdager som kan utbetales senere når de tar ut denne ferien. Husk skriv ut feriepengelisten etter godkjenning.     Trekk i lønn for feriefravær Hvis personen ikke er 100% permittert men delvis permittert kan du trekke for de 3 ukene personen skal ha ferie. Dette gjøres via menyvalget Periodens lønn | Genere trekk for feriefravær.  ⚠️Merk at trekket genereres ut fra full lønn, så her må du manuelt endre ditt trekkbeløp. Du kan bare trekke den graden av lønn den ansatte nå har.  F.eks om den ansatte er 50% permittert kan du bare trekk for ferie fra 50% lønn. Resterende 50% lønn blir trukket fra NAV, da den ansatte må melde ifra på meldekort til NAV om ferie.                                                Resterende trekk for ferie med tilhørende feriepenger behandles når den ansatte tar resterende ferie. 

Stortinget har vedtatt å innføre en ny kompensasjonsordning for arbeidstakere som ikke kommer seg på jobb i Norge på grunn av strenge innreiserestriksjoner. Denne ordningen innebærer at de berørte arbeidstakerne får en kompensasjon på 70 % av sykepengegrunnlaget, begrenset opp til 6 ganger folketrygdens grunnbeløp. Det er arbeidsgiveren som har ansvaret for å forskuttere denne kompensasjonen til arbeidstaker. NAV vil deretter refundere beløpet til arbeidsgiver. Denne lønnskompensasjonen gir ikke rett til feriepenger. Arbeidsgiveravgift refunderes på samme måte som ved refusjon av sykepenger.   Les mer om regelverket og hvem som har rett til kompensasjon på vårt fagområde for Lønn & HR.    Her har du link til NAV sine sider og refusjonsskjema for lønnskompensasjon ved innreiseforbud.    Opprett en ny lønnsart i H&L for denne kompensasjonen, her har vi laget et eksempel på lønnsart for fastlønn. Dersom du har timelønn må du velge Timelønn|Lønn som lønnsbeskrivelse. Evt. opprette to lønnsarter dersom du skal utbetale kompensasjon for både fastlønn og timelønn.   Beløpet som skal utbetales til den ansatte må beregnes manuelt.   Det er lurt å velge en konto i regnskapet som du ikke har andre ytelser med feriepengeopptjening på. Da letter du jobben ved feriepengeavstemmingen.        

Fra 2019 innføres en forenklet skatteordning for utenlandske arbeidstakere i Norge. Denne ordningen kalles kildeskatt på lønn. De fleste nye utenlandske arbeidstakere vil komme inn under denne ordningen det første året de jobber i Norge.   Hvis du har ansatte med Kildeskatt på lønn, vil du motta mail fra Skatteetaten etter innsendt skattekortforespørsel.    Ved oppdatering av skattekortopplysninger leser systemet inn informasjon om Kildeskatt og trekkprosent. Satsen for 2020 er 25%. Ved utskrift av importjournal etter oppdatering på skattekort, vil du se hvilke ansatte dette gjelder.      Skattekortlista under Rapporter | Personalrapporter | Skattekortliste viser se hvem som har kildeskatt på lønn.      Du vil også se det under skattekortet på Kartotek | Personer.        Kildeskatt på lønn? Ansatte med kildeskatt får automatisk 25% skattetrekk alle 12 mnd i året i Huldt & Lillevik, så du trenger ikke foreta deg noe spesielt her.                      Her kan du lese mer utfyllende hva Skatteetaten skriver om  denne ordningen.   

Endringene i reglene om gaver i arbeidsforhold, som trådte i kraft fra 01.01.2021 gir både arbeidsgiver og arbeidstaker muligheter til å spare kostnader. Det er nå mulig å gi hele eller deler av en naturalytelse som gave. Når det gjelder elektronisk kommunikasjon og firmabil kan kun sjablongbeløpet gis som gave. Les mer her for presisering og flere eksempler.   Gaver med verdi under kr 5000,- skal ikke innberettes!     Lønnsart for gaver i arbeidsforhold Selv om gaver under 5000,- ikke skal innberettes, kan det være greit å registrere beløp mot en lønnsart. Den ansatte vil se at han får en gave, og arbeidsgiver vil kunne ha oversikt over hvor mye som er gitt i gave.    For kontroll av gavebeløp i forhold til grense for innberetning kan du bruke Saldohåndtering i Huldt & Lillevik Lønn.   Stopp innberetning av naturalytelser  Den faste transaksjonen under Kartotek | Fast lønn/trekk kan stoppes for alle i oppgavevalg Periodens lønn | Registrere pr. ansattgruppe, eller du kan slette transaksjoner på hver enkelt ansatt. Hvis du ønsker å korrigere naturalytelser som allerede er rapportert i 2021 må du gjøre dette i ekstrakjøring for hver periode det gjelder.         

Trykk på knappen med de tre prikkene øverst i høyre hjørne i nettleseren(Under avsluttknappen).

Generering av a-melding stopper fordi sluttede ansatte mangler sluttårsak. Må jeg fylle inn på disse også?     Feltet for sluttårsak er påkrevd fra 2021, men om de ansatte har sluttdato for tidligere år, skal det hjelpe å sendes inn en a-melding på kun arbeidsforhold for desember 2020. Dette for å få rapportert sluttdatoen her, istedet for i Januar 2021.     Fjern deretter alle haker for å ta arbeidsforhold med i A-meldinga, for å ikke sende med ansatte som ikke er aktive. Dette gjør du under Periodens lønn | A-melding | fanen Verktøy, knappen Nullstill.  Generer så a-melding for Januar 2021.    Fortsatt feil? Om du allikevel får stopp på ansatte nå, ligger det ytelser mot ett avsluttet arbeidsforhold. Da kan du prøve å splitte innsendinga. Send først en A-melding med hake for "kun arbeidsforhold" og send inn denne.   Deretter kan du sende en ny A-melding med hake for å "utelate arbeidsforhold ved innsending".     MERK! Om du bare får stopp på noen få ansatte, kan det være like enkelt å bare legge inn sluttårsaken.  ​​​​​​​Se her hvordan du kan får lagt inn sluttårsak og andre opplysninger som mangler på arbeidsforholdet. 

  Logg inn i Lønn, åpne "Verktøy|Åpne Standard Filområde", lokaliser katalogen "lslipp" og åpne denne,  lokaliser filen "Dist0000.htm", høyreklikk på denne og velg "Properties", klikk på "Change" velg Microsoft Edge eller annen gangbar nettleser og klikk OK. Nå kan du dobbeltklikke på lista og sjekke om alle har blitt sendt, og den vil åpne seg automatisk ved distribusjon av Elektroniske Lønnslipper.    

Fra Januar 2021 må alle ordinære og maritime arbeidsforhold rapporteres med type ansettelseform, enten fast eller midlertidig ansettelse i A-meldinga. Feltet finner du på hver ansatt under fanen Arbeidsforhold på Kartotek | Personer.      Har du mange ansatte kan det være en tidkrevende jobb og du kan derfor kjøre ett av scriptene som er lagt ved i artikkelen her, mot din klientbase. Dette setter "fast ansettelse" eller "midlertidig ansettelse" på alle ansatte, velg det scriptet av den ansettelses formen du har mest av.     Her (side2) finner du A-ordningens definisjon på de to ulike ansettelsesformene.     Om du er i vår Cloud/HLasp må vi kjøre scriptet for deg, eller om du skulle ønske andre tilpasninger på scriptet, ta kontakt på support.hl@visma.com.    Vedlagt ligger også en veiledning for hvordan scriptet kjøres. Dersom du har mange klienter kan du kjøre scriptet mot alle klienter.      Ofte stilte spørsmål:  Jeg har lagt inn ansettelsesform på alle aktive ansatte, men får allikevel feil når jeg skal generere A-meldingen. Hva gjør jeg?    Problemstilling 1: Ved enkelte tilfeller er det nødvendig å sette på haken for "Ta med i A-melding" for å tvinge arbeidsforhold med på A-meldingen. Denne haken skal normalt ikke stå på til vanlig, men vi ser ofte at den ikke fjernes etter A-meldingen er sendt. Når haken står på sendes arbeidsforholdet med i A-meldingen, selv om personen har sluttet for flere år siden.  Løsning:  Gå til Periodens lønn | A-melding, og fanen Verktøy. Klikk på knappen "Nullstill". Dette nullstiller haken på alle arbeidsforhold. Dersom du vet du må tvinge med et arbeidsforhold på denne A-meldingen, må du sette haken på igjen for de personene det gjelder, men da må du også legge inn ansettelsesform.  Etter at haken er nullstillt, kan du forsøke å sende A-melding igjen.    Hvis dette ikke fungerer kan du se veiledning for hvordan registrere manglende opplysninger på arbeidsforhold   Problemstilling 2: Det kan være du har personer som nylig har sluttet, eller som av en eller annen grunn skal rapporteres i A-meldingen. Siden disse personene rapporteres i A-melding for januar 2021, vil det kreves at også ansettelsesform legges inn på disse, selv om de har sluttdato bakover i tid. Løsning: Gå til Kartotek | Personer, og inn på personen det gjelder. Under fanen Arbeidsforhold, skal nå det siste aktive arbeidsforholdet ligge øverst i historikken. Høyreklikk på dette arbeidsforholdet og velg "åpne og endre lukket arbeidsforhold". Arbeidsforholdet legger seg nå under aktive arbeidsforhold slik at du kan fylle inn feltet som mangler, og lagre. Arbeidsforholdet legger seg tilbake i historikken. Gjenta dette på alle personene du evt. får feilmelding på når du sender A-meldingen. Når alle er rettet kan du forsøke å sende A-meldingen din på nytt.    Hvis dette ikke fungerer kan du se veiledning for hvordan registrere manglende opplysninger på arbeidsforhold   Jeg får feilmelding om at jeg må legge inn ansettelsesform på ansatte som har fått utbetalt feriepenger på første lønnskjøring i 2021. Må jeg fylle inn på disse også?    Dersom arbeidsforholdet er avsluttet fra tidligere, og det kun er feriepenger som utbetales, kan du velge å sende A-melding for arbeidsforhold, og A-melding for lønn hver for seg. Dette gjør du ved å først generere en A-melding med hake for "kun arbeidsforhold" og sende inn denne. Når denne er godkjent, kan du sende en ny A-melding med hake for "utelate arbeidsforhold ved innsending".   Jeg får feilmelding om at jeg må legge inn ansettelsesform på ansatte som har sluttdato i 2020. Må jeg fylle inn på disse også?  Her kan det sendes inn en a-melding på kun arbeidsforhold for desember 2020, for å få rapportert sluttdatoen. Deretter kan de forsøke å sende inn på 2021.  

Dersom du rapporterer utleggstrekk i A-meldingen, vil du få følgende tilbakemelding på A-melding retur: "114, Ugyldig verdi. Oppgitt verdi er utleggstrekkSkatt."

Det er oppdaget en feil i importen for skattekort, som gjør at ikke alle skattekort blir oppdatert til nyeste versjon.    Dette kan løses på to måter.   1: Alle skattekort nullstilles, ved hjelp av vedlagte script.  Deretter kan du gå inn på Periodens lønn | Oppdater skattekort | Oppdatere skattekortopplysninger og trykket på lynet for å importere på nytt.    2: Gå inn på den ansatte (Kartotek | personer),  sett på og ta av haken for biarbeidsgiver. Nytt skattekort vil da dukke opp. Lagre.      For å sjekke om den ansatte har nytt skattekort, kan du sjekke Skattekortlista under Rapporter | Personalrapporter | Skattekortliste. Se i kollonne Skattekortdato.   Skattekortdatoen må være nyere enn 20201204  (4.desember 2020).      Ta kontakt på support.hl@visma.com eller 09101 om du har spørsmål  🙂