Brukertips i Visma Lønn

Support har fått flere henvendelser vedrørende lønnskompensasjonsordningen som er på plass i NAV. Her har vi samlet de typiske problemstillingene, hvordan du kan kontrollere at du har gjort riktig, hvordan du kan rette dersom du har gjort feil og hvordan registrere refusjonen i lønnssystemet.

I Visma Lønn kan du remittere direkte fra lønnssystemet via tjenesten Visma.net Autopay. Med Visma.net Autopay får du en enkel, sikker og effektiv måte å betale på, les mer om det her.    Fordeler med Autopay: Støtter det nye remitteringsformatet ISO20022 Automatisk dataflyt mellom lønnssystemet og banken (du slipper løse filer) Samme remitteringsmåte som svært mange benytter fra før (økonomisystemet) Støtte for ettergodkjenning i nettbank om ønskelig Støtte for betaling av skatt- og arbeidsgiveravgift  Støtte for å betale eksterne fordringshavere (juni 2019)  Støtte for å betale ansatte i utenlandsk konto / valuta (juni 2019?)   For å sette opp Visma.net Autopay integrasjonen må du gjøre følgende: Du må bestille Visma.net Autopay, hvis du ikke benytter Autopay fra før. Ta kontakt med din Visma Partner eller Kundesenteret for bestilling. Du vil motta en avtale på e-post som må godkjennes.  On Premis Gateway /  Visma Cloud Gateway  Visma Lønn bruker On Premis Gateway / Cloud Gateway  til å kommunisere med Visma.net. Har dere ingen Visma.net tjeneste fra før så kan det være at OPG / VCG ikke er installert. Du kan lese mer om det her. Visma Lønn Du aktiverer tjenesten under "Rutiner / Registrering / Visma.net / Oppsett".    Videre oppretter du bankavtalen under "Grunndata / Firmaopplysninger / Oppsett / Bankforbindelse". Trykk på knappen "Ny". Eneste du trenger å angi her er "Bankformat - Visma.net Autopay".    Legg inn en Visma.net Autopay bruker under "Grunndata / Firmaopplysninger / Oppsett / Visma.net". Den brukeren blir brukt for logging hvis betalingen skal feile i Visma.net Autopay.    Visma.net Customer administrator må angi roller på bruker i "Visma.net / Admin / Brukere og roller". Følgende roller som må tildeles er: Autopay Payroll Access - Gis tilgang til å se betalingen i Visma.net Autopay. Autopay Approver - Har muligheten til å godkjenne betalingen i Visma.net Autopay. Autopay Administrator - Har muligheten til å opprette bankavtale i Visma.net Autopay.    Videre må bankavtalen også opprettes i Visma.net Autopay under "Administrasjon".  Les mer om bankavtaler her.   Slik betaler du fra Visma Lønn   Ønsker ditt firma å legge opp flere AutoPay avtaler på samme organisasjonsnummer og bankkonto så kan du lese mer om dette her.  

Vi har oppdaget noen feil på versjon 15.10. Disse vil bli rettet i en patch som ligger tilgjengelig på Community under "Nedlastinger".    Følgende feil som blir rettet er: Skattekort - blir ikke bestilt på de ansatte som har arbeidsstatus 4 - Permisjon, 5 - Permisjon uten lønn, 6 - Permittert uten lønn og 7 - Permittert. A-melding for 2021 rapporteringsmåned 1 feiler for de ansatte som har utleggstrekk for skatt. Feilmelding: MAGNET_EDAG-114 - Ugyldig verdi Oppdatering av satser og grenser henter nye verdier hver gang rutinen blir kjørt. Noe som gjør at oppdateringen tar lang tid.  Vi beklager de ulempene det medfører enn så lenge. 

Fra 2021 skal du sende inn rapportering til pensjonsselskap via a-meldingen. Les mer her om hvordan dette gjøres i Visma Lønn.

Noen opplever å få feilmeldingen "Encountered an improper argument" ved utskrift

Har du ansatte som er permitterte må disse rapporteres inn til A-ordningen.    I Visma Lønn har du to muligheter for rapportering av permittering, fra ansattkortet eller via fraværsregistreringen. 

Her kan du lese om hvordan Visma Lønn håndterer ansatte med kildeskatt og 12 måneders trekk.

Sende ut lønnslipper på et bestemt dato fra Visma Lønn.

Alle arbeidsgivere skal sende inntektsmelding digitalt uavhengig om det er refusjon av ytelsen til arbeidsgiver eller om det er NAV som skal betale direkte til arbeidstaker. Skjemaet er også tilgjengelig på www.altinn.no. I dette brukertipset kan du lese mer om:   Registrering av fravær og generering av inntektsmelding Gå inn på "Fravær" i hurtigmenyen eller via "Rutiner / Fravær / Fraværsregistrering". Finn fram aktuell ansatt og registrer fraværet. Gå videre til fanen "3 - NAV". Fravær som er mer enn 16 dager og fraværskode "Barn syk" og "Barn kronisk syk" på enkeltdager vil bli tilgjengelig under denne arkfanen. Sett på hake for "Send inntektsmelding" på det aktuelle fraværet og trykk på knappen "Inntektsmelding".     Inntektsmeldingen vil bli forhåndsvist:   MERK! Selv om Visma Lønn legger inn mange forhåndsdefinerte verdier, så er det viktig at du kontrollerer at skjemaet inneholder riktige verdier og beløp. Trykk her for utfyllende forklaring på hvert enkelt felt i dette skjermbilde.   Inntektsmelding - 1 - Informasjon I denne fanen vil det ligge opplysninger om den beregnede inntekten til den ansatte, og brutto utbetalt i arbeidsgiverperioden.   Beregnet inntekt pr. måned Systemet beregner gjennomsnittet av det som er utbetalt de tre siste månedene før fraværet startet. Her blir det tatt i utgangspunkt det som ligger i "Forespørsel / Godkjent lønn” ut i fra de A-meldingsnumrene som skal være med i sykepengegrunnlaget. Dersom den ansatte har fått ny årslønn de tre siste månedene før fraværet startet så vil dette bli lagt til grunn. For timelønnede ansatte er det ny timesats * antall timer pr. måned. For å kontrollere beløpet Visma Lønn har brukt så kan du se i fanen "Beregnet inntekt" eller se i "Forespørsel / Godkjent lønn" etter lønnskjøringene for de siste tre kalendermånedene. Hvilken inntekt (a-meldingsnr.) som blir i beregningen kan du se her.   Brutto utbetalt i arb.g.perioden Beløpet som blir lagt inn i "Beregnet inntekt pr.måned" brukes som grunnlag til beregning av brutto utbetalt i arbeidsgiverperioden. Beregningen skjer på følgende måte: ("Beregnet inntekt pr. måned" / 21,67) * sum dager i arbeidsgiverperiode (ekskl. fridager og gule dager som lørdag/søndag).   MERK! Beløpet som fremkommer her er beregnet og ikke det som er reelt utbetalt. Du som lønningsansvarlig må vurdere beløpet og eventuelt korrigere manuelt. Dette gjelder spesielt for ansatte som ikke jobber 100%.   Meldinger til utfyller av skjema I dette bildet vil det komme opp meldinger / varsler som kan være greit å kjenne til. Her ligger det for eksempel forklarende tekster på beløpet for hver enkelt måned som er tatt med i beregningen.   Følgende melding er også greit å kjenne til: Dersom det er registrert fravær i de tre siste kalendermåendene som kan ha redusert beregningen av den gjennomsnittlige lønnen som forklart ovenfor. Beløpet må eventuelt justeres manuelt.   2 - Arbeidsgiverperiode / avtalt ferie Avtalt ferie Er det registrert ferie etter fraværet så vil systemet automatisk sette på haken for "Avtalt ferie" og angi datoene for når ferien er registrert. Dette vil gjelde alle ytelsene bortsett fra ytelsen " Foreldrepenger". MERK! Det skal ikke lenger oppgis ferie når det gjelder sykepenger, omsorgspenger, opplæringspenger eller pleiepenger. NAV legger arbeidstakerens opplysninger til grunn. Dette vil bli løst i senere versjon av Visma Lønn. Omgåelse er at du fjerner haken for "Avtalt ferie".   Arbeidsgiverperiode Denne fanen gjelder kun ytelsen "Sykepenger" og "Egenmelding". Visma Lønn angir arbeidsgiverperiode fra og til dato. Periodene må til sammen utgjøre 12 eller 16 kalenderdager.   4 - Naturalytelse Dersom den ansatte har fått utbetalt naturalytelser i en eller flere av de 3 siste kalendermånedene før første fraværsdag så må du kontollere arkfane "5- Naturalytelser".      Naturalytelser faller bort Visma Lønn gjør en sjekk på om det ligger naturalytelser under "Forespørsel / Godkjent lønn" innenfor de tre siste kalendermånedene fra første fraværsdag.  Dersom NAV skal erstatte naturalytelsene  den bortfallende perioden må du sette haken på for "Naturalytelser faller bort". Når denne haken settes på så vil Visma Lønn automatisk legge dato i feltet "Bortfall fra og med dato".   Beregningen vil skje på følgende måte: Visma Lønn vil summere opp naturalytelsene som ligger i "Forespørsel / Godkjent lønn" og dele på antall måneder den ansatte har hatt naturalytelsen.   Dersom en ansatt har fått f.eks. elektronisk kommunikasjon (naturalytelse) i to måneder, og firmabil i tre måneder. Totalbeløpet for elektronisk kommunikasjon vil bli delt på to måneder, og totalbeløpet for firmabil vil bli delt på tre måneder.   MERK! Husk at du kan alltid overstyre beløpet frem til ønsket beløp.   Du kan leser mer her om hvilke naturalytelser (a-meldingsnr.) Visma Lønn tar med i beregningen.   6 - Beregnet inntekt I denne fanen vises hvilke transaksjoner som er brukt som grunnlag for beregning i feltet "Beregnet inntekt pr. måned" under fanen "Informasjon".   Sende inntektsmelding til Altinn Når du har kontrollert de respektive fanene så er du klar til å sende inntektsmeldingen til Altinn.Trykk på "Skjema OK, send til Altinn" i dialogen nederst i bildet. I neste dialog vil systemet legge inn "Inntektsmelding". Du må selv angi "Kontaktperson". Trykk deretter på "Eksport". Nå vil inntektsmeldingen være sendt.   MERK! Det genereres ingen tilbakemelding fra Altinn når inntektsmeldingen er sendt inn. Ved å trykke på "Ja" på dialogboksen for "Vis loggfil?" så vil du kunne se om Visma Lønn har sendt inntektsmeldingen eller om det har oppstått feil under innsendingen.    -----   Hvordan ta ut trekkopplysningsskjema - trykk her. For flere eksempler på ytelsen "Sykepenger" - trykk her. For flere eksempler på ytelsen "Foreldrepenger" - trykk her. For flere eksempler på ytelsene "Omsorgspenger", "Pleiepenger" og "Opplæringspenger" - trykk her. Har du sendt inn feil opplysninger på beregnet inntekt - trykk her. For beregning av gjennomsnittlig inntekt - trykk her Får du en feilmelding ved innsending - trykk her For en mer utdypende forklaring av felter- trykk her.   Spørsmål til support Firmaet har valgt å ikke utbetale sykepenger i arbeidsgiverperioden, hva gjøres da? I feltet "Brutto utbetalt i arb.g.perioden" så setter du 0 i beløp. I tillegg må du krysse av i "Reduksjon eller ikke utbetalt", og du må velge en verdi i "Begrunnelse for reduksjon".  NAV refunderer opp til 6 ganger folketrygdens grunnbeløp (G). Må jeg endre beløpet under "Refusjon" dersom arbeidsgiver utbetaler mer enn 6G under sykeperioden? Nei, i dette feltet skal den gjennomsnittlige månedslønnen defineres. NAV vil selv ta hensyn til å refundere opp til 6G. Den ansatte disponerer ikke firmabil under sykeperioden, men bruker fri telefon. Hvordan løser jeg dette under fanen "Naturalytelser"? Du skal fremdeles sette på haken for "Naturalytelser faller bort", men markere og slette den naturalytelsen som ikke skal være med. I dette eksemplet skal linjen for fri telefon slettes. Vårt firma forskutterer kun i 3 måneder, hvordan får NAV denne infomasjonen? På fanen "Refusjon" i feltet "Refusjon opphører dato" angir du datoen da firmaet slutter å forskuttere. NAV går da over til å sende sykepenger rett til den ansatte. Hvordan vet NAV om vi forskutterer eller om sykepenger skal til den ansatte? Ut ifra hvilken fraværskode du har valgt, vil det komme verdi på fanen "Refusjon". Hvis det ikke ligger noe i beløp der, betyr dette at dere ikke forkutterer.  Vårt firma forskutterer ikke og den ansatte har trekk (fagf.- / utleggstrekk), hvordan får NAV denne informasjonen? I slike situasjoner må det fortsatt sendes inn "Trekkskjema". Denne type informasjon er ikke en del av den elektroniske inntektsmeldingen. Når du står på NAV fanen, så har den en knapp nede til venstre som heter "Trekkopplysinger". Denne må skrives ut og sendes i brev til NAV.  

Betaling av skatter og avgifter / terminoppgjør rett ifra Visma Lønn via Visma.net Autopay.