Har spart millioner på overgang til Visma Business

[#1]

Som produktansvarlig for Visma Business er det utrolig bra å høre at kundene våre er fornøyde med løsningene våre. Les denne fantastiske historien om Goodtech Products' overgang til Visma Business.

                                                                                                                                             Foto: Trond Schieldrop

                                                                                                                                             Saken er hentet fra Logistikk & ledelse                                                        

Et velfungerende forretningssystem er en forutsetning for å overleve i et ekstremt konkurranseutsatt marked. Uten et slikt ville vi ikke klart å betjene våre kunder på en optimal måte, sier Eiliv Elvebakk, daglig leder i Goodtech Products.

Goodtech Products AS er en del av Goodtech konsernet og ble dannet i 2009 gjennom en fusjon mellom Triple-S AS, Tiara-CML AS og Cronus Inpro AS. Selskapet omsette i fjor for drøye 90 millioner kroner og har 25 ansatte.

– Vår forretning baserer seg på salg av produkter fra internasjonale produsenter innen automasjon og industriell kommunikasjon. Hovedmarkedene er olje og gass, vann og avløp, samferdsel og industri. På disse områdene har vi i dag dyp fagkompetanse, sier Elvebakk.

Han kan fortelle at den negative utviklingen i oljebransjen – med halvering av oljeprisen og oppsigelser av flere tusen medarbeidere – er noe selskapet tar på alvor. Tidligere i år så selskapet det nødvendig å gjennomføre organisasjonsjusteringer for å tilpasse seg denne utviklingen.

Lang erfaring

Goodtech Products har hatt et nært og godt samarbeid med Amesto Solutions siden ERP-systemet Visma Business ble installert for tre år siden. Løsningen inneholder forretningsprosesser som logistikk, CRM/kundehåndtering og service, e-handel, økonomi og ikke minst rapportering og beslutningsstøtte.

– Applikasjonsfunksjonaliteten gjør det mulig å utnytte prosessene optimalt. Før Visma Business benyttet vi et gammelt og utdatert system, som skapte problemer. Vi kom ikke videre i forhold til interne prosesser og klarte ikke å tilby våre kunder effektive logistikkløsninger, sier Elvebakk, som hadde klare formeninger om hvordan selskapet skulle løse disse utfordringene.

– Med leverandøren på laget har vi klart å utnytte våre forretningsprosesser på en effektiv måte, legger han til.

Salgsverktøy

SuperOffice er salgsverktøyet til Goodtech Products. Med programvaren er all kundeinformasjon omgående tilgjengelig for selskapets salgsmedarbeidere.

– De kan følge hver enkelt kunde og jobbe på tvers av organisasjonen med tilbudsprosesser og prosjekter. Oversikten over tilbudsprosessene er vesentlig forbedret og supporten mot hver enkelt kunde er styrket. Oppstår det uforutsette hendelser, får salgsmedarbeidere umiddelbar informasjon og kan raskt agere. De har også tilgjengelig status over fakturaer og når de går over dato, sier Elvebakk. Han mener god kundebehandling er forretningskritisk for Goodtech Products. – Bank i bordet, vi har i alle år klart å ivareta kundenes interesser.

God oversikt

Goodtech Products bruker Amesto Analyze til økonomirapportering hvor de har oversikt over ordre inn, konsern- og produktrapportering. SuperOffice Analyze benyttes hovedsakelig til rapportering av fremtidige oppdrag.

– Vi får oversikt over hva som ligger i pipeline og gir oss større forutsigbarhet om fremtidige oppdrag. Med SuperOffice Customer Service samler vi alle support- og kundehenvendelser til å holde track på aktuelle kundesaker i hver avdeling.

Netthandel i vekst

Logistikkoperasjonene er integrert via Zpider web-shop med helautomatiske bestillingsrutiner.

– Vi har arbeidet aktivt med å tilrettelegge vår web-shop løsning, men det er ikke her omsetningsvolumet er størst. Årlig betjener vi ca. 4.000 ordre, 16 prosent av antall ordre går nå via web-shop. Det er et volum vi jobber hardt for å øke. Med web-shop kan kundene innhente elektronisk informasjon og redusere belastningen på vårt kundesenter. Når ordren legges i web-shop overføres den automatisk inn i vårt ordresystem og legger seg inn som en del av bestillingsforslaget til våre leverandører, forklarer Elvebakk.

Millionbesparelse

På spørsmål om det er viktig at ledelsen deltar aktivt i valg av nytt forretningssystem, svarer Elvebakk:

– For et selskap av vår størrelse var det helt avgjørende. Jeg var selv prosjektleder i implementeringen av Visma Business. Kombinasjonen av god IT-forståelse og god virksomhetskunnskap, gjorde at vi raskt fikk oversikt over systemimplementeringen, samtidig som våre interne arbeidsprosesser ble ivaretatt på en god måte. Er ikke ledelsen eller beslutningstakerne involvert, blir det en dårlig IKT-løsning. Derfor må de bidra aktivt i valg av nytt forretningssystem. Med sin systemkunnskap var også Amesto Solutions avgjørende for å lose implementeringen vel i havn.

 Elvebakk mener det er vanskelig å måle hvor mye selskapet har spart i kroner og øre på overgangen fra gammelt til nytt forretningssystem for tre år siden.

– Men at vi snakker om et millionbeløp, er hevet over enhver tvil. Tiltakene vi gjennomførte den gang har sikret firmaets eksistens og sørget for at vi er foretrukket kundeleverandør, avslutter han.