Vill ni att era inkommande leverantörsfakturor skall hamna direkt hos rätt mottagare i flödet eller sakgranskas och attesteras enligt uppsatt regelverk i era fakturamallar?
För att detta skall kunna ske måste ni ha referensvärde på fakturan
En referens kan vara vad som helst men det finns några viktiga punkter att tänka på:
Bör vara något unikt i er organisation som inte ändras för ofta
Kategorisera era fakturor per leverantör eller typ av faktura
Hyror brukar innehålla avtalsnummer
Telefon och mobilfakturor har abonnemangsnummer
El, avlopp mm kanske har anläggningsnummer
Datakommunikation avtalsnummer eller annat
Finns en hel del fakturor som kanske bara innehåller ett namn på den som varit i kontakt mer leverantören. Här rekommenderar vi anställningsid eller annat nummer som är unikt.
Kontakta era leverantörer att det alltid skall finnas referensvärde på fakturan.
Informera er organisation att de alltid skall finnas en referens vid ett inköp och vid kontakt med leverantören.
Att informera leverantörerna kan behövas upprepas ett par gånger om året. Det finns de företag som skickar tillbaka fakturorna om det saknas referens
Referenser hanteras enklare om fakturan är en e-faktura
Visma Danmark
Visma Finland
Visma Lettland
Visma Nederländerna
Visma Norge
Visma Sverige
Visma Developers & Partners
Visma Latinamerika