Mina produkter
Hjälp

Användartips för Visma Business

Sortera efter:
Det finns tillfällen då det kan vara nödvändigt att justera semesterrätten för anställda under ett redan pågående intjänandeår. I denna artikel hittar du en enkel steg för steg guide för att gå igenom processen så smidigt som möjligt.   Gå till Personal - Personalregistret  Öppna fliken Semester     Justera Semesterrätt Brutto: Inom fliken Semester ska du se en översikt över semesterrättigheter. Leta upp knappen med tre punkter som finns till höger om fältet Semesterrätt Brutto. Klicka på denna knapp för att påbörja ändringar av semesterrätten. OBS! Det måste finnas ett semesteravtal för att knappen ska vara aktiv!   Lägg in datum och ny semesterrätt: Efter att du har klickat på knappen för att ändra semesterrätt, kommer ett nytt popup-fönster upp. Här trycker du på plusknappen för att lägga till en ny rad. Ange det datum då den nya semesterrätten börjar gälla och det nya värdet.   Bekräfta ändringarna genom att klicka sedan på knappen spara. Payroll SE kommer nu att ta hand om de matematiska beräkningarna och uppdatera den anställdas semesterrätt baserat på de informationer du angav. Vi hoppas denna artikel har hjälpt dig att uppdatera semesterrätten för dina anställda. Om du skule stöta på några oklarheter tryck på F1-knappen för att nå dokumentationen till just denna modul du jobbar i!
Visa fullständig artikel
16-05-2024 15:26
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 6 Visningar
I denna guide går vi igenom hur du stegvis registrerar och bevakar föräldraledighet i Visma.net Payroll SE. Detta system ger dig möjligheten att hantera föräldraledighetsdagar effektivt för att säkerställa korrekt semestergrundande tid. Följ instruktionerna nedan för att navigera i systemet och utföra nödvändiga registreringar.   Steg 1: Registrering av Barn När du har loggat in i Visma.net Payroll SE: Gå till Personal och öppna dropdownmeny med olika alternativ relaterade till personaladministration. Välj Personalregister: Inom dropdownmenyn väljer du alternativet "Personalregister". Detta leder dig till sidan där du kan hantera individuella anställda. Använd sökfältet eller bläddra i listan för att hitta den anställda du behöver registrera föräldraledighet för. Klicka på fliken Allmänt för att se generell information och inställningsmöjligheter för den valda anställda. Gå till Bevakning av föräldraledighet längst ner på sidan   Tryck på knappen med tre punkter för att öppna ett nytt popup-fönster Tryck på plus-knappen för att lägga till första och nästa barn Ange relevant information om ditt barn. Det är obligatoriskt att ange barnets fullständiga namn, och det är valfritt att lägga till barnets personnummer. Om du har ensam vårdnad är det viktigt att notera detta, då det påverkar antalet semestergrundande dagar. Om du redan har använt föräldraledighetsdagar som är semestergrundande, ange detta i fältet Antal frånvarodagar. Det hjälper till att hålla reda på återstående tillgängliga dagar. Steg 2: Registrera Frånvaro för Föräldraledighet För att registrera en specifik frånvaro: Använd Frånvaroknappen i Löneberäkningen: För att specificera frånvaro för ett specifikt barn bör du registrera föräldraledigheten genom Frånvaroknappen.   Importering av frånvaro: Om frånvaro importeras från ett annat system, kan du inte specificera vilket barn frånvaron gäller. För fler barn registrerade i systemet, och vid import av frånvaro, kommer den inte att kopplas till något specifikt barn. Via PAxml (2.0): Genom att använda filformatet PAxml (2.0) för import till lönesystemet, kan du inkludera barnets personnummer. Detta möjliggör registrering av föräldraledighet för rätt barn, förutsatt att personnumret anges korrekt.   Steg 3: Uppföljning och Rapportering Efter att ha registrerat föräldraledighet: Frånvarokalendern: Genom denna funktion kan du följa upp och få en överblick över registrerad frånvaro. Det ger en klar bild över utnyttjade och kvarstående semestergrundande dagar.   Denna guide är tänkt att underlätta arbetet med att dokumentera och följa upp föräldraledighet. Vi hoppas att de stegvisa instruktionerna ger dig den hjälp du behöver för att navigera systemet effektivt. Har du ytterligare frågor eller behöver assistans, tveka inte att kontakta din parnter
Visa fullständig artikel
10-05-2024 11:35
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 25 Visningar
När du stöter på situationer där en anställd varken har ett personnummer eller ett samordningsnummer är det viktigt att veta hur du ska gå tillväga. I dessa fall bör den anställda registreras i Personalregistret med ett temporärt personnummer.    I programmet gå till meny för Personal och välj Personalregister På fliken Allmänt ange Personnummer i format ÅÅ0000-0000 På fliken AG-deklaration aktiveras nu fältet för Födelsetid, vilket är ett krav för att kunna fortsätta registreringsprocessen.     Angivande av Födelsetid Enligt Skatteverkets riktlinjer ska Födelsetid anges med år, månad och dag, följt av tre siffror som representerar ett löpnummer, i formatet ÅÅÅÅMMDD-000. Dessa tre sista siffror är valfria och kan bestämmas fritt. När relevanta filer skapas för rapportering, kommer denna Födelsetid användas för att identifiera den anställda istället för ett personnummer eller samordningsnummer. Detta säkerställer att även anställda utan formella svenska identitetsnummer korrekt kan rapporteras. Vidare ska adressuppgifter för den anställde inkluderas i rapporteringsfilen.   Obligatoriska uppgifter När Födelsetid anges, är det även nödvändigt att fylla i information i fälten för Landskod medborgare, Födelseort, samt Landskod födelseort. Detta är viktigt för att ge en fullständig bild av den anställdes ursprung och säkerställa korrekt behandling. Landskod medborgare: Denna uppgift är särskilt relevant för personer som är begränsat skattskyldiga i Sverige. Landskoden består av två bokstäver, i enlighet med Skatteverkets standard för landskoder. Födelseort: Här anger du orten där den anställda är född. Landskod födelseort: Ange landskoden för den anställdas födelseort. Precis som för Landskod medborgare, används två bokstäver enligt Skatteverkets landskoder. Vikten av att kontrollera arbetsgivaravgiften Det är även av stor vikt att du som arbetsgivare kontrollerar arbetsgivaravgiften. Korrekt hantering av detta säkerställer att alla arbetsgivaravgifter och rapporteringar till skattemyndigheterna sköts på ett korrekt sätt.
Visa fullständig artikel
09-05-2024 13:18
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 34 Visningar
Det är viktigt att du som Superanvändare i Visma.net Payroll SE följer denna beskrivning för att alla på ditt företag ska kunna komma igång med löneadministration i Payroll SE.   Superanvändaren är den mailadress som var angiven i beställningen skickad av er Partner. Den måste redan vara upplagd i Admin sedan tidigare.   Instruktioner för att upprätta kopplingen mellan Visma Home och Payroll SE hittar du även i dokumentationen här och i välkomstmailet som skickas ut automatiskt när licensen är upplagd.   Klicka på länken https://lon33.kontek.se/ för att upprätta kopplingen Klicka på knappen Logga in med Visma  - då läggs ikonen Payroll till i Visma Home. Du kan logga ut och in igen för att kontrollera att den finns tillgänglig.   Inne i Visma.net Payroll SE har man som standard tillgång till ett Demoföretag - det kan du se i övre högra hörnet.   Du behöver skapa ett nytt företag som ska integreras med Payslipp och de övriga Visma.net produkterna. Det kommer att användas som ert skarpa bolag. Gå till Företag - Företagsregistret Tryck på plusknappen och fyll i grundinformation på fliken Allmänt     I nästa steg måste du ge tillgång till företaget för andra användare. OBS! En mailadress kan endast finnas på en licens. Så är affärslogiken för licenskontrollen i Payroll SE uppbyggd. Det innebär att man inte kan vara superanvändare på flera licenser. En tips här: om ni använder Gmail kan man skapa e-postalias och på så sätt administrera användare på flera licenser. Mer information hittar du på Googles Supportsidor. Gå till Admin - Administrera användare och lägg upp användare genom att trycka på plusknappen. Se till att de registreras med samma mailadress som används i Connect.   Användarna behöver också logga in via  https://lon33.kontek.se/ och upprätta kopplingen till Visma Home genom att trycka på knappen Logga in med Visma. Skulle de omdirigeras till Konteks inloggningssida och URL:en https://lon1.kontek.se/ betyder det att de inte är upplagda som användare i Visma.net Payroll SE. OBS! Det kan också vara ett annat tal i Konteks URL. För Payroll SE gäller endast lon33. Det är lätt att se skillnaden, sidorna har olika layouts och knappen Logga in med Visma saknas på Konteks sida  
Visa fullständig artikel
13-02-2024 11:38 (Uppdaterad 09-05-2024)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 103 Visningar
Att löneväxla handlar om att byta en del av sin kontanta bruttolön mot andra förmåner. I praktiken innebär det att arbetsgivaren drar av exempelvis 5 000 kronor på arbetstagarens bruttolön och istället sätter in det beloppet i vald förmån.   Det finns ingen standard löneart för detta ändamål i Payroll SE utan man får skapa en egen under Lönearter - Löneartsregister. Ställ in att lönearten ska påverka bruttolönen.   För att visa ackumulerat saldo på lönespecifikation för löneväxlingen behöver du skapa egen statistik. Det gör du på fliken Allmänt under Egen statistik   Du får skapa en separat löneart för att visa ackumulerat värde på utskriften   Ett enkelt exempel kan du se nedan. Men det kan skilja sie beroende på vilket semesteravtal, anställningsform mm man har.   Månadslön är på 25 000 kr och det görs ett bruttolöneavdrag på 5 000 kr, då kommer skatt och arbetsgivaravgifter beräknas på bruttolönen 20 000 kr.        
Visa fullständig artikel
14-02-2024 09:00 (Uppdaterad 09-05-2024)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 122 Visningar
I hanteringen av löner är det viktigt att förstå skillnaden mellan en ordinarie lönekörning och en extra lönekörning. Dessa två typer av lönekörningar spelar olika roller i löneadministrationen, och deras funktioner anpassar sig efter olika behov inom företaget.     Ordinarie lönekörning Ordinarie lönekörningar sker regelbundet varje månad för att generera arbetsscheman för anställda. För den aktuella löneperioden, vare sig det är månadslön eller timlön, skapas ett arbetsschema baserat på fördefinierade mallar som finns tillgängliga i Payroll SE. Förutom att använda dem, erbjuds också alternativet att importera arbetsscheman direkt från ditt tidredovisningssystem. Detta ger en smidig och effektiv process för att ställa samman de nödvändiga uppgifterna för lönekörningen. Extra lönekörning Ibland uppstår situationer där det blir nödvändigt att utföra utbetalningar utöver den vanliga lönen. Det är där extra lönekörningar kommer in i bilden. Detta alternativ bör användas när du behöver göra utbetalningar som inte ingick i den ordinarie lönekörningen, såsom retroaktiv lön eller separat utbetalning av exempelvis reseräkningar. Viktigt att notera är att extra lönekörningar inte har möjlighet att generera eller importera arbetsscheman, vilket skiljer dem tydligt från de ordinarie lönekörningarna. Man bör se till att noggrant planera för både ordinarie och extra lönekörningar för att säkerställa att alla utbetalningar görs korrekt samt i enlighet med interna riktlinjer och externa lagkrav. Korrekt användning av dessa två typer av lönekörningar underlättar en effektiv och problemfri löneprocess.   För ytterligare information och vägledning om när och hur man bör använda ordinarie respektive extra lönekörningar, vänligen konsultera vår användarmanual eller kontakta din partner.
Visa fullständig artikel
09-05-2024 12:08
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 32 Visningar
När en anställd avslutar sin anställning i april är det viktigt att de rätta åtgärderna vidtas för att säkerställa att semesterberäkningen och slutlönen hanteras korrekt. För att undvika eventuella komplikationer rekommenderar vi att följande steg genomförs i tur och ordning. 1. Fastställ löneutbetalningen för april Innan slutlöneberäkningen kan genomföras är det viktigt att löneutbetalningen för april är fastställd. Detta beror på att eventuella avvikelserapporteringar, som normalt kan uppstå retroaktivt, behöver beaktas i slutlöneberäkningen. I programmet, gå till menyn för Löneperiod och välj Fastställa. I listan över löneperioder syns endast ej fastställda löneperioder. Välj April och tryck på fastställ.   2. Säkerställ att all frånvaro för mars är registrerad Det är av yttersta vikt att all frånvaro som avser mars månad är korrekt registrerad och fastställd. Denna information är kritisk eftersom den kan påverka resultatet av semesterberäkningen. Kontrollera att all nödvändig information avseende arbetstidsförkortning, sjukdagar och annan relevant frånvaro är korrekt rapporterad innan du fortsätter. I programmet finns det rapporter som du kan använda som hjälpmedel Gå till Rapporter och t.ex. frånvarostatistik Du kan välja Total frånvaro eller skapa en egen listvariant Du kan också skapa egna rapporter i rapportgeneratorn     3. Genomför semesterberäkningen Nästa steg är att genomföra semesterberäkningen för det gångna semesteråret. För att detta ska kunna göras måste de tidigare stegen vara avklarade. Semesterberäkningen kommer att ligga till grund för hur mycket semesterersättning den anställda har rätt till vid slutet av anställningen. I programmet, gå till menyn för Semester och välj Semesterberäkning. Kontrollera startdatumet för avtalet med intjänandeåret. Slutdatumet sätts automatiskt till 12 månader framåt i tiden. Välj ett avtal i taget och tryck på OK. Upprepa dessa steg för alla avtal som är listade. 4. Skapa extralön för slutlönen Efter att semesterberäkningen är genomförd, är det dags att skapa en extralön där slutlönen för den anställda beräknas och betalas ut. Denna slutlön ska inkludera semesterersättning och eventuell annan kompensation som den anställda har rätt till. I programmet, gå till menyn för Löneperiod och välj Löneperioder. Tryck på plusknappen för att skapa en ny löneperiod. Välj extra lönekörning.       OBS! Det är viktigt att alla dessa steg genomförs i nära samarbete med löneadministration och HR för att säkerställa att alla regler och riktlinjer följs. Att hantera slutlön och semesterberäkning på detta sätt säkerställer en smidig övergång för både arbetsgivare och anställd.     För ytterligare vägledning och detaljerad information, hänvisar vi till hjälpfiler inne i programmet. Vid behov tveka inte att ta kontakt med din partner
Visa fullständig artikel
07-05-2024 16:28
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 47 Visningar
I Payroll SE kan man ställa in en automatisk kontroll att kontona på lönearter finns med i kontoplan man vill använda. Är kontrollen på men det saknas kontoplan svarar systemet med följande felmeddelande:     Gå till Lönearter - löneartsregistret och välj lönearten som du ser i felmeddelandet. Gå till fliken Kontering - där ser du standardkonto eventuellt flera konton om du konterar per kategori/anställd   Gå till Företag - Företagsinställningar - Bokföring   Under Kontoplan kryssa i ingen kontroll eller importera din kontoplan i SIE4 filformat. Alternativet är att lägga upp alla konton manuellt i tabellen till höger    
Visa fullständig artikel
06-03-2024 13:46
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 68 Visningar