Användartips för Visma Business

Arbetar ni fortfarande med att  manuellt kontera och skicka fakturor på attestflöde i DCE?  Detta behöver ni inte göra manuellt om ni startar upp modulen Återkommande faktura. Denna modulen hjälper er att minska manuell  kontering/sakgranskning och attest  på fakturor genom flödet.  Sätt upp beloppsgränser och då behöver ni bara hantera avvikleser genom flödet.  Denna modul ingår i er DCE licens. Vi har förbättrat administrationen av denna rutin då det ligger i tiden att enkelt  kunna administrera  och bevaka  automatiserade flöden.    Funktionen Sök och Ersätt släppte vi i somras 2017.  Denna funktion används som fördel när du vill uppdatera flera mallar samtidigt. Tidigare var man tvungen att klicka på varje mall för att göra ändringar. De mest frekventa värdena som måste underhållas löpande kan vara  referens, sakgranskare/attestsignatur, konto, koddelar, belopp etc.   Ändra och uppdatera flera mallar samtidigt gör du såhär: För att  ändra t ex ett konto  5090 i befintliga  mall/mallar . Välj Konto och gå till nästa fält och välj Är lika med 5090 Klicka på Sök. Mallar som innehåller 5090 visas.  Skriv in nya kontot 6090. Markera de mallar som du vill skall uppdateras. Klicka på  Ersätt alla. Mallarna uppdateras med nya kontot 6090.    

Nu behöver ni inte välja enhet = företag varje gång ni skall flytta era fakturor från Gruppkön Överskriden tid.   Funktionen Flytta överskriden faktura innebär att faktura/fakturor som finns i steget och Gruppkön Överskriden tid kan adresseras tillbaka till användarna i föregående steg (Sakgranskning alternativt Attest). Alla fakturor kan flyttas samtidigt vilket kan liknas som en buntfunktion. Visma Administrator Flytta överskriden faktura

Ni har väl inte missat förbättringen i senaste versionen DCE 10.10 att ni kan söka fram aktiva fakturor i flödet  för samtliga enheter/företag per användare utan att först välja enhet.  Välj Sök faktura och gå till valet Fakturor i flödet, välj en eller flera användare. Bra eller hur?

Visma DCE Mobile  Har du en telefon som kan surfa på internet så har du möjlighet att hantera dina fakturor med den. Visma DCE Mobile är ingen app som du laddar ner eller måste uppdatera, det räcker att din telefon kan komma åt internet. 

Har du rätt flöde i ditt leverantörsfakturasystem? Kanske dags att se över rutinerna eller saknar du någon funktion? Vi har många bra rutiner och funktioner i Visma Document Center Enterprise. Kanske behöver du därför uppgradera till senaste  versionen, för att få tillgång till t ex Visma DCE Mobile där du sakgranskar och attesterar direkt i din telefon. Nedan kan ni se några av funktioner och rutiner  som DCE erbjuder.  Kontakta din Visma konsult så kan de berätta mer. Visma Document Center Enterprise        

Här kan du se en kort introduktionsfilm om hur du enkelt tar emot e-fakturor.

Fråga Vilka webbläsare stödjer Document Center Enterprise? Svar Vi stödjer de vanligaste webbläsarna, se nedan. Stödet har vi haft sen drygt fyra år tillbaka. Läs mer i våra release notes, se bifogat dokument. Edge Internet Explorer 11 Chrome Firefox Safari

Nu när det närmar sig sommaren och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från DCE version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här finns mer information om hur funktionen har förbättrats i version 13  

Nu har vi lagt ut videon på hur ni enkelt sätter upp mallar för att hantera era återkommande leverantörsfakturor. Varför lägga tid på fakturor som ser likadana ut varje gång de kommer in i systemet.  Ni alla har säkert fakturor som inte behöver granskas eller attesteras. Ett exempel är administrativa kostnader som porto, datakommunikation, hyra etc. Dessa fakturor skall alltid konteras upp likadant varje gång. Det är bara beloppen som skiljer sig åt. Låt systemet  sätta kontering och signaturer samt hålla reda på beloppsgränserna.  Modulen ingår i licensen och har funnits sen många år tillbaka.  Se video