Användartips för Visma Business

I tidigare versioner av DCE behövde användare ha rättigheten "Redigera kontering på låsta konton" för att kunna kopiera en kontering som innehöll ett låst konto. Detta medförde att användaren även fick behörighet att manuellt kunna redigera konteringsrader med låsta konton.   I senaste versionen har istället en ny nivå lagts till på rättigheten "Kopiera kontering". Nivån möjliggör en användare att nyttja låsta konton i funktionen, men endast då.                  

Hur många av er uppdaterar era fakturabuntar för preliminärbokning och definitivbokningen manuellt i Business som kommer från Document Center Enterprise ?   Vill ni bli mer effektiva och ta bort båda momenten eller bara uppdatering av preliminärbokningen?   Detta styr ni själva. Dessa inställningar styrs av enhetsparametrar samt ett API som behöver registreras på er Business installation. Kontakta er Visma partner så hjälper de er att komma igång.  Detta är en förutsättning för er som vill komma igång med rutinen återkommande faktura dvs enbart hantera avvikelser.    Ett annat tips är att för er som inte kunde vara med på vårt event Community live där vi presenterade nyheterna för Visma Business Produktlinje kan se dessa igen. Nyheterna för DCE finns i denna inspelning  ca 20 min in i videon. Klicka på denna länk och välj videon Nyheter i Visma Business Productline    Önskar er alla en riktig God Jul!     

Om Du skulle få ett meddelande om att din Visma DCE licens har gått ut när du är inne och arbetar i Visma DCE Administrator gör följande: - Gå in under System - Licens - Klicka på knappen "Aktivera online" - Din licens är nu återaktiverad. Om du fortfarande får felmeddelande kontakta Visma partner för mer hjälp.      

 I version 11 av DCE finns det möjlighet att gömma sökkriterierna i utökat sökläge så att du kan se fler fakturor.    

 Har du inte sett vår Webb app där du enkelt kan sakgranska och attestera dina fakturor. Titta då på denna videon.   Visma DCE Mobile

Vi  uppdaterar våra gränssnitt och funktioner löpande. Oftast kommer dessa förslag om förbättringar från er kunder.  Det är ni som är proffs på att använda systemen.  Små enkla ändringar som ger er kunder stor nytta. En av dem är Söken där ni kan stänga ner sökfältet så att fler fakturor visas i samma bild. Mindre scrollning och bläddring. Så här går det till:      

Det finns många inställningar och validering på hur flödet kan se ut i EFH modulen DCE. Här kommer ett tips.    Fakturabelopp styr om sakgranskning och attest skall kunna ske av samma användare.   Om inställningen är aktiverad att användarna kan sakgranska och attestera i samma steg och vill kunna styra att användaren får bara sakgranska och attestera fakturor upp till ett visst fakturabelopp. Kan man sätta upp det såhär:    Användaren Anna som är attestant har rätt att sakgranska och attestera sina fakturor om fakturabeloppet är upp till 2000 kr. Är fakturabeloppet på t ex 2001 kr kan Anna inte både sakgranska och attestera i samma steg utan då måste hon vidarebefordra den till annan giltig attestant.   Vilka inställningar krävs då? Enhetsparametrar sätts till nedanstående värden: AttestInCheck = 1 "Öppnar upp attestfunktion i steget sakgranskning" DiffCheckAttestSign = 0  "Krav på olika sakgranskning- attestsignaturer" DiffCheckAttestSignLimit = 2000 "Styr vilken beloppsgräns som skall gälla.      Så här kan de då se ut vid sakgranskning med attest.  

 Hej!   Nu när det närmar sig jul och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här finns mer information om hur funktionen har förbättrats i version 13  

  När du skapar en vikarie för en användare ärver inte vikarien denna användares behörigheter och rättigheter. För att lättare hantera detta kan du tilldela den vikarierande användaren temporära roller. Detta gör du genom att öppna upp användarkortet för den vikarierande användaren och klicka på fliken "Köer och roller". Längst ner till höger ser du fältet "Temporära roller". Här klicka du på "Ny"     Ett nytt fönster öppnar sig där du kan välja den/de roll/er som användaren behöver för att kunna hantera de fakturor som den användare som hen vikarierar för. Sedan väljer du under vilken period som dessa roller skall vara giltiga och klickar på "OK".     Nu har användaren fått dessa roller under den aktuella perioden. OBS, notera att du fortfarande måste tilldela användaren eventuella köer som hen behöver för att kunna hantera fakturor för användaren som hen vikarierar för.

Om Du skulle få ett meddelande om att din Visma DCE licens har gått ut när du är inne och arbetar i Visma DCE Administrator gör följande: - Gå in under System - Licens - Klicka på knappen "Aktivera via internet" - Din licens är nu återaktiverad. Om du fortfarande får felmeddelande kontakta din  Vismapartner  för mer hjälp. Du kan även se en film om hur man gör här      

Här kommer ett litet tips från oss på DCE supporten nu vid årsskiftet. Det finns en parameter i DCE som heter BookDateReverseDays.   Om en fakturas bokföringsdatum, vid import, faller inom det angivna antalet dagar in i en månad justeras datumet till den siste i föregående månad. Det betyder att om man sätter denna parametern till 5 så kommer fakturor som importeras med ett bokföringsdatum som är inom de första fem dagarna i månaden automatiskt sättas till den siste i föregående månad. Detta kan underlätta vid tex årsskifte då man vill att fakturor som importeras in de första dagarna på det nya året men egentligen tillhör det gamla året automatiskt ska få bokföringsdatum i föregående år.   Parametern hittar man i DCE Administrator under Enheter - Den aktuella enheten - Enhetsregister - Inställningar - fliken Enhetsparametrar.

I senaste versionen i Document Center Enterprise 15.00 har fältet och rättigheten fakturakategori har ändrat namn till fakturatyp.    Nytt är även att har användaren access till rättigheten fakturatyp kan användaren lägga till och ändra fakturatyp, oavsett steg ute i flödet. Kan även ändras från söken.   Ändra fakturatyp i flödet    

Har du rätt flöde i ditt leverantörsfakturasystem? Kanske dags att se över rutinerna eller saknar du någon funktion? Vi har många bra rutiner och funktioner i Visma Document Center Enterprise. Kanske behöver du därför uppgradera till senaste  versionen, för att få tillgång till t ex Visma DCE Mobile där du sakgranskar och attesterar direkt i din telefon. Nedan kan ni se några av funktioner och rutiner  som DCE erbjuder.  Kontakta din Visma konsult så kan de berätta mer. Visma Document Center Enterprise        

Detta kan attestflödet  klara av på egen hand.   Det som ni behöver göra är att sätta upp fakturamallar för de fakturor som är återkommande och alltid skall konteras, sakgranskas och attesteras via ett bestämt flöde med hänsyn till kontering och beloppsgränser.    Denna funktion är en central funktion. Skulle en avvikelse uppstå dvs om beloppet är högre på fakturan än vad beloppsgränserna tillåter i mallen då väljer systemet att skicka i det traditionella attestflödet  Inventera era leverantörer och se över vad ni har för återkommande kostnader. Finns nog en hel del  som kan sättas upp i mallarna. Exempel på mallar telefonabonnemang, hyror,el , porto eller annat. Använder ni vår funktion för scahblonmomsberäkning hanteras även detta i mallen.    Börja enkelt och bygg på fler mallar när ni känner att ni har kontroll på flödet.  Jag lovar att ni kommer att spara mycket tid genom att enbart hantera avvikelser. Du som jobbar med gruppköerna kommer att ha full koll i systemet men behöver inte ägna tid att jaga användarna att de skall hantera sina fakturor.    Fakturamallar DCE

I version 13 finns ny funktionalitet vid matchning av e-fakturor, som möjliggör att matchning görs på både ORGnr och BGnr i kombination. Detta gör att fakturor där en leverantör finns upplagd två gånger i Business, en med eget BGnr och en med BGnr till ett factoringbolag, fortfarande kan matchas mot fakturan. Detta fungerar även om factoringbolagets BGnr finns på ytterligare leverantörer. I tidigare versioner har detta inte varit möjligt.   Matchningsordningen ser numera ut enligt nedan. DCE går igenom listan från 1 till 12 men stannar på den första unika träffen som ges. Ordningen inleds med de nya starkare värdena (1-7) och avslutar med enkelvärden (8-12) för att försäkra en så specifik men ändå övergripande matchning som möjligt.   GLN Organisationsnummer+Bankgiro Moms.reg.nummer+Bankgiro Leverantörsnamn+Bankgiro Organisationsnummer+Plusgiro Moms.reg.nummer+Plusgiro Leverantörsnamn+Plusgiro Organisationsnummer Moms.reg.nummer Leverantörsnamn Bankgiro Plusgiro

På DCE’s startsida kan administratören hålla sig uppdaterad angående status på de återkommande fakturamallar som finns registrerade i systemet.   Med en överblick håller man sig uppdaterad om att mallar snart når sin tidsfrist samt om det finns mallar som inte använts på länge.    I denna widget på startsidan visas hur många fakturor som matchats mot de vanligaste fakturamallarna i systemet. Visningen sker per vald enhet eller samtliga.

I DCE under "Sök faktura" finns möjlighet att spara urvalen vid en sökning som ett filter. Nästa gång du ska göra en sökning med samma urval kan du enkelt välja att ladda sökfiltret och du slipper lägga dit urvalen manuellt.     Om du har återkommande sökningar med samma urval är detta ett tips för att spara tid. När ett filter laddats kan du välja att korrigera urvalen om exempelvis ett datumintervall ska ändras.  

Nu behöver ni inte välja enhet = företag varje gång ni skall flytta era fakturor från Gruppkön Överskriden tid.   Funktionen Flytta överskriden faktura innebär att faktura/fakturor som finns i steget och Gruppkön Överskriden tid kan adresseras tillbaka till användarna i föregående steg (Sakgranskning alternativt Attest). Alla fakturor kan flyttas samtidigt vilket kan liknas som en buntfunktion. Visma Administrator Flytta överskriden faktura