Användartips för Visma Business

Denna artikel är länkad till ett webinar som fokuserar på leverantörsbearbetning, med målet att öka användningen av e-fakturor och uppnå en e-faktureringsgrad på 80%. Länk till webinar

Fråga Varför skall man använda e-faktura i Peppolformat? Svar Det finns flera fördelar med att använda e-faktura i Peppol-format: Ökat samarbete: Peppol är en internationell standard för e-faktura, vilket innebär att företag som använder Peppol kan samarbeta med andra företag oberoende av vilka system de använder. Detta kan underlätta fakturahanteringen och öka affärsmöjligheterna för företaget. Minskade kostnader: Genom att använda e-faktura i Peppol-format kan företaget minska sina kostnader för fakturahantering, eftersom fakturor kan skickas elektroniskt och man slipper trycka och skicka pappersfakturor. Ökad säkerhet: Peppol använder elektroniska signaturer och andra säkerhetsfunktioner för att säkerställa integriteten och giltigheten av e-fakturorna. Detta minskar risken för att fakturor manipuleras eller förfalskas. Ökad miljövänlighet: Genom att använda e-faktura i Peppol-format kan företaget minska sin pappersanvändning och därmed bidra till en mer hållbar utveckling. Enkel integration: E-faktura i Peppol-format kan enkelt integreras med Visma’s affärssystem och EFH system, vilket kan underlätta hanteringen av fakturor ytterligare. Använder man Visma’s e-faktura tjänst har man stöd för Peppolformat som standard.

Nu går vi mot julledigheten  och  lämpligt att registrera vem som är din vikarie,  dvs vem skall godkänna dina dokument när du är ledig. Alternativt  ladda ner Visma Manager appen.    Registrerar vikarie:   Logga in i Visma.net  Approval Välj  Inställningar Vikarie Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument) Du kan välja tre olika alternativ: Inaktiv Aktiv nu Aktiv i perioden (registrera vilka datum som är aktuella )       Du kan även ladda ner Visma Manager appen som är en del av Visma.net Approval.  Ladda ner appen Google Play App Store            

OCR-Detect är en ny funktion som innebär att Document Center automatiskt kan välja rätt språk för tolkning av PDF och bildfiler. Detta förenklar för dig som tar emot fakturor på olika språk. Funktionen fungerar för både autoimport och manuell import från version 16.10.0.   Så här aktiverar du funktionen: Välj OCR-Detect som tolkningsspråk, längst ner till höger på huvudsidan samt i inställningarna för AutoImport.     Då kommer Document Center automatiskt att välja det bästa språket utifrån tolkningsresultat och presentera detta. 

Nu går vi mot julledigheten  och  lämpligt att registrera vem som är din vikarie,  dvs vem skall godkänna dina dokument när du är ledig.    Så här gör du: Logga in i Approval Väljer Inställningar Vikarie Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument) Du kan välja tre olika alternativ: Inaktiv Aktiv nu Aktiv i perioden där du kan registrera vilka datum som är aktuella    Önskar er alla en God Jul & Gott Nytt år!     

Om du använder Document Center med Visma.net Approval har du möjlighet att söka fram historik med urval på koddelar och konto. Gäller enbart avslutade processer. Du gör sökningen via Min Historik/Avslutade processer/Avancerad sökning.   Se bild:  

Förbättringen med att visa detaljerna i kommentarspanelen kan du själv styra om den skall vara aktiv eller ej via inställningar i Approval. Kommentarspanelen visas även när du navigerar mellan flikarna. Visma.net Approval   Inställningen kan du ändra genom att markera/avmarkera "Öppna kommentarsfönstret när jag godkänner"  Visma.net Approval      

Nu går vi mot semestermånaderna och då är det lämpligt att registrera vem som är din vikarie, dvs vem skall godkänna dina dokument som du får i Approval. Så här gör du: Loggar in i Approval Väljer Inställningar Vikarie Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument) Du kan välja tre olika alternativ: Inaktiv Aktiv nu Aktiv i perioden där du kan registrera vilka datum som aktuella   Approval Inställningar vikarie   Skulle du glömma bort detta kan alltid era Administratörer göra detta via funktionen Konfigurering - Vikarier - Tilldela vikarier för godkännare Approval Konfiguration Vikarier    

Inställningar i Approval som du som Godkännare själv kan styra. Antalet arbetsdagar innan ett ärende snart förfaller XX arbetsdagar innan förfallodatum (max14) = Det datum som visas  på dokumentet i ärendelistan Öppna kommentarsfönstret när jag godkänner (vid aktivering visas alltid kommentarsfälten) Se bild nedan.  Efter att ett ärende har hanterats... vad skall då ske?   Öppna nästa ärende Gå tillbaka till ärendelistan              

Du som har rollen administratör i Visma.net Approval har full kontroll på ärendena i Menyn Ärendeöversikt. Du kan även välja hur ofta du vill har e-post om det finns ärenden som fastnat (blockerats) av någon anledning.   I denna menyn Ärendeöversikt  kan du skicka ut ärenden på nytt genom att markera valt ärende och välja Tilldela på nytt.  Ärendeöversikt Visma.net Approval Ställ in hur ofta du vill ha e-post för samtliga företag som du har access för: Inställningar ta emot e-post för dig som är administratör      

Du som användare av Visma.net Approval kan själv styra hur ofta du vill ta emot meddelande när det finns ett nytt dokument för godkännande, utsedd till någons vikarie. Även hur ofta du vill ha daglig påminnelse när du har dokument att godkänna. Inställningar Visma.net Approval  

I Visma Document Center version 14.10 finns nu funktionen att göra momsregister kontroll. Det innebär att om en fakturautfärdare inte finns i det offentliga momsregistret får utfärdaren inte lägga på moms och mottagaren får inte dra av moms.   Detta visas som en kommentar i dokumentlistan på alla fakturor oavsett om de importeras via AutoInvoice, AutoImport eller dras in manuellt.   Funktionen aktiveras och de-aktiveras genom en kryssruta i fönstret Verktyg - Systeminställningar - Generellt.

Nu har tydligare visning av kreditfakturor i de olika listorna i Visma.net Approval (t.ex. i Mina Ärenden). I tidigare versioner kunde det vara svårt att särskilja fakturor och kreditfakturor eftersom alla fakturor visades med positivt belopp.   Nu visas kreditfakturorna med negativt belopp samt en röd ikon, vilket gör det enklare att urskilja dessa. Document Center med Visma.net Approval  

Man kan förbättra resultatet vid tolkning av XML i Document Center genom att lägga till ord i XML-ordlistan ifall man märker att ett värde som bör finnas inte kommer med vid tolkning.   I exemplet nedan saknas förfallodatum efter tolkning:   Jag markerar då dokumentet ifråga och går till Verktyg/Tolkningsordlista för XML:     Efter det går jag till "Användardefinierade alias" och väljer förfallodatum, klickar på "Ny" och bläddrar mig fram till rätt XML-nod:     Efter man lagt till den ser man en ny nod i ordlistan som är kopplat till Förfallodatum:     När jag sedan tolkar samma faktura på nytt får jag träff på förfallodatum:  

Från och med DC version 13.10.0 kan man välja att endast en av flera godkännare på en nivå kan godkänna ett dokument så att det går vidare på flödet. Detta gäller både flödesmallar och när man skickar ett dokument på flöde manuellt.    Exempel: Ett dokument manuellt på flöde till två godkännare på samma nivå. 'Endast en behöver godkänna' är valt   Dokumentet är på flöde   Dokumentet har godkänns av en godkännare. I avancerad flödesvy kan man se att uppgiften för den andra godkännaren är avbruten. Eftersom det bara fanns ni nivå är nu dokumentet klart på flöde.

I Visma Document Center kan du gruppera dina dokument utifrån ett antal fördefinerade attribut, som t.ex. Leverantörsnamn i Nya dokument och Statusnamn under Dokument fliken. På så vis blir det lättare och effektivare att överblicka dina dokument. Se nedan ett exempel på där jag grupperat mina dokument på statusnamn under fliken Dokument.    För att gruppera dokument använder ni knappen som är markerad i rött på bilden och väljer attribut. Man kan efter att man grupperat även ändra sorteringsordning genom att trycka på en av kolumnerna. 

 I Document Center kan du enkelt organisera om kolumner, dels nere på konteringsraden men även i ärendelistan för att lättare se just de kolumner du behöver. På så vis kan du arbeta effektivare och se rätt information direkt utan att behöva skrolla horisontellt. Genom att ställa markören i valt område och sedan trycka “CTRL+U” kan du enkelt markera för/av de kolumner du önskar visa/dölja. Du kan också genom enkel “drag and drop” arrangera om ordningen efter dina önskemål. Skulle du trots detta inte se alla fält du behöver i ärendelistan kan man genom att trycka på: ...dölja förhandsgranskningen av fakturabilden, alternativt kan man t.ex. lyfta ut fakturabilden till en andra bildskärm för att få en bättre överblick med hjälp av följande knapp: