Användartips för Visma Business

Den här filmen visar ett antal saker man behöver/kan göra för att konfigurerar e-post per orderdokument. Vill man starta den här rutinen så är det inget krav att det finns olika html mallar kopplade per dokument men det blir en bättre helhet med en html mall kopplad till dokumentet man skickar. Tabellen e-post sändsätt för dokument kollad till aktör. Texttabellen där man lägger upp olika mallgrupper (208). E-postinställningar och mallar per dokumenttyp Makron i e-post Ämne i e-post Hur man skapar egna filnamn på bifogade PDF dokument. Exempel på html mall. Tips: När ni skapar och laddar upp html mallar kör Visma Business på Engelska, uppladdningen av html dokument är tyvärr inte tillräckligt flexibel så den klarar flera språk samtidigt i själva skapandet.  Mallar kan vara i olika språk om man kör på Engelska när filerna skapas. Kommer fix på detta till 15.10.

I den här filmen visar vi hur man använder den nya funktionen när det gäller att använda olika e-postadresser per orderdokument i Visma Business 15.01. Det finns en egen film som beskriver vilka inställningsmöjligheter som finns.  

Du som användare av Visma.net Approval kan själv styra hur ofta du vill ta emot meddelande när det finns ett nytt dokument för godkännande, utsedd till någons vikarie. Även hur ofta du vill ha daglig påminnelse när du har dokument att godkänna. Inställningar Visma.net Approval  

 Hej!   Nu när det närmar sig sommar och semester så vill vi påminna er om funktionen att lägga till en vikarie.   Om vikarien normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken Köer och Roller.   Kom även ihåg att kontrollera attesbeloppet om vikarien skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på inställningar uppe till höger.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken Hantera ersättare och klickar sedan på knappen Lägg till.     Nästa steg så väljer man om det bara är för en enhet som man behöver vikarie eller för alla och bestämmer därefter vilken period som vikarien ska vara ersättare.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här kan du se en kort film om hur du lägger till en vikarie  

Ni som redan använder vårt attestflöde Visma Document Center Enterprise kan enkelt koppla på modulen  DCE Mobile för att kunna sakgranska och attestera fakturor direkt i din smartphone.  Denna modul ingår redan i er licens.  Ta kontakt med din Vismapartner så hjälper de er vidare.  Här kan ni se en kort video på hur det fungerar    

I senare versioner av Business har man kunnat schemalägga jobb via Administration → Schemaläggning.      Från version 14.10 kan man sätta mer precisa intervall. Kolumnen  "Upprepning" har utökats med värdet "5. - Varje minut", samt att man sätta ett värde i den nya kolumnen "Intervall".                 När Intervall-kolumnen inte är tom eller har värdet 1 utförs motsvarande Jobb var x minut, var x timme, var x dag och så vidare.   Om man t.ex. kombinerar värdet "5. - Varje minut" i Upprepningskolumnen med värdet 30 i Intervall-kolumnen så körs det Jobb man satt upp för schemaläggning var 30:e minut.   Om du inte använder schemaläggaren och vill prova eller den, eller om du behöver hjälp med konfigurering kan du kontakta din partner.

I Visma Document Center version 14.10 finns nu funktionen att göra momsregister kontroll. Det innebär att om en fakturautfärdare inte finns i det offentliga momsregistret får utfärdaren inte lägga på moms och mottagaren får inte dra av moms.   Detta visas som en kommentar i dokumentlistan på alla fakturor oavsett om de importeras via AutoInvoice, AutoImport eller dras in manuellt.   Funktionen aktiveras och de-aktiveras genom en kryssruta i fönstret Verktyg - Systeminställningar - Generellt.

På en aktör eller en produkt finns möjlighet att visualisera en webbsida direkt i din layout i Visma Business. Adressen till webbsidan man vill visa finns i kolumnen “Webbsida 1” alternativt “Webbsida 2” för aktörer. För produkter används kolumnen “Webbsida”.  Se exempel nedan där vi visualiserar Vismabusiness.se på leverantören Visma Demo Oliver Testing. Har man lagt in olika hemsidor på sina leverantörer kommer respektive hemsida att visualiseras på "leverantörskortet".          Färdigt resultat.   Se steg för steg guide:   1. Öppna leverantörer i Visma Business   2. Ta fram kolumnen “Webbsida 1” alternativt “Webbsida 2” genom att trycka “CTRL + U” eller med hjälp av menyvalet i ribbon        3. Därefter använder vi en av de två kolumnerna till att fylla i valfri hemsida. Gå sedan in i designläge genom att trycka “CTRL + D” eller via menyvalet i ribbon.       4. Högerklicka och välj “Visualisera” i menyn.     5. I dialogrutan väljer ni typen “Webb-sida” samt korrekt kolumn. Använder ni t.ex. “Webbsida 1” är det den ni också väljer under menyvalet “kolumn:” i dialogen.       6. Ett fönster som visar webbsidan placeras därefter i din layout/skärmbild. Med hjälp av “CTRL+M” alternativt menyvalet “Flytta sidelement” i ribbon kan ni sedan placera webbsidan på önskad plats genom att dra och släppa med musen.   Efter att ha tryckt på “Flytta sidelement” / ”CTRL+M” Går det också att markera webbsidan och sedan använda piltangenterna för att förflytta. För att förminska/förstora använder man menyvalen “Gör smalare” eller “Gör bredare” alternativt “SHIFT+Piltangent”.    7. Det går också att göra motsvarande för produkter.    8. Glöm inte att spara ditt fönster när du är färdig.    Rådfråga alltid systemansvarig eller Visma partner om du är osäker. 

Nu har tydligare visning av kreditfakturor i de olika listorna i Visma.net Approval (t.ex. i Mina Ärenden). I tidigare versioner kunde det vara svårt att särskilja fakturor och kreditfakturor eftersom alla fakturor visades med positivt belopp.   Nu visas kreditfakturorna med negativt belopp samt en röd ikon, vilket gör det enklare att urskilja dessa. Document Center med Visma.net Approval  

Man kan förbättra resultatet vid tolkning av XML i Document Center genom att lägga till ord i XML-ordlistan ifall man märker att ett värde som bör finnas inte kommer med vid tolkning.   I exemplet nedan saknas förfallodatum efter tolkning:   Jag markerar då dokumentet ifråga och går till Verktyg/Tolkningsordlista för XML:     Efter det går jag till "Användardefinierade alias" och väljer förfallodatum, klickar på "Ny" och bläddrar mig fram till rätt XML-nod:     Efter man lagt till den ser man en ny nod i ordlistan som är kopplat till Förfallodatum:     När jag sedan tolkar samma faktura på nytt får jag träff på förfallodatum:  

För att förbättra säkerheten har en ny kryptering av lösenordet för databasanvändaren implementeras i version 14.10.0.

Från version 14.01 kan man generera länkar i Business som öppnar ett specifikt företag och layout-fönster automatiskt, de stöder också val.   Du får fram en länk genom att välja behandlingen Få delbar länk. En webblänk fungerar bäst om du delar den i e-post, chatt eller via någon annan kanal.     För att först möjliggöra Business-länkar måste detta aktiveras, fråga din partner ifall det inte redan är gjort.

Manuell faktura Med funktionen Manuell faktura finns möjlighet att få in en faktura i DCE utan att använda sig av en import. Detta genom att fakturabilden bifogas i Pdf format och att fakturainformationen knappas in manuellt.    Skapa faktura: I DCE Administrator går du via Operationer>Manuell faktura Börja med att längst ner på sidan klicka på "+" och plocka upp den/de inskannade fakturabilden/fakturabilderna. Fakturabilden dyker nu upp på höger sida. Komplettera därefter med Enhet, leverantör, urspr. fakturanr och beloppet. Finns det annan information som ska finnas med på fakturan lägger du in det också. När informationen ser korrekt ut så importerar du fakturan i DCE genom att trycka på knappen ”Skapa fakturan”. 

 När du skapar en vikarie för en användare ärver inte vikarien denna användares behörigheter och rättigheter. För att lättare hantera detta kan du tilldela den vikarierande användaren temporära roller. Detta gör du genom att öppna upp användarkortet för den vikarierande användaren och klicka på fliken "Köer och roller". Längst ner till höger ser du fältet "Temporära roller". Här klicka du på "Ny"     Ett nytt fönster öppnar sig där du kan välja den/de roll/er som användaren behöver för att kunna hantera de fakturor som den användare som hen vikarierar för. Sedan väljer du under vilken period som dessa roller skall vara giltiga och klickar på "OK".     Nu har användaren fått dessa roller under den aktuella perioden. OBS, notera att du fortfarande måste tilldela användaren eventuella köer som hen behöver för att kunna hantera fakturor för användaren som hen vikarierar för.

I Visma Document Center kan du gruppera dina dokument utifrån ett antal fördefinerade attribut, som t.ex. Leverantörsnamn i Nya dokument och Statusnamn under Dokument fliken. På så vis blir det lättare och effektivare att överblicka dina dokument. Se nedan ett exempel på där jag grupperat mina dokument på statusnamn under fliken Dokument.    För att gruppera dokument använder ni knappen som är markerad i rött på bilden och väljer attribut. Man kan efter att man grupperat även ändra sorteringsordning genom att trycka på en av kolumnerna. 

Se hur man kan använda Visma BI och dess olika funktioner för analys och publicering av rapporter. I forumet finns det trådar där vi kan diskutera flera av de saker som beskrivs i webbinariet. Vill du diskutera något av det du sett? Skriv i forumet.  

I denna artikel guidar vi dig genom processen för att se status och andra detaljer för en anställds alla reseräkningar. Att hålla koll på reseräkningarnas status är avgörande för både ekonomiavdelningen och den anställda, för att säkerställa smidig hantering av kostnader och ersättningar.   Såhär gör du:   Navigera till Reseräkningar: I menyn till vänster gå till Resa - Reseräkning. Klicka på förstoringsglaset i fältet Anställd och leta fram den anställda vars reseräkningar du vill kontrollera    Se samtliga reseräkningar: Genom att klicka på förstoringsglaset i rutan för Reseräkning öppnar du upp en detaljerad lista över alla reseräkningar för den anställda, inklusive både pågående och redan avräknade.    Översikt över status: I översikten kan du enkelt se vilken status varje reseräkning har. Om det finns många reseräkningar kan du bläddra bland sidorna längst ner, Listan kan sorteras efter Reseräkningsnummer, Ärende och Verifikation.   Ytterligare Information: Den här funktionen är utformad för att ge en tydlig översikt och snabb tillgång till viktig information, vilket gör det lättare för er att hantera och följa upp reseräkningar effektivt. Att kunna se och granska alla reseräkningar på ett och samma ställe bidrar till en bättre och mer organiserad hantering av företagets resekostnader.  Behöver du hjälp? Om du har några frågor kring hur du navigerar i systemet eller behöver ytterligare assistans med att hantera reseräkningar, t.ex. generera en rapport eller exportfil är vår supportavdelning alltid redo att hjälpa till. Tveka inte att kontakta oss via din partner.

I denna supportartikel visar vi hur du smidigt kan hantera anställda som följer samma schema men har olika startveckor.   I Time & Absence finns en funktion som möjliggör att förskjuta startveckan för ett publikt schema som sträcker sig över flera veckor. Detta säkerställer att dina anställdas arbetstider är synkroniserade enligt dina behov, även när de börjar sina skiftcykler vid olika tidpunkter. Hur man använder schemaförskjutningen   Navigera till anställdas profil: Gå till Personal - Anställda och välj fliken Anställning.     Hiitta Scheman: Inom denna vy, scrolla ner till avsnittet Scheman. I tabellen hittar du en kolumn benämnd 'Förskjut'. Här kan du justera startveckan för den anställdes schema genom att ange antalet veckor som schemat ska förskjutas, antingen framåt eller bakåt. Om inget värde anges, förblir schemat oförändrat med värdet 0. Framåt i Tid: Ange ett positivt värde för att förskjuta schemat framåt. Bakåt i Tid: För att förskjuta schemat bakåt, ange ett negativt värde.   Observera! Endast publika scheman tillåter denna typ av förskjutning. Support Om du stöter på några frågor eller behöver ytterligare vägledning kring hur schemaförskjutningar hanteras, tveka inte att kontakta din partner.

Är du anställd och stöter på problemet att du inte kan registrera bilresa då ikonen för detta saknas? Det kan lösas på ett enkelt och smidigt sätt. För att kunna registrera bilresor, oavsett om det gäller en privatbil eller tjänstebil, krävs det att rätt fordon finns registrerat i personalkortet under Resa och Bilar. Första steget är alltså att säkerställa att det finns åtminstone en bil registrerad på din profil i programmet. Gå till Personal - Anställda - Resa - Bilar Lägg till Fordon: Om det saknas uppgifter, är nästa steg att lägga till en bil. Tryck på Lägg till rad för att göra det. Det är viktigt att rätt information om bilen fylls i för en korrekt registrering! Välj om det är en privatbil eller en av de tillgängliga tjänstebilsalternativen Registrera Bilresa: När fordonet finns registrerat i systemet, ska ikonen för att registrera bilresa bli synlig när du skapar eller redigerar din reseräkning. Nu kan du enkelt lägga till bilresor som en del av din reseräkning.   Om du har ytterligare frågor eller om det uppstår andra problem, tveka inte att höra av dig till din partner för snabb och effektiv hjälp. 

I Tid/Kalender-vyn erbjuds användarna en omfattande översyn över ansökt samt beviljad frånvaro.   I huvudmenyn gå till Tid och sedan välj Kalender Det är enkelt och intuitivt att navigera och använda kalendervyn för frånvarohantering: Välj Tidsperiod: I Kalendervyn börjar du med att välja den tidsperiod du önskar överskåda. Detta ger dig möjligheten att fokusera på specifika datum och perioder för ett enklare hanteringssätt. Översyn av Frånvaro: När du valt önskad period presenteras en detaljerad sikt över ansökt och redan beviljad/registrerad frånvaro. Här framgår tydligt vilka frånvaroansökningar som väntar på behandling samt vilka som redan är godkända eller avslagna. Hantering av Frånvaroansökningar: Genom att dubbelklicka på en specifik frånvaroansökan öppnas information om den anställdes frånvaro och ansökning, där du direkt kan välja att godkänna eller avslå ansökan. Denna funktion förenklar processen och gör det möjligt att hantera ansökningar på ett mer direkt sätt.   Filtrering För ytterligare förenkling och specialisering erbjuder Tid/Kalender möjligheten att filtrera vilken information som visas. Genom att använda filtret kan du välja att enbart visa frånvaro baserat på olika statuskategorier eller andra specifika kriterier.   För att använda denna funktion, klicka på Filter i menyn överst i Kalender-vyn. Följande fönster öppnas då: