Användartips för Visma Control

1.Beställning Beställning av nya bolag för att skicka E-fakturor skickas in som ett ärende via mail till visma.control@visma.com. Ett svar går till beställaren om att fylla i formuläret nedan tillsammans med detta underlag. Då formuläret är ifyllt och inskickat skickas även per automatik en kopia av beställningen/orderbekräftelsen till Visma på mailadressen visma.control@visma.com https://inexchange.se/partnerformular-visma-tillkommande 2. Att göra för beställaren Säkerställ så att bolaget/bolagen är upplagda i Control och DCE/IM. Om hjälp behövs med detta vänligen skicka in ett nytt mail till visma.control@visma.com där ni beställer konsulthjälp för parametersättning. Ska bolaget kopplas till Autopay behöver detta också beställas. 3. Visma Då formuläret är ifyllt och inkommit till Visma påbörjas ärendet med att exportera bolaget så snart som möjligt och meddelar Inexchange då det är klart. Se punkt 5 nedan för förtydligande kring export och vad det innebär.   4. Inexchange Då Inexchange får meddelande från Visma att bolaget/bolagen är exporterade startar de uppsättningen på sin sida. De återkopplar till Visma då det är klart.   5. Förtydligande om export av bolag För att kunna sätta upp ett bolag hos Inexchange och aktivera mottagar- och utställartjänsten via Autoinvoice, behöver Visma göra en export från Control. Exporten innebär att grundläggande uppgifter om bolaget skickas till Autoinvoice. Detta är ett steg som krävs för att tjänsten ska kunna aktiveras. För beställare som inte använder Autoinvoice görs ingen export

Från version 16 av Visma DCE,   I sök faktura finns nu möjligheten att söka på konton och objekt för samtliga företag/enheter om värden finns i samma register i redovisningen dvs samma databas.         

Att automatisera dina redovisningsuppgifter förbättrar noggrannheten och effektiviteten i ditt arbetsflöde. Från version 16 kan du bokföra dina saldobaserade automatkonteringar med schemaläggaren. På så sätt kan du automatisera en del av din bokföring baserat på kontosaldon. Denna metod är särskilt användbar för återkommande poster och hjälper dig att bibehålla noggrannheten samtidigt som den minskar manuell arbetsinsats.   Automatkonteringen lägger du upp under Redovisning / Register / Automatkonteringar. Klicka på knappen "Ny" och välj kategorin "Saldobaserad". Om du behöver inkludera ingående saldon (IB) i din beräkning väljer du istället "Saldobaserad IB".   Välj Affärsenheter och ange konton och objekt. Varje post kan generera flera bokföringsrader. Se till att summan av procentsatserna i din saldobaserade automatkontering är lika med 100 %, så att posten balanserar och bokföringen kan genomföras. Avsluta genom att klicka på "Spara".   För att schemalägga bokföringen väljer du Schemaläggare / Schemaläggare och klickar på "Ny". Välj det jobb du vill schemalägga. Observera att du som användare behöver ha administratörsbehörighet i schemaläggaren för att ställa in jobb.     Definiera ett startdatum och en starttid. Ange återkommande och intervall, till exempel varje månad. Ange ett slutdatum om det behövs. Slutligen, ange mottagarens uppgifter för att informera när uppgiften är slutförd. Aviseringar visas på användarens startsida under "Meddelanden".   Kontakta oss gärna på visma.control@visma.com om du har några frågor eller behöver ytterligare hjälp. Vill du veta mer om nyheterna i version 16? Anmäl dig till webbinar!

Genom att schemalägga automatkonteringar säkerställer du att bokföringsarbetet utförs regelbundet och utan behov av manuell inverkan. Det sparar tid och minimerar risken för fel.   I version 16 har vi infört möjligheten att ställa in automatkonteringar så att de körs automatiskt vid angivna intervaller. Precis som andra schemaläggningsuppgifter i Visma Control innebär det att ni kan integrera funktionen i era befintliga arbetsflöden och förbättra er ekonomiska hantering.   Missade ni vårt senaste webbinar med nyheter i de senaste versionerna? Anmäl dig här!

Upplev förbättrad precision i redovisningen med Visma Control 16.0. Den nya funktionen låter dig ställa in parametern "ignorera differenser under", så att restbelopp som uppstår vid slutförda periodiseringar automatisk exkluderas. Detta gör det möjligt att koncentrera sig på betydande poster och hålla bokföringen och avstämning så enkel som möjligt.   Vill du veta mer om nyheter i de senaste versionerna där även version 16 ingår? Anslut till vårt kostnadsfria webbinar.

För att snabbt få en överblick och inte fastna i detaljer kan det vara användbart med en balansräkning som fokuserar på summeringar utan att varje konto visas.  Här följer en vägledning för hur du kan göra detta effektivt i Visma Control, samtidigt som du säkerställer att alla justeringar hanteras korrekt i databasen.   Om du startar med en befintlig radbeskrivning och gör nödvändiga justeringar kan du enkelt skapa en sådan rapport.    Steg 1: Utgångspunkt och kopiering Öppna den existerande radbeskrivningen, t ex EUBAS00BAL. Spara en kopia med nytt namn, t ex EUBAS99BAL. Det är viktigt att alltid spara om urvalet med ett nytt namn för att bevara originalinställningarna och förhindra oavsiktliga ändringar i databasen. Steg 2: Justera visa-alternativen För att du ska få en rapport med endast summor, avmarkera alla data-radtyper i kolumnen "Visa". Det innebär att endast rubriker och totalbelopp kommer att visas i den slutliga rapporten. Justera eventuellt kontointervaller om du vill begränsa eller expandera vilka summor som inkluderas under varje rubrik utan att ändra innehållet i själva raderna. Steg 3: Spara ändringar När du har gjort alla önskade justeringar, klicka på "Spara". Alla ändringar är nu permanenta och att visas korrekt i systemets tabell rxrows.    Om du kombinerar med en kolumndefintion som visar olika år, kan du enklare jämföra utvecklingen, vilket kan underlätta strategiska beslut. 

För dig som arbetar i Control händer det att man utför och lägger upp periodiseringar, här kommer därför tre tips som kan vara användbara för dig som periodiserar i Control.  1. Från och med Version 16 kommer det en funktion där du kan välja att ignorera differenser för Periodiseringar i rapporten Periodisering specifikation. Denna funktion är användbar i de tillfällen då vissa periodiseringar fortfarande visas i rapporten trots att de ska vara fullt utförda pågrund av att det ligger kvar några ören på periodiseringen. Är du intresserad av fler funktioner och uppdateringar för version 16 kan du läsa om det här 2. Ibland kan det hända att man lagt upp en periodisering som sedan visar sig att den inte skulle periodiserats ifrån första början. Är inget utfört på periodiseringen ännu kan du söka fram aktuella periodiseringen i Redovisning - Register - Periodiseringar, markera periodiseringen och klicka på radera. Periodiseringen tas då bort ur registret och verifikationen i redovisningen måste sedan hanteras manuellt.      3. Om du har flera rader som du vill periodisera i samma verifikation kan du enkelt göra det genom att kontera verfikationen som ni önskar och sedan bockra i rutan för "periodisera" på de rader du önskar att periodisera. När du sedan sparar verifikationen får du upp en ruta där du får välja periodiseringskonto samt start och slut datum på periodiseringarna.       

Nu när det närmar sig sommar och semester så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 och framåt  ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.         I nästa steg väljer användaren om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura. 

Varför fungerar det inte att ta emot leverantörsfakturor från Transportstyrelsen via skanningstjänsten?   Fakturor från Transportstyrelsen/Länsstyrelsen klassas som juridiska dokument och innehåller därför inte organisationsnummer, VAT-nummer och fakturanummer. På grund av detta kan skanningcentralen inte hantera dem som vanliga fakturor. Vill du ändå att fakturor från Transportstyrelsen ska skickas elektroniskt till dig kan du ansöka om att de skickas som e-fakturor.  Läs mer på Transportstyrelsen.

När du använder en webbläsare sparas viss information från webbplatser i cacheminnet och som cookies. Detta gäller även när ni använder DCE. Vissa problem åtgärdas av att rensa den, som till exempel problem med visningen av fakturabilden.   Chrome: Klicka på de tre prickarna uppe till höger > Radera webbinformation Välj ett tidsintervall, till exempel Senaste timmen eller Sedan start. Markera de typer av information som du vill ta bort. Klicka på Radera data.         Edge:  Klicka på de tre punkterna upp till höger > Ta bort webbdata  Välj Tidsintervall  Markera de typer av information som du vill ta bort. Klicka på Rensa nu.             

Har ni en faktura som inte går att skicka till önskad attestant eller att alla raderna inte går att attestera trots behörighet för beloppen? Nedan ges några tips på hur man kan stämma av inställningar och hitta vart begränsningen ligger.   Som första steg måste vi ta reda på vad som är atteststyrande på enheten. Gå via "Enhetsregister>Inställningar, fliken Konton och objekt" och kontrollera för vilken/vilka rader kolumnen Attest har värdet "1". I bilden nedan är "KST" det atteststyrande objektet.   Gå därefter in på användaren och fliken "Visa behörigheter". Kontrollera så att "konto/objekt" är inställt på det atteststyrande värdet och jämför listan med hur fakturan i fråga är konterad. Värdet "-1" betyder obegränsat i bilden nedan.   Saknas något värde från den anställda behöver detta läggas till via "Behörigheter>Behörigheter, fliken Attestbehörigheter". Vi rekommenderar här att nyttja roller men behörigheterna kan även läggas direkt på användaren.   Tips! För att se vilka behörigheter/rättigheter en specifikt roll har kan man inne på användaren dubbelklicka på rollen för att få upp mer information.   

Är du ny användare eller kanske har du fått en ny dator med DCE Admin installerat? När du loggar in första gången kan det hända att det ser tomt ut - du ser inte några menyer eller menyträdet. Du kan då behöva lägga till instansen.   För att lägga till instansen så klickar man i rubriken Konfigurera - Instanser.. I det nya fönstret som öppnas så kommer det föreslås en instans i det översta textfältet. Klicka bara på knappen Lägg till så instansen kommer ner i den stora rutan och klicka sedan på OK.       Nu är du redo att börja arbeta i DCE Admin!  

När ett nytt konto eller objekt har skapats i Visma Control behöver oftast konteringsbehörigheter tilldelas för att användarna ska kunna nyttja dom i DCE. Inställningarna hittas i DCE admin, på respektive enhet, under Enhet>Behörigheter>Behörigheter, fliken "Konteringsbehörigheter". Markera den roll eller användare som ska kompletteras. Välj om det gäller ett konto eller objekt. Markera ett eller fler värden under "Tillgängliga värden" och flytta till "Valda värden". Spara ändringen. Tänk på att inställningen kan ta några minuter innan den slår igenom i DCE-webb.    

Du kan underlätta mappningen av en Excelfil för import som finns från version 14, om du tar hänsyn till följande:   Raderna läses in i ordning. Det innebär att alla rader för en och samma affärsenhet ska vara efter varandra i filen.   Du behöver lägga till bilagor i efterhand på verifikationen, eftersom de inte kommer med vid inläsningen.  Eftersom det inte är möjligt att skicka verifikationen direkt till Approval, kan du inte ta med verifikationsserier för Approval i filen.     Vill du veta mer om nyheter i de senaste versionerna? Anmäl dig till webbinar. 

En gång per år måste licensen i DCE reaktiveras.   Detta gör du DCE Admin enligt nedan:   - Gå in under System - Licens - Klicka på knappen "Aktivera online" - Din licens är nu återaktiverad    Skulle du få felmeddelande vid reaktiveringen så kontakta supporten.

För att öka antalet leverantörer som skickar e-fakturor kan det vara effektivt att regelbundet påminna och ställa krav på detta vid kommunikation med leverantören. En annan strategi är att tillhandahålla information om hur man tar emot e-fakturor så det är tydligt för leverantörerna.   Att informera sina leverantörer om att börja skicka e-fakturor kan ha flera fördelar, bland annat: Tidsbesparingar: Genom att använda e-fakturor minskar man manuell hantering och därmed tidsåtgång för både leverantören och mottagaren. Detta kan leda till kortare betalningstider och färre misstag vid fakturering.   Kostnadsbesparingar: E-fakturor kan minska kostnaderna för papper, porto och andra administrativa kostnader som är förknippade med att skicka fakturor manuellt. Dessutom kan e-fakturor minska risken för förlorade eller försenade fakturor, vilket i sin tur kan leda till förseningar i betalningar.   Bättre spårbarhet: E-fakturor ger bättre spårbarhet och ökad transparens genom hela faktureringsprocessen. Detta kan bidra till att minska risken för felaktiga fakturor och tvister.   Miljövänligare: Genom att använda e-fakturor minskar man pappersanvändningen och därmed den negativa miljöpåverkan.   Effektivitet: E-fakturor kan integreras direkt i företagets affärssystem (ERP) och leverantörsfakturahanteringssystem (EFH), vilket kan leda till effektivare fakturahantering och lägre risk för manuella fel. Sammanfattningsvis kan införandet av e-fakturor förbättra effektiviteten, minska kostnaderna, öka spårbarheten och minska den negativa miljöpåverkan. Genom att informera leverantörerna om att börja skicka e-fakturor kan man uppmuntra användningen av denna teknik och därmed dra nytta av dess fördelar.

Ändra avskrivningstid Om du behöver ändra fältet Typ på avskrivningsregeln gör du det på fliken "Avskrivningar". När ändringen är sparad, kommer Visma Control automatiskt att räkna om avskrivningarna framåt baserat på den nya inställningen. Exempel: Du har en anläggning med ett inköpsvärde på 1,2 Mkr och anger först en avskrivningstid på 10 år. Den första avskrivningen blir då 10 000 kr. Efteråt inser du att avskrivningstiden istället ska vara 5 år. Visma Control räknar då om den återstående avskrivningen så här:   Återstående värde: 1,2 Mkr - 10 000 kr = 1,19 Mkr Ny avskrivningstid: 59 månader (5 år = 60 månader, minus 1 månad som redan skrivits av). Ny månatlig avskrivning: 1,19 Mkr ÷ 59 månader ≈ 20 169,49 kr per månad   Justera tidigare avskrivningar Om du även vill ändra beloppet för en redan bokförd avskrivning, till exempel till 20 000 kr per månad, gör du så här:   Gå till menyn "Anläggning / Sök" och välj aktuell anläggning. Klicka på "Ladda". I kolumnen "Händelsetyp" hittar du posten för avskrivningen, exempelvis med beloppet 10 000 kr. Klicka på mappikonen bredvid händelsen "Avskrivning". Ändra beloppet i den vy som öppnas och klicka på Spara.   När ändringen är sparad kommer Visma Control att:   Uppdatera anläggningsregistret. Reversera den tidigare verifikationen. Skapa en ny verifikation med det nya beloppet.   Ändra konto för avskrivningar Om du istället vill ändra konto för avskrivningen:   Öppna samma vy som beskrivits ovan. Ändra kontot för avskrivningen och klicka på Spara. För att kontot ska ändras även för framtida avskrivningar behöver du även justera kontot på fliken "Avskrivningar" direkt på anläggningen.   Med dessa steg har du full kontroll över både avskrivningar och konton i systemet.

På DCE´s startsida har man meddelande om licensen utgångsdatum. Det man behöver göra när utgångsdatumet börjar närma sig är att reaktivera licensen i DCE Administrator.   För att reaktivera licens så öppna DCE Administrator. Gå till System - Dubbelklicka på Licens. I den nya rutan som öppnas så klickar du på knappen Aktivera via Internet/Aktivera online.          

Att hålla koll på periodiseringar kan ibland kännas som ett pyssel, så här får du några enkla tips att ha i åtanke vid kostnads- eller intäktsföring av en periodisering.   När det är dags att bokföra månadens periodiseringar, väljer du till Redovisning / Operationer i Visma Control. Här knappar du in vilken period du jobbar med och vilket bokföringsdatum du önskar. Ett tips är att om du redan har gjort periodiseringar för en viss period, och behöver komplettera bokföringen är att du kan utföra periodiseringen igen för samma period. Det blir inga dubbletter, eftersom bara nya periodiseringar utförs.    Om du senare behöver redigera verifikationen, är tipset att kontrollera fälten Ägartyp och Skapad av för den tillagda raden. I fältet Ägartyp ska Periodisering finnas och i fältet Skapad av ska aktuellt PeriodiseringsID finnas. Det gäller både för raden med kostnadskonto och för raden med periodiseringskonto.      På så sätt kan du försäkra dig om att rapporten Periodisering, Specifikation uppdateras och att rapporten stämmer överens med huvudboken. 

Stoppar en faktura i DCE med meddelande i systemloggen "(34) Verifikationsserien är ogiltig! Felaktigt objekt var.."   Den vanligaste orsaken till detta meddelande är att verifikationsserien som hänvisas till i meddelandet är låst i Visma Control för den perioden där bokningen försöker utföras.   Börja kontrollera vilket bokföringsdatum fakturan har? Kontrollera vilka perioder som verifikationsserien är låst i Visma Control (Redovisning > Register> Verifikationsserier). Vill ni inte låsa upp verifikationsserien för perioden kan du istället ställa fram bokföringsdatumet på fakturan till en öppen period.