Användartips för Visma Control

Om ni som kund alltid använder steget ankomst i leverantörsfaktura flödet kan nu styra funktionen på leverantören om inkommande fakturor inte skall stanna i steget ankomst om referensvärde finns med på fakturan. Förutsättningar är att ni har senaste versionen DCE 13.00 Inställningar i Enhetsregister Visma Administrator Enhetsparametern UseArrival = 1 (har ni redan påslagen) att ankomst alltid skall användas. Sök upp leverantören  och ändra i leverantörsdata/Extra Info  Markera värde Skicka inte fakturan till Ankomstkön Fakturorna från aktuell leverantör kommer inte att stanna i steget ankomst om referensvärde finns.    

 I version 12 av DCE finns det möjlighet att gömma sökkriterierna i utökat sökläge så att du kan se fler fakturor. Det görs enligt nedan:   Göms sökkriterierna visas sökresultaten i helskärm:

Nu när det närmar sig sommar och semester så vill vi påminna er om att komma ihåg att lägga till en vikarie.   Om vikarien normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken Köer och Roller.   Kom även ihåg att kontrollera attesbeloppet om vikarien skall attestera fakturor.   Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer.    Här kan du se en kort film om hur du lägger till en vikarie   Trevlig sommar önskar vi på DCE Supporten    

Det har tillkommit ett nytt fält i Avtalsmodulen i Visma DCE som heter "Sista uppsägningsdag" på sidan för avtalsdetaljer. Fältet är skrivskyddat och visar den uträknade sista dagen för uppsägning, baserat på slutdatum och uppsägningstid.    

Om du t.ex. installerar eller uppdaterar QuickTime eller Photoshop (eller någon annan bildredigerings programvara) på din dator, så kan AlternaTIFF kan sluta fungera eller så försöker Quicktime öppna TIFF-bilder i Visma DCE.  En lösning för detta är att ominstallera AlternaTIFF. Detta gör du genom att gå till http://www.alternatiff.com. Följ sedan instruktionerna på sidan. Ett annat alternativ är att byta bildvisare i Visma DCE. Detta gör du genom att gå in i Inställningar - Fakturor - Generell och välj "Skalade från servern" som TIFF-visning.      

 Hej!   Nu när det närmar sig jul och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en vikarie.   Om vikarien normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken Köer och Roller.   Kom även ihåg att kontrollera attesbeloppet om vikarien skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på inställningar uppe till höger.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken Hantera ersättare och klickar sedan på knappen Lägg till.     Nästa steg så väljer man om det bara är för en enhet som man behöver vikarie eller för alla och bestämmer därefter vilken period som vikarien ska vara ersättare.   Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här kan du se en kort film om hur du lägger till en vikarie  

Fråga: Vid auto-attest för återkommande faktura finns det en kontroll på att fakturan inte har kommit in i systemet mer än en gång? Svar: Ja denna validering sker direkt vid import mot Controls affärsregler på leverantörsregistret och även reglerna i DCE om förfallodatum är mer än 1 år framåt, momsbeloppet är större än fakturabelopp mm. Samtidigt kan man sätta upp hur många återkommande fakturor som skall få importeras detta styrs i mallen.   

Har ni en faktura som inte går att skicka till önskad attestant eller att alla raderna inte går att attestera trots behörighet för beloppen? Nedan ges några tips på hur man kan stämma av inställningar och hitta vart begränsningen ligger.   Som första steg måste vi ta reda på vad som är atteststyrande på enheten. Gå via "Enhetsregister>Inställningar, fliken Konton och objekt" och kontrollera för vilken/vilka rader kolumnen Attest har värdet "1". I bilden nedan är "KST" det atteststyrande objektet.   Gå därefter in på användaren och fliken "Visa behörigheter". Kontrollera så att "konto/objekt" är inställt på det atteststyrande värdet och jämför listan med hur fakturan i fråga är konterad. Värdet "-1" betyder obegränsat i bilden nedan.   Saknas något värde från den anställda behöver detta läggas till via "Behörigheter>Behörigheter, fliken Attestbehörigheter". Vi rekommenderar här att nyttja roller men behörigheterna kan även läggas direkt på användaren.   Tips! För att se vilka behörigheter/rättigheter en specifikt roll har kan man inne på användaren dubbelklicka på rollen för att få upp mer information.  

Om du har Visma DCE 4.51 och Internet Explorer 11 kan det finnas problem med vikariefunktionen. För att avhjälpa detta måste du gå in i temporära internet inställningar och göra följande inställning. Först ställ in att sidan måste uppdateras varje gång den besöks Efter du har gjort denna inställning och klickat på OK skall du ta bort de temporära internetfilerna genom att göra följande. Stäng nu alla Internet Explorer fönster som du har igång och starta sedan Internet Explorer igen. Efter du har loggat in i Visma DCE kan du lägga upp en vikarie en gång. Sedan måste du göra om steg två på nytt. Ett annat alternativ är att använda DCE administrator för att lägga upp vikarier för användarna.    

I Visma DCE är det möjligt att kopiera inställningar som man gjort till andra enheter. Mycket viktigt att tänka på här är att man när man t.ex är inne i enhetsparametrar och vill kopiera ut en förändrings som man gjort till andra enheter markerar den förändrade inställningen och markerar "Kopiera vald parameter" innan man klickar på OK. Om man ej gör detta skrivs alla inställningar över på den andra enheten inklusive ConnectionString vilket gör att enheten försöker använda fel Visma Control databas.    

Under sommaren och semestertider så kan användare behöva ta över varandras arbetsuppgifter och fakturaflöden. Nedan finns arbetsgångar på den lättaste hanteringen samt tips på de vanligaste felen som kan uppstå i samband med ersättare.   Lägga till vikarie  Temporära roller  Försvunna fakturor 

Under "sök faktura" i DCE finns möjligheten att söka fram och lista samtliga fakturor som aktuellt ligger i hos en specifik användare. Funktionen kan vara användbar vid exempelvis: När en användare ska raderas Om en användaren är frånvarande och fakturor kan behöver flyttas Om en användare behöver påminnas om någon faktura i sin kö

En vanlig fråga från administratörer i DCE är om det finns någon utskrift som visar attestbehörigheterna.   Detta finns under Rapporter i DCE. Rapporten heter Attestbehörighetsspecifikation. Den gäller per enhet och visar attestbehörigheter både för roller och användare. För att se vilka roller en användare sen har kan utskriften Rolltillhörighet skrivas ut. Dessa två rapporter i kombination kan då visa exakt vad en användare kan attestera i DCE.   Om en rapport saknas i DCE måste de läggas till i DCE Admin på enheten.    

Nu erbjuder vi ett kostnadsfritt webbinar av avtalsmodul i Visma Document Center Enterprise. Vi visar från grunden hur du enkelt kommer ingång och vilka inställningar som behöver göras.  Kan vara värt att redan nu undersöka att ni har era avtal i ett elektroniskt format  dvs pdf eller annat.   Datum  12 mars kl 10.00-10.30   Anmäl er via denna länken   Visma Contract    

Följande steg går igenom hur ett eller flera registrerade avtal raderas från DCE. För att radera ett avtal behövs tillgång till DCE-admin.   Börja med att söka fram och ändra status på önskade avtal till "Makulerat" i DCE-webb. Fältet hittas inne på avtalet i den vänstra kolumnen. Öppna därefter upp DCE-admin och gå via Operationer>Operationer, fliken Ta bort avtal. Sök fram och markera ett eller flera avtal som ska raderas. Klicka Ta bort. Avtalet är nu raderat.

Fråga: Kan jag få en XML faktura som har en tillhörande PDF att visa PDF fakturan som första sida? Svar: Ja detta styrs med en inställning i Visma Administrator,  vilken sida som skall visas som första sida. 

I version 12 av DCE har varningen för förfallna och snart förfallna fakturor fått ett nytt utseende. Varningen dyker upp i fakturalistan 5 dagar innan fakturans förfallodatum för att ge tid att slutbehandla fakturan.   Tidigare utseende: Nytt utseende:

Visste du att du kan rensa alla filter på en gång i fakturavyn genom att klicka på länken längst ner till vänster "Rensa filterfält".    

 Det är många av er som önskat en enklare funktion att underhålla  enheter (företag) i DCE.  I senaste versionen 10.10 har vi byggt funktion för detta. Det innebär att om du  har lika värden gällande enhetsparametrar, enhetskonteringar, roller för behörigheter och rättigheter kan du nu skapa en Huvudenhet som mall  och välja en av enheterna och kopiera in värden från valda enheten. Denna mallen  "Huvudenhet" kan du koppla på  valda enheter "underenheter".  Vid uppdatering av Huvudenhet uppdateras alla kopplade enheter. Denna modul ingår i er DCE licens. Kontakta er Visma konsult för mer detaljerad information.          

Tidigare kunde man inte söka på stängda konton eller objekt. Man bara kunde söka på värden som visades i listan och denna visade endast aktiva konto och objekt. I Visma DCE 7.1.1 är det nu möjligt att skriva in ett värde i sökfältet och får träff på stängda konto och objekt.