Är du kund hos oss och behöver hjälp i ditt program?
Vår support finns från och med 3 december 2018 för dig via chat från vårt Community.
Här har du möjlighet att ställa frågor som berör Visma Control och Document Center Enterprise.
Chatten är bemannad vardagar mellan 09.00-15.00, lunchstängt 12-13
Med vänlig hälsning
Visma Support
Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Visma Control.
-Tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som semestervikarier ska utföra. T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.
-För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.
-Supporten för Visma Control är bemannad hela sommaren.
Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com
I version 13 finns ny funktionalitet vid matchning av e-fakturor, som möjliggör att matchning görs på både ORGnr och BGnr i kombination. Detta gör att fakturor där en leverantör finns upplagd två gånger i Control, en med eget BGnr och en med BGnr till ett factoringbolag, fortfarande kan matchas mot fakturan. Detta fungerar även om factoringbolagets BGnr finns på ytterligare leverantörer. I tidigare versioner har detta inte varit möjligt.
Matchningsordningen ser numera ut enligt nedan. DCE går igenom listan från 1 till 12 men stannar på den första unika träffen som ges. Ordningen inleds med de nya starkare värdena (1-7) och avslutar med enkelvärden (8-12) för att försäkra en så specifik men ändå övergripande matchning som möjligt.
GLN
Organisationsnummer+Bankgiro
Moms.reg.nummer+Bankgiro
Leverantörsnamn+Bankgiro
Organisationsnummer+Plusgiro
Moms.reg.nummer+Plusgiro
Leverantörsnamn+Plusgiro
Organisationsnummer
Moms.reg.nummer
Leverantörsnamn
Bankgiro
Plusgiro
Under våren kommer vi att hålla gratiswebinar där vi går igenom menyer och funktioner i DCE Administrator. Under genomgångarna kommer det även finnas möjlighet att ställa frågor.
Webinaren hålls vid två tillfällen och varar i 45 minuter.
Båda genomgångarna kommer beröra samma punkter och riktar sig mot administratörer.
Tillfällen:
25/3 10:00-10:45
6/5 10:00-10:45
Missa inte möjligheten och tipsa gärna dina kollegor. Anmäl dig HÄR
Ni som som kör en äldre version än 11 av DCE kan inte längre reaktivera er licens via internet. För att det ska fungera krävs en ändring av en konfigurationsfil för att säkerställa kopplingen mot den nya uppgraderade licensservern.
Kontakta supporten för instruktioner.
Det finns många sätt att automatisera och effektivisera ert fakturaflöde, bland annat med hjälp av återkommande fakturamallar samt referensregistret i DCE.
Med hjälp av återkommande fakturamallar så kan ni effektivisera och automatisera stora delar av hanteringen av fakturor som är återkommande, exempelvis varje månad eller kvartal.
I återkommande fakturamallar har ni möjlighet att lägga in färdiga konteringsrader inkl. periodisering och fastighetsmoms, samt signaturer (sakgranskning och attest).
Mallarna läggs upp kopplat till en leverantör med ett beloppsintervall, giltighetstid och kopplas också ofta till en referens (exempelvis ett mobilnummer eller anläggningsnummer).
När fakturan sedan kommer med korrekt referens och inom det tillåtna belopp intervallet så matchas fakturan mot mallen och fakturan kan således gå hela vägen direkt till definitivbokning och redo för betalning.
Det finns naturligtvis också möjlighet att spåra och följa upp alla fakturor som har matchats mot en mall via Sök faktura.
Det går också att effektivisera fakturahanteringen med hjälp av referensregistret genom att lägga upp referenser och koppla dessa till en användare, samt koppla bort ankomstkön.
När fakturor kommer in och där korrekt referens finns på fakturan så matchar DCE mot referensregistret och skickar fakturan direkt ut till den användare som är kopplad till referenser. Alla fakturor som inte har korrekt referens och som inte kan matchas landar i ankomstkön som vanligt.
Vill man inte koppla bort ankomstkön men ändå dra nytta av referenserna och använda ovan funktion för vissa leverantörer så kan man på leverantören ange att fakturor inte ska skickas till ankomstkön om korrekt referens finns med på fakturan.
Ni kan läsa mer om det här
https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Visma-Control/Ni-kan-automatisera-trots-att-ni-alltid-anvander-ankomstkon-i/ta-p/523851
Vill ni veta mer eller få hjälp att komma igång med något av ovan, kontakta oss på visma.control@visma.com
Att periodisera fakturor direkt från DCE är ett enkelt sätt att få ett väl fungerande flöde i periodiseringen. Du sätter upp periodiseringen och sparar.
För att det ska fungera att periodisera över flera år behöver du säkerställa att det nya året är skapat i Control. Det gör du under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder. Klicka på nytt för att skapa nytt år. Året behöver inte vara aktiverat, bara skapat.
Ett starkt tips från oss på Visma är att regelbundet kontrollera och säkerställa att det finns fungerande backuprutiner för databaser och applikationsservrar. En tillförlitlig backup är avgörande för att minimera förlusten av data i händelse av olyckor, felaktig hantering eller andra cyberhot.
Några tips!
Se till att det finns ett regelbunden och automatiserat schema för att säkerhetskopiera era databaser och applikationsservrar. Daglig, veckovis eller månatlig frekvens.
Förvara backupkopior på minst två olika säkra platser,
Övervakningssystem för att regelbundet testa och verifiera att dina backupkopior är fullständiga och återställningsbara.
Dokumentera backuprutiner och återställningsprocessen.
Att ha en pålitlig backupstrategi är en grundläggande del av företagets IT-säkerhet, och det är positivt att du påminner om vikten av detta, särskilt med tanke på de osäkra tiderna vi lever i.
Här kommer ett tips på en bra enhetsparameter i EFH modulen DCE som heter 'BookdateReverseDays' och som med fördel kan användas vid årskiftet.
BookdateReverseDays fungerar så att om en fakturas bokföringsdatum, vid import, faller inom det angivna antalet dagar in i en månad justeras datumet till den siste i föregående månad. Det betyder att om man sätter denna parametern till "5" så kommer fakturor som importeras med ett bokföringsdatum som är inom de första fem dagarna i månaden automatiskt sättas till den siste i föregående månad. Detta kan underlätta vid tex årsskifte då man vill att fakturor som importeras in de första dagarna på det nya året men egentligen tillhör det gamla året automatiskt ska få bokföringsdatum i föregående år.
Parametern hittar man i DCE Administrator under Enheter - Den aktuella enheten - Enhetsregister - Inställningar - fliken Enhetsparametrar.
Hej!
Nu när julen snart är här och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.
Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".
Från version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.
Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.
I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".
I nästa steg väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter för vilken period det ska gälla.
Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.
Klicka här för att läsa mer om att ärva attestbelopp.
Prenumera gärna på både nyheter och användartips här inne på Community så att ni inte missar kommande inlägg.
Fältet och rättigheten fakturakategori har ändrat namn till fakturatyp.
Har användaren access till rättigheten fakturatyp kan användaren lägga till och ändra fakturatyp, oavsett steg ute i flödet. Kan även ändras från söken.
Ändra fakturatyp i flödet
I senaste versionen DCE 15.00 i avtalsmodulen får du med dig dina konto och koddelar som du har registrerat på ditt avtal. Via sök/redigera fliken finns funktionen export.
I sommar släpptes Control och DCE version 15, detta betyder att version 13 och bakåt inte längre har utvecklingsstöd. Många står nu inför valet om de ska uppgradera sin installation till version 15 eller migrera till molnet och Control Edge.
För de flesta kunder är Control Edge det mest moderna, framtidsinriktade beslutet. Med Edge innebär det att ni kommer göra er sista uppgradering, själva migreringsprojektet. Därefter kommer alla uppdateringar löpande och ni slipper planera in testperioder och nertid framöver.
Control 15 kom med nya funktioner (Inlägg om version 15 på community ) och är valet för er som av olika anledningar ännu inte har möjlighet att gå till molnet.
Vi hjälper er gärna vidare i ert resonemang. Ta kontakt med visma.control@visma.com och berätta att ni vill titta närmare på detta. Då kommer ni bli kontaktade av en projektledare.
När du skapar en vikarie för en användare ärver inte vikarien denna användares behörigheter och rättigheter. För att lättare hantera detta kan du tilldela den vikarierande användaren temporära roller. Detta gör du genom att öppna upp användarkortet för den vikarierande användaren och klicka på fliken "Köer och roller". Längst ner till höger ser du fältet "Temporära roller". Här klicka du på "Ny"
Ett nytt fönster öppnar sig där du kan välja den/de roll/er som användaren behöver för att kunna hantera de fakturor som den användare som hen vikarierar för. Sedan väljer du under vilken period som dessa roller skall vara giltiga och klickar på "OK".
Nu har användaren fått dessa roller under den aktuella perioden. OBS, notera att du fortfarande måste tilldela användaren eventuella köer som hen behöver för att kunna hantera fakturor för användaren som hen vikarierar för.
Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Control.
-Tänk på att testa igenom rutiner och flöden som semestervikarier ska utföra. T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.
-För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.
-Supporten för Visma Control är bemannad hela sommaren.
Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till visma.control@visma.com
Nu när det närmar sig sommaren och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.
Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".
Från version 13 och framåt ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.
Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.
I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".
I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.
Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.
Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade fakturor?
Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i EFH modulen DCE för lättare spårning.
Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".
För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.
Denna artikel är länkad till ett webinar som fokuserar på leverantörsbearbetning, med målet att öka användningen av e-fakturor och uppnå en e-faktureringsgrad på 80%.
Länk till webinar