Användartips för Visma Control

Det finns många sätt att automatisera och effektivisera ert fakturaflöde, bland annat med hjälp av återkommande fakturamallar samt referensregistret i DCE.    Med hjälp av återkommande fakturamallar så kan ni effektivisera och automatisera stora delar av hanteringen av fakturor som är återkommande, exempelvis varje månad eller kvartal. I återkommande fakturamallar har ni möjlighet att lägga in färdiga konteringsrader inkl. periodisering och fastighetsmoms, samt signaturer (sakgranskning och attest).   Mallarna läggs upp kopplat till en leverantör med ett beloppsintervall, giltighetstid och kopplas också ofta till en referens (exempelvis ett mobilnummer eller anläggningsnummer). När fakturan sedan kommer med korrekt referens och inom det tillåtna belopp intervallet så matchas fakturan mot mallen och fakturan kan således gå hela vägen direkt till definitivbokning och redo för betalning.      Det finns naturligtvis också möjlighet att spåra och följa upp alla fakturor som har matchats mot en mall via Sök faktura.     Det går också att effektivisera fakturahanteringen med hjälp av referensregistret genom att lägga upp referenser och koppla dessa till en användare, samt koppla bort ankomstkön. När fakturor kommer in och där korrekt referens finns på fakturan så matchar DCE mot referensregistret och skickar fakturan direkt ut till den användare som är kopplad till referenser. Alla fakturor som inte har korrekt referens och som inte kan matchas landar i ankomstkön som vanligt.  Vill man inte koppla bort ankomstkön men ändå dra nytta av referenserna och använda ovan funktion för vissa leverantörer så kan man på leverantören ange att fakturor inte ska skickas till ankomstkön om korrekt referens finns med på fakturan. Ni kan läsa mer om det här  https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Visma-Control/Ni-kan-automatisera-trots-att-ni-alltid-anvander-ankomstkon-i/ta-p/523851   Vill ni veta mer eller få hjälp att komma igång med något av ovan, kontakta oss på visma.control@visma.com

Att periodisera fakturor direkt från DCE är ett enkelt sätt att få ett väl fungerande flöde i periodiseringen. Du sätter upp periodiseringen och sparar.      För att det ska fungera att periodisera över flera år behöver du säkerställa att det nya året är skapat i Control. Det gör du under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder. Klicka på nytt för att skapa nytt år. Året behöver inte vara aktiverat, bara skapat. 

Din dator behöver fräschas upp lite då och då och det kan du göra genom att starta om den.

I senaste versionen DCE 15.00 i  avtalsmodulen  får du med dig dina konto och koddelar som du har registrerat på ditt avtal.  Via sök/redigera fliken finns funktionen export.    

  I sommar släpptes Control och DCE version 15, detta betyder att version 13 och bakåt inte längre har utvecklingsstöd. Många står nu inför valet om de ska uppgradera sin installation till version 15 eller migrera till molnet och Control Edge.    För de flesta kunder är Control Edge det mest moderna, framtidsinriktade beslutet. Med Edge innebär det att ni kommer göra er sista uppgradering, själva migreringsprojektet. Därefter kommer alla uppdateringar löpande och ni slipper planera in testperioder och nertid framöver.    Control 15 kom med nya funktioner (Inlägg om version 15 på community ) och är valet för er som av olika anledningar ännu inte har möjlighet att gå till molnet.    Vi hjälper er gärna vidare i ert resonemang. Ta kontakt med visma.control@visma.com och berätta att ni vill titta närmare på detta. Då kommer ni bli kontaktade av en projektledare.

    Nu när det närmar sig sommaren och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 och framåt  ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.       

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade  fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i  EFH modulen DCE för lättare spårning. Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".         För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.    

För er som alltid använder gruppkön ankomstregistering i leverantörsfakturaflödet och vill att vissa leverantörer som alltid har referensvärde på sig skall gå direkt ut i flödet.  Kan ni slå på denna funktion per leverantör - Skicka inte faktura till Ankomstkön   Gör följande: Enhetsregister Visma DCE  Administrator Enhetsparametern UseArrival = 1 (har ni redan påslagen) att ankomst alltid skall användas. Sök upp leverantören  och ändra i Enheter\Enhetsregister\Leverantörer/Extra Info  Markera värde Skicka inte fakturan till Ankomstkön Fakturorna från aktuell leverantör kommer inte att stanna i steget ankomst om referensvärde finns.    

Visste du  att vi har stöd för tvåfaktorsautentisering i EFH modulen DCE? Detta stöd har vi haft sen version 13.00 som släpptes juni 2020.   Studier visar att man är upp till tusen gånger säkrare med 2FA än med bara ett lösenord.   Ni som kör version 13 av EFH  modulen DCE  kan koppla på denna funktion som då gäller både för webb och DCE Mobile.        

 Hej!   Nu när julen står runt hörnet och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här finns mer information om hur funktionen har förbättrats i version 13     God Jul och Gott nytt år!

Om man arbetar med en leverantörsfaktura i Visma Control och vill ha mer information om ex fakturans flöde, hantering, attestanter, fakturabild m.m går det att öppna fakturan i DCE direkt från Control. Detta görs via "DCE-ikonen" som bland annat finns i reskontra-, betalnings- och redovisningsvyn.   Syns inte kolumnen går det att lägga till via kolumnväljaren enligt ovan bild.   Notera att användaren måste ha sökbehörighet för fakturan i DCE för att få öppna den.

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande även på sluthanterade fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i ekonomisystemet eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i DCE för lättare spårning.   Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".  

Steget Leveranskontroll ligger i Sakgranskningssteget. Funktionen är till för om bolaget har användare som bara skall ”godkänna” inköpet men inte kontera det. Förslagsvis skapas en ny roll där rättigheten för "kontera fakturor" inte tilldelas. (se förslag nedan)     Exempel på flödet kan vara att fakturan skickas till en ”Godkännare” med automatik via adresseringsreferensen på fakturan. Fakturamottagaren godkänner hela fakturan och vidarebefordrar den till vald sakgranskare som konterar fakturan och skickar vidare till attest.   När en användare tar emot och ska godkänna en fakturan för leveranskontroll går dom via Övriga åtgärder>Leveranskontroll. En ruta dyker då upp med automatik för att välja till vilken sakgranskare fakturan ska gå och "godkännarens" signatur läggs i fältet "Leveranskontroll sign".  

Visste du att det finns en inställning i DCE som gör att alla fakturor som innehåller en periodisering lägger sig i gruppkön Validera Objekt? Detta är en bra funktion om man på ekonomiavdelning vill kontrollera så att periodiseringarna är korrekta innan fakturan går vidare i flödet.   Inställningen hittas i DCE Administrator under fliken enhetsparametrar och heter "ValidatePeriodics". Om denna sätts till värdet 1 så är funktionen aktiv och alla fakturor med en periodisering lägger sig i Validera objekt efter steget sakgranskning.

Har ni någon leverantör som skickar sina fakturor via exempelvis skanning men som egentligen har möjligheten att skicka som e-faktura? Det är enkelt att kontrollera. E-fakturor är ett snabbare, säkrare och mer informationsrikt alternativ. (Nedan beskrivning utgår ifrån att Inexchange är er tjänsteleverantör) Logga in i Inexchanges portal via: https://web.inexchange.se/inexchange/Start/Account/Login  Välj "Utöka ditt nätverk" Sök fram leverantören på Namn, org.nr eller GLN Visas nedan symbol har leverantören möjlighet att skicka e-fakturor.

 Här kommer några tips du kan undersöka om det är problem med att radera en användare i DCE.     - Kontrollera att användaren inte har några fakturor i sina köer genom att i DCE välja utökat sökläge och välja användaren i fältet för Fakturor i flödet, se bild ovan. Om det finns kan du i DCE Admin under Operationer och fliken Flytta faktura flytta de till en annan användare eller till utredning.    -Kontrollera att det inte finns några preliminärbokade fakturor i DCE där användaren har en konto-, sakgransknings- eller attestsignatur. Signaturen måste då tas bort eller måste den defintivbokas. För att undersöka detta väljer du utökat sökläge i DCE. Välj status Preliminärbokad och sen gör en sökning för varje typ av signatur, se bild ovan.   - Kontrollera om det finns några konteringsmallar med användaren som ägare och markerade som publik. Detta gör du under varje enhet i DCE Admin - Enhetsregister - Konteringsmallar. Om det finns måste de redigeras och avmarkeras som publik innan användaren går att radera. Tänk på att när en delad konteringsmall avmarkeras som publik blir den raderad tillsammans med användaren.   - Om ni har Avtal i DCE får användaren inte ligga med sitt namn i fältet Påminnelse till för några avtal. Om det finns måste du ta bort/byta användaren i fältet Påminnelse till för alla avtal.   Om det fortfarande inte skulle gå att radera användaren även om du gått igenom ovanstående punkter kan du ta kontakt med DCE supporten för hjälp.  

För att se vilken version av DCE som ni har gör du enklast så här. Klicka på ditt användarnamn uppe till höger i DCE Välj "Användarinställningar" I botten av rutan som öppnas ser du version  

Visste du att det finns en rapport som listar samtliga referenser på vald enhet?    Rapporten hittas i DCE-webb under menyn "Rapporter" och heter "Referenser". Den går att exportera till flera olika format exempelvis PDF eller Excel för vidare hantering.   För att rapporten ska vara tillgänglig behöver den aktiveras via DCE-admin>enhetsregister>Rapporter. Tänk även på att rättigheter kan behöva tilldelas till användare som ska ha tillgång till rapporten.  

Funktionen Kopia till anläggning kan vara till stor nytta för att fånga upp fakturor som bokförs på inventarier/-anläggning eller andra konton.   Det finns två funktioner. 1. Att det skapas en kopia på varje faktura som har markeringen i kontoregistret från  redovisningen eller om detta  görs manuellt ute i leverantörsfakturaflödet.  2. Skapa en preliminär anläggning till anläggningsregistret  vid definitivbokningen. Detta styrs av enhetsparameterna "Create asset" = 1  som finns i Visma Administrator   Om ni har flaggade konton i redovisningen att det är ett anläggningskonto så kommer en kopia på varje leverantörsfaktura som innehåller märkta konton att finnas i gruppkön "Kopia anläggning. Samma sak gäller om en användare som har rättighet att markera fakturan som "kopia anläggning att landa i denna kön. Kan vara bra om användaren är osäker på t ex förbrukningsinventarier över ett visst belopp skall bokföras som en kostnad men ändå vill hålla koll på inköpta telefoner eller annat.  Kopia på fakturan ligger kvar i gruppkön tills ni väljer att ta bort den från kön. Man kan även se fakturabild  och alla info från EFH modulen inne i redovisningen där DCE ikonen visas.                         

När ett nytt konto eller objekt har skapats i Visma Control behöver oftast konteringsbehörigheter tilldelas för att användarna ska kunna nyttja dom i DCE. Inställningarna hittas i DCE admin, på respektive enhet, under Enhet>Behörigheter>Behörigheter, fliken "Konteringsbehörigheter". Markera den roll eller användare som ska kompletteras. Välj om det gäller ett konto eller objekt. Markera ett eller fler värden under "Tillgängliga värden" och flytta till "Valda värden". Spara ändringen. Tänk på att inställningen kan ta några minuter innan den slår igenom i DCE-webb.