Användartips för Visma Control

Förra veckan tipsade vi om hur du kan hitta differenser mellan rapporten Periodisering, specifikation och huvudboken. Så här kan du göra för att redigera differenserna:    Gå till Redovisning / Sök / Verifikationsrader.  Fyll i endast periodiseringskonto. Kryssa Ladda även raderade rader.  Tryck på Ladda.  Kontrollera att alla poster finns och motsvaras av värdet i fältet Belopp och gröna bockar på utförda månader i periodiseringsregistret. Klicka på kugghjulet och välj att visa Ägartyp och Skapad av.  Stäm av att värdet Periodisering finns i alla fälten under Ägartyp, och att Periodisering finns i alla fälten under Skapad av. Klicka på mappen i fältet Verifikationsnr för att redigera eller kontrollera en verifikation. I de verifikationer där du kostnadsför, ska Ägartyp och Skapad av även finnas på raden med kostnadskonto.  Klicka på knappen Redigera, stryk felaktig rad med minustecknet på raden, och lägg till nya korrekta rader med plustecknet.  Kontrollera att det endast finns en post i periodiseringsregistret för den verifikation där periodiseringen sattes upp.  Om du har ett försystem för fakturering eller hantering av leverantörsfakturor, görs periodiseringen i regel där och kan behöva stämmas av direkt i försystemet. För att korrigera i en stängd period, kan du vända verifikationen i en öppen period, och vända tillbaka vändningen i samma period. Därefter kan du korrigera den senaste vändningen. Om det fortfarande inte stämmer; kontrollera hur du parametersatt rapporten och ta fram den för en senare period. Har du frågor? Vi hörs på visma.control@visma.com.

Rapporten Periodiseringar, specifikation visar de periodiseringar som har en verifikationsrad med aktuellt periodiserings-ID i fältet Skapad av.    När du använt periodiseringskontot manuellt i bokföringen, är det vanligt att tillhörande periodisering i periodiseringsregistret saknas, eller att koppling mellan verifikationsrad och periodisering inte finns.  Vid korrigering av en verifikation kan en strykning ha gjorts av en rad där periodiseringskontot är bokat, medan den nya korrigerade raden saknar de värden i Ägartyp och Skapad av som fanns på den strukna raden. Då försvinner länken som gör att rapporten fungerar. När du registrerat en periodisering och behövt avbryta processen, kan registerposten fattas eller ha fått en ofullständig länk. På motsvarande sätt kan en dubblett ha skapats, om du avbryter och fortsätter processen senare. Om du saknar en periodiseringspost i registret och sätter upp en ny manuellt, behöver du länka posten till motsvarande verifikationer med hjälp av fälten Ägartyp och Skapad av för att rapporten ska visa aktuella belopp. Ursprungligt belopp inom parentes tyder på periodisering bakåt. Du kan då behöva ta ut rapporten för en senare period för att få aktuella värden.  Vi visar tips och trix om periodisering på våra kostnadsfria webbinar. Anmäl dig här!

Om du har registrerat funktionen periodisering på ett konto, föreslås kontot automatiskt i periodiseringsregistret när du periodiserar en verifikation.   Du sätter upp en manuell verifikation som vanligt med de kostnads- och intäktskonton som ska användas. Klicka på mappen vid det belopp som ska periodiseras, eller kryssa i rutorna för att periodisera flera rader samtidigt. När du väljer flera rader samtidigt, behöver du välja samma fördelningsdatum för alla rader. Fyll i fördelningen i fönstret som visas, och spara.        Om du väljer att periodisera enstaka rad, kommer du vidare till registret när du klickar på mappen. Där fyller du i de uppgifter som saknas och klickar på knappen Fördela.       När du sparat registerposten, kommer du tillbaka till verifikationen. Nu har kostnadskontot uppdaterats till aktuellt periodiseringskonto och i fälten Ägartyp och Skapad av finns nu den information som behövs för att länka transaktionerna till periodiseringsposten. För att periodiseringen ska fungera, behöver du nu spara verifikationen.      Det periodiserade beloppet kostnadsför du därefter under Redovisning / Operationer.

  På våra kostnadsfria webbinar har du möjlighet att lära dig mer om Control och får se några av de tips & trix som finns för att underlätta din vardag. På vårens första webbinar, visar vi hur du själv kan hitta en lösning på vanliga frågor från användare om flöden och processer inom ekonomisk administration.    Varmt välkommen att anmäla dig här!

Du kan periodisera flera år framåt om du skapar de år som periodiseringen avser. Åren behöver bara skapas, inte aktiveras. Du skapar åren under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder.      Periodisera därefter som vanligt, från försystem, leverantörs- eller kundreskontra, alternativt från bokföringsorder.      Vill du veta mer om periodisering? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.

GLN (Global Location Number) används av företag som vill identifiera platser och parter i leveranskedjan. Det kan finnas flera fysiska eller digitala platser för ett och samma organisationsnummer, alternativt flera delar hos juridiska personer som exempelvis förvaltningar hos en myndighet.   Om du missat att ange GLN där det är obligatoriskt, kan i vissa fall fakturan gå iväg som en pappersfaktura. Trots att du fyllt i fakturamallen som du ska och även om det i InExchange portalen finns angivet att mottagaren accepterar e-faktura.    När du anger GLN nummer direkt på kundkortet så kommer det med när du skickar din e-faktura.       

Under fliken Utbildning här på Visma Community kan du anmäla dig till våra kostnadsfria webbinar. Om du råkade missa något av dem, kan du i efterhand se en inspelning av genomgången.    Du kan se webbinaret här. 

Din dator behöver fräschas upp lite då och då och det kan du göra genom att starta om den.

Den främsta anledningen till differenser mellan anläggningsregistret och anläggningstillgångar i huvudboken är manuella bokningar. Här följer några exempel på hur du kan undvika differenser:   Undvik att lägga upp en ny anläggning direkt i registret. När du skapar en ny anläggning, bör du ha kryssat i rutan Anläggningskonto för det konto där du vill bokföra anläggningen. När du därefter använder kontot i bokföringen eller leverantörsreskontran, får du även en preliminär anläggning i registret, som du kan uppdatera.    Om du gör en avskrivning direkt i bokföringen, påverkas inte registret. När du gör en avskrivning, välj Anläggning / Avskrivning. Dina avskrivningar kommer då att uppdatera både registret och bokföringen.    När du delar, säljer eller utrangerar en anläggning i en bokföringsorder, påverkas inte heller registret. Välj Anläggning / Anläggning, och därefter Sälj, Utrangera eller Dela, så påverkas uppdateras även huvudboken.    I vissa fall kan en avskrivning eller annan händelsetyp behöva ändras. Om du redigerar direkt i verifikationen, finns inte någon länk till registret. Välj Anläggning / Sök / Anläggningshistorik, och redigera via mappen i kolumnen händelsetyp istället.    Behöver du hjälp med dina anläggningar? Kontakta oss på visma.control@visma.com. 

När en manuell bokföringsorder skickats för godkännande i Approval, får angivna attestanter ett mail. Attestanterna kontrollerar och godkänner, eller avvisar, i Visma.net Approval.    För att undvika manuella bokningar på vissa verifikationsserier, kan du från version 15 av Control använda en särskild verifikationsserie för de verifikationer som ska godkännas i Approval.      När du försöker använda serien för verifikationer som inte kommit tillbaka från Approval, visas ett felmeddelande.   Vill du veta mer om nyheter i de senaste versionerna? Välkommen till uppgraderingswebbinar. 

För att kontrollera hur många användare som finns kvar i din licens kan du räkna antalet upplagda under Inställningar / Systeminställningar / Användare, och jämföra med det antal som senast fakturerats från Visma.    Från version 15 kontrolleras antalet användare i licensen direkt när en ny användare skapas. Det innebär att ett felmeddelande visas om att licensen inte tillåter fler användare.       Vill du veta mer om vad som är nytt i de senaste versionerna? Anmäl dig till nästa tillfälle av vårt uppgraderingswebbinar. 

Autopay har en inbyggd hjälpfunktion som kan vara behjälplig om det skulle uppstå några frågor när ni är inloggade i Autopay. För att komma åt hjälpen så tryck på (?) som finns uppe till höger bredvid ert namn. Skulle ni till exempel ha en fundering hur man går tillväga för att lägga upp ett nytt bankavtal, så kan ni söka på det så får ni upp resultat som ni kan ta hjälp av.     

Behöver du göra en valutaomvärdering på orealiserade kursvinster och -förluster? Uppdateringen styrs av transaktioner med valuta för de konton du valt, samt förändringar i valutakurs. Så här gör du:   Kontrollera att verifikationsserier för affärsenheten finns uppsatta under Inställningar / Systeminställningar / Valutaomvärdering. Kontrollera att alla kurser är uppdaterade, om du inte använder automatisk uppdatering av valutaregistret.  Gå in under Redovisning / Valutaomvärdering. Välj affärsenhet, datum och klicka på Ladda. Säkerställ att alla konton som ska omvärderas har ett konto för vinst / förlust i kolumnen.    Under Redovisning / Register / Konton kan du kryssa rutan för de konto som ska omvärderas, samt välja konton för valutakursdifferenser och värdereglering. Välj bokföringsdatum.  Om allt verkar stämma kan du spara. Du får ett meddelande om att en verifikationslogg skapats och kan välja att gå vidare direkt till loggen.  Du kan kontrollera verifikationsloggen innan du sparar den i bokföringen.      Har du frågor och funderingar? Kontakta visma.control@visma.com.

  I sommar släpptes Control och DCE version 15, detta betyder att version 13 och bakåt inte längre har utvecklingsstöd. Många står nu inför valet om de ska uppgradera sin installation till version 15 eller migrera till molnet och Control Edge.    För de flesta kunder är Control Edge det mest moderna, framtidsinriktade beslutet. Med Edge innebär det att ni kommer göra er sista uppgradering, själva migreringsprojektet. Därefter kommer alla uppdateringar löpande och ni slipper planera in testperioder och nertid framöver.    Control 15 kom med nya funktioner (Inlägg om version 15 på community ) och är valet för er som av olika anledningar ännu inte har möjlighet att gå till molnet.    Vi hjälper er gärna vidare i ert resonemang. Ta kontakt med visma.control@visma.com och berätta att ni vill titta närmare på detta. Då kommer ni bli kontaktade av en projektledare.

Du kan utföra uppgifter automatiskt vid en vald tidpunkt genom att sätta upp dem i ett schema. För att kunna använda schemaläggning behöver du ha rollen Admin på privilegiet Scheduler. Så här gör du:   Gå in på Schemaläggare / Schemaläggare i menyn till höger på skärmen. Klicka på Ny för att göra en ny schemaläggning. Välj arbetsuppgift som ska schemaläggas. Om du har senaste uppdateringen kan du exempelvis skicka fakturor dagligen. Beroende på vilket val som görs visas parametrar som är relevant för vald uppgift. Gemensamma uppgifter är startdatum för jobbet, klockslag för start, hur ofta upprepning ska göras; t ex intervall 1 och återkommande månad för en gång varje månad, slutdatum om ett sådant finns. Det är möjligt att begränsa till exempelvis specifik affärsenhet, reskontraserie, verifikationsserie och periodiseringskonto i filtreringen.    En av de senaste funktionerna i Schemaläggaren är att överföra verifikationsloggar. Läs om exempel på fler kommande nyheter i vårt inlägg här.   

Många av våra befintliga kunder visar ett stort intresse för vår molntjänst Control Edge och i samband med det väcks ofta ett antal frågor kring säkerhet och var datalagring sker. Många kunder har idag lokala installationer och kundens IT-avdelning känner väl till den tekniska miljön, så det är helt naturligt att det finns frågor ni som kund behöver svar på inför en övergång till vår molntjänst.   Med den samlade erfarenheten av vilka frågor som ställs från våra kunder och för att underlätta för er att ta del av information kring säkerhet har Visma samlat information på en sida som heter Trust Centre, https://www.visma.com/trust-centre/ . De flesta av våra kunder hittar svar på sina frågor här, så dela gärna informationen om Trust Centre med er IT-avdelning.   Om ni följer länken ovan kan ni välja produkt “Control Edge” och där läsa mer om säkerheten för vår molntjänst.            

Om du vill simulera beräkning av fastighetsskatt för en anläggning, går du in under Anläggning / Anläggning och väljer aktuell fastighet samt fliken Taxeringsvärde.      När du trycker på knappen Beräkna, visas de två alternativa beräkningarna. I det första alternativet som presenteras hämtas det taxeringsvärdet som angivits, samt antalet lägenheter eller småhus. Beloppet multipliceras med maxbelopp per lägenhet eller småhus. Värdena adderas för att få det omräknade värdet.     I det andra alternativet hämtas enbart det angivna taxeringsvärdet. Det multipliceras med den %-sats för respektive fastighetstyp som är angiven under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Anläggningar och reskontra. Resultatet blir det alternativa omräknade värdet.      Du bokför skatten under Anläggning / Fastighetsskatter, där Control automatiskt väljer det mest fördelaktiga alternativet. Det finns också möjlighet att sätta upp bokföringen av fastighetsskatt i schemaläggaren.      Har du frågor eller vill ha hjälp av en konsult? Kontakta oss på visma.control@visma.com. 

Under Redovisning / Valutaomvärdering kan beräkna orealiserade valutakursvinster eller förluster. Omvärderingsdifferensen beräknas som saldot multiplicerat med respektive valutakurs för aktuell period. Det betyder att förändringar i saldot påverkar, liksom förändringar i aktuell valutakurs under perioden.  Det är möjlighet att räkna om valutan flera gånger per månad, om exempelvis kursen skulle förändras efter gjord omräkning. Valutakurserna hämtas från Redovisning / Register / Valutor och en valutakurs gäller fr o m angivet datum och fram tills ny kurs finns angiven.    Omvärderingen hamnar som en verifikationslogg så att du kan granska den innan den överförs. En vändning av din tidigare omvärderingsverifikation görs automatiskt i den nya omvärderingsverifikationen. 

Med den nya import av verifikationer som tidigare var en anpassning, får du en flexibel hantering av Excelunderlag. Du kan mappa upp information i Excel, och importera den som verifikationer i en logg. För att göra mappningen behöver du privilegiet “Mappning av Excelfiler” som finns i kategorin Plugin under Systeminställning / Användare; välj aktuell användare och fliken Privilegier. Du kan ange flera bolag samtidigt och även göra koncerninterna bokningar. Vi rekommenderar att du inte blandar raderna för olika bolag, eftersom de läses in i turordning. Flera mappningsmallar kan användas utifrån olika underlag, och filen kan läsas in flera gånger. Att tänka på är att det inte finns stöd för bilagor eller för Approvalverifikationer. Om du byter inloggningsspråk i Visma Control behöver du göra en ny mappning. Så här gör du:   Spara Excelfilen på valfri destination. Välj Import / Export och fliken Excel Importinställningar och klicka på “Ny”. Kryssa i rutan Kolumnhuvud om översta raden i din Excelfil innehåller rubriker. Kategorisera kolumnerna efter kolumntyp, där N/A står för “Används ej”; columnindex motsvaras av kolumnnummer i Excelfilen och custom är ett fast värde.   Gå in under Redovisning / Verifikationer / Överför verifikationsloggar/Import för att importera filen. Välj filen och klicka på “Starta”. Bekräfta att importen är ok. 

I flödet Kontoavstämning kan du ta fram verifikationsrader som ska stämmas av och markera dem som avstämda. Du har samma filtreringsmöjlighet på raderna som under Redovisning / Sök. Men här kan du även bocka av dina avstämningar digitalt; som en elektronisk avprickning av huvudboken, och spara det du stämt av till ett senare tillfälle.    Vid nästa framläsning är det möjligt att välja om du vill ta med eller utesluta redan avstämda rader.   Välj Redovisning / Kontoavstämning för att stämma av ett konto i Kontoavstämningen. Ange vilket balanskonto du vill stämma av mot och vilken tidsperiod som avses.  Vill du även ta med strukna rader, dvs redigerade verifikationer, kryssar du i fältet “Ladda även raderade rader”.  Om sortering ska göras efter absoluta belopp, kan även detta markeras så att lika belopp i debet och kredit kommer efter varandra. Därefter klickar du på Ladda. I listan kan du börja att titta på IB och UB, och stämmer de, så behöver du inte ens pricka i listan.  Utöver den filtreringen som laddas fram, så kan du kan du filtrera ytterligare, genom att i den på sökraden under rubrikerna ange olika kriterier. T ex om du vet att du söker en differens på 5 070, men inte vet om det är ett eller flera belopp, så kan du välja “Mellan” och ange 0 till 5 070. Eller så vill du kanske filtrera fram en verifikationsserie eller en reskontratyp. Efter genomgång kan bockar du av i kolumnen Avstämd. För att enklare kunna följa totalt avstämt belopp, uppdateras beloppet nere till höger fönstret då en rad bockas för som avstämd.   Om du håller nere CTRL eller SHIFT och sedan markera hela raden, kan du bocka av flera rader samtidigt när du klickar på knappen “Markera valda”.    Klicka på Spara för att kunna ta fram avstämningen vid ett senare tillfälle.