Registrera ingående balans för en ny företagsdatabas

[#1]

När du börjar arbeta i ett nytt affärssystem ska vanligtvis den ingående balansen registreras. Oavsett om du börjar använda ditt affärssystem i början av räkenskapsåret eller mitt i ett år går det att registrera den ingående balansen (IB).

För att den ingående balansen (IB) ska visas på Balansrapporten måste IB verifikatet systemöverföras från det föregående året, dvs vara baserat på föregående års utgående balans. För att detta ska bli korrekt får den ingående balansen inte registreras manuellt i verifikatsregistreringen på det år som den faktiskt gäller utan på det föregående året.

Om ditt räkenskapsår startar med år 2018 ska du upprätta räkenskapsåret 2017 som ditt första räkenskapsår, när du skapar den nya företagsdatabasen för att IB ska registreras korrekt. Om du redan har upprättat år 2018 så kan du skapa det föregående året i redovisninginställningarna.

Skapa det föregående året (i detta fall år 2017)

1. Gå till Visa - Inställningar - Redovisning.
2. Klicka på pilknappen till höger om ikonen Ny i verktygsmenyn.
3. Välj Föregående.
4. Svara Ja på frågan om du önskar skapa räkenskapsåret.

Registrera ingående balans på 2017 för att 2018 ska bli korrekt

1. Gå till Visa - Redovisning - Verifikatsregistrering.
2. Klicka på kalenderknappen med årtal för att välja år 2017 (det föregående året).
3. Klicka på ikonen Ny för att skapa nytt verifikat.
4. Välj Ver.Typ = Ingående Balans.
5. Välj Ver.datum och Period. Om du till exempel har skapat en ny företagsdatabas med kalenderår och ska lägga in IB per 2018-01-01 kan du nu t ex registrera IB verifikatet på datum 2017-12-31 och period 12. Om du har ett räkenskapsår som startar 2018-05-01 så kan du t ex registrera IB verifikatet på datum 2018-04-30. Det viktiga är att verifikatet blir registrerat på det föregående räkenskapsåret som du upprättat och valt med hjälp av kalenderknappen med årtal innan det nya verifikatet skapades.
6. Börja sedan med att lägga in tillgångarna i debet, på kontona 1000-1999. Notera att konto 1510 Kundfordringar kräver att du specificerar vilken kund bokningen ska ske på. Kundfordringar kan därmed hanteras på två olika sätt:
   1. Alla kundfordringarna läggs in som egna verifikatrader för respektive kund. Du anger då konto 1510 och väljer önskad kund. I dialogrutan som visas ska du fylla i fakturanumret. Har du flera fordringar på denna kund så kan du lägga in samtliga fakturanummer separerade med t ex kommatecken. Det är också möjligt att bara skriva "Ingående balans 2018" i fältet Fakturanr. Du avgör själv vad du önskar ange för att få reskontran så rätt och överskådlig som möjligt.
   2. Om du har väldigt många kundfordringar, och kanske på många olika kunder så kan du exempelvis upprätta ett eget separat konto utan reskontrafunktion, till exempel 1511 Kundfordringar gamla systemet, och bokföra totalsumman där.
      Notera dock att du själv då måste använda detta konto när du bokför inbetalningarna för dessa fakturor från det "gamla systemet" och du måste även på egen hand hålla översikten över vilken kund som har betalat eller ej vid sidan av programmet eftersom reskontrafunktionaliteten i programmet inte är aktiv när du gör på detta sätt.
7. Därefter läggs skulder och eget kapital in på kredit, på kontona 2000-2999. Notera att motsvarande tillvägagångssätt för kundfordringar används även för leverantörsskulder 2440 då detta konto också kräver att du specificerar vilken leverantör bokningen ska ske på.
   Leverantörsskulder kan därmed hanteras på två olika sätt:
   1. En verifikatrad per leverantörsskuld (på samma sätt som för kundfordringarna, se ovan)
   2. Skapa ett nytt konto utan reskontrafunktion, t.ex. 2441 Leverantörsskulder gamla
      systemet, och bokför totalsumman av leverantörsskulderna.
      Notera dock att du själv då måste använda detta konto när du bokför utbetalningarna för dessa fakturor från det "gamla systemet" och du måste även på egen hand hålla översikten över vilken leverantör som du har betalat till eller ej vid sidan av programmet eftersom reskontrafunktionaliteten i programmet inte är aktiv när du gör på detta sätt.
8. När du lagt in IB för samtliga konto överför du verifikatet till huvudboken genom att klicka på
   ikonen Huvudbok. Det rekommenderas att du lägger in IB som ett verifikat, inte uppdelat på flera IB-verifikat. Det är alltså bättre att redovisa alla IB på verifikat IB1 istället för på IB1 + IB2 + IB3 etc. Om du ändå väljer att dela upp din ingående balans på flera verifikat, var då noga med att alla verifikat balanserar tillsammans för tillgångar och skulder och inte bara enskilt per verifikat.

Överför den inlagda balansen till det nya året

1. Gå till Visa - Redovisning - Överför preliminär Ingående balans.
2. Välj de två räkenskapsår den preliminära ingående balansen ska överföras från och till. I detta exempel 2017-2018.
3. Klicka på OK. Ett IB verifikat upprättas nu på det nya räkenskapsåret och innehåller alla
   balanskonton med dess saldon som du registrerat enligt ovan.

Skriv eventuellt ut Balansrapport, detaljerad för det nya året för att verifiera att balansen är korrekt inlagd. Detta görs genom att gå till Arkiv - Skriv ut, välja Redovisning i vänstra menyn och markera Balansrapport, detaljerad för utskrift.

Om du behöver justera den ingående balansen så lägger du in ett nytt verifikat på det föregående året med de ändringar som ska göras. Överför verifikatet till huvudbok och överför sedan en ny preliminär ingående balans mellan räkenskapsåren enligt ovan. Detta kommer då att uppdatera det befintliga IB verifikatet på det aktuella räkenskapsåret, med nya belopp.

När du gör ett årsavslut i programmet kommer den utgående balansen för det året som avslutas att
fastslås och uppdatera IB verifikatet på nästkommande räkenskapsår med dessa siffror. När årsavslutet är gjort är det året låst och du kan inte lägga in några fler ändringar för att justera den ingående balansen på nästkommande räkenskapsår.

OBS!
Du kan också lägga in IB verifikatet i det räkenskapsår som ska bli första räkenskapsår i programmet men då får du ta ut rapporten saldobalans, detaljerad i stället