Användartips för Visma Net

I vår avancerade fakturahantering så finns möjlighet att bland annat sätta upp inkommande flöden med färdig kontering utifrån en mall och automatisk attest. Vanligt är att styra inkommande flöden utifrån leverantör och referens och i de flesta fall blir det korrekt, flödet matchas och fakturan går automatiskt ut i flödet eller till slutbokföring direkt. Ibland händer det dock att exempelvis referensen är felaktig eller saknas vilket gör att det uppsatta flödet inte kan appliceras. Då finns det möjlighet att korrigera referensen på fakturan när den kommer in till systemet och sedan köra importflödet på nytt, fakturan går då iväg enligt det uppsatta inkommande flödet utan ytterligare manuell hantering.      För mer information om vår avancerade fakturahantering, kontakta er partner. Glöm heller inte att kika på vårt inspelade webbinar som ni hittar här

Här  hittar du information om nya gränssnittet direkt via menyn i Approval.   Klicka på ikonen som ser ut som en glödlampa   Klicka på Ta reda på mer      

Så här fungerar nya gränssnittet i Visma.net Approval.  Vad är nytt?  Ett nytt användargränssnitt som syftar till att förenkla din upplevelse när du arbetar med ärenden i Visma.net Approval. Det nya användargränssnittet förbättrar processen för användare att effektivt godkänna eller avvisa ärenden. Funktionerna som ingår i användargränssnittet är oförändrade jämfört med det gamla användargränssnittet, men sättet de presenteras på har förändrats.       Hur använder man det nya gränssnittet? Logga in i Visma.net Approval. Välj Mina ärenden och öppna ett ärende. Åtgärder som Godkänn, Avvisa och Andra åtgärder har flyttats längst upp till höger, tillsammans med nya ikonerna. De har samma funktionalitet som tidigare.   Alla flikar Dokument, arbetsflödesdetaljer med Anteckningar och kommentarer från den gamla vyn visas nu på en skärm,    Den nya layouten har lagts till även i Min historik, Processöversikt och Dokumentöversikt. Modulerna kan döljas genom att klicka på motsvarande ikon i sidofältet. När du döljer en modul kommer ikonen att markeras i blått. Layouten kommer att sparas, så att du kan se samma moduler när du klickar på pilarna uppe till höger och navigerar till nästa ärende     Arbetsflödesdetaljer  I den här modulen visas flödet med detaljer och tooltips visar användarens namn, e-postadress och profilbild.     Under stegets namn visas namnet på godkännarna. Under steget Godkännande visas var ärendets ursprung Expandera aktuella arbetsflödessteget för att se detaljerna: namnet på det aktuella arbetsflödessteget, aktuella godkännare och orsaken kommer att vara synliga.     Expandera arbetsflödeshistoriken så ser du en tabell med steg, åtgärd, kommentar, datum. Dessa kan sorteras på datum och användare. Finns även funktion med tooltips med e-postadress  som kan kopieras till urklipp.   Anteckningar och kommentarer Antalet kommentarer visas mellan parenteserna i rubriken Anteckningar och kommenterar är synligt på modulens ikon om du bestämmer dig för att dölja den. Du kan ange din kommentar i fältet Lägg till kommentar. En kommentar kan vara högst 501 tecken lång. Dokumentmodulen  I ärendelistan ärendelistan kan du se vilka dokument som behöver godkännas,  Antalet dokument visas i modulens rubrik, och det finns två sätt att navigera genom dokument: klicka på pilarna Sida upp eller Sida ner alternativt använd den vertikala rullningslisten.     I verktygsfältet under rubriken kan du se antalet sidor inne i dokumentet, och du har möjlighet att zooma ut och zooma in, ladda ner, rotera och skriva ut dokumentet. Dokumentet roterar 90 grader varje gång du klickar på ikonen Rotera åt höger. Om du vill skriva ut dokumentet öppnas en ny flik med dokumentet i förhandsgranskning.     Extern redigerare tillhandahålls av Visma.net ERP  Modulen för extern redigerare (redovisning med kontering) visas längst ner på skärmen för mindre upplösning (1440 - 800 px; 1680 - 480 px (vy med två kolumner) och 1280 - 640 px (vy med en kolumn), under alla moduler (detaljer om arbetsflödet) , Anteckningar och kommentarer, Dokumentdetaljer och Dokumentmodul.        Externa redigerare har en funktion för att ändra storlek, så att du kan ändra storlek på den från full bredd längst ner på skärmen till halv bredd längst ner till vänster på skärmen. När du väl har gjort ett aktivt val mellan nya knapparna bottom och left-bottom sparas layouten när du använder pilarna för att navigera till nästa uppgift och när du loggar in via samma webbläsare, efter att applikationen stängts. Den sparas inte när du väljer en annan webbläsare och den sparas inte när du öppnar ett nytt ärende från Mina Ärenden. För högre upplösningar (1920 - 725 px) visar vi en vy med tre kolumner med modulen Extern redigerare placerad längst ner till vänster på skärmen, under de tre modulerna Arbetsflödesdetaljer, Anteckningar och kommentarer, Dokument med Dokumentvisning på höger sida. Du kan ändra storlek på den extern redigeraren till full bredd och placerad längst ner på skärmen och layouten sparas endast när du använder pilarna för att navigera till nästa Denna information finns beskrivet i hjälpfilen.         

Effektivare godkänning genom att markera aktuella rader och klicka på knappen Godkänn valda. Antal dokument visas och även total belopp för de dokument som skall godkännas.    Godkänn flera dokument    

Nu går vi mot julledigheten  och  lämpligt att registrera vem som är din vikarie,  dvs vem skall godkänna dina dokument när du är ledig.  Alternativt  kan du  ladda ner Visma Manager appen.    Registrerar vikarie:   Logga in i Visma.net  Approval Välj  Inställningar Vikarie Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument) Du kan välja tre olika alternativ: Inaktiv Aktiv nu Aktiv i perioden (registrera vilka datum som är aktuella )       Du kan även ladda ner Visma Manager appen som är en del av Visma.net Approval.  Ladda ner appen Google Play App Store            

För dig som godkänner fakturor och utlägg i Approval  kan du använda appen Visma Manager.  Här får du tillgång till dina Visma Approval ärenden var som helst och när som helst   Godkänn dokumenten  genom att öppna varje dokument eller använd funktionen godkänn flera samatidigt. Visma Manager godkänn flera dokument    Om du vill följa flödet vad som sker med dina dokument  för tex utlägg eller leverantörsfakturor. Klicka på Historik.   Visma Manager Historik     Med Visma Manager kan du:  Godkänna eller avvisa fakturor och utlägg direkt i din mobil  Inspektera mottagna dokument  Lägga till kommentarer till dokument Söka på Historik Kontering på befintliga rader om du har rollen Financial User i Visma.net ERP  Visma Manager är en gratis app som ger befintliga licensierade användare av Visma Approval med möjlighet att godkänna ärenden från Approval.   Stödjer språken : Svenska, Engelska, Norska, Finska och Holländska App store Goggle Play      

Ett tips! Håll dig uppdaterad och få tillgång till den senaste informationen; godkänn fakturor, utlägg  direkt i mobilen!   Visma Manager är en gratis app som ger befintliga licensierade användare av Visma Approval med möjlighet att godkänna ärenden från Approval. Genom appen kan du hantera inkommande dokument och få en ökad kontroll med en fullständig överblick över ärenden som behöver godkännas.   Du får tillgång till Visma Approval  med Visma Manager. Tusentals användare använder redan denna app för att effektivisera sina affärsprocesser.   Med Visma Manager kan du: ● Godkänna eller avvisa fakturor och utlägg direkt i din mobil ● Inspektera mottagna dokument ● Lägga till kommentarer till dokument ● Få tillgång till dina Visma Approval ärenden var som helst och när som helst   Appen stödjer språken : Svenska, Engelska, Norska, Finska och Holländska App store Goggle Play

Vi släppte en ny funktion för ett tag sen som gäller för er som  har behov av ett enklare  EFH flöde med få godkänanre.   Nu kan man välja att  fakturan kan bli godkänd med en och samma  användare,  dvs den användaren som ni sätter upp som första godkännare.   Några saker att tänka på vid uppsättning av flödet i Approval:   Du måste fortfarande konfigurera en arbetsflödeskonfiguration Om du alltid bara vill använda första godkännare kan du skapa en arbetsflödeskonfiguration med ett enda steg där inställningen "Blockera dokumentet när inga godkännare hittas" inte är aktiverad. Du kan exempelvis  lägga till en regel baserad på en lista över godkännare, lägga till en godkännare och lägga till en beloppsgräns som inte kommer att utlösas. När du gör ändring av flödet gäller det  för fakturor som tas emot från Visma.net ERP, där en första godkännare är inställd på dokument  och eller radnivå.

Ingående fakturor har olika status beroende på hur långt de har behandlats i flödet. Dessa kolumner finns i leverantörsreskontran. Status som är fakturans status från  redovisningen och reskontran  Approvalstatus som visar status från  godkännandeflödet i Approval. Dessa kolumner kan ni enklet ta fram i er uppsättning. Tabellen nedan visar statusar som förekommer i flödet.    Status Approval Status leverantörsreskontran  Beskrivning Skickad till Approval  Balanserad Leverantörsfakturan ligger i Approval och väntar på godkännande Godkänd Öppen Leverantörsfakturan är godkänd, bokförd och klar för betalning Godkänd Balanserad Leverantörsfakturan är godkänd, väntar på kontering och frisläppning (bokföring) Avvisad Balanserad Leverantörsfakturan har blivit avvisad av användare i Approval med notering från användaren som avvisad. Kan skickas ut på nytt i flödet eller konteras och frisläppa. Väntar Balanserad Leverantörsfakturan finns i Approval och väntar på att en eller flera mottagare skall godkänna. Väntar Ankomstregistrerad Leverantörsfakturan är preliminärbokförd och finns i Approval och väntar på att en eller flera mottagare skall godkänna. Avbruten Ankomstregistrerad Godkännandeflödet har avbrutits i leverantörsreskontran. Avbruten Balanserad Godkännande flödet har avbrutits i leverantörsreskontran. Ny Balanserad Leverantörsfakturan har inte skickats till Approval och ligger kvar i leverantörsreskontran. - Öppen Leverantörsfakturan har bokförts och frisläppts direkt utan att ha skickats till Approval - Balanserad Leverantörsfakturan är registrerad i leverantörsreskontran, men uppgifter saknas           

Funktionen fyra ögon principen används för att garantera att en faktura godkänns av minst två olika användare.   Om du aktiverar funktionen läggs ett reservsteg till i slutet av arbetsflödet, där du måste definiera minst två personer som får fakturan om det endast är godkänt av en person.  Har en person redan gjort sitt godkännande  i flödet  utesluts denna från flödet.  Fyra ögon principen

Skapa ett dashboard för att få snabbare och enklare översikt över din EFH process -  leverantörsfakturaprocess. Denna  dashboard visar olika status För inkommande fakturor Olika schemaläggningar  Vilka fakturor som ligger ute i flödet  Statistik - belopp på de mest frekventa leverantörerna   Betalningar som skickats till Autopay Nya återrapporteringar från Autopay   För att komma igång  och ta del av denna funktion kontaktar du din Vismapartner.    Observera att denna dashboard med tillhörande förfrågningar och filterer är en prototyp som visar hur ett dashboard kan byggas. Er partner har bra insikt på vad som kan fungera i er miljö.     

Inställningar i Approval som du som Godkännare själv kan styra.   Antalet arbetsdagar innan ett ärende snart förfaller XX arbetsdagar innan förfallodatum (max14) = Det datum som visas  på dokumentet i ärendelistan Öppna kommentarsfönstret när jag godkänner ( vid aktivering visas alltid kommentarsfälten) Se bild nedan.  Efter att ett ärende har hanterats... vad skall då ske?   Öppna nästa ärende Gå tillbaka till ärendelistan    

Godkänn flera dokument samtidigt i Approval med appen Visma Manager.    Så här enkelt godkänner du dina utlägg och fakturor direkt i appen. Välj aktuell rad i dokumentlistan och klicka på ikonen vit cirkel (se nedan) för att godkänna raden och välj nästa rad.  När du är klar med att godkänna flera dokument väljer du knappen Godkänn. Vill du se mer detaljer för att kunna hantera dokumentet trycker du på en rad för att öppna dokumentet. Finns flera val, Godkänn, Avvisa, Skicka för granskning och Vidarebefordra  Se kontering finns under valet: Se rader. Finns möjlighet till att kontera om men krävs då att användaren har behörighet och beror på vilken tjänst som används. För att se fakturabild, utlägg klickar du en gång för att förstora bilderna. Visma Manager Ladda ner appen via  App store  eller Gooogle Play       

Fick en kommentar idag från en kollega som sa att han inte använder i appen Visma Manager för att godkänna fakturorna från Visma.net Approval  eftersom det inte fanns funktion för att godkänna dem direkt i ärendelistan.  Jag blev lite förvånad och kanske är det fler som inte känner till att denna funktion har vi haft sen tidig höst.    Så här enkelt godkänner du dina utlägg och fakturor direkt i dokumentlistan.  Tryck på en rad för att öppna detaljer för fakturan/utläggen Håll fingret på en rad för att markera en faktura Visma Manager Ladda ner Visma Manager      

En nyhet som kom under hösten är att  de användare som har rollen som systemadministratör kan tilldela vikarie för godkännare i Approval   Välj Konfigurering Klicka på Ny Vikarie Skriv in godkännarens namn eller välj i listan (För denna godkännaren)  Välj godkännare som skall var vikarie (använd denna vikarien) Välj datum Från och Till datum (om du markerar Inget slutdatum gäller denna vikarieperioden tills vidare)  Klicka på OK   Tilldela vikarie via rollen systemadministratör    

Om man inte redan är igång med "Regler i fakturainkorgen" (ScreendID=AP2060PL) så är ett bra och smart start att kontrollera vilka leverantörer man ska börja med. I mitt exempel fick jag fram att 10 leverantörer står för 50% av alla leverantörsfakturor.  Här ska jag förklara ett sätt att göra det.   Du börjar med att gå in i fönster leverantörsfakturor (ScreenId=AP3010PL). Du väljer att exportera hela listan till Excel   När du nu har en excel fil så ska nedan steg göras.  Kopiera hela kolumn G  Klistra in i ett nytt blad och markera sedan kolumnen och väj Ta bort dubbletter som hittas under Data menyn. I mitt exempel har jag nu 99 leverantörer som används. Nu ska du ställa dig i kolumn B  och välja översta leverantören i samma blad och använd sedan formeln ANTAL.OM. Du markerar hela kolumn G från första bladet och på villkor väljer du leverantören från Kolumn A i det nya bladet. Nu fick du fram antal förekomster av den leverantören i ditt urval, kopiera nu formeln till alla leverantörer genom att dubbelklicka i nedre högra hörnet i cellen. Nu är det endast finalen kvar. Välj Sortera och filtrera. Du får upp en ruta där du väljer att sortera efter kolumn B med värdet Största till minsta. Nu har du en topplista med antal fakturor per leverantör. Enkelt?   Arbete med att skapa regler för fakturainkorgen kan börja. Det finns andra användartips där detta förklaras galant.

Du har väl sett hur enkelt du kan sätta upp fakturaregler som ger dig automatisk  konteringsförslag och  adressering för godkännande. Titta på denna videon hur du snabbt kommer igång. Denna hantering kan frigöra mycket tid för dig.