Hej på er, I den här guiden går vi igenom hur du bokar bort kundförluster i Visma.net. Denna guide finns även i videoformat. Den kan ni finna här nedan. 1 Kundförluster Det finns flera tillvägagångsätt för att boka bort kundförluster i Visma.net. Detta är bara ett av dem. Processen ser lite annorlunda ut beroende på vilket tillvägagångsätt man väljer. Läs gärna igenom hela lathunden innan ni sätter igång så att ni får alla inställningar på plats innan ni börjar. Enligt Skatteverket ska en konstaterad kundförlust minska underlaget för den momspliktiga försäljningen och den utgående momsen motsvarande det värdet som förlusten avser. Denna nerskrivning ska också göras i den period som kundförlusten har konstaterats i. I momsrapporten motsvarar detta ruta 05 för den momspliktiga försäljningen och ruta 10-12 för den utgående momsen (beroende på vilken momssats som gäller i det enskilda fallet). 2. Inställningar 2.1 Kontoplan Först måste de konton som ska användas för konstaterade kundförluster vara aktiva. I den här guiden 1519, 6351 och 6352. Se även till att konton 1519 har valuta SEK satt på sig. 2.2. Orsakskod Nästa steg är att skapa upp en orsakskod för denna hantering. Detta görs under Kundreskontran - Egenskaper - Orsakskoder Här måste en orsakskod skapas, där användingen är "skriv av faktura" och motkontot är det konto ni vill använda för nedskrivning av kundfordran. I det här fallet är det 1519. 2.3 Betalningstyper Gå till Bank/likvidhantering - Egenskaper - Betalningstyper Det kan vara bra att skapa en betalningstyp per zon. Dvs en för svenska kunder, en för europeiska kunder och en för icke eu. Döp betaltypen – I detta exempel är den döpt till 40 Utbetalning/inbetalning - Ska vara inbetalning Arbetsyta: Bank/likvidhantering Beskrivning - Välj en lämplig beskrivning Välj en standard konto/koddel - har valt 6351 som motkonto. Klicka sedan på spara. 2.4 Likvidkonto Nästa steg är att skapa ett likvidkonto. Gå till Bank/likvidhantering – Register – Likvidkonton Koppla på betalningsmetod – Manuell betalning under fliken Betalningsmetod. Jag har valt att koppla min till betalningsmetod 03. Koppla betalningstypen som vi skapade tidigare under fliken betalningstyp, se till att betalningstypen har rätt zon på dig. 3. Befarad kundförlust För att vi ska kunna ha en befarad kundförlust så måste den finnas en kundfaktura i systemet som vi kan skriva av. Denna faktura bokades i huvudboken vid frisläppningen av fakturan som följer; Konto Beskrivning Debet Kredit 1510 Kundfordringar 3750 3031 Försäljning varor, Sverige 25% moms 3000 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25% 750 När vi har insett att vi inte kommer att få betalt för denna faktura ska man boka upp kundfordringen som en befarad kundförlust. Det gör vi i huvudboken under Redovisning - Verifikationsregistrering Här vill vi boka nettobeloppet. Glöm inte att frisläppa verifikatet. Konto Beskrivning Debet Kredit 1519 Nedskrivning av kundfordran 3000 1510 Befarade förluster på kundfordringar 3000 4. Konstaterad kundförlust - när vi bokat befarad Nu har vi fått veta att denna befarade kundförlust blir en konstaterad kundförlust. 4.1 Kundkort Det första vi gör nu är att gå till kundkortet (Kundreskontra – Register – Kunder) söker fram kunden och under fliken ”generell information” bockar för Aktivera avskrivningar samt fyller i maxbelopp för avskrivning (det bör täcka fakturabeloppet) 4.2 Skriva av fakturan Gå till avskrivning kundfordran (Kundreskontra - Rutiner - Avskrivning kundfordran) Välj orsakskoden vi skapade tidigare. Innan ni klickar på behandling se till att datumet är rätt. Välj sedan att behandla. Detta kommer att stänga fakturan. Verifikatet ser sen ut som följer Konto Beskrivning Debet Kredit 1519 Nedskrivning av kundfordringar 3750 1510 Kundfordringar 3750 4.3 Ombokning kundförluster Nu går vi till Bank/likvidhanteringen väljer ”Ny likvidtransaktion” Välj likvidkonto: 1519 och Betalningstyp: Konstaterade kundförluster På raderna: konstaterad kundförlust i minus, kategori 01 och befarad i förlust i minus med kategori 12. Eftersom vi satte zonen på likvidkontot så behöver vi inte göra detta under redovisnignsdetaljer. OBS detta är nettobeloppet. Frisläpp sedan transaktionen Verifikatet som blidas blir som nedan. Konto Beskrivning Debet Kredit 1519 Nedskrivning av kundfordringar 750 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25% 750 2610 Ingen moms 6351 Konstaterade förluster på kundfordringar 3000 6352 Befarade förluster på kundfordringar 3000 Detta gör att i momsdeklarationen minskas den momspliktiga försäljningen i ruta 05 och minskningen av den utgående momsen i någon av rutorna 10-12, beroende på vilken momssats som gäller. 5. Konstaterad kundförlust – utan befarad Det finns också situationer där vi vill boka en konstaterad kundförlust utan att först ha bokat en befarad kundförlust. 5.1 Kundkort Det första vi gör nu är att gå till kundkortet (Kundreskontra – Register – Kunder) söker fram kunden och under fliken ”generell information” bockar för Aktivera avskrivningar samt fyller i maxbelopp för avskrivning (det bör täcka fakturabeloppet) 5.2 Skriva av fakturan Gå till avskrivning kundfordran (Kundreskontra - Rutiner - Avskrivning kundfordran) Välj orsakskoden vi skapade tidigare. Innan ni klickar på behandling se till att datumet är rätt. Välj sedan att behandla. Detta kommer att stänga fakturan. Verifikatet ser sen ut som följer Konto Beskrivning Debet Kredit 1519 Nedskrivning av kundfordringar 3750 1510 Kundfordringar 3750 5.3 Ombokning kundförlust Nu går vi till Bank/likvidhanteringen väljer ”Ny likvidtransaktion” Välj likvidkonto: 1519 och Betalningstyp: Konstaterade kundförluster På raderna väljer vi konstaterad kundförlust i minus, kategori 01 OBS detta är nettobeloppet. Frisläpp sedan transaktionen Konto Beskrivning Debet Kredit 1519 Nedskrivning av kundfordringar 3750 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25% 750 6351 Konstaterade förluster på kundfordringar 3000 6. Avskrivning kundfordran utanför Sverige Har du en kundfordran du vill skriva av och kunden inte är svenskt är det exakt samma tillvägagångsätt. Det enda du behöver ändra på är några inställningar. Skapa ett nytt konto/likvidkonto för den valda valutan. Exempelvis EUR. Detta krävs om du vill skriva av fakturan i rätt valuta. Skapa en ny betalningstyp för den valda zonen. 3. Skapa en ny orsakskod som går emot det nya likvidkontot
Handelsföretag som har exportförsäljning kräver ofta förskottsbetalningar av sina kunder innan de skeppar varorna. Det kan variera hur mycket kunderna skall betala i förskott, men det finns stöd för detta i Visma.net ERP.
Förskottsbetalningar från Försäljningsorder – Valuta SEK
Det är möjligt att skapa en förskottsbetalning från en försäljningsorder. Och om det redan har gjorts en förskottsbetalning kan denna läggas till på säljorder.
Skapa en försäljningsorder i Order (SO301000) som vanligt. När all information är registrerad på försäljningsordern, gå till fliken Betalningar och tryck på knappen Skapa förskottsbetalning.
Ett popup fönster öppnas då med all information ifylld. Om hela orderbeloppet inte ska vara i förskott behöver man ändra detta. Här kan man eventuellt också lägga till/ändra information om det behövs. När man är klar klickar man på Spara och stäng.
När kundens betalning har registrerats på banken går du in på själva förskottsbetalningen, korrigera eventuellt datumet så att det stämmer överens med det datum som pengarna kommit in på kontot och klickar på Frisläpp. Förskottet går då över till status Öppen, så länge det inte är använt på en faktura.
Det är även möjligt att på Försäljningsordern under fliken Betalningar se att en betalning är registrerad.
Beroende på hur flödet ser ut i företaget så gör man nu antingen en utleverans, eller om det är ett inköp kopplat till försäljningsordern så gör man en inköpsorder. När varor har kommit till lagret så gör man en inleverans och frisläpper denna.
När detta är gjort registrerar man utleveransen på försäljningsordern och bekräftar denna. När utleveransen är bekräftad skapar man kundfakturan och gör eventuella ändringar för att sedan frisläppa denna.
Om hela beloppet har blivit förskottsbetalat så kommer fakturan att direkt få status Stängd. Om inte kommer resterande saldo som kunden måste betala att visas under Restbelopp. Förskottsbetalningen status kommer också att ändras till Stängd.
Förskottsbetalningar från Försäljningsorder – Valuta
Om en kund ska göra en förskottsbetalning i valuta, exempelvis USD så kan man även från försäljningsordern skapa det om det är ett likvidkonto med samma valuta (USD).
Skapa en försäljningsorder som vanligt och gå sedan till fliken Betalningar. Ändra betalningsmetod till 03 - Manuell och lägg in ett likvidkonto som är i samma valuta som försäljningsordern.
Gå till fliken Betalningar och klicka på Skapa förskottsbetalning. Ett popup fönster öppnas då med all information ifylld. Om hela orderbeloppet inte ska vara i förskott behöver man ändra detta. Här kan man eventuellt också lägga till/ändra information om det behövs. När man är klar klickar man på Spara och stäng.
Som med förskottsbetalningar i basvalutan i företaget (oftast SEK) låter man betalningen vara i status Balanserad tills man tar emot betalningen på kontot. När man har tagit emot betalningen korrigerar man eventuellt datum och frisläpper förskottsbetalningen.
Förskottet går då över till status Öppen så länge den inte är utnyttjad på en faktura. Detta kan man se på försäljningsordern.
Nu kan man hantera försäljningsordern och antingen skapa en inköpsorder eller göra en utleverans. När detta är gjort skapar man en faktura.
När man har förberett fakturan kan man under fliken Betalningsinformation se det belopp som finns på förskottsbetalningen under Summa betalning och kvarstående belopp under Belopp att registrera.
Gör eventuella ändringar på fakturan och frisläpp sedan denna. Om hela beloppet är förskottsbetalat så får fakturan direkt status Stängd. Är där något kvar att betala får den status Öppen.
Förskottsbetalning från Kundreskontra
För att skapa en förskottsbetalning från kundreskontran, gå till Kundinbetalningar (AR302000). Välj Typ: Förskottsbetalning.
Fyll i rätt uppgifter och hämta sedan upp ordern som ska förskottbetalas under fliken Order att matcha. Tänk på att ha rätt Betalningsmetod, Likvidkonto och Valuta.
När betalningen har registrerats på bankkontot, öppna förskottsbetalningen och korrigera eventuellt datumet innan du frisläpper betalningen. Förskottet går över till status Öppen så länge den inte har utnyttjats på en faktura.
Beroende på hur flödet är i företaget så gör man nu antingen en utleverans eller om det är ett inköp kopplat till säljordern så gör man en inköpsorder. När varor har kommit till lagret så gör man en inleverans och frisläpper denna.
Därefter går man in på försäljningsordern och gör en utleverans som sedan bekräftas. Skapa sedan en kundfaktura och kontrollera så att denna stämmer och frisläpp sedan denna.
Hantering av förskottsbetalningar som importeras från AutoPay
I dagsläget finns ingen funktionalitet för att hantera förskottsbetalningar automatiskt i Visma.net ERP som kommer från AutoPay och hamnar i Behandla kundinbetalningar (AR305000).
Om Datum och Belopp stämmer överens med förskottsbetalningen i Visma.net ERP finns det möjlighet att matcha manuellt, men annars gäller ovanstående hantering.
Denna artikeln förklarar hur ni hanterar en återbetalning från en leverantör och hur ni kopplar den mot en kreditfaktura.
Ni kan hantera återbetalningen genom ‘Leverantörsbetalningar’ (ScreenId=AP302000) eller Behandla Kundinbetalningar (ScreenId=AR305000) om ni kör med Autopay.
Man hanterar en återbetalning genom ‘Leverantörsbetalningar’ (ScreenId=AP302000), här skall ni välja typ 'Återbetalning leverantör'.
Lägg till datumet, perioden och leverantören.
Gå ner på betalningsmetod. Här kan ni inte använda en betalningsmetod som man använder med Autopay betalningar. Oftast används som betalningsmetod 4 eller 5. Lägg också till en referens på betalningen.
På betalningsrader väljer ni ‘Kreditnota’ och väljer kreditnotan som gäller.
Till sist lägger ni Betalt belopp och trycker på ‘Frisläpp’, då kopplas betalningen och kreditnotan mot varandra och betalningen är frisläppt i systemet.
Hantera inkommande betalningar
Ni kan importera återbetalningar genom ‘Behandla Kundinbetalningar’ (ScreenId=AR305000)
Välj ‘Skapa post’ och ticka in ‘Skapa’
Välj ‘Leverantörsreskontra’ som Modul och rätt leverantör
Hämta poster och välj kreditfakturan
Spara
Behandla för att bokföra återbetalningen
OBS ni får felmeddelande att fakturanr ‘X’ kan inte hittas. Det behöver man inte bry sig om.
Denna artikeln visar hur man reverserar en leverantörsfaktura och hur man skapar en kreditfaktura och matchar den mot leverantörsfakturan.
Gå till ‘Leverantörsfaktura’ (ScreenId=AP301000).
Välj rätt faktura
Välj ‘Åtgärder - Reversera'
En Kreditfaktura har skapats. Skriv en beskrivning i fältet beskrivning
Tryck på ‘Frisläpp’
Matcha kreditfaktura mot faktura
Gå in på ‘Leverantörsbetalningar’ (ScreenId=AP302000) och välj Typ - Kreditfaktura
Välj rätt löpnummer
Från betalningsrader med ‘+’
Välj faktura som ni vill matcha kreditfakturan med.
Frisläpp
I systemet önskar vi att de flesta betalningar ska köras genom Autopay. Vid användning av Autopay för valutabetalningar hämtas valutakursen från Autopay automatiskt i systemet. Detta förenklar registreringen av betalningar. Om du behöver registrera betalningar manuellt beskriver denna artikeln hur detta görs.
Det händer att kunder returnerar en artikel. Denna artikeln beskriver hur du kan kan hanterar detta genom egna ordertyper i Visma.net.
OBS! Vi rekommenderar att fakturan för den ursprungliga försäljningen är bokförd före du gör detta.
Artikeln går igenom 3 olika scenarion:
Kunden returnerar en artikel och får en kreditnota.
Kunden returnerar en artikel och får en ny, likadan artikel.
Kunden returnerar en artikel och får en ny artikel (samma eller en annan artikel) och måste i tillägg betala extra för den nya artikeln, t.ex frakt.
I våra exempel är det endast en linje som returneras, men detta kan göras med flera linjer samtidigt.
Returordrarna registreras i samma fönster som den ursprungliga ordern, fönstret Order (SO301000).
Retur mot kreditnota
När du registrerar en retur mot en kreditnota kan du använda två olika ordertyper:
RC: Detta är i princip en motsatt försäljningsorder, med inleverans och kreditnota istället för utleverans och faktura.
CM: Här är det samma logik, men mottaget upprättas automatiskt, du kan läsa mer om detta här.
I denna artikeln går vi igenom typen RC.
1. Välj ordertyp RC.
2. Välj den aktuella kunden.
3. Klicka på Lägg till faktura, välj fakturan och markera linjen som ska returneras. Du kan också registrera artikeln manuellt, men vi rekommenderar att göra det via fakturan.
4. Klicka på Lägg till och stäng längst ner till höger.
5. Välj Åtgärder - Skapa inleverans. En leverans upprättas med typen Inleverans.
Detta är alltså ett mottag där artikeln kommer in på lagret.
OBS! Som standard kommer inleveransen in på lagerställe 2 som är inte tillgängligt för försäljning som standard. Detta kan eventuellt ändras i Lagerställen (IN204000).
6. Välj Åtgärder - Bekräfta utleverans.
Returordren har nu Status: Slutförd.
7. Välj Åtgärder - Förbered faktura. En faktura upprättas med typ Kreditfaktura.
Under fliken Leveranser på försäljningsordern ser du leveransen som på en vanlig försäljningsorder. Klickar du på dokumentet i kolumnen Ref. nr. lager öppnas själva lagerdokumentet. Detta är också ett lageruttag som på en försäljningsorder, men Typ är satt till Kreditnota.
På det sättet kan du se att detta handlar om en retur till en kund.
Retur mot en ny artikel
Vid retur mot en ny artikeln registreras först den ursprungliga artikeln in på lagret. Därefter registreras en ny artikel ut från lagret. Det är alltså ingen faktura eller kreditnota som används.
1. Välj ordertyp RR.
2. Välj den aktuella kunden.
3. Klicka på Lägg till faktura, välj fakturan och markera de linjer som ska returneras. Vi rekommenderar även här att du utgår ifrån fakturan och ej registrerar artikeln manuellt.
4. Välj Åtgärder - Upprätta inleverans. En leverans upprättas av typen Inleverans. Detta är ett mottag där artikeln kommer in på lagret.
5. Välj Åtgärder - Bekräfta inleverans.
6. Välj Åtgärder - Uppdatera lager (detta behövs ej göras om inställningen Uppdatera lagerstället automatiskt när leveransen är bekräftad är ikryssat i Försäljningsordrar (SO101000)).
7. Gå tillbaka till försäljningsordern. Nu är det upprättats en ny linje eftersom att på förstalinjen var det ikryssat Autoskapa ärende. Notera att den mottagna linjen står med Inleverans i kolumnen Behandling, medans den nya linjen står med Ärende i samma kolumn. Den nya linjen innehåller samma artikel, men samma antal och pris.
8. Välj Åtgärder - Skapa utleverans. En utleverans upprättas med typen Leverans. Detta är alltså en helt vanlig leverans till kunden.
9. Välj Åtgärder - Bekräfta utleverans.
10. Välj Åtgärder - Uppdatera lager (detta behövs ej göras om inställningen Uppdatera lagerstället automatiskt när leveransen är bekräftad är ikryssat i Försäljningsordrar (SO101000)).
11. Gå tillbaka till försäljningsorder. Under fliken Utleverans ligger det nu två linjer. Klickar du på numret i kolumnen Lager. ref. nr öppnas själva lagerdokumentet. Båda dokumenten är Leverans (som på försäljningsordern), men på den första linjen är det Typ: Retur, och på den andra Typ: Lageruttag.
Returordern har nu Status: Slutförd.
Retur mot ny artikel och en extrafaktura
1. Välj ordertyp RM.
2. Välj den aktuella kunden.
3. Klicka på Lägg till faktura, välj fakturan och markera de linjer som ska returneras. Vi rekommenderar även här att du utgår ifrån fakturan och ej registrerar artikeln manuellt.
4. Ta bort krysset för Autoskapa ärende på linjen som blir tillagd från fakturan.
5. Lägg till en ny linje med artikeln som kunden ska ha istället. Detta kan alltså vara en annan artikel än den som blir returnerad med ett helt annat pris. Den nya linjen blir automatiskt satt till Åtgärd: Ärende. Detta markerar att denna ska levereras ut till kunden.
6. Lägg till eventuella tillägg som t.ex fraktkostnad.
7. Välj Åtgärder - Skapa inleverans. En leverans upprättas med typen Leverans och Åtgärd: Inleverans för att registrera mottag av den ursprungliga artikeln.
8. Välj Åtgärder - Bekräfta utleverans.
9. Välj Åtgärder - Uppdatera lager(detta behövs ej göras om inställningen Uppdatera lagerstället automatiskt när leveransen är bekräftad är ikryssat i Försäljningsordrar (SO101000)).
10. Gå tillbaka till försäljningsordern.
11. Välj Åtgärder - Upprätta utleverans. En leverans upprättas med typen Leverans och Åtgärd: Ärende för att registrera utleveransen till kunden.
12. Välj Åtgärder - Bekräfta utleverans.
13. Välj Åtgärder - Uppdatera lager(detta behövs ej göras om inställningen Uppdatera lagerstället automatiskt när leveransen är bekräftad är ikryssat i Försäljningsordrar (SO101000)).
Returordern har nu Status: Fullförd.
14. Gå tillbaka till försäljningsordern.
15. Välj Åtgärder - Förbered faktura. En faktura med differansen mellan in- och uttaget blir upprättat. I detta tillfället är mottaget 200, uttaget 500 och differansen är då 300. På fakturan kan kunden se vad som är grunden för detta i form av en plus och minuslinje.
OBS! Det är möjligt att upprätta en kreditnota från mottaget, och en faktura från leveransen. Då får man en separat kreditnota på 200 kr och en separat faktura på 500 kr (istället för en faktura på 300 kr).
Bokföring av kostpris
OBS! Lagerdokumentet till returordern använder inte samma kostpris som i den ursprungliga försäljningen. Kostpriset som används beror på vilka inställningar som är satta för kostpris i systemet.
På Lagerställen (IN204000) har man olika val för vilken kostnad som ska användas vid retur till lagerstället. Programmet har egna fält för artiklar som använder lagervärdesmetoden Genomsnitt, och varor som använder FIFO.
Har artikeln lagervärdesmetoden Genomsnitt används fältet Gj. sn. Standard returkostnader.
Har artikeln lagervärdesmetoden FIFO används fältet FIFO standard returkostnader.
För dessa två har man följande val:
Genomsnitt - Använder det genomsnittliga kostpriset baserat på vad som är på lagret vid den aktuella tidspunkten.
Sista - Använder det sista kostpriset som är mottagit på lagret(alltså det nyaste).
För att se vilket kostpris som har använts kan du skriva ut rapporten Historisk lagervärdering (IN61700S). Här måste du i fältet Format välja Ange lager-ID,och ange artikelnummer i fältet Artikelnummer.
Här se du vilket kostpris som har blivit använt vid ett specifikt varuuttag.
När du registrerar en ingående faktura kan du själv bestämma om denna ska registreras som netto- eller bruttobelopp på fakturalinjerna.
På bilden nedan är en faktura registrerad med bruttobelopp:
Öppnar vi leverantören och väljer fliken Inköpsinställningar så ser vi att i fältet Momsberäkningsmetod är det valt Brutto.
Ändras denna till Netto är det nettobeloppet som registreras på fakturalinjen.
Denna information ligger också på Leverantörsklassen. Vid skapande av en ny leverantör kopieras det som ligger på Leverantörsklassen in som förslag, men det går att ändra på leverantören i efterhand.
Du har också möjlighet att ändra på denna inställning per enskild faktura. Du gör detta under fliken Redovisningsdetaljer.
Det är inte ovanligt att om man har en egen faktura-mail likt faktura@dindomän.com och ställt in att all e-post som kommer in på det kontot ska vidarebefordra till din XXXXXX@autoinvoice-adress även får problem med att e-post som man vill ska skickas vidare hamnar i ens skräppost. Om du har det problemet så kan du testa ett av följande två alternativ. Alternativ 1. Det enklare alternativet, men kräver också "handpåläggning" på varje enskild mottagare som hamnar i skräppost. Gå till din inkorg och tryck på Skräppost Klicka på de/det epostmeddelande du vill ta bort från Skräppost Klicka sedan på Ej skräppost Alternativ 2. Om du vill göra arbetet mer bestående och även att det tillämpas på nya leverantörer utan att reaktivt använda alternativt 1. Då ska du testa att göra enligt nedan. Börja med att gå till dit gmail-konto. Tryck på pilned i högrekanten av sök i e-post-rutan Skriv filename:pdf i fältet Innehåller orden Välj sedan Skräppost i fältet Sök Avsluta med att trycka på Skapa filter Välj OK på popup:en som ber dig Bekräfta att du vill skapa filter Boka för Skicka aldrig till Skräppost Avsluta med att trycka på Skapa filter Nu ska filtret vara färdigt. Och vill du i framtiden vill se filter som är skapade så går till till "kugghjulet" och väljer "Filter och blockerade adresser".
Ska man returnera en eller flera artiklar till en leverantör mot en kreditnota kan man göra så som det är beskrevet här. Man kan också göra likadant om man reverserar ett inköp (inleverans), men var uppmärksam på informationen under avsnittet om redovisning.
Registrera retur
Gå till Inleveranser (PO302000)
Välj typ Retur
Välj Leverantör(den som du har köpt artikeln av)
För att lägga till en artikel har du fyra val:
Klicka på + och lägg till artikeln manuellt.
Lägg till rad: detta är också manuellt, men ger dig en möjlighet att registrera med bland annat en streckkod.
Lägg till Inköpsorder: lägger till en artiklar från ett inköp.
Lägg till Inköpsorderrad: lägger till en specifik artikel från en inköpslinje.
Vi rekommenderar att välja en av de två sista valen. Genom att länka till ett inköp ser du historiken för ett returnerat inköp senare. Resten av denna artikeln går igenom valet Lägg till Inköpsorder.
Klicka på Lägg till Inköpsorder
Markera det aktuella inköpet
Klicka på Lägg till och stäng
Ta eventuellt bort krysset i rutan Parkerad
Klicka på Frisläpp
På inköpet man har använt som ursprung ser du nu att det har lagts till en linjen under fliken Inleveranser av typen Retur. Notera också att Status på inköpet är Öppen. Om du önskar att stänga denna kan du klicka på Åtgärder - Fullför order. Då blir statusen Stängd.
För att koppla returen till en ingående kreditnota har du två alternativ.
Koppla existerande kreditnota till retur
Gå in på den existerande kreditnotan (som inte är uppdaterad ännu)
Radera existerande linjer på denna
Klicka på Lägg till inleverans
Välj returen du har upprättat
Klicka på Frisläpp
Upprätta en kreditnota från returen manuellt
Gå in på returen du har upprättat (i fönstret Inleveranser)
Klicka på Åtgärder - Skapa faktura
En kreditnota blir skapad. Klicka på Frisläpp på denna.
Redovisning av kostpris
Generellt så bokförs dokumentet på följande sätt:
Varumottagning av typen Retur: kredit lagerkonto och debet kostnadskonto. OBS! Returen använder orsakskoden som är satt i fältet Returnera orsakskod i Inställningar inköpsorder (PO101000).
Ingående kreditfaktura: debet leverantörsreskontro och kredit kostnadskonto. OBS! Vid koppling till en retur används samma kostnadskonto som på returen.
OBS! Var uppmärksam på att kostpris som finns på lagerdokumentet som returen skapar inte använder kostpriset från inleveransen till inköpet som kopplas. Kostpriset som används beror på lagervärdesmetoden som används på artikeln:
Är lagervärdesmetoden FIFO används det äldsta kostpriset som är registrerat på artikeln.
Är lagervärdesmetoden Genomsnitt används det genomsnittliga kostpriset för artikeln.
För att se vilket kostpris som är använt på artikeln kan du klicka på Förfrågningar - Historisk lagertransaktion. Lagerändring (IN302000) öppnas då med lagerdokumentet till returen.
Logiken bakom detta är att man inte returnerar ett specifikt exemplar av en artikel. Om man har tio bollar i en korg, och returnerar en av dessa, är det inte en specifik kostnad som returneras. Systemet använder då FIFO-principen för att bokföra kostnaden av returneringen.
OBS! Använder du lagervärdesmetod Specifik och en parti/serienummer profil som använder batch eller serienummer så kommer kostpriset på returen reflektera kostpriset på mottaget som kopplas.
På rapporten Historisk lagervärdering (IN61700S) kan man se vilket kostpris som är använt för returen. Här måste du välja Ange Lager-ID i fältet Format och ange ett artikelnummer i fältet Artikelnummer.
I Visma.net Financials har ni möjlighet att skapa fakturor, spara och ta bort dem. Ingenting bokförs innan man trycker på Frisläpp. När ni skapar en faktura får den sitt eget fakturanummer. Om ni tar bort en faktura som har blivit uppdaterad, alltså har sitt eget fakturanummer, är det viktigt att ni ändrar nummerserien manuellt, då det inte händer automatiskt.
Hur vet man att man har hål i nummerserien?
Ni kan hitta hål i fakturanummerserien genom att sortera fakturorna enligt fakturanummer.
Steg 1: Gå in på Kundfakturor (ScreenId=AR3010PL) som finns under Kundreskontra - Transaktioner.
Tryck på fakturanummer så att de sorteras.
Steg 2:
Hitta vilket fakturanummer som saknas från listan.
Gå in på Nummerserier (CS201010) under Meny - Inställningar - Egenskaper.
Välj ARINVOICE (utgående faktura) eller APBILL (inkommande faktura)
I kolumnen Senast tilldelade numret lägger man in numret som man vill ändra.
T.ex. i bilden är den senaste fakturan 101001. Vi säger att 101000 saknas, då lägger man in 100999 som senaste nummer.
Programmet låter inte er att ha samma nummer på två olika fakturor så den hoppar alltid till det nästa lediga numret.
Vid import av kundregister stöter vi ständigt på problem med postnummer för utländska kunder. Systemet vill validera trots att vi tror oss ha stängt av det. Någon som vill bidra med lite input i frågan?
I Visma.net Approval finns det möjlighet att basera ett flöde på dokument- eller radnivå, eller en kombination av detta. I tillägg till detta skapar man ofta olika kombinationer av koddelar för att skicka en leverantörsfaktura till en specifik person, baserat på kombinationen av koddelar.
För att flödet ska fungera som tänkt måste man också tänka på var man anger koddel på en leverantörsfaktura, och även var man anger första godkännare (om detta används).
Arbetsflöde
När man konfigurerar arbetsflödet har man möjlighet att på varje steg markera kryssrutan Godkänn raderna.
När denna kryssruta är markerad kommer detta steg baseras på informationen som finns på varje rad i Visma.net ERP. De användare som godkänner i detta steg har då möjlighet att redigera varje rad separat i fliken Dokumentredigerare i Approval.
Om man vill godkänna på radnivå ska denna kryssruta vara markerad.
Väljer man istället att godkänna på dokumentnivå ska man istället ange koddel under fliken Redovisningsdetaljer på fakturan i Visma.net ERP.
Denna koddel återspeglas sedan på fliken Ärendedetaljer i Approval.
Första godkännare
Om man använder sig av att sätta första godkännare inne i Visma.net ERP påverkar även detta hur många gånger samma användare måste godkänna en faktura i Approval.
Du kan sätta en första godkännare på varje rad och även under fliken Godkännandedetaljer. Om samma användare anges på båda platserna kommer denna person behöva godkänna två gånger. En gång på dokumentnivå och en gång på radnivå.
Om man önskar att denna personen ska kunna redigera raderna i Approval kan man kryssa i Tillåt redigering av den ursprungliga godkännaren (om denna existerar) på arbetsflödet man använder sig av.
När denna kryssruta är ikryssad räcker det med att man anger första godkännare på fliken Godkännandedetaljer i Visma.net ERP. Användaren kommer då kunna redigera rader i Approval.
I vissa fall är det önskvärt att man kan reversera en matchning.
En sådan situation kan vara t.ex. att en betalning har blivit matchad med fel faktura.
Processen att reversera matchningar är nästan lika för både kund- och leverantörsverifikat.
Skillnaden är att leverantörsverifikat måste alltid ha en motpost när man sparar. Det går alltså inte lämna verifikatet Öppet som det går med kundverifikat.
På bilden nedan från Kundinbetalningar (ScreenId=AR302000) som ni kan hitta under Kundreskontra - Transaktioner - Kundinbetalningar, kan ni se att Reversera motpost finns under fliken Historik. Kom ihåg att klicka på Spara och Frisläpp efter ni har gjort reverseringen.
Matchningen blir reverserad och den reverserade linjen visas i historiken. Status på betalningen blir Öppen igen.
Efter reverseringen ändras fakturans status till Öppen och den är redo för att matchas mot en annan betalning.
En populär funktion som kanske inte alla tänker på. Men det är möjligt att sortera t.ex orderrader på ett inköp eller försäljningsorder.
Du kan dra och släppa rader för att ordna om raderna i en order. Du kan även klippa ut en rad på en order genom att använda Klipp ut rad i snabbmenyn och sedan klistra in raden ovanför den markerade raden genom att ställa dig på en raden och använda Infoga utklippt rad i snabbmenyn.
Se nedan för ett exempel.
Om man inte redan är igång med "Regler i fakturainkorgen" (ScreendID=AP2060PL) så är ett bra och smart start att kontrollera vilka leverantörer man ska börja med. I mitt exempel fick jag fram att 10 leverantörer står för 50% av alla leverantörsfakturor. Här ska jag förklara ett sätt att göra det. Du börjar med att gå in i fönster leverantörsfakturor (ScreenId=AP3010PL). Du väljer att exportera hela listan till Excel När du nu har en excel fil så ska nedan steg göras. Kopiera hela kolumn G Klistra in i ett nytt blad och markera sedan kolumnen och väj Ta bort dubbletter som hittas under Data menyn. I mitt exempel har jag nu 99 leverantörer som används. Nu ska du ställa dig i kolumn B och välja översta leverantören i samma blad och använd sedan formeln ANTAL.OM. Du markerar hela kolumn G från första bladet och på villkor väljer du leverantören från Kolumn A i det nya bladet. Nu fick du fram antal förekomster av den leverantören i ditt urval, kopiera nu formeln till alla leverantörer genom att dubbelklicka i nedre högra hörnet i cellen. Nu är det endast finalen kvar. Välj Sortera och filtrera. Du får upp en ruta där du väljer att sortera efter kolumn B med värdet Största till minsta. Nu har du en topplista med antal fakturor per leverantör. Enkelt? Arbete med att skapa regler för fakturainkorgen kan börja. Det finns andra användartips där detta förklaras galant.