I denna artikel visar vi hur ni kan importera olika valutakurser till Visma.net Financials automatiskt. Vi går även igenom vanliga problem.
Det är möjligt i Visma.net Financials att få automatiskt uppdatering av valutakurser. Importen av valutakurser sker automatiskt på morgonen. Valutakurserna kommer via AutoPay från Danske Bank i Finland som i sin tur hämtar kurserna från Europeiska Centralbanken. Det är därför viktigt att Autopay är aktiverad på företaget i Admin.
Aktivering
Gå in på Valutahantering (CM101000) under Meny - Valutahantering - Egenskaper - Valutahantering. Kryssa i inställningen Automatisk import av valutakurser. Ange också vilken valutakurstyp som skall uppdateras. SPOT är valutakurstypen som oftast används.
OBS! Om man använder flera valutakurstyper måste de övriga importeras manuellt. Import av valutakurser är endast möjlig när basvalutan är SEK
Vanliga fel
Import har inte körts
Ibland händer det att importen inte har körts på ett tag.
Det första man bör kontrollera i detta tillfälle är om AutoPay är aktiverat i Admin. Om det inte är det, aktivera detta.
Det andra man kan göra är att deaktivera AutoPay för företaget i 5 minuter och sedan aktiverar det igen. Gå sedan in i Visma.net ERP och trigga en import genom att till exempel registrera en ny betalning.
Om det fortfarande inte har importeras efter detta ber vi er ta kontakt med er support för att få hjälp med att lösa det.
Vi har flera kunder med leverantörer som jobbar med flera valutor. En orsak till detta kan vara att man har leverantörer utomlands, t.ex. Finska leverantörer kan skicka fakturor i EUR och norska leverantörer i NOK.
Hur skall man hantera detta i Visma.net ERP?
Valuta kopplas till leverantören, man har ett fält på leverantörer där man lägger in valutorna. Så hur skall man göra när man tar emot fakturor i olika valutor från leverantörer eller vad händer när man tar emot fakturor i olika valutor från leverantörer utomlands (t.ex. Fakturor i EUR och NOK)?
Hur skall man styra från vilket bankkonto betalningen skall betalas ut från, baserat på vilken valuta fakturan kommer in i?
På leverantören skall man registrera valutan som används vanligtvis. Första som skall göras är att tillåta ändring av valuta i Leverantörer (AP303000) under Meny - Leverantörsreskontra - Register. Ni kan också tillåta ändring av kurs om ni vill att det skall vara möjligt att redigera kursen som kommer in automatiskt.
Dessa ger då möjligheten att registrera fakturor i annan valuta än denna som är standard på leverantören.
Önskar ni att valuta- och betalningskontot skall växlas automatiskt kan ni göra det genom att skapa en plats per valuta. I exemplet under har två platser skapats, en för EUR och en för SEK.
Kom ihåg också att ändra på OCR-inställningarna för valutan så att allt går rätt.
Om man går in på EUR och går på Betalningar ser man betalningsinställningar. Man skall ha Utlandsbetalningar på Betalningsmetod och Bankkonto EUR som Likvidkonto.
Primärplatsen har Betalningsmetod 01 - Inhemska betalningar och Betalningskonto 1930 (SEK konto).
Exempel:
Då man registrerar en faktura, väljs betalningsinställningar automatiskt enligt plats som står på fakturan under Redovisningsdetaljer. I exemplet nedan ser vi en faktura registrerad på Primärplatsen med betalningsmetod 01 och konto 1930.
Observera: Om du önskar att endast överstyra valuta, (och du inte behöver betala ut från olika bankkontonummer som är beroende av valuta) behöver du inte använda plats. Då räcker det med att aktivera Tillåt ändring av valuta.
Lägg till en ny valuta
Valuta lägger du till under Meny - Valutahantering - Egenskaper - Valutor (CM2020PL).
Välj + för att skapa ny post
Registrera Valuta, Valutasymbol, Antal decimaler, Beskrivning och kryssrutan Använd till redovisning.
Registrera sedan konton och kostnadsbärare.
Du kan även kopiera konto och kostnadsinformation från en annan valuta. Välj Urklipp och Kopiera och tryck sedan på + för att skapa ny valuta.
Fyll i fälten genom Använd till redovisning. Välj sedan Urklipp och Klistra in. Då fylls i information från den valuta du kopierade från.
Registrera valutakurser
Välj: Meny - Valutahantering - Register - Valutakurser (CM301000). Ta upp växelkursen du ska beräkna mot t.ex. SEK
Under Registrering valutakurs Välj + och ange den nya valutan i Från valuta, Valutakurstyp, Startdatum valuta, Valutakurs samt hur kursen ska beräknas (kolumnen Mult/div).
Du ska nu kunna använda den nya kursen för registrering.