Användartips för Visma Net

Här finner du information kring årsrutiner för 2023/2024. I versionen av Payroll SE som finns ute nu, så är bland annat alla årsvärden för 2024 uppdaterade. Läs gärna artikeln Payroll SE Versioninformation 2024.0.5 under Nyheter, för att få mer information på vad versionen innehåller i sin helhet.   Dokument är tillgängligt för inloggade användare.    

Vi förstår att tid är värdefull, och därför har vi utvecklat sökfunktioner för att hjälpa dig snabbt och smidigt hitta det du behöver.  I vår nya avancerade fakturahantering finns bl. a.:   Globalsök för total kontroll: Högst upp i programmet finner du globalsök. Denna funktion genomsöker hela systemet och anpassar listan för att visa det mest relevanta först. Sök på allt och få snabbt en översikt över all information du behöver.    Fritextsök fakturabild: Med vår unika fritextsökning på fakturabilder kan du nu söka på alla ord som tolkas från fakturabilden. Oavsett var texten är lokaliserad på fakturan   Fakturasök med över 20 sökparametrar: Utforska vårt omfattande fakturasöksverktyg, där över 20 olika sökparametrar kombineras för att skapa den mest precisa sökningen. Oavsett om det är datum, belopp eller leverantörsinformation du letar efter, ger vårt sökverktyg dig möjlighet att anpassa sökningen för att matcha dina specifika behov. Slipp onödig tidsspillan och hitta exakt den information du letar efter på ett ögonblick.     Oavsett om du är en erfaren användare eller nybörjare, är våra sökfunktioner utformade för att göra din upplevelse intuitiv och effektiv.   Kontakta din partner för mer information!

I vår nya avancerade fakturahantering kan du sätta upp automatiska regler för hur era fakturor ska konteras direkt när de kommer in i systemet, innan någon ens sett fakturorna.   Och när de har konterats sätts attestflödet igång.     Kontakta din partner för mer information!

Här  hittar du information om nya gränssnittet direkt via menyn i Approval.   Klicka på ikonen som ser ut som en glödlampa   Klicka på Ta reda på mer      

I denna artikel kommer vi att guida dig genom de olika stegen för att sätta upp konton och koddelar i Visma.net Payroll SE. För att ställa in koddelar i Visma.net Financials, följ instruktionerna i vägvisaren under Inställningar - Inställningshjälp - Koddelar (CS202000).   Steg 1: Benämningar i lönesystemet Visma.net Payroll SE använder en någorlunda annan benämning än Visma.net Financials, men Payroll SE tillåter även egna namn. I Payroll SE använder man begreppet nivå där nivå 1 är huvudbokskonto och nivåer 2-4 motsvarar segment i Visma.net Financials. Gå till Företag - Företagsinställningar - Allmänt. Under Aktivera bokföringsfunktioner kryssa i Bokföring - nivå 4.    Gå till Företag - Företagsinställningar - Bokföring. Under Rubriker finns möjlighet att ändra standardbenämningar till valfria. Standardbenämningar är Kostnadsställe, Objekt och Nivå 4. Steg 2: Lägg till koddelar på personalkortet Gå till Personal - Personalregistret. Välj den anställde och gå till fliken Löner. Under Kostnadsställe och Nivå 4 (eller dina egna benämningar) har du möjlighet att lägga till den anställdes specifika kostnadsställen. Tryck på plusknappen för att lägga till en ny rad. Med optionsknappen till vänster anges den anställdes huvudtillhörighet Ange procentuell fördelning mellan flera koddelar. OBS! Denna fördelning  används för bokföringsunderlaget men för andra rapporter och urval som görs på kostnadsställe/Nivå 4, redovisas varje person på sin huvudtillhörighet (ej enligt någon fördelning).   Steg 3: Lägg till koddelar på lönearter Kostnadsställe och Nivå 4 ställer man in på lönearter. Gå till Lönearter - Löneartsregister - fliken Kontering Under Kontera enligt personal kryssa i Kostnadsställe och/eller Nivå 4 om du vill använda koddelar som har lagts till på personalkortet (Steg 2). OBS! Om du ändrade benämningarna i Steg 1 så får du se dem här. Under Kontera per kategori/anställd anger du också konto och koddel för Objekt (Segment 2 från Financials)     Det går även att snabbuppdatera många lönearter samtidigt under menyn Lönearter. Välj vad du önskar uppdatera       och följ vägvisaren i programmet.   Steg 4: Utökad kontering av arbetsgivaravgifter Om du behöver bokföra arbetsgivaravgifter per kategori kan du göra det med tilläggsmodulen Bokföring arbetsgivaravgifter/kategori. För att få tillgång till den utökade konteringen gå till Företag - Företagsinställningar - Allmänt. Kryssa i för Bokföring arbetsgivaravgifter/ kategori. Gå till Företag - Företagsregistret - Lagstadgade avgifter. I nedre delen av tabellen ange Kreditkonto för förmåner, banklön och kontantlön   Tryck på länken Kontering per kategori På fliken Arbetsgivaravgifter ange kontering (debet och kredit) för varje personalkategori eller ett standardkonto.   På fliken Kontering nivå 2 ställer du in om balanskonton ska fördelas på koddelar. Balanskonton för både arbetsgivaravgifter och förmåner kan fördelas på kostnadsställe, objekt och/eller nivå 4. Balanskonton för banklön och nettolön kan fördelas på kostnadsställe och nivå 4.   Regionalt företagsstöd samt stöd för forskning och utveckling (FoU) kan fördelas på motsvarande konto (debet och kredit) som för de lagstadgade arbetsgivaravgifterna, samt fördelas på kostnadsställe, objekt och/eller nivå 4.   Steg 5: Få med koddelar på bokföringsunderlag Gå till Löneperiod - Rapporter - fliken Beställning. Tryck på plusknappen för att skapa en mall för utskriften. Skriv in ett namn i textfältet under Beställningens namn. Tryck länken Lägg till/ta bort Kryssa i för Bokföring Tryck OK   Under rapporter kan du nu trycka på plusknappen för att utforma bokföringsunderlag. Ange en benämning. Välj om alla transaktioner för löneperioden ska inkluderas i bokföringsordern eller enligt urval. I rullgardinsmenyn för sortering välj vilka segment som ska följa med och i vilken ordning. Här är det viktigt att du anger den ordning som används i Financials. Tryck på Spara. Tryck på Spara igen i huvudfönstret. Tryck på Utskrift och önskat åtgärd.     För att kunna importera bokföringsunderlaget i Financials behöver du förbereda en Excel fil. Det gör du genom att trycka på excelikonen och ladda ner en Excel eller CSV fil - formatet väljer du i nästa steg.       

Hur skapar man en ny engångskod till sina anställda?   Administratören på ert företag med rollen Customer Administrator loggar in på https://signin.visma.net/ och aktiverar Authentication Settings                   Sedan lägger ni på rollen Authentication Administrator till den personen som ska kunna skicka ut engångskoder.                   Denna administratören kan nu logga in och klicka på ikonen, Authentication Settings i Home.                   Man behöver först verifiera sin domän om ni inte gjort det, så klicka på Lägg till domän                     Verifiera er domän enligt instruktionerna, antingen via DNS eller HTTPS Läs mer   När detta är gjort så kan ni i antingen via Visma.net Admin  eller i Authentication Settings skicka ut engångskoder till era anställda.    

I den här artikeln samlar vi vanliga frågor och problem som uppstår i samband med att använda tvåstegsverifiering i Visma.net.

Så här fungerar nya gränssnittet i Visma.net Approval.  Vad är nytt?  Ett nytt användargränssnitt som syftar till att förenkla din upplevelse när du arbetar med ärenden i Visma.net Approval. Det nya användargränssnittet förbättrar processen för användare att effektivt godkänna eller avvisa ärenden. Funktionerna som ingår i användargränssnittet är oförändrade jämfört med det gamla användargränssnittet, men sättet de presenteras på har förändrats.       Hur använder man det nya gränssnittet? Logga in i Visma.net Approval. Välj Mina ärenden och öppna ett ärende. Åtgärder som Godkänn, Avvisa och Andra åtgärder har flyttats längst upp till höger, tillsammans med nya ikonerna. De har samma funktionalitet som tidigare.   Alla flikar Dokument, arbetsflödesdetaljer med Anteckningar och kommentarer från den gamla vyn visas nu på en skärm,    Den nya layouten har lagts till även i Min historik, Processöversikt och Dokumentöversikt. Modulerna kan döljas genom att klicka på motsvarande ikon i sidofältet. När du döljer en modul kommer ikonen att markeras i blått. Layouten kommer att sparas, så att du kan se samma moduler när du klickar på pilarna uppe till höger och navigerar till nästa ärende     Arbetsflödesdetaljer  I den här modulen visas flödet med detaljer och tooltips visar användarens namn, e-postadress och profilbild.     Under stegets namn visas namnet på godkännarna. Under steget Godkännande visas var ärendets ursprung Expandera aktuella arbetsflödessteget för att se detaljerna: namnet på det aktuella arbetsflödessteget, aktuella godkännare och orsaken kommer att vara synliga.     Expandera arbetsflödeshistoriken så ser du en tabell med steg, åtgärd, kommentar, datum. Dessa kan sorteras på datum och användare. Finns även funktion med tooltips med e-postadress  som kan kopieras till urklipp.   Anteckningar och kommentarer Antalet kommentarer visas mellan parenteserna i rubriken Anteckningar och kommenterar är synligt på modulens ikon om du bestämmer dig för att dölja den. Du kan ange din kommentar i fältet Lägg till kommentar. En kommentar kan vara högst 501 tecken lång. Dokumentmodulen  I ärendelistan ärendelistan kan du se vilka dokument som behöver godkännas,  Antalet dokument visas i modulens rubrik, och det finns två sätt att navigera genom dokument: klicka på pilarna Sida upp eller Sida ner alternativt använd den vertikala rullningslisten.     I verktygsfältet under rubriken kan du se antalet sidor inne i dokumentet, och du har möjlighet att zooma ut och zooma in, ladda ner, rotera och skriva ut dokumentet. Dokumentet roterar 90 grader varje gång du klickar på ikonen Rotera åt höger. Om du vill skriva ut dokumentet öppnas en ny flik med dokumentet i förhandsgranskning.     Extern redigerare tillhandahålls av Visma.net ERP  Modulen för extern redigerare (redovisning med kontering) visas längst ner på skärmen för mindre upplösning (1440 - 800 px; 1680 - 480 px (vy med två kolumner) och 1280 - 640 px (vy med en kolumn), under alla moduler (detaljer om arbetsflödet) , Anteckningar och kommentarer, Dokumentdetaljer och Dokumentmodul.        Externa redigerare har en funktion för att ändra storlek, så att du kan ändra storlek på den från full bredd längst ner på skärmen till halv bredd längst ner till vänster på skärmen. När du väl har gjort ett aktivt val mellan nya knapparna bottom och left-bottom sparas layouten när du använder pilarna för att navigera till nästa uppgift och när du loggar in via samma webbläsare, efter att applikationen stängts. Den sparas inte när du väljer en annan webbläsare och den sparas inte när du öppnar ett nytt ärende från Mina Ärenden. För högre upplösningar (1920 - 725 px) visar vi en vy med tre kolumner med modulen Extern redigerare placerad längst ner till vänster på skärmen, under de tre modulerna Arbetsflödesdetaljer, Anteckningar och kommentarer, Dokument med Dokumentvisning på höger sida. Du kan ändra storlek på den extern redigeraren till full bredd och placerad längst ner på skärmen och layouten sparas endast när du använder pilarna för att navigera till nästa Denna information finns beskrivet i hjälpfilen.         

Ett tips inför sommaren är att använda Visma Manager appen vid godkänning av dokument. Visste du att du kan godkänna flera samtidigt genom att klicka på den lilla runda cirkeln till vänster. Se nedan.   Visma Manager - Godkänn flera samtidigt     Visma Manager appen kan laddas ner på:      

I detta användartips beskrivs hur man aktiverar och kommer igång med det nya Orderfönstret. För mer information om fönstret, se Nya Orderfönstret i Visma.net - Översikt    Tilldelning av roller För att få access till det nya Orderfönstet måste de användare som ska arbeta i fönstret ha fått rollerna Sales Creator eller Sales Viewer tilldelat i Visma.net Admin. Vid behov kan man också tilldela rollen Sales Profit Viewer för att kunna se marginal utöver kostnadskolumnen.   En förutsättning att kunna använda det Nya Orderfönstret är att man också har den befintliga rollen Sales Administrator eller Sales User.   Sales Creator - Kan skapa nya ordrar Sales Viewer - Har läsrättigheter Sales Profit Viewer - Se marginal   Tilldelning av roller görs i Visma.net Admin av en användare med administratörsrättigheter.    1. Gå till Visma.net Admin       2. Välj Användare och Roller 3. Leta upp användaren som ska få rollen tilldelad sig       4. Leta upp företaget     5. Tilldela roll under kolumnen Financials     Notera att för att kunna använda det Nya Orderfönstret behöver man också ha den befintliga rollen Sales Administrator eller Sales User. Detta eftersom man under en övergångsperiod kommer att behöva arbeta i både det nya och det klassiska orderfönstret.   6. Klicka på Spara och stäng 7. Användare kommer att motta en epost med information om den nya rollen/rollerna   Ska rollen tilldelas flera personer kan detta göras genom att välja Roller överst i fönstret i Visma.net Admin och därefter välja företaget det gäller.   Efter att roller tilldelats, måste alla användare som ska ha tillgång till fönstret logga ut och in igen.   Gå till nya Orderfönstret Efter att gett användarna någon av rollerna Sales Creator eller Sales Viewer nås fönstret via menvalet: Meny > Order > (Transaktioner) Ordrar (ny version) Detta är under samma menyval där det gamla orderfönstret ligger    

I detta användartips beskrivs de olika funktionerna i det nya Orderfönstret. För mer information om fönstret, se nya Orderfönstret - Översikt   En förutsättning för att kunna använda det nya Orderfönstret är att man aktiverat det samt tilldelat rätt roller. Se användartipset Aktivera Nya Orderfönstret för detta.   Skapa en ny order i några enkla steg 1. Välj kund Börja med att välja kund genom att klicka på ikonen i fältet kund. Listan över tillgängliga kunder öppnas.    Det går också att söka efter kund genom att börja skriv in kundnamnet i fältet.   2. Lägg till artikel Välj en artikel med musen eller piltangenten och klicka eller tryck på Enter.   Artikeln läggs automatiskt till på en ny rad.   Tillagd artikel kommer att ha kvantiteten "1" som standard 3. Justera antal, pris, rabatter, etc Nu syns t ex antal tillgängliga artiklar för leverans, pris, rabatter med mera.    Här går det att justera antal, pris, rabatter och fler kolumnen läggs till allteftersom.   4. Spara ordern Spara ordern genom att klicka på sparaknappen.   5. Fortsätt i det gamla fönstret Fortsätt och lägg till de artiklar som är aktuella för ordern, samt lägg till eventuell information i orderhuvudet. Klicka därefter på knappen Öppna i klassiskt fönster för att fortsätta behandla ordern.     Ordern kommer då att öppnas i det gamla/klassiska fönstret. Vill du gå tillbaka till det nya orderfönstret med samma order, klickar du på Prova nya versionen.     Annat som är bra att känna till Endast ordertyp SO stöds för närvarande Leveransinställningar är i skrivskyddat läge i denna första version Använd tabb- eller piltangenter för att navigera med tangentbordet  

Här följer några korta tips och tricks i hur man kan arbeta i det nya Orderfönstret i Visma.net. För mer information om fönstret, se nya Orderfönstret - Översikt   Bläddra mellan ordrar En ny order anses vara den senast skapade ordern För att gå till den tidigare skapade ordern, tryck på vänsterpilen   Uppdatera kunder Det går att öppna kundkortet direkt från Orderfönstret om man behöver uppdatera något på en kund.     När du klickar på redigeringsikonen visas en popup Redigera i pop-upen. Spara och stäng Spara ändringar i ordern För att se uppdateringarna, ladda om webbläsaren Plats-nålen   Håll muspekaren över plats-nålen för att se leveransadressen Det är samma adress som på fliken "Leveransinställningar". Återställ inmatat värde   Manuellt inmatat värde kan återställas till ursprungligt värde Ikonen blir blå efter att värdet har redigerats Klicka på den blå ikonen för att återställa till originalvärde   Ta bort orderrader Ta bort en eller flera rader samtidigt. Det går också att markera alla rader genom att klicka i checkboxen precis nedan för "Radera".      

I detta användartips beskrivs de olika funktionerna i det nya Orderfönstret. För mer information om fönstret, se nya Orderfönstret - Översikt   Fönstret består av två delar: Orderhuvudet Flikarna med detaljerad information   Orderhuvudet I det nya Orderfönstret finns det två vyer, en komprimerad vy som vi ser nedan. I den komprimerade vyn tillåts orderraderna få mer plats för att underlättade registrering av nya rader. Flera fält i orderhuvudet samt detaljer om marginal och summor döljs .       I den expanderade vyn syns fler fält i orderhuvudet samt summor och marginal.     Arbetsfältet högst upp har länkar för att bland annat navigera sig mellan ordrar, spara och skapa ny order.       Orderhuvudet har flera fält som visas: Kund Plats Datum Önskat leveransdatum Kundreferens Extern referens Beskrivning Anteckningar   Till höger om fälten visas summor och marginal för ordern.   Flikarna med detaljerad information Under orderhuvudet finns länkar till flera flikar: Rader Moms  Leveransinställningar Rabattdetaljer   Rader  I denna flik lägger man till och redigera de artiklar man vill lägga till i ordern. Idagsläget går det inte att ändra vilka kolumner som syns, eller flytta på kolumnerna, men detta kommer att läggas till framöver.   Moms Under denna flik ser man bland annat vilka momskoder som används  med tillhörande momssats, momsgrundande belopp och momsbelopp.       Leveransinställningar Här syns leveranskontakt och leveransadress till kunden. Dessa fält kommer att vara i skrivskyddat läge i den första versionen   Rabattdetaljer Under rabattdetaljer syns vilken eventuell rabatt utöver radrabatter är lagd på ordern. Radrabatter syns direkt på raderna, samt att alla rabatter summeras uppe i orderhuvudet till höger vid summorna.     Idagsläget går det inte att manuellt lägga till Rabatter på ordrar i nya Orderfönstret så som det fungerar i klassiska fönstret under fliken Rabattdetaljer.       

Det är möjligt att skicka ut e-post direkt fån Visma.net ERP. På så sätt kan man skicka ut orderbekräftelser, plocklistor, mm. När det gäller fakturor så rekommenderar vi dock att använda sig av AutoInvoice i stället.   Att skicka e-post kan göras på tre olika sätt. Vi rekommenderar vanligtvis att man använder setup 1. Nedan beskriver vi de olika alternativen.   Gå till Meny - System - Egenskaper - Systemkonton, e-post (SM204002).   Setup 1: Standard uppsättning med egendefinierad svarsadress (rekommenderat) Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto  Kryssa i Använd standardserver för utgående e-post Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post Fyll i avsändarens e-post i fältet Svarsadress E-post ska vara no-reply@finance.visma.net - den får inte ändras! Spara när du är klar   Setup 2: Standard uppsättning med egendefinierad e-postadress Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto  Kryssa i Använd standardserver för utgående e-post Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post Fyll i avsändarens e-post i fältet E-post Spara när du är klar När du har sparat visas  DNS-poster som måste anges av domänägaren för att Visma ska kunna skicka från adressen. Detta är vanligtvis något som din IT-administratör eller e-postleverantör behöver hjälpa dig med. Det går inte att skicka från egen adress förrän detta är på plats. När DNS-posterna har lagts till och validerats försvinner meddelandet från skärmen.     Setup 3: Utskick via egen server Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto  Kryssa av Använd standardserver för utgående e-post Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post Fyll i avsändarens e-post i fältet E-post Fyll i Serverinformation, Säkerhet och Serverportnummer. Det är information som du måste få av din IT-administratör eller e-postleverantör. Spara när du är klar   Om det finns flera e-postkonton i Visma.net ERP kan man välja vilket som används som standard i fönster E-postinställningar (SM204001)    

Det rekommenderas att man väljer Underlag för ROT- och RUT-arbeten  i Företag (CS101500) på fliken ROT och RUT.   I denna artikel beskriver vi ett sätt att reversera en kundfaktura med ROT/RUT när man valt  Frisläpp fakturor och betalningar istället   Frisläpper man en ROT faktura:   Resultat:   Samt:   För att reversera fakturan måste man börja med fakturan till Skatteverket. Gå till Kundfakturor (AR301000) och hitta fram fakturan till Skatteverket. Gå till Åtgärder och välj Reversera och använd på nota   Frisläpp kreditfakturan   Fakturan till Skatteverket är nu stängd.   Nu behöver du Reversera motpost på den tidigare kundinbetalningen. I vårt exempel betalningen 100112   Resultat:   Nästa steg är att reversera den ursprungliga fakturan. Gå till Kundfakturor (AR301000) och Åtgärder och välj Reversera och använd på nota   Frisläpp den    Återstår kreditfakturan 100112 som skapades när vi först frisläppte 100111:     Fakturan har ingen moms. Skapar därför en debetjustering utan moms:   Sista steg är att skapa och frisläppa en kundinbetalning:   Nu är alla dokument stängda. Både kundfakturor     Och kundinbetalningar  

När man  förbereder intrastatrapporten kan man få upp olika felmeddelanden. I denna artikel sammanfattar vi endast de felmeddelanden som dyker upp i Visma.net ERP.  Enligt kraven för CN8, måste nettomassan (kg) vara en del av varje rapporterad Intrastatrad. Uppdatera måttenheten för artikeln så att du kan använda kg. Felmeddelandet syftar på att det saknas vikt på artikeln i fråga. Lösningen är att lägga till vikten i kg på artikeln. Gå till Lagerförda artiklar (IN202500) Gå till fliken Paketering Ange vikten i kg och spara ändringen   Efter att du har uppdaterat artikeln måste du förbereda intrastatrapporten på nytt. Viktigt att kryssa ur Historiska värden. På så sätt hämtas värden från det uppdaterade artikelkortet.   OBS! Nettovikten avrundas uppåt om man väljer att INTE visa detaljerade transaktioner. Kryssar man i Visa detaljerade transaktioner så får man se vikten med två decimaler.   Enligt kraven för den kompletterande enhetskoden som du valt, måste den kompletterande enheten vara en del av den rapporterade Intrastatraden     Detta felmeddelande syftar på att den kompletterande enhet som är obligatorisk för vissa KN-koder saknas. Vilken enhet det är kan man hitta i SCB:s sökmotor:     Står det något i kolumnen Kvantitet på sidan så måste du lägga till det i intrastatrapporten. För att systemet ska kunna hämta data själv måste man lägga till kompletterande enhet på två ställen. Gå till Lagerförda artiklar (IN202500) Öppna fliken Generell information och gå ner till Intrastat Välj enhet under Kompletterande enhet krävs och spara ändringen   Gå till Måttenheter (CS203100) Välj enhet under Kompletterande enhet krävs och spara ändringen OBS! Det är även viktigt att man väljer kompletterande enheter endast på de enheter som man använder vid försäljning/inköp inte på alla.  Gå tillbaka till Förbered Intrastatrapport (TX50800S) Kryssa ur Historiska värden och generera rapporten på nytt   Fel: Fyll i 'KN-kod' Fel: Fyll i 'Ursprungsland' Dessa två felmeddelanden syftar på att det saknas obligatoriskt värde under KN-kod respektive Ursprungsland.    Båda värdena är hämtade från artikelkortet:  

Effektivare godkänning genom att markera aktuella rader och klicka på knappen Godkänn valda. Antal dokument visas och även total belopp för de dokument som skall godkännas.    Godkänn flera dokument    

Nu kan du som godkännare bli guidad med stegvis instruktioner i AutoPays gränssnitt. Vi är glada att kunna börja med denna form av användarstöd, som kompletterar de beskrivningar och FAQ som sedan tidigare finns i vår hjälpfunktion.   Den digitala guidningen följer dig genom en funktion och visar t ex inställningar. Vår första guide gäller den detaljerade vyn för godkännande.   Guiden visar sig när du ska godkänna betalningar.     Du kan också aktivera guiden igen vid ett senare tillfälle, genom att klicka på symbolen:          

Ibland kan det vara svårt att veta varför en inkommande faktura går till leverantör A istället för leverantör B.