Användartips för Visma Net

En av de absolut svåraste frågorna att ta ställning till vid köp och implementation av affärssystem är balansgången hur standardiserat eller anpassat det ska vara. Standardisering har ju definitivt sina fördelar. Jag tänker främst på att det gör att vi kan automatisera rutiner och arbeta mer med avvikelsehantering. Hela poängen med att välja Visma.net enligt mig.   MEN   Att bara starta igång programmet utan att göra minsta anpassning är också ganska dumt. Jag har ännu inte stött på ett enda företag eller ekonomiavdelning som arbetar helt “enligt standard”. Även om det ju vore drömmen - tänk vad vi skulle kunna automatisera!   Där är vi ju inte riktigt än i dagsläget, vi kan inte automatisera avvikelser till exempel. Även om många avvikelser följer samma mönster de med. Därför finns möjligheten att göra små, små förändringar som gör det lättare för just dig att arbeta med Visma.net. Det är framförallt två anpassningar jag verkligen rekommenderar dig att göra:   1. Favoritmarkera rapporter och förfrågningar du ofta använder Den här funktionen brukar jag vara lite försiktig med att rekommendera i början. Den kan nämligen missbrukas på ett sätt som gör att du slipper lära dig att hitta i systemet. Dock är den himla fiffig när det kommer till att slippa komma ihåg namnet på det där fönstret där du alltid hittar de svaren du behöver (har vi inte alla våra favoritförfrågningar?).   För att favoritmarkera klickar du bara på stjärnikonen - och voilá, du får en ny flik, favoriter, med de sidor du har stjärnmarkerat.       2. Flytta, lägg till och ta bort kolumner Vi har tyvärr ingen statistik på hur många som redan gör detta. Källa magkänsla säger att det är alldeles för få. Det här går dessutom att göra lite överallt i Visma.net. Det jag pratar om är den här knappen:      Så liten att ingen känner igen den egentligen. Men den är placerad längst till vänster på radnivå i väldigt många fönster och flikar. Så här:     När du klickar på den lilla, lilla ikonen poppar detta fönster upp:     Och det är här det roliga börjar. I detta fönster kan du hitta dolda kolumner som du kan lägga till under Tillgängliga kolumner. Dessa flyttar du över med hjälp av Högerpilen. Du kan också dölja kolumner som kommer som standard genom att flytta dessa med hjälp av Vänsterpilen. Du kan även flytta de olika kolumnerna som du ser i fönstret. Uppåtpilen flyttar kolumnen till vänster, och Nedåtpilen flyttar kolumnen till höger.   Så lite paradoxalt måste du kanske ändå anpassa Visma.net för att kunna arbeta mer effektivt och standardiserat. För än finns inte en superstandard när det kommer till hur vi arbetar i affärssystem.

Detta är troligen en arbetsskada - men jag har mina favoritknappar i programmet. Alltså inte bara områden eller funktioner. Utan jag pratar om yttepytte delar av programmet som det går att klicka på.   För att kvala in på min favoritknapplista krävs det att den är något utöver alla andra knappar, dvs den löser problem jag, ofta, har. Så vilken är då denna fantastiska knapp jag använder så ofta i logistik - och vad gör den?   …   Min favoritknapp är… “Lägg till artikel” (kallas även “Lägg till lagerförd artikel). Och den ser ut så här:     Du hittar den i alla lagermoduler under Lager - Transaktioner, och kan välja ett av dessa fönster för att se den:   Lager: Inleverans , Lagerändring, Lagerförflyttning, Justering Order: Försäljningsorder Inköp: Inköpsorder     Varför är den så fantastisk då? Vi tar det utifrån två av de problem jag har när jag arbetar i Visma.net.   1) Jag glömmer alltid vad jag har på lager Jag skyller på att jag använder många demobolag och testar hit och dit, men ärligt talat är det nog få som har koll på allt på lagret (och varför behöva ha det i huvudet om det är enkelt att kolla upp?).   2) Jag förväntar mig bra fritextsökningar För att vara någon som har tid att identifiera favoritknappar så har jag förvånansvärt kort tålamod när det kommer till att leta efter information. Att snabbt kunna söka efter något är en självklarhet och här kan jag söka både vitt och brett. Inte bara på artikelnummer unika för mitt företag - men även alla nummer som ligger länkade som alternativa ID:n. Så om jag är nyfiken på vad min leverantör använder för artikelnummer, eller vilka artiklar som har alternativa ID:n hos mina leverantörer är jag på god väg att söka upp det med hjälp av ett tryck på “Lägg till artikel”. För att hitta knappen, gå in i något av de fönstren ovan och kolla ovanför raderna för att hitta den.     Vilka funktioner döljer sig bakom denna lilla knapp? En ledtråd får vi tack vare att fönstret som poppar upp heter “Lageruppslag”. Precis vad som behövs i Logistiken där antalet förfrågningar som följer med programmet kanske behöver kompletteras lite oftare än förfrågningar på andra ställen. Knappen “Visa endast tillgängliga produkter” är självförklarande, men ack så användbar. Det går även att filtrera per “Artikelklass” eller “Lager”, men det är under artikel som den där globala sökfunktionen jag så ofta känner ett behov av finns. Jag kan söka på allt från del av artikelnumret (plocka ett par siffror mitt i om jag så vill), namnet eller alternativa ID:n. En annan funktion som döljer sig i detta fönster är att det är superlätt att under “Antal valda” bara fylla i antalet för artikeln - oavsett om det lager, order eller försäljning det handlar om. Så egentligen är det väl all fönstret Lageruppslag som ligger bakom just denna knapp som är cool och användbar. Men jag vill nog ändå kalla “Lägg till artikel” för min favoritknapp i logistiken. Har du någon favoritknapp i programmet?

Nyckeln till att effektivisera arbetet är att veta vad en lägger mycket tid på (och vad en kanske inte gör så mycket av...). Ett enkelt sätt för att ta reda på detta, i Visma.net ERP, är att gå in och kolla inloggningshistoriken per fönster. Från detta fönstret kan du nämligen ta ut historiken till en excel-fil och få det svart på vitt - vad i programmet är det ni lägger tid på?   När ni vet det kan det vara värt att börja fundera på om ni kan schemalägga några av aktiviteterna i det fönstret? Eller kanske har ni fönster som ni aldrig använder. Då går det med hjälp av behörighetsfunktionerna att dölja dessa = aldrig mera råka klicka sig in på fel flik. (Vi rekommenderar dock att ni vänder er till er partner om ni vill börja ändra i behörigheterna i Visma.net ERP)   Så här tar ni busenkelt själva reda på hur inloggningshistoriken ser ut:   1) Gå in via Meny - Användare/Roller  - Förfrågningar - Inloggninshistorik(SM201045) och väljer “Åtkomst fönster” i rutan “Åtgärd”.     2) Exporterar informationen till en Excel-fil.   Så vad lägger ni tid på? Och vilka delar kan/vill ni effektivisera ytterligare?

 Hej! Nu har vi tagit fram ett utbildningsmaterial för området Avtalsfakturering i Visma.net ERP. I avtalsfaktureringen kan man administrera sina olika avtal för bland annat återkommande fakturering. Dokumentet Avtalsfakturering ligger under Dokumentation.   Behöver ni hjälp att komma igång med avtalsfaktureringen vänligen kontakta er partner.  

Navigering i logistikmodulen i Visma.net Financials. Videon ger dig en genomgång av de olika menyrader i logsitikmodulen i Visma.net Financials och vilken typ av data som registreras i de olika fönstren/dialogerna, samt en genomgång av hur startsidan kan användas.  Videon är på engelska.

Uppstartsguiden för logistikmodulen i Visma.net Financials. Videon ger dig en genomgång av uppstartsguiden för logistikmodulen i Visma.net Financials och vilka värden du kan ange. Videon är på engelska.