Användartips för Visma Net

I detta användartips beskrivs hur man aktiverar och kommer igång med det nya fönstret för betalningsförslag. För mer information om fönstret, se Betalningsförslag - översikt   För att komma igång måste de användare som ska arbeta i fönstret ha fått rollerna Payment processor eller Payment Viewer tilldelat i Visma.net Admin.   Om man aktiverar det nya fönstret innan det gamla har stängts ned (3/10 2022), måste man välja Ny betalningsprocess under Föredragen betalningstjänst i fönstret Leverantörsreskontra (AP101000). Den 3/10 kommer alla företag att bli migrerade till den nya tjänsten, varpå detta steget inte behöver göras. Dock krävs det att en användare får någon av de två rollerna ovan.   Så aktiverar du det nya fönstret För att aktivera det nya betalningsfönstret markerar du radioknappen Ny betalningsprocess i fönstret Meny > Leverantörsrekontra > (Egenskaper) Leverantörsreskontra (AP101000) - Efter den 3/10 behöver detta steget inte göras eftersom alla företag är migrerade till den nya tjänsten då.     Tilldelning av roller För att få access till det nya betalningsfönstret måste en användare därefter få någon av de två rollerna: Payment processor - Tillgång till alla delar av den nya betalningstjänsten Payment Viewer - Endast tillgång till att se betalningsinformation, inte skapa betalningar   Tilldelning av roller görs i Visma.net Admin av en användare med administratörsrättigheter.    1. Gå till Visma.net Admin     2. Välj Användare och Roller 3. Leta upp användaren som ska få rollen tilldelad sig     4. Leta upp företaget   5. Tilldela roll under kolumnen Financials   6. Klicka på Spara och stäng 7. Användare kommer att motta en epost med information om den nya rollen/rollerna   Ska rollen tilldelas flera personer kan detta göras genom att välja Roller överst i fönstret i Visma.net Admin och därefter välja företaget det gäller.   Efter att roller tilldelats, måste alla användare som ska ha tillgång till fönstret logga ut och in igen.   Gå till fönstret för betalningsförslag Efter att gett användarna någon av rollerna Payment processor eller Payment Viewer nås fönstret via menvalet: Meny > Leverantörsreskontra > (Rutiner) Betalningsförslag Detta är under samma menyval där det gamla fönstret tidigare fanns.    

För dig som godkänner fakturor och utlägg i Approval  kan du använda appen Visma Manager.  Här får du tillgång till dina Visma Approval ärenden var som helst och när som helst   Godkänn dokumenten  genom att öppna varje dokument eller använd funktionen godkänn flera samatidigt. Visma Manager godkänn flera dokument    Om du vill följa flödet vad som sker med dina dokument  för tex utlägg eller leverantörsfakturor. Klicka på Historik.   Visma Manager Historik     Med Visma Manager kan du:  Godkänna eller avvisa fakturor och utlägg direkt i din mobil  Inspektera mottagna dokument  Lägga till kommentarer till dokument Söka på Historik Kontering på befintliga rader om du har rollen Financial User i Visma.net ERP  Visma Manager är en gratis app som ger befintliga licensierade användare av Visma Approval med möjlighet att godkänna ärenden från Approval.   Stödjer språken : Svenska, Engelska, Norska, Finska och Holländska App store Goggle Play      

Snart semestertider glöm inte att  registrera vem som är din vikarie,  dvs vem skall godkänna dina dokument när du är ledig.   Så här gör du: Logga in i Approval Väljer Inställningar Vikarie Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument) Du kan välja tre olika alternativ: Inaktiv Aktiv nu Aktiv  i perioden  (daumintervall )   Visma.net Approval              

När man  förbereder intrastatrapporten kan man få upp olika felmeddelanden. I denna artikel sammanfattar vi endast de felmeddelanden som dyker upp i Visma.net ERP.  Enligt kraven för CN8, måste nettomassan (kg) vara en del av varje rapporterad Intrastatrad. Uppdatera måttenheten för artikeln så att du kan använda kg. Felmeddelandet syftar på att det saknas vikt på artikeln i fråga. Lösningen är att lägga till vikten i kg på artikeln. Gå till Lagerförda artiklar (IN202500) Gå till fliken Paketering Ange vikten i kg och spara ändringen   Efter att du har uppdaterat artikeln måste du förbereda intrastatrapporten på nytt. Viktigt att kryssa ur Historiska värden. På så sätt hämtas värden från det uppdaterade artikelkortet.   OBS! Nettovikten avrundas uppåt om man väljer att INTE visa detaljerade transaktioner. Kryssar man i Visa detaljerade transaktioner så får man se vikten med två decimaler.   Enligt kraven för den kompletterande enhetskoden som du valt, måste den kompletterande enheten vara en del av den rapporterade Intrastatraden     Detta felmeddelande syftar på att den kompletterande enhet som är obligatorisk för vissa KN-koder saknas. Vilken enhet det är kan man hitta i SCB:s sökmotor:     Står det något i kolumnen Kvantitet på sidan så måste du lägga till det i intrastatrapporten. För att systemet ska kunna hämta data själv måste man lägga till kompletterande enhet på två ställen. Gå till Lagerförda artiklar (IN202500) Öppna fliken Generell information och gå ner till Intrastat Välj enhet under Kompletterande enhet krävs och spara ändringen   Gå till Måttenheter (CS203100) Välj enhet under Kompletterande enhet krävs och spara ändringen OBS! Det är även viktigt att man väljer kompletterande enheter endast på de enheter som man använder vid försäljning/inköp inte på alla.  Gå tillbaka till Förbered Intrastatrapport (TX50800S) Kryssa ur Historiska värden och generera rapporten på nytt   Fel: Fyll i 'KN-kod' Fel: Fyll i 'Ursprungsland' Dessa två felmeddelanden syftar på att det saknas obligatoriskt värde under KN-kod respektive Ursprungsland.    Båda värdena är hämtade från artikelkortet:  

I version 8.90 har man gjort en ändring i nummerserier. Anledningen till ändringen är att det ska gå fortare att tilldela ett nytt nummer när flera processer använder samma nummerserie. Det finns en ny kolumn i fönstret Nummerserier (CS201010). Den heter Senast tilldelade numret och ligger längst till höger.   På bilden nedan ser du projekt men det gäller alla register. När du börjar använda en nummerserie eller skapar ett nytt dokument i en nummerserie som du använde före ändringen så allokeras automatiskt 1000 nummer så att dessa är färdiga att användas I kolumnen Nästa nummer ser man det nummer som nästa dokument kommer att få. När 1000 nummer har använts och Nästa nummer blir lika med Senast tilldelat nummer så allokeras 1000 nummer till.   Om det är nödvändigt att återställa nummerserien justerar man numret i kolumnen Senast tilldelade numret på samma sätt som man gjorde förr. Då raderas alla tilldelade nummer och 1000 nya reserveras när man använder den nummerserien.   Här är ett exempel:   Nästa nummer som ska användas är 00004 och Senast tilldelade numret är 01002 I detta exempel så har projekt 00003 raderats och vi vill ändra så att nästa projekt får nummer 00003 Vi ändrar Senast tilldelade numret till 00002 och sparar.   Vi skapar ett nytt projekt som får nummer 00003. I nummerserier allokeras 1000 nya nummer till Senast tilldelade numret och Nästa nummer uppdateras till 00004.

När Ni aktiverat PEPPOL-faktura i kundreskontra (AR101000) kan Ni också aktivera ytterligare två inställningar:   Exkludera PDF-faktura Som standard skickas alltid PDF faktura kopia från Visma.net ERP med som inbäddad i XML filen till AutoInvoice. När man skickar i nya PEPPOL BIS Billing 3 så kan dock mottagaren be om att inte få faktura kopia som PDF inbäddad (baserat på den europeiska standarden EN16931). Detta är nu möjligt att styra genom en inställning för att exkludera PDF-faktura vid utskick från Visma.net ERP till Visma.net AutoInvoice. Det kan ställas in per kundklass eller per kund.   Inställningen heter Exkludera PDF-faktura och finns i Kundklasser (AR201000) och Kunder (AR303000).       Använd den första AutoInvoice-bilagan för att se fakturan Denna kryssruta kan aktiveras när du har valt att Exkludera PDF-faktura.   Om du lägger till en egen faktura PDF i kundfakturor (AR301000) under fliken Bilagor och markerar denna inställningen kommer den första bilagan i listan blir den PDF faktura som kunden får. AutoInvoice skickar då både XML filen och bifogar bilagan som en faktura kopia vidare till kunden tillsammans med de övriga bilagorna.   Detta kan vara användbart om man skapar sina fakturor i något annat system och vill skicka med sin egen layout till kunden. Inställningen heter Använd den första AutoInvoice-bilagan för att se fakturan och ligger i Kundklasser (AR201000) och Kunder (AR303000).   Har man aktiverat inställningarna på kundklass kommer nya kunder att få den automatiskt . På existerande kunder måste man kryssa i rutorna direkt på kundkortet

Det är möjligt att skicka alla fakturor till AutoInvoice även om kunden inte är registrerad för mottagande av e-fakturor. I Kundklasser (AR201000) kan man aktivera funktionen Skicka fakturor till AutoInvoice.   Skapar man en ny kund är då detta val redan ikryssat.     Vid fakturering skickas då alla fakturor till Visma AutoInvoice och sedan vidare till kunden.   Prioritetsordning för att skicka en faktura är:   1. E-faktura (standard) 2. E-post 3. Utskrift Mer information om att aktivera AutoInvoice hittar du i utbildningsmaterialet

Vi har publicerat ett dokument om hur ni enkelt aktiverar AutoInvoice i Visma.net ERP. Dokumentet beskriver hur Ni enkelt aktiverar Autoinvoice för Visma.net ERP och kan börja skicka och ta emot fakturor direkt. Sedan kan ni enkelt skicka alla fakturor via Autoinvoice Läs mer här

Ett tips! Håll dig uppdaterad och få tillgång till den senaste informationen; godkänn fakturor, utlägg  direkt i mobilen!   Visma Manager är en gratis app som ger befintliga licensierade användare av Visma Approval med möjlighet att godkänna ärenden från Approval. Genom appen kan du hantera inkommande dokument och få en ökad kontroll med en fullständig överblick över ärenden som behöver godkännas.   Du får tillgång till Visma Approval  med Visma Manager. Tusentals användare använder redan denna app för att effektivisera sina affärsprocesser.   Med Visma Manager kan du: ● Godkänna eller avvisa fakturor och utlägg direkt i din mobil ● Inspektera mottagna dokument ● Lägga till kommentarer till dokument ● Få tillgång till dina Visma Approval ärenden var som helst och när som helst   Appen stödjer språken : Svenska, Engelska, Norska, Finska och Holländska App store Goggle Play

Nu går vi mot julledigheten  och  lämpligt att registrera vem som är din vikarie,  dvs vem skall godkänna dina dokument när du är ledig.    Så här gör du: Logga in i Approval Väljer Inställningar Vikarie Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument) Du kan välja tre olika alternativ: Inaktiv Aktiv nu Aktiv i perioden där du kan registrera vilka datum som är aktuella    Önskar er alla en God Jul & Gott Nytt år!     

Vi släppte en ny funktion för ett tag sen som gäller för er som  har behov av ett enklare  EFH flöde med få godkänanre.   Nu kan man välja att  fakturan kan bli godkänd med en och samma  användare,  dvs den användaren som ni sätter upp som första godkännare.   Några saker att tänka på vid uppsättning av flödet i Approval:   Du måste fortfarande konfigurera en arbetsflödeskonfiguration Om du alltid bara vill använda första godkännare kan du skapa en arbetsflödeskonfiguration med ett enda steg där inställningen "Blockera dokumentet när inga godkännare hittas" inte är aktiverad. Du kan exempelvis  lägga till en regel baserad på en lista över godkännare, lägga till en godkännare och lägga till en beloppsgräns som inte kommer att utlösas. När du gör ändring av flödet gäller det  för fakturor som tas emot från Visma.net ERP, där en första godkännare är inställd på dokument  och eller radnivå.

Ingående fakturor har olika status beroende på hur långt de har behandlats i flödet. Dessa kolumner finns i leverantörsreskontran. Status som är fakturans status från  redovisningen och reskontran  Approvalstatus som visar status från  godkännandeflödet i Approval. Dessa kolumner kan ni enklet ta fram i er uppsättning. Tabellen nedan visar statusar som förekommer i flödet.    Status Approval Status leverantörsreskontran  Beskrivning Skickad till Approval  Balanserad Leverantörsfakturan ligger i Approval och väntar på godkännande Godkänd Öppen Leverantörsfakturan är godkänd, bokförd och klar för betalning Godkänd Balanserad Leverantörsfakturan är godkänd, väntar på kontering och frisläppning (bokföring) Avvisad Balanserad Leverantörsfakturan har blivit avvisad av användare i Approval med notering från användaren som avvisad. Kan skickas ut på nytt i flödet eller konteras och frisläppa. Väntar Balanserad Leverantörsfakturan finns i Approval och väntar på att en eller flera mottagare skall godkänna. Väntar Ankomstregistrerad Leverantörsfakturan är preliminärbokförd och finns i Approval och väntar på att en eller flera mottagare skall godkänna. Avbruten Ankomstregistrerad Godkännandeflödet har avbrutits i leverantörsreskontran. Avbruten Balanserad Godkännande flödet har avbrutits i leverantörsreskontran. Ny Balanserad Leverantörsfakturan har inte skickats till Approval och ligger kvar i leverantörsreskontran. - Öppen Leverantörsfakturan har bokförts och frisläppts direkt utan att ha skickats till Approval - Balanserad Leverantörsfakturan är registrerad i leverantörsreskontran, men uppgifter saknas           

Det är möjligt att skicka ut e-post direkt fån Visma.net ERP. På så sätt kan man skicka ut orderbekräftelser, plocklistor, mm. När det gäller fakturor så rekommenderar vi dock att använda sig av AutoInvoice i stället.   Att skicka e-post kan göras på tre olika sätt. Vi rekommenderar vanligtvis att man använder setup 1. Nedan beskriver vi de olika alternativen.   Gå till Meny - System - Egenskaper - Systemkonton, e-post (SM204002).   Setup 1: Standard uppsättning med egendefinierad svarsadress (rekommenderat) Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto  Kryssa i Använd standardserver för utgående e-post Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post Fyll i avsändarens e-post i fältet Svarsadress E-post ska vara no-reply@finance.visma.net - den får inte ändras! Spara när du är klar   Setup 2: Standard uppsättning med egendefinierad e-postadress Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto  Kryssa i Använd standardserver för utgående e-post Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post Fyll i avsändarens e-post i fältet E-post Spara när du är klar När du har sparat visas  DNS-poster som måste anges av domänägaren för att Visma ska kunna skicka från adressen. Detta är vanligtvis något som din IT-administratör eller e-postleverantör behöver hjälpa dig med. Det går inte att skicka från egen adress förrän detta är på plats. När DNS-posterna har lagts till och validerats försvinner meddelandet från skärmen.     Setup 3: Utskick via egen server Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto  Kryssa av Använd standardserver för utgående e-post Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post Fyll i avsändarens e-post i fältet E-post Fyll i Serverinformation, Säkerhet och Serverportnummer. Det är information som du måste få av din IT-administratör eller e-postleverantör. Spara när du är klar   Om det finns flera e-postkonton i Visma.net ERP kan man välja vilket som används som standard i fönster E-postinställningar (SM204001)    

Funktionen fyra ögon principen används för att garantera att en faktura godkänns av minst två olika användare.   Om du aktiverar funktionen läggs ett reservsteg till i slutet av arbetsflödet, där du måste definiera minst två personer som får fakturan om det endast är godkänt av en person.  Har en person redan gjort sitt godkännande  i flödet  utesluts denna från flödet.  Fyra ögon principen

Skapa ett dashboard för att få snabbare och enklare översikt över din EFH process -  leverantörsfakturaprocess. Denna  dashboard visar olika status För inkommande fakturor Olika schemaläggningar  Vilka fakturor som ligger ute i flödet  Statistik - belopp på de mest frekventa leverantörerna   Betalningar som skickats till Autopay Nya återrapporteringar från Autopay   För att komma igång  och ta del av denna funktion kontaktar du din Vismapartner.    Observera att denna dashboard med tillhörande förfrågningar och filterer är en prototyp som visar hur ett dashboard kan byggas. Er partner har bra insikt på vad som kan fungera i er miljö.     

Nu går vi mot semestermånaderna och då är det lämpligt att registrera vem som är din vikarie,  dvs vem skall godkänna dina dokument som du får i Approval. Så här gör du: Loggar in i Approval Väljer Inställningar Vikarie Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument) Du kan välja tre olika alternativ: Inaktiv Aktiv nu Aktiv i perioden där du kan registrera vilka datum som aktuella   Approval inställningar vikarie   Skulle du glömma bort detta kan alltid era Administratörer göra detta via funktionen Konfigurering - Vikarier - Tilldela vikarier för godkännare    Approval Konfiguration Vikarier  

I denna artikeln visar vi hur du ändrar den e-postadress du använder för att logga in.

Inställningar i Approval som du som Godkännare själv kan styra.   Antalet arbetsdagar innan ett ärende snart förfaller XX arbetsdagar innan förfallodatum (max14) = Det datum som visas  på dokumentet i ärendelistan Öppna kommentarsfönstret när jag godkänner ( vid aktivering visas alltid kommentarsfälten) Se bild nedan.  Efter att ett ärende har hanterats... vad skall då ske?   Öppna nästa ärende Gå tillbaka till ärendelistan    

Godkänn flera dokument samtidigt i Approval med appen Visma Manager.    Så här enkelt godkänner du dina utlägg och fakturor direkt i appen. Välj aktuell rad i dokumentlistan och klicka på ikonen vit cirkel (se nedan) för att godkänna raden och välj nästa rad.  När du är klar med att godkänna flera dokument väljer du knappen Godkänn. Vill du se mer detaljer för att kunna hantera dokumentet trycker du på en rad för att öppna dokumentet. Finns flera val, Godkänn, Avvisa, Skicka för granskning och Vidarebefordra  Se kontering finns under valet: Se rader. Finns möjlighet till att kontera om men krävs då att användaren har behörighet och beror på vilken tjänst som används. För att se fakturabild, utlägg klickar du en gång för att förstora bilderna. Visma Manager Ladda ner appen via  App store  eller Gooogle Play       

I version 8.40 har det lagts till stöd för att visa alternativt artikelnummer för alternativ typ Global, Kundens artikelnummer och Streckkod i flera rapporter i ordermodulen. Under fliken Korsreferens för Ej lagerförda artiklar (IN202000) och för Lagerförda artiklar (IN202500) är det möjligt att registrera alternativt artikelnummer på en artikel. Du kan nu se denna information i följande rapporter: Offert (SO64101S och SO64108S) Orderbekräftelse (SO64111S och SO64118S) Följesedel (SO64200S och SO64201S) Plocklista (SO644000) Proformafaktura (SO64300S) Monteringsbekräftelse (IN30702S) Plocklista för montering (IN30701S)  Faktura (AR64108S, AR64118S, AR64105S, AR64110S, AR64106S, AR64104S, AR64102S, AR64101S och AR64103S)  Dessutom kommer de nya fälten också att finnas tillgängliga om du har kopierat en av dessa rapporter (visas med prefix RE). För att redigera rapporterna kan du gå till önskad rapport och sedan klicka på Redigera rapport. Detta öppnar rapporten i redigeringsläge. Under datakälla finns de nya tabellerna (med tillhörande fält) tillgängliga.   Observera att du har dubbelt av de tre datakällorna. Se till exempel CrossRefBarCode och DftCrossRefBarCode. Skillnaden mellan dessa två är att CrossRefBarCode hämtar alternativa artikelnummer där en enhet är definierad. Om du tittar på vårt exempel nedan kommer AlternateID under CrossRefBarCode att visa värdet 22222222222222 om raden i försäljningsordern är registrerad med Enheten PALL. AlternateID under DftCrossRefBarCode visar värdet 11111111111111 oberoende av enhet. Detta ger dig också möjlighet att ange att om artikeln på orderraden har en enhet där ett specifikt värde definieras, så visas detta. Om det inte finns något värde för enheten kommer det att visa det värde som gäller oavsett enhet. Då kan du använda dessa formler: =IIf([CrossRefBarCode.AlternateID]<>NULL,[CrossRefBarCode.AlternateID],[DftCrossRefBarCode.AlternateID]) =IIf([CrossRefCustPartNumber.AlternateID]<>NULL,[CrossRefCustPartNumber.AlternateID],[DftCrossRefCustPartNumber.AlternateID]) =IIf([CrossRefGlobal.AlternateID]<>NULL,[CrossRefGlobal.AlternateID],[DftCrossRefGlobal.AlternateID])