Användartips för Visma Net

Denna artikeln går genom nyttig information om årsavslutning i Visma.net Financials.   Avsluta perioder När du är klar med alla transaktioner i ett år bör du stänga alla perioder i detta året. Detta förhindrar att det kan skapas fler transaktioner i året. Det mest idealiska är att stänga en period så fort man är klar med den.   OBS! Om du har avslutat en period men behöver göra någon extra postering är det möjligt att göra detta genom Redovisning (GL102000).   Här markerar du för Tillåt bokföring till stängda perioder. OBS! Det är viktigt att du tar bort markeringen igen när du är klar med bokföringen, detta förhindrar att något bokförs på redan stängda år.   Det är möjligt att avsluta perioder för varje modul enskilt. Det kan vara nyttigt om man vill stänga för fakturering, men hålla huvudboken öppen. Följande moduler har ett eget fönster för att stänga perioder:   - Huvudbok - Leverantörsreskontro - Kundreskontro - Lager - Bank/Likvidhantering - Anläggningsregister   Om det inte är relevant kan du stänga perioder i alla moduler genom Stäng perioder (GL50300S).   Tips: Före du avslutar perioderna rekommenderas det att gå igenom checklistan under (du kan hoppa över detta om det inte är relevant för dig.)   För att avsluta perioderna markerar du relevanta perioder och klickar på Avsluta perioder. Klicka Ja i rutan som kommer upp.   Om du får ett meddelande om att det finns dokument som inte är frisläppta kan du klicka på Ej frisläppta dokument. Här får du en översikt över de verifikat som måste stängas eller raderas före du kan stänga perioden.   “Hjälpkonton” i systemet Genom hela året vill du hela tiden ha kontroll på om du har ett överskott eller underskott i företaget. Detta visas alltid som ett tal på balans- och resultatrapporter, även om inte har gjort några posteringar där. Som standard är detta kontot 2089. Detta är alltså ett “hjälpkonto” i systemet. I Redovisning (GL102000) ser du vilket konto som är valt för detta i fältet Konto för resultat hittils i år. Här väljer du också kontot som används för outdelade vinster i fältet Konto för outdelade vinster. Detta är också ett “hjälpkonto” som används för att visa odisponerat resultat från året före. Som standard är detta konto 2091.   OBS: om du inte bokför årets resultat (t.ex mellan 8999 och 2099), visar systemet automatiskt balansen på 2089 ett år och 2091 på nästa år. Om du t.ext har en saldo på 200 000 på 2089 i 2016 kommer detta att visas som 200 000 på 2091 i 2017. Om du bokför årets resultat normalt kommer 2091 visa 0. Detta är vad vi rekommenderar                

Det kan vara flera olika orsaker att man vill reversera en faktura som är baserad på en försäljningsorder och utleverans. Det kan vara att den är bokförd under fel period, fel pris, fel valuta osv. Det är möjligt att reversera en faktura som är baserad på en försäljningsorder och utleverans på vanligt sätt via kundreskontra. Men detta reverserar endast fakturan, inte utleveransen. Detta leder till att man får en skillnad mellan finans- och logistikmodulen.   I denna artikeln förklarar vi hur man kan reversera både fakturan och utleveransen. Det gäller fakturor som skapats av försäljningsorder som utlevereras och faktureras helt.   Ni gör det genom att registrera en beställning med typ CM (Credit memo)   Gå till Försäljningsorder SO301000 Välj typ CM Välj rätt kund och datum / period. Klicka på Lägg till faktura. En ny fönster öppnas. Välj faktura som skall reverseras Välj alla rader som kommer upp Klicka på Lägg till och stäng Välj Behandla - förbered faktura. En kreditnota skapas och ni blir vidareförda till den. Frisläpp kreditnotan. Detta skapar också ett lagerdokument som reverserar den ursprungliga utleveransen. Detta är tillgängligt på CM-ordern under fliken utleveranser. Lagret blir också justerad enligt reverserad utleverans (finns igen i lager).                

När fakturor kommer in till Visma.net Financials från Autoinvoice har man möjlighet att bokföra dem automatiskt.   Om ni får en faktura från en leverantör som inte är registrerad i systemet, kommer fakturan att få status Blockerad. Anledningen till detta är att fakturan har inte blivit matchad till någon leverantör.     Om du därefter skapar leverantören (t.ex. Via skapa leverantör) och sedan behandlar fakturan, kom ihåg att systemet inte tar hänsyn till valet på Matcha lagervara under fakturaimport på leverantören. Det är för att systemet läser inställningen då fakturan kommer in i fakturainkorgen.   Om leverantören inte skapas, postas fakturan in baserat på skattekod i stället. Om ni ofta har nya leverantörer i fakturainkorgen och får inget match i systemet, rekommenderar vi att ni väljer Skapa fakturor med en egen rad för varje momssats i stället. Inställningen läses endast när fakturan är hanterad och låter systemet att använda kostnadskontot på leverantören.              

Om en inkommande/utgående betalning inte kan matchas mot en faktura i systemet, kommer IBAN informationen från kunden/leverantören att användas vid matchning. Denna funktion är aktiverad/avaktiverad genom att markera Matcha mot bankkonton efter matchning av fakturor under fliken Matchningsinställningar under Bank/likvidhantering (CA101000).

I denna artikel går vi igenom vad som är best practice gällande formulär i Visma.net ERP.   Om inställningarna för formulär inte är korrekta i Visma.net ERP kan det vara så att standard rapporterna som ligger i programmet används. Dessa är inte uppdaterade och det är inte tänkt att använda dessa.   I systemet finns det inställningar för formulär på 3 olika nivåer som följer en hierarki: Entitet: Specifikt för den kund/leverantör som det är inställt på. Klass: Applicerat på alla kunder/leverantörer som har samma klass. Modul: Övergripande för alla kunder/leverantörer som inte har ändrat på inställningarna.   På Kunder (AR303000) under fliken Utskicksinställningar.     På Kundklasser (AR201000) under fliken Utskicksinställningar.     På Kundreskontra (AR101000) under fliken Rapporteringsinställningar.     Liknande inställningar finns för de flesta andra moduler (T.ex Leverantörsreskontra, Projekt, mm).   Om du inte har ett specifikt behov är det generellt bäst att inte ändra på inställningarna.    I detta exempel vill kunden ha formulär AR.64.11.8S (Faktura, svensk adress till höger) på sina fakturor.   Detta bör då ändras under kund specifika inställningarna och inte i Kundreskontran (standard AR.64.10.00) för att inte påverka andra kunder.    

Vi har flera kunder med leverantörer som jobbar med flera valutor. En orsak till detta kan vara att man har leverantörer utomlands, t.ex. Finska leverantörer kan skicka fakturor i EUR och norska leverantörer i NOK.   Hur skall man hantera detta i Visma.net ERP?   Valuta kopplas till leverantören, man har ett fält på leverantörer där man lägger in valutorna. Så hur skall man göra när man tar emot fakturor i olika valutor från leverantörer eller vad händer när man tar emot fakturor i olika valutor från leverantörer utomlands (t.ex. Fakturor i EUR och NOK)? Hur skall man styra från vilket bankkonto betalningen skall betalas ut från, baserat på vilken valuta fakturan kommer in i? På leverantören skall man registrera valutan som används vanligtvis. Första som skall göras är att tillåta ändring av valuta i Leverantörer (AP303000) under Meny - Leverantörsreskontra - Register. Ni kan också tillåta ändring av kurs om ni vill att det skall vara möjligt att redigera kursen som kommer in automatiskt. Dessa ger då möjligheten att registrera fakturor i annan valuta än denna som är standard på leverantören.     Önskar ni att valuta- och betalningskontot skall växlas automatiskt kan ni göra det genom att skapa en plats per valuta. I exemplet under har två platser skapats, en för EUR och en för SEK. Kom ihåg också att ändra på OCR-inställningarna för valutan så att allt går rätt.     Om man går in på EUR och går på Betalningar ser man betalningsinställningar. Man skall ha Utlandsbetalningar på Betalningsmetod och Bankkonto EUR som Likvidkonto.     Primärplatsen har Betalningsmetod 01 - Inhemska betalningar och  Betalningskonto 1930 (SEK konto).   Exempel: Då man registrerar en faktura, väljs betalningsinställningar automatiskt enligt plats som står på fakturan under Redovisningsdetaljer. I exemplet nedan ser vi  en faktura registrerad på Primärplatsen med betalningsmetod 01 och konto 1930.     Observera: Om du önskar att endast överstyra valuta, (och du inte behöver betala ut från olika bankkontonummer som är beroende av valuta) behöver du inte använda plats. Då räcker det med att aktivera Tillåt ändring av valuta.    

Med Attribut menas det egenskaper som ni kan lägga in på kunder, leverantörer eller varor för att kunna sortera, gruppera, skapa rapporter, information osv. Sätt upp egenskaper som behövs i ‘Attribut’ (ScreenId=CS205000).   Attribut-ID = Ange önskat namn / nr. på attributen Beskrivelse = Ange önskad beskrivning Kontrolltyp = Hur ni vill att attributen skall läggas in:   Text = text information Kombinationsruta = här kan du lägga till en lista över olika val som väljs med dropdown-lista Flervalskombination = Samma som kombination, men med möjlighet att välja flera samtidigt Kryssruta = Box för att kontrollera valet Datum/tid Inmatningsmask = Kombination med text, regel hur texten skall registreras Reguljärt uttryck = Regel för hur text skall fyllas i. När man använder kombinationsruta och flervals kombination, fyll i värdena nedan.     Kunder   Kundklasser (ScreenId=AR201000) Välj flik Attribut Välj attributen som skall användas på kundklassen Markera rutan obligatorisk om ni vill att fälten måste fyllas i Ni kan också lägga in att den används som standardvärde Kunder (ScreenID=AR303000) Fliken Attribut Här läggs värdena in på de olika attributerna Leverantörer Samma layout och användning som för kunder. Leverantörsklasser (ScreenID=AP201000) Leverantörer (ScreenID=AP303000)   Lagerförda och ej lagerförda artiklar Artikelklasser (ScreenID=201000) Välj Klass Välj Attribut Välj attributer som skall användas med artiklarna Välj obligatoriskt om fältet skall fyllas i Kan också läggas in som standardvärde I Ej lagerförda artiklar (ScreenID=IN202000) eller Lagerförda artiklar (ScreenID=IN202500) Fliken Attribut Här läggs in alla värden på olika attributer