Modulen Lager har egna rapporter för lagervärdering, bland annat Lagervärdering. En del användare kan uppleva att denna visar andra siffror än lagerkontona (vanligtvis 1460) i samma period. I denna artikeln går vi igenom den vanligaste orsaken till detta. Artikeln visar hur det kan identifieras och lösas.
1. Öppna rapporten Historisk Lagervärderingsöversikt (IN61800S) Klicka på Kör rapport. I det här fallet tittar vi på period 05-2019.
Rapporten visar utgående lagervärde I logistikmodulen för period 05-2019.
2. Gå till Kontoutdrag (GL404000) och välj samma från period 01-2019 och till period 05-2019.
3. Välj lagerkonto 1410.
Utgående saldo är 60.000 kr. Det borde varit 75.000 kr.
Skillnaden mellan Historisk lagervärderingsöversikt (IN61800S) och Kontoutdrag (GL404000)
beror på att IN61800S visar lagervärde i lagermodulen medan GL404000 visar vad som är bokfört lagervärde.
I bilden ovan, buntnummer 100001, har ”någon” direktbokat på lagerkontot vilket man inte ska göra.
Buntnummer 100001 bör vändas.
4. Klicka på buntnumret.
5. I det nya fönstret, välj Åtgärder - Reversera bunt.
6. Frisläpp bunten.
7. Kör rapporten Kontoutdrag igen.
Nu har vi rätt utgående saldo på konto 1410.
Nu går det att frikoppla hjälpfönstret från applikationen, så att du t.ex. kan ha hjälpfönstret på en annan skärm än den skärmen där du jobbar i applikationen.
Öppna hjälpfönstret genom att klicka på frågetecknet i applikationens övre högra hörn. Hjälpfönstret öppnas. Klicka sedan på knappen "Koppla loss Help Center från programmet".
Nu kan du flytta fönstret separat och därmed ha hjälpen tillgänglig där du önskar i samband med pågående arbete i applikationen.
/Jonas
När du registrerar en ingående faktura kan du själv bestämma om denna ska registreras som netto- eller bruttobelopp på fakturalinjerna.
På bilden nedan är en faktura registrerad med bruttobelopp:
Öppnar vi leverantören och väljer fliken Inköpsinställningar så ser vi att i fältet Momsberäkningsmetod är det valt Brutto.
Ändras denna till Netto är det nettobeloppet som registreras på fakturalinjen.
Denna information ligger också på Leverantörsklassen. Vid skapande av en ny leverantör kopieras det som ligger på Leverantörsklassen in som förslag, men det går att ändra på leverantören i efterhand.
Du har också möjlighet att ändra på denna inställning per enskild faktura. Du gör detta under fliken Redovisningsdetaljer.
Hej
Jag vill passa på att informera alla användare att det finns möjlighet att mottaga driftinformation automatiskt vid händelser som direkt eller indirekt påverkar de tjänster man använder hos Visma. Genom att aktivera detta mottager man en e-post eller ett SMS direkt i samband med att vi publicerar statusinformation gällande ev. tillfälliga störningar, planerat underhållsarbete m.m.
En fördel med denna tjänst är att du själv avgör vilka tjänster där du önskar bli automatiskt uppdaterad. För att aktivera prenumeration och sedan automatiskt hålla dig uppdaterad gör du enligt följande:
E-mail
1) Gå till status.visma.com 2) Klicka på knappen "SUBSCRIBE TO UPDATES" 3) Ange din e-postadress och klicka "CONTINUE"
SMS
1) Gå till status.visma.com 2) Klicka på knappen "SUBSCRIBE TO UPDATES" 3) Klicka på Telefonen
4)Välj land och skriv in ditt telefonnummer
5) Klicka på "SUBSCRIBE"
I listan som visas klickar man på plus-tecknet för att sedan markera de tjänster man använder och där man önskar får information.
För Visma.net rekommenderas följande val om man använder dessa tjänster:
- Visma.net ERP: Aktivera de tjänster nedan som används inom Visma.net Visma.net Financials: Ekonomidel av Visma.net Visma.net Logistics: Logistikdel av Visma.net Visma.net Project Accounting: Ej aktiverat per idag, framtida funktionalitet Visma.net ERP API: Aktiveras då man har integrationer kopplade till Visma.net
- Payroll & HRM: Visma.net Expense, tjänst används för att skapa underlag för utlägg/reseräkning - Visma Mobile Apps: Visma Attach, används för att fota kvitton i mobil till Visma Expense. - Visma Cloud Platform: Aktivera CP-Visma Connect för information gällande inloggning i systemet - Common Services: Aktivera de tjänster nedan som används inom Visma.net CS-Visma.net Approval, när man använder godkännandeflöden i Visma.net CS-Visma.net Autoinvoice, vid användning av Autoinvoice/Elektronisk fakturering i Visma.net CS-Visma.net Autopay, då det skickas betalningsfiler till bank via Visma.net Aktivera sedan din prenumeration genom att klicka "SAVE" längst ned på sidan. Nästa gång vi publicerar information som berör dessa tjänster mottager du en e-post eller ett SMS med länk till den aktuella informationen.
Med vänlig hälsning /Jonas
Denna artikeln går genom nyttig information om årsavslutning i Visma.net Financials.
Avsluta perioder
När du är klar med alla transaktioner i ett år bör du stänga alla perioder i detta året. Detta förhindrar att det kan skapas fler transaktioner i året. Det mest idealiska är att stänga en period så fort man är klar med den.
OBS! Om du har avslutat en period men behöver göra någon extra postering är det möjligt att göra detta genom Redovisning (GL102000).
Här markerar du för Tillåt bokföring till stängda perioder.
OBS! Det är viktigt att du tar bort markeringen igen när du är klar med bokföringen, detta förhindrar att något bokförs på redan stängda år.
Det är möjligt att avsluta perioder för varje modul enskilt. Det kan vara nyttigt om man vill stänga för fakturering, men hålla huvudboken öppen. Följande moduler har ett eget fönster för att stänga perioder:
- Huvudbok
- Leverantörsreskontro
- Kundreskontro
- Lager
- Bank/Likvidhantering
- Anläggningsregister
Om det inte är relevant kan du stänga perioder i alla moduler genom Stäng perioder (GL50300S).
Tips: Före du avslutar perioderna rekommenderas det att gå igenom checklistan under (du kan hoppa över detta om det inte är relevant för dig.)
För att avsluta perioderna markerar du relevanta perioder och klickar på Avsluta perioder. Klicka Ja i rutan som kommer upp.
Om du får ett meddelande om att det finns dokument som inte är frisläppta kan du klicka på Ej frisläppta dokument. Här får du en översikt över de verifikat som måste stängas eller raderas före du kan stänga perioden.
“Hjälpkonton” i systemet
Genom hela året vill du hela tiden ha kontroll på om du har ett överskott eller underskott i företaget. Detta visas alltid som ett tal på balans- och resultatrapporter, även om inte har gjort några posteringar där. Som standard är detta kontot 2089. Detta är alltså ett “hjälpkonto” i systemet. I Redovisning (GL102000) ser du vilket konto som är valt för detta i fältet Konto för resultat hittils i år. Här väljer du också kontot som används för outdelade vinster i fältet Konto för outdelade vinster. Detta är också ett “hjälpkonto” som används för att visa odisponerat resultat från året före. Som standard är detta konto 2091.
OBS: om du inte bokför årets resultat (t.ex mellan 8999 och 2099), visar systemet automatiskt balansen på 2089 ett år och 2091 på nästa år. Om du t.ext har en saldo på 200 000 på 2089 i 2016 kommer detta att visas som 200 000 på 2091 i 2017. Om du bokför årets resultat normalt kommer 2091 visa 0. Detta är vad vi rekommenderar
Det kan vara flera olika orsaker att man vill reversera en faktura som är baserad på en försäljningsorder och utleverans.
Det kan vara att den är bokförd under fel period, fel pris, fel valuta osv.
Det är möjligt att reversera en faktura som är baserad på en försäljningsorder och utleverans på vanligt sätt via kundreskontra. Men detta reverserar endast fakturan, inte utleveransen. Detta leder till att man får en skillnad mellan finans- och logistikmodulen.
I denna artikeln förklarar vi hur man kan reversera både fakturan och utleveransen. Det gäller fakturor som skapats av försäljningsorder som utlevereras och faktureras helt.
Ni gör det genom att registrera en beställning med typ CM (Credit memo)
Gå till Försäljningsorder SO301000
Välj typ CM
Välj rätt kund och datum / period.
Klicka på Lägg till faktura. En ny fönster öppnas.
Välj faktura som skall reverseras
Välj alla rader som kommer upp
Klicka på Lägg till och stäng
Välj Behandla - förbered faktura. En kreditnota skapas och ni blir vidareförda till den.
Frisläpp kreditnotan. Detta skapar också ett lagerdokument som reverserar den ursprungliga utleveransen. Detta är tillgängligt på CM-ordern under fliken utleveranser.
Lagret blir också justerad enligt reverserad utleverans (finns igen i lager).
För att kunna skicka en faktura till Approval måste det finnas en bilaga på faktura i Visma.net Financials.
Klicka på Lägg till bilaga och välj sedan önskat dokument som ska skickas med till Approval.
Det är först när det finns en bilaga kopplad till fakturan som man kan klicka på knappen Skicka för godkännande.
I Visma.net Approval har du möjlighet att lägga in en kommentar när du godkänner ett dokument. En vanlig fråga som support tar emot är var i Visma.net Financials du har möjlighet att se dessa kommentarer.
Fönstret Dokumenthistorik från Approval(AP40104S) visar denna kommentaren. Men då måste du veta vilket verifikat du ska titta på.
Önskar du en samlad översikt över fakturor som är godkända i Approval där det finns en kommentar, kan du använda fönstret Frisläpp fakturor(AP501000). Detta kan vara nyttigt om du önskat att gå igenom alla fakturor som har blivit godkända i Approval och eventuellt göra ändrar innan de frisläpps.
I kolumnen “Kommentar” visas kommentaren du har lagt in. Du kan också göra ett urval på endast de fakturorna som är godkända.
Observera att detta fönstret kan endast användas om man inte frisläpper godkända fakturor automatiskt.
När fakturor kommer in till Visma.net Financials från Autoinvoice har man möjlighet att bokföra dem automatiskt.
Om ni får en faktura från en leverantör som inte är registrerad i systemet, kommer fakturan att få status Blockerad. Anledningen till detta är att fakturan har inte blivit matchad till någon leverantör.
Om du därefter skapar leverantören (t.ex. Via skapa leverantör) och sedan behandlar fakturan, kom ihåg att systemet inte tar hänsyn till valet på Matcha lagervara under fakturaimport på leverantören. Det är för att systemet läser inställningen då fakturan kommer in i fakturainkorgen.
Om leverantören inte skapas, postas fakturan in baserat på skattekod i stället. Om ni ofta har nya leverantörer i fakturainkorgen och får inget match i systemet, rekommenderar vi att ni väljer Skapa fakturor med en egen rad för varje momssats i stället. Inställningen läses endast när fakturan är hanterad och låter systemet att använda kostnadskontot på leverantören.
Om en inkommande/utgående betalning inte kan matchas mot en faktura i systemet, kommer IBAN informationen från kunden/leverantören att användas vid matchning.
Denna funktion är aktiverad/avaktiverad genom att markera Matcha mot bankkonton efter matchning av fakturor under fliken Matchningsinställningar under Bank/likvidhantering (CA101000).
I denna artikel går vi igenom vad som är best practice gällande formulär i Visma.net ERP.
Om inställningarna för formulär inte är korrekta i Visma.net ERP kan det vara så att standard rapporterna som ligger i programmet används. Dessa är inte uppdaterade och det är inte tänkt att använda dessa.
I systemet finns det inställningar för formulär på 3 olika nivåer som följer en hierarki:
Entitet: Specifikt för den kund/leverantör som det är inställt på.
Klass: Applicerat på alla kunder/leverantörer som har samma klass.
Modul: Övergripande för alla kunder/leverantörer som inte har ändrat på inställningarna.
På Kunder (AR303000) under fliken Utskicksinställningar.
På Kundklasser (AR201000) under fliken Utskicksinställningar.
På Kundreskontra (AR101000) under fliken Rapporteringsinställningar.
Liknande inställningar finns för de flesta andra moduler (T.ex Leverantörsreskontra, Projekt, mm).
Om du inte har ett specifikt behov är det generellt bäst att inte ändra på inställningarna.
I detta exempel vill kunden ha formulär AR.64.11.8S (Faktura, svensk adress till höger) på sina fakturor.
Detta bör då ändras under kund specifika inställningarna och inte i Kundreskontran (standard AR.64.10.00) för att inte påverka andra kunder.
Vi har flera kunder med leverantörer som jobbar med flera valutor. En orsak till detta kan vara att man har leverantörer utomlands, t.ex. Finska leverantörer kan skicka fakturor i EUR och norska leverantörer i NOK.
Hur skall man hantera detta i Visma.net ERP?
Valuta kopplas till leverantören, man har ett fält på leverantörer där man lägger in valutorna. Så hur skall man göra när man tar emot fakturor i olika valutor från leverantörer eller vad händer när man tar emot fakturor i olika valutor från leverantörer utomlands (t.ex. Fakturor i EUR och NOK)?
Hur skall man styra från vilket bankkonto betalningen skall betalas ut från, baserat på vilken valuta fakturan kommer in i?
På leverantören skall man registrera valutan som används vanligtvis. Första som skall göras är att tillåta ändring av valuta i Leverantörer (AP303000) under Meny - Leverantörsreskontra - Register. Ni kan också tillåta ändring av kurs om ni vill att det skall vara möjligt att redigera kursen som kommer in automatiskt.
Dessa ger då möjligheten att registrera fakturor i annan valuta än denna som är standard på leverantören.
Önskar ni att valuta- och betalningskontot skall växlas automatiskt kan ni göra det genom att skapa en plats per valuta. I exemplet under har två platser skapats, en för EUR och en för SEK.
Kom ihåg också att ändra på OCR-inställningarna för valutan så att allt går rätt.
Om man går in på EUR och går på Betalningar ser man betalningsinställningar. Man skall ha Utlandsbetalningar på Betalningsmetod och Bankkonto EUR som Likvidkonto.
Primärplatsen har Betalningsmetod 01 - Inhemska betalningar och Betalningskonto 1930 (SEK konto).
Exempel:
Då man registrerar en faktura, väljs betalningsinställningar automatiskt enligt plats som står på fakturan under Redovisningsdetaljer. I exemplet nedan ser vi en faktura registrerad på Primärplatsen med betalningsmetod 01 och konto 1930.
Observera: Om du önskar att endast överstyra valuta, (och du inte behöver betala ut från olika bankkontonummer som är beroende av valuta) behöver du inte använda plats. Då räcker det med att aktivera Tillåt ändring av valuta.
Med Attribut menas det egenskaper som ni kan lägga in på kunder, leverantörer eller varor för att kunna sortera, gruppera, skapa rapporter, information osv.
Sätt upp egenskaper som behövs i ‘Attribut’ (ScreenId=CS205000).
Attribut-ID = Ange önskat namn / nr. på attributen
Beskrivelse = Ange önskad beskrivning
Kontrolltyp = Hur ni vill att attributen skall läggas in:
Text = text information
Kombinationsruta = här kan du lägga till en lista över olika val som väljs med dropdown-lista
Flervalskombination = Samma som kombination, men med möjlighet att välja flera samtidigt
Kryssruta = Box för att kontrollera valet
Datum/tid
Inmatningsmask = Kombination med text, regel hur texten skall registreras
Reguljärt uttryck = Regel för hur text skall fyllas i.
När man använder kombinationsruta och flervals kombination, fyll i värdena nedan.
Kunder
Kundklasser (ScreenId=AR201000)
Välj flik Attribut
Välj attributen som skall användas på kundklassen
Markera rutan obligatorisk om ni vill att fälten måste fyllas i
Ni kan också lägga in att den används som standardvärde Kunder (ScreenID=AR303000)
Fliken Attribut
Här läggs värdena in på de olika attributerna
Leverantörer
Samma layout och användning som för kunder.
Leverantörsklasser (ScreenID=AP201000)
Leverantörer (ScreenID=AP303000)
Lagerförda och ej lagerförda artiklar
Artikelklasser (ScreenID=201000)
Välj Klass
Välj Attribut
Välj attributer som skall användas med artiklarna
Välj obligatoriskt om fältet skall fyllas i
Kan också läggas in som standardvärde
I Ej lagerförda artiklar (ScreenID=IN202000) eller Lagerförda artiklar (ScreenID=IN202500)
Fliken Attribut
Här läggs in alla värden på olika attributer
Du har möjlighet att ställa in valideringsregler på kunder. Detta reducerar risken för att det registreras för lite information på kunder och är speciellt viktigt om man ska skicka e-fakturor till sina kunder.
På kundfakturor kan man skriva information till kunder i fältet Beskrivning. För att detta ska visas på utskriften måste man på förhand aktivera detta.