I systemet önskar vi att de flesta betalningar ska köras genom Autopay. Vid användning av Autopay för valutabetalningar hämtas valutakursen från Autopay automatiskt i systemet. Detta förenklar registreringen av betalningar. Om du behöver registrera betalningar manuellt beskriver denna artikeln hur detta görs.
I denna artikel visar vi hur ni kan importera olika valutakurser till Visma.net Financials automatiskt. Vi går även igenom vanliga problem.
Det är möjligt i Visma.net Financials att få automatiskt uppdatering av valutakurser. Importen av valutakurser sker automatiskt på morgonen. Valutakurserna kommer via AutoPay från Danske Bank i Finland som i sin tur hämtar kurserna från Europeiska Centralbanken. Det är därför viktigt att Autopay är aktiverad på företaget i Admin.
Aktivering
Gå in på Valutahantering (CM101000) under Meny - Valutahantering - Egenskaper - Valutahantering. Kryssa i inställningen Automatisk import av valutakurser. Ange också vilken valutakurstyp som skall uppdateras. SPOT är valutakurstypen som oftast används.
OBS! Om man använder flera valutakurstyper måste de övriga importeras manuellt. Import av valutakurser är endast möjlig när basvalutan är SEK
Vanliga fel
Import har inte körts
Ibland händer det att importen inte har körts på ett tag.
Det första man bör kontrollera i detta tillfälle är om AutoPay är aktiverat i Admin. Om det inte är det, aktivera detta.
Det andra man kan göra är att deaktivera AutoPay för företaget i 5 minuter och sedan aktiverar det igen. Gå sedan in i Visma.net ERP och trigga en import genom att till exempel registrera en ny betalning.
Om det fortfarande inte har importeras efter detta ber vi er ta kontakt med er support för att få hjälp med att lösa det.
I denna artikel visas hur man ändrar språk i Visma.net Financials.
För att ändra språk gå till Mina Visma.net-uppgifter.
Man kommer dit genom att trycka på sitt namn i högra hörnet.
Man kan också gå direkt till accountsettings.
Tryck på pennan för att kunna redigera uppgifterna
Välj önskat språk och tryck på Spara.
Denna artikeln visar hur man reverserar en leverantörsfaktura och hur man skapar en kreditfaktura och matchar den mot leverantörsfakturan.
Gå till ‘Leverantörsfaktura’ (ScreenId=AP301000).
Välj rätt faktura
Välj ‘Åtgärder - Reversera'
En Kreditfaktura har skapats. Skriv en beskrivning i fältet beskrivning
Tryck på ‘Frisläpp’
Matcha kreditfaktura mot faktura
Gå in på ‘Leverantörsbetalningar’ (ScreenId=AP302000) och välj Typ - Kreditfaktura
Välj rätt löpnummer
Från betalningsrader med ‘+’
Välj faktura som ni vill matcha kreditfakturan med.
Frisläpp
Denna artikeln förklarar hur ni hanterar en återbetalning från en leverantör och hur ni kopplar den mot en kreditfaktura.
Ni kan hantera återbetalningen genom ‘Leverantörsbetalningar’ (ScreenId=AP302000) eller Behandla Kundinbetalningar (ScreenId=AR305000) om ni kör med Autopay.
Man hanterar en återbetalning genom ‘Leverantörsbetalningar’ (ScreenId=AP302000), här skall ni välja typ 'Återbetalning leverantör'.
Lägg till datumet, perioden och leverantören.
Gå ner på betalningsmetod. Här kan ni inte använda en betalningsmetod som man använder med Autopay betalningar. Oftast används som betalningsmetod 4 eller 5. Lägg också till en referens på betalningen.
På betalningsrader väljer ni ‘Kreditnota’ och väljer kreditnotan som gäller.
Till sist lägger ni Betalt belopp och trycker på ‘Frisläpp’, då kopplas betalningen och kreditnotan mot varandra och betalningen är frisläppt i systemet.
Hantera inkommande betalningar
Ni kan importera återbetalningar genom ‘Behandla Kundinbetalningar’ (ScreenId=AR305000)
Välj ‘Skapa post’ och ticka in ‘Skapa’
Välj ‘Leverantörsreskontra’ som Modul och rätt leverantör
Hämta poster och välj kreditfakturan
Spara
Behandla för att bokföra återbetalningen
OBS ni får felmeddelande att fakturanr ‘X’ kan inte hittas. Det behöver man inte bry sig om.
I denna artikel går vi igenom hur man skickar e-post i Visma.net ERP.
Hur man sätter upp e-postkonton i systemet förklarar vi här.
På så sätt kan man skicka ut orderbekräftelser, plocklistor, mm. När det gäller fakturor så rekommenderar vi dock att använda sig av AutoInvoice i stället.
Gå till t.ex. Meny - Order - Transaktioner - Försäljningsordrar (SO301000)
Välj en order som du vill skicka via e-post. Tryck på Åtgärder - Skicka med e-post
Då kommer den upp i Väntande e-post (SM507000).
Där kan man välja vilka e-post som ska skickas ut och trycka på Behandla eller skicka ut alla genom att trycka på Behandla alla
En annan möjlighet är att skicka ut e-post i Skicka och ta emot e-post (SM507010). Under Åtgärder väljer man om man vill skicka, hämta eller både skicka och hämta alla mail.
Alla e-post i Visma.net ERP hittar man under Alla e-postmeddelanden (CO409070).
I olika flikar kan man se utgående, inkommande, misslyckade och arkiverade e-post.
I Visma.net Financials har ni möjlighet att skapa fakturor, spara och ta bort dem. Ingenting bokförs innan man trycker på Frisläpp. När ni skapar en faktura får den sitt eget fakturanummer. Om ni tar bort en faktura som har blivit uppdaterad, alltså har sitt eget fakturanummer, är det viktigt att ni ändrar nummerserien manuellt, då det inte händer automatiskt.
Hur vet man att man har hål i nummerserien?
Ni kan hitta hål i fakturanummerserien genom att sortera fakturorna enligt fakturanummer.
Steg 1: Gå in på Kundfakturor (ScreenId=AR3010PL) som finns under Kundreskontra - Transaktioner.
Tryck på fakturanummer så att de sorteras.
Steg 2:
Hitta vilket fakturanummer som saknas från listan.
Gå in på Nummerserier (CS201010) under Meny - Inställningar - Egenskaper.
Välj ARINVOICE (utgående faktura) eller APBILL (inkommande faktura)
I kolumnen Senast tilldelade numret lägger man in numret som man vill ändra.
T.ex. i bilden är den senaste fakturan 101001. Vi säger att 101000 saknas, då lägger man in 100999 som senaste nummer.
Programmet låter inte er att ha samma nummer på två olika fakturor så den hoppar alltid till det nästa lediga numret.
I vissa fall är det önskvärt att man kan reversera en matchning.
En sådan situation kan vara t.ex. att en betalning har blivit matchad med fel faktura.
Processen att reversera matchningar är nästan lika för både kund- och leverantörsverifikat.
Skillnaden är att leverantörsverifikat måste alltid ha en motpost när man sparar. Det går alltså inte lämna verifikatet Öppet som det går med kundverifikat.
På bilden nedan från Kundinbetalningar (ScreenId=AR302000) som ni kan hitta under Kundreskontra - Transaktioner - Kundinbetalningar, kan ni se att Reversera motpost finns under fliken Historik. Kom ihåg att klicka på Spara och Frisläpp efter ni har gjort reverseringen.
Matchningen blir reverserad och den reverserade linjen visas i historiken. Status på betalningen blir Öppen igen.
Efter reverseringen ändras fakturans status till Öppen och den är redo för att matchas mot en annan betalning.
I Financials ligger det standard resultat- och balansrapporter. Upprättar du nya huvudbokskonton kan det vara så att dessa inte kommer med på rapporterna.
Skanningstjänst är ett nyttigt verktyg, men det finns några begränsningar som man bör vara medveten om.
En av begränsningarna är att tjänsten inte stöder rad skanning. Skanningen tolkar alltså inte fakturarader eller öresavrundning, endast totalbeloppet på fakturan blir tolkad. Totalbeloppet visas som en fakturarad nere på fakturan i Financials. Om totalpriset på fakturarader/-na skiljer sig från totala beloppet men kompenseras via öresavrundning, kommer kostnaden därför att visas med fel summa. OBS totalbeloppet laddas in med samma summa.
På exemplet under blev kostnaden läst in som (3312,30). Om du ändrar kostnaden till rätt belopp (3312,34), kommer det utestående beloppet (beräknat av Financials) att vara annorlunda än bruttobeloppet.
Gör man detta måste man också lägga in avrundningen som står på fakturan. OBS Avrundningen som reducerar beloppet, läggs in som ett positivt värde.
Vi rekommenderar att alla leverantörer skickar elektroniska fakturorna direkt. På så sätt läses raderna och öresavrundningen korrekt.
Från version 8.11 finns det också möjlighet att beräkna netto utifrån momsbeloppet. Ni kan läsa mer om detta här:
Skannade fakturor: Beräkna netto utifrån momsbeloppet (Ver 8.11)
En del kunder upplever att det inte är möjligt att registrera verifikationer med moms i verifikationsregistreringen. Denna artikeln går igenom hur du aktiverar detta.
Hej!
Jag fick idag en fråga från en av våra kunder om det finns möjligheter att kopiera med sig noteringar från offertstatus till orderstatus och svaret där är JA. Möjligheter för att styra detta ligger på respektive ordertyp så här finns även flexibilitet för att välja vilka ordertyper som skall ärva noteringar från varandra.
Med funktionen avyttring av anläggningar har man beslutat att användbart material eller byggnader ska tas ur drift för att dem inte längre är lämpliga för sitt ursprungliga syfte, eller på grund av annat behov.