Användartips för Visma Net

Nu har vi publicerat ett flertal manualer för vår avancerade fakturahantering! Här hittar ni bland annat information om hur ni sätter upp flöden, konteringsmallar, hanterar användare och mycket mer. Ni hittar dessa inne i systemet via Hjälp -> Hjälpcenter (se bild nedan) eller under Nedladdningsbara dokument här i mapp Utbildningsmaterial.    

I Payroll SE kan man ställa in en automatisk kontroll att kontona på lönearter finns med i kontoplan man vill använda. Är kontrollen på men det saknas kontoplan svarar systemet med följande felmeddelande:     Gå till Lönearter - löneartsregistret och välj lönearten som du ser i felmeddelandet. Gå till fliken Kontering - där ser du standardkonto eventuellt flera konton om du konterar per kategori/anställd   Gå till Företag - Företagsinställningar - Bokföring   Under Kontoplan kryssa i ingen kontroll eller importera din kontoplan i SIE4 filformat. Alternativet är att lägga upp alla konton manuellt i tabellen till höger    

I OneStop Reporting, tillsammans med Visma Net har du möjlighet att ta fram topplistor över dina kunder, leverantörer och produkter. Detta finns tillgängligt i tre olika rapporter.   För att ta fram dessa rapporter, gör följande: 1. Gå till menyvalet Rapportering 2. I sökrutan uppe till höger söker du på "Topp 10"     Topp 10 kunder Rapporten utgår från belopp som finns registrerat i alla försäljningsordrar. Du har möjlighet att styra vilka ordrar du vill få med i rapporten genom att ändra i parametern Status.   Topp 10 leverantörer Rapporten utgår från vad som finns registrerat på leverantörsfakturor i systemet. Som standard tas endast dokument med typen Fakturor med, men detta går att justera med hjälp av parametern Typ av dokument.   Topp 10 produkter Rapporten utgår från belopp som finns registrerat i alla försäljningsordrar. Du har möjlighet att styra vilka ordrar du vill få med i rapporten genom att ändra i parametern Status.     Du har möjlighet att justera rapporterna (till exempel ändra urval för att visa en större topplista) genom att duplicera rapporten och justera kopian. Observera att detta kräver att du har korrekt tillgång till att redigera rapporter.   Om du önskar hjälp med att justera rapporterna kan du alltid vända dig till din partner.

I denna artikel beskriver vi hur du manuellt överför anställda från Time&Absence till Payroll SE. Det är nödvändigt om man lade upp anställda innan man skapade en koppling mellan programmen. Mer information om programlänkar hittar du här.   Logga in på Time&Absence med dina vanliga inloggningsuppgifter. Gå till Anställda > Anställning och se till att det finns aktuella uppgifter under Sysselsättningsgrader. Annars felar importen i Payroll SE Gå till Bearbetningar > Servicerutiner > Exportera anställda. Om du behöver det, gör ett urval. Du har också möjlighet att spara det filter du skapat. När du är klar, tryck på Exportera. I tabellen till höger dyker en ny rad upp när exporten påbörjas. Där kan du se start- och slutdatum/klockslag samt status för exporten. Gå nu till Payroll SE och logga in som vanligt. Vid kuvertet till höger ser du en siffra som indikerar att det finns ny information redo att importeras. Markera raden för att se detaljerad information. Tryck på länken i meddelandet eller gå till Personal - HRM - Importera personal. OBS! Sedan version 2024.0.5 måste du välja en inmatningsmall innan du trycker på Importera, annars får du upp nedanstående felmeddelande. Du kan trycka på Kontrollera för att säkerställa att all information är korrekt. Om allt stämmer, tryck på Importera.   När importen är klar har du möjlighet att skriva ut en avstämningslista. Den nya anställda finns nu i personalregistret i Payroll SE.

Här  hittar du information om nya gränssnittet direkt via menyn i Approval.   Klicka på ikonen som ser ut som en glödlampa   Klicka på Ta reda på mer      

Så här fungerar nya gränssnittet i Visma.net Approval.  Vad är nytt?  Ett nytt användargränssnitt som syftar till att förenkla din upplevelse när du arbetar med ärenden i Visma.net Approval. Det nya användargränssnittet förbättrar processen för användare att effektivt godkänna eller avvisa ärenden. Funktionerna som ingår i användargränssnittet är oförändrade jämfört med det gamla användargränssnittet, men sättet de presenteras på har förändrats.       Hur använder man det nya gränssnittet? Logga in i Visma.net Approval. Välj Mina ärenden och öppna ett ärende. Åtgärder som Godkänn, Avvisa och Andra åtgärder har flyttats längst upp till höger, tillsammans med nya ikonerna. De har samma funktionalitet som tidigare.   Alla flikar Dokument, arbetsflödesdetaljer med Anteckningar och kommentarer från den gamla vyn visas nu på en skärm,    Den nya layouten har lagts till även i Min historik, Processöversikt och Dokumentöversikt. Modulerna kan döljas genom att klicka på motsvarande ikon i sidofältet. När du döljer en modul kommer ikonen att markeras i blått. Layouten kommer att sparas, så att du kan se samma moduler när du klickar på pilarna uppe till höger och navigerar till nästa ärende     Arbetsflödesdetaljer  I den här modulen visas flödet med detaljer och tooltips visar användarens namn, e-postadress och profilbild.     Under stegets namn visas namnet på godkännarna. Under steget Godkännande visas var ärendets ursprung Expandera aktuella arbetsflödessteget för att se detaljerna: namnet på det aktuella arbetsflödessteget, aktuella godkännare och orsaken kommer att vara synliga.     Expandera arbetsflödeshistoriken så ser du en tabell med steg, åtgärd, kommentar, datum. Dessa kan sorteras på datum och användare. Finns även funktion med tooltips med e-postadress  som kan kopieras till urklipp.   Anteckningar och kommentarer Antalet kommentarer visas mellan parenteserna i rubriken Anteckningar och kommenterar är synligt på modulens ikon om du bestämmer dig för att dölja den. Du kan ange din kommentar i fältet Lägg till kommentar. En kommentar kan vara högst 501 tecken lång. Dokumentmodulen  I ärendelistan ärendelistan kan du se vilka dokument som behöver godkännas,  Antalet dokument visas i modulens rubrik, och det finns två sätt att navigera genom dokument: klicka på pilarna Sida upp eller Sida ner alternativt använd den vertikala rullningslisten.     I verktygsfältet under rubriken kan du se antalet sidor inne i dokumentet, och du har möjlighet att zooma ut och zooma in, ladda ner, rotera och skriva ut dokumentet. Dokumentet roterar 90 grader varje gång du klickar på ikonen Rotera åt höger. Om du vill skriva ut dokumentet öppnas en ny flik med dokumentet i förhandsgranskning.     Extern redigerare tillhandahålls av Visma.net ERP  Modulen för extern redigerare (redovisning med kontering) visas längst ner på skärmen för mindre upplösning (1440 - 800 px; 1680 - 480 px (vy med två kolumner) och 1280 - 640 px (vy med en kolumn), under alla moduler (detaljer om arbetsflödet) , Anteckningar och kommentarer, Dokumentdetaljer och Dokumentmodul.        Externa redigerare har en funktion för att ändra storlek, så att du kan ändra storlek på den från full bredd längst ner på skärmen till halv bredd längst ner till vänster på skärmen. När du väl har gjort ett aktivt val mellan nya knapparna bottom och left-bottom sparas layouten när du använder pilarna för att navigera till nästa uppgift och när du loggar in via samma webbläsare, efter att applikationen stängts. Den sparas inte när du väljer en annan webbläsare och den sparas inte när du öppnar ett nytt ärende från Mina Ärenden. För högre upplösningar (1920 - 725 px) visar vi en vy med tre kolumner med modulen Extern redigerare placerad längst ner till vänster på skärmen, under de tre modulerna Arbetsflödesdetaljer, Anteckningar och kommentarer, Dokument med Dokumentvisning på höger sida. Du kan ändra storlek på den extern redigeraren till full bredd och placerad längst ner på skärmen och layouten sparas endast när du använder pilarna för att navigera till nästa Denna information finns beskrivet i hjälpfilen.         

Här följer några korta tips och tricks i hur man kan arbeta i det nya Orderfönstret i Visma.net. För mer information om fönstret, se nya Orderfönstret - Översikt   Bläddra mellan ordrar En ny order anses vara den senast skapade ordern För att gå till den tidigare skapade ordern, tryck på vänsterpilen   Uppdatera kunder Det går att öppna kundkortet direkt från Orderfönstret om man behöver uppdatera något på en kund.     När du klickar på redigeringsikonen visas en popup Redigera i pop-upen. Spara och stäng Spara ändringar i ordern För att se uppdateringarna, ladda om webbläsaren Plats-nålen   Håll muspekaren över plats-nålen för att se leveransadressen Det är samma adress som på fliken "Leveransinställningar". Återställ inmatat värde   Manuellt inmatat värde kan återställas till ursprungligt värde Ikonen blir blå efter att värdet har redigerats Klicka på den blå ikonen för att återställa till originalvärde   Ta bort orderrader Ta bort en eller flera rader samtidigt. Det går också att markera alla rader genom att klicka i checkboxen precis nedan för "Radera".      

I detta användartips beskrivs de olika funktionerna i det nya Orderfönstret. För mer information om fönstret, se nya Orderfönstret - Översikt   En förutsättning för att kunna använda det nya Orderfönstret är att man aktiverat det samt tilldelat rätt roller. Se användartipset Aktivera Nya Orderfönstret för detta.   Skapa en ny order i några enkla steg 1. Välj kund Börja med att välja kund genom att klicka på ikonen i fältet kund. Listan över tillgängliga kunder öppnas.    Det går också att söka efter kund genom att börja skriv in kundnamnet i fältet.   2. Lägg till artikel Välj en artikel med musen eller piltangenten och klicka eller tryck på Enter.   Artikeln läggs automatiskt till på en ny rad.   Tillagd artikel kommer att ha kvantiteten "1" som standard 3. Justera antal, pris, rabatter, etc Nu syns t ex antal tillgängliga artiklar för leverans, pris, rabatter med mera.    Här går det att justera antal, pris, rabatter och fler kolumnen läggs till allteftersom.   4. Spara ordern Spara ordern genom att klicka på sparaknappen.   5. Fortsätt i det gamla fönstret Fortsätt och lägg till de artiklar som är aktuella för ordern, samt lägg till eventuell information i orderhuvudet. Klicka därefter på knappen Öppna i klassiskt fönster för att fortsätta behandla ordern.     Ordern kommer då att öppnas i det gamla/klassiska fönstret. Vill du gå tillbaka till det nya orderfönstret med samma order, klickar du på Prova nya versionen.     Annat som är bra att känna till Endast ordertyp SO stöds för närvarande Leveransinställningar är i skrivskyddat läge i denna första version Använd tabb- eller piltangenter för att navigera med tangentbordet  

I detta användartips beskrivs hur man aktiverar och kommer igång med det nya Orderfönstret. För mer information om fönstret, se Nya Orderfönstret i Visma.net - Översikt    Tilldelning av roller För att få access till det nya Orderfönstet måste de användare som ska arbeta i fönstret ha fått rollerna Sales Creator eller Sales Viewer tilldelat i Visma.net Admin. Vid behov kan man också tilldela rollen Sales Profit Viewer för att kunna se marginal utöver kostnadskolumnen.   En förutsättning att kunna använda det Nya Orderfönstret är att man också har den befintliga rollen Sales Administrator eller Sales User.   Sales Creator - Kan skapa nya ordrar Sales Viewer - Har läsrättigheter Sales Profit Viewer - Se marginal   Tilldelning av roller görs i Visma.net Admin av en användare med administratörsrättigheter.    1. Gå till Visma.net Admin       2. Välj Användare och Roller 3. Leta upp användaren som ska få rollen tilldelad sig       4. Leta upp företaget     5. Tilldela roll under kolumnen Financials     Notera att för att kunna använda det Nya Orderfönstret behöver man också ha den befintliga rollen Sales Administrator eller Sales User. Detta eftersom man under en övergångsperiod kommer att behöva arbeta i både det nya och det klassiska orderfönstret.   6. Klicka på Spara och stäng 7. Användare kommer att motta en epost med information om den nya rollen/rollerna   Ska rollen tilldelas flera personer kan detta göras genom att välja Roller överst i fönstret i Visma.net Admin och därefter välja företaget det gäller.   Efter att roller tilldelats, måste alla användare som ska ha tillgång till fönstret logga ut och in igen.   Gå till nya Orderfönstret Efter att gett användarna någon av rollerna Sales Creator eller Sales Viewer nås fönstret via menvalet: Meny > Order > (Transaktioner) Ordrar (ny version) Detta är under samma menyval där det gamla orderfönstret ligger    

Effektivare godkänning genom att markera aktuella rader och klicka på knappen Godkänn valda. Antal dokument visas och även total belopp för de dokument som skall godkännas.    Godkänn flera dokument    

I fönstren Lagerförda artiklar och Ej lagerförda artiklar kan man snabbt navigera till fönstret specifikationer för strukturartikel, om artikeln är markerad som en strukturartikel.    Markera den lagerförda / ej lagerförda artikeln som en strukturartikel Klicka på Specifikationer för strukturartikel som nu blir synlig Notera att länken endast är synlig om man har markerat artikeln som en strukturartikel.     Fönstret Specifikationer för strukturartikel öppnas nu.  Här kan man lägga in vilka komponenter som ingår i strukturartikeln. Är strukturartikeln skapad sedan tidigare, visas vilka komponenter som ingår och detaljer för den.  

I fönstret Inleveranser (PO302000) kan man använda leverantörens artikelnummer när man gör inleveranser om man lagt in detta på en artikel i registret Lagerförda artiklar.    Alternativt ID är ett fält i artikelregistret där du kan registrera ett annat ID än ditt artikelnummer. Du kan till exempel använda detta ID till leverantörens artikelnummer för hitta rätt artikel.   Exempel: I registret Lagerförda artiklar (IN202500) på fliken Korsreferens lägg in i leverantörens artikelnummer (i vårt exempel 1234567) på artikeln LM1 med alternativtyp Leverantörens artikelnr.     Vid registrering av inleveransen från den valda leverantören i fönstret Inleveranser (PO302000) kan du nu i kolumnen Inleverans skriva in leverantörens artikelnummer (istället för ditt egna artikelnummer). Vi skriver in 1234567 som var leverantörens artikelnummer i vårt exempel.   När du klickar Enter söks korrekt artikelnummer fram med hjälp av korsreferensen som lades upp på artikeln. Ditt eget artikelnummer skrivs då in i fältet Artikelnummer och leverantörens artikelnummer presenteras i fältet Alternativt ID.  

    Under menyvalet Meny > Redovisning > (Egenskaper) Rapporter i fönstret Rapporter (CS206000) finns en parameter Kontotyp. Denna innehåller alternativen Alla, Tillgång/Skuld, Intäkt/Kostnad, Tillgång, Skuld, Intäkt, och Kostnad.   Denna parameter för resultat- och saldorapporter (ARM) ger beroende på rapport och data en förbättrad prestanda med cirka 20 % när den används. I nya företag är värdena förinställda. Vi rekommenderar att du ställer in värdet för de ARM-rapporter du för närvarande använder i befintliga företag.   För:  Balansrapporter, använd kontotyp Tillgång/Skuld Resultatrapporter, använd kontotyp Intäkt/Kostnad För kombinerade rapporter, använd kontotyp Alla.   Notera! Använder du enhetsuppsättningar baseras filtreringen på både parametern Kontotyp och enhetsuppsättningsinställningarna, så vi rekommenderar att du kontrollerar att dessa parametrar inte har någon motkonflikt, vilket kan innebära att en tom rapport visas.  

Nu går vi mot julledigheten  och  lämpligt att registrera vem som är din vikarie,  dvs vem skall godkänna dina dokument när du är ledig.  Alternativt  kan du  ladda ner Visma Manager appen.    Registrerar vikarie:   Logga in i Visma.net  Approval Välj  Inställningar Vikarie Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument) Du kan välja tre olika alternativ: Inaktiv Aktiv nu Aktiv i perioden (registrera vilka datum som är aktuella )       Du kan även ladda ner Visma Manager appen som är en del av Visma.net Approval.  Ladda ner appen Google Play App Store            

I detta användartips beskrivs de olika funktionerna i det nya fönstret för betalningsförslag. För mer information om fönstret, se Betalningsförslag - översikt       Fönstret består av 4 delar: Tabellen Filter Sidofältet Sidfoten   Alla obetalda leverantörsfakturor fram till dagens datum visas och är förvalda när fönstret öppnas.   Det nya fönstret för Betalningsförslag är inte begränsat till en betalningsmetod och ett likvidkonto. Betalningar med flera betalningsmetoder och likvidkonton kan hanteras.   Filter     Som standard är dagens datum föreslaget i "Betala fram till datum" varje gång fönstret öppnas. Det går att anpassa filtren som du vill och filtrera på Betala fram till datum, Leverantör, Leverantörsklass, Betalningsmetod, Likvidkonto och/eller Rabattdatum fram till.  Det går också att markera “Visa endast avvikelser” vilket möjliggör en proaktiv avvikelsehantering. Tabellen   I tabellen är det enkelt att markera och avmarkera leverantörsbetalningar som du önskar.   Vissa fält går att ändra på raden, eller genom klicka på länken till leverantören eller leverantörsfakturan för ytterligare ändringar. Nedanstående fält är möjliga att ändra direkt: Betalningsdatum Belopp att betala Prioritet Betala separat Har förfallodatum passerat dagens datum, uppdateras automatiskt betalningsdatum på fakturan till innevarande datum.   Gruppera per leverantör Du kan presentera dina leverantörsbetalningar grupperat per leverantörer. Då finns möjligheten att med ett klick välja/avmarkera alla leverantörsposter från en viss leverantör. Den traditionella listvyn finns naturligtvis också att tillgå.   Kolumnuppsättning Genom att klicka på knappen Kolumnuppsättning går det att ändra vilka kolumner som visas samt ordningen på dem.    Välj kolumner och ändra ordning på dem i tabellen så att du får dem i den ordning du önskar. Kolumnbredden är också justerbar. Ändringarna sparas automatiskt.   Massändra betalningsdatum Du kan enkelt ändra betalningsdatum för alla valda leverantörsfakturor genom att klicka på knappen Ändra betalningsalternativ   Sidofältet I sidofältet visas en översikt av alla likvidkonton från de leverantörsfakturor som är möjliga att betala.  Du kan se summa att betala, antal betalningsposter samt beloppet i valuta för de likvidkonton som inte är i redovisningsvalutan.   Sidofältet gör flera kontroller och kommer att varna om det saknas ett AutoPay-bankavtal eller bankkonto på likvidkontot. Sidofältet visar också hur de valda betalningarna kommer att påverka likvidkontots nuvarande bokförda saldo i huvudboken. Du får en varning om det valda betalningsbeloppet är större än saldot på kontot.          

För dig som godkänner fakturor och utlägg i Approval  kan du använda appen Visma Manager.  Här får du tillgång till dina Visma Approval ärenden var som helst och när som helst   Godkänn dokumenten  genom att öppna varje dokument eller använd funktionen godkänn flera samatidigt. Visma Manager godkänn flera dokument    Om du vill följa flödet vad som sker med dina dokument  för tex utlägg eller leverantörsfakturor. Klicka på Historik.   Visma Manager Historik     Med Visma Manager kan du:  Godkänna eller avvisa fakturor och utlägg direkt i din mobil  Inspektera mottagna dokument  Lägga till kommentarer till dokument Söka på Historik Kontering på befintliga rader om du har rollen Financial User i Visma.net ERP  Visma Manager är en gratis app som ger befintliga licensierade användare av Visma Approval med möjlighet att godkänna ärenden från Approval.   Stödjer språken : Svenska, Engelska, Norska, Finska och Holländska App store Goggle Play      

I version 8.90 har man gjort en ändring i nummerserier. Anledningen till ändringen är att det ska gå fortare att tilldela ett nytt nummer när flera processer använder samma nummerserie. Det finns en ny kolumn i fönstret Nummerserier (CS201010). Den heter Senast tilldelade numret och ligger längst till höger.   På bilden nedan ser du projekt men det gäller alla register. När du börjar använda en nummerserie eller skapar ett nytt dokument i en nummerserie som du använde före ändringen så allokeras automatiskt 1000 nummer så att dessa är färdiga att användas I kolumnen Nästa nummer ser man det nummer som nästa dokument kommer att få. När 1000 nummer har använts och Nästa nummer blir lika med Senast tilldelat nummer så allokeras 1000 nummer till.   Om det är nödvändigt att återställa nummerserien justerar man numret i kolumnen Senast tilldelade numret på samma sätt som man gjorde förr. Då raderas alla tilldelade nummer och 1000 nya reserveras när man använder den nummerserien.   Här är ett exempel:   Nästa nummer som ska användas är 00004 och Senast tilldelade numret är 01002 I detta exempel så har projekt 00003 raderats och vi vill ändra så att nästa projekt får nummer 00003 Vi ändrar Senast tilldelade numret till 00002 och sparar.   Vi skapar ett nytt projekt som får nummer 00003. I nummerserier allokeras 1000 nya nummer till Senast tilldelade numret och Nästa nummer uppdateras till 00004.

Det är möjligt att skicka alla fakturor till AutoInvoice även om kunden inte är registrerad för mottagande av e-fakturor. I Kundklasser (AR201000) kan man aktivera funktionen Skicka fakturor till AutoInvoice.   Skapar man en ny kund är då detta val redan ikryssat.     Vid fakturering skickas då alla fakturor till Visma AutoInvoice och sedan vidare till kunden.   Prioritetsordning för att skicka en faktura är:   1. E-faktura (standard) 2. E-post 3. Utskrift Mer information om att aktivera AutoInvoice hittar du i utbildningsmaterialet

Ett tips! Håll dig uppdaterad och få tillgång till den senaste informationen; godkänn fakturor, utlägg  direkt i mobilen!   Visma Manager är en gratis app som ger befintliga licensierade användare av Visma Approval med möjlighet att godkänna ärenden från Approval. Genom appen kan du hantera inkommande dokument och få en ökad kontroll med en fullständig överblick över ärenden som behöver godkännas.   Du får tillgång till Visma Approval  med Visma Manager. Tusentals användare använder redan denna app för att effektivisera sina affärsprocesser.   Med Visma Manager kan du: ● Godkänna eller avvisa fakturor och utlägg direkt i din mobil ● Inspektera mottagna dokument ● Lägga till kommentarer till dokument ● Få tillgång till dina Visma Approval ärenden var som helst och när som helst   Appen stödjer språken : Svenska, Engelska, Norska, Finska och Holländska App store Goggle Play

Om det finns e-post som har misslyckats vid utskick måste man behandla det manuellt. Fel vid utskick uppstår oftast om man har gjort ändringar på konto inställningarna.   För att skicka e-post manuellt gå till Väntande e-post (SM507000) kryssa i Inkludera misslyckade välj e-mail som du vill skickat ut och tryck Behandla eller skicka ut alla genm att trycka Behandla alla   Man kan även filtrera misslyckade e-post i kolumnen E-poststatus