Användartips för Visma Net

Vi släppte en ny funktion för ett tag sen som gäller för er som  har behov av ett enklare  EFH flöde med få godkänanre.   Nu kan man välja att  fakturan kan bli godkänd med en och samma  användare,  dvs den användaren som ni sätter upp som första godkännare.   Några saker att tänka på vid uppsättning av flödet i Approval:   Du måste fortfarande konfigurera en arbetsflödeskonfiguration Om du alltid bara vill använda första godkännare kan du skapa en arbetsflödeskonfiguration med ett enda steg där inställningen "Blockera dokumentet när inga godkännare hittas" inte är aktiverad. Du kan exempelvis  lägga till en regel baserad på en lista över godkännare, lägga till en godkännare och lägga till en beloppsgräns som inte kommer att utlösas. När du gör ändring av flödet gäller det  för fakturor som tas emot från Visma.net ERP, där en första godkännare är inställd på dokument  och eller radnivå.

Ingående fakturor har olika status beroende på hur långt de har behandlats i flödet. Dessa kolumner finns i leverantörsreskontran. Status som är fakturans status från  redovisningen och reskontran  Approvalstatus som visar status från  godkännandeflödet i Approval. Dessa kolumner kan ni enklet ta fram i er uppsättning. Tabellen nedan visar statusar som förekommer i flödet.    Status Approval Status leverantörsreskontran  Beskrivning Skickad till Approval  Balanserad Leverantörsfakturan ligger i Approval och väntar på godkännande Godkänd Öppen Leverantörsfakturan är godkänd, bokförd och klar för betalning Godkänd Balanserad Leverantörsfakturan är godkänd, väntar på kontering och frisläppning (bokföring) Avvisad Balanserad Leverantörsfakturan har blivit avvisad av användare i Approval med notering från användaren som avvisad. Kan skickas ut på nytt i flödet eller konteras och frisläppa. Väntar Balanserad Leverantörsfakturan finns i Approval och väntar på att en eller flera mottagare skall godkänna. Väntar Ankomstregistrerad Leverantörsfakturan är preliminärbokförd och finns i Approval och väntar på att en eller flera mottagare skall godkänna. Avbruten Ankomstregistrerad Godkännandeflödet har avbrutits i leverantörsreskontran. Avbruten Balanserad Godkännande flödet har avbrutits i leverantörsreskontran. Ny Balanserad Leverantörsfakturan har inte skickats till Approval och ligger kvar i leverantörsreskontran. - Öppen Leverantörsfakturan har bokförts och frisläppts direkt utan att ha skickats till Approval - Balanserad Leverantörsfakturan är registrerad i leverantörsreskontran, men uppgifter saknas           

Funktionen fyra ögon principen används för att garantera att en faktura godkänns av minst två olika användare.   Om du aktiverar funktionen läggs ett reservsteg till i slutet av arbetsflödet, där du måste definiera minst två personer som får fakturan om det endast är godkänt av en person.  Har en person redan gjort sitt godkännande  i flödet  utesluts denna från flödet.  Fyra ögon principen

Nu går vi mot semestermånaderna och då är det lämpligt att registrera vem som är din vikarie,  dvs vem skall godkänna dina dokument som du får i Approval. Så här gör du: Loggar in i Approval Väljer Inställningar Vikarie Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument) Du kan välja tre olika alternativ: Inaktiv Aktiv nu Aktiv i perioden där du kan registrera vilka datum som aktuella   Approval inställningar vikarie   Skulle du glömma bort detta kan alltid era Administratörer göra detta via funktionen Konfigurering - Vikarier - Tilldela vikarier för godkännare    Approval Konfiguration Vikarier  

Inställningar i Approval som du som Godkännare själv kan styra.   Antalet arbetsdagar innan ett ärende snart förfaller XX arbetsdagar innan förfallodatum (max14) = Det datum som visas  på dokumentet i ärendelistan Öppna kommentarsfönstret när jag godkänner ( vid aktivering visas alltid kommentarsfälten) Se bild nedan.  Efter att ett ärende har hanterats... vad skall då ske?   Öppna nästa ärende Gå tillbaka till ärendelistan    

Godkänn flera dokument samtidigt i Approval med appen Visma Manager.    Så här enkelt godkänner du dina utlägg och fakturor direkt i appen. Välj aktuell rad i dokumentlistan och klicka på ikonen vit cirkel (se nedan) för att godkänna raden och välj nästa rad.  När du är klar med att godkänna flera dokument väljer du knappen Godkänn. Vill du se mer detaljer för att kunna hantera dokumentet trycker du på en rad för att öppna dokumentet. Finns flera val, Godkänn, Avvisa, Skicka för granskning och Vidarebefordra  Se kontering finns under valet: Se rader. Finns möjlighet till att kontera om men krävs då att användaren har behörighet och beror på vilken tjänst som används. För att se fakturabild, utlägg klickar du en gång för att förstora bilderna. Visma Manager Ladda ner appen via  App store  eller Gooogle Play       

FIDO står för Fast Identity Online och är en öppen standard. Du kan läsa mer om FIDO här: https://fidoalliance.org/     Det finns två olika typer av FIDO2 som du kan använda: FIDO2 Biometrisk Enhet - En mobil, stationär eller bärbar dator med ansiktsigenkänning eller en fingeravtryckssensor. Exempel på dessa är Android fingeravtryckssensor, Mac Touch ID och Windows Hello. FIDO2 Säkerhetsnyckel - En USB nyckel som du kopplar till din dator.   Observera att när du använder FIDO2 för att autentisera dig själv måste detta ske på samma maskin du försöker logga in på. För att aktivera FIDO2 gör följande: Logga in in https://home.visma.com/home Gå till Mina uppgifter uppe till höger     Under Säkerhet välj antingen FIDO2 Biometrisk Enhet eller FIDO2 Säkerhetsnyckel     Ange ditt lösenord Följ vägvisaren för att lägga till din FIDO2 enhet Efter detta kan du nu välja din FIDO2 enhet som tvåstegsverifiering när du loggar in till Visma.net  

I det här Tips & Trix avsnittet visar vi hur enkelt man bokar i en stängd period i Visma.net.     Fler Tips & Trix i Visma Business hittar du här.

I det här Tips & Trix avsnittet visar vi hur multisökrutan kan hjälpa dig på traven i ditt dagliga arbete i Visma.net.     Fler Tips & Trix i Visma Business hittar du här.

Genom att använda Enhetsuppsättningar är det möjligt att skapa filter som kan användas i Balans- och Resultatrapporter. I denna artikeln går vi igenom hur man skapar en uppsättning som filtrerar på koddelar, och hur man lägger in denna i en rapport.   Konfiguration av Enhetsuppsättning Fönstret Enhetsuppsättningar (CS2060P3) hittar man under arbetsytan Redovisning - Egenskaper.     För att skapa en ny enhetsuppsättning klickar du på +.     I fönstret som kommer fram lägger du först in en Kod och en Beskrivning.     Efter det lägger du in önskade filter du vill använda. I mitt exempel kommer vi att använda följande segment.     Jag vill skapa följande filter: Underbolag = Underbolag 1, Avdelning = Alla Underbolag  = Underbolag 2, Avdelning = Avdelning 1 För att skapa ett nytt filter klickar man på +.     Skriv in en Kod och Beskrivning. Under kolumnen Datakälla, klicka på förstoringsglaset.   I fönstret som kommer upp väljer jag önskat värde, SE1 i fälten Startkoddel och Slutkoddel. Jag fyller inte i resterande koddelar då jag önskar att se alla.     Jag skapar därefter ett nytt filter och lägger in följande värden:     Efter att man har lagt in alla önskade filter klickar man på Spara och stäng.     Lägg in Enhetsuppsättning på en rapport För att lägga in en Enhetsuppsättning på en rapport går man först till rapporten och klickar på Redigera rapport.     Då öppnas ett nytt fönster. Här lägger vi in vår Enhetsuppsättning och klickar på Spara.     När man sedan skriver ut rapporten ligger filtren klara att användas till höger. Det går att nå de genom att klicka på Filterknappen.     Tips! Om du har bokfört på många koddelar i systemet och upplever det långsamt när du öppnar en Balans- eller Resultatrapport kan du kryssa i Optimera rapport för enhetsuppsättning när du redigerar rapporten.     Är denna rutan ikryssad måste du först välja ett av dina filter innan du kör rapporten.     Vill du sedan ändra koddel eller se alla behöver du köra rapporten en gång till.

Ibland händer det att automatiserade schemaläggningar inte körs som tänkt. Denna artikeln går igenom vad man bör tänka på ifall detta uppstår.

Betalningar du skickar från Visma.net ERP till banken via AutoPay har ett betalningsdatum från Visma.net ERP.

I denna artikeln går vi igenom hur du kan modifiera en kolumn uppsättning för att även hämta upp tal från en budgethuvudbok.

I denna artikeln visar vi vilka rapporter och förfrågningar som kan använda en budgethuvudbok.

Det är inte möjligt att radera en frisläppt budget så hur ska man då radera den?

Klicka här för att se en översikt över budget.   För att ändra i en godkänd budget går du till Budget (GL302010). Du kommer du in i bilden nedanför.   Välj önskad Huvudbok Välj det Räkneskapsår du önskar att ändra för Ändra på beloppet   Som du ser till vänster i bilden är dessa poster Frisläppta, det vill säga godkända. När en linje är godkänd är det endast möjligt att ändra på beloppet och fördela detta. Om en linje däremot inte är ikryssad under Frisläppt kan du radera eller göra alla andra ändringar på denna linjen.   Om du använder dig av en hierarki som är satt upp i Budgetkonfiguration (GL205000) är det möjligt att du inte får radera en Ej frisläppt linje på grund av att den finns med i konfigurationen. Då måste du radera kontot ifrån konfigurationen och sedan läsa i din budget på nytt genom att klicka på Hantera budget i Budget (GL302010).

Tryck här för att se en översikt över budget.   För att en budget ska bli lagrad i den valda huvudboken måste den godkännas. När en budget är godkänd och därmed sparad i huvudboken så blir talen tillgängliga i rapporter och förfrågningar.    För att godkänna en budget, gå till Frisläpp budget (GL505510).     Markera de linjer du önskar godkänna och sedan Frisläpp. Ska du godkänna en hel budget kan du klicka på Frisläpp alla.   OBS! Det är inte möjligt att radera linjer från en budget som är godkänd och därmed lagrad i huvudboken. 

Tryck här för att se en översikt över budget.   Denna artikeln går igenom hur du kan fördela i Budget (GL302010) när det är satt upp en budgethierarki. Du hittar mer information kring budgethierarki i denna artikeln.   Budgethierarki med en nivå   Jag har konfigurerat en hierarki som du ser i bilden nedan. Här finns grupperna Intäkter, Kostnader och Andra kostnader. Grupperna består av ett urval av olika konton. Det är endast definerat att koddel 0 ska användas.   Efter att man har konfigurerat hierarkin måste man konvertera budget till att använda denna, mer om detta i denna artikeln. Nedan ser du hur det ser ut efter en budget har konfigurerats.   Efter att du har lagt in Totalbelopp på varje linje ska detta fördelas, detta gör du genom att klicka på Fördela.     Du får då upp en dialogbox. Nedan finns information om vad de olika valen innebär. Inget val gjort - Jämnt över Väljer du detta kommer den markerade linjen att bli fördelad jämnt över alla perioder.   Används i alla poster för den här huvudposten - Jämnt över Alla belopp på alla linjer blir jämt fördelade över alla perioder.   Använd i delposter - Jämnt över Samma som ovan, alla belopp på alla linjer blir jämt fördelade.

Klicka här för att komma till en översikt över budget.   Denna artikeln går igenom hur du fördelar i en budget när det inte är satt upp en budgethierarki.   För att fördela måste du först skapa en budget. Gå till Budget (GL302010) och välj önskad Huvudbok och Räkneskapsår. Lägg sedan till en linje och lägg in ett Totalbelopp. Klicka sedan på Fördela.       Efter att du har klickat på Fördela så får du fram en dialogruta. Här har du ett antal val.  Inget val gjort - Jämnt över Väljer du detta kommer den markerade linjen att bli fördelad jämnt över alla perioder.   Används i alla poster för den här huvudposten - Jämnt över Alla belopp på alla linjer blir jämt fördelade över alla perioder.   Använd i delposter - Jämnt över Samma som ovan, alla belopp på alla linjer blir jämt fördelade

Klicka här för att komma till en översikt över budget.   I denna artikeln visar vi hur man aktiverar en budgethierarki efter denna är konfigurerad i Visma.net Financials. Hierarkin kommer att gälla för alla framtida budgetar som skapas i företaget.   Det ser ut enligt följande innan en hierarki har aktiverats:     För att aktivera en konfigurerad hierarki, gör följande:   Öppna Budget (GL302010) Klicka på Hantera Budget Välj Konvertera budget genom att använda aktuell budgetkonfiguration Klicka OK och OK igen Markera nu Trädvy för att få fram din hierarki. Då ska det se ut enligt nedan:       Trycker vi på till exempel gruppen Intäkter visas alla konton som har blivit placerade i den gruppen.