I detta användartips beskrivs var man hämtar XML-filen som ska skickas till Skatteverket.
För att ladda ner filen i korrekt format behöver du logga in i AutoReport och hämta filen därifrån.
Man kan öppna filen i anteckningar och kontrollera att taggen eSKDUpload finns med.
Det finns också en XML-rapport inne i Financials i fönstret Behandla Momsrapport (TX502000)
Den är dock avsedd för andra ändamål och godkänns inte av Skatteverket.
Nu går vi mot julledigheten och lämpligt att registrera vem som är din vikarie, dvs vem skall godkänna dina dokument när du är ledig. Alternativt kan du ladda ner Visma Manager appen.
Registrerar vikarie:
Logga in i Visma.net Approval
Välj Inställningar
Vikarie
Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument)
Du kan välja tre olika alternativ:
Inaktiv
Aktiv nu
Aktiv i perioden (registrera vilka datum som är aktuella )
Du kan även ladda ner Visma Manager appen som är en del av Visma.net Approval.
Ladda ner appen
Google Play
App Store
I detta användartips beskrivs hur man aktiverar och kommer igång med det nya fönstret för betalningsförslag. För mer information om fönstret, se Betalningsförslag - översikt
För att komma igång måste de användare som ska arbeta i fönstret ha fått rollerna Payment processor eller Payment Viewer tilldelat i Visma.net Admin.
Om man aktiverar det nya fönstret innan det gamla har stängts ned (3/10 2022), måste man välja Ny betalningsprocess under Föredragen betalningstjänst i fönstret Leverantörsreskontra (AP101000). Den 3/10 kommer alla företag att bli migrerade till den nya tjänsten, varpå detta steget inte behöver göras. Dock krävs det att en användare får någon av de två rollerna ovan.
Så aktiverar du det nya fönstret
För att aktivera det nya betalningsfönstret markerar du radioknappen Ny betalningsprocess i fönstret Meny > Leverantörsrekontra > (Egenskaper) Leverantörsreskontra (AP101000) - Efter den 3/10 behöver detta steget inte göras eftersom alla företag är migrerade till den nya tjänsten då.
Tilldelning av roller
För att få access till det nya betalningsfönstret måste en användare därefter få någon av de två rollerna:
Payment processor - Tillgång till alla delar av den nya betalningstjänsten
Payment Viewer - Endast tillgång till att se betalningsinformation, inte skapa betalningar
Tilldelning av roller görs i Visma.net Admin av en användare med administratörsrättigheter.
1. Gå till Visma.net Admin
2. Välj Användare och Roller
3. Leta upp användaren som ska få rollen tilldelad sig
4. Leta upp företaget
5. Tilldela roll under kolumnen Financials
6. Klicka på Spara och stäng
7. Användare kommer att motta en epost med information om den nya rollen/rollerna
Ska rollen tilldelas flera personer kan detta göras genom att välja Roller överst i fönstret i Visma.net Admin och därefter välja företaget det gäller.
Efter att roller tilldelats, måste alla användare som ska ha tillgång till fönstret logga ut och in igen.
Gå till fönstret för betalningsförslag
Efter att gett användarna någon av rollerna Payment processor eller Payment Viewer nås fönstret via menvalet:
Meny > Leverantörsreskontra > (Rutiner) Betalningsförslag
Detta är under samma menyval där det gamla fönstret tidigare fanns.
I detta användartips beskrivs de olika funktionerna i det nya fönstret för betalningsförslag. För mer information om fönstret, se Betalningsförslag - översikt
Fönstret består av 4 delar:
Tabellen
Filter
Sidofältet
Sidfoten
Alla obetalda leverantörsfakturor fram till dagens datum visas och är förvalda när fönstret öppnas.
Det nya fönstret för Betalningsförslag är inte begränsat till en betalningsmetod och ett likvidkonto. Betalningar med flera betalningsmetoder och likvidkonton kan hanteras.
Filter
Som standard är dagens datum föreslaget i "Betala fram till datum" varje gång fönstret öppnas. Det går att anpassa filtren som du vill och filtrera på Betala fram till datum, Leverantör, Leverantörsklass, Betalningsmetod, Likvidkonto och/eller Rabattdatum fram till.
Det går också att markera “Visa endast avvikelser” vilket möjliggör en proaktiv avvikelsehantering.
Tabellen
I tabellen är det enkelt att markera och avmarkera leverantörsbetalningar som du önskar.
Vissa fält går att ändra på raden, eller genom klicka på länken till leverantören eller leverantörsfakturan för ytterligare ändringar. Nedanstående fält är möjliga att ändra direkt:
Betalningsdatum
Belopp att betala
Prioritet
Betala separat
Har förfallodatum passerat dagens datum, uppdateras automatiskt betalningsdatum på fakturan till innevarande datum.
Gruppera per leverantör
Du kan presentera dina leverantörsbetalningar grupperat per leverantörer. Då finns möjligheten att med ett klick välja/avmarkera alla leverantörsposter från en viss leverantör. Den traditionella listvyn finns naturligtvis också att tillgå.
Kolumnuppsättning
Genom att klicka på knappen Kolumnuppsättning går det att ändra vilka kolumner som visas samt ordningen på dem.
Välj kolumner och ändra ordning på dem i tabellen så att du får dem i den ordning du önskar. Kolumnbredden är också justerbar. Ändringarna sparas automatiskt.
Massändra betalningsdatum
Du kan enkelt ändra betalningsdatum för alla valda leverantörsfakturor genom att klicka på knappen Ändra betalningsalternativ
Sidofältet
I sidofältet visas en översikt av alla likvidkonton från de leverantörsfakturor som är möjliga att betala. Du kan se summa att betala, antal betalningsposter samt beloppet i valuta för de likvidkonton som inte är i redovisningsvalutan.
Sidofältet gör flera kontroller och kommer att varna om det saknas ett AutoPay-bankavtal eller bankkonto på likvidkontot. Sidofältet visar också hur de valda betalningarna kommer att påverka likvidkontots nuvarande bokförda saldo i huvudboken. Du får en varning om det valda betalningsbeloppet är större än saldot på kontot.
I denna artikel går vi igenom hur man skickar e-post i Visma.net ERP.
Hur man sätter upp e-postkonton i systemet förklarar vi här.
På så sätt kan man skicka ut orderbekräftelser, plocklistor, mm. När det gäller fakturor så rekommenderar vi dock att använda sig av AutoInvoice i stället.
Gå till t.ex. Meny - Order - Transaktioner - Försäljningsordrar (SO301000)
Välj en order som du vill skicka via e-post. Tryck på Åtgärder - Skicka med e-post
Då kommer den upp i Väntande e-post (SM507000).
Där kan man välja vilka e-post som ska skickas ut och trycka på Behandla eller skicka ut alla genom att trycka på Behandla alla
En annan möjlighet är att skicka ut e-post i Skicka och ta emot e-post (SM507010). Under Åtgärder väljer man om man vill skicka, hämta eller både skicka och hämta alla mail.
Alla e-post i Visma.net ERP hittar man under Alla e-postmeddelanden (CO409070).
I olika flikar kan man se utgående, inkommande, misslyckade och arkiverade e-post.
När du registrerar en ingående faktura kan du själv bestämma om denna ska registreras som netto- eller bruttobelopp på fakturalinjerna.
På bilden nedan är en faktura registrerad med bruttobelopp:
Öppnar vi leverantören och väljer fliken Inköpsinställningar så ser vi att i fältet Momsberäkningsmetod är det valt Brutto.
Ändras denna till Netto är det nettobeloppet som registreras på fakturalinjen.
Denna information ligger också på Leverantörsklassen. Vid skapande av en ny leverantör kopieras det som ligger på Leverantörsklassen in som förslag, men det går att ändra på leverantören i efterhand.
Du har också möjlighet att ändra på denna inställning per enskild faktura. Du gör detta under fliken Redovisningsdetaljer.
Om en inkommande/utgående betalning inte kan matchas mot en faktura i systemet, kommer IBAN informationen från kunden/leverantören att användas vid matchning.
Denna funktion är aktiverad/avaktiverad genom att markera Matcha mot bankkonton efter matchning av fakturor under fliken Matchningsinställningar under Bank/likvidhantering (CA101000).
I systemet önskar vi att de flesta betalningar ska köras genom Autopay. Vid användning av Autopay för valutabetalningar hämtas valutakursen från Autopay automatiskt i systemet. Detta förenklar registreringen av betalningar. Om du behöver registrera betalningar manuellt beskriver denna artikeln hur detta görs.
FIDO står för Fast Identity Online och är en öppen standard. Du kan läsa mer om FIDO här: https://fidoalliance.org/
Det finns två olika typer av FIDO2 som du kan använda:
FIDO2 Biometrisk Enhet - En mobil, stationär eller bärbar dator med ansiktsigenkänning eller en fingeravtryckssensor. Exempel på dessa är Android fingeravtryckssensor, Mac Touch ID och Windows Hello.
FIDO2 Säkerhetsnyckel - En USB nyckel som du kopplar till din dator.
Observera att när du använder FIDO2 för att autentisera dig själv måste detta ske på samma maskin du försöker logga in på.
För att aktivera FIDO2 gör följande:
Logga in in https://home.visma.com/home
Gå till Mina uppgifter uppe till höger
Under Säkerhet välj antingen FIDO2 Biometrisk Enhet eller FIDO2 Säkerhetsnyckel
Ange ditt lösenord
Följ vägvisaren för att lägga till din FIDO2 enhet
Efter detta kan du nu välja din FIDO2 enhet som tvåstegsverifiering när du loggar in till Visma.net
I denna artikel visar vi hur ni kan importera olika valutakurser till Visma.net Financials automatiskt. Vi går även igenom vanliga problem.
Det är möjligt i Visma.net Financials att få automatiskt uppdatering av valutakurser. Importen av valutakurser sker automatiskt på morgonen. Valutakurserna kommer via AutoPay från Danske Bank i Finland som i sin tur hämtar kurserna från Europeiska Centralbanken. Det är därför viktigt att Autopay är aktiverad på företaget i Admin.
Aktivering
Gå in på Valutahantering (CM101000) under Meny - Valutahantering - Egenskaper - Valutahantering. Kryssa i inställningen Automatisk import av valutakurser. Ange också vilken valutakurstyp som skall uppdateras. SPOT är valutakurstypen som oftast används.
OBS! Om man använder flera valutakurstyper måste de övriga importeras manuellt. Import av valutakurser är endast möjlig när basvalutan är SEK
Vanliga fel
Import har inte körts
Ibland händer det att importen inte har körts på ett tag.
Det första man bör kontrollera i detta tillfälle är om AutoPay är aktiverat i Admin. Om det inte är det, aktivera detta.
Det andra man kan göra är att deaktivera AutoPay för företaget i 5 minuter och sedan aktiverar det igen. Gå sedan in i Visma.net ERP och trigga en import genom att till exempel registrera en ny betalning.
Om det fortfarande inte har importeras efter detta ber vi er ta kontakt med er support för att få hjälp med att lösa det.
Genom att använda Enhetsuppsättningar är det möjligt att skapa filter som kan användas i Balans- och Resultatrapporter. I denna artikeln går vi igenom hur man skapar en uppsättning som filtrerar på koddelar, och hur man lägger in denna i en rapport.
Konfiguration av Enhetsuppsättning
Fönstret Enhetsuppsättningar (CS2060P3) hittar man under arbetsytan Redovisning - Egenskaper.
För att skapa en ny enhetsuppsättning klickar du på +.
I fönstret som kommer fram lägger du först in en Kod och en Beskrivning.
Efter det lägger du in önskade filter du vill använda. I mitt exempel kommer vi att använda följande segment.
Jag vill skapa följande filter:
Underbolag = Underbolag 1, Avdelning = Alla
Underbolag = Underbolag 2, Avdelning = Avdelning 1
För att skapa ett nytt filter klickar man på +.
Skriv in en Kod och Beskrivning. Under kolumnen Datakälla, klicka på förstoringsglaset.
I fönstret som kommer upp väljer jag önskat värde, SE1 i fälten Startkoddel och Slutkoddel. Jag fyller inte i resterande koddelar då jag önskar att se alla.
Jag skapar därefter ett nytt filter och lägger in följande värden:
Efter att man har lagt in alla önskade filter klickar man på Spara och stäng.
Lägg in Enhetsuppsättning på en rapport
För att lägga in en Enhetsuppsättning på en rapport går man först till rapporten och klickar på Redigera rapport.
Då öppnas ett nytt fönster. Här lägger vi in vår Enhetsuppsättning och klickar på Spara.
När man sedan skriver ut rapporten ligger filtren klara att användas till höger. Det går att nå de genom att klicka på Filterknappen.
Tips! Om du har bokfört på många koddelar i systemet och upplever det långsamt när du öppnar en Balans- eller Resultatrapport kan du kryssa i Optimera rapport för enhetsuppsättning när du redigerar rapporten.
Är denna rutan ikryssad måste du först välja ett av dina filter innan du kör rapporten.
Vill du sedan ändra koddel eller se alla behöver du köra rapporten en gång till.
Om det finns e-post som har misslyckats vid utskick måste man behandla det manuellt.
Fel vid utskick uppstår oftast om man har gjort ändringar på konto inställningarna.
För att skicka e-post manuellt
gå till Väntande e-post (SM507000)
kryssa i Inkludera misslyckade
välj e-mail som du vill skickat ut och tryck Behandla eller skicka ut alla genm att trycka Behandla alla
Man kan även filtrera misslyckade e-post i kolumnen E-poststatus
I version 8.90 har man gjort en ändring i nummerserier. Anledningen till ändringen är att det ska gå fortare att tilldela ett nytt nummer när flera processer använder samma nummerserie.
Det finns en ny kolumn i fönstret Nummerserier (CS201010). Den heter Senast tilldelade numret och ligger längst till höger.
På bilden nedan ser du projekt men det gäller alla register.
När du börjar använda en nummerserie eller skapar ett nytt dokument i en nummerserie som du använde före ändringen så allokeras automatiskt 1000 nummer så att dessa är färdiga att användas
I kolumnen Nästa nummer ser man det nummer som nästa dokument kommer att få. När 1000 nummer har använts och Nästa nummer blir lika med Senast tilldelat nummer så allokeras 1000 nummer till.
Om det är nödvändigt att återställa nummerserien justerar man numret i kolumnen Senast tilldelade numret på samma sätt som man gjorde förr. Då raderas alla tilldelade nummer och 1000 nya reserveras när man använder den nummerserien.
Här är ett exempel:
Nästa nummer som ska användas är 00004 och Senast tilldelade numret är 01002
I detta exempel så har projekt 00003 raderats och vi vill ändra så att nästa projekt får nummer 00003
Vi ändrar Senast tilldelade numret till 00002 och sparar.
Vi skapar ett nytt projekt som får nummer 00003. I nummerserier allokeras 1000 nya nummer till Senast tilldelade numret och Nästa nummer uppdateras till 00004.