I denna artikeln tittar vi på hur du kan skapa en budgethierarki i Visma.net Financials. I exemplet skapar vi en hierarki med grupperna intäkter, kostnader och andra kostnader. Hierarkin kommer att gälla för alla budgetar som skapas i företaget. Du skapar en konfiguration i Budgetkonfiguration (GL205000).
Det ser ut enligt nedan före man har skapat en hierarki:
Vi börjar med att skapa gruppen Intäkter enligt nedan:
Klicka på +
Kryssa i rutan under Huvudpost
Lägg in en beskrivelse för gruppen
Det är möjligt att definera ett filter för vilka konton som ska finnas med i gruppen. Detta gör man genom att lägga in ett Kontofilter och Koddelsfilter.
Klicka på Spara och du ser hur första gruppen har blivit upprättad.
Klicka på gruppen Intäkter som har skapat och sedan Läs in konton i förväg.
Kontrollera så att korrekt konton dyker upp i rutan och klicka sedan på OK.
Nu ser du alla konton som ligger med i gruppen och du kan klicka på Spara.
Du kan nu göra på samma sätt för att upprätta grupper för Kostnader och Andra kostnader. Du väljer bara korrekt konton som ska vara med i gruppen.
I version 8.16 av Visma.net ERP kom ny funktionalitet för att förenkla bokföringen av leverantörsfakturor som importeras från Fakturainkorgen. Det är nu möjligt att skapa regler för varje enskild leverantör för att redan vid import få fakturan korrekt bokförd i systemet.
Ska man returnera en eller flera artiklar till en leverantör mot en kreditnota kan man göra så som det är beskrevet här. Man kan också göra likadant om man reverserar ett inköp (inleverans), men var uppmärksam på informationen under avsnittet om redovisning.
Registrera retur
Gå till Inleveranser (PO302000)
Välj typ Retur
Välj Leverantör(den som du har köpt artikeln av)
För att lägga till en artikel har du fyra val:
Klicka på + och lägg till artikeln manuellt.
Lägg till rad: detta är också manuellt, men ger dig en möjlighet att registrera med bland annat en streckkod.
Lägg till Inköpsorder: lägger till en artiklar från ett inköp.
Lägg till Inköpsorderrad: lägger till en specifik artikel från en inköpslinje.
Vi rekommenderar att välja en av de två sista valen. Genom att länka till ett inköp ser du historiken för ett returnerat inköp senare. Resten av denna artikeln går igenom valet Lägg till Inköpsorder.
Klicka på Lägg till Inköpsorder
Markera det aktuella inköpet
Klicka på Lägg till och stäng
Ta eventuellt bort krysset i rutan Parkerad
Klicka på Frisläpp
På inköpet man har använt som ursprung ser du nu att det har lagts till en linjen under fliken Inleveranser av typen Retur. Notera också att Status på inköpet är Öppen. Om du önskar att stänga denna kan du klicka på Åtgärder - Fullför order. Då blir statusen Stängd.
För att koppla returen till en ingående kreditnota har du två alternativ.
Koppla existerande kreditnota till retur
Gå in på den existerande kreditnotan (som inte är uppdaterad ännu)
Radera existerande linjer på denna
Klicka på Lägg till inleverans
Välj returen du har upprättat
Klicka på Frisläpp
Upprätta en kreditnota från returen manuellt
Gå in på returen du har upprättat (i fönstret Inleveranser)
Klicka på Åtgärder - Skapa faktura
En kreditnota blir skapad. Klicka på Frisläpp på denna.
Redovisning av kostpris
Generellt så bokförs dokumentet på följande sätt:
Varumottagning av typen Retur: kredit lagerkonto och debet kostnadskonto. OBS! Returen använder orsakskoden som är satt i fältet Returnera orsakskod i Inställningar inköpsorder (PO101000).
Ingående kreditfaktura: debet leverantörsreskontro och kredit kostnadskonto. OBS! Vid koppling till en retur används samma kostnadskonto som på returen.
OBS! Var uppmärksam på att kostpris som finns på lagerdokumentet som returen skapar inte använder kostpriset från inleveransen till inköpet som kopplas. Kostpriset som används beror på lagervärdesmetoden som används på artikeln:
Är lagervärdesmetoden FIFO används det äldsta kostpriset som är registrerat på artikeln.
Är lagervärdesmetoden Genomsnitt används det genomsnittliga kostpriset för artikeln.
För att se vilket kostpris som är använt på artikeln kan du klicka på Förfrågningar - Historisk lagertransaktion. Lagerändring (IN302000) öppnas då med lagerdokumentet till returen.
Logiken bakom detta är att man inte returnerar ett specifikt exemplar av en artikel. Om man har tio bollar i en korg, och returnerar en av dessa, är det inte en specifik kostnad som returneras. Systemet använder då FIFO-principen för att bokföra kostnaden av returneringen.
OBS! Använder du lagervärdesmetod Specifik och en parti/serienummer profil som använder batch eller serienummer så kommer kostpriset på returen reflektera kostpriset på mottaget som kopplas.
På rapporten Historisk lagervärdering (IN61700S) kan man se vilket kostpris som är använt för returen. Här måste du välja Ange Lager-ID i fältet Format och ange ett artikelnummer i fältet Artikelnummer.
Det händer att kunder returnerar en artikel. Denna artikeln beskriver hur du kan kan hanterar detta genom egna ordertyper i Visma.net.
OBS! Vi rekommenderar att fakturan för den ursprungliga försäljningen är bokförd före du gör detta.
Artikeln går igenom 3 olika scenarion:
Kunden returnerar en artikel och får en kreditnota.
Kunden returnerar en artikel och får en ny, likadan artikel.
Kunden returnerar en artikel och får en ny artikel (samma eller en annan artikel) och måste i tillägg betala extra för den nya artikeln, t.ex frakt.
I våra exempel är det endast en linje som returneras, men detta kan göras med flera linjer samtidigt.
Returordrarna registreras i samma fönster som den ursprungliga ordern, fönstret Order (SO301000).
Retur mot kreditnota
När du registrerar en retur mot en kreditnota kan du använda två olika ordertyper:
RC: Detta är i princip en motsatt försäljningsorder, med inleverans och kreditnota istället för utleverans och faktura.
CM: Här är det samma logik, men mottaget upprättas automatiskt, du kan läsa mer om detta här.
I denna artikeln går vi igenom typen RC.
1. Välj ordertyp RC.
2. Välj den aktuella kunden.
3. Klicka på Lägg till faktura, välj fakturan och markera linjen som ska returneras. Du kan också registrera artikeln manuellt, men vi rekommenderar att göra det via fakturan.
4. Klicka på Lägg till och stäng längst ner till höger.
5. Välj Åtgärder - Skapa inleverans. En leverans upprättas med typen Inleverans.
Detta är alltså ett mottag där artikeln kommer in på lagret.
OBS! Som standard kommer inleveransen in på lagerställe 2 som är inte tillgängligt för försäljning som standard. Detta kan eventuellt ändras i Lagerställen (IN204000).
6. Välj Åtgärder - Bekräfta utleverans.
Returordren har nu Status: Slutförd.
7. Välj Åtgärder - Förbered faktura. En faktura upprättas med typ Kreditfaktura.
Under fliken Leveranser på försäljningsordern ser du leveransen som på en vanlig försäljningsorder. Klickar du på dokumentet i kolumnen Ref. nr. lager öppnas själva lagerdokumentet. Detta är också ett lageruttag som på en försäljningsorder, men Typ är satt till Kreditnota.
På det sättet kan du se att detta handlar om en retur till en kund.
Retur mot en ny artikel
Vid retur mot en ny artikeln registreras först den ursprungliga artikeln in på lagret. Därefter registreras en ny artikel ut från lagret. Det är alltså ingen faktura eller kreditnota som används.
1. Välj ordertyp RR.
2. Välj den aktuella kunden.
3. Klicka på Lägg till faktura, välj fakturan och markera de linjer som ska returneras. Vi rekommenderar även här att du utgår ifrån fakturan och ej registrerar artikeln manuellt.
4. Välj Åtgärder - Upprätta inleverans. En leverans upprättas av typen Inleverans. Detta är ett mottag där artikeln kommer in på lagret.
5. Välj Åtgärder - Bekräfta inleverans.
6. Välj Åtgärder - Uppdatera lager (detta behövs ej göras om inställningen Uppdatera lagerstället automatiskt när leveransen är bekräftad är ikryssat i Försäljningsordrar (SO101000)).
7. Gå tillbaka till försäljningsordern. Nu är det upprättats en ny linje eftersom att på förstalinjen var det ikryssat Autoskapa ärende. Notera att den mottagna linjen står med Inleverans i kolumnen Behandling, medans den nya linjen står med Ärende i samma kolumn. Den nya linjen innehåller samma artikel, men samma antal och pris.
8. Välj Åtgärder - Skapa utleverans. En utleverans upprättas med typen Leverans. Detta är alltså en helt vanlig leverans till kunden.
9. Välj Åtgärder - Bekräfta utleverans.
10. Välj Åtgärder - Uppdatera lager (detta behövs ej göras om inställningen Uppdatera lagerstället automatiskt när leveransen är bekräftad är ikryssat i Försäljningsordrar (SO101000)).
11. Gå tillbaka till försäljningsorder. Under fliken Utleverans ligger det nu två linjer. Klickar du på numret i kolumnen Lager. ref. nr öppnas själva lagerdokumentet. Båda dokumenten är Leverans (som på försäljningsordern), men på den första linjen är det Typ: Retur, och på den andra Typ: Lageruttag.
Returordern har nu Status: Slutförd.
Retur mot ny artikel och en extrafaktura
1. Välj ordertyp RM.
2. Välj den aktuella kunden.
3. Klicka på Lägg till faktura, välj fakturan och markera de linjer som ska returneras. Vi rekommenderar även här att du utgår ifrån fakturan och ej registrerar artikeln manuellt.
4. Ta bort krysset för Autoskapa ärende på linjen som blir tillagd från fakturan.
5. Lägg till en ny linje med artikeln som kunden ska ha istället. Detta kan alltså vara en annan artikel än den som blir returnerad med ett helt annat pris. Den nya linjen blir automatiskt satt till Åtgärd: Ärende. Detta markerar att denna ska levereras ut till kunden.
6. Lägg till eventuella tillägg som t.ex fraktkostnad.
7. Välj Åtgärder - Skapa inleverans. En leverans upprättas med typen Leverans och Åtgärd: Inleverans för att registrera mottag av den ursprungliga artikeln.
8. Välj Åtgärder - Bekräfta utleverans.
9. Välj Åtgärder - Uppdatera lager(detta behövs ej göras om inställningen Uppdatera lagerstället automatiskt när leveransen är bekräftad är ikryssat i Försäljningsordrar (SO101000)).
10. Gå tillbaka till försäljningsordern.
11. Välj Åtgärder - Upprätta utleverans. En leverans upprättas med typen Leverans och Åtgärd: Ärende för att registrera utleveransen till kunden.
12. Välj Åtgärder - Bekräfta utleverans.
13. Välj Åtgärder - Uppdatera lager(detta behövs ej göras om inställningen Uppdatera lagerstället automatiskt när leveransen är bekräftad är ikryssat i Försäljningsordrar (SO101000)).
Returordern har nu Status: Fullförd.
14. Gå tillbaka till försäljningsordern.
15. Välj Åtgärder - Förbered faktura. En faktura med differansen mellan in- och uttaget blir upprättat. I detta tillfället är mottaget 200, uttaget 500 och differansen är då 300. På fakturan kan kunden se vad som är grunden för detta i form av en plus och minuslinje.
OBS! Det är möjligt att upprätta en kreditnota från mottaget, och en faktura från leveransen. Då får man en separat kreditnota på 200 kr och en separat faktura på 500 kr (istället för en faktura på 300 kr).
Bokföring av kostpris
OBS! Lagerdokumentet till returordern använder inte samma kostpris som i den ursprungliga försäljningen. Kostpriset som används beror på vilka inställningar som är satta för kostpris i systemet.
På Lagerställen (IN204000) har man olika val för vilken kostnad som ska användas vid retur till lagerstället. Programmet har egna fält för artiklar som använder lagervärdesmetoden Genomsnitt, och varor som använder FIFO.
Har artikeln lagervärdesmetoden Genomsnitt används fältet Gj. sn. Standard returkostnader.
Har artikeln lagervärdesmetoden FIFO används fältet FIFO standard returkostnader.
För dessa två har man följande val:
Genomsnitt - Använder det genomsnittliga kostpriset baserat på vad som är på lagret vid den aktuella tidspunkten.
Sista - Använder det sista kostpriset som är mottagit på lagret(alltså det nyaste).
För att se vilket kostpris som har använts kan du skriva ut rapporten Historisk lagervärdering (IN61700S). Här måste du i fältet Format välja Ange lager-ID,och ange artikelnummer i fältet Artikelnummer.
Här se du vilket kostpris som har blivit använt vid ett specifikt varuuttag.
Modulen Lager har egna rapporter för lagervärdering, bland annat Lagervärdering. En del användare kan uppleva att denna visar andra siffror än lagerkontona (vanligtvis 1460) i samma period. I denna artikeln går vi igenom den vanligaste orsaken till detta. Artikeln visar hur det kan identifieras och lösas.
1. Öppna rapporten Historisk Lagervärderingsöversikt (IN61800S) Klicka på Kör rapport. I det här fallet tittar vi på period 05-2019.
Rapporten visar utgående lagervärde I logistikmodulen för period 05-2019.
2. Gå till Kontoutdrag (GL404000) och välj samma från period 01-2019 och till period 05-2019.
3. Välj lagerkonto 1410.
Utgående saldo är 60.000 kr. Det borde varit 75.000 kr.
Skillnaden mellan Historisk lagervärderingsöversikt (IN61800S) och Kontoutdrag (GL404000)
beror på att IN61800S visar lagervärde i lagermodulen medan GL404000 visar vad som är bokfört lagervärde.
I bilden ovan, buntnummer 100001, har ”någon” direktbokat på lagerkontot vilket man inte ska göra.
Buntnummer 100001 bör vändas.
4. Klicka på buntnumret.
5. I det nya fönstret, välj Åtgärder - Reversera bunt.
6. Frisläpp bunten.
7. Kör rapporten Kontoutdrag igen.
Nu har vi rätt utgående saldo på konto 1410.
Nu går det att frikoppla hjälpfönstret från applikationen, så att du t.ex. kan ha hjälpfönstret på en annan skärm än den skärmen där du jobbar i applikationen.
Öppna hjälpfönstret genom att klicka på frågetecknet i applikationens övre högra hörn. Hjälpfönstret öppnas. Klicka sedan på knappen "Koppla loss Help Center från programmet".
Nu kan du flytta fönstret separat och därmed ha hjälpen tillgänglig där du önskar i samband med pågående arbete i applikationen.
/Jonas
Det kan vara flera olika orsaker att man vill reversera en faktura som är baserad på en försäljningsorder och utleverans.
Det kan vara att den är bokförd under fel period, fel pris, fel valuta osv.
Det är möjligt att reversera en faktura som är baserad på en försäljningsorder och utleverans på vanligt sätt via kundreskontra. Men detta reverserar endast fakturan, inte utleveransen. Detta leder till att man får en skillnad mellan finans- och logistikmodulen.
I denna artikeln förklarar vi hur man kan reversera både fakturan och utleveransen. Det gäller fakturor som skapats av försäljningsorder som utlevereras och faktureras helt.
Ni gör det genom att registrera en beställning med typ CM (Credit memo)
Gå till Försäljningsorder SO301000
Välj typ CM
Välj rätt kund och datum / period.
Klicka på Lägg till faktura. En ny fönster öppnas.
Välj faktura som skall reverseras
Välj alla rader som kommer upp
Klicka på Lägg till och stäng
Välj Behandla - förbered faktura. En kreditnota skapas och ni blir vidareförda till den.
Frisläpp kreditnotan. Detta skapar också ett lagerdokument som reverserar den ursprungliga utleveransen. Detta är tillgängligt på CM-ordern under fliken utleveranser.
Lagret blir också justerad enligt reverserad utleverans (finns igen i lager).
För att kunna skicka en faktura till Approval måste det finnas en bilaga på faktura i Visma.net Financials.
Klicka på Lägg till bilaga och välj sedan önskat dokument som ska skickas med till Approval.
Det är först när det finns en bilaga kopplad till fakturan som man kan klicka på knappen Skicka för godkännande.
I Visma.net Approval har du möjlighet att lägga in en kommentar när du godkänner ett dokument. En vanlig fråga som support tar emot är var i Visma.net Financials du har möjlighet att se dessa kommentarer.
Fönstret Dokumenthistorik från Approval(AP40104S) visar denna kommentaren. Men då måste du veta vilket verifikat du ska titta på.
Önskar du en samlad översikt över fakturor som är godkända i Approval där det finns en kommentar, kan du använda fönstret Frisläpp fakturor(AP501000). Detta kan vara nyttigt om du önskat att gå igenom alla fakturor som har blivit godkända i Approval och eventuellt göra ändrar innan de frisläpps.
I kolumnen “Kommentar” visas kommentaren du har lagt in. Du kan också göra ett urval på endast de fakturorna som är godkända.
Observera att detta fönstret kan endast användas om man inte frisläpper godkända fakturor automatiskt.
När fakturor kommer in till Visma.net Financials från Autoinvoice har man möjlighet att bokföra dem automatiskt.
Om ni får en faktura från en leverantör som inte är registrerad i systemet, kommer fakturan att få status Blockerad. Anledningen till detta är att fakturan har inte blivit matchad till någon leverantör.
Om du därefter skapar leverantören (t.ex. Via skapa leverantör) och sedan behandlar fakturan, kom ihåg att systemet inte tar hänsyn till valet på Matcha lagervara under fakturaimport på leverantören. Det är för att systemet läser inställningen då fakturan kommer in i fakturainkorgen.
Om leverantören inte skapas, postas fakturan in baserat på skattekod i stället. Om ni ofta har nya leverantörer i fakturainkorgen och får inget match i systemet, rekommenderar vi att ni väljer Skapa fakturor med en egen rad för varje momssats i stället. Inställningen läses endast när fakturan är hanterad och låter systemet att använda kostnadskontot på leverantören.
Med Attribut menas det egenskaper som ni kan lägga in på kunder, leverantörer eller varor för att kunna sortera, gruppera, skapa rapporter, information osv.
Sätt upp egenskaper som behövs i ‘Attribut’ (ScreenId=CS205000).
Attribut-ID = Ange önskat namn / nr. på attributen
Beskrivelse = Ange önskad beskrivning
Kontrolltyp = Hur ni vill att attributen skall läggas in:
Text = text information
Kombinationsruta = här kan du lägga till en lista över olika val som väljs med dropdown-lista
Flervalskombination = Samma som kombination, men med möjlighet att välja flera samtidigt
Kryssruta = Box för att kontrollera valet
Datum/tid
Inmatningsmask = Kombination med text, regel hur texten skall registreras
Reguljärt uttryck = Regel för hur text skall fyllas i.
När man använder kombinationsruta och flervals kombination, fyll i värdena nedan.
Kunder
Kundklasser (ScreenId=AR201000)
Välj flik Attribut
Välj attributen som skall användas på kundklassen
Markera rutan obligatorisk om ni vill att fälten måste fyllas i
Ni kan också lägga in att den används som standardvärde Kunder (ScreenID=AR303000)
Fliken Attribut
Här läggs värdena in på de olika attributerna
Leverantörer
Samma layout och användning som för kunder.
Leverantörsklasser (ScreenID=AP201000)
Leverantörer (ScreenID=AP303000)
Lagerförda och ej lagerförda artiklar
Artikelklasser (ScreenID=201000)
Välj Klass
Välj Attribut
Välj attributer som skall användas med artiklarna
Välj obligatoriskt om fältet skall fyllas i
Kan också läggas in som standardvärde
I Ej lagerförda artiklar (ScreenID=IN202000) eller Lagerförda artiklar (ScreenID=IN202500)
Fliken Attribut
Här läggs in alla värden på olika attributer
Du har möjlighet att ställa in valideringsregler på kunder. Detta reducerar risken för att det registreras för lite information på kunder och är speciellt viktigt om man ska skicka e-fakturor till sina kunder.
På kundfakturor kan man skriva information till kunder i fältet Beskrivning. För att detta ska visas på utskriften måste man på förhand aktivera detta.
Detta är troligen en arbetsskada - men jag har mina favoritknappar i programmet. Alltså inte bara områden eller funktioner. Utan jag pratar om yttepytte delar av programmet som det går att klicka på.
För att kvala in på min favoritknapplista krävs det att den är något utöver alla andra knappar, dvs den löser problem jag, ofta, har. Så vilken är då denna fantastiska knapp jag använder så ofta i logistik - och vad gör den?
…
Min favoritknapp är… “Lägg till artikel” (kallas även “Lägg till lagerförd artikel). Och den ser ut så här:
Du hittar den i alla lagermoduler under Lager - Transaktioner, och kan välja ett av dessa fönster för att se den:
Lager: Inleverans , Lagerändring, Lagerförflyttning, Justering
Order: Försäljningsorder
Inköp: Inköpsorder
Varför är den så fantastisk då? Vi tar det utifrån två av de problem jag har när jag arbetar i Visma.net.
1) Jag glömmer alltid vad jag har på lager
Jag skyller på att jag använder många demobolag och testar hit och dit, men ärligt talat är det nog få som har koll på allt på lagret (och varför behöva ha det i huvudet om det är enkelt att kolla upp?).
2) Jag förväntar mig bra fritextsökningar
För att vara någon som har tid att identifiera favoritknappar så har jag förvånansvärt kort tålamod när det kommer till att leta efter information. Att snabbt kunna söka efter något är en självklarhet och här kan jag söka både vitt och brett. Inte bara på artikelnummer unika för mitt företag - men även alla nummer som ligger länkade som alternativa ID:n. Så om jag är nyfiken på vad min leverantör använder för artikelnummer, eller vilka artiklar som har alternativa ID:n hos mina leverantörer är jag på god väg att söka upp det med hjälp av ett tryck på “Lägg till artikel”.
För att hitta knappen, gå in i något av de fönstren ovan och kolla ovanför raderna för att hitta den.
Vilka funktioner döljer sig bakom denna lilla knapp? En ledtråd får vi tack vare att fönstret som poppar upp heter “Lageruppslag”. Precis vad som behövs i Logistiken där antalet förfrågningar som följer med programmet kanske behöver kompletteras lite oftare än förfrågningar på andra ställen.
Knappen “Visa endast tillgängliga produkter” är självförklarande, men ack så användbar. Det går även att filtrera per “Artikelklass” eller “Lager”, men det är under artikel som den där globala sökfunktionen jag så ofta känner ett behov av finns. Jag kan söka på allt från del av artikelnumret (plocka ett par siffror mitt i om jag så vill), namnet eller alternativa ID:n.
En annan funktion som döljer sig i detta fönster är att det är superlätt att under “Antal valda” bara fylla i antalet för artikeln - oavsett om det lager, order eller försäljning det handlar om.
Så egentligen är det väl all fönstret Lageruppslag som ligger bakom just denna knapp som är cool och användbar. Men jag vill nog ändå kalla “Lägg till artikel” för min favoritknapp i logistiken. Har du någon favoritknapp i programmet?