Datorn är påslagen. Kaffet i kaffekoppen på skrivbordet är rykande färskt. Du är redo att starta dagen med Visma.net ERP. Då händer det som inte får hända. När du loggar in är allt bara vitt. Jag vet inte hur du känner dig, men jag vill helst bara ta en röd markeringspenna och rita en ledsen, röd smiley över hela skärmen. Typ såhär:
Det finns dock lite hopp. Till skillnad när vi människor blir distraherade och “blanka” i hjärnan, så meddelar våra datorprogram ofta vad felet är.
Så om du loggar in och möts av en vit skärm - kolla i din webbläsares fönster. Hittar du ett “Error” i url-strängen, ja, då är det bara stänga ned fönsterfliken och öppna programmet igen. (Du behöver alltså inte ens logga ut och logga in igen. Vilket för övrigt är ett användbart lifehack. Hur många problem löses inte av att bara logga ut och logga in igen?).
*Bildtext: Såhär ser det alltså ut i ditt Visma.net bara fått hjärnsläpp och det blir blankt.
Det finns även ett annat tillfälle då det känns som om programmet har checkat ut och arbetar mot en. Det är när du får upp detta på skärmen:
Här får en väldigt mycket oklar information och en hel del följdfrågor.
Varför finns inga artiklar? Och varför, varför har jag inte bara ett alternativ, utan två sätt att exportera detta?
Jag kan tyvärr inte förklara varför du kan exportera en tom skärm till Word.
MEN
Jag vet varför du helt plötsligt ser Screen Title och noll användbar information att ta dig vidare beror på. Du saknar behörighetsåtkomst till fönstret du nu försökt komma åt. Det finns lite olika orsaker till det. Två rätt vanliga fall:
1. Du är helt enkelt inte behörig till informationen som visas i detta fönster
Hur skönt är inte det? Du slipper bekymra dig om tjafset som står där. Detta är till för att underlätta för dig (hur irriterande det än kan kännas), du slipper ytterligare en onödig skärmbild i ditt liv… och antagligen det extrajobb som krävs av den som är behörig.
2. Någon har varit inne och skruvat lite på behörigheterna
Kanske har det skapats något sen sist du var inloggad. Kanske är du ny och inte fått tillgång till din rätta rollbehörighet än.
För fall nummer 2 så är lösningen att be någon på företaget som har rättigheter/tillgång till användare/roller. Ett tips här är att fråga den som verkar kunna lite mer än alla andra om Visma.net på företaget- det brukar vara de som fått lite mer behörigheter. För den personen är lösningen följande:
Gå in under Meny - Användare/Roller - Användarroller (SM201005)
Tryck på rutan Rollnamn för att få upp en lista på alla roller som finns i systemet.
Välj den roll som din utestängda användare ska ha.
Tryck på + och sök upp användaren under kolumnen Användarnamn.
Spara
Sen är det bara för den utestängda medarbetaren att logga ut, helt, från Visma.net och sedan in igen.
Så nästa gång en tom skärm dyker upp hoppas jag du känner att det ändå är helt ok. Lite irriterande, men nu vet du hur du ska tackla problemet.
Det är möjligt att skicka ut e-post direkt fån Visma.net ERP.
På så sätt kan man skicka ut orderbekräftelser, plocklistor, mm. När det gäller fakturor så rekommenderar vi dock att använda sig av AutoInvoice i stället.
Att skicka e-post kan göras på tre olika sätt. Vi rekommenderar vanligtvis att man använder setup 1. Nedan beskriver vi de olika alternativen.
Gå till Meny - System - Egenskaper - Systemkonton, e-post (SM204002).
Setup 1: Standard uppsättning med egendefinierad svarsadress (rekommenderat)
Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto
Kryssa i Använd standardserver för utgående e-post
Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post
Fyll i avsändarens e-post i fältet Svarsadress
E-post ska vara no-reply@finance.visma.net - den får inte ändras!
Spara när du är klar
Setup 2: Standard uppsättning med egendefinierad e-postadress
Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto
Kryssa i Använd standardserver för utgående e-post
Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post
Fyll i avsändarens e-post i fältet E-post
Spara när du är klar
När du har sparat visas DNS-poster som måste anges av domänägaren för att Visma ska kunna skicka från adressen. Detta är vanligtvis något som din IT-administratör eller e-postleverantör behöver hjälpa dig med. Det går inte att skicka från egen adress förrän detta är på plats. När DNS-posterna har lagts till och validerats försvinner meddelandet från skärmen.
Setup 3: Utskick via egen server
Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto
Kryssa av Använd standardserver för utgående e-post
Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post
Fyll i avsändarens e-post i fältet E-post
Fyll i Serverinformation, Säkerhet och Serverportnummer. Det är information som du måste få av din IT-administratör eller e-postleverantör.
Spara när du är klar
Om det finns flera e-postkonton i Visma.net ERP kan man välja vilket som används som standard i fönster E-postinställningar (SM204001)
I version 8.40 av Visma.net ERP släpptes en ny rutin för att generera en Periodisk sammanställning.
Det kommer att vara möjligt att fortsätta jobba med den gamla genereringen om man önskar ett tag till, denna går att hitta under Periodisk sammanställning (gammal) (AR40500S) men här går vi igenom den nya rutinen.
Observera att man måste “avsluta” tidigare rapporter som rapporteras i den gamla rutinen, innan man kan börja med den nya. Läs mer om detta längre ned i denna artikel.
När man öppnar det nya fönstret från menyn öppnas nu en listvy där man kan se alla tidigare rapporter som har genererats i den nya rutinen. För att skapa en ny rapport klickar man på +.
För att generera en ny raport fyller man i urvalet och sparar. Först efter man sparar ser man vad som ingår i sammanställningen.
Rapportnr - Varje rapport får ett unikt ID. Detta är en automatisk nummerserie.
Organisation - Här väljer du den företagsgren som du ska generera sammanställningen för.
Rapportår - Det år du ska rapportera för.
Skattemyndighet - Den skattemyndighet du ska rapportera till, vanligtvis Skatteverket.
Rapportperiod - Den månad du ska rapportera för.
Rapportstatus - Status på rapporten. Denna kan vara ‘Öppen’ och ändras till ‘Skickad’ när man klickar på åtgärden ‘Skicka’
Rapportrevision - Här visas vilken revision som rapporten är i den valda rapportperioden.
Inkludera - Här kan du välja vilka revisioner som ska inkluderas i denna revisionen.
Inkludera gamla transaktioner - Om du vill att tidigare transaktioner ska tas med i sammanställningen kan du välja detta här.
Gruppera transaktioner på momsregistreringsnummer - Som standard hämtas varje kund separat. Om du har flera kunder med samma momsregistreringsnummer registrerat.
Börja använda den nya rutinen
För att kunna använda den nya rutinen och undvika att transaktioner som redan rapporteras kommer med måste man först avsluta den tidigare rutinen. När man öppnar Periodisk sammaställning - översikt (AR40501S) första gången finns en informationsruta med en hyperlänk. Klickar man på denna öppnas Confirm latest processed EC Sales List (IA40501S).
Du kan välja att utföra detta per företagsgren, eller alla samtidigt. När du har valt senaste rapporterade perioden och kryssar i Detta är riktigt kan du klicka på Behandla.
Alla transaktioner till och med den senaste rapporten kommer då att tilldelas en referens så att de inte kommer fram i den nya rutinen.
När du registrerar en ingående faktura kan du själv bestämma om denna ska registreras som netto- eller bruttobelopp på fakturalinjerna.
På bilden nedan är en faktura registrerad med bruttobelopp:
Öppnar vi leverantören och väljer fliken Inköpsinställningar så ser vi att i fältet Momsberäkningsmetod är det valt Brutto.
Ändras denna till Netto är det nettobeloppet som registreras på fakturalinjen.
Denna information ligger också på Leverantörsklassen. Vid skapande av en ny leverantör kopieras det som ligger på Leverantörsklassen in som förslag, men det går att ändra på leverantören i efterhand.
Du har också möjlighet att ändra på denna inställning per enskild faktura. Du gör detta under fliken Redovisningsdetaljer.
Det kan vara flera olika orsaker att man vill reversera en faktura som är baserad på en försäljningsorder och utleverans.
Det kan vara att den är bokförd under fel period, fel pris, fel valuta osv.
Det är möjligt att reversera en faktura som är baserad på en försäljningsorder och utleverans på vanligt sätt via kundreskontra. Men detta reverserar endast fakturan, inte utleveransen. Detta leder till att man får en skillnad mellan finans- och logistikmodulen.
I denna artikeln förklarar vi hur man kan reversera både fakturan och utleveransen. Det gäller fakturor som skapats av försäljningsorder som utlevereras och faktureras helt.
Ni gör det genom att registrera en beställning med typ CM (Credit memo)
Gå till Försäljningsorder SO301000
Välj typ CM
Välj rätt kund och datum / period.
Klicka på Lägg till faktura. En ny fönster öppnas.
Välj faktura som skall reverseras
Välj alla rader som kommer upp
Klicka på Lägg till och stäng
Välj Behandla - förbered faktura. En kreditnota skapas och ni blir vidareförda till den.
Frisläpp kreditnotan. Detta skapar också ett lagerdokument som reverserar den ursprungliga utleveransen. Detta är tillgängligt på CM-ordern under fliken utleveranser.
Lagret blir också justerad enligt reverserad utleverans (finns igen i lager).
I denna artikel visar vi hur ni kan importera olika valutakurser till Visma.net Financials automatiskt. Vi går även igenom vanliga problem.
Det är möjligt i Visma.net Financials att få automatiskt uppdatering av valutakurser. Importen av valutakurser sker automatiskt på morgonen. Valutakurserna kommer via AutoPay från Danske Bank i Finland som i sin tur hämtar kurserna från Europeiska Centralbanken. Det är därför viktigt att Autopay är aktiverad på företaget i Admin.
Aktivering
Gå in på Valutahantering (CM101000) under Meny - Valutahantering - Egenskaper - Valutahantering. Kryssa i inställningen Automatisk import av valutakurser. Ange också vilken valutakurstyp som skall uppdateras. SPOT är valutakurstypen som oftast används.
OBS! Om man använder flera valutakurstyper måste de övriga importeras manuellt. Import av valutakurser är endast möjlig när basvalutan är SEK
Vanliga fel
Import har inte körts
Ibland händer det att importen inte har körts på ett tag.
Det första man bör kontrollera i detta tillfälle är om AutoPay är aktiverat i Admin. Om det inte är det, aktivera detta.
Det andra man kan göra är att deaktivera AutoPay för företaget i 5 minuter och sedan aktiverar det igen. Gå sedan in i Visma.net ERP och trigga en import genom att till exempel registrera en ny betalning.
Om det fortfarande inte har importeras efter detta ber vi er ta kontakt med er support för att få hjälp med att lösa det.
För många användare är Fakturainkorgen ett nytt sätt att jobba på. Därför är det viktigt att man förstår hur den fungerar och vilka inställningar som påverkar.
För att läsa mer om detta kan du läsa genom dokumenationen som går genom detta.
Med Attribut menas det egenskaper som ni kan lägga in på kunder, leverantörer eller varor för att kunna sortera, gruppera, skapa rapporter, information osv.
Sätt upp egenskaper som behövs i ‘Attribut’ (ScreenId=CS205000).
Attribut-ID = Ange önskat namn / nr. på attributen
Beskrivelse = Ange önskad beskrivning
Kontrolltyp = Hur ni vill att attributen skall läggas in:
Text = text information
Kombinationsruta = här kan du lägga till en lista över olika val som väljs med dropdown-lista
Flervalskombination = Samma som kombination, men med möjlighet att välja flera samtidigt
Kryssruta = Box för att kontrollera valet
Datum/tid
Inmatningsmask = Kombination med text, regel hur texten skall registreras
Reguljärt uttryck = Regel för hur text skall fyllas i.
När man använder kombinationsruta och flervals kombination, fyll i värdena nedan.
Kunder
Kundklasser (ScreenId=AR201000)
Välj flik Attribut
Välj attributen som skall användas på kundklassen
Markera rutan obligatorisk om ni vill att fälten måste fyllas i
Ni kan också lägga in att den används som standardvärde Kunder (ScreenID=AR303000)
Fliken Attribut
Här läggs värdena in på de olika attributerna
Leverantörer
Samma layout och användning som för kunder.
Leverantörsklasser (ScreenID=AP201000)
Leverantörer (ScreenID=AP303000)
Lagerförda och ej lagerförda artiklar
Artikelklasser (ScreenID=201000)
Välj Klass
Välj Attribut
Välj attributer som skall användas med artiklarna
Välj obligatoriskt om fältet skall fyllas i
Kan också läggas in som standardvärde
I Ej lagerförda artiklar (ScreenID=IN202000) eller Lagerförda artiklar (ScreenID=IN202500)
Fliken Attribut
Här läggs in alla värden på olika attributer
Vi har publicerat ett dokument om hur ni enkelt aktiverar AutoInvoice i Visma.net ERP.
Dokumentet beskriver hur Ni enkelt aktiverar Autoinvoice för Visma.net ERP och kan börja skicka och ta emot fakturor direkt.
Sedan kan ni enkelt skicka alla fakturor via Autoinvoice Läs mer här
Du känner väl till att det finns ett API för Visma.net ERP som möjliggör integration med andra lösningar? Detta utvecklas kontinuerligt.
Kontakta gärna i första hand din partner för att undersöka integrationsmöjligheterna närmare. Kanske finns det redan en färdig integration eller kanske har du kontakt med någon som kan bygga integrationen.
Befintliga integrationslösningar
Visma.net API endpoints
I detta användartips beskrivs var man hämtar XML-filen som ska skickas till Skatteverket.
För att ladda ner filen i korrekt format behöver du logga in i AutoReport och hämta filen därifrån.
Man kan öppna filen i anteckningar och kontrollera att taggen eSKDUpload finns med.
Det finns också en XML-rapport inne i Financials i fönstret Behandla Momsrapport (TX502000)
Den är dock avsedd för andra ändamål och godkänns inte av Skatteverket.
I logistikmodulen finns det många rapporter och förfrågningar att välja på. Här kommer mina bästa tips på användbara vyer för uppföljning av order, inköp och lager. Detaljer lagerallokeringar: Använd denna förfrågan för att få ut tillgängligt antal per artikel, samt förteckning över vad som ligger allokerat på orders. Denna gillar jag för att det är lätt att följa en specifik artikel och se exakt vilka orders som allokerar upp en artikel. Analys av försäljningslönsamhet: Förfrågan för uppföljning av marginaler. I denna går det att filtrera på säljare vilket gör den bra för de som arbetar med provision. Historik lagervärdering: Denna rapport ger inblick i vilket inleverans-, försäljnings- och justerat antal som ligger till grund för lagervärdet. Faktureringsöversikt inleveranser: Använd denna för att se vilka inleveranser som är fakturerade. Periodiseringsöversikt inleveranser: För avstämning av inleveranser mot 2996. Visar vilka inleveranser som det inte mottagits en leverantörsfaktura för.
I den här artikeln går vi igenom hur du kan hämta koddelen från lagerförda produkten, leverantören respektive lager när du gör ett inköp eller en inleverans. Om man inte har gjort några förändringar så brukar alltid konto 2996 användas när du levererar in en vara. Som standard brukar även koddel 00-00-00 användas (kan se annorlunda ut om du har en annan längd eller har en annan standard koddel).Däremot kan vara var så att man istället vill att en annan koddel ska användas, istället för den standardkoddel som ligger i systemet. Du kan bland annat välja att koddelen ska hämtas från artikeln eller från lagret. Lagret Om du gör ett inköp och vill att koddelen för inleveransen ska hämtas upp från lagret så ska du göra följande inställningar. Gå till Bokföringsklasser - ScreenId=IN2060PL (Lager-> Egenskaper -> Bokföringsklasser. Välj den bokföringsklass som du vill genomföra ändringen på. Välj ”Använd periodiseringskonto från” Här ska du välja Lagerställe. 2. Därefter ska du välja Kombinera koddel för periodiserad inköpsorder 3. Därefter går du till Lagerställen ScreenId=IN2040PL – (Lager-Register -Lagerställen). Gå till kontolista. Välj Upplupna kostnader (sätt det kontot du vill använda, förslagsvis 2996). 4. Därefter väljer du Koddel upplupna kostnader. Klicka sedan på spara. Hur bokningen blir Inköp Vi skapar upp ett inköp Inleverans Därefter skapar vi upp en inleverans. Här ser vi att inleveransen hämtar upp 2996 och koddelen vi valde tidigare. Faktura När vi sen får fakturan och länkar den till inleveransen får vi även samma konto och koddel här. Hämta från Artikel Du kan även hämta upp koddelen från lagerförda artikeln. Istället för lagerställe väljer vi lagervara. Därefter går vi till lagerförda artiklar ScreenId=IN2025PL (Lager->Register-> Lagerförda artiklar). Välj kontolista och här väljer du även Upplupna kostnader och kodddel för upplupna kostnader. Leverantören Du kan även hämta upp det från leverantören om så önskas. Istället för lagerställe eller lagervara så kan du välja leverantör under bokföringsklassen. Gå sedan till Leverantör ->Kontolista och fyll i konto/koddel. Upplupna kostnader/Koddel för upplupna kostnader.