Året närmar sig sitt slut och med det följer en del förberedelser som behöver ske i Visma PX.
OBS! Tänk på att året ska vara 2023.
Det finns dokument för årsrutin för version 13-14, 11-12, 9-10 samt för version 8 och tidigare (dokumentet för version 8 kan även användas av er som har tidigare versioner av Visma PX som 6.7-6.9)
Här finns dokumenten:
Rubriken Länkar, sedan Dokument Visma PX .
Klicka på Rutiner för att se dokumenten.
För Visma Control kan du även delta i ett webbinar om årsbytesrutin den 1 december.
I Visma Control finns funktionsbehörigheter för Visma PX.
Vissa behörigheter styr många delar i PX. Här kommer några exempel på behörigheter som vi ofta får frågor om.
Personal allmänt
Gäller uppläggning och underhåll av personal (ej löneuppgifter).
Personal kvalificerat
Gäller uppläggning och underhåll av personalens löner samt körning av generella löneförändringar.
Grunddata allmänt
Gäller uppläggning och underhåll av följande:
Arbetsuppgifter
Artiklar
Attestgrupper
Faktureringssorter
Frasminne i faktureringen
Kategorier
Reseersättningstyper
Tidkoder
Tidrapportsperioder
Uppdragstyper
Utläggskoder
Grunddata kvalificerat
Gäller uppläggning och underhåll av följande:
Kompensationskoder
Tidperiodtyper
Uppdragsnummerserier
Övertidstyper, externt
Övertidstyper, internt
System
För uppläggning och underhåll av följande:
Attestgruppsbehörigheter
Borttag av låsningar
Resultatenhetstyper och
Resultatenheter
Rapportbehörighetsmallar
Rapportkategorier
Språkkoder
Starta lagerkörning
Styrdata för beräkning av traktamente
Styrdata i budget
Styrning av objekt
Styrningar till lönesystem
Systeminställningar
Texter, t ex utvidgad fakturatext
Överför till lönesystem
Är det någon annan behörighet som du funderar över?
Hej!
Vill tipsa om hur du på ett enkelt sätt kan skapa prislistor på användare om du använder funktionen uppdragsmedlemmar.
Gör så här:
Börja med att på uppdraget gå till fliken Bemanning och välj Endast uppdragsmedlemmar
Klicka på Uppdragsmedlemmar och Ladda anställda
Markera vilka användare som ska vara medlemmar och klicka på spara.
I fliken affärsuppgörelse väljer du att klicka på pennan vid enskild prislista.
Fyll i gäller fr o m datum och klicka på Nästa.
Välj Blank och klicka på Skapa prislista.
Gå till fliken Prislistrader och klicka på Ladda medlemmar.
Då kommer medlemmarna visas och du fyller i à-pris per person, övertiden räknas ut automatiskt och när du klickar på Ladda är allt klart och du kan klicka på Slutför.
Glöm inte att markera Enskild prislista och spara.
I korthet innebär det att man på uppdraget lägger in en eller flera uppdragsledare som kan hantera uppdrag, fakturaunderlag.
Inför semestern kan detta underlätta för era uppdragsledare som då har möjlighet att använda detta som en vikariefunktion.
Den biträdande uppdragsledaren ser dessa uppdrag med blå text .
Läs mer här om hur det fungerar.
Not:
Funktionen kom redan i version 11.
Vill ge dig som fakturerar ett tips för att underlätta när du gör ändringar på fakturaunderlagen.
I Systeminställningar i PX så kan man ange ett bokföringsdatum som kommer upp med automatik på fakturaunderlagen i fältet Bokföringsdatum för flyttningar och ändringar.
Alla ändringar som görs på fakturaunderlagen måste ha ett datum för att PX ska veta i vilken månad ändringarna ska bokföras i.
Gör så här:
I PX-klienten välj Administration/Inställningar/Systeminställningar och fliken Fakturering
I fältet bokföringsdatum väljer du om det ska vara ett datum som bokför ändringarna i upparbetningsmånaden eller i faktureringsmånaden.
Om datumet ej ska kunna ändras på fakturaunderlaget så bockar du i rutan "Får ej ändras" .
Vill tipsa om hur ex en uppdragsledare på ett enkelt sätt kan lägga till fler grafer på startsidan eller någon av de andra flikarna som t ex Bevakning.
Jag kommer visa hur uppdragsledaren kan lägga till en graf för att följa kundfordringar på ett specifikt uppdrag.
Gör så här:
Klicka på Välj grafer på startsidan.
Välj Uppdrag vid Urval av nya grafer och klicka på Visa.
Klicka Välj på grafen Uppdrag - Kundfordringar, åldersfördelat.
Välj uppdrag och flik där grafen ska visas och klicka på Spara.
Gå till startsidan och välj fliken Bevakning och grafen finns tillgänglig.
Klicka på den blå länken Fakturor på uppdrag och rapporten öppnas.
Rapporten visar betalningsstatus för alla fakturor på uppdraget.
Ögat visar fakturan.
Dok visar kopplade dokument och genom att klicka på siffran för antal dokument kommer du åt dokumentet och kan titta på det.
Om du gillar tipset skicka det till era uppdragsledare och fråga mig gärna om fler tips så kan jag skriva om det i ett nytt inlägg!
Det finns många sätt att utnyttja funktionaliteten Dokumenthantering.
Ett exempel:
Om ett dokument läggs på t ex en resultatenhet så kan det dokumentet bifogas de fakturor som tillhör det uppdraget.
Via länken Dokumenthantering som brukar finnas i er installation under Uppdragsledare eller Chef lägger du till dokumentet.
Gör så här:
Välj Uppdragsledare eller Chef/Dokumenthantering
Välj Dokumentkategori/Resultatenhet
Fyll i Resultatenhet och klicka på Visa
I nästa bild välj Dokumenttyp Bilaga, Hämta filen och Ladda upp den.
Nu finns bilagan tillgänglig på fakturaunderlaget och kan bifogas fakturan.
Klicka på ikonen för dokumenthantering
Klicka på Bifogningsbara dokument
Bocka i att dokumentet ska bifogas fakturan och spara.
Nu kommer dokumentet bifogas e-fakturan eller om du skickar faktura och bilagor via mejlfunktionen.
Ikonen på första sidan i fakturaunderlaget har nu ändrats till en 1:a.
Tipsa gärna era användare om hur enkelt man kan skapa sina egna bokmärken/favoriter i Visma PX webb.
Det underlättar i det dagliga arbete att ha sparat de sökvägar som man brukar använda.
Hur gör man?
Till höger om rubriken på det formulär eller rapport som man vill spara finns en stjärna.
Klicka i den så att den blir blå.
Under rubriken Mina bokmärken hittar man sina favoritbokmärken.
Ett tips från vår partner PX Expert är att bokmärka rapporten "All tid på ett uppdrag"
Den finns i Mina debiterbara uppdrag, klicka på siffran i kolumnen Timmar.
Denna rapport visas. Klicka på länken nedan och rapporten "All tid på ett uppdrag/akt" visas.
Markera stjärnan och nu återfinns rapporten under Mina bokmärken.
Denna rapporten visar alla timmar som är registrerade på ett uppdrag inklusive de timmar som inte är klarmarkerade alternativt attesterade.
Dokumenthanteringen har nu funnits med i ett par versioner och vi vill tipsa er om lite fler sätt att utnyttja funktionaliteten.
Ni vet väl att man enkelt kan lägga till en ny dokumenttyp i klienten?
Gör så här:
Välj Administration/Inställningar/Generella/Dokumenttyper
Sök fram t ex Dokumentkategori Kund och Ladda
Välj Ny dokumenttyp
Fyll i Namn/Beskrivning
Bocka i om Beskrivning krävs, i exemplet väljer jag endast länkar och att utgångsdatum Får anges.
Fyll i vilka Behörigheter som ska få tillgång till i detta fall länken
OBS! Glöm inte översätta dokumenttypen om ni har inställningen språkhantering.
Nu kan dokumenttypen användas i både klienten och webben.
Jag visar i webben hur man kan kan göra.
Uppdragsledaren öppnar ett uppdrag och fliken Uppdragsinformation.
Klicka på Länken vid Dokument
Välj Dokumenttyp Hemsida och Mediatyp Länk och länka till en hemsida ( ex Visma.se) och beskrivning om det har valts som obligatoriskt. Tryck på Ladda.
Nu finns det istället en 1:a på dokument på kunden. Klicka på 1:an .
Klicka på ögat och hemsidan öppnas.
Hoppas ni via detta exemplet ser fler möjligheter hur ni kan utnyttja dokumenthanteringen.
Ha en fin kväll i vårsolen!
Vill dela med mig av några tips till er som tidrapporterar.
Sökning med Autocomplete
Innebär att du t ex i uppdragsfältet kan skriva en del av ett uppdragsnummer, benämning på uppdraget, del av kundnamn . Det fungerar även i tidkod, aktivitet och arbetsuppgift.
Mellanslag
Genom att trycka på mellanslagstangenten på t ex aktivitet få upp vilka aktiviteter som finns. Du slipper trycka på förstoringsglaset och får lätt upp förslag att välja mellan.
Sortera
Du kan enkelt sortera i din tidrapport genom att trycka på ex uppdrag i nedre delen av tidrapporten. Det går att sortera på alla kolumnerna som tidkod, uppdrag, aktivitet , arbetsuppgift text, kategori och summa.
Sorteringen ligger kvar så länge du har tidrapporten öppen.
Passar även på att önska dig en GLAD PÅSK 🐣!
Med den nya funktionaliteten Lista transaktioner kan du som ekonom/administratör söka fram info om uppdragstransaktioner utan att behöva ta hjälp att göra en SQL-sökning.
Har du som har version 14 börjat använda den? Om inte läs mer här.
Listan hittar du i klienten i fliken Fakturering/Registrera/Lista uppdr.transaktioner
Vill dela med mig av ett tips som kan underlätta hanteringen av fakturaunderlag i klienten.
När du har laddat upp fakturaunderlagslistan så finns det navigeringspilar som du kan använda när du är inne på ett fakturaunderlag.
Gör så här:
Gör ditt urval och öppna upp ett fakturaunderlag.
Längst upp under navigering finns pilar som du kan använda om du vill bläddra mellan underlagen.
Om du även bockar i öppna nästa så kommer du automatiskt till nästa underlag när du fakturerat och slipper gå tillbaka till fakturaunderlaglistan.
Knappen = innebär att du kommer tillbaka till fakturaunderlagslistan.
Hoppas detta hjälper dig att hantera fakturaunderlagen snabbare.
Det finns 2 sätt att enkelt se hur fakturan såg ut när den skickades till kund.
Beskrivningen avser er kunder som har version 13 eller 14.
I klienten
Välj Fakturering/Hantera fakturor/ Öppna
Vet du fakturanumret kan du fylla i det i urvalsbilden, välj Skickade/utskrivna och OK.
I fakturalistan som visas klickar du på ögat och får upp fakturan på skärmen.
På webben
Välj Uppdragsledare/Mina debiterbara uppdrag, välj uppdrag och gå till fliken Fakturering.
Klicka på beloppet i kolumnenFakturering inkl
Nu visas de fakturor som har skickats och du kan klicka på ögat och få upp fakturan på skärmen.
Vill gärna berätta om några tips till era webbanvändare så att deras vardag blir enklare.
Länkarna i tipsen leder till ett Communityinlägg med en längre beskrivning.
Använd Bokmärke när du hittat en favoritrapport som du gillar extra mycket och enkelt vill hitta tillbaka till.
Är ni flera som vill ha koll på ett uppdrag då kan Biträdande uppdragsledare vara lösningen.
För att få en snabb överblick använd Dashboards på startsidan.
Ha koll på era dokument genom att använda Dokumenthantering.
Se fakturakopia direkt i uppföljningen. Underlättar för er på ekonomiavdelningen.
Välj Upppdragsledare/Mina debiterbara uppdrag/Fakturering
Klicka på understruken länk under Fakturering inkl
Klicka på ögat och fakturakopian visas på skärmen
Hoppas tipsen hjälper er och era kollegor!
Ett tips till er som har användare som har behörighet till många attestgrupper och önskar att startsidan ska laddas snabbare.
Det finns en inställning där man kan exkludera attestgrupper från startsidan, användaren kommer fortfarande åt all info via menyn Chef/Kontrollera/Attestera.
Gör så här:
Välj Chef/Kontrollera/Attestera
Bocka ur de grupper som inte ska laddas till startsidan
Året närmar sig sitt slut och med det följer en del förberedelser som behöver ske i Visma PX.
OBS! Tänk på att året ska vara 2022.
Det finns dokument för årsrutin för version 13-14, 11-12, 9-10 samt för version 8 och tidigare (dokumentet för version 8 kan även användas av er som har tidigare versioner av Visma PX som 6.7-6.9)
Här finns dokumenten:
Rubriken Länkar, sedan Dokument Visma PX .
Klicka på Rutiner för att se dokumenten.
För Visma Control kan du även delta i ett webinar om årsbytesrutin den 9 december.
I korthet innebär det att man på uppdraget lägger in en eller flera uppdragsledare som kan hantera uppdrag, fakturaunderlag.
Inför semestern kan detta underlätta för era uppdragsledare som då har möjlighet att använda detta som en vikariefunktion.
Den biträdande uppdragsledaren ser dessa uppdrag med blå text .
Läs mer här om hur det fungerar.
Not:
Funktionen kom redan i version 11.
Vill du slippa att alltid fylla i datumet inne på fakturaunderlaget vid ändring och flyttning?
Då finns det en systeminställning som underlättar detta.
Gå till Inställningar/Systeminställningar och fliken Fakturering.
Angivet bokföringsdatum kommer föreslås på fakturaunderlag för ändringar och flyttningar.
Det går även att bocka i att det inte får ändras.
Om datumet är blankt så behöver datumet anges varje gång en ändring/flyttning sker.