avbryt
Visar resultat för 
Sök istället efter 
Menade du: 

Visma eEkonomi

22-10-2015 12:24
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 823 Visningar
I detta dokument kan du hitta information om vår integration till Visma eEkonomi.

Introduktion

Integrationen mellan Visma Severa och Visma eEkonomi är helt inbyggd i Visma Severa, alla inställningar och överförningar görs av användare med administratörsrättigheter inifrån Visma Severa.

Integrationen för över följande information:

  • Kunder
    Förs över mellan båda systemen 
  • Artiklar 
    Förs över mellan båda systemen.  
  • Projekt 
    Förs över från Visma Severa till vald resultatenhet/kostnadsbärare i Visma eEkonomi
  • Fakturor
    Fakturorna i Visma Severa överförs till Visma eEkonomi som fakturautkast.  
    Därför måste faktureringen till kund ske ifrån Visma eEkonomi.
  • Leverantörsfakturor
    Rader från leverantörsfakturorna kan föras över till projekten i Visma Severa som kostnader eller för vidarefakturering.  

Integrationen är kostnadsfri och kan läggas till under sektionen "Uppgraderingar" till höger i Visma Severa. Där inne trycker du på knappen "Egenskaper" och går till fliken "Gränssnitt". Här kan du välja integrationen "Visma eEkonomi". Gå sen längst ner på sidan tryck på Nästa och bekräfta uppdateringen av ert avtal.

Inställningar

Innan man tar integrationen i bruk bör man göra en del inställningar för att anpassa överföringen mellan Severa och eEkonomi.

Först och främst bör man gå igenom och kontrollera följande inställningar. Har man redan använt båda systemen behöver man också kontrollera existerande data så att den data som finns är upplagt på samma sätt i båda systemen. 

Visma Severa

  • Kunder
    Kunder i Visma Severa måste ha minst en adress, då både postnummer och stad är obligatoriska fält på en kund i Visma eEkonomi.

    Tänk på att om det redan fins kunder i båda systemen ska de ha samma kundnummer i båda systemen. Se också till kundnummerserier inte överlappar varandra. 
  • Produkter, resekostnader och arbetstyper
    Integrationen använder sig av Visma eEkonomis artiklar i faktureringen. 
    Dessa överförs från Visma Severas register för produkter, resekostnader och arbetstyper.

    Gå in i samtliga register och ange en unik kod på varje typ som finns. 
    Denna kommer användas som artikelnummer i Visma eEkonomi. 

    Tänk även här på att informationen inte ska krocka med eventuellt befintlig a artiklar i Visma eEkonomi. 

  • Fakturastatus 
    Integrationen använder sig av fakturastatusar för att veta vilka fakturor som ska överföras och vilka som har överförts.
    När en faktura är överförd är den tillagd i Visma eEkonomi som ett utkast.

    Lägg till ett alternativ för de fakturor som ska överföras och de som har överförts:
     

Visma eEkonomi

  • Resultatenheter/Kostnadsbärare
    Projekten i Visma Severa förs över till  en vald resultatenhet/kostnadsbärare i Visma eEkonomi.

    Innan integrationen tas i bruk gå till Bokföring > Resultatenheter i Visma eEkonomi. Tryck på knappen "Ny kostnadsbärare" och skapa en kostnadsbärare för projekten. Eller se till att det finns en befintlig som kan användas. 

  • Aktivera API i eEkonomi
    För att integrationen ska kunna köras måste man ha tilläggstjänsten API aktiverad i Visma eEkonomi. 

Integrationsinställningar

När grundinställningarna är genomförda är det dags att göra inställningarna för integrationen, det är inte möjligt att påbörja överföring innan inställningarna är uppsatta.

Gå till Verktyg > Dataöverföring och gå till avdelningen "VISMA EEKONOMI". Tryck sen på knappen "Inställningar". 

Innan du påbörjar inställningarna, tryck på knappen "Anslut", för att hämta nödvändig information från Visma eEkonomi. 

Gå igenom inställningarna:

  • Överordnat system för kunder
    Välj vilket system som ska vara  överordnat för kunder. Detta innebär att du väljer vilket system som ska uppdatera kunder, nya kunder kan läggas till i vilket system som helst och överföras till det andra. Men sen endast uppdateras i vald riktning. 
  • Överordnat system för produkter
    Välj vilket system som ska vara  överordnat för produkter. Detta innebär att du väljer vilket system som ska uppdatera produkter, nya produkter kan läggas till i vilket system som helst och överföras till det andra. Men sen endast uppdateras i vald riktning.

    OBS! Produkter innefattar också arbetstyper och resekostnader i Visma Severa och detta synkroniseras till artikelregistret i Visma eEkonomi. 

  • Kostnadsbärare för projekt (Resultatenhet)
    Välj vilken kostnadsbärare/resultatenhet som ska användas för att spara projekt i. Projekten förs endast över till Visma eEkonomi från Visma Severa.

  • Standard artikelnummer
    Om någon rad i fakturan inte har en kod knuten till sig i Visma Severa, t.ex. när en ny produkt läggs till i fakturan, ange vilket artikelnummer som ska användas på fakturaraden i Visma eEkonomi.  

  • Överför leverantörsfakturur som
    Välj om leverantörsfakturor som hämtas ska bli fakturerbara efter överföring (kostnaden blir pris) eller om den inte ska bli fakturerbar (priset blir 0kr)

  • Status för fakturor som ska överföras 
    Ange vilken status som ska användas för fakturorna som ska överföras till Visma eEkonomi.
  • Status för överförda fakturor
    När fakturan är överförd, välj vilken status fakturan ska få i Visma Severa

Överföring

För att utföra överföringen gå till Verktyg > Dataöverföring, i denna vy kan du föra över registren, som förs över ett i taget.

Tryck på knappen "Överför" för något alternativ, då öppnas ett fönster där du behöver logga in till Visma eEkonomi, ange här din e-post och ditt lösenord till eEkonomi för att ansluta till rätt företag. Du behöver därefter godkänna anslutningen och ge Visma Severa access till eEkonomi:

Överföringen startar sen automatiskt. När överföringen är klar visas en statusrad högst upp på sidan som visar antal överförda, uppdaterade och också antal som inte gått att överföra om något fel inträffat:

Klicka sen på knapparna för att föra över de olika registren:

Följande uppdateringar lanserades den 9:e augusti 2016:

  • Möjlighet att få fakturanummer, OCR-nummer och “Skickad”-status tillbaka från eEkonomi till Severa
  • Möjlighet att få “Betalad”-status från eEkonomi till Severa
  • Förbättring gällande fakturarader: om fakturarader är grupperade, överför vi produkt/arbetstyps-koden till eEkonomi istället för att använda oss av standardkoden.

Integrationen kommer att fungera som vanligt för existerande användare. Det kommer att finnas två nya inställningar:

  • Vilken status ska fakturorna i Severa få efter att fakturorna skickats från eEkonomi
  • Vilken status ska fakturorna i Severa få när fakturorna är betalda i eEkonomi

Samt två nya överföringsalternativ:

  • Kontrollera skickade fakturor
  • Kontrollera betalda fakturor

Fältöverföring

Kunder

Fält markerade med stjärna(*) är nödvändig information.

Fält/Uppgift Information
Kundnummer* Måste vara numeriska för att kunna importeras till Visma Severa
Kundnamn* Varje kundnamn måste vara unikt för att kunna importeras till Visma Severa
Kundtyp  Sätts i Visma eEkonomi till "Företag" när överföring sker från Visma Severa.
Org/momsreg.nr Samma information förs över till Visma eEkonomis båda fält organisationsnummer och momsregistreringsnummer.
Adress* Från Visma Severa överförs den första fakturaadressen, finns inte fakturaadressen används huvudadress. Om det är fler än två rader i adressen samlas samtliga rader, utom den första, på andra raden i Visma eEkonomis adress.
Postnummer*  
Stad/Postort*  
Land*  
Telefon Hämtas från adressen i Visma Severa
E-post Företagets e-postadress
Hemsida  
Kontakt/Referens: namn Överför den första kontaktpersonen som är kopplad till fakturaadressen. När informationen förs över till Visma Severa från eEkonomi delas för och efternamn upp på det första mellanslaget. 
Kontakt/Referens: e-post
Kontakt/Referens: telefonnummer  
Kontakt/Referens: mobiltelefon  
Betalningsvillkor Om kunden inte har något definierat används standard.
Valuta Kräver valutahantering

 

Produkter (Arbetstyper, resekostnader och produkter)

Fält/Uppgift Information
 Aktiv/Inaktiv  
Artikelnummer*  
Artikelnamn*  
Artikelkontering Det som förs över från Visma Severa får artikelkontering "Tjänster 25% moms" förvalt. 
Enhet

Följande förvals:

  • Arbetstyper: tim
  • Mil-/kilometerersättning: km
  • Traktamenten: st
  • Övriga utgifter: st
  • Produkter: st

På produkter väljs om möjligt en annan enhet baserat på vad som angivits i Severa.

Pris exkl. moms  
Pris inkl. moms Räknas automatiskt ut av integrationen baserat på momssats i Visma Severa.  

I överföring från Visma eEkonomi till Severa överförs allt till produktregistret. 
I överföring från Visma Severa till eEkonomi så överförs arbetstyper, resekostnader samt produkter till artikelregistret i Visma eEkonomi.

 

Projekt

Fält/Uppgift Information
Aktiv Projekt öppet/stängt
Projektnummer* Överförs till fältet förkortning i Visma eEkonomi
Namn*  

Fakturor

Fakturahuvud

Fält/Uppgift Information
Kund*  
Adress*  
Postkod*  
Postort/stad*  
Land*  
Betalningsvillkor  
Fakturadatum  
Förfallodatum  
Vår referens  
Er referens  
Fakturaanteckning  Alla tre textfält förs över från Visma Severa till utkastfakturan i Visma eEkonomi. 

Fakturarader

Fält/Uppgift Information
Artikelnummer/Kod  Det är artikeln i eEkonomi som anger moms och bokföringsuppgifter oavsett moms på fakturaraden i Visma Severa.
Beskrivning  
Antal  
Enhet  
Pris  
Projekt/resultatenhet Hämtas för varje rad i fakturan.

Leverantörsfakturor

Fält/Uppgift Information
Beskrivning Produkten i Severa får beskrivning bestående av leverantörsfakturadatum, verifikationsnr och leverantörens namn från Visma eEkonomi. 
Datum Leverantörsfakturadatum 
Antal Alltid 1 
Pris Om leverantörsfakturan är satt att vara ej fakturerbar är pris 0kr, annars samma som kostnad.
Kostnad Leverantörsfakturaradens debetsumma
Momssats Företagets standard

Felmeddelanden

Ibland går saker och ting inte som man tänkt sig, och ett eller flera fel inträffar. Detta redovisas när överföringen har gjorts i Severas statusruta:

Fel som inträffar loggas och redogörs för under fliken "Felmeddelanden" som finns på sidan för dataöverföring. 

Inne på sidan ser man de senaste felmeddelandena och varför felet har inträffat så att man kan vidta lämplig åtgärd:

Lyckas ni inte lösa ert problem vänligen ta kontakt med supporten så kan vi hjälpas åt att hitta en lösning.

Elefanten i rummet