I detta dokument har du en ordlista med Visma Severas definitioner. Här står det vad definitionerna betyder och innebär.
Om du inte hittar ordet du söker efter eller tycker att något bör förklaras tydligare, så kommentera gärna detta inlägg! Aktiv/inaktiv användare
Aktiv användare är den användaren som har tillgång till Visma Severa (aktiv/giltig användarlicens). Administratören kan se aktiva användare på Verktyg - Användarhantering. För att ändra en användare från antingen aktiv till inaktiv eller vice versa måste man gå in på önskad användare(Verktyg-Användarhantering- välj önskad användare) och tryck på Aktiv/Inaktiv på användarsidan (överst till höger). För att se inaktiva användare på Verktyg - Användarhantering, tryck på “Visa villkoren” överst i översikten och under Aktiv/Inaktiv, välj Inaktiv. Tryck sedan på Sök-knappen för att få en lista på alla inaktiva användare. Om du lägger in en ny användare och inte har någon ledig användarlicens sätts användaren automatiskt till inaktiv.
Aktiviteter
Aktiviteter är olika uppgifter man registrerar i kalendern eller på olika projekt i Severa (på liknande sätt som i till exempel MS Outlook eller Google kalender). Det kan vara allt från egna uppgifter, tilldelning av uppgifter till andra, gemensamma aktiviteter och återkommande aktiviteter.
Aktiviteter kan vara både arbetsuppgifter (möten, kompetensutveckling) och frånvaro-aktiviteter (semester, sjukanmälning). Varje aktivitet har namn, aktivitetsägare, datum och deltagare. Man kan också knyta aktiviteter till en kund och/eller ett projekt. “Mina aktiviteter” är en uppgiftslista på höger sida som visar alla öppna (icke slutförda) aktiviteter i en kronologisk lista.
Använd försäljningssannolikhet
“Använd försäljningssannolikhet” är en Ja/Nej-parameter som visas i sektionen “Resursallokeringar” på projektsidan när man väljer att se resursallokeringar för alla öppna projekt. Om man väljer “Ja” under “Använd försäljningssannolikhet”, blir sannolikheten för försäljning för öppna försäljningsprojekt multiplicerat med resursallokeringar på det projektet. Exempel: Om sannolikheten för försäljning på projekt X är 50 % och den anställda har blivit allokerad 10 %, visar grafen 5% resursallokering på det projektet (0,5 * 10% = 5%).
Om man väljer att inte använda försäljningssannolikhet påverkar det inte resursallokering i grafen. “Använd försäljningssannolikhet” påverkar endast visning av resursallokering i grafen och uppdaterar inte faktiska resursallokeringar.
Användare
Alla personer som är registrerade/upprättade i Visma Severa är användare. Användare kan också vara aktiva och inaktiva.
Användarlicenser
I Severa kan man upprätta obegränsat antal användare men har begränsat antal användarlicenser. Information om tillgängliga användarlicenser ligger under “Uppgraderingar”. Administratören kan beställa fler användarlicenser på Uppgraderingar - Egenskaper. Administratören kan även se antal användarlicenser, aktiva och inaktiva användare på Ny-användare.
API
API står för Application Programming Interface och används för att upprätta integrationer med andra lösningar(till exempel Visma Administration eller Visma Business). API-dokumentation finner du här.
Arbetskostnader
Arbetskostnader är alla timmar som är registrerade på projektet multiplicerat med användarens kostnad per timme. Kostnaden per timme per anställd definieras under sektionen “arbetskontrakt” på var anställd. Användarhantering - välj användare - arbetskontrakt.
Arbetsledare
Arbetsledare är anställdas ledare/chef i en organisationsstruktur. Arbetsledaren har också tillgång till att stänga/godkänna arbetstimmar för sina anställda eller justera schemaläggning av aktiviteter och faser på sina projekt och dess underordnades projekt. Arbetsledare definieras på användarhanteringen och användarinformationen.
Arbetstyper
I Severa använder man arbetstyper för att specificera olika roller och arbeten som görs på olika projekt i verksamheten. Arbetstyper administreras av administratörer på Verktyg-Inställningar-Arbetstyper. Arbetstyp är ett obligatoriskt fält vid timregistrering och kan visas på fakturor och används i rapportering(för att exempelvis se antal timmar lagt på projektledning/konsult/design).
När man registrerar timmar blir arbetstyp-fältet ifyllt automatiskt men användaren kan alltid ändra arbetstyp. Arbetstyp som kommer upp i timregistrering styrs av följande (i prioriterad ordning):
Standard arbetstyp för vald fas (projektsidan-sektion “aktiviteter och faser” - tryck på önskad fas - standard arbetstyp)
Standard arbetstyp definierad på projekt. Under arbetstyper & produkter på projektsidan.
Användarens standard arbetstyp. Verktyg-Användarhantering-välj användare-Arbetstyp
Avancerad tidsrapportering
Avancerad tidsrapportering är en tilläggsmodul som innehåller följande funktioner: möjlighet att definiera arbetsvecka, registrera arbetskontrakt och normaltid på användare. beräkning av flextid, helgdagar och riktig beräkning av flexsaldo automatiskt, godkännande av arbetstimmar, stödverktyg för “betald frånvaro” (semester ex.), möjlighet att låsa tidrapporter.
Avböjt förslag
Avböjt förslag är en säljstatus som kan användas för att markera att projektet/affären har gått förlorad. Administratören kan upprätta en egen status för förlorade projekt på Verktyg - Inställningar - Försäljningsstatus. Försäljningsstatus “Avböjt förslag” kan användas som filter i projektrapporter för att se antal/värdet på förlorade projekt/affärer. ”Avböjt förslag” har säljstatus ”Förlorat” som standard.
Avdelning
Avdelningar används för att specificera olika enheter i verksamheten. Det kan vara traditionella avdelningar, som till exempel: Administration, Sälj, Ekonomi eller divisioner/dotterbolag. Om ni inte använder “Avdelningar”, kan alla projekt och användare registreras på er firma - “Firmanamnet AB”.
Behörighetsprofil och användarbehörigheter
Användarbehörigheter styr hur mycket information som användaren har tillgång till i Severa. Varje användare knyts till en specifik behörighetsprofil. Antingen när den skapas via Ny - användare eller inne på Verktyg - användarhantering och Behörigheter på användarsidan. Behörighetsprofilerna upprättas och redigeras på Verktyg - Inställningar - Behörighetsprofiler. Där finns det några standardprofiler när man upprättat en ny Severa-klient. Alla användare som hör till samma behörighetsprofil har samma användarbehörighet(rättigheter). Det kan dock ändras för enskilda användare via Verktyg - Användarhantering och Behörigheter, “redigera” och ändra “Ärv från profil”.
Daglig gräns
Med tilläggsmodulen “Avancerad tidsuppföljning” kan man under Arbetskontrakt(Verktyg- välj användare-Arbetskontrakt) definiera en daglig gräns av arbetstimmar. Daglig gräns, är totalt antal timmar en användare kan registrera i arbetstimmar-vyn, som påverkar flexsaldot. Man kan föra så många timmar man vill, men bara timmar innanför daglig gräns påverkar flexsaldot.
Dagliga timmar
Dagliga timmar är en användares normaltid(till exempel 8h för 100 % anställning). Om man använder “Avancerad tidsuppföljning”, används dagliga timmar som grund för beräkning av flexsaldo. Dagliga timmar definieras per användare under “Arbetskontrakt” (Verktyg-Användarhantering-välj användare-Arbetskontrakt)
Lagringsutrymme
I Visma Severa får man 5mb datautrymme för filer gratis men man kan beställa upp till 10gb. Diskutrymme beställs under Uppgraderingar.
Ej fakturerade
I rapportering, i till exempel projektrapport, är “Ej fakturerad” intäkter som ännu inte blivit fakturerade på projekt (för exempel: registrerade och godkända timmar eller andra intäktsposter).
E-post-meddelanden
I Visma Severa kan man skicka ut E-post-meddelanden för att informera användare om följande:
● Ny aktivitet: Att de blir tilldelade en ny aktivitet(uppgift)
● Aktivitet bekräftad: Att en aktivitet blivit bekräftad av andra deltagare (aktivitetsägaren får mail)
● Dagsprogram: Översikt över arbetsuppgifter som man upprättat själv eller blivit tilldelad
● Veckosammanfattning: Översikt över nya projekt, aktiviteter med mera för förra veckan.
E-post-meddelanden upprättas per användare i sektionen “Inställningar” på användarsidan (Verktyg-Användarhantering-välj användare-Inställningar-Meddelanden via E-post)
Export av data
Rapporter(listor) i Severa kan exporteras som CSV-filer eller filer i Excel-format för vidare import till andra branschsystem eller för analys i Excel(ex. pivot-table). För att exportera önskad rapport, gå in på rapporten från Rapporter-Rapportgalleri eller skapa en ny rapport på Ny-rapport. Använd Csv-ikonen för export i CSV-format eller Excel-ikonen för Excel-format (xlsx). Ikonerna finns i översta högra hörnet på skärmbilden(under sökrutan). Om ikonerna är grå, är inte rapporten tillgänglig i dessa format.
Fakturauppgifter
Fakturauppgifter är en sektion på projektsidan. Om adressen som fakturan skall skickas till skiljer sig från kundens standard faktura-adress kan användaren under “Fakturauppgifter” definiera adressen som fakturan skall skickas till. Om ingen faktura-adress är vald under “Fakturauppgifter” hämtar systemet automatiskt den faktura-adress som ligger på kunden(markerat med “fakturering” på kundkortet).
Fakturerade timmar
“Fakturerade timmar” är totalt antal timmar som är fakturerat på ett projekt. Periodfilter i projektrapport (Finanser över tiden) påverkar “Fakturerade timmar och visar enbart timmar fakturerade i den perioden som är vald. Timmar som är med på fakturautkast kommer också att räknas som fakturerade timmar.
Fakturerbara timmar
Fakturerbara timmar är alla timmar som rapporterats på kundprojekt. Timmar är fakturerbara så länge de INTE är markerade som “ej fakturerbara” på faktura. Timmar som förts på interna projekt är alltid “Ej fakturerbara”
Fakturering
“Fakturering” i projektöversikten är summan av fakturerade timmar, produkter, vidarefakturerade resekostnader och utlägg. Summan kommer från alla fakturor, inkl. “Utkast”. Man kan också se “Verklig fakturering” i sektionen “Fakturering och intäkter” på projektet. “Verklig fakturering” visar fakturering per månad. Summan av “Verklig fakturering” är lika med “Fakturering” i projektöversikten.
Faktureringsprognos
Faktureringsprognos är ett estimerat värde på hur mycket man förväntar sig att fakturera på ett projekt per månad. Prognosen läggs in manuellt, baserat på avtalsvillkor eller tidigare erfarenhet med liknande projekt. Under “Fakturering” i projektöversikten ser man “Verklig fakturering” och inte prognosen. När användaren håller muspekaren över den grafiska framställningen av faktureringen i projektöversikten ser man förhållandet mellan verklig fakturering och faktureringsprognosen i %. Det samma ser man även i sektionen “Fakturering och Intäkter”. Formeln är: Verklig fakturering/Faktureringsprognos * 100.
Faktureringsstatus
Arbetstimmar, produkter, resekostnader och andra utgifter kan ha fyra olika faktureringsstatusar i Severa. Dessa statusar finnar man i Arbetstimslista-rapporten samt Produkter och reseutgifts-rapporten, både som värde(kolumn) samt filter. Fakturerad: Ligger på faktura/har blivit fakturerat Ej fakturerat: Intäkter (registrerade timmar/produkter/andra utlägg) som ännu inte blivit fakturerade. Ej fakturerbar: Poster som är markerade som “Ej fakturerbar” på faktura eller något som är gjort på interna projekt. Fakturerbar: Alla poster som förts på kundprojekt och inte är markerade som “Ej fakturerbar” på faktura. Gäller även för timmar med 0:- pris på kundprojekt.
Faser
Faser är delar av projekt(kan också vara underprojekt) eller delar av underprojekt (om projektet har en avancerad struktur med flera nivåer). Användaren kan lägga in Startdatum/Slutdatum per fas och definiera standard arbetstyp, som väljs automatiskt i timregistrering, när man börjar att föra timmar på fasen.
Finanser över tiden
Finanser över tiden är ett periodfilter i rapporterings-vyn(kund-, projekt- och fas-rapporter). Periodfiltret påverkar följande värden: Fakturerad, faktureringsprognos, arbetskostnader, övriga kostnader, totala kostnader, totalt antal timmar, intäkter, intäkter exkl. eget arbete, ej fakturerad, uppskattning av arbetstimmar, marginal, marginal %, fakturering per timme, fakturerbara timmar (%), återstående timmar och försäljningsmarginal.
Flextidssaldo och justeringar av arbetstimmar
Justeringar av arbetstimmar är manuella ändringar som görs med användarens flexsaldo. Denna funktion är tillgänglig med tilläggsmodulen “Avancerad tidsuppföljning” och används vanligtvis i början av nytt år för att överföra uppstarts-flexsaldo från föregående år till nästa år enligt verksamhetens regler/arbetsrätten. Justeringar av arbetstimmar görs per användare under Verktyg- Användarhantering - Välj användare - Flextid.
Försäljningsmarginal
Försäljningsmarginal är en differens mellan verklig fakturering och övriga kostnader (Fakturerad kr - Övriga kostnader kr), som är alla kostnader utom personalkostnader(arbetskostnader). Formeln för beräkning av försäljningsmarginal(%) är: (Fakturerad kr - Övriga kostnader/Fakturerad kr) * 100.
Försäljningsstatus
Försäljningssatusar indikerar hur långt i säljprocessen projektet har kommit samt hur verksamhetens pipeline ser ut. Säljpersoner bör uppdatera försäljningsstatus på projekt allt eftersom de kommer vidare i processen. Detta för att hela tiden ha möjlighet att se en uppdaterad pipeline, säljstatistik och andra relaterade rapporter. Projekt med säljstatus “pågående” anses vara säljprojekt i Severa. “Pågående”-status betyder att sannolikheten för sälj är högre än 0 %(förlorat) och lägre än 100 %(vunnet). Administratören kan uppdatera befintliga samt lägga in egna säljstatusar under Verktyg - Inställningar - Försäljningsstatus.
Gantt diagram
Gantt diagram är en grafisk framställning av projektets faser och aktiviteter på en tidslinje(exempel se nedan).
Historik
En historik-knapp visas på projekt, faktura eller kund om man använder sig av tilläggsmodulen “Förändringshistorik”. Med denna modul kan man se en översikt över alla ändringar som blivit genomförda på ex. projekt, faktura eller kund. Det finns även en historik symbol till höger om verktyg, om man håller muspekaren över den får man se de tio senaste platserna man besökt i Severa. Det kan exempelvis vara senaste besökta projektet/rapporten/kunden.
Inaktiva användare
Inaktiva användare är användare som är upprättade i Severa men är deaktiverade och inte har tillgång till miljön (kan inte logga in). Det kan vara användare som slutat på företaget eller sommarvikarier. Aktiva användare kan också sättas till inaktiva om de skall ut på permission. All information om användaren (timregistreringar osv) lagras i systemet och kan hämtas via rapporter.
I Severa kan man ha flera användare än licenser, men bara aktiva användare får tillgång till miljön. Om man upprättar en ny användare utan tillgängliga licenser blir användaren automatiskt satt som inaktiv. För att göra den aktiv måste man frigöra en användarlicens genom ex. deaktivera en annan aktiv användare(eller beställa fler licenser på “Uppgraderingar”). För att göra en inaktiv användare aktiv, se “Aktiv användare”.
Industrisektorer
Industrisektorer är olika typer av områden som din verksamhet är engagerad i, verksamhetsområden. Kunder som tillhör en specifik industri kan till exempel ha liknande behov eller mål, då kan man exempelvis anpassa produkter, prislistor och projektmallar utifrån verksamhetsområden. Vid skapande av rapporter går det att använda industrisektorer både som värde-kolumn samt filter.
Intäkter
Intäkter i Visma Severa är antingen faktiska intäkter (från fakturor man upprättar i Severa) eller intäktsprognoser som man lägger in i sektionen “Fakturering och intäkter” på projektet eller med tilläggsmodulen “Intäktregistering”. Intäkter visas i projektöversikt-sektionen på projektet och i rapporter(både som värde-kolumn och filter).
Intäktsregistrering
“Intäktsregistrering” är en tilläggsmodul som ger dig möjlighet att fördela projektintäkter på månadsbasis för hela projektportföljen eller utvalda projekt. Du kan fördela intäkten oavsett faktisk fakturering och inbetalningar. Faktisk fakturering per månad visas på samma sida som du lägger in intäkten och du kan alltid stämma av totalbeloppet.
Om du för exempel har ett stort projekt, där kunden betalar halvparten vid kontraktsskrivning och resten när projektet är färdigt, kan du, som du önskar, periodisera intäkterna över hela projektperioden.
Kalender
Kalendern i Severa används på samma sätt som i Outlook eller Google-kalendern. Där kan man lägga in uppgifter, dela ut uppgifter, upprätta gemensamma aktiviteter, återkommande aktiviteter eller registrera kundmöten. För att lägga in en kalenderaktivitet kan man trycka på kalendern på höger sida eller upprätta aktiviteter på projektet i sektionen “Aktiviteter och faser” - lägg till ny aktivitet. Aktiviteter kan också läggs in från Ny - aktivitet.
Klar att fakturera
“Klar att fakturera” i projektöversikten eller rapporteringen är en summa av godkända timmar, vidarefakturerbara resekostnader och registrerade produkter(andra kostnader), som inte har blivit fakturerade ännu(intjänad men inte fakturerad intäkt).
För att skapa fakturautkast med dessa poster, tryck på beloppet. Du får upp en fråga om du vill upprätta ny faktura, välj Ja. Du får då upp fakturautkastet som kan redigeras och faktureras/överföras till ekonomisystem.
Du kan även gå in på Ny-Faktura för att få upp en lista över alla poster som är klara att faktureras. Från Ny-Faktura kan man skapa flera fakturautkast samtidigt eller gruppera projekt för fakturering.
Kontaktperson
Kontaktperson i Severa registreras på kunden antingen från kundkortet och Ny-kontakt eller från kund-rapport(funktionsknapp/“blå plusset”-ny kontakt). Kontaktpersonen kan sedan användas både på projekt och fakturor.
Kostnad per timme
Kostnaden per timme är kostnaden för anställda för verksamheten per timme(timlön). Det kan vara en ren lönekostnad, lönekostnad med avgifter och fasta kostnader eller ett estimerat värde på ex. projekt. För anställda med fast månadslön kan man dividera månadslönen med normaltid per månad och komma fram till kostnad/timme. Kostnad per timme definieras per användare på Verktyg-Användarhantering-välj användare-Arbetskontrakt.
Kostnaden visas sedan i projektöversikten eller rapporteringen som lönekostnad/personalkostnad och beräknas som kostnad per timme * antal timmar som varje anställd har registrerat på projektet.
Kostnadsställen
Kostnadsställen används vid fördelning av intäkter och kostnader. Dessa används för integrationer med andra branschsystem (genom API) eller med tilläggsmodul “Intäktsregistrering”.
Kostnadsundantag (projektmedlem)
Kostnadsundantag är ett undantag från standard “kostnad per timme” (lönekostnad), som definieras på var enskild användares arbetskontrakt. Undantaget läggs in per projekt och per användare. Man kan inte ha fler kostnadsundantag för samma användare på samma projekt. Bara 1 undantag per användare per projekt. Kostnadsundantaget finner man under Aktiviteter och faser-sektionen på projektet - Redigera projektets medlemmar - Projektmedlem, kostnadsundantag - Lägg till- välj anställd och lägg in önskad avvikande lönekostnad.
KPI (Key performance indicator) /Nyckeltal
I Severa kan man definiera egna nyckeltal med tilläggsmodulen “Avancerad rapportering”. Ni kan då skapa egna nyckeltal relaterade till projekt, faktura eller användare. Det går att lägga in matematiska formler(operationer) för att få fram önskat nyckeltal.
Kunder
Kunder i Visma Severa är en sammanslagning av externa kunder, leverantörer och andra aktörer som företaget har relationer till och som användaren vill ha information om i Severa. Användaren kan lägga till generell information på kundkorten. Knyta en eller flera personer till kunderna, registrera adresser (fakturering, post, kontor), knyta projekt och aktiviteter till varje kund.
Kundgruppering (marknadssegmentering)
Kundgruppering/marknadssegmentering är ett verktyg för att klassificera affärsrelationerna för försäljning och rapporteringsändamål.
Marknadssegmentering finner du under Verktyg-Inställningar-Kundgruppering. Där kan du skapa olika grupper av relationer. Till exempel: Nivå (A/B/C-nivå) och kundtyp(partner/prospekt). Administratörer kan upprätta egna huvudkategorier (istället för/utöver nivå/kundtyp) och självklart egna underkategorier under respektive huvudkategori.
Kundimport
Kunder kan importeras till Severa från andra system som CSV-filer (comma separated values). Gå in på verktyg-kundimport för att importera. Under “kundimport” finner du även en importmall och instruktioner hur man går tillväga.
Lägga till flera produkter
“Lägg till flera produkter”-knappen är tillgänglig på projektsidan i sektionen “produkter”. När du klickar på knappen får du upp en lista med alla produkter och kan lägga till flera produkter samtidigt.
Marginal
“Marginal” är en differens mellan fakturering och totalkostnader (personalkostnader, resekostnader och produktkostnader/fasta kostnader) Formeln för beräkning av marginalen i % är: (Fakturering - Totala kostnader) / Fakturering *100 = x %. Om man använder sig av tilläggstjänsten intäktregistrering kan man också visa företagets egen marginal (utan vidarefakturerade intäkter/kostnader från andra leverantörer), som är en differens mellan egna intäkter och egna kostnader och marginal från inhyrd arbetskraft eller inköpta tjänster. Formel: Intäkter från inhyrd arbetskraft/Inköpta tjänster kostnader för inhyrd arbetskraft/inköpta tjänster.
Massuppdatering
Med massuppdaterings-verktyget kan man uppdatera mycket data på en och samma gång. Massuppdatering går att göra via rapporter/listor och görs alltid via händelsemenyn längst ner på rapporten/listan. Vad som ska uppdateras väljs mer specifikt med hjälp av check-rutor, ifall det inte finns någon checkruta kan det bero på att användaren inte har rättigheter till att ändra eller att befintliga värdet inte går att uppdatera. Massuppdatering görs enbart på den sidan(maximalt 200 rader, ibland 50) av rapporten som visas. Det som går att massuppdatera är till exempel: kunder, aktiviteter, projekt, fakturor,
Miljö med flera valutor
“Miljö med flera valutor” är en tilläggsmodul som ger företaget till att ha en standardvaluta för hela företaget och i tillägg få möjlighet till att specificera valutor per kund och per projekt. I rapportering kan man visa finansiella värden i både projekt-/kundvaluta eller standardvaluta.
Momsfri faktura
“Momsfri faktura” i Severa är en parameter på faktura (fliken “Inställningar”, sektion “Fakturainställningar”) och på kund som används för att skapa avgiftsfria fakturor (för exempel sälj av varor och tjänster till utlandet). Om du önskar att skapa en momsfri faktura, “checka” i rutan efter “Momsfri faktura”. När du gör det kan du även lägga till en beskrivning som kan användas i rapporteringen. Med “Momsfri faktura”-funktionen blir hela fakturan avgiftsfri. Om du önskar att ta bort moms på enskilda rader, måste du gå in i redigeringsläge på fakturaraderna och ändra moms-sats till 0 %. (blyertspennan vid sidan om faktura-raderna).
Nyckelord
Nyckelord i Visma Severa kan definieras på projekt, kontaktperson, filer och länkar och användare. Nyckelord kan också användas i sök-fält och som värde-kolumn eller som filter i rapportering. Användarnyckelord kan användas för att lägga in t ex: kompetenser, ansvarsområden, geografisk placering. Det kan vara användbart för vid kalenderanvändning (när man ex söker upp resurser) eller i rapporteringen (filtrering, sortering). Projektnyckelord kan användas för att differentiera projekt på projekttyp(t ex: fastpris, timbaserat, offentlig, privat.) eller storlek och prioritet (t ex: stor/viktig, mellanstor) eller i andra syften. Projektnyckelord som filter i projektrapport kan användas för att se lönsamhet och omsättning per projekttyp.
Orderbok
Orderbok visas i Affärsöversikt-rapporten som kan visas på startsidan i Visma Severa. Orderboken visar differensen mellan säljprognoser och verklig fakturering och visar hur mycket man kan förvänta sig att fakturera igen. Bara öppna projekt med försäljningsstatus “Vunna” och definierat värde används för beräkning av orderbok. Försäljningsstatus “Vunna” definieras på “Verktyg-Inställningar-Försäljningsstatus”. Det läggs sedan in på projektet när Offerten är “Vunnen”. Formeln är Värde-Fakturerat. Om summan för fakturerat är högre än värdet tas det inte med i beräkningen.
Pris för godkända/fakturerade/icke-granskade timmar
Pris för godkända timmar är ett kr-värde av alla timmar som har blivit godkända men ändå inte blivit fakturerade. Funktionen är tillgänglig med tilläggsmodulen ”Avancerad tidsuppföljning”.
Pris för fakturerade timmar är ett kr-värde av alla fakturerade timmar. Om företaget använder tilläggstjänsten ”Miljö med flera valutor”, visas värdet i projektets valuta.
Pris för icke-granskade timmar är ett kr-värde av timmar som inte är granskade ännu. Detta är tillgängligt med modulen ”Avancerad tidsuppföljning”.
Prislistor
Prislistor är en översikt över tim-, rese-, övertid- och produktpriser. Prislistor definieras av administratören under Verktyg - Inställningar - Prislistor och väljs sedan i Prissättning-sektionen på projekt. Företaget kan använda sig av flera olika prislistor (ingen begränsning) och upprätta kundspecifika och projektspecifika prislistor. Prislistor är inte integrerade med ekonomisystem och måste upprättas i Visma Severa.
Produktiva timmar
Produktiva timmar är timmar som bidrar till att projektet fortlöper eller timmar som är tillgängliga till arbetsgivarens disposition(m.a.o. inte semester/frånvaro). “Produktivitet” definieras per arbetstyp på Verktyg - Inställningar - Arbetstyper av administratören. Ett undantag är om en “ej produktiv”-arbetstyp har ett pris definierat i prissättnings-sektionen på projektet. Då antas den vara produktiv.
Prognoser
I Visma Severa kan man skapa prognoser för att få finansiella indikatorer på ett kundprojekts lönsamhet. Det kan t ex vara intäktsprognoser, faktureringsprognoser och utgiftsprognoser.
Projekt
Projekt är en kostnadsbärare som används för timregistrering och andra kostnader. I Visma Severa kan man upprätta två typer av projekt: kundprojekt och interna projekt. Kundprojekt kan vara både “vunna” (order) och “pågående” samt förlorade. Interna projekt är för t ex: interna möten, kompetensutveckling eller frånvaroaktiviteter och kan inte faktureras.
Projektets slutförandegrad
Slutförandegraden är ett viktigt nyckeltal som visar förhållandet mellan faktiskt registrerade timmar och estimerade timmar på projekt. Slutförandegraden beräknas via formeln: Faktiska timmar/Estimerade timmar * 100. Slutförandegraden uppdaterar sig så fort timmar blir registrerade på projektet, även om de inte är godkända ännu.
Det är också möjligt att lägga till slutförandegrad manuellt genom att trycka på procenten/procent-tecknet som visas i projektöversikten. Vanligtvis är det projektledaren eller en administratör som har tillgång till att ändra slutförandegraden. Om man lägger in slutförandegraden manuellt , måste man också komma ihåg att uppdatera slutförandegraden manuellt. Om man efter att ha lagt in slutförandegraden manuellt önskar använda sig av det automatiskt beräknade värdet igen, måste man radera den manuellt inlagda slutförandegraden och därefter spara. Slutförandegraden är tillgänglig i projektrapporter både som värde och filter.
Projektmedlem
För att en användare ska kunna registrera timmar på projekt måste användaren vara medlem av projektet. Användare i Severa kan bli projektmedlemmar direkt från vyn där man registrerar arbetstid eller reseersättningsvyn, om de inte är användare sedan tidigare. På stora projekt eller projekt med många deltagare, kan det vara svårt att administrera projektmedlemmar och därav kan användare få tillåtelse att lägga till sig själva som medlemmar. Tillgång till denna funktion styrs av behörighetsprofil på Verktyg-Inställningar-Behörighetsprofil eller på användarhanterings-sidan, sektion Behörighet. I tillägg, måste projektledar- eller administratöranvändaren tillåta användare att bli projektmedlemmar via arbetstimmar/reseersättning. Detta görs på projektsidan i sektionen Projektöversikt - Anslutning tillåten (Ja/Nej).
Projektstatus
Projektstatus är en indikator på hur projektet ligger till. Den visas i projektöversikten eller i rapporter/listor. Standardstatusarna är: Pågående, Inväntar godkännande, Godkänt, Redo för att faktureras, Fryst, Projektet kräver tillsyn. Man kan upprätta och definiera projektsatusar under Verktyg- Inställningar - Projekstatusar.
Resursallokering
Resursallokering i Visma Severa aktiveras med tilläggstjänsten “Avancerad resurshantering”. Med denna tilläggstjänst kan man allokera resurser på projekt (Egen sektion: Resursallokering” på projektsidan) och skapa rapporter utifrån detta (“Resursallokering” på Ny-Rapport).
Sannolikhet - Försäljningsstatus
Sannolikhet är en indikator på hur sannolikt det är att “vinna” ett projekt/en offert. Sannolikheten är knuten till försäljningsstatusar och definieras på Verktyg - Inställningar - Försäljningssatusar. I tillägg, kan sannolikheten ändras manuellt på projektet i sektionen “Försäljning och finanser”. Man kan också använda sig av sannolikheten vid exempelvis rapportering.
Schema
Schema i Visma Severa är ett projekts tidsram - startdatum och slutdatum. Projektets startdatum blir automatiskt dagens datum när man upprättar ett projekt, slutdatum måste däremot läggas in manuellt(startdatum kan också ändras). Slutdatum är inget obligatoriskt fält. Man kan lägga in slutdatum genom att trycka på “Lägg till Schema” i projektöversikten eller genom att trycka på projektnamnet i sektionen “aktiviteter och faser” på projektsidan.
Om man inte lägger in något slutdatum, visar systemet antal dagar från och med projektets startdatum. Om slutdatum är inlagt visar systemet däremot projektets utveckling i en grafisk framställning och antal återstående dagar. Om man håller markören över den grafiska indikatorn, ser man antal fullförda procent(baserad på startdatum och slutdatum).
Sidebar - Sidopanel
Sidebar(sidopanel) är en kolumn på höger sida i Visma Severa med olika typer av länkar och verktyg, som exempelvis: Uppgraderingar, Aktivitetskalender, Uppgiftslista och Hjälp.
Skapa kopia
Med “skapa kopia”-knapp på projektsidan kan man enkelt skapa ett nytt projekt genom att använda valt projekt som mall. Information i projektöversikten, aktiviteter och faser, resursallokeringar, fakturaupplysningar och filer och länkar kan då kopieras till ett nytt projekt (man kan också välja att inte kopiera dessa). Om man önskar att kopiera allt, behöver man bara trycka på “Skapa kopia”, uppge projektnamnet för det nya projektet och klicka på Spara.
Slutdatum
Slutdatum är en deadline för projekt eller faser. Deadline är inte en obligatorisk upplysning på projekt. Om slutdatumet för ett projekt eller en fas blir överskridet, får man upp ett utropstecken under sektionen “Aktiviteter och faser” till höger om projektnamnet eller fasnamnet. Deadline (tillsammans med startdatum) används för beräkning av “Schema” i projektöversikten och rapportering. Slutdatum är synligt i sektionen “Aktiviteter och Faser” på projektet och som värde-kolumn samt filter i projekt/fas-rapporter.
Säljprojekt
Säljprojekt är alla projekt med säljstatus ”Pågående” (under Inställningar – Försäljningsstatus). Säljstatus definieras i sektionen ”Försäljning & Finanser” på projektsidan. Under Försäljningsstatus på Inställningarna kan administratören se vilka försäljningsstatusar som är av typ ”Pågående”-säljstatus(Verktyg – Inställningar – Försäljningsstatus). ”Pågående” betyder att projektet inte är ”Vunna” eller ”Förlorat”, vilket innebär att det kräver extra uppföljning.
Totalkostnad - Utgifter
Totalkostnad är en summa av alla arbets-/rese- och produktkostnader på projekt. Totalkostnad ser man i projektöversikt och i rapporter.
Traktamente
Traktamente i Severa refererar till en fast summa per dag som en medarbetare kan använda på att resa. Administratören måste själv lägga upp och uppdatera satserna manuellt.
Trä-vy
Trä-vy är en grafisk framställning av projektstrukturen, som en hierarki, med faser, aktiviteter och deadlines. Man kan visa/dölja huvudfaser och underliggande faser genom att trycka på + eller - ikonen framför projekt-/fasnamn.
Uppgraderingar
Uppgraderings-knappen är alltid tillgänglig på högersidan i Severa för administratörs-användare. Under uppgraderingar kan administratörers se licensinformation med antal användarlicenser och tilläggsmoduler och beställa fler användarlicenser eller tilläggsmoduler. Man kan också se orderhistorik på alla sina tidigare beställningar och ändra version av Visma Severa.
Uppskattad marginal
Uppskattad marginal är en differens mellan faktureringsprognos och utgiftsprognos. Beräknad marginal i % beräknas genom: (faktueringsprognos-utgiftsprognos)/faktueringsprognos*100.
Utgiftsprognos
Förväntade totalkostnader som läggs in på månadsbasis i sektionen “Fakturering och Intäkter” på projektet, kan användas vid exempelvis rapportering.
Valuta
I Visma Severa har man stöd för flera valutor med tilläggstjänsten “Miljö med flera valutor”. Det är aktuellt för företag som opererar i flera länder och önskar att ha projekt med olika valutor. Valutan kan definieras per kund och per projekt. Som standard, registreras och visas allt av finansiell information i Severa i den valutan som är definierad under Verktyg - Inställningar - Företagsuppgifter.
Vunnet projekt
Ett vunnet projekt är ett försäljningsprojekt som blir till en faktisk order. Försäljningsstatus av det vunna projektet ändras då till exempel: Beställning (vilket är en standardstatus för vunna projekt). Man kan upprätta och definiera egna statusar under Verktyg - Inställningar - Försäljningsstatusar. Sannolikheten för sälj ändras då automatiskt till 100 %
Värde
Värde i Severa refererar till kontraktsvärde på projekten. Värde läggs in i sektionen “Försäljning och Finanser” på projektsidan. I rapporter heter det “Förväntat värde” och kan användas som värde-kolumn och filter i både projekt och kundrapporter.
Återstående fakturering
Återstående fakturering är en differens mellan Faktureringsprognos och Verklig fakturering (totalt). I projektrapport är återstående fakturering = faktureringsprognos-fakturerat(kr).
Återstående kostnad
Återstående kostnad är en differens mellan utgiftsprognos och totalkostnader (till exempel i projektrapporten: Återstående kostnad = Utgiftsprognos-Totalkostnader)
Övertid
Övertid i Visma Severa kan användas för att lägga in timmar som man arbetar över det som är “normaltid”. Företaget kan själv välja om de önskar att använda sig av Övertid vid timregistrering eller inte. Övertidsersättning definieras av administratören under Verktyg - Inställningar - Övertidsersättning. Övertid kan även påverka kundens pris. Till exempel, om en användare registrerar övertidstimmar, kan slutkunden belastas för det med X% påslag på ordinariepris. Övertid registreras i timregistrerings-vyn där önskad övertid väljs i “drop down”-gardinen.
Övriga kostnader
Övriga kostnader är kostnader relaterat till resekostnader och produkter (alla kostnader utom löneutgifter).
Visa fullständig artikel