Användartips för Visma Severa (- okt 2017)

I denna video visar vi hur du kan använda scannerappen tillsammans med Visma Severas reseräkningsfunktion för att fota kvitton till din reseräkning.

Detta webinar är en inspelning av vår första del i webinarserien om rapporter i Visma Severa.

Funktionen värde av timmar lanseras den 22:a november, och för att komma igång med den på bästa sätt har vi här gjort en lista med saker du kan gå igenom för att säkerställa att alla inställningar är korrekta. Obs! Bilderna på sidan är tagna från vår utvecklingsmiljö och därför är texterna på engelska. Detta kommer inom kort att uppdateras. Att göra innan uppdateringen den 22:a november: Ladda ner fakturerbarhetens procent för era anställda   Att göra efter uppdateringen den 22:a november Kategorisera produkter Uppdatera prissättning i fastprisprojekt Gör inställningar för uppföljning av projektmedlemmars produktivitet Uppdatera och skapa rapporter När detta är genomfört är ni redo att börja nyttja vår nya funktion.  Att göra innan den 22:a november Fakturerbar Vi har i denna uppdatering förbättrat hur vi räknar fram fakturerbarheten för era anställda i Visma Severa.  Innan denna uppdatering beräknades anställdas fakturerbara procent i Visma Severa på antal timmar i kundprojekt, oavsett pris eller om de fakturetats, delat med totalt antal inmatade timmar.  Det enda sättet att få kundtimmar att anses inte fakturerbara var att i en faktura ta bort timmarna och välja alternativet "markera som ej fakturerbar". Dessutom så räknades interna timmar som ej fakturerbara, detta kommer inte att ändras.  Från och med uppdateringen den 22:a november räknas förutom interna timmar alla timmar i kundprojekt med pris 0kr/h som ej fakturerbara automatiskt. Timmar som i faktura markerats som ej fakturerbara kommer också anses vara ej fakturerbara.  Det innebär att faktureringsgraden i Severa kan förändras från tidigare. Alla fastprislistor kommer att behöva uppdateras med pris, se sektionen prislistor, i projekt med fakturering per timme kommer arbete med pris 0kr/h också anses vara ej fakturerbart. Ladda ner faktureringsgraden för era anställda innan den 22:a november om ni vill behålla informationen som den är idag. Gå till den rapport ni använder för att kontrollera faktureringsprocent för era anställda, t.ex. Arbetstimssummeringen (Ny > Rapport med Innehåll Arbetstimssummering) och ladda hem rapporterna. Tänk på att du kan behöva ladda ner rapporten flera gånger med olika tidsintervall om du vill behålla detta. Detta måste göras innan den 22:a november Att göra efter den 22:a november Produkter Alla produkter har nu tre kategorier fr att kategorisera vad för typ av intäkt/kostnad varje produkt är för något. Detta för att vi ska kunna ta fram nya rapporter och beräkningar: Arvode De produkter som ni fakturerar för ert arvode. T.ex. fastprisuppdrag eller supportavtal. Leverantörskostnader De produkter som används för att fakturera leverantörskostnader. Artiklar De artiklar eller varor som ni fakturerar Nya produkter som skapas, och alla befintliga som finns i registret när funktionen lanseras, kommer automatiskt att få typen "Arvode". I produktregistret kan ni nu klicka på knappen för "Produkttypshantering" där du snabbare kan ändra på flera olika proudkter.  Prislistor För att få ut mest av funktionen behöver ni som arbetar med fastprislistor gå igenom och uppdatera dem. För att fakturor inte ska genereras på timmar är de normalt sätt inställda på ett timpris på 0kr/h.  När vi nu introducerar denna funktion ska fastprislistorna inte vara uppsatta på detta sätt. Fastprislistorna ska vara uppsatta på samma sätt som för debitering per timme. Det vill säga prislistan ska innehålla alla regler som gäller, även om detta inte faktureras per timme.  Gå till er eller era fastprislistor och fyll i priserna korrekt. Se bara till att bockrutan till höger om priset inte är förbockat. Detta innebär att timmarna inte faktureras löpande till detta pris utan endast värderas enligt det angivna priset.  Produktivitet för projektmedlemmar Det finns nu en ny inställning under Verktyg > Inställningar och i avdelningen Organisation. Den kallas "Produktivitet för projektmedlemmar".  Här anger du hur fakturering för projektets medlemmar ska fördelas. Detta är en helt ny funktion som bland annat innebär möjligheten att fördela fakturering av produkter till medlemmarna i projektet för att kunna ta ut rapporter på konsulter som arbetar i fastprisprojekt.  Det finns tre modeller: Efter värde (standard) Fördelningen av projektets fakturering baserar sig på värdet av timmarna. Värdet definieras efter projektets prislista, vilket innebär att den som gör dyrast eller mest arbete kommer att få en större andel av faktureringen. Efter antal timmar Man kan välja att fördela jämnt per arbetad timme. Detta innebär att alla får lika mycket värde fördelat till sig per arbetad timme.  Efter kostnad per timme Fördela intäkterna så att den med högst kostnad får större andel.  Detta innebär att man t.ex. värderar seniora konsulter med högre timkostnad högre för projektets framgång. Kostnaden definieras per användare under Verktyg > Användarhantering av en användare/administratör med rättigheter att redigera användare.  Dessutom kan du välja vilka olika typer av fakturering som ska fördelas på medlemmarna i projektet, så att de endast tar del av det ni anser är arvode: Arbetstimmar: Fakturerade timmar (löpande debitering) Resekostnader: Alla resekostnader för traktamenten, kilometerersättningar och övriga utlägg Artiklar: Alla produkter som kategoriserats som artiklar  Arvode: Alla produkter som kategoriserats som arvode  Leverantörskostnader: Alla produkter som kategoriserats som leverantörskostnader Kategoriseringen av produkter görs per produkt i produktregistret, när de läggs till i ett projekt eller i en faktura.  Standard är att arbetstimmar och arvode är den fakturering som projektets medlemmar får ta del utav.  Rapporter Inga nya standardrapporter har skapats och lagts till i era startsidor eller bland favoriterna. Vi har däremot lagt till en ny del på projektsidan för att se projektmedlemmarnas produktivitet: Men i och med denna uppdatering tillkommer en mängd nya värden som ni kan använda i olika rapporter. Framför allt möjligeten att rapportera: Värde av timmar Värdet av timmarna i kundprojekt enligt prislistan i projekten. Kan rapporteras per kund, projekt, användare med mera.  Andel av fakturering Rapporteras per användare eller i rapporten användaranalys.*  Du kan rapportera andelen av faktureringen på alla olika sätt, även om du inte valt det under inställningen för "team productivity".  Det har också tillkommit en helt ny rapport som gör det möjligt att ta ut listrapporter på användare så att alla har möjlighet att ta ut värde av timmar och andel av fakturering på användare. Den hittar du under Ny > Rapport och väljer innehåll Användare. Här kan du förutom värde och andel ta ut information om användarna (namn, avdelning etc.) samt ta ut data om arbetstimmar, fakturering, kostnader och KPI som skapats för användare.* * Kräver avancerade rapporter och KPI

I detta dokument har du en lathund för hur du jobbar med att lägga upp produkter för återkommande fakturering I versionen Professional är detta en tilläggstjänst, kontakta din partner eller oss så hjälper vi dig igång med detta. Öppna projektet där den återkommande faktureringen ska läggas in Gå till avdelningen produkter Sätt markören i avdelningen för beskrivning (där det står Produkt, t.ex. dator) Börja skriv namnet på den produkt du ska fakturera (du kan göra en ”wild-card sökning med % i början av namnet). Om det inte är någon fördefinierad produkt kan du så klart bara skriva namnet på det du ska fakturera. Fyll i önskat antal och ändra Faktureringen till Återkommande och tryck sen på Lägg till Det är detta antal som ska återkomma med vald period. Om du fakturerar kvartalsvis förskott kan du t.ex. skriva 3 antal och enhet månad. För att ställa in vilken period detta avser tryck sen på pennan bredvid beskrivningen:   Fyll i så att produkten återkommer korrekt: Frekvens: Hur ofta ska produkten återkomma (hela månader) Påbörjas: När ska första faktureringen kunna ske. Därefter kommer man på samma dag i månaden enligt frekvensen kunna fakturera. För att underlätta faktureringen bör man ange ett och samma datum i månaden. Då dyker alla poster upp vid ett och samma tillfälle i månaden. Avslutas: Kan ange om produkten ska sluta återkomma efter ett angivet antal gånger eller vid ett visst datum Startdatum för fakturaradens visningsperiod: Vilket är startdatumet för tjänsten ni fakturerar är. Detta skiljer sig ifrån när ni fakturerar så att man kan fakturera för-/efterskott. Exempel på ett supportavtal som ska börja faktureras i början av februari, med en frekvens på 3 månader (fakturering kvartalsvis förskott) 1/12 2015 – 29/2 2016. Detta ska göras 4 gånger, sen slutar produkten att återkomma. Tryck sen på Spara Produkten sparas och kan faktureras tidigast 1:a november    Tänk på att projektet ska ha en prislista anpassad för den återkommande faktureringen. I mitt exempel vill jag att allt ingår i supportavtalet förutom om någon gör utveckling på supportprojektet, det debiteras löpande utöver supportavgifter. När fakturan sen skickas visas posten, om inte någon speciell gruppering har angetts under fakturainställningarna, enligt följande: TIPS: Fakturera återkommande poster innan utsatt datum Ibland måste man påbörja faktureringsprocessen några dagar tidigare än vanligt, och måste då komma åt de återkommande produkterna. I mitt exempel vill jag påbörja faktureringen för den 1:a november redan den 30:e oktober. Gå in under Ny > Faktura i huvud menyn I avdelningen för villkor så anger du ett datum längre fram i tiden, t.ex. den 1:a november då jag vet att mina återkommande produkter kan faktureras den 1:a i varje månad. Tryck sen på Sök Alla projekt med något att faktureras per den 1:a november visas i listan.   Nu kan faktureringen fortsätta som vanligt, markera vilka fakturor som ska skapas och tryck på ”Skapa fakturor”.  

I detta dokument kan du hitta information om vår integration till Visma eEkonomi. Introduktion Inställningar Visma Severa Visma eEkonomi Integrationsinställningar Överföring Uppdateringar Fältöverföring Kunder Produkter  Projekt Faktura Leverantörsfakturor Felmeddelanden Introduktion Integrationen mellan Visma Severa och Visma eEkonomi är helt inbyggd i Visma Severa, alla inställningar och överförningar görs av användare med administratörsrättigheter inifrån Visma Severa. Integrationen för över följande information: Kunder Förs över mellan båda systemen  Artiklar  Förs över mellan båda systemen.   Projekt  Förs över från Visma Severa till vald resultatenhet/kostnadsbärare i Visma eEkonomi Fakturor Fakturorna i Visma Severa överförs till Visma eEkonomi som fakturautkast.   Därför måste faktureringen till kund ske ifrån Visma eEkonomi. Leverantörsfakturor Rader från leverantörsfakturorna kan föras över till projekten i Visma Severa som kostnader eller för vidarefakturering.   Integrationen är kostnadsfri och kan läggas till under sektionen "Uppgraderingar" till höger i Visma Severa. Där inne trycker du på knappen "Egenskaper" och går till fliken "Gränssnitt". Här kan du välja integrationen "Visma eEkonomi". Gå sen längst ner på sidan tryck på Nästa och bekräfta uppdateringen av ert avtal. Inställningar Innan man tar integrationen i bruk bör man göra en del inställningar för att anpassa överföringen mellan Severa och eEkonomi. Först och främst bör man gå igenom och kontrollera följande inställningar. Har man redan använt båda systemen behöver man också kontrollera existerande data så att den data som finns är upplagt på samma sätt i båda systemen.  Visma Severa Kunder Kunder i Visma Severa måste ha minst en adress, då både postnummer och stad är obligatoriska fält på en kund i Visma eEkonomi. Tänk på att om det redan fins kunder i båda systemen ska de ha samma kundnummer i båda systemen. Se också till kundnummerserier inte överlappar varandra.  Produkter, resekostnader och arbetstyper Integrationen använder sig av Visma eEkonomis artiklar i faktureringen.  Dessa överförs från Visma Severas register för produkter, resekostnader och arbetstyper. Gå in i samtliga register och ange en unik kod på varje typ som finns.  Denna kommer användas som artikelnummer i Visma eEkonomi.  Tänk även här på att informationen inte ska krocka med eventuellt befintlig a artiklar i Visma eEkonomi.  Fakturastatus  Integrationen använder sig av fakturastatusar för att veta vilka fakturor som ska överföras och vilka som har överförts. När en faktura är överförd är den tillagd i Visma eEkonomi som ett utkast. Lägg till ett alternativ för de fakturor som ska överföras och de som har överförts:   Visma eEkonomi Resultatenheter/Kostnadsbärare Projekten i Visma Severa förs över till  en vald resultatenhet/kostnadsbärare i Visma eEkonomi. Innan integrationen tas i bruk gå till Bokföring > Resultatenheter i Visma eEkonomi. Tryck på knappen "Ny kostnadsbärare" och skapa en kostnadsbärare för projekten. Eller se till att det finns en befintlig som kan användas.  Aktivera API i eEkonomi För att integrationen ska kunna köras måste man ha tilläggstjänsten API aktiverad i Visma eEkonomi.  Integrationsinställningar När grundinställningarna är genomförda är det dags att göra inställningarna för integrationen, det är inte möjligt att påbörja överföring innan inställningarna är uppsatta. Gå till Verktyg > Dataöverföring och gå till avdelningen "VISMA EEKONOMI". Tryck sen på knappen "Inställningar".  Innan du påbörjar inställningarna, tryck på knappen "Anslut", för att hämta nödvändig information från Visma eEkonomi.  Gå igenom inställningarna: Överordnat system för kunder Välj vilket system som ska vara  överordnat för kunder. Detta innebär att du väljer vilket system som ska uppdatera  kunder, nya kunder kan läggas till i vilket system som helst och överföras till det andra. Men sen endast uppdateras i vald riktning.  Överordnat system för produkter Välj vilket system som ska vara  överordnat för produkter. Detta innebär att du väljer vilket system som ska  uppdatera  produkter, nya produkter kan läggas till i vilket system som helst och överföras till det andra. Men sen endast uppdateras i vald riktning. OBS! Produkter innefattar också arbetstyper och resekostnader i Visma Severa och detta synkroniseras till artikelregistret i Visma eEkonomi.  Kostnadsbärare för projekt (Resultatenhet) Välj vilken kostnadsbärare/resultatenhet som ska användas för att spara projekt i. Projekten förs endast över till Visma eEkonomi från Visma Severa. Standard artikelnummer Om någon rad i fakturan inte har en kod knuten till sig i Visma Severa, t.ex. när en ny produkt läggs till i fakturan, ange vilket artikelnummer som ska användas på fakturaraden i Visma eEkonomi.   Överför leverantörsfakturur som Välj om leverantörsfakturor som hämtas ska bli fakturerbara efter överföring (kostnaden blir pris) eller om den inte ska bli fakturerbar (priset blir 0kr) Status för fakturor som ska överföras  Ange vilken status som ska användas för fakturorna som ska överföras till Visma eEkonomi. Status för överförda fakturor När fakturan är överförd, välj vilken status fakturan ska få i Visma Severa Överföring För att utföra överföringen gå till Verktyg > Dataöverföring, i denna vy kan du föra över registren, som förs över ett i taget. Tryck på knappen "Överför" för något alternativ, då öppnas ett fönster där du behöver logga in till Visma eEkonomi, ange här din e-post och ditt lösenord till eEkonomi för att ansluta till rätt företag. Du behöver därefter godkänna anslutningen och ge Visma Severa access till eEkonomi: Överföringen startar sen automatiskt. När överföringen är klar visas en statusrad högst upp på sidan som visar antal överförda, uppdaterade och också antal som inte gått att överföra om något fel inträffat: Klicka sen på knapparna för att föra över de olika registren: Följande uppdateringar lanserades den 9:e augusti 2016: Möjlighet att få fakturanummer, OCR-nummer och “Skickad”-status tillbaka från eEkonomi till Severa Möjlighet att få “Betalad”-status från eEkonomi till Severa Förbättring gällande fakturarader: om fakturarader är grupperade, överför vi produkt/arbetstyps-koden till eEkonomi istället för att använda oss av standardkoden. Integrationen kommer att fungera som vanligt för existerande användare. Det kommer att finnas två nya inställningar: Vilken status ska fakturorna i Severa få efter att fakturorna skickats från eEkonomi Vilken status ska fakturorna i Severa få när fakturorna är betalda i eEkonomi Samt två nya överföringsalternativ: Kontrollera skickade fakturor Kontrollera betalda fakturor Fältöverföring Kunder Fält markerade med stjärna(*) är nödvändig information. Fält/Uppgift Information Kundnummer* Måste vara numeriska för att kunna importeras till Visma Severa Kundnamn* Varje kundnamn måste vara unikt för att kunna importeras till Visma Severa Kundtyp  Sätts i Visma eEkonomi till "Företag" när överföring sker från Visma Severa. Org/momsreg.nr Samma information förs över till Visma eEkonomis båda fält organisationsnummer och momsregistreringsnummer. Adress* Från Visma Severa överförs den första fakturaadressen, finns inte fakturaadressen används huvudadress. Om det är fler än två rader i adressen samlas samtliga rader, utom den första, på andra raden i Visma eEkonomis adress. Postnummer*   Stad/Postort*   Land*   Telefon Hämtas från adressen i Visma Severa E-post Företagets e-postadress Hemsida   Kontakt/Referens: namn Överför den första kontaktpersonen som är kopplad till fakturaadressen. När informationen förs över till Visma Severa från eEkonomi delas för och efternamn upp på det första mellanslaget.  Kontakt/Referens: e-post Kontakt/Referens: telefonnummer   Kontakt/Referens: mobiltelefon   Betalningsvillkor Om kunden inte har något definierat används standard. Valuta Kräver valutahantering   Produkter (Arbetstyper, resekostnader och produkter) Fält/Uppgift Information  Aktiv/Inaktiv   Artikelnummer*   Artikelnamn*   Artikelkontering Det som förs över från Visma Severa får artikelkontering "Tjänster 25% moms" förvalt.  Enhet Följande förvals: Arbetstyper: tim Mil-/kilometerersättning: km Traktamenten: st Övriga utgifter: st Produkter: st På produkter väljs om möjligt en annan enhet baserat på vad som angivits i Severa. Pris exkl. moms   Pris inkl. moms Räknas automatiskt ut av integrationen baserat på momssats i Visma Severa.   I överföring från Visma eEkonomi till Severa överförs allt till produktregistret.  I överföring från Visma Severa till eEkonomi så överförs arbetstyper, resekostnader samt produkter till artikelregistret i Visma eEkonomi.   Projekt Fält/Uppgift Information Aktiv Projekt öppet/stängt Projektnummer* Överförs till fältet förkortning i Visma eEkonomi Namn*   Fakturor Fakturahuvud Fält/Uppgift Information Kund*   Adress*   Postkod*   Postort/stad*   Land*   Betalningsvillkor   Fakturadatum   Förfallodatum   Vår referens   Er referens   Fakturaanteckning  Alla tre textfält förs över från Visma Severa till utkastfakturan i Visma eEkonomi.  Fakturarader Fält/Uppgift Information Artikelnummer/Kod  Det är artikeln i eEkonomi som anger moms och bokföringsuppgifter oavsett moms på fakturaraden i Visma Severa. Beskrivning   Antal   Enhet   Pris   Projekt/resultatenhet Hämtas för varje rad i fakturan. Leverantörsfakturor Fält/Uppgift Information Beskrivning Produkten i Severa får beskrivning bestående av leverantörsfakturadatum, verifikationsnr och leverantörens namn från Visma eEkonomi.  Datum Leverantörsfakturadatum  Antal Alltid 1  Pris Om leverantörsfakturan är satt att vara ej fakturerbar är pris 0kr, annars samma som kostnad. Kostnad Leverantörsfakturaradens debetsumma Momssats Företagets standard Felmeddelanden Ibland går saker och ting inte som man tänkt sig, och ett eller flera fel inträffar. Detta redovisas när överföringen har gjorts i Severas statusruta: Fel som inträffar loggas och redogörs för under fliken "Felmeddelanden" som finns på sidan för dataöverföring.  Inne på sidan ser man de senaste felmeddelandena och varför felet har inträffat så att man kan vidta lämplig åtgärd: Lyckas ni inte lösa ert problem vänligen ta kontakt med supporten så kan vi hjälpas åt att hitta en lösning.

I denna video går vi igenom och visar nyheter för version 1.6.0 av integrationen, samt hur integrationsprogrammet fungerar.

I denna video visar vi hur du löser felmeddelandet att "Versionen av API är äldre". Detta händer efter uppdatering av Visma Administration då man måste uppdatera vår integration.

I denna video går vi igenom hur du uppdaterar integrationen mellan Visma Severa och Visma Administration

I denna video går vi igenom hur du krediterar en faktura, samt vilka inställningar du kan göra för att hantera detta på enklaste sätt.

I denna video går vi igenom och berättar hur du använder mallprojekt för att snabba upp och förenkla skapandet av projekt med rätt struktur i Visma Severa.

I detta dokument hittar du information om felmeddelanden och lösningar på felen vid användande av Visma Severa - Visma Administration integrationen. Om du inte hittar ditt felmeddelande skicka ditt felmeddelande med beskrivning av när det uppstår till: severa.support@visma.com Om du vill ladda ner dokumentet som PDF-fil klickar du här. På den här sidan listar vi olika felmeddelanden och lösningar på felen vid användande av Visma Severa - Visma Administration integrering. Om du inte hittar ditt felmeddelande skicka ditt felmeddelande med beskrivning av när det uppstår till: severa.support@visma.com Innehåll Felaktig sökväg till filer / Ingen databas öppen Versionen av API:et är äldre än versionen av Visma Administration / Ingen databas öppen Kan ej hitta angiven resultatenhet Kan ej hitta angiven artikel Felaktig kontrollsiffra För många decimaler Projekt måste ha start- och slutdatum Leverantörsfaktura raden: ... finns redan i Severa. Kan ej hitta angiven faktura Kan ej hitta angiven valutakod Hanteringen för språk och valuta är för tillfället inaktiverad Kan ej hitta angivet betalningsvillkor Dokumentnummer finns redan Projektnumret har använts tidigare, välj ett annat Nyckeln används redan Aktuellt fält får inte ändras i avslutat projekt Felaktig sökväg till filer / Ingen databas öppen Felmeddelande Felaktig sökväg till gemensamma filer för Visma Administration eller Felaktig sökväg till företag visas vid uppstart. Felmeddelande Ingen Databas öppen visas vid överföring visas. Antingen i varje rad eller i ett nytt fönster. Lösning I integrationsprogrammet gå in under Inställningar - Inställningar. Sökväg till Visma administration företagsmapp och/eller Visma Administration vanliga filer saknas eller är felaktiga. Uppdatera med korrekta, är du osäker på sökvägarna öppar du Visma Administration. I menyraden väljer du Hjälp - Om Visma Administration och klicka sen på Systeminfo. Visma Administration företagsmapp = Sökväg för företaget Visma Administration vanliga filer = Sökväg gemensamma filer  Tillbaka till innehåll Versionen av API:et är äldre än versionen av Visma Administration / Ingen databas öppen Felmeddelande Versionen av API:et är äldre än versionen av Visma Administration. Uppdatera eller reparera installationen av Visma Administration visas vid uppstart. Felmeddelande Ingen Databas öppen visas vid överföring. Lösning Gå till installationsmappen för Visma Administration, om du är osäker högerklicka på genvägen och välj Egenskaper och kontrollera sökvägen. Kopiera i denna mapp filen Adk.dll Gå till installationsmappen för Integreringsprogrammet, om du är osäker högerklicka på genvägen och välj Egenskaper och kontrollera sökvägen. Klistra här in och ersätt den befintliga filen Adk.dll Kvarstår felet genomför en reparation av Visma Administration med hjälp av verktyget Visma Assist Administration som du hittar under Start - Alla program - Visma Spcs - Visma Assist.  Tillbaka till innehåll Kan ej hitta angiven resultatenhet   Felmeddelande vid överföring från Visma Severa till Visma Administration att resultatenhet inte går att hitta. I Visma Administration används namnet resultatenhet för vad som i Visma Severa kallas kostnadsställe. Resultatenheter och kostnadsställen måste användas för att överföringen ska fungera. I Visma Severa hittar ni kostnadsställen under Verktyg - Inställningar - Kostnadsställen I Visma Administration hittar ni resultatenheter under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring - Resultatenheter. Det som kopplar samman kostnadsställen och resultatenheter är ID i Visma Severa och Resultatenhet i Visma Administration som måste överensstämma. Lösning Felet kan bero på att information saknas i Visma Severa eller i Visma Administration Visma Severa Kontrollera att Kostnadsställe finns på projektet i projektöversikten Om integrationen är aktiverad är detta ett krav när man skapar projekt, men projekt som skapats innan integreringen aktiverats kan sakna kostnadsställe. Uppdatera med korrekt kostnadsställe i projektöversikten, sen kan fakturan överföras. Om kostnadsställe saknas på projektet är kolumnen med Resultatenhet tom i integreringsverktyget Kontrollera att ID i Visma Severa överensstämmer med Resultatenhet i Visma Administration Visma Administration Kontrollera att Resultatenheten är upplaggd i Visma Administration, samt att resultatenhet i Visma Administration och ID i Visma Severa överensstämmer.  Tillbaka till innehåll Kan ej hitta angiven artikel Kod för resekostnader, arbetstyper eller produkt som faktureras och är upplagd i Visma Severa finns inte upplagd i Visma Administration. I Visma Administration kallas koder för artikelnummer. Artikelnummer kopplas till artiklar som läggs upp under Register - Artiklar & Tjänster.  Lösning  Tips för att enkelt hitta vilken fakturarad som orsakar felet hittar du här. Koden för den fakturerade posten måste läggas upp på samma sätt i Visma Administration. Flera produkter, artiklar och resekostnader kan ha samma kod om ni önskar. Om ni inte definierar koder så kommer standardartikelnummer att användas som definieras i Integrationen under Inställningar - Inställningar. Klicka här för att läsa mer. I Visma Severa finns tre typer av fakturerbara poster som har koder: Arbetstyper Verktyg - Inställningar - Arbetstyper: Produkter Verktyg - Inställningar - Produkter. Välj sen att arbeta med en utvald produkt: Resekostnader Verktyg - Inställningar - Resekostnader: Alla unika koder som ska faktureras måste ha en motsvarande artikel med koden som artikelnummer i Visma Adminsitration: Välj i huvudmenyn: Register - Artiklar & Tjänster Lägg upp ny artikel i Visma Administration om den saknas Se till att Artikelnr motsvarar Kod från Visma Severa: Tänk på att det finns också ett standard artikelnummer i integrationsprogrammet som bör vara korrekt uppsatt för att det ska fungera. Detta artikelnummer används: När en produkt, arbetstyp eller reseersättning saknar fördefinierad kod När man lägger in nya produkter/poster i projekt eller faktura När man grupperar fakturaraderna på ett sådant sätt att ingen kod kan sättas på raden (t.ex. gruppering per person): För mer information om hur du använder Artiklar & Tjänster i Visma Administration hänvisar vi er till Visma Spcs hemsida. Klicka här för att läsa mer.  Tillbaka till innehåll Felaktig kontrollsiffra Momsregisreringsnummer på kunden i Visma Severa är felaktigt. Om ett VAT-nummer är angivit i momsnummerfältet kommer samma felmeddelande visas, därför kan endast Svenska momsnummer anges i momsnummerfältet. Om man vill använda VAT-nummer måste man markera kundens som momsfri i Severa eller Export i Visma Administration.  Lösning Logga in på Visma Severa, gå till kundkortet för den valda kunden. Öppna och redigera avdelningen Kunduppgifter. Ange momsregistreringsnummer korrekt: Är det en svensk kund måste momsregistreringsnummer i Visma Severa vara formaterat som ett svenska organisationsnummer.   Tillbaka till innehåll För många decimaler I Visma Administration definierar man hur många decimaler som är tillåtna för olika enheter, ingen sådan inställning finns i Visma Severa. I detta fall har fler decimaler angetts på fakturan i Visma Severa än vad enheten tillåter i Visma Administration Lösning I Visma Administration kan man definiera hur många decimaler som ska vara tillåtna. Detta gör man under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Artiklar/Lager - Enheter. Här kan nya enheter läggas till eller befintliga redigeras för att tillåta decimaler:  Tillbaka till innehåll Projektet måste ha start- och slutdatum I Visma Administration måste projekt definieras med start- och slutdatum. Lösning Uppdatera projektet i Visma Severa med ett slutdatum. Detta gör du genom att gå till projektet och göra något av följande: Klicka på Lägg till schema i projektöversikten, ange slutdatum och tryck på spara: Gå till sektionen Aktiviteter & Faser. Klicka sen på projektfasen (den översta) i listan och ange slutdatum. Tryck sen på spara: Sen kan projektet överföras till Visma Administration.  Tillbaka till innehåll Leverantörsfaktura raden: ... finns redan i Severa   Fel vid överföring av leverantörsfaktura från Visma Administration till Visma Severa. Lösning Leverantörsfakturan är redan överförd till Visma Severa för valt projekt. När en leverantörsfaktura är överförd kan informationen inte överföras på nytt eller uppdateras från Visma Administration via integreringen. Gå till projektet i Visma Severa och redigera produkterna manuellt. Du kan också radera produkterna och sen överföra dem på nytt.  Tillbaka till innehåll Kan ej hitta angiven faktura Fel vid överföring av kreditfaktura från Visma Severa till Visma Administration Lösning En kreditfaktura försöker överföras till Visma Administration utan att dess orginalfaktura har överförts. Se till att först överföra orginalfakturan till Visma Administration innan ni överför kreditfakturan. Om du är osäker på vilken faktura som är kopplad till kreditfakturan öppna Visma Severa och gå till kreditfakturan. Där står det vilken orginalfakturan är:   Tillbaka till innehåll Kan ej hitta angiven valutakod Fel vid överföring av faktura från Visma Severa till Visma Administration. Valutan som används i Visma Severa finns inte i Visma Administration Lösning Du behöver i Visma Administration definiera valutan: Gå till Arkiv - Inställningar - Valutakurser Skapa ny valuta Markera den valuta du vill lägga till i Visma Administration Därefter kan du definiera valutan i Visma Administration Tänk på att valutakursen för fakturan är den som är angiven som valutakurs i Visma Severa För mer information om valuta i Visma Administration klicka här!   Tillbaka till innehåll Hanteringen för språk och valuta är för tillfället inaktiverad Felmeddelande när faktura ska överföras från Visma Severa till Visma Administration Lösning I Visma Administration måste hantering för språk och valuta vara aktiverad. Detta görs under Arkiv - Företagsunderhåll - Valuta och språk. Visma Severa integrationen kräver att Valuta och språk är aktiverat för Försäljning.   Tillbaka till innehåll Kan ej hitta angivet betalningsvillkor Fel vid överföring av kund från Visma Severa till Visma Adinistration Lösning Detta uppstår när man har angivit betalningsvillkor i dagar i Visma Severa som inte finns definierat i Visma Administration. Antingen korrigerar man dagarna på kunden i Visma Severa till något som finns eller så läggs nytt betalningsvillkor till i Visma Administration: Gå till Arkiv - Inställningar -  Företagsinställningar Välj under Företag Betalningsvillkor I Visma Severa defininieras endast betalningsvillkor med antal dagar. Detta antal dagar måste också finnas definierat i detta register: Lägg till det betalningsvillkor som saknas genom att ange koden och betkod samma som antalet dagar definierat på kunden i Visma Severa:   Tillbaka till innehåll  Dokumentnummer finns redan Felmeddelande vid överföring av faktura från Visma Severa till Visma Administration Lösning Detta fel kan inträffa när man överför en faktura från Visma Severa som ännu inte fått ett fakturanummer, och nästa nummer i Visma Administrations nummerserie redan är upptaget. Gå till tabell med kundfakturor i Visma Administration Kontrollera vilket nummer som är det senaste i faktura serien Gå till Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar och kontrollera Nummerserier under Företag. I nummerserie är nästa fakturanummer redan upptaget. Fakturan som överförs försöker ges ett nummer som används av annan faktura i Visma Administration: Uppdatera nummerserien med nästa lediga nummer i fakturaserien.   Tillbaka till innehåll Projektnumret har använts tidigare  Felmeddelande vid överföring av projekt. Lösning Projektnummer har använts tidigare och raderats från projekttabellen i Visma Administration. Gå till projektet i Visma Severa, och tryck på Redigera i avdelningen översikt. Ändra där projektnummer, det behöver vara unikt i Visma Severa samt får inte tidigare använts i Visma Administration. För mer information om raderade projekt i Visma Administration klicka här.  Tillbaka till innehåll Nyckeln används redan Fakturanummer används redan. Förmodligen har fakturan överförts tidigare, markera då fakturan i Visma Severa som överförd manuellt för att få bort den från listan med fakturor för överföring.  Tillbaka till innehåll  Aktuellt fält får inte ändras i avslutat projekt När ett projekt har stängts kan det inte längre uppdateras via integrationen utan att man först manuellt öppnar projektet i Visma Administration. Öppna Visma Administration. Gå till projektet. Klicka ur rutan som markerar att projektet är avslutat. Nu kan projektet igen uppdateras via integrationen.  Tillbaka till innehåll

I detta dokument har du en ordlista med Visma Severas definitioner. Här står det vad definitionerna betyder och innebär. Om du inte hittar ordet du söker efter eller tycker att något bör förklaras tydligare, så kommentera gärna detta inlägg! Aktiv/inaktiv användare Aktiv användare är den användaren som har tillgång till Visma Severa (aktiv/giltig användarlicens). Administratören kan se aktiva användare på Verktyg - Användarhantering. För att ändra en användare från antingen aktiv till inaktiv eller vice versa måste man gå in på önskad användare(Verktyg-Användarhantering- välj önskad användare) och tryck på Aktiv/Inaktiv på användarsidan (överst till höger). För att se inaktiva användare på Verktyg - Användarhantering, tryck på “Visa villkoren” överst i översikten och under Aktiv/Inaktiv, välj Inaktiv. Tryck sedan på Sök-knappen för att få en lista på alla inaktiva användare. Om du lägger in en ny användare och inte har någon ledig användarlicens sätts användaren automatiskt till inaktiv. Aktiviteter Aktiviteter är olika uppgifter man registrerar i kalendern eller på olika projekt i Severa (på liknande sätt som i till exempel MS Outlook eller Google kalender). Det kan vara allt från egna uppgifter, tilldelning av uppgifter till andra, gemensamma aktiviteter och återkommande aktiviteter. Aktiviteter kan vara både arbetsuppgifter (möten, kompetensutveckling) och frånvaro-aktiviteter (semester, sjukanmälning). Varje aktivitet har namn, aktivitetsägare, datum och deltagare. Man kan också knyta aktiviteter till en kund och/eller ett projekt. “Mina aktiviteter” är en uppgiftslista på höger sida som visar alla öppna (icke slutförda) aktiviteter i en kronologisk lista. Använd försäljningssannolikhet “Använd försäljningssannolikhet” är en Ja/Nej-parameter som visas i sektionen “Resursallokeringar” på projektsidan när man väljer att se resursallokeringar för alla öppna projekt. Om man väljer “Ja” under “Använd försäljningssannolikhet”, blir sannolikheten för försäljning för öppna försäljningsprojekt multiplicerat med resursallokeringar på det projektet. Exempel: Om sannolikheten för försäljning på projekt X är 50 % och den anställda har blivit allokerad 10 %, visar grafen 5% resursallokering på det projektet (0,5 * 10% = 5%). Om man väljer att inte använda försäljningssannolikhet påverkar det inte resursallokering i grafen. “Använd försäljningssannolikhet” påverkar endast visning av resursallokering i grafen och uppdaterar inte faktiska resursallokeringar. Användare Alla personer som är registrerade/upprättade i Visma Severa är användare. Användare kan också vara aktiva och inaktiva. Användarlicenser I Severa kan man upprätta obegränsat antal användare men har begränsat antal användarlicenser. Information om tillgängliga användarlicenser ligger under “Uppgraderingar”. Administratören kan beställa fler användarlicenser på Uppgraderingar - Egenskaper. Administratören kan även se antal användarlicenser, aktiva och inaktiva användare på Ny-användare. API API står för Application Programming Interface och används för att upprätta integrationer med andra lösningar(till exempel Visma Administration eller Visma Business). API-dokumentation finner du här. Arbetskostnader Arbetskostnader är alla timmar som är registrerade på projektet multiplicerat med användarens kostnad per timme. Kostnaden per timme per anställd definieras under sektionen “arbetskontrakt” på var anställd. Användarhantering - välj användare - arbetskontrakt. Arbetsledare Arbetsledare är anställdas ledare/chef i en organisationsstruktur. Arbetsledaren har också tillgång till att stänga/godkänna arbetstimmar för sina anställda eller justera schemaläggning av aktiviteter och faser på sina projekt och dess underordnades projekt. Arbetsledare definieras på användarhanteringen och användarinformationen. Arbetstyper I Severa använder man arbetstyper för att specificera olika roller och arbeten som görs på olika projekt i verksamheten. Arbetstyper administreras av administratörer på Verktyg-Inställningar-Arbetstyper. Arbetstyp är ett obligatoriskt fält vid timregistrering och kan visas på fakturor och används i rapportering(för att exempelvis se antal timmar lagt på projektledning/konsult/design). När man registrerar timmar blir arbetstyp-fältet ifyllt automatiskt men användaren kan alltid ändra arbetstyp. Arbetstyp som kommer upp i timregistrering styrs av följande (i prioriterad ordning): Standard arbetstyp för vald fas (projektsidan-sektion “aktiviteter och faser” - tryck på önskad fas - standard arbetstyp) Standard arbetstyp definierad på projekt. Under arbetstyper & produkter på projektsidan. Användarens standard arbetstyp. Verktyg-Användarhantering-välj användare-Arbetstyp Avancerad tidsrapportering Avancerad tidsrapportering är en tilläggsmodul som innehåller följande funktioner: möjlighet att definiera arbetsvecka, registrera arbetskontrakt och normaltid på användare. beräkning av flextid, helgdagar och riktig beräkning av flexsaldo automatiskt, godkännande av arbetstimmar, stödverktyg för “betald frånvaro” (semester ex.), möjlighet att låsa tidrapporter. Avböjt förslag Avböjt förslag är en säljstatus som kan användas för att markera att projektet/affären har gått förlorad. Administratören kan upprätta en egen status för förlorade projekt på Verktyg - Inställningar - Försäljningsstatus. Försäljningsstatus “Avböjt förslag” kan användas som filter i projektrapporter för att se antal/värdet på förlorade projekt/affärer. ”Avböjt förslag” har säljstatus ”Förlorat” som standard.  Avdelning Avdelningar används för att specificera olika enheter i verksamheten. Det kan vara traditionella avdelningar, som till exempel: Administration, Sälj, Ekonomi eller divisioner/dotterbolag. Om ni inte använder “Avdelningar”, kan alla projekt och användare registreras på er firma - “Firmanamnet AB”. Behörighetsprofil och användarbehörigheter Användarbehörigheter styr hur mycket information som användaren har tillgång till i Severa. Varje användare knyts till en specifik behörighetsprofil. Antingen när den skapas via Ny - användare eller inne på Verktyg - användarhantering och Behörigheter på användarsidan. Behörighetsprofilerna upprättas och redigeras på Verktyg - Inställningar - Behörighetsprofiler. Där finns det några standardprofiler när man upprättat en ny Severa-klient. Alla användare som hör till samma behörighetsprofil har samma användarbehörighet(rättigheter). Det kan dock ändras för enskilda användare via Verktyg - Användarhantering och Behörigheter, “redigera” och ändra “Ärv från profil”. Daglig gräns Med tilläggsmodulen “Avancerad tidsuppföljning” kan man under Arbetskontrakt(Verktyg- välj användare-Arbetskontrakt) definiera en daglig gräns av arbetstimmar. Daglig gräns, är totalt antal timmar en användare kan registrera i arbetstimmar-vyn, som påverkar flexsaldot. Man kan föra så många timmar man vill, men bara timmar innanför daglig gräns påverkar flexsaldot. Dagliga timmar Dagliga timmar är en användares normaltid(till exempel 8h för 100 % anställning). Om man använder “Avancerad tidsuppföljning”, används dagliga timmar som grund för beräkning av flexsaldo. Dagliga timmar definieras per användare under “Arbetskontrakt” (Verktyg-Användarhantering-välj användare-Arbetskontrakt) Lagringsutrymme I Visma Severa får man 5mb datautrymme för filer gratis men man kan beställa upp till 10gb. Diskutrymme beställs under Uppgraderingar. Ej fakturerade I rapportering, i till exempel projektrapport, är “Ej fakturerad” intäkter som ännu inte blivit fakturerade på projekt (för exempel: registrerade och godkända timmar eller andra intäktsposter). E-post-meddelanden I Visma Severa kan man skicka ut E-post-meddelanden för att informera användare om följande: ●        Ny aktivitet: Att de blir tilldelade en ny aktivitet(uppgift) ●        Aktivitet bekräftad: Att en aktivitet blivit bekräftad av andra deltagare (aktivitetsägaren får mail) ●        Dagsprogram: Översikt över arbetsuppgifter som man upprättat själv eller blivit tilldelad ●        Veckosammanfattning: Översikt över nya projekt, aktiviteter med mera för förra veckan. E-post-meddelanden upprättas per användare i sektionen “Inställningar” på användarsidan (Verktyg-Användarhantering-välj användare-Inställningar-Meddelanden via E-post) Export av data Rapporter(listor) i Severa kan exporteras som CSV-filer eller filer i Excel-format för vidare import till andra branschsystem eller för analys i Excel(ex. pivot-table). För att exportera önskad rapport, gå in på rapporten från Rapporter-Rapportgalleri eller skapa en ny rapport på Ny-rapport. Använd Csv-ikonen för export i CSV-format eller Excel-ikonen för Excel-format (xlsx). Ikonerna finns i översta högra hörnet på skärmbilden(under sökrutan). Om ikonerna är grå, är inte rapporten tillgänglig i dessa format. Fakturauppgifter Fakturauppgifter är en sektion på projektsidan. Om adressen som fakturan skall skickas till skiljer sig från kundens standard faktura-adress kan användaren under “Fakturauppgifter” definiera adressen som fakturan skall skickas till. Om ingen faktura-adress är vald under “Fakturauppgifter” hämtar systemet automatiskt den faktura-adress som ligger på kunden(markerat med “fakturering” på kundkortet). Fakturerade timmar “Fakturerade timmar” är totalt antal timmar som är fakturerat på ett projekt. Periodfilter i projektrapport (Finanser över tiden) påverkar “Fakturerade timmar och visar enbart timmar fakturerade i den perioden som är vald. Timmar som är med på fakturautkast kommer också att räknas som fakturerade timmar. Fakturerbara timmar Fakturerbara timmar är alla timmar som rapporterats på kundprojekt. Timmar är fakturerbara så länge de INTE är markerade som “ej fakturerbara” på faktura. Timmar som förts på interna projekt är alltid “Ej fakturerbara” Fakturering “Fakturering” i projektöversikten är summan av fakturerade timmar, produkter, vidarefakturerade resekostnader och utlägg. Summan kommer från alla fakturor, inkl. “Utkast”. Man kan också se “Verklig fakturering” i sektionen “Fakturering och intäkter” på projektet. “Verklig fakturering” visar fakturering per månad. Summan av “Verklig fakturering” är lika med “Fakturering” i projektöversikten. Faktureringsprognos Faktureringsprognos är ett estimerat värde på hur mycket man förväntar sig att fakturera på ett projekt per månad. Prognosen läggs in manuellt, baserat på avtalsvillkor eller tidigare erfarenhet med liknande projekt. Under “Fakturering” i projektöversikten ser man “Verklig fakturering” och inte prognosen. När användaren håller muspekaren över den grafiska framställningen av faktureringen i projektöversikten ser man förhållandet mellan verklig fakturering och faktureringsprognosen i %. Det samma ser man även i sektionen “Fakturering och Intäkter”. Formeln är: Verklig fakturering/Faktureringsprognos * 100. Faktureringsstatus Arbetstimmar, produkter, resekostnader och andra utgifter kan ha fyra olika faktureringsstatusar i Severa. Dessa statusar finnar man i Arbetstimslista-rapporten samt Produkter och reseutgifts-rapporten, både som värde(kolumn) samt filter. Fakturerad: Ligger på faktura/har blivit fakturerat Ej fakturerat: Intäkter (registrerade timmar/produkter/andra utlägg) som ännu inte blivit fakturerade. Ej fakturerbar: Poster som är markerade som “Ej fakturerbar” på faktura eller något som är gjort på interna projekt. Fakturerbar: Alla poster som förts på kundprojekt och inte är markerade som “Ej fakturerbar” på faktura. Gäller även för timmar med 0:- pris på kundprojekt. Faser Faser är delar av projekt(kan också vara underprojekt) eller delar av underprojekt (om projektet har en avancerad struktur med flera nivåer). Användaren kan lägga in Startdatum/Slutdatum per fas och definiera standard arbetstyp, som väljs automatiskt i timregistrering, när man börjar att föra timmar på fasen. Finanser över tiden Finanser över tiden är ett periodfilter i rapporterings-vyn(kund-, projekt- och fas-rapporter). Periodfiltret påverkar följande värden: Fakturerad, faktureringsprognos, arbetskostnader, övriga kostnader, totala kostnader, totalt antal timmar, intäkter, intäkter exkl. eget arbete, ej fakturerad, uppskattning av arbetstimmar, marginal, marginal %, fakturering per timme, fakturerbara timmar (%), återstående timmar och försäljningsmarginal. Flextidssaldo och justeringar av arbetstimmar Justeringar av arbetstimmar är manuella ändringar som görs med användarens flexsaldo. Denna funktion är tillgänglig med tilläggsmodulen “Avancerad tidsuppföljning” och används vanligtvis i början av nytt år för att överföra uppstarts-flexsaldo från föregående år till nästa år enligt verksamhetens regler/arbetsrätten. Justeringar av arbetstimmar görs per användare under Verktyg- Användarhantering - Välj användare - Flextid. Försäljningsmarginal Försäljningsmarginal är en differens mellan verklig fakturering och övriga kostnader (Fakturerad kr - Övriga kostnader kr), som är alla kostnader utom personalkostnader(arbetskostnader). Formeln för beräkning av försäljningsmarginal(%) är: (Fakturerad kr - Övriga kostnader/Fakturerad kr) * 100. Försäljningsstatus Försäljningssatusar indikerar hur långt i säljprocessen projektet har kommit samt hur verksamhetens pipeline ser ut. Säljpersoner bör uppdatera försäljningsstatus på projekt allt eftersom de kommer vidare i processen. Detta för att hela tiden ha möjlighet att se en uppdaterad pipeline, säljstatistik och andra relaterade rapporter. Projekt med säljstatus “pågående” anses vara säljprojekt i Severa. “Pågående”-status betyder att sannolikheten för sälj är högre än 0 %(förlorat) och lägre än 100 %(vunnet). Administratören kan uppdatera befintliga samt lägga in egna säljstatusar under Verktyg - Inställningar - Försäljningsstatus. Gantt diagram Gantt diagram är en grafisk framställning av projektets faser och aktiviteter på en tidslinje(exempel se nedan). Historik En historik-knapp visas på projekt, faktura eller kund om man använder sig av tilläggsmodulen “Förändringshistorik”. Med denna modul kan man se en översikt över alla ändringar som blivit genomförda på ex. projekt, faktura eller kund. Det finns även en historik symbol till höger om verktyg, om man håller muspekaren över den får man se de tio senaste platserna man besökt i Severa. Det kan exempelvis vara senaste besökta projektet/rapporten/kunden. Inaktiva användare Inaktiva användare är användare som är upprättade i Severa men är deaktiverade och inte har tillgång till miljön (kan inte logga in). Det kan vara användare som slutat på företaget eller sommarvikarier. Aktiva användare kan också sättas till inaktiva om de skall ut på permission. All information om användaren (timregistreringar osv) lagras i systemet och kan hämtas via rapporter. I Severa kan man ha flera användare än licenser, men bara aktiva användare får tillgång till miljön. Om man upprättar en ny användare utan tillgängliga licenser blir användaren automatiskt satt som inaktiv. För att göra den aktiv måste man frigöra en användarlicens genom ex. deaktivera en annan aktiv användare(eller beställa fler licenser på “Uppgraderingar”). För att göra en inaktiv användare aktiv, se “Aktiv användare”. Industrisektorer Industrisektorer är olika typer av områden som din verksamhet är engagerad i, verksamhetsområden. Kunder som tillhör en specifik industri kan till exempel ha liknande behov eller mål, då kan man exempelvis anpassa produkter, prislistor och projektmallar utifrån verksamhetsområden. Vid skapande av rapporter går det att använda industrisektorer både som värde-kolumn samt filter.  Intäkter Intäkter i Visma Severa är antingen faktiska intäkter (från fakturor man upprättar i Severa) eller intäktsprognoser som man lägger in i sektionen “Fakturering och intäkter” på projektet eller med tilläggsmodulen “Intäktregistering”. Intäkter visas i projektöversikt-sektionen på projektet och i rapporter(både som värde-kolumn och filter). Intäktsregistrering “Intäktsregistrering” är en tilläggsmodul som ger dig möjlighet att fördela projektintäkter på månadsbasis för hela projektportföljen eller utvalda projekt. Du kan fördela intäkten oavsett faktisk fakturering och inbetalningar. Faktisk fakturering per månad visas på samma sida som du lägger in intäkten och du kan alltid stämma av totalbeloppet. Om du för exempel har ett stort projekt, där kunden betalar halvparten vid kontraktsskrivning och resten när projektet är färdigt, kan du, som du önskar, periodisera intäkterna över hela projektperioden. Kalender Kalendern i Severa används på samma sätt som i Outlook eller Google-kalendern. Där kan man lägga in uppgifter, dela ut uppgifter, upprätta gemensamma aktiviteter, återkommande aktiviteter eller registrera kundmöten. För att lägga in en kalenderaktivitet kan man trycka på kalendern på höger sida eller upprätta aktiviteter på projektet i sektionen “Aktiviteter och faser” - lägg till ny aktivitet. Aktiviteter kan också läggs in från Ny - aktivitet. Klar att fakturera “Klar att fakturera” i projektöversikten eller rapporteringen är en summa av godkända timmar, vidarefakturerbara resekostnader och registrerade produkter(andra kostnader), som inte har blivit fakturerade ännu(intjänad men inte fakturerad intäkt). För att skapa fakturautkast med dessa poster, tryck på beloppet. Du får upp en fråga om du vill upprätta ny faktura, välj Ja. Du får då upp fakturautkastet som kan redigeras och faktureras/överföras till ekonomisystem. Du kan även gå in på Ny-Faktura för att få upp en lista över alla poster som är klara att faktureras. Från Ny-Faktura kan man skapa flera fakturautkast samtidigt eller gruppera projekt för fakturering. Kontaktperson Kontaktperson i Severa registreras på kunden antingen från kundkortet och Ny-kontakt eller från kund-rapport(funktionsknapp/“blå plusset”-ny kontakt). Kontaktpersonen kan sedan användas både på projekt och fakturor. Kostnad per timme Kostnaden per timme är kostnaden för anställda för verksamheten per timme(timlön). Det kan vara en ren lönekostnad, lönekostnad med avgifter och fasta kostnader eller ett estimerat värde på ex. projekt. För anställda med fast månadslön kan man dividera månadslönen med normaltid per månad och komma fram till kostnad/timme. Kostnad per timme definieras per användare på Verktyg-Användarhantering-välj användare-Arbetskontrakt. Kostnaden visas sedan i projektöversikten eller rapporteringen som lönekostnad/personalkostnad och beräknas som kostnad per timme * antal timmar som varje anställd har registrerat på projektet. Kostnadsställen Kostnadsställen används vid fördelning av intäkter och kostnader. Dessa används för integrationer med andra branschsystem (genom API) eller med tilläggsmodul “Intäktsregistrering”. Kostnadsundantag (projektmedlem) Kostnadsundantag är ett undantag från standard “kostnad per timme” (lönekostnad), som definieras på var enskild användares arbetskontrakt. Undantaget läggs in per projekt och per användare. Man kan inte ha fler kostnadsundantag för samma användare på samma projekt. Bara 1 undantag per användare per projekt. Kostnadsundantaget finner man under Aktiviteter och faser-sektionen på projektet - Redigera projektets medlemmar - Projektmedlem, kostnadsundantag - Lägg till- välj anställd och lägg in önskad avvikande lönekostnad. KPI (Key performance indicator) /Nyckeltal I Severa kan man definiera egna nyckeltal med tilläggsmodulen “Avancerad rapportering”. Ni kan då skapa egna nyckeltal relaterade till projekt, faktura eller användare. Det går att lägga in matematiska formler(operationer) för att få fram önskat nyckeltal. Kunder Kunder i Visma Severa är en sammanslagning av externa kunder, leverantörer och andra aktörer som företaget har relationer till och som användaren vill ha information om i Severa. Användaren kan lägga till generell information på kundkorten. Knyta en eller flera personer till kunderna, registrera adresser (fakturering, post, kontor), knyta projekt och aktiviteter till varje kund. Kundgruppering (marknadssegmentering) Kundgruppering/marknadssegmentering är ett verktyg för att klassificera affärsrelationerna för försäljning och rapporteringsändamål. Marknadssegmentering finner du under Verktyg-Inställningar-Kundgruppering. Där kan du skapa olika grupper av relationer. Till exempel: Nivå (A/B/C-nivå) och kundtyp(partner/prospekt). Administratörer kan upprätta egna huvudkategorier (istället för/utöver nivå/kundtyp) och självklart egna underkategorier under respektive huvudkategori. Kundimport Kunder kan importeras till Severa från andra system som CSV-filer (comma separated values). Gå in på verktyg-kundimport för att importera. Under “kundimport” finner du även en importmall och instruktioner hur man går tillväga. Lägga till flera produkter “Lägg till flera produkter”-knappen är tillgänglig på projektsidan i sektionen “produkter”. När du klickar på knappen får du upp en lista med alla produkter och kan lägga till flera produkter samtidigt. Marginal “Marginal” är en differens mellan fakturering och totalkostnader (personalkostnader, resekostnader och produktkostnader/fasta kostnader) Formeln för beräkning av marginalen i % är: (Fakturering - Totala kostnader) / Fakturering *100 = x %. Om man använder sig av tilläggstjänsten intäktregistrering kan man också visa företagets egen marginal (utan vidarefakturerade intäkter/kostnader från andra leverantörer), som är en differens mellan egna intäkter och egna kostnader och marginal från inhyrd arbetskraft eller inköpta tjänster. Formel: Intäkter från inhyrd arbetskraft/Inköpta tjänster  kostnader för inhyrd arbetskraft/inköpta tjänster. Massuppdatering Med massuppdaterings-verktyget kan man uppdatera mycket data på en och samma gång. Massuppdatering går att göra via rapporter/listor och görs alltid via händelsemenyn längst ner på rapporten/listan. Vad som ska uppdateras väljs mer specifikt med hjälp av check-rutor, ifall det inte finns någon checkruta kan det bero på att användaren inte har rättigheter till att ändra eller att befintliga värdet inte går att uppdatera. Massuppdatering görs enbart på den sidan(maximalt 200 rader, ibland 50) av rapporten som visas. Det som går att massuppdatera är till exempel: kunder, aktiviteter, projekt, fakturor, Miljö med flera valutor “Miljö med flera valutor” är en tilläggsmodul som ger företaget till att ha en standardvaluta för hela företaget och i tillägg få möjlighet till att specificera valutor per kund och per projekt. I rapportering kan man visa finansiella värden i både projekt-/kundvaluta eller standardvaluta. Momsfri faktura “Momsfri faktura” i Severa är en parameter på faktura (fliken “Inställningar”, sektion “Fakturainställningar”) och på kund som används för att skapa avgiftsfria fakturor (för exempel sälj av varor och tjänster till utlandet). Om du önskar att skapa en momsfri faktura, “checka” i rutan efter “Momsfri faktura”. När du gör det kan du även lägga till en beskrivning som kan användas i rapporteringen. Med “Momsfri faktura”-funktionen blir hela fakturan avgiftsfri. Om du önskar att ta bort moms på enskilda rader, måste du gå in i redigeringsläge på fakturaraderna och ändra moms-sats till 0 %. (blyertspennan vid sidan om faktura-raderna). Nyckelord Nyckelord i Visma Severa kan definieras på projekt, kontaktperson, filer och länkar och användare. Nyckelord kan också användas i sök-fält och som värde-kolumn eller som filter i rapportering. Användarnyckelord kan användas för att lägga in t ex: kompetenser, ansvarsområden, geografisk placering. Det kan vara användbart för vid kalenderanvändning (när man ex söker upp resurser) eller i rapporteringen (filtrering, sortering). Projektnyckelord kan användas för att differentiera projekt på projekttyp(t ex: fastpris, timbaserat, offentlig, privat.) eller storlek och prioritet (t ex: stor/viktig, mellanstor) eller i andra syften. Projektnyckelord som filter i projektrapport kan användas för att se lönsamhet och omsättning per projekttyp. Orderbok Orderbok visas i Affärsöversikt-rapporten som kan visas på startsidan i Visma Severa. Orderboken visar differensen mellan säljprognoser och verklig fakturering och visar hur mycket man kan förvänta sig att fakturera igen. Bara öppna projekt med försäljningsstatus “Vunna” och definierat värde används för beräkning av orderbok. Försäljningsstatus “Vunna” definieras på “Verktyg-Inställningar-Försäljningsstatus”. Det läggs sedan in på projektet när Offerten är “Vunnen”. Formeln är Värde-Fakturerat. Om summan för fakturerat är högre än värdet tas det inte med i beräkningen. Pris för godkända/fakturerade/icke-granskade timmar Pris för godkända timmar är ett kr-värde av alla timmar som har blivit godkända men ändå inte blivit fakturerade. Funktionen är tillgänglig med tilläggsmodulen ”Avancerad tidsuppföljning”. Pris för fakturerade timmar är ett kr-värde av alla fakturerade timmar. Om företaget använder tilläggstjänsten ”Miljö med flera valutor”, visas värdet i projektets valuta. Pris för icke-granskade timmar är ett kr-värde av timmar som inte är granskade ännu. Detta är tillgängligt med modulen ”Avancerad tidsuppföljning”. Prislistor Prislistor är en översikt över tim-, rese-, övertid- och produktpriser. Prislistor definieras av administratören under Verktyg - Inställningar - Prislistor och väljs sedan i Prissättning-sektionen på projekt. Företaget kan använda sig av flera olika prislistor (ingen begränsning) och upprätta kundspecifika och projektspecifika prislistor. Prislistor är inte integrerade med ekonomisystem och måste upprättas i Visma Severa. Produktiva timmar Produktiva timmar är timmar som bidrar till att projektet fortlöper eller timmar som är tillgängliga till arbetsgivarens disposition(m.a.o. inte semester/frånvaro). “Produktivitet” definieras per arbetstyp på Verktyg - Inställningar - Arbetstyper av administratören. Ett undantag är om en “ej produktiv”-arbetstyp har ett pris definierat i prissättnings-sektionen på projektet. Då antas den vara produktiv.  Prognoser I Visma Severa kan man skapa prognoser för att få finansiella indikatorer på ett kundprojekts lönsamhet. Det kan t ex vara intäktsprognoser, faktureringsprognoser och utgiftsprognoser. Projekt Projekt är en kostnadsbärare som används för timregistrering och andra kostnader. I Visma Severa kan man upprätta två typer av projekt: kundprojekt och interna projekt. Kundprojekt kan vara både “vunna” (order) och “pågående” samt förlorade. Interna projekt är för t ex: interna möten, kompetensutveckling eller frånvaroaktiviteter och kan inte faktureras. Projektets slutförandegrad Slutförandegraden är ett viktigt nyckeltal som visar förhållandet mellan faktiskt registrerade timmar och estimerade timmar på projekt. Slutförandegraden beräknas via formeln: Faktiska timmar/Estimerade timmar * 100. Slutförandegraden uppdaterar sig så fort timmar blir registrerade på projektet, även om de inte är godkända ännu. Det är också möjligt att lägga till slutförandegrad manuellt genom att trycka på procenten/procent-tecknet som visas i projektöversikten. Vanligtvis är det projektledaren eller en administratör som har tillgång till att ändra slutförandegraden. Om man lägger in slutförandegraden manuellt , måste man också komma ihåg att uppdatera slutförandegraden manuellt. Om man efter att ha lagt in slutförandegraden manuellt önskar använda sig av det automatiskt beräknade värdet igen, måste man radera den manuellt inlagda slutförandegraden och därefter spara. Slutförandegraden är tillgänglig i projektrapporter både som värde och filter. Projektmedlem För att en användare ska kunna registrera timmar på projekt måste användaren vara medlem av projektet. Användare i Severa kan bli projektmedlemmar direkt från vyn där man registrerar arbetstid eller reseersättningsvyn, om de inte är användare sedan tidigare. På stora projekt eller projekt med många deltagare, kan det vara svårt att administrera projektmedlemmar och därav kan användare få tillåtelse att lägga till sig själva som medlemmar. Tillgång till denna funktion styrs av behörighetsprofil på Verktyg-Inställningar-Behörighetsprofil eller på användarhanterings-sidan, sektion Behörighet. I tillägg, måste projektledar- eller administratöranvändaren tillåta användare att bli projektmedlemmar via arbetstimmar/reseersättning. Detta görs på projektsidan i sektionen Projektöversikt - Anslutning tillåten (Ja/Nej). Projektstatus Projektstatus är en indikator på hur projektet ligger till. Den visas i projektöversikten eller i rapporter/listor. Standardstatusarna är: Pågående, Inväntar godkännande, Godkänt, Redo för att faktureras, Fryst, Projektet kräver tillsyn. Man kan upprätta och definiera projektsatusar under Verktyg- Inställningar - Projekstatusar. Resursallokering Resursallokering i Visma Severa aktiveras med tilläggstjänsten “Avancerad resurshantering”. Med denna tilläggstjänst kan man allokera resurser på projekt (Egen sektion: Resursallokering” på projektsidan) och skapa rapporter utifrån detta (“Resursallokering” på Ny-Rapport). Sannolikhet - Försäljningsstatus Sannolikhet är en indikator på hur sannolikt det är att “vinna” ett projekt/en offert. Sannolikheten är knuten till försäljningsstatusar och definieras på Verktyg - Inställningar - Försäljningssatusar. I tillägg, kan sannolikheten ändras manuellt på projektet i sektionen “Försäljning och finanser”. Man kan också använda sig av sannolikheten vid exempelvis rapportering. Schema Schema i Visma Severa är ett projekts tidsram - startdatum och slutdatum. Projektets startdatum blir automatiskt dagens datum när man upprättar ett projekt, slutdatum måste däremot läggas in manuellt(startdatum kan också ändras). Slutdatum är inget obligatoriskt fält. Man kan lägga in slutdatum genom att trycka på “Lägg till Schema” i projektöversikten eller genom att trycka på projektnamnet i sektionen “aktiviteter och faser” på projektsidan. Om man inte lägger in något slutdatum, visar systemet antal dagar från och med projektets startdatum. Om slutdatum är inlagt visar systemet däremot projektets utveckling i en grafisk framställning och antal återstående dagar. Om man håller markören över den grafiska indikatorn, ser man antal fullförda procent(baserad på startdatum och slutdatum). Sidebar - Sidopanel Sidebar(sidopanel) är en kolumn på höger sida i Visma Severa med olika typer av länkar och verktyg, som exempelvis: Uppgraderingar, Aktivitetskalender, Uppgiftslista och Hjälp. Skapa kopia Med “skapa kopia”-knapp på projektsidan kan man enkelt skapa ett nytt projekt genom att använda valt projekt som mall. Information i projektöversikten, aktiviteter och faser, resursallokeringar, fakturaupplysningar och filer och länkar kan då kopieras till ett nytt projekt (man kan också välja att inte kopiera dessa). Om man önskar att kopiera allt, behöver man bara trycka på “Skapa kopia”, uppge projektnamnet för det nya projektet och klicka på Spara. Slutdatum Slutdatum är en deadline för projekt eller faser. Deadline är inte en obligatorisk upplysning på projekt. Om slutdatumet för ett projekt eller en fas blir överskridet, får man upp ett utropstecken under sektionen “Aktiviteter och faser” till höger om projektnamnet eller fasnamnet. Deadline (tillsammans med startdatum) används för beräkning av “Schema” i projektöversikten och rapportering. Slutdatum är synligt i sektionen “Aktiviteter och Faser” på projektet och som värde-kolumn samt filter i projekt/fas-rapporter. Säljprojekt Säljprojekt är alla projekt med säljstatus ”Pågående” (under Inställningar – Försäljningsstatus). Säljstatus definieras i sektionen ”Försäljning & Finanser” på projektsidan. Under Försäljningsstatus på Inställningarna kan administratören se vilka försäljningsstatusar som är av typ ”Pågående”-säljstatus(Verktyg – Inställningar – Försäljningsstatus). ”Pågående” betyder att projektet inte är ”Vunna” eller ”Förlorat”, vilket innebär att det kräver extra uppföljning. Totalkostnad - Utgifter Totalkostnad är en summa av alla arbets-/rese- och produktkostnader på projekt. Totalkostnad ser man i projektöversikt och i rapporter. Traktamente Traktamente i Severa refererar till en fast summa per dag som en medarbetare kan använda på att resa. Administratören måste själv lägga upp och uppdatera satserna manuellt. Trä-vy Trä-vy är en grafisk framställning av projektstrukturen, som en hierarki, med faser, aktiviteter och deadlines. Man kan visa/dölja huvudfaser och underliggande faser genom att trycka på + eller - ikonen framför projekt-/fasnamn. Uppgraderingar Uppgraderings-knappen är alltid tillgänglig på högersidan i Severa för administratörs-användare. Under uppgraderingar kan administratörers se licensinformation med antal användarlicenser och tilläggsmoduler och beställa fler användarlicenser eller tilläggsmoduler. Man kan också se orderhistorik på alla sina tidigare beställningar och ändra version av Visma Severa. Uppskattad marginal Uppskattad marginal är en differens mellan faktureringsprognos och utgiftsprognos. Beräknad marginal i % beräknas genom: (faktueringsprognos-utgiftsprognos)/faktueringsprognos*100. Utgiftsprognos Förväntade totalkostnader som läggs in på månadsbasis i sektionen “Fakturering och Intäkter” på projektet, kan användas vid exempelvis rapportering. Valuta I Visma Severa har man stöd för flera valutor med tilläggstjänsten “Miljö med flera valutor”. Det är aktuellt för företag som opererar i flera länder och önskar att ha projekt med olika valutor. Valutan kan definieras per kund och per projekt. Som standard, registreras och visas allt av finansiell information i Severa i den valutan som är definierad under Verktyg - Inställningar - Företagsuppgifter. Vunnet projekt Ett vunnet projekt är ett försäljningsprojekt som blir till en faktisk order. Försäljningsstatus av det vunna projektet ändras då till exempel: Beställning (vilket är en standardstatus för vunna projekt). Man kan upprätta och definiera egna statusar under Verktyg - Inställningar - Försäljningsstatusar. Sannolikheten för sälj ändras då automatiskt till 100 % Värde Värde i Severa refererar till kontraktsvärde på projekten. Värde läggs in i sektionen “Försäljning och Finanser” på projektsidan. I rapporter heter det “Förväntat värde” och kan användas som värde-kolumn och filter i både projekt och kundrapporter. Återstående fakturering Återstående fakturering är en differens mellan Faktureringsprognos och Verklig fakturering (totalt). I projektrapport är återstående fakturering = faktureringsprognos-fakturerat(kr). Återstående kostnad Återstående kostnad är en differens mellan utgiftsprognos och totalkostnader (till exempel i projektrapporten: Återstående kostnad = Utgiftsprognos-Totalkostnader) Övertid Övertid i Visma Severa kan användas för att lägga in timmar som man arbetar över det som är “normaltid”. Företaget kan själv välja om de önskar att använda sig av Övertid vid timregistrering eller inte. Övertidsersättning definieras av administratören under Verktyg - Inställningar - Övertidsersättning. Övertid kan även påverka kundens pris. Till exempel, om en användare registrerar övertidstimmar, kan slutkunden belastas för det med X% påslag på ordinariepris. Övertid registreras i timregistrerings-vyn där önskad övertid väljs i “drop down”-gardinen. Övriga kostnader Övriga kostnader är kostnader relaterat till resekostnader och produkter (alla kostnader utom löneutgifter).