Användartips för Visma TransPA

  I denna artikel utforskar vi kalendern, dess funktioner och inställningar. Kalendervyn erbjuder en tydlig översikt över din personals arbetsplanering, frånvaro, inrapporterad tid, digital färdskrivardata, resor och andra aktiviteter. Alla inställningar sparas automatiskt för varje användare i systemet.   Menyraden innehåller åtta ikoner, och nedan beskriver vi vad varje ikon representerar samt vilka inställningar du kan göra.   1. Placera händelser över hela dagen   2. Placera händelser exakt där de inträffar på dygnet   3. Hovring visa/dölj detaljer på aktiviteten   4. Visa/dölj oplanerade pass.   5. Visa/dölj tachodata   6. Val av statistikceller Här kan du välja vilken information om den anställde som ska visas i kalendern. Använd registret nedan för att välja och fästa den information du vill se genom att dra och släppa. När du sedan befinner dig i kalendern kan du hovra över statistikcellen för att se dina val.     7. Val av hur anställda skall grupperas i kalendern   8. Val av information som ska visas för varje aktivitet   Sortering Förbättra din sortering efter behov genom att klicka på de olika cellerna för att sortera baserat på önskat värde. Till exempel, om ni vill sortera efter vem som har mest övertid, klickar ni på cellen för övertid, och systemet sorterar sedan de anställda i ordning baserat på detta.   Använd muspekaren för att "dra och släppa" på de ljusa sträcken i sidledes för justering.     Sökfunktion Ni kan enkelt söka efter era anställda utifrån olika kriterier som arbetsgrupp, arbetsledare, stationsorter, trafikområden och semestergrupp. Dessutom har ni möjlighet att använda anställningsnummer eller signatur i er sökning. Genom att ange för- eller efternamn, får ni även förslag på filtrering för att underlätta sökningen.     Visning av period Välj tidsperiod -  Klicka på datumperioden för att öppna månadskalendern. Välj den första och sista dagen du vill inkludera. Använd dubbelpilarna (höger/vänster) för att snabbt förflytta dig en hel period framåt eller bakåt eller använd enkelpilarna för att flytta en dag i taget.   Redigera För att lägga till eller ändra pass, frånvaro, noteringar eller tidsrapporter direkt från kalendern, klickar du på den aktuella dagen eller markerar det schema du vill ändra. Detta öppnar en ny menyrad längst ner på sidan. Här kan du enkelt välja att lägga till, ta bort eller redigera innehåll i kalendern. Tips! Om man vill kunna ta bort flera block samtidigt i kalendern i stället för att ta en och en, så kan man göra detta genom att hålla ner knappen Ctrl på sitt tangentbord och klicka på de olika blocken i kalendern, så att dom blir markerade därefter kan du välja ta bort eller tilldela.     I denna artikel kan ni läsa mer om Kalender Fordon & Pass  

Skapa företag Du kan enkelt lägga till flera företag i systemet. Om du har tillgång till flera företag/databaser, se till att du är i rätt databas (högst upp till höger syns databasnummer)    Följ dessa steg:   Gå till verktyg - inställningar - skapa företag   Klicka på "Lägg till företag." Ange företagsnamnet och välj avtalsområdet för det nya företaget. Klicka på "Spara."   Logga Ut och In: Logga ut och sedan in igen för att företaget ska visas i listan på startsidan, där ni kan växla mellan olika bolag.   Eftersom det nya företaget är helt tomt, behöver ni manuellt lägga in alla nödvändiga uppgifter och inställningar.   Lönearter: Lägg till nya lönearter under "Register - Lönearter". Vi rekommenderar att boka in en lönematchning för att säkerställa korrekt konfiguration. Löneberäkning: Ställ in vilket lönesystem ni ska exportera till under "Verktyg - Inställningar - Löneberäkning". Se mer i artikeln om export av lönefil och konteringsdimension för resultat- och kostnadsuppföljning. Aktivitetstyper: Knyt aktivitetstyper, som föräldraledighet, till rätt löneart under "Register - Aktivitetstyper". Arbetsuppgifter: Koppla arbetsuppgifter till rätt löneart under "Register - Arbetsuppgifter". Tidrapportering: Justera inställningar för tidrapportering under "Verktyg - Inställningar - Tidrapportering". Företagsinställningar: Hantera allmänna företagsinställningar via "Verktyg - Inställningar - Företagsinställningar". Systemanvändare: Ge rättigheter till andra systemanvändare genom "Verktyg - Inställningar - Systemanvändare". Genom att noggrant gå igenom dessa steg säkerställs att allt är korrekt inställt för det nya företaget i systemet.   Ta bort företag i er databas Det finns även möjlighet att ta bort företag i databasen. Tänk på att all information då kommer tas bort permanent och kan inte ångras. Gör därför en ordentlig kontroll över om du har någon data som du vill kunna ta fram i efterhand. Se gärna våra rapporter och spara ner underlag om du behöver.   För att ta bort ett företag, följ dessa steg:   Gå till verktyg - inställningar - ta bort företag Nu öppnas dialogruta med begäran ta bort företag. Här behöver ni bekräfta genom att skriva in företagets namn i textfältet och därefter bekräfta med ta bort.       När detta är gjort så är borttagningen klar från er sida.   Skulle ni vilja se och administrera vilka systemanvändare som har tillgång till vilka företag görs detta i verktyg - inställningar - systemanvändare där ni kan överblicka behörigheter.  

Dokument som förklarar behörighetsvalen i Visma TransPA

På startmenyn ser du menyvalen med knappar, de med större gul text har levande information - nya meddelanden, antal poster som du har att attestera, samt antal påminnelser. Själva layouten styrs av dina användarrättigheter, med andra ord så har du de knappar som du har tillgång till och behöver i ditt arbete.   TRANSPA - tar dig till startsidan Om du klickar på TRANSPA längst upp till vänster så kommer du tillbaks till startsidan.   Använd menyträdet för att snabbast nå valfri meny Om du klickar på figuren med rutorna så når du menyträdet. Dessa funktioner är alltid tillgängliga oavsett meny.     Databasnummer och företagsnamn Längst till höger i ramen står ert databasnummer tillsammans med det företag du är inloggad i. Håller du pekaren över figuren syns namnet på inloggad systemanvändare.      Chat  öppnar dialogrutan till chatten där du kan få bra svar på allt som rör Transpa och olika frågeställningar du har. Skriv på samma sätt som om du skulle ställa frågan till en av våra medarbetare i support och så hoppas vi du upptäcker hur fantastiskt mycket denna moderna smarta AI-chat kan besvara!    Vi använder den själva här i supporten frekvent för att få fram rätt information. Innehållet är skrivet av oss medarbetare och chatten är fantastisk på att söka ut den snabbt och att peka på relevant svar. Skulle den inte ta dig i mål så kan du enkelt be att få vidare svar från oss här på Transpa, vi arbetar för att ge dig bästa möjliga hjälp givetvis.   Vid kugghjulet når du följande: Starta fjärrhjälp laddar ner PC-versionen av Teamviewer Quicksupport som vi använder för att du ska kunna dela din skärm med oss vilket ger oss möjlighet till extra bra support när detta val behövs. Möjligheten med fjärrhjälp erbjuder vi till våra kunder som väljer supportavtal Silver och uppåt. Rekommenderas varmt! Skulle du använda mac eller annan enhet som ej kör Windows hänvisar vi dig till andra versioner av Teamviewer Quicksupport som finns för nedladdning   Kontoinställningar Via kontoinställningar når du dina uppgifter som är kopplade till din inloggning med Visma Connect. Här kan du administrera mailadress, mobilnummer och aktivera förenklad och säkrare inloggning bl a.  I registret för systemanvändare och anställd - beroende på vilken roll du har i Transpa - finns e-postadress och mobilnummer. De synkas med dessa uppgifter nedan som rör din Visma connectinloggning.      Inloggningsnycklar Lösenord kan tyckas säkert, men säkerhet är svår att upprätthålla idag när nära på all känslig information finns lagrad digitalt. Om man endast har lösenord som säkerhet så löper man tyvärr högre risk att drabbas av obehörig inloggning än om ni valt att aktivera en typ av inloggningsnyckel.  Därför har vi ett riktigt bra stöd för att höja din säkerhet i och med att du i Transpa loggar in med Visma Connect!   Bank-id Sverige E-legitimation, läs mer här om du önskar aktivera ditt mobila bank-id.    Biometrisk FIDO2-enhet Låter krångligt men är precis tvärt om! Det är ett fantastiskt verktyg som vi rekommenderar varmt för alla som vill förenkla sin inloggning! Lägg bara till ditt ansikte eller fingeravtryck som ett säkerhetslager så slipper du helt att ange lösenord för bästa möjliga inloggningsupplevelse!  Inte minst för alla era anställda som dagligen tidrapporterar. De vill vi tillsammans givetvis erbjuda en riiktigt enkel och säker vardag!    FIDO2-säkerhetsnyckel En smart säkerhetsnyckel som du ansluter till din dator eller annan enhet via USB. Detta extra säkerhetslager loggar in dig via en kod eller ditt fingeravtryck. Tryggt och säkert samt kan underlätta inloggningsförfarandet om man inte önskar spara inloggningsuppgifter i webbläsaren.     Utloggning Vår sista symbol, dörren längst till höger, loggar ut dig från Transpa.    

Kompensationsledighet är något som tillämpas i många olika branschavtal. Efter överenskommelse mellan arbetsgivare och arbetstagare kan ersättning för övertid utges i ledighet istället för i form av pengar. Vid övertidsarbete ska även övertidssaldo räknas upp, vilket innebär att för varje arbetad timmes övertid  ska övertidssaldot öka med en timme, vare sig den anställde väljer att få den utbetald eller sparad som komp.   I TransPA finns full funktion för hantering av både övertidssaldo och kompsaldo. Ni får en bra översikt där ni kan följa intjänad och uttagen komptid. Ni kan själv ställa in en gräns för kompsaldotaket, vilket gör att i löneberäkningen kommer det komma upp en varning bredvid kompsaldot. Standardinställningen i programmet är 40 h, men kan ändras manuellt.   I denna artikel: Begränsa överföring till kompbank kan ni läsa mer om vilken åtgärd ni behöver göra för att begränsa överföringen till kompbanken när den anställde nått "taket". Tillämpar ni Transportavtalet finns även en inställning för att löneberäkningen automatiskt håller komptimmarna under ert valda komptak - läs mer i artikeln.   Saldohantering Likt övriga saldon kan man se kompsaldon och övertidssaldon för respektive person i Löneberäkningen högst upp till höger och i personalregistret, under fliken Lön på respektive person. Kompsaldo påverkas inte när nytt år kommer, utan saldot lever vidare. Övertidssaldot däremot skapas ett nytt för varje år efter att januaris lön är sparad, dvs avvikelser för december är klara.   I rapporten innestående saldo kan ni få aktuellt saldo som rör komp, flex, ATF-saldo och övertid för samtliga era anställda.   OBS: I löneberäkningen ser jag att övertidssaldot är minus. Hur kan det vara så? Skulle ni ha anställda som börjar det nya året med att plocka från kompbanken så kan övertidssaldot bli minus i februaris lön, typiskt. Uttag från kompbanken ska nämligen reducera antalet timmar från övertidstimmar, förutom att sänka kompbankens saldo, och därav kan fenomenet uppstå. Om detta uppstår hos er för någon anställd men ni vill undvika minussaldon så kan ni justera upp saldot till 0 inne på personkortet.     Komp i tidrapporteringen I tidrapporteringen finns det följande två val för att använda sig av komp.  Vad som menas är att eventuell skillnad mot ens tänkta arbetstid ska påverka antingen i form av pengar, i normalfallet som betald övertid (1) eller att det i så fall ska sparas eller dras från kompbanken (2).   1. Spara eventuell över- och undertid som över- och undertid Om man väljer detta alternativ kommer all övertid som uppstår att ge upphov i betald övertid och övertidsersättning. Om man istället har arbetat för lite, kommer motsvarande mängd att presenteras som undertid för månaden. Det är dock du som löneadministratör som avgör hur denna undertid ska behandlas, att dras från lönen, ta från deras kompbank eller ingen åtgärd alls.   2. Spara eventuell över- och undertid som komptid Med detta alternativ valt, om man har arbetat "för lite" resulterar det i att man drar denna tid från kompsaldot, och ger på så vis kompledigt. Vid uttag av kompensationsledighet skall motsvarande övertid återföras som tillgänglig övertid enligt gällande avtal. Alltså om man tar ut 1,5 timme kompledigt så kommer övertidssaldot reduceras med 1 timme. Bland löneraderna syns antal komptimmar som dras från intjänade komptimmar. Löneraden som presenteras är "uttag från kompbank". Saldon uppdateras när du sparar lönen.   Har man istället arbetat "för mycket" kommer antal övertidstimmar multipliceras med 1,5 och sedan överföras till kompbanken. Som exempel om du har 1 timmes övertid, som du vill spara till kompbanken. Bland löneraderna syns det uppräknade värdet direkt, "överföring till kompbank, antal 1,5". Övertidssaldot ökar med en timme. Saldon uppdateras när du sparar lönen.   Observera Tänk på att arbetstidsförläggningen ni tillämpar påverkar resultatet för er och era anställda när de väljer att plocka/spara övertiden i kompbanken. Har den anställde övertid per dag kan hen få specifika dagar att räknas, men använder ni kanske vecko- eller månadsarbetstid så kommer en större period räknas samman när valen för komp använts i tidrapporteringen. Exempel: Den anställde går på månadsarbetstid och har arbetat 180h jämfört med sitt arbetstidsmått som denna månad är 168h. TransPA känner av arbetstidsförläggningen och slår då samman hela periodens övertidstimmar till komp och presenterar i löneberäkningen, överföring till komp 18h (12 x 1,5). Här räcker det att man på enstaka dag i perioden valt spara övertiden i kompbanken för att få denna effekt.   Uttag av komptimmar i pengar Om den anställde vill ta ut sina komptimmar i pengar görs detta på följande sätt: Klicka på ny rad i löneberäkningen, därefter väljer du alternativet - Uttag från kompbank När du har valt uttag från kompbank skall du därefter fylla i antal timmar manuellt, låt À-pris och belopp vara tomt. Obs! har ni valt under verktyg-inställningar-löneberäkningen kryssat i "Exportera frånvarolönearter med negativt antal" behöver ni fylla i minus antal timmar se bild nedan. Därefter lägger du till ytterligare en rad, denna gång väljer du timlön. Skriv in samma antal timmar så räknar TransPA automatiskt ut rätt summa.      Tips: Om det handlar om en anställd som slutar och därmed vill ha sin kompbank utbetald som pengar, kan du istället välja, symbolen markerad på bilden nedan, månaden efter att kontraktet tar slut, att utföra Betala ut innestående saldon som lön och på så vis tömma eventuell kompbank, flexbank och arbetstidsförkortning, på en och samma gång. Sedan har du bara eventuella outnyttjade semesterdagar kvar att lägga till i ditt löneprogram.                          Känd begränsning, Transportavtalets val för lokal överenskommelse i kombination med schemalagd tid Har ni i er miljö valt följande uppsättning: Normal arbetstid/vecka Schemalagd tid/vecka Samt kombinerat detta med valet föreslå schemalagd tid vid frånvaro, var uppmärksam på följande: Finns förekomster av att er anställd valt att plocka från kompbank för enskilda dagar när tid saknas, men totaltiden för veckan har passerat arbetstidsmåttet?    Se detta exempel där onsdagen är kort och den anställde begär att plocka timmar från komp. När hela veckan är inrapporterad så visar det sig att arbetsmåttet (36h i detta fall) har passerats. Registreringen av att plocka komptid ställer då till det och ni behöver klicka ur den begäran för att uppräkningen av komptimmar ska bli korrekt.     Här är det resultat man generellt vill ha - summering av totaltiden för veckan resulterar i överföring till kompbank:    

Översikt, er personalvy   Här hittar du all information om din personal, samt redigerar uppgifter och lägger in ny personal.     Här följer en beskrivning av gränssnittet och som på flera ställen i Transpa så får ni förklaring om ni för musen över symbolerna inne i produkten.     Lägg till ny personal     Växla mellan aktiva och ej aktiva anställda     Öppnar upp rapporten personal allmänt, där du får fram mer data om personalen i fler kolumner.    Skräddarsy din personalvy. Välj vilka kolumner du vill ha aktiva och inaktivera de som inte är relevanta för er. Dra och släpp kolumner till/från höger och vänster för att välja. Spara när du är nöjd.     Rutan aktiva visar antal aktiva anställda i aktuellt företag. Om ni har flera företag i en och samma databas och vill se totalen, växla företag för att räkna samman era anställda.   I nästa fält kan man gruppera personal enligt följande:   Nästa fält med pilen är vårt finfina filter som snabbt lyfter fram anställda utifrån:  Arbetsgrupp Semestergrupp Trafikområde Arbetsledare Stationsort Anställd, här kan ni söka på för- och efternamn, signatur och anställningsnummer. Så här kan det se ut.    Allt eftersom du börjar skriva så kommer sökträffarna krympa och du kan klicka för att aktivera rätt filter.   I detta fall valde jag stationsort. Om det efter filtrering finns en nedåtpil så finns fler stationsorter att visa/dölja och växla till om ni vill.     Vill du komma tillbaka till hela vyn med personal, ta bort filtret genom att klicka på krysset.   Titta på rubrikerna i anställdalistan. Efter någon av dina rubriker finns en sorteringsfunktion. Klicka på rubriken du vill sortera på. Du kan sortera i stigande   eller fallande   ordning.   Samtliga inställningar sparas på dig som användare, så att du behåller samma vy även i framtiden.   Snabb växling mellan anställda För att gå in på anställds detaljer klickar ni på pennan längst till höger..    ..och då öppnas allmäntfliken på personkortet   Här kommer ni åt alla kategorier med er angivna data som rör denna person. Skulle ni nu vilja ta er vidare till annan person så gör ni detta snabbast och lättast genom att klicka på rullgardinen, där ni antingen kan bläddra i listan eller skriva in första bokstaven om ni föredrar det, så hittar ni er anställd.  Anställda syns med sitt fullständiga namn följt av anställningsnummer.       Tips om ni ska göra granska detaljer eller göra ändringar på flera personer   välj ett lämpligt filter innan ni kliver in på specifik person - då får ni med er den valda gruppen, ser endast relevanta anställda och kan arbeta effektivare! Ställ er på vald flik och utför er ändring. Växla därefter person så står ni kvar i samma flik. Ni kanske ska lägga till ett lönetillägg eller byta arbetsledare för en viss grupp anställda.    Lägga till ny personal Efter att du klickat Lägg till personal     kommer följande ruta upp:   En anställd skapas upp i två steg. Steg 1: Ange förnamn, efternamn och signatur. Signaturen kan bestå av bokstäver eller siffror och måste vara unik. Det är den enda detalj som inte kan ändras på en anställd. Den är inte viktig för er anställd, men kan användas i koppling i integrationer och som sortering i era register. Signaturen används internt i TransPA och visas inte för den anställde.   Därefter kommer gråa fält, hoppa över dessa och fortsätt nu till inställningar för inloggning (Visma Connect) Men först behöver ni välja om ni ska bjuda in den anställde till inloggning via Visma Connect nu eller om ni vill avvakta. För inbjudan nu, fyll i den anställdes e-postadress, denna kommer att användas för inloggning till tidrapporteringen.  Som standard är "Aktivera login omedelbart" aktiverad, vilket betyder att så snart du sparat uppgifterna på denna sida så skickas ett välkomstmejl till den anställde e-postadess. I välkomstmejlet beskrivs hur den anställde skapar sitt lösenord, och loggar in första gången. Vill du registrera personalen utan att bjuda in dem ännu, så kan du trycka här   Du kan då välja att bjuda in till inloggning i ett senare skede. När du är klar klickar du på "Spara och bjud in" alternativt "Spara".     Därefter kan ni spara och fortsätta skriva in övriga uppgifter. Land och Språk kan också anges och mobiltelefonnummer. Det mobilnummer du anger här kan användas för att återställa inloggningen till den anställde. Tänk på att anställningsnumret måste vara unikt. Förarkortsnummer är viktigt att det blir rätt, om ni vill att färdskrivardata ska kunna hämtas för var och en av era anställda. För att vi ska hämta färdksrivardata krävs 14 eller 16 siffror. För att kunna kontrollera förarkortets giltighet i Transpas kontroll mot BKY krävs 16 siffor. Läs mer hur man aktiverar färdskrivarkoppling.  Läs här om vår tjänst, behörighetskontroll mot BKY, förarkort och körkortsbehörigheter.   Har ni en integration till Klartext, se då denna information hur ni uppdaterar er personal systemen emellan   Val av tidrapportering Välj på vilket sätt personen ska tidrapportera. Här finns fyra olika val:    Efter fullgjort arbetspass Tidrapportering görs i efterhand. Det finns en inställning som godkänner tidrapportering i förväg, typiskt fort före dagens slut. Standardinställningen är satt till 15 min i förväg och ställs in via verktyg - inställningar - kommunikation   Stämpelklocka Tidrapportering sker i realtid genom in- och utstämpling. Ni kan själva välja på företagsnivå, vad som ska hända om man stämplar in före och efter schemalagd tid. Här förklarar vi mer och beskriver val av inställningar.   Kvittera pass Detta alternativ innebär att personalen skall kvittera alla sina arbetspass. Vid kvittering skapas en tidrapport som är likvärdig med det planerade passet. Denna funktion är användbar om arbetstagaren alltid ska få betalt för den planerade tiden. Eftersom kvitteringen kan ske när som helst under dagen är den även användbar i samband med möjligheten till larm. Ett pass som är kvitterat kan förändras av personalen tills tidrapporten blivit attesterad. När kvittering tillämpas är det fortfarande möjligt för personalen att lägga till nya tidrapporter för dagar där det saknas pass. Här kan ni läsa mer om larm när personal inte har påbörjat sitt arbetspass.    Extern tidrapportering Detta val finns till för att anställda som tidrapporterar via ett externt system, ändå ska kunna gå in och se tidrapporteringsvyn och där överblicka datan som registrerats. Man kanske vill kunna se den totala tid som registrerats under en vecka eller månad. Med detta val finns ej möjlighet att registrera eller ändra någon data. Notera att alla tidrapporter kommer synas röda. Den färgen används när man inte kan förändra en post. Detta är samma färg som används vid attesterade poster. (Era anställda kommer alltså inte kunna se om de är attesterade eller ej.) Har man extern tidrapportering vald hänvisas anställd till vår traditionella tidrapportering (TIDRA finns ej tillgänglig).     När ni är klar med era val och all information är ifylld, glöm inte att spara alla ändringar genom att klicka på "Spara".   Fortsätt därefter med att skapa anställningskontrakt.   Anställningskontrakt Vidare på fliken för anställningskontrakt, som också är viktigt att det blir gjort. Innan ett sådant finns kan inte den anställde logga in och registrera tid till exempel och det är här som arbetstidsförläggningen sätts.   Det mesta är tämligen självförklarande, men vissa saker är värt att notera:    Fr o m-datumet är kontraktets start, Anställd fr o m är när personen började på företaget, men saknar betydelse i löneberäkningen.   Ingångslön har ingen påverkan för löneberäkningen, men för den som vill veta vad en anställd började på för lön kan det anges. Uppgiften syns även på anställningskontraktet, där annars lönegrupp är den information som pekar mot vilken lön den anställde har.   Anställningsform pekar mot villkoren i respektive avtal. Är du osäker, läs om skillnaderna som finns i det avtal som ni önskar tillämpa (ett exempel är skillnaden mellan visstid vikarie/övrigt och visstid extra, åkeriavtalet)   Om du sätter en person som deltidsanställd, ska du fylla i antalet timmar per vecka, inte i procent. Vissa begränsningar finns som kan kräva manuell hantering i löneberäkningen - har ni personal som är anställda på deltid, läs avsnitt om Deltidsanställda.   Sättet att välja arbetstidsförläggning ser olika ut, beroende på om din personal går enligt Transportavtalet, Bussbranschavtalet, Maskinföraravtalet eller Tjänstemannaavtalet.   Varje anställd måste ha en lönegrupp angiven, även om du tänker sätta en personlig månadslön. Många värden som påverkar personens lön, såsom OB och premiekomp, finns bara i lönegruppen. Vill du ändra något i en lönegrupp, t ex ett belopp eller en arbetstidsförläggning görs det så här. Glöm inte att spara kontraktet. Noteringsfältet kan användas till särskild information som inte kan skrivas någon annanstans, med tänk på GDPR, vem som har tillgång till programmet och vad du skriver.   Fortsätt sedan att med fliken lön.   Därefter, se över flikarna Lönetillägg, Utrustning, Kompetens och Dokument och din anställde är klar!    Har du en anställd som ska kunna arbeta både administrativt som systemanvändare och även tidrapportera som anställd? Här kan du läsa mer om hur ni kan sätta upp en sådan användare och hur man växlar mellan vyer.

Relaterat till denna artikel, här kan ni läsa om komptid och övertidssaldo Inställningar för komp Ni hittar inställningar för komp i verktyg / inställningar / löneberäkning. Sätts individuellt per företag.     Max antal timmar i kompbanken Ni kan själva bestämma ert komptak och ställa in detta i Transpa. Detta kommer hjälpa er i löneberäkningen för att inte överskrida er valda gräns. Som standard är komptaket inställt till 40h.   Begränsa kompsaldot automatiskt (endast Transportavtalet) Är ni på väg att aktivera denna funktion? Vi informerar här om kända scenarion där funktionen med automatisk överföring till komp  Funktionen är skapad för att ingen anställd ska kunna ha ett högre saldo än ni begärt i komptak, men går man utanför den regeln så har vi alltså inte tagit höjd för detta i vårt beräkningsstöd.  Vad innebär denna begränsning? Har ni någon anställd som inför lönekörning har ett högre kompsaldo än ert begärda komptak, samt valt att överföra överskjutande timmar som komptid, kommer löneberäkningen inte kunna summera komptimmar till att bli korrekt uppräknade. Detta kan också påverka beräkning av övertid. Vi vill ha funktionen igång med har anställda som avviker från komptaket. Hur hanterar vi dessa? Har ni en sådan situation - se till att timmarna kommer in som övertid istället för komp för att få löneberäkningen helt korrekt. Har ni fortsatt behov av att flytta övertid till komp så behöver ni hantera detta manuellt. Med valet aktiverat så får ni följande funktion:   I detta exempel har vi en situation där kompsaldot är 36h inför lönekörning, öppen lön. I avräkningsperioden finns timmar sparade i komp som överstiger de fyra återstående upp till 40h, vilket en varningstriangel infomerar om. Ni har ju valt att begränsa kompsaldot automatiskt till 40h och därmed kommer saldot efter sparande bli just 40h vilket syns inom parantes. Vi ser också löneraden som säger att endast fyra timmar ryms i överföring till kompbank. Detta får effekten att överskjutande timmar istället hamnar som övertid och syns på den löneraden.     En snabb titt på efterföljande månad visar att aktuellt kompsaldot nu är 40h och med fortsatt varning att komptaket har uppnåtts. I denna lönekörning kommer nu all överskjutande tid presenteras som övertid, helt oavsett om valet spara som övertid eller spara som komp är valt i tidrapporterna. Ett tecken på att man valt spara till komp någon gång i avstämningsperioden är att löneraden överföring till kompbank syns som lönerad.     Om ni istället har valet ej aktiverat så får ni följande funktion:     Samma situation som ovan, där kompsaldot är 36h inför lönekörning, öppen lön. I avräkningsperioden finns timmar sparade i komp som överstiger de fyra återstående upp till 40h, vilket en cirkel med utropstecken informerar om. Vi ser också löneraden överföring till kompbank och får förklaring till varifrån de kommer om jag klickar på raden.     Skulle ni i detta läge vilja begränsa kompsaldot till 40h så är detta fullt möjligt med manuell åtgärd, klicka då på knappen med snabbåtgärder till vänster om lön, ovanför era lönerader och välj där begränsa överföring till kompbanken.     Nu fördelas timmarna och kvar i överföring till komp blir endast de timmar som ryms före taket nås. Resten hamnar som övertid och ni ser ert nya saldo inom parantes, som fastslås när ni sparar lönen.   Om vi backar tillbaka före åtgärden, så såg det ut så här:     Om ni i detta läge istället skulle spara lönen så kommer saldot att överskrida komptaket och sparas med 48,75h som ni ser.   Notera att vid detta vägval där ni för en anställd passerat komptaket så kommer ni inte få någon fortsatt varning för denna anställd i kommande lönekörningar. Detta beror på att varningen endast syns i det skede då komptaket är uppnått/på väg att passeras. Snabbåtgärden som hjälper er att hålla er inom ert uppsatta komptak finns heller ej att välja.

Mobilt BankID Sverige är numera ett inloggningsalternativ för Transpa. Du ser det enklast genom att det finns en knapp för detta på inloggningssidan connect.mytranspa.com, under fältet för e-postadress. Om du redan aktiverat detta för en annan Visma-produkt till detta konto, kan du redan nu klicka Logga in med Mobilt BankID Sverige och följa instruktionerna på skärm.   Om du inte gjort det tidigare och vill aktivera kopplingen till ditt mobila BankID nu, gör du på ett av följande sätt: Från inloggningssidan: Klicka på Logga in med Mobilt BankID Sverige. Om du är på dator, starta BankID-appen på telefonen, scanna QR-koden, skriv din kod till BankID i appen och vänta. Om du gör detta på en telefon klicka på Starta BankID-appen om den inte har startats automatiskt, och skriv koden för ditt BankID i appen. Gå tillbaka till webbläsaren i telefonen och invänta nästa steg. Visma Connect frågar nu om din e-postadress som ska knytas till ditt BankID. Skriv den i rutan, var noga att adressen är korrekt och klicka på Skicka e-post (se bild nedan). En sexsiffrig säkerhetskod skickas nu till din e-postadress, invänta den och skriv den i rutan och klicka Länka konto. Från kontoinställningar (som systemanvändare): Logga in i Transpa som vanligt, på connect.mytranspa.com. Klicka på kugghjulet till höger och välj Kontoinställningar. Under E-legitimation välj Lägg till e-legitimation (se bilder nedan). Välj "Ja, lägg till e-legitimation" Välj Logga in med mobilt BankID Sverige. Starta BankID-appen på din telefon och scanna QR-koden och slå koden för ditt BankID.  En sexsiffrig säkerhetskod är nu skickad till din e-post. Invänta den och skriv den sedan i rutan och klicka Länka konto.                     Från Kontoinställningar (som tidrapporterande): Logga in på connect.mytranspa.com som vanligt. Klicka på "gubben" se bild nedan. Under E-legitimation > BankID välj Lägg till e-legitimation. Välj Ja, lägg till e-legitimation och följ anvisningarna på nästa skärm. Klicka Logga in med Mobilt BankID Sverige och starta appen genom att klicka knappen "Starta BankID på den här enheten". Logga in med din kod för Mobilt BankID i appen. Återgå till webbläsaren. En sexsiffrig säkerhetskod har nu skickats till din epostadress. Invänta den och skriv den i rutan och klicka Länka konto.

En uppskattad funktion vi erbjuder är möjligheten att importera er färdskrivardata direkt i Transpa. Vi står till tjänst för att hjälpa er komma igång med denna tjänst, som är inkluderad i er Transpa-licens. För att kunna visa färdskrivartider behöver vi skapa en koppling där vi specificerar er leverantör samt tillhandahåller viss kontoinformation. Vi erbjuder integrationer med flera olika färdskrivarleverantörer. Sök efter er leverantör nedan och följ de angivna instruktionerna.  Klicka här om ni använder mer än en leverantör av färdskrivardata   1. Ange Förarkortsnummer För att kunna hämta data i Transpa är det nödvändigt att föra in förarkortsnummer. Detta nummer ska vara antingen 14 eller 16 tecken långt. Om numret är 16 tecken, ta bort de två sista siffrorna (dessa fungerar som kontrollsiffror som visar hur många gånger kortet har förnyats eller bytts ut). För att ange förarkortsnumret, gå till startsidan, välj "Personal" och sedan den specifika anställde. Fyll i förarkortsnumret som antingen ett 14- eller 16-siffrigt nummer och välj sedan "Spara".     Tips! Logga gärna in i er färdskrivarleverantörs vy och använd funktionen kopiera/klistra in för att undvika att någon siffra blir fel.     2. Att begära koppling mellan Transpa och er leverantör av färdskrivardata Välj er leverantör i listan: Scania Stoneridge Optac 3 Idha-Online Volvo Connect TIS-Web Tacho Online     Scania För att aktivera koppling behöver ni logga ni i Scania och där själva skapa kopplingen mellan Transpa och Scania. Här skapas då ett klient-id och en hemlig nyckel. (Lägg märke till att dessa uppgifter inte är de samma som er inloggning till varken Scanias färdskrivarportal eller Scania Fleet Management.)    Skicka därefter ett mejl till [email protected] med en begäran om att få ladda upp integrationsuppgifterna via vår Filehub. OBS! Skriv inga kontouppgifter i ditt mejl. Via länken kommer ni in i filehub där ni kan addera en fil med ert klient-id och en hemlig nyckel. Ni kommer slutligen få ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.   Skulle ni ha behov av hjälp för att nå er Scaniaportal, hänvisar vi er i första hand till er Scania återförsäljare.  Känd begränsning vid integration med Scania tillsammans med andra färdskrivarleverantörer I samband med att Scania bytte API för färdskrivarintegrationen med Transpa i juli i år 2025, har många delar av våra funktioner för hämtning av färdskrivardata fått göras om från grunden. Som enskild integration anser vi att Scania integrationen fungerar väl, men i kombination med andra integrationer, kan vissa problem förekomma. Det gäller till exempel att avgöra vilken förare som ska ha data från vilken integration och eventuella luckor i data i samband med data från dubbla integrationer är tillgängligt. Vi håller just nu på att undersöka problemet och arbetar för att hittar en lösning.    Stoneridge Optac 3 För att aktivera tjänsten behöver ni kontakta Stoneridge. De skickar därefter kontonamn, användarnamn och lösenord till [email protected] tillsammans med er begäran. Vi kopplar då på funktionen här och ni kommer få ett bekräftelsemail från oss så snart integrationen är aktiverad.      Idha-Online För att aktivera tjänsten behöver vi endast ert kontonamn. Som vanligtvis brukar bestå av små bokstäver. Som inloggad i idha-Online hittar ni detta under konto/kontoinnehavare enligt nedan.  Skicka därefter ett mejl till [email protected] med en begäran om att få ladda upp integrationsuppgifterna via vår Filehub.    OBS! Skriv inga kontouppgifter utan begär endast en länk till filehub. Ni kommer därefter tilldelas ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.   Ni behöver även aktivera tjänsten mot Transpa inne i idha-Online, vilket ni gör på följande sätt: Klicka på Tilläggstjänster i menyn                   Välj "Ny tilläggstjänst"             Klicka på Informationsdelning   Välj Transpa i listan och klicka på Lägg till och sedan på Spara  Klart!        Volvo Connect För att aktivera koppling behöver ni skapa upp ett API-konto på Volvo Connect's hemsida, samt skicka oss ert användarnamn och lösenord för detta uppskapade API-konto. Skicka därefter ett mejl till [email protected] med en begäran om att få ladda upp integrationsuppgifterna via vår Filehub. OBS! Skriv inga kontouppgifter utan begär endast en länk till filehub. Ni kommer därefter tilldelas ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.   Följ denna guide För att skapa ett API-konto på Volvo Connect  Volvo Connect API-konto guide   TIS-Web För att aktivera Tis-Web i Transpa behöver ni kontakta er leverantör. I Sverige är detta KG Knutsson och i Norge Fartskriver. De mailar sedan nödvändiga uppgifter till oss. Ni kommer få ett bekräftelsemail från oss så snart integrationen är aktiverad. Kontaktuppgifter för KG Knutsson AB: Kontakta KGK Teknisk support [email protected] eller ring 08-923400       Tacho Online För att aktivera kopplingen till Tacho Online behöver ni kontakta Transpa Support på [email protected].        Om ni använder flera leverantörer av färdskrivardata  Transpa kan hämta färdskrivartider från flera leverantörer samtidigt. Om ni till exempel använder både IDHA och Stoneridge, kan ni ansluta båda systemen till Transpa. Vid flera aktiva kopplingar är det nödvändigt att ange för varje anställd i dess personkort varifrån deras färdskrivartider ska hämtas.       Notera att det dock inte är möjligt att hämta färdskrivartider från två olika källor samtidigt för samma anställd. Till exempel, om en förare kör en Mercedes, skickas färdskrivartiderna via Stoneridge till Transpa och "Stoneridge" markeras i Transpa för den anställde. Nästa dag kör samma förare en Scania, och dessa tider kan inte importeras till Transpa. Anledningen är att olika tekniker används för datahämtning från leverantörerna, och vi har inte möjlighet att kombinera dem.   För företag med förare som använder fordon från olika färdskrivarsystem rekommenderar vi integration med ett system som IDHA Online. Genom en enda koppling från IDHA till Transpa kan alla färdskrivartider visas och hanteras smidigt.  

1.  Tillbaka till huvudmenyn   2.   Snabbmeny 3.   Kalender 4.   Kalender Fordon & Pass 5.   Schemaläggning 6.   Analyser 7.   Meddelande 8.   Attest 9.   Personal 10. Fordon 11. Kompetens 12. Säkerhet 12. Påminnelser 13. Register 14. Verktyg 15. Handbok 17.  Export 18. Löneberäkning 19.  API      

Transpa erbjuder en kostnadsfri integration med vår samarbetspartner Fordonskontroll. För att lära dig mer om Fordonskontroll och de tjänster de erbjuder, kan du läsa mer här.    För att aktivera integrationen, börja med att kontakta [email protected] för att skapa ett konto. Om du redan har ett konto, eller när du har aktiverat ett, följ dessa steg.   Hämta API-token i Fordonskontroll Som administratör i Fordonskontroll kan ni enkelt hämta ert API-token för Transpa. Följ dessa steg: Navigera till Inställningar. Välj Integrationer. Klicka på Transpa. Ett fönster visas där ni kan hitta ert API-token. Klicka på knappen Kopiera för att kopiera ert API-token.   Aktivera Fordonskontroll i Transpa Nu när du har hämtat din API-token i Fordonskontroll och befinner dig i Transpa, följ dessa steg: Klicka på knappen Integrationer. Välj Fordonskontroll. Ett fält visas där du kan klistra in din API-token. Klicka på Spara.   Så här fungerar Fordonskontroll i Transpa Med integrationen i Transpa kan er personal enkelt felanmäla fordon direkt i systemet. När era anställda loggar in ser de vyn nedan. För att skapa en felanmälan till Fordonskontroll klickar de helt enkelt på knappen Fordonskontroll.   I översikten kan ni välja bland era fordon i listan Registreringsnummer.  Efter ni valt fordon visas tidigare registrering på detta specifika fordon, från Fordonskontroll.      För att registrera en ny felanmälan väljer ni registreringsnummer och feltyp, därefter skriver ni en felbeskrivning som innehåller all nödvändig information. Bekräfta genom att klicka på Spara, därefter dyker en ruta upp som bekräftar att er felanmälan är inskickad.  

I TransPA finns ett helgdagsregister för att avlöning utifrån avtalsområde och arbetstidsförläggning ska kunna ske korrekt. Ni hittar dem i register - helgdagar. Där kan du också lägga till eller ta bort egna dagar, vid behov. Vi adderar helgdagar för kommande året första måndagen i oktober varje år för nedanstående avtalsområden.   I samband med detta så publicerar vi även en nyhet och ni kan välja att prenumerera för att vara uppmärksam och få bekräftat att uppdateringen skett.   Transport och Utlandsavtalet Alla röda dagar i kalendern som infaller måndag-lördag räknas som helgdagar. + Påskafton + Pingstafton + Midsommarafton + Julafton + Nyårsafton   OBS! Utöver dessa skapar även TransPA upp helgdagar som inträffar på söndagar. Viktigt vägval kopplat till helgdagar - bedrivs kontinuerligt skiftarbete? Vägvalet rör huruvida er verksamhet bedriver kontinuerligt skiftarbete eller ej. Var noga med att kontrollera och välja rätt inställning för att få önskad effekt av helgdagar på söndagar. Det är endast om ni har inställningen aktiverad som söndagarna påverkar genom reducering av anställdas arbetstidsmått då dessa helgdagar infaller.    Inställningen går att välja för var och en anställd på personkortet. Bakgrund: Fr o m skapandet av 2024 års helgdagar (utfört i oktober 2023 av oss i er miljö) så inkluderas även helgdagar som inträffar på söndagar. Detta sker för att minimera ert manuella arbete. Bussbranschavtalet Alla röda dagar i kalendern oavsett vilken veckodag de infaller på + Midsommarafton + Julafton + Nyårsafton     Maskinföraravtalet Alla röda dagar i kalendern oavsett vilken veckodag de infaller på + Påskafton + Pingstafton + Midsommarafton + Julafton + Nyårsafton     Tariffavtalet (Norge) Alla röda dagar i kalendern oavsett vilken veckodag de infaller på + Påskeaften + Pinseaften + Julaften + Nyttårsaften     TMA, Transports tjänstemannaavtal Alla röda dagar i kalendern oavsett vilken veckodag de infaller på + Påskafton + Pingstafton + Midsommarafton + Julafton + Nyårsafton  

Vi byter nu inloggningsmetod för anställda som tidrapporterar via Mytranspa.com till Visma Connect, vilket innebär inloggning med e-postadress och lösenord. Transpa, en del av Visma, använder nu en central inloggning för alla sina produkter, baserad på e-postadress och lösenord. Den nya metoden, Visma Connect, är utformad för att minimera säkerhetsrisker och har flera fördelar. Systemanvändare i Transpa började använda denna metod redan 2018, och nu följer även chaufförer och andra anställda som tidrapporterar via Mytranspa.com.   Visma Connect erbjuder smidig inloggning genom funktioner som FaceID, fingeravtryck och Bank-ID. Anställda har möjlighet att själva återställa eller ändra sina lösenord vid behov. För att ytterligare höja säkerheten finns stöd för tvåfaktorsautentisering, exempelvis via en autentiseringsapp eller SMS-kod.   Vid övergången till detta säkra system har vi även lanserat en ny personallista i Transpa för att underlätta implementeringen.   För en översikt över processen och viktiga händelser, se nedanstående sammanställning samt den bifogade manualen för aktivering och inloggning, som med fördel delas med all personal.     När ert företag/databas aktiveras för övergången till Visma Connect, visas information på startsidan i Transpa. Där får ni en kort översikt över viktiga händelser, som när ni får tillgång till den "Nya" personallistan och när anställda kan bjuda in sig själva genom ett formulär. Övergångsprocessen sträcker sig över 30 dagar. För detaljerade steg, se här:   Steg 1: Blå informationsruta (Dag 1) Steg 2: Ny personallista (Dag 10) Steg 3: Anställda aktiverar sina konton via formulär vid inloggning (Dag 20) Steg 4: Obligatoriskt e-postaktivering för anställda (Dag 30)   Frågor och Svar (öppnas i ny flik)     Steg 1: Blå informationsruta (Dag 1)   Den blå informationsrutan visas nu till höger på startsidan, där ni tydligt ser vilka steg och de aktuella datum för er övergång.     Till toppen   Steg 2: Ny personallista (Dag 10)   Ni får nu tillgång till en uppdaterad personallista som ger en tydlig överblick över era anställda. Ett nytt verktyg för att bjuda in till Connect via e-post är tillgängligt och behövs för att anställda ska kunna aktivera och använda sina konton.   Personallistan visar också status för inbjudningar och aktiveringar under kolumnen "Connect Status", där ni enkelt kan följa vem som har blivit inbjuden eller mottagit välkomstmejl men ännu inte aktiverat sitt konto.   Följ status i aktiveringsprocessen Ni får också en bra överblick över er personal där ni ser status på vem som har blivit inbjuden, eller vem som har fått välkomstmejl men ännu inte aktiverat sitt konto. Aktuell status ser ni på höger sida i personallistan under kolumnen "Connect Status", och det fungerar på samma sätt som när man bjuder in en systemanvändare i systemet.         Statussymboler   Orange utropstecken: Den anställde är inte inbjuden eller registrerad i Connect.  Klockan: Användaren är registrerad i Connect men har ännu inte verifierat sitt konto via länken i välkomstmejlet. Grön bock: Den anställde har aktiverat sitt konto och är registrerad i Connect. Och kan nu logga in med den e-post och lösenord som de angett.   Systemanvändare bjuder in anställda för aktivering Du kan dessutom själv bjuda in dina anställda om ni hellre föredrar det alternativet. Notera dock att det mest effektiva är att låta de anställda göra det själva via formulär vid inloggning från start dag 20. (avser steg 3)    Vid nyanställning gäller dock denna hantering.   Öppna den anställdes personkort och klicka på "Aktivera login", fyll i deras e-postadress (om den inte redan finns angiven sedan tidigare.) Klicka sedan på "Spara och bjud in", Välkomstmejl skickas till den anställde som har 24h att aktivera sitt konto.         Be den anställde öppna mejlet med ämne “Välkommen till TransPA”.  Klicka på Aktivera konto och skapa ett lösenord tillhörande sitt konto. Därefter loggar den anställde in via mytranspa.com och väljer "Logga in med e-post" eller direkt via connect.mytranspa.com     Aktivering av anställd som redan innan är connect-ansluten Vid nyanställning, om den anställde tidigare har använt en Visma-produkt (till exempel genom ett annat företag som använder Transpa, eller annan visma-produkt för tidrapportering eller lönehantering), kommer de automatiskt att visas med en grön bock vid "Connect-status", när deras konto aktiveras i personkortet, eftersom de redan är anslutna till Visma Connect. Anställda ska då använda samma inloggningsuppgifter som tidigare, för alla Visma-produkter, vilket möjliggör en centraliserad inloggning. För ytterligare information, se avsnittet om samlad inloggning längst ner i denna artikel.     Läs gärna mer om den nya personallistan och dess funktioner här.   Till toppen     Steg 3: Anställda aktiverar sina konton via formulär vid inloggning (Dag 20)   Anställda som ännu inte bjudits in till den nya inloggningsmetoden kan nu aktivera sig själva genom att logga in och fylla i sin e-post i ett formulär. Därefter skickas en inbjudan till deras e-post (kontrollera skräppost om mejlet saknas).   Den anställde har möjlighet att skjuta upp denna aktivering i 10 dagar, genom att klicka på Avbryt och fortsätta till gamla inloggningen. Därefter, från dag 11, måste e-postaktiveringen genomföras.   Efter att en anställd har fyllt i sin e-post och skickat inbjudan till sig själv, har de 24 timmar på sig att aktivera länken i e-postmeddelandet. Därefter anger de sitt lösenord och kan logga in med den nya metoden via connect.mytranspa.com.            Välkomstmejl Ämne: Välkommen till TransPA Avsändaren : [email protected]         Till toppen     Steg 4: Obligatorisk e-postaktivering för anställda (Dag 30)    Har anställd inte tidigare aktiverat sitt nya inlogg krävs detta nu. Vid nästa inloggning anges e-postadress via formuläret, klicka på "Godkänn" och välkomstmejl skickas till anställdes e-post. Välkomstmejl bör godkännas inom 24 timmar innan länken blir ogiltig och nytt mejl behöver skickas     Välkomstmejl Ämne: Välkommen till TransPA Avsändaren : [email protected]         Om den anställde inte aktiverat sitt konto inom 24 timmar blir länken i välkomstmejlet ogiltig. De kan dock begära en ny länk, som ger ytterligare 24 timmar för aktivering.     Till toppen     Skicka om välkomstmejl Om den anställde inte aktiverat sitt nya konto inom 24 timmar, kan man som systemanvändare skicka om inbjudan via personkortet genom att klicka på "Skicka om välkomstmejl" under fliken "Allmänt" och Inställningar för inloggning (Visma Connect)           Samlad inloggning för samtliga Visma produkter  Vid nyanställning, om den anställde tidigare har använt en Visma-produkt (till exempel genom ett annat företag som använder Transpa, eller annan visma-produkt för tidrapportering eller lönehantering), kommer de automatiskt att visas med en grön bock vid "Connect-status", när deras konto aktiveras i personkortet, eftersom de redan är anslutna till Visma Connect. Anställda ska då använda samma inloggningsuppgifter som tidigare, för alla Visma-produkter, vilket möjliggör en centraliserad inloggning. Skulle den anställde av någon anledning inte komma ihåg sitt lösenord klickar hen på "glömt lösenord" vid inloggning. Ett återställningsmejl kommer då att skickas till anställds mejl. Där lösenordet kan återställas. Notera att lösenordet då ändras för samtliga visma-produkter som man är ansluten till.        Tips & Tricks, bra att veta Sker er tidrapportering på en enhet som delas med andra? Inloggningsmetod med e-post som identifierare är väldigt vanlig idag. Många fördelar finns som förenklar inloggningen och ökar säkerheten för den enskilde användaren. För er som tidrapporterar med en eller flera gemensamma enheter för personalen vill vi tipsa om tillvägagångssätt vid inloggning på en enhet som inte tillhör dig. Allt för att upprätthålla och säkerställa en smidig och säker upplevelse.     Frågor och svar   Saknar ni något? Här finner ni frågor och svar om inloggning med Visma Connect     Till toppen

Vi bygger just nu en helt ny tidrapportering som ska komma till glädje för alla era medarbetare som tidrapporterar i TransPA!    Projektet är stort och omfattande. Vi har gjort en hel del sedan arbetet startade, men fram tills nu har det varit lite för tidigt att slå på trumman. Men nu känns det som att tiden är inne för att informera och hålla er uppdaterade vart vi står i projektet. Det känns väldigt roligt att vi nu kommit en bit i detta arbete och successivt, månad för månad, tar oss framåt och får mer och mer funktionalitet på plats som vi vet att ni som kunder efterfrågar! Detta vill vi naturligtvis dela med oss av och här nedan kommer vi ge er status allt eftersom vi löpande släpper ut uppdateringar.   Varför kommer vi med en ny version av tidrapporteringen?   Förbättrat användargränssnitt och anpassat för mobila skärmar  Tidrapportering sker i stor utsträckning i mobilen idag och det är stor anledning till att vi fokuserar på en förbättrad användarupplevelse på en mindre skärm. Det är det första som man kan notera när man loggar in i nya gränssnittet.   TransPA API - helt nya möjligheter till integration  En stor drivkraft och faktor för oss varför vi vill bygga en ny miljö för tidrapportering är att på helt nya sätt kunna kommunicera med försystem och andra programvaruleverantörer. Detta möjliggör vi nu via vårt nya publika API, där vi skapar möjlighet med integration från och till TransPA. Den digitala tekniken är fantastisk och skapar helt nya möjligheter. Ni har säkert många olika tjänsteleverantörer med olika styrkor. Vi vill vara breda här och möjliggöra för er att få in all den data som är som mest värdefull för er. Att kunna ta emot exempelvis pass, tidrapporter och färdskrivardata från olika leverantörer sätter vi högt på agendan i och med att vi nu bygger ut vårt API med så många anslutningsmöjligheter som möjligt för era andra viktiga leverantörer.   Vad finns i nya TransPA TIDRA? Saknas något som vi är vana vid i den traditionella tidrapporteringen? Som sagt, vi arbetar oss framåt hela tiden för att Tidra ska bli så komplett som möjligt i användarvänlighet och funktionalitet, med målet att ni ska känna att TIDRA är det självklara valet.  Vi listar här funktioner och dess status för att ni ska kunna bedöma om ni vill börja prova vår nya tidrapportering eller om ni ser att ni vill invänta ytterligare funktioner som ännu ej är på plats.    Ny funktionalitet som föreslår färdskrivardata för ifyllnad av tidrapport Vi har nu i september 2025 aktiverat vår nya funktion där vi utifrån den starttid du anger, visar upp inkommen färdskrivardata i relevant tidsspann (1 timme före starttid och 24h framåt) för tidrapporten. Detta gör vi för att höja kvaliteten i er tidrapportering och för att få en ännu enklare och snabbare upplevelse.   Exempel: Tidrapportens starttid sätts till 17:30 Vi kommer söka efter mottagen färdskrivardata från 16:30 samma dag till 04:30 dagen därpå. Finns data visas val att använda färdskrivardatans start och sluttid samt raster som underlag för att skapa tidrapport. Vill du importera datan till din tidrapport? Ja/nej.   Om det finns raster kortare än 15 minuter så visas en varning med information om att dessa raster ej kommer läggas till i tidrapporten som skapas, då en rast avtalsmässigt behöver vara 15 minuter för att uppfylla villkoret för rast.     Vi har i tidrapporteringen traditionellt stöd för maximalt fyra raster. Stödet är oförändrat i TIDRA och därmed får vi plats med upp till fyra raster från färdskrivaren i vårt förslag att skapa tidrapport baserat på färdskrivardata. Skulle det finnas fler raster så kommer dessa saknas.   Väljer man att inte skapa tidrapport efter färdskrivartid så kommer förslag att skapa tidrapport baserat på planerat pass, om detta finns, i nästa steg. Status just nu i TIDRA:   Funktion, stöd för: Standard tidrapportering TransPA TIDRA Mobilanpassat gränssnitt Nej Ja Stämpelklocka Ja Nej Raster Ja Ja Fordon Ja Ja Automatiskt föreslå sist använt fordon Nej Ja Släp Ja Nej Genomföra säkerhetskontroll Ja Ja Arbetsuppgifter Ja Ja Loggning Ja Ja Tidrapportera från pass (ett pass per dag) Ja Ja Visning av passnamn Ja Ja Tvingande säkerhetskontroll Ja Ja Spara övertid till kompbank Ja Ja Vägarbetstidslagen (informera och förhindra) Ja Ja Visning av färdskrivardata Ja Ja, utvärderingsfas Färdskrivardata för ifyllnad av tidrapport Nej  Ja Välja kostnadsställe Ja Nej Fältet mätarstart/mätarslut (kan namnändras utifrån ert önskemål) Ja Nej Redigera tidrapport Ja Nej Tidrapportering för MFA och TMA (möjlighet att spara/plocka flex/komp) Ja Nej Rapportera traktamentesresa Ja Nej Rapportera frånvaro Ja Nej Hur ser TIDRA ut? I denna film demonstrerar visas TransPAs gränssnitt.      Har vi tillgång till TransPA TIDRA idag? Vi är i en pågående process där vi migrerar era anställda till den nya inloggningen med Visma Connect, inloggningsmetoden med mailadress. I september/oktober 2025 flyttas samtliga kvarvarande kundmiljöer. Efter migreringen är TIDRA aktiv och synlig för era anställda som ett alternativ till "rapportera" - den traditionella tidrapporteringen.     Ni kan kontrollera ert val, om den är aktiv eller ej, i verktyg - inställningar - tidrapportering.      

I rapporten Innestående saldo, som finns under Analyser > Rapporter > Löner > Innestående saldo, kan ni se aktuella saldon för kompsaldo, flexsaldo, arbetstidsförkortning och övertidstimmar. Samtliga saldon visar värdet efter den senast sparade lönen. Kom ihåg att spara alla löner innan ni granskar saldon efter månadens lönekörning. Observera att timmarna för den innevarande månaden är preliminära och att deras effekt kommer att synas först efter nästa månads lönekörning. Genom att spara rapporten efter varje avslutad lönekörning kan ni enkelt jämföra och se förändringarna mellan månaderna    Ni kan filtrera informationen vid behov. Rapporten kan exporteras till Excel, PDF eller andra format. Om ni vill bearbeta rapporten i Excel, rekommenderar vi att ni först exporterar den som en CSV-fil och sedan importerar den som en textfil till Excel. Denna rapport har varit tillgänglig i Transpa under en längre tid, och sedan juni 2022 har den inkluderat aktuellt saldo för övertid. Observera att övertidssaldot nu innehåller värden för både övertid och övertid helgdag från och med februari 2025.   Här nedan ser ni ett exempel på underlaget.  

Om du upplever problem med att logga in i Transpa, eller om du får felmeddelanden som "Server Error" eller "Runtime Error", följ dessa steg för att åtgärda problemet 1. Ta bort bokmärken Om du använder ett bokmärke på startskärmen för att logga in på Transpa, vänligen ta bort det. 2. Rensa webbinformation För iPhone (Safari): Gå till "Inställningar" > "Safari" och välj "Rensa historik och webbplatsdata". Guide för Safari För Chrome: Gå till "Inställningar", välj "Sekretess och säkerhet" och rensa webbinformationen. Guide för Google Chrome 3. Stäng övriga flikar Kontrollera att du inte har flera öppna fönster eller flikar med inloggningssidan eller Transpa. 4. Skapa ett nytt bokmärke Efter att du har genomfört dessa steg, kan du skapa ett nytt bokmärke till connect.mytranspa.com och spara det på din startskärm. Rensa cookies och cache i vanliga webbläsare (dator) Google Chrome Öppna Chrome och klicka på de tre prickarna i det övre högra hörnet. Välj "Inställningar". Klicka på "Sekretess och säkerhet". Klicka på "Rensa webbinformation". Mer detaljerad guide för Google Chrome   Mozilla Firefox Öppna Firefox och klicka på menyikonen. Välj "Inställningar". Klicka på "Sekretess & säkerhet" och välj "Rensa data…". Mer detaljerad guide för Mozilla Firefox Microsoft Edge Öppna Edge och klicka på menyikonen. Välj "Inställningar" och klicka på "Integritet, sökning och tjänster". Klicka på "Välj vad du vill rensa". Mer detaljerad guide för Microsoft Edge Safari (Mac) Öppna Safari och välj "Safari" från menyraden. Välj "Inställningar" och sedan "Integritet". Klicka på "Hantera webbplatsdata". Mer detaljerad guide för Safari     Login issue - server error in Transpa  If you're experiencing difficulties logging into Transpa or encountering error messages such as "Server Error" or "Runtime Error," you can resolve these problems by following the steps outlined below. 1. Remove bookmarks If you use a bookmark on your home screen to log into Transpa, please delete it. This can help if the bookmark contains an outdated or incorrect URL. 2. Clear browsing data For iPhone (Safari): Navigate to "Settings" > "Safari" and tap "Clear History and Website Data". For further guidance, visit Apple Support. For Google Chrome: Go to "Settings", select "Privacy and Security", and follow the instructions to clear browsing data on your specific device. More details can be found on Google Support. 3. Close other tabs Ensure that you don't have multiple windows or tabs open with the Transpa login page. Multiple open pages in the background can disrupt the login process. 4. Create a new bookmark After completing these steps, create a new bookmark for connect.mytranspa.com and save it to your home screen. Detailed instructions for clearing cookies and cache in common browsers (computer) Google Chrome Open Chrome and click on the three dots in the upper right corner. Select "Settings". Scroll down and click "Privacy and Security" in the left-hand menu. Click "Clear browsing data". Under the "Basic" tab, ensure both "Cookies and other site data" and "Cached images and files" are checked. Select "All time" as the time range. Click "Clear data". For more information, refer to Google's support page. Mozilla Firefox Open Firefox and click on the three horizontal lines in the upper right corner. Select "Settings". Go to "Privacy & Security". Click "Clear Data…" under "Cookies and Site Data". Ensure both "Cookies and Site Data" and "Cached Web Content" are checked. Click "Clear". Visit Mozilla Support for more details. Microsoft Edge Open Edge and click on the three dots in the upper right corner. Select "Settings". Click on "Privacy, Search, and Services". Under "Clear browsing data", click "Choose what to clear". Ensure "Cookies and other site data" and "Cached images and files" are checked. Click "Clear now". For more guidance, check Microsoft's support page. Safari (Mac) Open Safari and click on "Safari" in the menu bar. Select "Preferences" and go to "Privacy". Click "Manage Website Data" and then "Remove All". For detailed instructions, refer to Apple's guide.   By following these steps, you should be able to resolve login issues with Transpa. If problems persist, please contact our support team for further assistance.      

Den kanske mest utförliga rapport vi har.    Här visas faktiskt arbetad tid. Fördelningen kan ske per anställd, fordon, släp, kostnadsställe, arbetsuppgift, mätarställning (eller egna mätvärden) Även ej aktiva anställda ingår i rapporten.   Samtliga kolumner pekar på personens tillhörighet. Både person och fordon kan defineras med trafikområde och stationsort, men rapporten visar alltså upp personens tillhörighet.    Om en anställd har använt flera fordon eller arbetsuppgifter på samma dag kommer denna rapport visa flera linjer. Se exempel nedan där Truls har bytt fordon under dagen där tiden fördelas per fordon. Klicka på knappen utför bredvid från och till datumet så laddas rapporten.   Tips! För att visa summerad arbetad tid/fordon tar du tag i fordonsrubriken och drar upp den i det ljusgrå fältet.   Här nedan visar vi ett exempel på hur ni kan göra för att få fram hur mycket arbetstid det finns på varje bil när ni har exporterat tidstransaktioner till Excel.    1. Gå till fältet Fordon reg.nr klicka på den lilla "list pilen" till höger. 2. Välj sortera från A till Ö så vi får fordonen i ordning. 3. Välj fliken Data 4. Markera Del-summa här kan man välja att summera sin rapport, i vårt exempel vill vi ha att rapporten ska summera varje förändring av fordon. Den ska summera och räkna antalet timmar.    Bilden här nedan visar att vi har fått fram en summa på varje bil samt en totalsumma på alla fordon.    Här har vi valt att summera, då visas arbetad tid per fordon och en totalsumma för hela perioden.   Här finns även en film som visar tidtransaktioner   En annan användbar rapport vi har är utförd tid här kan ni på ett enkelt sätt vill ta fram vilka dagar det finns arbetstid rapporterad på.  

Med hjälp av denna rapport kan ni på ett enkelt sätt ta fram vilka dagar som det finns arbetstid rapporterad på. Du får även information om start- och sluttid för arbetspasset, hur mycket rast som är rapporterat samt hur mycket tid som kvalificeras som OB-tid. Rapporten är som förvald grupperad efter personens namn och summeringen av arbetstiden visas efter varje person. Samtliga kolumner pekar på personens tillhörighet. Både person och fordon kan defineras med trafikområde och stationsort, men rapporten visar alltså upp personens tillhörighet.    Du kan enkelt ändra grupperingsvalet genom att dra rubriken för önskad kolumn upp till grupperingsfältet. Genom detta kan du t ex ta fram den totala närvarotiden per stationsort och person.   Rapporten är lämplig att använda som fakturaunderlag för de företag som arbetar med uthyrning.   (OBS! även ej aktiva anställda ingår i rapporten)   Rapporten finns under Analyser-Rapporter-Tidrapporter- Utförd tid. Klicka på knappen utför bredvid från och till datumet så laddas rapporten.     En annan användbar rapport vi har är Tidstransaktioner, här visas faktiskt arbetat tid. Fördelningen kan ske per anställd, fordon, kostnadsställe, arbetsuppgift osv. 

Vill du spara tid och få en enklare och mer effektiv lönehantering rekommenderar vi att ni kopplar ihop Transpa med ert löneprogram. Ni kan då skicka lönerna med fil från Transpa till löneprogrammet och slipper att göra detta manuellt.   En lönematchning innebär i korthet att vi ser till att alla lönearter har samma nummer i Transpa som i ert löneprogram. Vi ser också till att filformatet blir korrekt och innehåller den information som löneprogrammet kräver. Vi utför lönematchningar för följande löneprogram:   HogiaLönPlus Hogia Transportlön Visma Lön 300/600 Kontek   När ni beställer ett lönematchningspaket kommer vi att boka in två tillfällen med er. Det första tillfället kallar vi lönematchning och då kommer en konsult att gå igenom både  Transpa och ert löneprogram för att säkerställa att alla inställningar blir korrekta.   Vi ställer in filformatet så att filen kan tas emot av löneprogrammet. Vi ser till att inställningarna för ev överföring av kostnadsställe och projekt blir rätt Löneartsregistret i transpa ses över och det säkerställs att lönearterna i transpa har samma nummer som i ert löneprogram. I vissa löneprogram läser vi in nya lönearter för att få en bättre matchning med transpa. Även i ert löneprogram kontrolleras det så att inställningarna är korrekta för att kunna ta emot en fil från transpa.   Under de andra tillfället hjälper vi er med en skarp löneöverföring.Vi guidar dig genom processen, visar hur du arbetar i TransPA, och hjälper till med att exportera filen och importera den i ditt löneprogram, samtidigt som vi påpekar viktiga moment i lönearbetet för ditt löneprogram.   För att boka, kontakta [email protected].