Vanliga Frågor och Svar om Transpa: Scheman, Arbetsuppgifter, Attestering och Mer

[#1]

Nedan följer frågor och svar bland dom olika modulerna i Transpa. Genom att klicka på Ctrl+F kan du använda dig av webbläsarens sökfunktion för att söka i artikeln

Schemaläggning

Fråga: På vilket sätt kan jag kontrollera vilket schema som tillämpas för den anställde?

Svar: Det enklaste sättet är att gå till Kalender/Anställda och "hovra" med muspekaren över passet som den anställde har, så visas schemanamnet.

Fråga: Hur kan jag ta bort en inaktiv passmall?

Svar: För att ta bort en inaktiv passmall måste du först ta bort den från alla scheman där den används. Ni kan hitta mer information i vår artikel om förändring av scheman och passmallar.

Fråga: Jag har byggt ett schema, men varför visas inte passen för mina chaufförer i Kalender/Anställda?

Svar: Kontrollera schemaläggningen för att säkerställa att du har klickat på knappen "Skapa arbetspass". Du kan hitta en steg-för-steg-guide i vår artikel om schemaläggning.

 schemaläggning steg för steg 

Arbetsuppgift

Fråga: Kan jag skapa en rapport som visar de arbetsuppgifter en person har tidrapporterat?

Svar: Under Analyser > Rapporter > Tidrapporter finns en rapport som heter "Tidstransaktioner". Där kan ni se vilka arbetsuppgifter den anställde har rapporterat i sin tidrapport. För mer information, se vår artikel om tidstransaktioner

Fråga: 

I enlighet med avtalet vill vi ge chaufförerna extra ersättning när de agerar som handledare för APL-elever. Är det möjligt att lägga till detta så att chaufförerna kan rapportera det direkt?

Svar: Ja, det går utmärkt. Vi rekommenderar att ni skapar en arbetsuppgift med ett lämpligt namn. Sedan kan den anställde välja denna arbetsuppgift när de tidrapporterar. För mer information, se vår artikel om arbetsuppgifter

Attest

Fråga: Varför visas inte alla anställda i attestvyn?

Svar: Gå till personalkortet för den anställde och välj fliken "Grupper". Kontrollera att arbetsledare har valts för personen.

Fråga: Är det möjligt för två systemanvändare att se samma attestposter?

Svar: Ja, det är möjligt. Arbetsledaren som är angiven som ansvarig under fliken "Grupper" på personkortet ser i första hand tiderna för attest. Ni kan dock också tilldela en ersättare för den ordinarie arbetsledaren. Då kommer båda personerna att kunna se och attestera posterna. För mer information, se vår artikel om attestfunktionen och hur man skapar ersättare.

Rapporter

Fråga: Hur kan jag se antalet timmar en chaufför har arbetat under en specifik tidsperiod?

Svar: Du kan använda rapporten "Utförd tid", som finns under Analyser > Rapporter > Tidrapporter. För mer information, se vår artikel om utförd tid.

Fråga: Finns det ett sätt att få ut en rapport över undertiden som visas i löneberäkningen?

Svar: Ja, vi har en rapport som heter "Utbetald lön" där ni kan få en summering per löneart eller person. Rapporten finns under Analyser > Rapporter > Löner > Utbetald lön. För mer information, läs vår artikel om utbetald lön.

Fråga: Hur kan jag få fram en rapport som visar sjuktillfällen under de senaste 12 månaderna för att analysera vår sjukfrånvaro?

Svar:  Vi har en rapport under analyser-rapporter-tidrapporter som heter aktiviteter. I denna rapport visar vi allt som inte är ren arbetstid. De vill säga all slags form av frånvaro, kompetensutveckling, resa, notering från kalenderns osv. För mer information ser vår artikel uppföljning av olika frånvaroaktivteter eller en notering.

Fråga: Kan jag få fram en övertidsjournal?

Svar:  Ja, det är möjligt. Ni hittar övertidsjournalen under Analyser > Rapporter > Löner. För mer information, läs gärna vår artikel övertidsjournal om ämnet.

Fråga: Kan jag generera en rapport för det innestående saldo som de anställda har?

Svar: Ja, under Analyser > Rapporter > Löner > Innestående saldo kan ni se aktuella saldon för kompsaldo, flexsaldo, ATF-saldo samt övertidstimmar. Dessa saldon är uppdaterade efter den senast sparade lönen. För mer information, läs vår artikel om innestående saldo.

Fråga: Hur kan jag se på ett smidigt sätt se alla födelsedagar på alla anställda i Transpa?

Svar: Under Analyser > Rapporter > Personal finns en rapport som heter "Födelsedagar". Välj alternativet "false" och klicka sedan på knappen "Preview" för att visa alla födelsedagar. Fältet "Visa månader" anger hur många månader framåt i tiden som visas. 

Inställningar

Fråga: Efter att vår IT-avdelning återställde Windows på min dator har Transpa ändrat språk till engelska. Hur ändrar jag tillbaka till svenska?

Svar:  För att byta språk i Transpa behöver du justera språkinställningarna i din webbläsare, eftersom det är den som styr språket.  Det finns en artikel som beskriver hur nu ändrar visningsspråk i Transpa via webbinställningar.

Fråga: Var kan jag lägga upp en ny systemanvändare?

Svar: Du kan lägga upp en ny systemanvändare under Verktyg > Inställningar > Systemanvändare. Det finns en artikel som beskriver hur du registrerar en ny systemanvändare.

Löneberäkning

Fråga: Har en anställd som ska sluta på företaget vad ska jag tänka på?

Svar: Börja med att avsluta anställningskontraktet på personalkortet under fliken "Anställningskontrakt". Om den anställde slutar mitt i månaden kan det bli nödvändigt att justera lönen till timlön. För mer information, läs artikeln så avslutar du en anställning i Transpa.

Beräkning av sjuklön

Fråga: Hur beräknas sjuklön i Transpa?

Svar:  Sjuklön beräknas på olika sätt beroende på vilken arbetstidsförläggning den anställde har. Vi har en artikel som beskriver de olika arbetstidsförläggningarna i TransPA, tillsammans med en lathund som kortfattat förklarar hur beräkningen görs för övertid och sjuklön baserat på den arbetstidsförläggning som valts på personkortet. För mer detaljer, se artikeln Arbetstidsförläggning enligt transportavtalet.

Tidrapportering

Fråga: Hur kan en anställd avgöra om ett schema är ett extrapass och inte ett ordinarie pass?

Svar: I tidrapporteringen kan den anställde klicka på raden "Pass". Då visas detaljer om passet, vilket gör det möjligt att se om det är ett extrapass.

Fråga: Varför kan inte mina anställda se sitt kompsaldo i tidrapporteringen?

Svar: Kontrollera under Verktyg > Inställningar > Tidrapportering för att säkerställa att alternativet "Saldo för personalen" inte är dolt.

Deltidsanställning

Fråga: Vi har några deltidsanställda. Hur ställer jag in dem i systemet för att få rätt beräkning?

Svar: Det finns två alternativ för beräkningar: daglig eller veckovis. Vi har en artikel där ni kan läsa mer om detta: Inställningar och Beräkningar för Deltidsanställdas Arbetstidsmått och Övertid.

[#2]

Vi byter nu inloggningsmetod för anställda som tidrapporterar via Mytranspa.com till Visma Connect, vilket innebär inloggning med e-postadress och lösenord.

---

Transpa, en del av Visma, använder nu en central inloggning för alla sina produkter, baserad på e-postadress och lösenord. Den nya metoden, Visma Connect, är utformad för att minimera säkerhetsrisker och har flera fördelar. Systemanvändare i Transpa började använda denna metod redan 2018, och nu följer även chaufförer och andra anställda som tidrapporterar via Mytranspa.com.

Visma Connect erbjuder smidig inloggning genom funktioner som FaceID, fingeravtryck och Bank-ID. Anställda har möjlighet att själva återställa eller ändra sina lösenord vid behov. För att ytterligare höja säkerheten finns stöd för tvåfaktorsautentisering, exempelvis via en autentiseringsapp eller SMS-kod.

Vid övergången till detta säkra system har vi även lanserat en ny personallista i Transpa för att underlätta implementeringen.

För en översikt över processen och viktiga händelser, se nedanstående sammanställning samt den bifogade manualen för aktivering och inloggning, som med fördel delas med all personal.

När ert företag/databas aktiveras för övergången till Visma Connect, visas information på startsidan i Transpa. Där får ni en kort översikt över viktiga händelser, som när ni får tillgång till den "Nya" personallistan och när anställda kan bjuda in sig själva genom ett formulär. Övergångsprocessen sträcker sig över 30 dagar. För detaljerade steg, se här:

Steg 1: Blå informationsruta (Dag 1)

Steg 2: Ny personallista (Dag 10)

Steg 3: Anställda aktiverar sina konton via formulär vid inloggning (Dag 20)

Steg 4: Obligatoriskt e-postaktivering för anställda (Dag 30)

Frågor och Svar (öppnas i ny flik)

 

Steg 1: Blå informationsruta (Dag 1)

Den blå informationsrutan visas nu till höger på startsidan, där ni tydligt ser vilka steg och de aktuella datum för er övergång.

Till toppen

Steg 2: Ny personallista (Dag 10)

Ni får nu tillgång till en uppdaterad personallista som ger en tydlig överblick över era anställda. Ett nytt verktyg för att bjuda in till Connect via e-post är tillgängligt och behövs för att anställda ska kunna aktivera och använda sina konton.

Personallistan visar också status för inbjudningar och aktiveringar under kolumnen "Connect Status", där ni enkelt kan följa vem som har blivit inbjuden eller mottagit välkomstmejl men ännu inte aktiverat sitt konto.

Följ status i aktiveringsprocessen

Ni får också en bra överblick över er personal där ni ser status på vem som har blivit inbjuden, eller vem som har fått välkomstmejl men ännu inte aktiverat sitt konto. Aktuell status ser ni på höger sida i personallistan under kolumnen "Connect Status", och det fungerar på samma sätt som när man bjuder in en systemanvändare i systemet.

Statussymboler

• Orange utropstecken: Den anställde är inte inbjuden eller registrerad i Connect. 
• Klockan: Användaren är registrerad i Connect men har ännu inte verifierat sitt konto via länken i välkomstmejlet.
• Grön bock: Den anställde har aktiverat sitt konto och är registrerad i Connect. Och kan nu logga in med den e-post och lösenord som de angett.

Systemanvändare bjuder in anställda för aktivering

Du kan dessutom själv bjuda in dina anställda om ni hellre föredrar det alternativet. Notera dock att det mest effektiva är att låta de anställda göra det själva via formulär vid inloggning från start dag 20. (avser steg 3) 

Vid nyanställning gäller dock denna hantering.

Öppna den anställdes personkort och klicka på "Aktivera login", fyll i deras e-postadress (om den inte redan finns angiven sedan tidigare.) Klicka sedan på "Spara och bjud in", Välkomstmejl skickas till den anställde som har 24h att aktivera sitt konto.

Be den anställde öppna mejlet med ämne “Välkommen till TransPA”.  Klicka på Aktivera konto och skapa ett lösenord tillhörande sitt konto. Därefter loggar den anställde in via mytranspa.com och väljer "Logga in med e-post" eller direkt via connect.mytranspa.com

Aktivering av anställd som redan innan är connect-ansluten

Vid nyanställning, om den anställde tidigare har använt en Visma-produkt (till exempel genom ett annat företag som använder Transpa, eller annan visma-produkt för tidrapportering eller lönehantering), kommer de automatiskt att visas med en grön bock vid "Connect-status", när deras konto aktiveras i personkortet, eftersom de redan är anslutna till Visma Connect. Anställda ska då använda samma inloggningsuppgifter som tidigare, för alla Visma-produkter, vilket möjliggör en centraliserad inloggning. För ytterligare information, se avsnittet om samlad inloggning längst ner i denna artikel.

Läs gärna mer om den nya personallistan och dess funktioner här.

Till toppen

 

Steg 3: Anställda aktiverar sina konton via formulär vid inloggning (Dag 20)

Anställda som ännu inte bjudits in till den nya inloggningsmetoden kan nu aktivera sig själva genom att logga in och fylla i sin e-post i ett formulär. Därefter skickas en inbjudan till deras e-post (kontrollera skräppost om mejlet saknas).

Den anställde har möjlighet att skjuta upp denna aktivering i 10 dagar, genom att klicka på Avbryt och fortsätta till gamla inloggningen. Därefter, från dag 11, måste e-postaktiveringen genomföras.

Efter att en anställd har fyllt i sin e-post och skickat inbjudan till sig själv, har de 24 timmar på sig att aktivera länken i e-postmeddelandet. Därefter anger de sitt lösenord och kan logga in med den nya metoden via connect.mytranspa.com.

 Välkomstmejl
Ämne: Välkommen till TransPA

Avsändaren : do.not.reply@mail.connect.visma.com

Till toppen

 

Steg 4: Obligatorisk e-postaktivering för anställda (Dag 30) 

Har anställd inte tidigare aktiverat sitt nya inlogg krävs detta nu. Vid nästa inloggning anges e-postadress via formuläret, klicka på "Godkänn" och välkomstmejl skickas till anställdes e-post. Välkomstmejl bör godkännas inom 24 timmar innan länken blir ogiltig och nytt mejl behöver skickas

Välkomstmejl
Ämne: Välkommen till TransPA

Avsändaren : do.not.reply@mail.connect.visma.com

Om den anställde inte aktiverat sitt konto inom 24 timmar blir länken i välkomstmejlet ogiltig. De kan dock begära en ny länk, som ger ytterligare 24 timmar för aktivering.

Till toppen

Skicka om välkomstmejl

Om den anställde aktiverat sitt nya konto inom 24 timmar, kan man som systemanvändare skicka om inbjudan via personkortet genom att klicka på "Skicka om välkomstmejl" under fliken "Allmänt" och Inställningar för inloggning (Visma Connect)

 

Samlad inloggning för samtliga Visma produkter 

Vid nyanställning, om den anställde tidigare har använt en Visma-produkt (till exempel genom ett annat företag som använder Transpa, eller annan visma-produkt för tidrapportering eller lönehantering), kommer de automatiskt att visas med en grön bock vid "Connect-status", när deras konto aktiveras i personkortet, eftersom de redan är anslutna till Visma Connect. Anställda ska då använda samma inloggningsuppgifter som tidigare, för alla Visma-produkter, vilket möjliggör en centraliserad inloggning. Skulle den anställde av någon anledning inte komma ihåg sitt lösenord klickar hen på "glömt lösenord" vid inloggning. Ett återställningsmejl kommer då att skickas till anställds mejl. Där lösenordet kan återställas. Notera att lösenordet då ändras för samtliga visma-produkter som man är ansluten till. 

 

Tips & Tricks, bra att veta

Sker er tidrapportering på en enhet som delas med andra?

Inloggningsmetod med e-post som identifierare är väldigt vanlig idag. Många fördelar finns som förenklar inloggningen och ökar säkerheten för den enskilde användaren. För er som tidrapporterar med en eller flera gemensamma enheter för personalen vill vi tipsa om tillvägagångssätt vid inloggning på en enhet som inte tillhör dig. Allt för att upprätthålla och säkerställa en smidig och säker upplevelse.

Frågor och svar

Saknar ni något? Här finner ni frågor och svar om inloggning med Visma Connect

Till toppen