Användartips för Visma TransPA

Nu när hösten kommit har de flesta anställda tagit ut sin sommarsemester och det är dags att se över hur många semesterdagar som finns kvar. Minst 20 semesterdagar ska tas ut och det som överskrider 20 kan den anställde få spara i upp till 5 år. Om den anställde inte har tagit tillräckligt många dagar är det läge att göra en plan för hur dessa ska tas ut.    Tänk på att det är ditt ansvar som arbetsgivare att säkerställa att personalen tar ut sin ledighet varje år.   Kontrollera även om det finns anställda som har semesterdagar kvar som är sparade i fem år och gör en plan även för hur dessa ska tas ut. Årets semesterdagar måste tas ut först innan de sparade kan användas.   Kom också ihåg: Om den anställde är långtidsfrånvarande behöver inte några dagar tas ut utan dessa ligger kvar till den anställde är åter i tjänst. Om den anställde ex blev sjuk under semestern har denne rätt att ta ut semesterledigheten vid annat tillfälle.     Glöm inte att semester alltid ska tas ut i ledighet och inte i pengar!

För att en resa ska vara berättigad till traktamente så är kravet överliggning med dygnsvila på bortaort. Överliggning behöver inte vara natt. Transportavtalet säger att traktamentet börjar räknas från den tid när man släpper handbromsen på stationsorten och avslutas när man är åter på sin stationsort och drar i handbromsen, dvs arbetstid, lastning/lossning eller andra förberedelser före och efter resan ska inte räknas med.   Hur ska jag få TransPA att hjälpa till med beräkningen? För att få TransPA till att räkna traktamente åt er så krävs att ni rapporterar en aktivitet av typen resa. Reseberäkningen är helt skiljd från arbetstiden. Arbetspasset rapporteras först dag för dag och resan registreras separat som en aktivitet först efter hemkomst.   Beräkningen bygger på hur lång resan är i antal timmar. Traktamente utgår endast om resan pågår mer än 15 timmar. Registrerar ni en kortare resa än så kommer inte TransPA föreslå någon ersättning för traktamente.   Vi kan inte veta när på dygnet den anställde sover, men vi följer vad EG:s bestämmelser om kör och vilotider säger om vila och därför utgår ett första logitraktamente efter 15 timmar. Därefter utgår ett nytt logitraktamente löpande var 24:e timme.    De första två halvdagstraktamentena utgår efter 12 timmar + 1 timme. Därefter ges ett nytt halvdagstraktamente var 12:e timme. Hur kan det se ut i TransPA? Exempel på resa registrerad, inrikes utan gränsövergångar där den anställde sover i lastbilen (ingen fri logi)   Följande tabell visar resultatet i antal traktamenten och vid vilket klockslag de uppstår: Datum Klockslag Antal halvdagstraktamente Antal logitraktamente 2 februari 07:00 resa startar       19:00 1     20:00 1     22:00   1 3 februari 08:00 1     20:00 1     22:00   1 4 februari 08:00 1     16:15 resan slutar       I löneberäkningen presenteras följande: Inrikes traktamente - dag: Ställer jag mig på raden Inrikes traktamente - dag så visas resan som beräkningen kommer ifrån och antal halvdagstraktamenten samt belopp för de inrikesresor som startats och avslutats i löneperioden. Inrikes traktamente – logi: Samma sak här, vill jag se var denna beräkning kommer ifrån så klickar jag på raden som presenterar logi. Det finns två ytterligare rader för traktamente - skattepliktigt traktamente och skattefritt traktamente. Vad är detta? Här är de sammanlagda traktamentsbeloppen fördelade i vad som ska vara skattefritt respektive skattepliktigt enligt skatteverkets regler. Ni kan läsa mer i denna artikeln om skatteverkets regler vid traktamente.   Varifrån kommer beloppen som rör traktamenten? Finns dom inlagda i transPA? Beloppen finns inlagda i programmet från början och uppdateras per automatik om/när nya belopp kommer i standardlönegrupperna. Gå till register - lönegrupper, transport- och utlandsavtalet. Här syns era lönegrupper som finns upplagda i registret i denna artikel kan ni läsa mer om hur ni skapar upp nya lönegrupper.  I exemplet har vi 6 år i yrket  Klicka på "pennan" till vänster om lönegruppens namn så öppnas ett nytt fönster, klicka på  "pennan" bredvid Giltig från 2022-04-01 för att ta fram hur lönegruppen ser ut. Under traktamente syns beloppen.         Under verktyg-inställningar-länder finns skatteverkets traktamentsbelopp för både Sverige och utlandet. Klicka på "pennan" så öppnas ett nytt fönster där ni ser det skattefria traktamentsbeloppet och här finns även reduceringsbelopp för fria måltider.    

I avsnittet traktamentesberäkning enligt Transportavtalet finns förklaring till när traktamenten utfaller enligt den automatiska beräkning som finns i TransPA.    Här nedan visar vi ytterligare ett exempel på hur en resa kan registreras inom norden med överliggning  och hur utfallet blir i TransPA löneberäkning med gränsövergång till Norge. Valet "utland" kommer styra beräkningen till att räkna efter utlandsavtalet som tillämpas vid gränsöverskridande godstrafik utanför Norden. Detta är utrikes, men inom Norden, så därför väljer jag "transport" som ni ser här nedan.    Resan startar som vanligt när jag lämnar stationsorten. Här går resan till Norge och därför rapporterar jag gränsövergång både när jag kommer in i Norge och när jag kommer tillbaka och passerar gränsen till Sverige igen. Jag har sovit i lastbilen och har således inte haft någon fri logi som ni ser.   I kalendern visas resan som ett grått block över dagarna som resan pågår.   I löneberäkningen presenteras föjande: Nordiskt traktamente - dag:  Ställer jag mig på raden nordiskt traktamente - dag så visas resan som beräkningen kommer ifrån och antal Nordiskt traktamente dag. Tiden räknas från den tidpunkt då arbetstagaren lämnar stationsorten till den tidpunkt arbetstagaren återkommer till Stationsorten.  Nordiskt traktamente - logi: Samma sak här, vill jag se var denna beräkning kommer ifrån så klickar jag på raden som presenterar logi.   Vi friskar upp ert minne från föregående avsnitt och tar med beloppen från lönegruppen här. Det är härifrån vi plockar belopp när ersättning för traktamente skapas. I detta fall räknas samtliga timmar som resan pågår med ersättningen 15,76 kr per timma och presenteras som nordiskt traktamente - dag. Logitraktamente utgår likt beräkningen beskriven i traktamentesberäkning enligt transportavtalet     Vad gäller fördelningen av det skattefria traktamentet i antalet halvdygn och för logi och beräkningen av den skattepliktiga delen och därmed total skattepliktig lön, se artikeln Skatteverkets regler för traktamenten.

Här visar vi hur en resa kan se ut enligt utlandsavtalet (utanför norden) med gränsövergång till Danmark och Tyskland. Valet ”utland” kommer att styra beräkningen till att räkna efter utlandsavtalet. Precis som för alla traktamentesresor i TransPA rapporteras denna alltid när resan är slut, så först på hemkomstdagen.   Vid rapportering av resa enligt utlandsavtalet är det möjligt att ange en avgångstid och en ankomsttid. Med avgångstid avses den tidpunkt när chauffören lämnar sin stationsort och med ankomsttid den tidpunkt chauffören återvänder till sin stationsort. Traktamentet kommer att beräknas mellan dessa tidpunkter.   Ersättning för timlön enligt utlandsavtalet beräknas mellan start och slut tiderna för hela resan.     under register-lönegrupper-TransportUtlandsavtalet hittar ni lönegruppen som vi hämtar beloppen ifrån ex.4 år i yrket på flik utlandsavtalet.       I utlandsavtalet finns inte månadslön utan ersättningen är timbaserad, hela månadslönen beräknas med timmar istället för månadslön.   Timersättning utges från den tidpunkt då utlandsförare står till arbetsgivarens förfogande för utlandstransport och till den tidpunkt då föraren återkommit och avslutat arbetet på stationsorten. Premieersättning utgörs av milersättning och ersättning för lastning och lossningsställe.    I löneberäkningen ser resan ut så här: Att utlandstraktamente skiljer sig åt 2 timmar mot timersättningen i vårt exempel beror på att chauffören lämnar stationsorten först kl.09.00 en timma efter han började sitt arbete och återkommer till stationsorten kl.15.00 en timma före arbetet avslutades.   Markerar man raden skattefritt traktamente visas beräkningen enligt skatteverkets regler mer om det kan ni läsa i artikeln skatteverkets regler för traktamente  

I transPA finns det stöd för att beräkna arbetstidsmått efter schemaperiod enligt bussbranschavtalet. I löneberäkningen visas värden som anger hur mycket tid som arbetstagaren skall utföra och hur mycket som faktiskt är utfört. Man får också hjälp där övertid och undertid presenteras. När en schemaperiod har avslutats presenteras dessa värden i löneberäkningen:   Planerad tid: Anger den arbetstid som arbetstagaren skall utföra under en schemaperiod. Exempel: en arbetstagare tillhör en lönegrupp som är inställd på schemaperiod 8 veckor och 40 tim/helgfri vecka. När en schemaperiod har avslutats kommer detta värde att vara 320 tim (eventuellt reducerat för infallande helgdagar). Detta värde skall inte förväxlas med den faktiskt schemalagda arbetstiden.   Rapporterad tid: Anger den rapporterade tiden under den aktuella schemaperioden. Både arbetstid och frånvarotid ingår i detta värde.   Undertid: Anger att arbetstagarens rapporterade tid är lägre än planerad tid.   Övertid: Anger att arbetstagarens rapporterade tid är högre än planerad tid. Detta värde visas i listan över med beloppslönearter.   Om dessa värden inte visas i löneberäkningen innebär det att schemaperioden inte har avslutats under avräkningsperioden (=månaden före löneperioden). Avstämningen sker alltså inte under denna löneperiod. Den kommer att ske i en kommande löneperiod. Utöver dessa värden visas även Arbetad tid. Tänk på att detta värde alltid visar arbetad tid för den aktuella avräkningsperioden. Den har alltså inte någon betydelse för avstämningen av en schemaperiod men är användbar för att få en snabb överblick över en månad och att ta fram rapporter över en längre period. Funktionen bygger på att arbetstidsförläggningen "schemaperiod" ställs in med önskat antal veckor i lönegruppen.   Exempel: Vi börjar med att titta i lönegruppen som ni finner under Register- Lönegrupper- Bussbranschavtalet. Här syns inställningen för lönegruppen "2 år schemaperiod" där arbetstidsförläggningen är satt på schemaperiod i 8 veckor. Schemaperioden börjar med startdatum 27 mars. Vi har också ställt in arbetstidsmåttet till 40 timmar per helgfri vecka.     I löneberäkningen har vi nu kommit fram till utbetalning juni med maj månads avvikelser. Vår schemaperiod är från 27 mars och 8 veckor framåt, dvs. t o m 21 maj. Nu känner transPA av att schemaperioden avslutas och därmed visas planerad arbetstid. Klicka på raden planerad arbetstid så ser vi att perioden avslutas den 21 maj och att den innehåller 288 timmar (här har transPA reducerat arbetstidsmåttet från 320 timmar p.g.a fyra infallande helgdagar den 7 april 10 april 1 maj och 18 maj ) Observera att transPA inte tar hänsyn till det schema som finns utlagt när arbetstidsmåttet beräknas. Här räknas alltså istället 8h per helgfri vardag.       Sker inga förändringar av schemaperiod så kommer nästa period som avräknas bli från 22 maj till 16 juli. Här krävs ingen ändring av datum i lönegruppen för att få hjälp framåt - transPA  känner av inställningen på 8 veckor och fortsätter räkna nya schemaperioder.                

Den 1/1 2019 sker ändringar i Sjuklönelagen som påverkar hur karensavdraget hanteras i  Bussbranschavtalet. Karensavdraget kommer framöver att vara 20% av den sjuklön som arbetstagaren beräknas att få under en genomsnittlig vecka. Det betyder att karensdagen som alltid hamnade på första sjukdagen avvecklas och ersätts med karensavdrag.   Observera att valet att använda den nya beräkningen av karensavdrag, inte aktiveras per automatik. Läs mer här  Vid aktivering av de nya reglerna för karensavdrag, kommer hanteringen i TransPA framöver att ske på följande sätt.   Kategori: Anställda med Månadslön eller Veckolön. Vid sjukdom kommer TransPA att visa:   Sjukfrånvaro = Antal timmars total sjukfrånvaro Karensavdrag = 20% av ordinarie veckoarbetstid. Sjuklön = Antal timmars Sjukfrånvaro - Karensavdrag   Genomsnittlig veckoarbetstid beräknas utifrån arbetstidsmåttet i lönegruppen   Exempel 1: Kalle går på 40 timmar i veckan. Han är schemalagd att arbeta 8 timmar, måndag till fredag. Vid lunch på måndag blir Kalle sjuk och är först tillbaks på arbetet på torsdag morgon.   Resultatet i Löneberäkningen blir: Uppställningen för hela veckan blir så här:   Observera Karenstiden är 20% av veckoarbetstiden och alltså 8 timmar i ovanstående exempel. Karensen utfaller då för 4 timmar på måndag och 4 timmar på tisdag. (I den gamla beräkningen skulle Kalle enbart få 4 timmar karens för måndagen) Karensavdraget sker i timmar, och sjuklönen beräknas för kvarstående sjukfrånvaro efter karensavdraget. Detta förenklar överföring till lönesystemen då det kontanta avdraget fortfarande endast hanteras av lönearten Sjukfrånvaro och beloppet för Sjuklön är efter karensavdraget. Ingen förändring i beräkningen av á-pris för Sjuklön eller Sjukfrånvaro.   Exempel 2:  Lisa går på 38,25 timmar. På onsdagen är hon schemalagd att arbeta 10 timmar. Hon blir dock sjuk hela onsdagen men är frisk igen på torsdag morgon.  Resultatet i Löneberäkningen blir: Sjukfrånvaro för hela perioden.  Karensavdraget är 7,65 timmar (20% av 38,25) Sjuklön på 2,35 timmar. (10-7,65)   Observera Karensavdraget sker inte för hela dagen, därför genereras sjuklön redan för en del av första dagen.    Kategori: Anställda med med Timlön och visstid extra. För anställda med oregelbunden arbetstid beräknas istället en genomsnittlig veckoarbetstid. Vid sjukdom kommer TransPA att visa: Sjukfrånvaro = Antal timmars total sjukfrånvaro (inget timavdrag) Karensavdrag = 20% av genomsnittlig veckoarbetstid. Sjuklön = Antal timmars Sjukfrånvaro - Karensavdrag   För att beräkna genomsnittlig kontrollerar vi tidigare arbetstid 12 veckor tillbaks. Genomsnittet beräknas endast för de veckor där arbetstid identifieras. Finns det ingen arbetstid för de sista 12 veckorna, uppskattas genomsnittlig veckoarbetstid baserat på registrerad sjukfrånvaro i innevarande vecka.   Exempel 3: Lasse jobbar extra och brukar hjälpa till på företaget en vecka per månad.  Vecka 44 är han inplanerad att arbeta, men blir sjuk. TransPA kontrollerar då arbetstiden i perioden vecka 32-43.  Det visar sig att Lasse har arbetat: 25 timmar vecka 32, 30 timmar vecka 36 och 28 timmar vecka 40. Beräkningen blir då (25+30+28) / 3 = 27,67 timmars genomsnittlig veckoarbetstid. Karensavdrag blir 20% * 27,67 = 5,53 timmar.   Exempel 4: Anna är behovsanställd och brukar hjälpa till på företaget under sommaren. Hon är inplanerad att arbeta 30 timmar första veckan i juli. Arbetsgivaren registrerar sjuk för alla 30 timmar. Eftersom Anna inte har inrapporterad arbetstid de senaste 12 veckor, uppskattas karensavdraget utifrån den registrerade sjukfrånvaron i innevarande vecka. Det betyder att Anna får 30 * 20% = 6 timmars karensavdrag.    

Under Register - Arbetsuppgifter kan ni  registrera de arbetsuppgifter som chaufförerna utför och får extra ersättning för som tex APL, Restid, Beredskap. Ersättningen är kontant och utgår per tillfälle eller per arbetstimme. Du kan också välja om ersättningen skall ersätta ordinarie premiekomp. Till skillnad från ett Lönetillägg eller Tidnyckel utgår ersättning vid arbetsuppgift enbart när själva arbetsuppgiften är registrerad av den anställde i tidrapporten.  Viktigt att välja rätt löneart för ersättningen man får. Ifall lönearten saknas i systemet, gå till löneartsregistret och gör klart den innan du slutför arbetsuppgiften.   I denna artikel finns ett exempel på hur ni kan skapa arbetsuppgifter för passningstjänst.    I denna artikel kan ni se exempel på hur man kan registrera in en arbetsuppgift i tidrapporteringen.   Tänk på att ni har ett eget ansvar över de ni skapar och att Visma TransPA i regel ej ombesörjer uppdatering av belopp i registret arbetsuppgifter då nya avtal träffas. 

Val av arbetstidsmått   Deltidsmåttet anges i anställningskontraktet under personal. Istället för heltid väljs deltid och ni anger antalet genomsnittliga timmar per helgfri vecka. Beräkning av arbetstidsmått sker utifrån er angivna veckoarbetstid   Vid det tillfälle ni väljer att sätta den anställde som deltidsanställd så aktiveras en hårdkodad beräkning beträffande hur TransPA beräknar arbetstidsmåttet. Istället för att titta på val av arbetstidsförläggning (de fem alternativ ni är vana vid att välja bland, se ovan), så kommer beräkning istället ske utifrån er angivna veckoarbetstid.   Inställningar för deltidsanställda Dessa inställningar är gemensamma för samtliga era deltidsanställda per företag (kan ej ställas in individuellt per anställd)   Övertids beräkning per dag eller per vecka Utifrån er angivna veckoarbetstid i anställningskontraktet ovan kan ni sedan välja om övertids beräkningen ska ske per dag eller per vecka. Detta ställs in i Verktyg - Inställningar - Löneberäkning.     Som standard är det inställt att beräkningen sker per vecka. Det betyder att en anställd på 50% beräknas till att jobba 20 timmar/vecka. Skulle den anställde jobba mer genereras timlön/mertid upp till 40 timmar. Det är först när den anställde arbetat över 40 timmar på en vecka som övertid genereras. Vid samtliga helgdagar som infaller måndag till lördag reduceras den planerade arbetstiden med en femtedel av veckoarbetstiden.  Observera att denna beräkningsmodell inte baseras på schemalagd tid.   Den andra deltids beräkningen sker per dag. Det betyder att en anställd på 50% beräknas jobba 4 timmar per dag. Skulle den anställde arbeta mer genereras timlön/mertid upp till 8 timmar. Det är först när den anställde arbetat över 8 timmar på en dag som övertid genereras. Inte heller denna beräkningsmodell baseras på schemalagd tid.   Reducering av arbetstidsmåttet endast vid schemalagda dagar eller ej Om ni bockar i denna inställning så vill ni att TransPA ska ta hänsyn till om det finns planerat arbete den röda dagen eller ej vilket påverkar den anställdes arbetstidsmått. Arbetstidsmåttet reduceras med den schemalagda tiden som finns på helgdagen.  Om inte denna är ibockad så får du en "bred" reducering typiskt måndag - lördag vid infallande helgdag, helt oberoende av huruvida er deltidsanställd är planerad att arbeta eller ej.    

Vill ni ha ut en rapport för en speciell löneart? Eller en lista på alla medarbetare med deras löner och tillägg? Många användningsområden finns, kanske är ni intresserade av rörelser av ATF där ni kan välja lönearter för intjänanden och uttag. Eller vill ni se hur mycket undertid som finns för en specifik anställd eller ett delområde i er verksamhet.   Rapporten Utbetald lön har allt du behöver, Ni kan få summering per anställd eller per löneart.   Om ni vill ha ett förfinat urval och ni inte kommer hela vägen i TransPA, prova gärna att exportera rapporten till Excel som har en filtrering som är riktigt vass ⭐   Vi börjar med att titta på verktygsfältet.    Som standard så grupperas rapporten på löneperiod. De anställda som ingått i löneperioden ligger därför efter varandra med respektive lönerader. Det betyder att summeringen sker på samtliga anställda totalt för hela löneperioden.   För att rapporten skall laddas klicka på     Vill ni få summering per anställd klickar du på     Vill du istället få en summering per löneart klickar du på        Löneberäkningen i TransPA har vi också med summering av samtliga lönerader med skattepliktigt belopp och bruttolön. Dessa visas som standard inte i rapporten eftersom de skulle isåfall ingå i totalsumman, och då hade det blivit fel totalsumma. Vill du ändå se dem klicka på    Frågor och svar: Vi tar månadsvis efter lönekörning ut en lista för att kontrollera skattepliktig lön. Vi stämmer av denna totalsumma mot det totalbelopp som visas i vårt löneprogram för att inte utbetalningen ska bli felaktig. Hur gör vi detta enklast via denna rapport?    1. Efter att du klickat på utbetald lön och menyraden syns, klicka på denna symbolen med miniräknaren för att även visa summeringslönearter. 2. Klicka nu på filterikonen för att aktivera filtrering. Ställ dig på löneartskolumnen. Skriv "skattepliktig lön" och klicka till höger på tratten.       Klart! Nu har du fått en fullständig lista över endast lönearten skattepliktig lön som avser oktober månad (i detta exempelfall). Har ni många anställda och skulle vilja slippa bläddra så välj att visa fler än de 50 poster som är valda som standard per sida.    Har ni en mindre skärm och tycker att ni behöver skrolla till höger för att se mest relevant information så går det fint att flytta kolumner i rapporten. Som i detta fall där jag valt att flytta belopp till vänster så den syns bredvid lönearten:                

Här nedan visar vi ett exempel på hur ni kan göra för att uppdatera en ”egen” lönegrupp vid ny avtalsperiod.  Arbetssättet är nästan detsamma som när ni skapar en ny lönegrupp.   Standardlönegrupperna de som heter A2. 2 år i yrket, A2. 2 år i yrket Sthlm & Gbg  motsvarande lönegrupper för Bussbranschavtalet som heter  år i yrket, 2 år i yrket frischema osv uppdateras automatiskt vid ny avtalsperiod.    Gå till register-lönegrupper. Här ser ni de olika avtalsområdena som finns i systemet.   I vårt exempel är inte 2 år i yrket lok.schema uppdaterad med nya lönebelopp för avtalsperioden 2023-04-01.   Klicka på pennan till vänster om lönegruppens namn.    Klicka på plustecknet. För enkelhetens skull kan ni importera alla värden från 2022-04-01 genom att välja "Hämta värden från" Skriv sedan in den nya avtalsperiodens start i fältet Giltigt från i vårt exempel 2023-04-01. Sedan ändrar ni till de nya lönebeloppen, i rutan som är gulmarkerad, enligt vad du kan läsa dig till i Transportavtalet och klicka på spara.         Här kan ni läsa vilka lönebelopp som uppdateras vid nytt avtal. Vilka lönebelopp uppdateras av TransPA när nytt avtal träffas   Här kan ni läsa om hur man skapar en ny lönegrupp. Skapa ny lönegrupp

När ni börjar använda TransPA levererades det med ett antal standardlönegrupper utifrån det avtalsområde ni har. Standardlönegrupperna de som heter A2. 2 år i yrket, A2. 2 år i yrket Sthlm & Gbg osv. för  Transportavtalet, motsvarande lönegrupper för Bussbranschavtalet som heter 2 år i yrket, 2 år i yrket frischema osv. uppdateras automatiskt vid ny avtalsperiod. OBS! Om ni har skapat egna lönegrupper som heter något annat är det viktig att ni själva ser till att de uppdateras då nya avtal träffas.   Vid vissa tillfällen kan man behöva skapa upp ”egna” lönegrupper t ex vid olika lokala överenskommelser där inställningarna skiljer sig åt.   Gå till register-lönegrupper.   Här ser ni de olika avtalsområdena som finns i systemet. I vårt exempel nedan visar vi hur man lägger upp en ny lönegrupp för TransportUtlandsavtalet.   Klicka på det gröna plustecknet i det blå listfältet.   Skriv in benämning på lönegruppen och klicka på spara.     Klicka på pennan till vänster om lönegruppens namn och sedan klicka på plustecknet.   Skriv in avtalsperioden start, ni kan importera alla värden från en befintlig lönegrupp genom att välja ”Hämta värden från” ni får då hjälp med att hämta belopp och inställningar i lönegruppen. I vårt exempel väljer vi hämta värden från 2 år i yrket 2023-04-01.     Nu har de nya lönebeloppen importeras, ni har möjlighet att ändra belopp och inställningar innan ni sparar.      Här kan ni läsa om hur ni uppdaterar en "egen skapad" lönegrupp vid ny avtalsperiod. Uppdatera lönegrupp vid ny avtalsperiod   I denna artikel kan ni läsa om vilka lönebelopp som uppdateras Vilka lönebelopp uppdateras av TransPA när nya avtal träffas

Vi vill göra er uppmärksamma på att vid arbetstidsförläggning schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B och vid schemalösa lokala överenskommelser reduceras den ordinarie arbetstiden (40 timmar/vecka) med 8 timmar för varje helgdag som infaller under måndag till lördag.   I April/Maj kommer följande helgdagar Vecka 14 Långfredag, Påskafton Vecka 15 Annandag Påsk Vecka 18 Första maj Vecka 20 Kristi Himmelsfärdsdag Vecka 21 Pingstafton   I exemplet nedan visar vi en heltidsanställd som går på schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B, lönekörning Maj månad. Tips! Klicka på planerad arbetstid i löneberäkningen så visas den planerade arbetstiden för varje vecka.   Vecka 14 löper mellan 2 April till 8 April med 2 st helgdagar. Vecka 15 löper mellan 9 April till 15 April med 1 st helgdag. Vecka 18 löper mellan 30 April till 6 Maj med 1 st helgdag.   OBS! Spara inte lönekörningen förrän den anställde har rapporterat in sin tid för hela sista veckan, är man för snabb kan den anställde gå miste om övertid & övertidsersättning.    Obs! Vecka 20 & 21 som har Kristi himmelsfärdsdag och Pingstafton som helgdag tillhör lönekörning i juni månad.   I exemplet nedan visar vi en heltidsanställd som går på schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B, lönekörning Juni månad.   Vecka 20 löper mellan 14 Maj  till 20 Maj med 1 st helgdag. Vecka 21 löper mellan 21 Maj  till 27 Maj med 1 st helgdag.   OBS! Spara inte lönekörningen förrän den anställde har rapporterat in sin tid för hela sista veckan, är man för snabb kan den anställde gå miste om övertid & övertidsersättning.    Bedriver ni kontinuerligt skiftarbete räknas även helgdagar på söndagar. I de tillfälle behöver ni registrera dessa helgdagar själva i registret helgdagar som ni finner under register-helgdagar   Tänk också på att på ni behöver kryssa i utför kontinuerligt skiftarbete på den anställde på fliken lön som finns under fliken personal.   I denna artikel kan i läsa exempel på vad blir den planerade arbetstiden vid helgdagar t ex vid månadsarbetstid.   Observera att denna regel för reducering av helgdagar avser i transportavtalet.        

I produkten finns ett antal "verktyg", man kan använda i olika situationer då man vill ha anpassade beräkningar. I ert fall med bussbranschavtalet och timanställda så har vi ett förslag där ni skapar ett lönetillägg som ni sedan kan addera till utvalda personer som ska omfattas av tillägget. Observera att i detta fall vi beskriver nedan så kommer verktyget inte addera något ATF saldo som den anställde samlar på sig och tas ut i ledighet, utan alltså som ett lönetillägg där utbetalning kommer föreslås likt andra tillägg och avvikelser i löneberäkningens månatliga avräkning. Denna metod, att betala ut som ersättning istället för att samla på sig ett saldo, har formats efter diskussioner med flera av våra busskunder som har varit med och tyckt till vad de känt är mest önskvärt. Lönetillägget kommer räknas efter arbetad tid och räknas från första minuten och har ej möjlighet till något tak, 174h arbete per månad eller dylikt.  Gå till register - lönetillägg och lägg till nytt. I detta exempel skapar vi ett för timanställda där vi känner av procent utifrån timlönen. Fördelen med detta är att vi kan använda det brett, addera det på alla anställda som berörs oavsett vilken lönegrupp/erfarenhet de har. Vi bakar också in den 13% semesterersättningen. Detta betyder att vi sätter A-priset till 1,30 och att det utgår för varje arbetad timma. Om ni skulle föredrar att exkludera semesterersättningen i tillägget för att lägga på den i ett senare skede så sätter ni istället A-priset till 1,15.   Efter att ni sparat tillägget, gå gärna in på en anställd och lägg till det vid fliken lönetillägg. Lägg gärna in det i en period där befintliga tidrapporter redan finns när du testar. Nu kan ni granska resultatet redan innan ni aktiverar det i skarpt läge för alla anställda som berörs.   För att bedöma resultatet vi ser och kontrollera hur korrekt detta blir: Här kommer en metod man kan använda. Vi vet att om den anställde skulle arbetat 174h i månaden så skulle vi velat ge timlönen x 2 + semesterersättningen. Vi räknar då månadens arbetade timmar, 93,3h och delar med 174h. Därefter gångrar vi med 363,0238 vilket motsvarar värdet från denna anställds två timlöner inkl. semesterersättning (321,26 + 13% semesterersättning)  Detta ger resultatet 194,65kr, vilket är väldigt nära den summa som löneberäkningens 195kr visar.   Vi noterar också att vi helt saknar ATF som tidsrad då uttaget sker i avlöning via lönetillägg. Se exemplet här nedan som visar annan anställd med månadslön (vilket ni kanske känner igen om ni tillämpar detta). Här finns funktionen hårdkodad (kräver inget tillägg) i TransPA och beräknas med 2h per månad. I dessa fall ser ni den som tidsrad och antalet adderas istället till ATF-saldot och är tänkt att tas ut som ledighet vid lämpligt tillfälle.      Hoppas att ni kan använda detta tillägg och att det kan underlätta er lönehantering.

När Tjänstemannaavtalet är aktiverat på företaget kommer det för tjänstemän att beräknas lön enligt Tjänstemannaavtalet. För att detta skall vara möjligt har det även skapats upp en del nya lönearter. I Löneartsregistret finns nu lönearter separerade på avtalsområde. Dessa lönearter behöver ett löneartsnummer för att kunna exporteras till ett lönesystem.   Det betyder att en person som är registrerad som tjänsteman enbart kommer att generera lönearter markerade med Tjänstemannaavtalet. Till exempel kan ni ha ett löneartsnummer för Månadslön för kollektivanställda och ett annat löneartsnummer för tjänstemännens Månadslön. Aktuella lönearter för Tjänstemanna avtalet Månadslön Dagslön Timlön Mertid Övertid Undertid Komptid Flextid Semestertillägg Semesterersättning Sjukavdrag Frånvaro med lön Vård av barn Pappaledig Tjänstledig Restid Traktamente Arbetad tid Tillägg         Månadslön Beräknas för arbetstagare med löneformen Månadslön. Dagslön Beräknas för löneformen Månadslön när anställningen påbörjas eller avslutas under utbetalningsmånaden. Månadslön beräknas då inte Timlön Beräknas för arbetstagare med löneformen Timlön/månad. Mertid Beräknas för arbetstagare med deltidsanställning. Utgår när arbetstagaren arbetat mer än normal tid arbetstid under en dag. Med normal tid avses den tid som denne skall arbeta enligt sitt deltidsmått. Exempel: vid 20 tim. arbetstid/vecka är arbetstagarens arbetstid/dag = 4 tim Övertid Övertid uppstår när arbetstagaren har utfört arbete utöver den ordinarie arbetstiden. Avstämning kan ske per dag (8 tim. helgfri vardag) eller per vecka (40 tim. helgfri vecka). Valet anges i anställningskontraktet. Beräknas för alla löneformer. Beräknas inte om det på personkortet är valt att övertid ingår i lönen, eller om komptid eller flextid är registrerat i tidrapporten Övertid enkel Övertid kvalificerad Undertid Undertid uppstår när arbetstagaren arbetstid inte uppnår ordinarie arbetstiden. Avstämning kan ske per dag (8 tim. helgfri vardag) eller per vecka (40 tim. helgfri vecka). Valet anges i anställningskontraktet. Beräknas ej om komptid eller flextid är markerat i tidrapporten Komptid Arbetstagaren kan ange om över- och undertid skall hanteras i komptid. Detta sker genom att på tidrapporten kryssa välja "Komptid" Valet sker per avstämningsperiod, dvs. dag eller vecka. En arbetstagare kan alltså välja att spara övertid till kompbanken en avstämningsperiod och få övertiden utbetald i pengar för en annan avstämningsperiod. Vid överskjutande tid används lönearterna Överföring till kompbank enkel/kvalificerad istället för Övertid enkel/kvalificerad, och vid undertid används lönearten Uttag från kompbanken OBS: Den tid som valts att sparas till kompbanken beräknas på samma sätt som övertid. Det betyder att även Överföring till kompbanken avrundas till fullgjorda kvartstimmar. Överföring till kompbank enkel Överföring till kompbank kvalificerad Uttag från kompbank Beräknas när arbetstagaren önskar att kvitta frånvaro mot innestående tid i kompbanken. Kvittningen kan ske på två sätt: Arbetstagaren kryssar på tidrapporten i 'Komptid'. Detta innebär att arbetstagaren har arbetat del av dag och önskar att återstoden skall plockas från kompbanken. Arbetstagaren registrerar en frånvaro av typen Kompledig. Detta innebär att det antal timmar som registreras skall plockas från kompbanken. Beräknas inte om det på personkortet är valt att övertid inte skall beräknas för arbetstagaren Flextid Överföring till flexbank Som ett kompelment till komptid finns nu även möjlighet att hantera över- resp undertid med flextid. Flextid är som standard aktiverat och förvalt i tidrapporteringen. Läs mer om flextid här Beräknas inte om det på personkortet är valt att övertid inte skall beräknas för arbetstagaren Uttag från flexbanken Beräknas när arbetstagaren önskar att kvitta frånvaro mot innestående tid i flexbanken. Kvittningen kan ske på två sätt: Arbetstagaren kryssar på tidrapporten i 'Flextid'. Detta innebär att arbetstagaren har arbetat del av dag och önskar att återstoden skall plockas från flexbanken. Arbetstagaren registrerar en frånvaro av typen Flexledig. Detta innebär att det antal timmar som registreras skall plockas från flexbanken. Semestertillägg Semestertillägg utgår för uttagna betalda semesterdagar. Beräknas för löneformen Månadslön. Intjänandeår är 1 april-31 mars. Semesterersättning Semestersättning utgår för löneformen Timlön. Beräknas när företagsinställningen Beräkna semesterersättning för timanställda är vald.   Sjukavdrag Sjukavdrag dag 1 Beräknas för den första sjukdagen i varje sjuklöneperiod under avräkningsmånaden. Om personen återinsjuknar inom 5 kalenderdagar betraktas det som samma sjukperiod som den tidigare. Sjukavdrag dag 2-14 Beräknas för dag 2-14 under sjuklöneperioden. Sjukavdrag dag 15-90 Eter sjuklöneperioden skall sjukavdrag ske med dagsavdrag. Dagsavdraget sker varje kalenderdag. Beräknas endast för löneformen Månadslön. Värdet för dagsavdraget sker enligt två modeller beroende på om arbetstagarens månadslön ligger över eller under en lönegräns. Gränsvärdet är 10 x prisbasbelopp / 12 (prisbasbeloppet hämtas från generell inställning) Sjukavdraget per dag får inte överstiga ((fasta kontanta månadslönen x 12) / 365). I fast kontant månadslön skall fasta lönetillägg inkluderas. Sjukavdrag dag 91> Beräknas när sjukperioden överstiger 90 dagar. Beräknas endast för löneformen Månadslön. Frånvaro med lön Beräknas för löneformen Månadslön. Vård av Barn Beräknas för löneformen Månadslön Pappaledig Beräknas för löneformen Månadslön Tjänstledig Beräknas för löneformen Månadslön. Alla former av tjänstledighet beräknas enligt denna modell. Varje frånvaroorsak särredovisas med namn och löneart och beräknas som separata frånvaroperioder. Varje frånvaroorsak har tre möjliga lönearter, Del av dag, Dag 1-5, Dag 6>. Tjänstledig del av dag Tjänstledig dag 1-5 Denna löneart beräknas när frånvaroperioden är 1-5 arbetsdagar. Tjänstledig dag 6> Denna löneart beräknas när frånvaroperioden är längre än 5 arbetsdagar. Restid Restid utgår för all rapporterad tid med arbetsuppgiften Restid. Restiden fördelas på lönearterna Enkel och Kvalificerad beroende på när restiden utförts. Eftersom restid endast kan utföras utanför ordinarie arbetstid sker inget avdrag för rast som registrerats under restiden. beräknas för alla löneformer Kvalificerad Restid Enkel Traktamente Beräknas enligt Skatteverkets regler. Beräknas för alla löneformer. Inrikes traktamente dag Inrikes traktamente logi Utrikes traktamente dag Utrikes traktamente logi Skattefritt traktamente Skattepliktigt traktamente Arbetad tid Beräknas på samma sätt som för övriga avtal. Tillägg Personliga tillägg Beräknas på samma sätt som för övriga avtal med dessa undantag: lönetillägg per löneperiod skall inte beräknas första och sista anställningsmånaden vid Månadslön. De ingår då i dagslönen. Arbetsuppgiftstillägg Beräknas på samma sätt som för övriga avtal. Tidnyckeltillägg Beräknas på samma sätt som för övriga avtal

Har ni tips på vad som är bra att tänka på i TransPA när en anställd ska avsluta sin anställning på företaget?   Börja med att avsluta anställningskontraktet på den anställde detta gör ni under registret personal, fliken anställningskontrakt.   1. Klicka på ”pennan” för att redigera kontraktet.   2. Klicka på ”Avsluta anställning” fyll i t o m datum klicka sedan på spara.    Är bara på anställningsform Tillsvidare som valet "avsluta anställning" finns. Är det en provanställning som t ex. avslutas innan provanställningens slut ändrar man t o m datumet.     I löneberäkningen visas en varning bredvid fältet anställningskontrakt. ”Hovrar” ni över varningen kan ni läsa ”anställningskontraktet för denna person påbörjas/avslutas under denna löneperiod vilket kan innebära att grundlönen skall justeras”   I vårt exempel slutar den anställde 14/10 det innebär att den anställde inte ska ha full månadslön för oktober. Månadslön eller Dagslön behöver manuellt ersättas med aktuell timlön i löneberäkningen. OBS! Dagslön stödjs ej av Transportavtalet men finns i andra kollektivavtal.    1. Vi börjar med att ta bort månadslönen genom att klicka på den röda runda ringen längst till höger om löneraden.  2. För att lägga till en ny manuell rad klickar vi  på "+ Ny rad" 3. Klicka på den lilla listpilen välj Timlön, skriv in antalet timmar den anställde ska ha timlön för. 4. Vi väljer att skriva in en kommentar på vad vi manuellt justerar i löneberäkningen genom att  klicka på + ny rad får ni fram kommentarsfältet.  5. Spara & Lås lönen.   I November månad betalas innestående kompsaldo och arbetstidsförkortning ut. Klicka på den runda ringen i det blå fältet välj ”Betala ut innestående saldo som lön”      Nu har vi betalt ut innestående saldo med timlön och saldot ”nollas” på komp och atf efter ni har sparat & lås lönekörningen.   Intjänade och sparade semesterdagar hanteras i ert lönesystem i samband med slutlönen.   När slutlönen är exporterad och klar är det bra att sätta personen till ej aktiv. Gå in på personkortet - fliken allmänt och kryssa ur rutan Aktiv klicka sedan på spara. När personen är ej aktiv tar hen inte plats i licensen men ni har möjlighet att ta fram historik på den anställde, som t ex arbetsgivarintyg.   Tisp! Om personen finns i ett schema rekommenderar vi att ta bort den anställde från schemat, om man inte gör detta rullas pass ut i kalendern och personen kommer finnas med i olika rapporter t ex Dagbeordringslista eller Summerad tid.    I denna artikel kan ni läsa hur ni tar bort personal i ett schema.      

En tidnyckel är en ersättning som skall utgå på en speciell tidsperiod på dygnet, -veckodag, eller -helgdag. Ersättningen är kontant och ges som ett fast belopp per timma eller i procent av timlönen. Tidnyckel kan kopplas till valfri Löneart. Under Register - Tidnycklar lägger ni till tidnycklar.   Viktigt att tänka på är att om ni har en extra ersättning som ska löpa från ett dygn till ett annat så behöver ni lägga upp klockslag per dag. Se detta fall nedan, med extra ersättning 22-06. När tidnyckeln är registrerad kan du öppna personkortet till en anställd som skall ha tillägget, och markera aktuell tidnyckel.  

Följande gäller för Transportavtalet under förutsättning att man är vecko- eller månadsavlönad. Sjuklön från arbetsgivaren genereras i TransPA de första 14 kalenderdagarna. De första 8 timmarna i sjukdomen är karenstimmar då ingen sjuklön utges, eller rättare sagt 1/5 av veckoarbetstiden, så det fungerar även för deltidsanställda. Därefter skall arbetsgivaren stå för sjuklön fram till dag 14. Eftersom TransPA  räknar de dagar som är sjukmarkerade i ett streck är det viktigt att samtliga kalenderdagar är sjukmarkerade, även arbetsfria dagar och helger. Sjukfrånvaro dras i efterföljande månad, och vid längre sjukdomsförlopp kan det betyda att man ligger ute med en månadslön.   Exempel: Den anställde insjuknar den första augusti. När augustilönen körs utbetalas hela månadslönen för augusti och inget avdrag för sjukfrånvaro görs.   I lönekörningen för september görs sjukavdraget från augusti och då kan det se ut enligt nedan. Om den anställde varit sjuk hela augusti betalas ingen månadslön ut. Frånvaroavdrag görs i antal sjukfrånvaro timmar och här uppstår en differens jämfört med månadslönen. Differensen kan slå åt båda hållen, både med för stort och för litet frånvaroavdrag, beroende på antalet timmar som månaden innehåller. Här finns enkla åtgärder i TransPA som hjälper dig bli av med den oönskade differensen.  Klicka på den blå runda ringen och utför de båda åtgärderna "Gör avdrag för hela månadslönen" samt "Nollställ frånvaroavdrag". Här nedan syns effekten efter de båda åtgärderna. Frånvaroavdraget har nu jämställts med månadslönen och antalet sjukfrånvarotimmar har inte påverkats, vi får med oss timmarna över till ert löneprogram. I vårt exempel är den anställde frisk igen den första oktober. I oktoberlönen dras sjukfrånvaron för september, vilket betyder att ingen månadslön betalas ut denna månad heller. Det är först i november den anställde får en hel månadslön igen. Augusti September Oktober November SJUK SJUK FRISK FRISK Inget sjukavdrag Sjukavdrag för augusti Sjukavdrag för september Inget sjukavdrag   I denna artikel kan ni läsa om avdrag från månadslön vid semester, sjukfrånvaro och annan längre frånvaro,

Har en anställd varit frånvarande fler än 12 arbetspass under en och samma månad kan man göra avdrag med hela månadslönen detta är inget som sker med automatik i systemet utan det blir en manuell hantering i löneberäkningen.    Vi de tillfällen man vill göra avdrag för månadslön, klickar man på den blåa ringen längst upp till vänster välj sedan  " Avdrag för hela månadslönen"    Vilket genererar ytterligare en rad i löneberäkningen "Avdrag månadslön"  Samtidigt måste man tillse att man nollställer de frånvaroavdrag som skett under avvikelsemånaden genom att klicka på den blåa ringen längst upp till vänster välj sedan "Nollställ frånvaro"     Det är viktigt att man utför denna åtgärd, eftersom man inte vill ta bort frånvaroaktiviteterna när de kommer till löneberäkningen i löneprogrammet, då vissa ackumulatorer påverkas såsom semesterlönegrundande frånvaro etc. Den månadslön man gör avdrag för är föregående månadslön d.v.s i vårt exempel nedan juli månadslön.   OBS! Om ni har i inställningen exportera datum på lönearten "Avdrag månadslön" kommer datum för innevarande månad exporteras i lönefilen, det ni behöver göra efter importen till löneprogramet  är att manuellt lägga till vilket datum månadslönen avser i vårt exempel juli. Under register-lönearter väljer ni om datum ska skickas över på lönearten i denna artikel kan ni läsa mer.   I de fall man gör avdrag för månadslön ska timmarna för arbetad tid i perioden kompenseras i juli i vårt exempel 24 timmar, längst upp till höger klicka på  "ny rad"  Välj timlön och ange antalet timmar     I vårt exempel arbetar vi med månadslön för augusti och avvikelseperiod för juli, Truls har haft semester 20 arbetspass under juli 2019.   Vid de tillfällen man väljer att göra avdrag för månadslönen och ersätta med timlön är det viktigt att kontrollerna om månaden innehåller helgdagar. Dessa ska då kompenseras med helglön enligt avtal se §9 4 mom.   I denna artikel kan ni läsa mer om hantering vid längre sjukfrånvaro.

TransPA utför beräkning av sjuklön automatiskt, men önskar du utföra en egen kontrollberäkning, så visar denna artikel hur du går till väga för att beräkna sjuklönen för en anställd som går på arbetsförläggning schemalöst arbete 35B eller Lokal överenskommelse (där man inte har kryssat i "Föreslå schemalagd tid vid frånvaro").   När man beräknar sjuklön för den anställde är det viktigt att man kontrollerar föregående kalenderkvartal vilket då menas med att man kontrollerar föregående löneperiodens kalenderkvartal.   Exempel Här är ett exempel på hur systemet räknar sjuklön på en anställd som är sjuk mellan den 5/9 till 11/9 och skall då få sjuklön i oktobers löneperiod.     För att beräkna denna sjuklönen på 158,73 kr behöver vi kontrollera kalenderkvartal Juli - Aug - Sept löneperiod. Räkna samman inkomsten och Arbetad tid se nedan   Här är underlaget för Juli - Augusti - September som behöver räknas samman.     Juli löneperiod. Månadslön                   28514 kr Övertid                            2130 kr Premiekomp                    725 kr Schemalöst arbete          435 kr Ob-tillägg vardag             408 kr Ob-tillägg helg                 204 kr   Tot sum:                      32416 kr   Arbetad tid                      145h Föräldraledig                       8h   Tot Tid :                             153h          Augusti löneperiod. Månadslön                   28514 kr Övertid                            4260 kr Premiekomp                    650 kr Schemalöst arbete         390 kr Ob-tillägg vardag            272 kr Måltidskuponger            600 kr   Tot sum:                      34686 kr    Arbetad tid                     130 h Semesterfrånvaro           56 h   Tot tid:                              186 h          September löneperiod. Månadslön                          28514 kr Övertid                                   2621 kr Premiekomp                           880 kr Schemalöst arbete                528 kr Ansvarstillägg                      3000 kr Ob-tillägg vardag                  272 kr Måltidskuponger                  850 kr   Tot sum:                            36665 kr   Arbetad tid                            176 h Uttag från kompbank              8 h   Tot tid:                                    184 h       Räkna samman alla värden från varje månad se nedan. Månader Arbetad tid Inkomst  Juli 153 h 32,416kr  Augusti 186 h 34,686 kr September 184 h 36,665 kr  Total 523 h 103767 kr   Dela inkomst med Arbetad tid och gångra med 0,80  103767 /  523 = 198,40 * 0,80 = sjuklön 158,73 kr / h        Här listar vi upp vilka månader som den anställde blir sjuk i och vilka månader som man skall kontrollera löneunderlaget i.   Beräkna sjuklön för den anställde under Jan - Feb - Mars kontrollera föregående kalenderkvartal Okt - Nov - Dec löneperiod .  Beräkna sjuklön för den anställde under Juli - Aug - Sept kontrollera föregående kalenderkvartal April - Maj - Juni löneperiod. Beräkna sjuklön för den anställde under Okt - Nov - Dec kontrollera föregående kalenderkvartal Juli - Aug  - Sept löneperiod.     Vill du läsa mer om vilka lönerader som skall räknas samman kolla i denna artikeln: Beräkning av sjuklön, Transportavtalet   

Hur räknar man om en exporterad lön på en anställd?   I vårt exempel har vi två anställda som vi vill räkna om lönen från början och sedan exportera om på nytt.    Vi börjar med att klicka i rutan status på de två anställda som det gäller, sedan klickar vi på knappen "Ändra till Öppen" i info rutan som kommer upp ser ni hur många löner som det kommer att ändras stauts på. När ni klickar på Ja ändras båda lönerna till öppen.     När lönen är öppen går vi in på lönekortet och korrigerar lönen, när vi är nöjda klickar vi på spara & lås.   Nu visas lönerna som godkänd, vi klickar på knappen "Exportera" i info rutan som kommer upp ser ni hur många löner som kommer att exporteras. Om ni vill kan ni ändra filnamnet innan ni klickar på exportera.   Här är en artikel som beskriver hur man kan exportera del av de godkända lönerna.