Användartips för Visma TransPA

En uppskattad funktion vi erbjuder är möjligheten att importera er färdskrivardata direkt i Transpa. Vi står till tjänst för att hjälpa er komma igång med denna tjänst, som är inkluderad i er Transpa-licens. För att kunna visa färdskrivartider behöver vi skapa en koppling där vi specificerar er leverantör samt tillhandahåller viss kontoinformation. Vi erbjuder integrationer med flera olika färdskrivarleverantörer. Sök efter er leverantör nedan och följ de angivna instruktionerna.  Klicka här om ni använder mer än en leverantör av färdskrivardata   1. Ange Förarkortsnummer För att kunna hämta data i Transpa är det nödvändigt att föra in förarkortsnummer. Detta nummer ska vara antingen 14 eller 16 tecken långt. Om numret är 16 tecken, ta bort de två sista siffrorna (dessa fungerar som kontrollsiffror som visar hur många gånger kortet har förnyats eller bytts ut). För att ange förarkortsnumret, gå till startsidan, välj "Personal" och sedan den specifika anställde. Fyll i förarkortsnumret som antingen ett 14- eller 16-siffrigt nummer och välj sedan "Spara".     Tips! Logga gärna in i er färdskrivarleverantörs vy och använd funktionen kopiera/klistra in för att undvika att någon siffra blir fel.     2. Att begära koppling mellan Transpa och er leverantör av färdskrivardata Välj er leverantör i listan: Scania Stoneridge Optac 3 Idha-Online Volvo Connect TIS-Web Tacho Online     Scania För att aktivera koppling behöver ni logga ni i Scania och där själva skapa kopplingen mellan Transpa och Scania. Här skapas då ett klient-id och en hemlig nyckel. (Lägg märke till att dessa uppgifter inte är de samma som er inloggning till varken Scanias färdskrivarportal eller Scania Fleet Management.)    Skicka därefter ett mejl till [email protected] med en begäran om att få ladda upp integrationsuppgifterna via vår Filehub. OBS! Skriv inga kontouppgifter i ditt mejl. Via länken kommer ni in i filehub där ni kan addera en fil med ert klient-id och en hemlig nyckel. Ni kommer slutligen få ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.   Skulle ni ha behov av hjälp för att nå er Scaniaportal, hänvisar vi er i första hand till er Scania återförsäljare.  Känd begränsning vid integration med Scania tillsammans med andra färdskrivarleverantörer I samband med att Scania bytte API för färdskrivarintegrationen med Transpa i juli i år 2025, har många delar av våra funktioner för hämtning av färdskrivardata fått göras om från grunden. Som enskild integration anser vi att Scania integrationen fungerar väl, men i kombination med andra integrationer, kan vissa problem förekomma. Det gäller till exempel att avgöra vilken förare som ska ha data från vilken integration och eventuella luckor i data i samband med data från dubbla integrationer är tillgängligt. Vi håller just nu på att undersöka problemet och arbetar för att hittar en lösning.    Stoneridge Optac 3 För att aktivera tjänsten behöver ni kontakta Stoneridge. De skickar därefter kontonamn, användarnamn och lösenord till [email protected] tillsammans med er begäran. Vi kopplar då på funktionen här och ni kommer få ett bekräftelsemail från oss så snart integrationen är aktiverad.      Idha-Online För att aktivera tjänsten behöver vi endast ert kontonamn. Som vanligtvis brukar bestå av små bokstäver. Som inloggad i idha-Online hittar ni detta under konto/kontoinnehavare enligt nedan.  Skicka därefter ett mejl till [email protected] med en begäran om att få ladda upp integrationsuppgifterna via vår Filehub.    OBS! Skriv inga kontouppgifter utan begär endast en länk till filehub. Ni kommer därefter tilldelas ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.   Ni behöver även aktivera tjänsten mot Transpa inne i idha-Online, vilket ni gör på följande sätt: Klicka på Tilläggstjänster i menyn                   Välj "Ny tilläggstjänst"             Klicka på Informationsdelning   Välj Transpa i listan och klicka på Lägg till och sedan på Spara  Klart!        Volvo Connect För att aktivera koppling behöver ni skapa upp ett API-konto på Volvo Connect's hemsida, samt skicka oss ert användarnamn och lösenord för detta uppskapade API-konto. Skicka därefter ett mejl till [email protected] med en begäran om att få ladda upp integrationsuppgifterna via vår Filehub. OBS! Skriv inga kontouppgifter utan begär endast en länk till filehub. Ni kommer därefter tilldelas ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.   Följ denna guide För att skapa ett API-konto på Volvo Connect  Volvo Connect API-konto guide   TIS-Web För att aktivera Tis-Web i Transpa behöver ni kontakta er leverantör. I Sverige är detta KG Knutsson och i Norge Fartskriver. De mailar sedan nödvändiga uppgifter till oss. Ni kommer få ett bekräftelsemail från oss så snart integrationen är aktiverad. Kontaktuppgifter för KG Knutsson AB: Kontakta KGK Teknisk support [email protected] eller ring 08-923400       Tacho Online För att aktivera kopplingen till Tacho Online behöver ni kontakta Transpa Support på [email protected].        Om ni använder flera leverantörer av färdskrivardata  Transpa kan hämta färdskrivartider från flera leverantörer samtidigt. Om ni till exempel använder både IDHA och Stoneridge, kan ni ansluta båda systemen till Transpa. Vid flera aktiva kopplingar är det nödvändigt att ange för varje anställd i dess personkort varifrån deras färdskrivartider ska hämtas.       Notera att det dock inte är möjligt att hämta färdskrivartider från två olika källor samtidigt för samma anställd. Till exempel, om en förare kör en Mercedes, skickas färdskrivartiderna via Stoneridge till Transpa och "Stoneridge" markeras i Transpa för den anställde. Nästa dag kör samma förare en Scania, och dessa tider kan inte importeras till Transpa. Anledningen är att olika tekniker används för datahämtning från leverantörerna, och vi har inte möjlighet att kombinera dem.   För företag med förare som använder fordon från olika färdskrivarsystem rekommenderar vi integration med ett system som IDHA Online. Genom en enda koppling från IDHA till Transpa kan alla färdskrivartider visas och hanteras smidigt.  

När hämtar TransPA färdskrivartiderna på personalen till tex Kalender/Anställda , Löneberäkningen eller attestfunktionen. Här nedan beskriver vi hur vår hantering är för hämtning och visning av färdskrivartider i TransPA  gällande integrationer som    Färdskrivare integration  Hämtning av färdskrivardatan  *Hämtning av färdskrivardata när anställd loggar in i TRANSPA Systemet gör ett försök att skapa färdskrivarblock IDHA kl 23,00 & 05,00 * Kl 04,00-05,30 Scania API (nytt sen 2025-07-01) Varje 1h   1a Optac kl 02:30 & 07,30 * KL 04,00-05,30 Tis-Web Varje 1h   1h Tacho-Online Varje 1h   1h Volvo Connect Var  10 min   1h   Vi utför hämtning av färdskrivardatan varje dygn ( se tider ovan ). Denna färdskrivardatan ser du om du öppnar en grön tidrapport på någon anställd och klickar på fliken färdskrivare.   Extra hämtning av färdskrivardata vid inloggning  Utöver dom ordinarie hämtningarna av färdskrivardatan, hämtar vi också den senaste färdskrivarinformationen för chauffören när den anställde loggar in på Mytranspa.com eller connect.mytranspa.com för att tidrapportera, (under förutsättning att dom tömt sitt förarkort innan)  Vi hämtar färdskrivardata för alla era chaufförer som har ett korrekt angivet förarkorts nr angivet i TransPA. Det är förarkorts nr som är kopplingen mellan den anställde i TransPA och färdskrivareleverantören. Efter varje nattleverans av färdskrivardata skapar vi färdskrivarblock. Dessa block ser du till exempel i Kalender / Anställda eller Löneberäkningen. Beroende på vilken integration man har, gör systemet ett försök att skapa färdskrivarblock på den färdskrivardatan som finns antingen varje timme eller mellan kl 04,00-05,30. För integrationerna IDHA & Otac görs ett försök mellan kl 04,00-05,30, medan för Scania, Tisweb, Tachoonline och Volvo görs ett försök varje timme.   i vår Attest funktion visas färdskrivaruppgifter när blocken är skapade i kalendern / löneberäkningen   OBS!! För att systemet skall kunna skapa färdskrivarblock så behöver vi hämta färdskrivardatan 2 gånger från integrationen. Detta för att vara säkra på att den färdskrivardatan vi fått är korrekt angiven och inte ändrad av chauffören. Vi behöver också se att det finns dygnsvila "Rast" registrerad mellan körningarna (som standard 9h ). Detta för att veta när chauffören avslutat dagen och påbörjar nästkommande dag . Allt detta skapar en liten fördröjning i systemet och kan vara upp till 2 dagar.  Har chauffören varit tvungen att göra någon manuell ändring av färdskrivardata kommer vi behöva hämta färdskrivardatan ytterligare 1 gång till.       Hur långt tillbaka hämtar Transpa färdskrivardatan Färdskrivardatan hämtas ca 20-30 dagar bakåt i tiden för dessa färdskrivarleverantörer IDHA Scania Optac3 Tis-web Tacho-online Volvo Connect     Förenklad Förklaring ( Exempel på IDHA integration ) Datahämtning: Varje dygn hämtar vårt system färdskrivardata 2 gånger från färdskrivarleverantören. Två gånger sker det automatiskt (kl. 23:30 och kl. 05:00) och en gång när en användare loggar in för att tidrapportera, vilket bör ske dagligen. Färdskrivarblock: När systemet har samlat tillräckligt med data för att bekräfta minst 9 timmars dygnsvila mellan arbetspass, och användaren har haft upp till 24 timmar på sig att godkänna eller korrigera sin data hos leverantören, kan vi låsa färdskrivardatan i TransPA och ett färdskrivarblock kan skapas. Färdskrivarblocken skapas automatiskt varje morgon ca kl. 04:00. Presentation: Systemanvändare ser färdskrivarblock i kalender/Anställda , Löneberäkningen eller Attesten. Anställda får åtkomst till sin färdskrivardata när de tidrapporterar, vilket underlättar förståelsen för sina arbetstider och aktiviteter. Användarroll: Som systemanvändare är det enda du behöver göra att se till att den anställdes förarkortsnummer stämmer överens mellan systemen när du registrerar dem. Sedan hanteras allt automatiskt. Felhantering: Om en datahämtning misslyckas, görs inget nytt försök vid nästa schemalagda hämtning eller när användaren loggar in på transpa för att tidrapportera.   Aktivera Kopplingen mellan TransPA och färdskrivarleverantören  En förutsättning för att detta ska fungera är såklart att en koppling mellan färdskrivarleverantör och TransPA finns. Läs  Aktivera färdskrivarkoppling i TransPA för att göra det, om det inte redan är gjort.     Visning av färdskrivartider Vill du veta mer om hur vi visar upp och presenterar färdskrivartiderna i TransPA så har vi denna artikeln Visning av färdskrivartider  

Att kunna se färdskrivardata är en viktig funktion för kontroll och uppföljning. Vi hämtar färdskrivaraktiviteter varje natt, ca 30 dagar bakåt i tiden. För Idha Online, Scania och Optac/ Stoneridge görs utöver natthämtningen även hämtning då anställd loggar in och tidrapporterar. För Volvo Connect skickas även data direkt från bilen så fort det används, ungefär var 10:e minut, färdskrivaraktiviteter hämtas varje natt 16 dagar bakåt i tiden.    Vi vill förstås presentera tiden så tydligt vi kan och därför omvandlar vi tiden från UTC till svensk tidszon, oavsett sommartid eller ej. Ni behöver alltså inte räkna om färdskrivartidens start och sluttid i TransPA.   En förutsättning för att detta ska fungera är såklart att en koppling mellan färdskrivarleverantör och TransPA finns. Läs  Aktivera färdskrivarkoppling i TransPA för att göra det, om det inte redan är gjort.   1. Ange förarkortsnummer I TransPA måste förarkortsnummer finnas inlagda för att data ska kunna hämtas. Det ska vara 14 tecken. Vid fler än 14 tecken tar ni bort de två sista siffrorna. (de två sista är kontrollsiffror som anger antal ggr som kortet har förnyats respektive bytts ut). Vi ser i sällsynta fall förarkort som består av 13 tecken. Skulle ni påträffa detta hos er så måste ni lägga till en extra nolla som siffra nr 14. Från startsidan, välj personal och välj den anställde. Mata därefter in förarkortsnumret, 14 siffror. Välj spara.      Tips! Logga gärna in i er färdskrivarleverantörs vy och använd funktionen kopiera/klistra in för att undvika att någon siffra blir fel. Vill ni sedan kontrollera hur det ser ut i TransPA, gå till personal där ni får en bra överblick och kan se om någon saknar förarkortsnummer:         För den anställde i tidrapporteringen Så här kan det se ut då anställd tidrapporterar och samtidigt vill stämma av mot inkomna färdskrivartider. Detta är en värdefull funktion som förenklar tidrapporteringen. Börja med att gå in på den dag du vill rapportera. Välj därefter fliken färdskrivare. Detaljer kan tas fram för rader som visas i fetstil genom att dubbelklicka på tiden. Rapportering sker på samma sätt som vanligt och tidrapporten bekräftas med spara. För administratören I Kalendern Inne i kalendern syns inkomna tider om ni har visningen påslagen, dvs orange markering. När och hur vi visar tider för er administratörer skiljer sig något från den anställdes vy. Till skillnad från er färdskrivarleverantör som visar sammanställning per dygn så visar TransPA istället färdskrivartider i jämförelse med pass och arbetstid. Blå färg visar pass Ljusgrön visar rapporterad tid Grå-grön visar färdskrivarens tid   Ett eller flera dygns färdskrivardata kan innehålla en lång rad aktiviteter. Dessa aktiviteter hämtas och sätts samman likt arbetspass, så långt som detta är möjligt. Funktionen är beroende av att TransPA kan fastslå när dygnsvilan mellan arbetspassen inträffar. Denna detalj bär med sig flera fördelar för er: I kalendern och i attestfunktionen får ni en tydlig visning av tider där ni kan stämma av mot den inrapporterade tiden. Ni har en god hjälp vid uppföljning av färdskrivardata där ni kan ta fram önskat underlag via analyser - rapporter. Denna metod gör att vi kan hjälpa er säkerställa att tillräcklig dygnsvila mellan arbetspassen är uppfylld, enligt EG/EU:s lagstiftning om kör- och vilotider. Förutsättningar för att få färdskrivarblock visade likt arbetspass Vi bygger färdskrivarblock utifrån vilan mellan arbetspassen. Utan vila mellan arbetspassen kommer vi sakna en helt avgörande pusselbit som talar om att arbetspasset är avslutat.   Grundinställningen för dygnsvila är satt till 9 timmar. Ni når inställningen via Verktyg - Inställningar - Tidrapportering. Om vilan inte uppgår till 9 timmar så kommer vi fortfarande hämta färdskrivartider, men aktiviteterna kommer inte presenteras och vara synliga som du är van vid, alltså summerat likt arbetspass.   Exempel på färdskrivarvisning då dygnsvilan saknas  Här vet vi att två arbetspass finns efter varandra, utifrån vad den anställde registrerat i tidrapporterna. Dock saknas vila mellan passen utifrån inkommen färdskrivardata och blocket har därför inte kunnat delas upp på två dagar.      Granskning av färdskrivardata då färdskrivarblock saknas Vill ni titta efter inkomna aktiviteter som inte har blivit fastställda med hjälp av dygnsvila/summerats likt arbetspass (alltså - antingen om vilan varit otillräcklig, eller om vi ännu inte fått in tillräckligt med aktiviteter) så kan ni ta fram dessa om tidrapport finns. Klicka på det ljusgröna fältet för tidrapport - redigera och välj fliken färdskrivare enligt nedan. I detta fall ser vi tider fram till 14:50, men vi saknar ytterligare händelser för att fastställa kommande dygnsvila.   I löneberäkningen Även inne i löneberäkningen syns inkomna färdskrivartider. Visningen speglar det vi sett i kalendern ovan. I tur och ordning presenteras arbetspass, rapporterad tid och summerade färdskrivartider likt arbetspass. Om du ställer dig på önskad dag så får du fram ruta med fullständiga detaljer.   Uppföljning av tider i rapporter Ta gärna hjälp av vårt analysverktyg. Här finns en rapport där ni kan se avvikelser mellan arbetad tid och färdskrivartid.

Optimering av Färdskrivardata Att säkerställa så kort väntetid från avslutat arbetspass till synlig färdskrivartid i TransPA är något som vi vet har väldigt högt värde hos merparten av våra kunder. Både för era anställda, som vill tidrapportera korrekt och för era attesterare som ska stänga all rapportering som godkänd för vidare löneutbetalning och uppföljning.   Hur säkerställer vi detta? Här nedan presenteras en systematisk guide som underlättar processen genom kontrollpunkter, vilka bör följas noggrant. Inledning TransPA-systemet förlitar sig på aktuell och noggrann färdskrivardata för att underlätta tidrapportering och attestering. Genom dessa steg-för-steg så skapr ni bästa möjliga förutsättningar: Kontrollpunkt 1: Validering av Förarkortsnummer Rätt Format: Kontrollera att alla förarkortsnummer är korrekt införda i systemet, med de första 14 siffrorna korrekt angivna. Finns utlänskt förarkort så ska inledande bokstäver inkluderas i de totala antalet 14 tecken. Överensstämmelse: Se till att numren stämmer överens med de uppgifter som finns hos er färdskrivarleverantör. Kontrollpunkt 2: Granskning av Hämtad Data Dataöversikt: Bekräfta att färdskrivardatan som visas i TransPA:s attestfunktion, kalender och löneberäkning är aktuell och korrekt. Färdskrivarblock: Förstå att viss data kan vara hämtad men inte ännu synlig som färdskrivarblock. Detta kan kräva en granskning av efterföljande arbetspass där era senaste färdskrivarblock upphör. Läs mer här om hur färdskrivardatan visas Kontrollpunkt 3: Säkerställande av data från färdskrivarleverantören Tillgång till Data: Kontrollera att den data du behöver faktiskt finns tillgänglig hos er färdskrivarleverantör. Aktualitetskontroll: Bekräfta att datan inte är äldre än 30 dagar, eller 16 dagar för Volvo Connect-användare, för att TransPA ska kunna hämta den. Kontrollpunkt 4: Felsökning vid Problematik Problemidentifiering: Om ni upplever avsaknad av data utan klar orsak, initiera en felsökning.  Återkoppling och Support: Tveka inte att kontakta supporttjänsten för assistans vid oklarheter eller problem. Ta fram underlag från er färdskrivarleverantör och ha den redo vid kontakt med oss. Sammanfattning En regelbunden och noggrann övervakning av dessa kontrollpunkter säkerställer en smidig integrering av färdskrivardata i TransPA. Det är viktigt att agera proaktivt och kontinuerligt verifiera att all nödvändig information är korrekt och aktuell. Genom att följa denna guide kan ni minska tidsåtgången för tidrapportering och attestering och därmed förbättra effektiviteten i er verksamhet.

För att skapa ett API-Konto på Volvo Connect hemsida följ denna guiden  

Enligt Transportavtalet så får inte en rast vara kortare än 15 minuter om den ska betraktas som rast. Denna tid betraktas istället som arbete. Detta kan man se resultatet av när färdskrivartider summeras. I detta exempel nedan så visade Scanias färdskrivartid totalt 14:09, alltså 14 timmar och 9 minuter. Till skillnad från er färdskrivarleverantör så visar TransPA istället minuter i hundradelar. 14.25 motsvarar 14 timmar och 15 minuter. TransPA visar alltså 6 minuter mer. Varför? Här nedan förklarar vi orsaken.