Användartips för Visma TransPA

Jag har en anställd som varit sjuk fler än 10 gånger under en 12 -månadersperiod hur gör jag i TransPA så att den anställde inte får karenstid?   Det finns en inställning på personkortet under fliken lön "Omfattas av högriskskydd" som ni kan kryssa i. Denna inställning gör att den anställde får sjuklön från första dagen. Tänk på att ni behöver kryssa ur denna inställning när den anställde inte längre omfattas av högriskskydd. 

I samband med att en anställd loggar in för att tidrapportera, eller när du sätter ett lösenord för en anställd i personalregistret, kan följande ruta dyka upp:       Här vill jag förtydliga att lösenordet inte har läckt från mytranspa.com, utan är Google Chrome som har flaggat upp lösenordet för att vara för lätt. Det är kanske för kort, för lätt att gissa tex QWERTY, samma som användarnamnet, etc, och rekommenderas inte av Google själva. Att man ska ha säkra lösenord är något som vi själva förespråkar också, men finns ingen sådan kontroll i denna inloggning. För dig som systemanvändare, och sedan när även anställda ska logga in med Visma Connect, kommer säkerhetskraven vara helt annorlunda, bl a 8 tecken minimum och svartlistade "för lätta lösenord". Än så länge kan du istället sätta lösenord du vill till era anställda, och be dem sedan ändra till något som bara de vet, så fort de kan. Vi hade önskat att Google kunde ha uttryckt sig på ett annat vis, men då vet du i alla fall att något dataintrång inte har skett.

Skriv till support.transpa@visma.com om du vill börja använda verktyget.     Börja använda övertidsnycklar Denna artikel beskriver hur du knyter en övertidsnyckel din personal och hur övertid beräknas i Löneberäkningen. Vill du veta hur du registrerar en övertidsnyckel och varför det kan underlätta för dig löser du först denna artikeln.   Vilken form av övertidsberäkning som skall tillämpas anges per person. Under fliken lön kan du välja mellan alternativen Enligt avtal, Enligt övertidsnyckel och Inte alls. Enligt avtal - innebär att övertiden beräknas enligt kollektivavtalets regler. Detta alternativ är alltid förvalt och tillämpas om du inte aktivt väljer något av de andra alternativen. Enligt övertidsnyckel - innebär att övertiden beräknas enligt den nyckel som du väljer. Alla regler för övertidsberäkning som finns i kollektivavtalet ersätts med det som du har angivit i den valda nyckeln. Inte alls - innebär att övertid aldrig kommer att beräknas för denna person. Välj övertidsnyckel När du väljer alternativet Enligt övertidsnyckel visa en lista över alla aktiva nycklar som har skapats. Välj den som du vill skall tillämpas för just denna person. Glöm inte att Spara för att valet skall träda i kraft. Tips! Om du vill gå igenom många personer och ange övertidsnyckel kan du använda bläddra-knapparna längst upp till höger. Du kan då snabbt hoppa till nästa person i listan och ligga kvar på samma flik.   Beräkna lön I löneberäkningen arbetar du på samma sätt som tidigare. För personer med en angiven övertidsnyckel kommer den avtalsstyrda övertiden att ersättas med nyckelns beräkning men presenteras på exakt samma sätt. Det presenteras en lönerad för övertiden, du kan klicka på den för att få information om hur den har beräknats och du kan även flytta övertiden till kompbank och flexbank. Du kan använda övertidsnycklar för alla typer av anställningsformer och för både heltid och deltid. Några saker att tänka på: När du beräknar lön per månad och har en avstämningsperiod som avser en vecka kommer de veckor som har avslutats under avräkningsmånaden att tas med i beräkningsunderlaget. Det innebär att om den sista veckan i månaden fortsätter in i nästa månad kommer hela övertidsberäkningen för den veckan att tas med i nästa månads beräkning. Övertiden presenteras alltid som en lönerad. Den delas alltså inte upp mellan grundtimlön och övertidsersättning.  Kalkylverktyg Om du för diskussioner kring att teckna en lokal överenskommelse kring övertidsberäkningen kan du använda TransPA som ett kalkylhjälpmedel för att beräkna övertidskostnaden vid olika former av övertidsberäkning. Genom att lägga upp några varianter på övertidsnycklar och växla mellan dessa i löneberäkningen får du en snabb bild av hur övertiden kommer att uppstå. Du kan även gå tillbaka till gamla löneperioder och jämföra vad resultatet hade blivit om det funnits en lokal överenskommelse vid den tiden.

Om ni har innestående saldo på er personal i ert lönesystem när ni börjar med TransPA t ex kompsaldo är det bra att registrera in samma saldo i TransPA innan första löneöverföringen, detta för att saldona ska stämma överens med varandra i båda systemen.   Gå till en anställd  i personalregistret, välj fliken lön-Saldo. Klicka på Lägg till ny.   Välj vilken typ av saldo ni vill lägga till, skriv in antalet timmar och klicka sedan på spara.   Om det är ett saldo som inte stämmer klicka på "pennan" för att redigera, skriv in rätt antal timmar klicka sedan på spara.

Vill ni få bättre kontroll över att personalen verkligen har påbörjat sitt pass i tid? Har det hänt att en tur skulle ha körts men chauffören inte fanns på plats tid?   I TransPA finns det en funktion som gör att det kan larma för de personer som inte har påbörjat sitt arbetspass senast 2 minuter efter start. Larmet går som SMS till de mobilnummer som anges på den stationsort som passet tillhör.   För att komma igång med funktionen gå till verktyg-inställningar-företagsinställningar. Under rubriken larm kryssar du i att ni vill aktivera funktionen. Varje sms kostar 0,95 kr/st.   Kontrollen utför på alla personer som rapporterar sin tid med stämpelklocka eller kvittering av pass.   Larmet skickas när det saknas instämplingsaktivitet, tidrapport, eller frånvaro registrerad med samma starttid som passet.   Under register-stationsort lägger ni till vilken stationsort & mobilnummer larmet skall gå till.     Kvittering av Arbetspass Detta alternativ innebär att personalen skall kvittera alla sina arbetspass. Vid kvittering skapas en tidrapport som är likvärdig med det planerade passet. Denna funktion är användbar om arbetstagaren alltid ska få betalt för den planerade tiden. Eftersom kvitteringen kan ske när som helst under dagen är den även användbar i samband med möjligheten till larm. Ett pass som är kvitterat kan förändras av personalen tills tidrapporten blivit attesterad. När kvittering tillämpas är det fortfarande möjligt för personalen att lägga till nya tidrapporter för dagar där det saknas pass.  

I kompetensmatrisen kan du se vem och hur många som har en viss kompetens, men framförallt vem som saknar en bestämd kompetens. Rapporten visar som standard de kompetenstyper som minst en av det anställda har, och de anställda som har minst en kompetens. Vill du se alla kompetenstyper och anställda kickar du på 

Ta gärna för vana att alltid registrera utrustning du lämnar ut i TransPA så du vet vem som har vad. Det kan vara särskilt viktigt när det gäller skyddsutrustning men också viktiga saker du vill hålla extra koll på, t ex nycklar, tankkort eller telefoner. Det görs på fliken Utrustning i ditt personalregister. Klicka på Lägg till utrustning, välj utrustningsgrupp och vilken artikel och hur många och spara. Använder du saldohantering samtidigt hur många som är kvar av artikeln.   Om du har identitetshantering får du också välja exakt vilket exemplar du lämnar ut, om det så är tankkortsnummer, nyckelnumret, telefonnumret till en mobiltelefon eller dylikt. Då ser det istället ut enligt nedan.   Hit går du också när utrustning återlämnas eller förbrukas. Ändra datum och ändra status och spara. Vid saldohantering kommer saldot öka ifall artikeln är återlämnad, men inte om den är förbrukad, precis om man kan förvänta sig.

I detta nya analysverktyg kan du snabbt och enkelt få svar på frågor så som: Vilka personer har en viss kompetens? Hur mycket tid för kompetensutveckling har genomförts under året för en person eller en grupp av personer? Vilken kompetens har en viss person? Vilka kompetenser behöver förnyas under den kommande tremånaders-perioden? I listan visas all kompetens som finns registrerat på personalen. Du ser när kompetensutvecklingen genomfördes, hur många timmar det var och om det finns en sista giltighetsdag för den. Som förslag är listan grupperad efter kompetenstypen. Detta ger dig en överblick över vilka personer som har en viss typ av kompetens. Du kan dock ändra grupperingen till vilken som helst av kolumnerna . Om du t ex vill gruppera listan så att du kan se vilka kompetenser varje person har tar du först bort den nuvarande grupperingen genom att klicka på krysset i aktuellt grupperingsval  Klicka sedan på rubriken för kolumnen namn och dra den upp till grupperingsområdet. Då kommer listan att se ut så här. Notera att det längst till höger i listan visas vilka grupper personen tillhör. Det ger dig möjlighet att ta fram en analys per stationsort, arbetsgrupp m fl. Det är även möjligt att exportera listan till Excel.   Det går även att filtrera listan. Klicka på knappen (se figur nedan). Då visas en filtreringsrad ovanför rubrikraden. När du anger värden där filtreras raderna så att endast de rader som uppfyller ditt val visas. Detta innebär att du kan fram en lista för en viss tidsperiod eller för en viss stationsort.