Användartips för Visma.net Project Management

Vill du automatisera delar av faktureringsprocessen för att underlätta och minska det administrativa arbetet? Läs vidare för att lära dig om hur Schemalagd fakturering fungerar i Visma.net Project Management!    Funktionen Schemalagd fakturering finns under menyvalet Fakturering, vilka användare som har tillgång till funktionen kan ställas in per person via Användarhantering - välj användare - gå till Behörigheter och i sektionen Fakturering, markera kryssrutan Tillåt användning av schemalagd fakturering på varje användare. För att ställa in faktureringsbehörigheter måste projektbehörigheten vara minst "Projektledare".  Det går också att redigera själva behörighetsprofilen om det ska gälla alla användare med en specifik profil från Inställningar - Behörighetsprofil - välj profil och i sektionen Fakturering, markera kryssrutan Tillåt användning av schemalagd fakturering.    För att skapa ett eller flera schemalagda faktureringsjobb gå till Fakturering - Schemalagd fakturering och klicka på Nytt planerat jobb.    Det Schemalagda jobbet är indelat i 3 områden.  Detaljer och Kalender:  Här ställer du in Jobbets namn och Beskrivning för att göra det tydligt vad jobbet avser. Det är dessa 2 fält som du ser först i översikten för alla jobb när fliken Schemalagd fakturering  öppnas.    Sedan ställer man in regel för Återkommande - Månatligen, Varje vecka eller Dagligen. Månatligen:  Välj vilken dag i månaden du vill att jobbet ska köras. Här finns även 2 val som är den Sista och Första när man väljer denna återkommande regel, när man väljer någon av de måste man också ställa in Veckodag eller Dag. Det innebär att om man väljer t.ex. Sista + Veckodag så kommer jobbet att köras den sista veckodagen i månaden. Väljer man Sista + Dag så körs jobbet oavsett om det är en veckodag eller helgdag.  Varje vecka: Välj veckodag/veckodagar som jobbet ska köras, som standard är det valt Måndag. Det går även att inkludera helger.  (För att kunna avmarkera Måndag måste en annan dag väljas först.) Dagligen: Välj dagligen om jobbet ska köras varje dag. I tillägg kan man välja om jobbet ska köras Varje vardag eller Varje dag för att jobbet då också ska köras på helgdagar.    När upprepningsregel är inställd, välj vilka fakturerbara timmar och avgifter som ska inkluderas.  Välj en period i rullgardinslistan för att se en förhandsvisning av vilket datum som gäller för valet.    Projekt som ska faktureras Ställ in vilka projekt som ska inkluderas i jobbet, det finns 4 filter i vyn och du kan lägga till flera genom att klicka på Lägg till filter. Här finns Försäljare, Inkluderar återkommande fakturabla artiklar, Kund, Kundkontots ägare, Nyckelord, Projekt, Projektets status och Totalt exkl. moms (SEK).    Fakturagenerering  Välj Fakturastatus - fakturorna som jobbet omfattar kommer att skapas till vald status. Till exempel om ni använder Autoinvoice- eller VnF integration med PM och inga manuella ändringar ska göras på fakturautkasten kan ni välja överföringsstatusen här och på så sätt slippa flytta fakturorna manuellt till denna status från utkast.  Markera rutan Slå ihop projekt på faktura om en kund har flera projekt som ska faktureras samtidigt och de vill få endast en faktura.  Välj Fakturagenerator, fakturor kommer att skapas utifrån den aktuella användarens behörigheter.    Sätt önskat Fakturadatum och Registreringsdatum, de kan vara lika eller olika. Det beror på i vilken period man vill att det ska rapporteras.    E-postnotifieringar - Välj om det ska skickas ut e-postnotiser när den schemalagda körningen är klar och till vem/vilka. Markera vilka PM-användare som ska motta e-postnotis angående körningen.    Klicka på Förhandsgranska för att se en vy över vilka projekt som ingår i nästa körning samt vilka ofakturerade timmar, resekostnader och produkter som kommer att faktureras. Välj sedan Spara när allt ser OK ut.    Håll muspekaren över ett av jobben för att se tillgängliga åtgärder till höger.  Kör: Om du vill köra jobbet nu direkt  Inaktivera: Klicka här om du vill inaktivera jobbet för en period Ta bort: Klicka här om du vill radera jobbet helt    När jobbet har körts så öppna fliken Överföringslogg för att se en översikt på Datum, Fakturanummer, Kund för fakturering, Projektnummer/Projekt och Jobbetsnamn. I kolumnen Meddelande ser du om Faktura skapats eller om det Misslyckades.    Notera: Skapande av faktura kommer att misslyckas om projektet är stängt.    

Information om hur integrationen fungerar, inställningar, vanliga felmeddelanden och åtgärder samt detaljerad fältmappning 

Här visar vi hur du kan återanvända informationen i offerten för att skapa en faktura.

  Det första du ser vid inloggning till Project Management är en Startsida som du själv kan bestämma innehållet på, nedan följer ett exempel för att snabbt få en överblick på och smidigt navigera från startsidan till det som är klart för fakturering. Läs mer om Startsidor   Klicka på ikonen Visma.net Project Management uppe till höger för att komma till startsidan. Välj sedan i remsan över tillgängliga Startsidor Finansstyrning, i sektionen för Fakturering klicka på beloppet till höger om Klart för fakturering.  Saknas Affärsöversikt på fliken Finansstyrning lägger du till den genom att klicka på Redigera Startsida > Lägg till innehåll > Widgets > Affärsöversikt. Placera den och klicka sedan igen på Redigera Startsida.  Ny flyttas du till Fakturering > Skapa fakturor I listan väljer man sedan vilka projekt att fakturera genom att kryssa i rutan för de som ska faktureras till vänster. För att snabbt markera alla  rader används den översta kryssrutan.  När du markerat vilka projekt som det ska skapas fakturor för kickar du på knappen Skapa till status "Utkast" i det övre åtgärdsfältet. Klicka på pilen för att skapa till en annan status.      Massåtgärder för fakturor.    När du skapat fakturautkasten kan du sedan igen markera flera fakturor i listan. Det övre åtgärdsfältet visas då igen men med nya åtgärder. Exempelvis kan du på detta sättet Ändra status på fakturorna eller Ladda ner fakturor som PDF:er.      Tänk på att det inte går att massradera fakturor, kontrollera därför ex. Projektinställningar och Bankuppgifter innan du genomför ovan åtgärder. 

Kom igång med e-faktura och lev upp till de nya kraven på e-faktura till offentlig sektor.

Det finns flera rapporter att använda för att följa upp nedlagd och fakturerad tid, nedan visas ett exempel.    Rapporten nedan utgår från Rapporter > Rapportgenerator > Tid & Utlägg > Arbetstimmar > Arbetstimsanalys.    I exemplet är rapporten grupperad på Projektnamn och Person via knappen Gruppering, det är valt innevarande månad och föregående månad som Tidsram och sedan är det valt Timmar och Fakturerade timmar som Värde. Det går givetvis att anpassa rapporten efter sina egna önskemål, till exempel om du endast vill se en specifik avdelning eller arbetstyp så går det att filtrera ytterligare via knappen Filter. Bekanta dig med de värden, filter och grupperingar som finns tillgängliga för att skapa en eller flera rapporter som täcker verksamhetens uppföljningsbehov.    Det går sedan att spara de egen skapade rapporterna och dela dessa med andra användare. Läs mer om skapade och delade rapporter här!

Fakturera flera kunder i samma projekt. 

I fakturamallen kan du ange fakturaetiketter före fakturaraderna. Dessa taggar visas då varje gång en faktura skapas utifrån samma mall.

Nedan följer information om fakturaposter och hur ni med hjälp av specifikation och fakturainställningarna kan snygga till fakturabilden och förtydliga fakturans innehåll.    Vid faktureringstillfället används ofta filtret Klart för fakturering  för att säkerställa att endast fakturerbara timmar, avgifter och övriga kostnader kommer inkluderas de fakturorna som kommer skapas. Datumet anges i Klart för fakturering kommer även bli fakturadatumet. Det kan ändras i efterhand vid behov - om man flyttar fram fakturadatumet på utkastet kommer inte fler fakturerbara poster på det valda datumet att hämtas till fakturan. Detta måste göras manuellt genom att fälla ut fliken Ofakturerade poster och markera de poster som ska inkluderas.        Fritextfältet & Anteckningsfält: Fritextfältet kan användas för att ytterligare specificera perioden som fakturan avser genom att manuellt lägga till exempelvis Fakturerade timmar avser upparbetat t.o.m. fakturadatum, eller liknande text. Vi rekommenderar även att använda taggarna som finns tillgängliga, dessa hjälper er fylla på fritextfältet med redan befintlig information som finns i systemet. Läs mer här!   Anteckningsfältet kan användas för statisk information ska finnas på alla fakturor för projektet. Till exempel information om tid för anmärkning eller överenskommelser med kunden. Detta fält påverkas inte av t.ex. byte av fakturamall vilket fritextfältet däremot gör.      Specifikation:   Om ovan förslag inte täcker behovet hos företaget och ni fakturerar från Visma.net Project Management, går det även bifoga en specifikation till fakturan. Genom att anpassa organisationens fakturamallar till att alltid innehålla en specifikation så kommer systemet per automatik lägga till en sådan som en bilaga till fakturan. Specifikationen innehåller den informationen som "göms" på fakturabilden när man väljer att gruppera t.ex. arbetstimmar    Detta är smidigt om man har t.ex. många fakturaposter som är arbetstimmar och det blir flera fakturabilder av raderna så kan man gruppera arbetstimmarna efter t.ex. Arbetstyp, då syns endast 1 rad/arbetstyp som använts för tidposter i projektet summerad för respektive vald kolumn att visa (Enhet, Enhetspris, Moms, Total).        Anpassa fakturamall För att ställa in automatisk gruppering och specifikation, gå till Verktyg > Inställningar > Fakturering > Fakturamallar och öppna en befintlig mall eller klicka på Lägg till ny.    Gå till avsnitt Gruppering av fakturarader. Notera att det inte går att bifoga en specifikation om man inte grupperar något. Alla 3 kategorier inkluderas på samma specifikation. Det går att gruppera efter en sekundärgruppering även. T.ex. om du vill dela upp arbetstimmar på person och arbetstyp. Välj även vilka kolumner som ska visas på specifikationen.        Här kan du läsa mer om fakturmallar och hur de kan underlätta er faktureringsprocess.     

Fakturamallar skapas av administratörer i systeminställningarna för att underlätta faktureringsprocessen för verksamheten och att rätt information inkluderas samt att PDF-utskriften ser professionell och riktigt ut.        Klicka på en av de befintliga mallarna eller välj Lägg till ny. Här kan du placera muspekaren över någon av raderna för att till höger se de tillgängliga åtgärderna för mallen - Inaktivera/Radera. En standardmall kan inte inaktiveras/raderas innan en annan mall är vald som standard.    På en fakturamall kan du ställa in följande - alla ändringar är synliga i förhandsgranskningen till höger och du kan ladda ner en exempel-PDF:  Grundläggande information  Välj om denna mallen ska vara Standardmall - det innebär att denna mallen kommer användas som standard för fakturor om inget annat anges.  Visa fakturans referensnummer - om du väljer att avmarkera denna ruta blir referensnummer samma som fakturanummer.  OBS: Om du skickar e-fakturor via autoinvoice är referensnummer ett krav och det kommer automatiskt fyllas i <00> som referensnummer i filen som mottagaren får om du avmarkerar rutan på en mall som ska användas för e-fakturering. Utställarens fakturakontakt - välj här om någon specifik kontaktperson ska inkluderas när en faktura skapas med denna mall. Det går att ändra i efterhand på fakturautkastet också. Här finns även knappen för att Radera mallen. Det finns ingen generell spara-knapp för mallen då det mesta sparas automatiskt, vid exempelvis Fritext måste du klicka på spara.  Placering av adress  Välj om mottagaradressen ska vara vänster- eller högerjusterad. Adressen kan inte placeras på annat sätt. Ryms i kuvert: Högerjusterad = C5 H2 / Vänsterjusterad = C5 V2 Färgschema Välj färg för PDF utskriften, du ser till höger hur färgschemat påverkar fakturan. Logotyp & Sidfot Här är ditt företags logotyp och sidfot. Ladda ner en PDF för att förhandsgranska hur de kommer att se ut i själva dokumentet. Logotyp och sidfot kan ändras i företagsinställningarna. Välj om detta ska visas på utskriften.  Organisations hierarki aktiverat: Om företaget har flera underavdelningar som de fakturerar från och de har en egen logotyp och/eller sidfot kan du välja Avdelning för att förhandsgranska hur de olika avdelningarnas logotyp & sidfot ser ut i denna mallen. Behöver du ändra något i sidfoten gör du det i Inställningar > Avdelningar.  Fritext  Lägg till valfri fritext ovanför och/eller under fakturaraderna. I ovan fritextfält finns möjligheter att lägga till Taggar - läs mer om hur det kan vara användbart: Använda fakturataggar Redigera fältet för att lägga till information som du vill ska visas varje gång mallen används, det finns tillgång till enkel formatering av fritexten. Klicka på Spara när du är klar. Fakturarader och kolumner Välj informationsfält som automatiskt ska genereras på fakturarader för Arbetstimmar, Resekostnader och Produkter. Notera: Om du använder Produkter med återkommande-regel i projekt så påverkar dessa informationsfält inte produktbeskrivningen. Välj vilka kolumner som ska visas på fakturan och se resultatet i förhandsgranskningen. Du kan välja att visa/dölja Antal, Enhet, Enhetspris och Moms.  Gruppering av fakturarader Välj om du vill Visa totalt antal arbetstimmar, resekostnader och avgifter som delsummor.  Välj hur Arbetstimmar, Resekostnader och Produkter ska grupperas Välja om en specifikation ska inkluderas vid gruppering av rader för att förtydliga vad fakturan avser. Väl vilka kolumner som ska inkluderas på fakturaspecifikationen om en sådan bifogas.  Användningsmöjligheter När du har skapat mallar går det att koppla dessa mot kunder, projekt och avdelningar i Project Management.  Kunder: Gå till Kunder, välj kund och öppna fliken Kundinställningar. Här i fliken Faktureringsinformation kan du välja en mall som då används för alla nya projekt som skapas för kunden. Det går att byta mall vid behov i projektet/på fakturautkastet.      Projekt:  Gå till Projekt - Välj projekt och vidare till Projektinställningar, här kan du välja mall i avsnittet Faktureringsinformation. Notera: Väljer du en mall här överstyr det eventuell mall som du kopplat mot kunden i fliken kundinställningar på kundkortet för fakturor som skapas i projektet. Samt om du väljer en annan befintlig mall på något fakturautkast i projektet så kommer denna inställning att uppdateras i enighet med valet på utkastet och gälla för nästkommande faktura.      Avdelning:  Det går också att välja en standardmall per avdelning. Mallen hämtas då till alla fakturor som skapas i projekt där det i Projektinställningarna vid fliken Allmänna är valt att projektet tillhör den specifika avdelningen.    Organisations hierarki aktiverat: Gå till Inställningar > Organisation > Avdelningar och vidare in på det gamla gränssnittet. Håll muspekaren över den avdelning du vill koppla en mall mot och klicka på kugghjulet. Välj mall och spara.    Inte aktiverat:  Gå till Inställningar > Organisation > Avdelningar och vidare in på det gamla gränssnittet. Klicka på pennan till vänster om avdelningen du vill koppla en mall mot, välj mall och spara.  * Det går att byta mall och/eller redigera mallen på fakturautkastet vid behov.   Notera: Om du väljer en mall i projektinställningarnas faktureringsinformation överstyr det avdelningens inställningar.      OBSERVERA: När du byter eller redigerar den befintliga mallen på ett fakturautkast i faktureringsinställningarna betraktas det som en projektspecifik inställning och prioriteras då över kund- projekt- och avdelningsinställningarna för fakturamall. Läs mer om projektspecifika mallar nedan.    Projektspecifik mall  När du ändrar något på fliken Fakturainställningar eller redigerar i/lägger till något i fritextfälten på ett fakturautkast så kommer fältet Fakturamall i fakturainställningarna att uppdateras och visas som Projektspecifik. Det innebär att det har gjorts ändringar på den befintliga mallen som endast påverkar denna faktura och alla kommande fakturor i det specifika projektet.      Om något ändras på organisationens fakturamallar i systeminställningarna så påverkas inte projekt med Projektspecifik mall. Projektspecifika inställningar prioriteras alltid över standardinställningarna på kund eller avdelning.    Det går alltid att återställa mallen till en av organisationens fakturamallar på fakturor som inte är skrivskyddade genom att helt enkelt välja önskad mall i fältet Fakturamall på fakturainställningarna. Detta gäller då för innevarande och alla nästkommande fakturor i projektet.    Notera: Om du har redigerat fritextfältet på ett fakturautkast så att du fått en projektspecifik mall så kommer innehållet i fältet Fritext överskrivas om du återställer fakturamallen på ett utkast till en av organisationens mallar. Anteckningsfältet ovanför fritextfältet på utkasten varken påverkar eller påverkas av fakturamallen.    Spara som Fakturamall  I nedre vänster hörn finns det en kryssruta för att Spara som fakturamall. Användare med administratörsbehörighet har möjlighet att spara den projektspecifika mallen som fakturamall direkt från utkastet om så önskas. Ange bara ett namn och klicka på spara.     Fältet Fakturamall i projektets Projektinställningar för faktureringsinformation kommer då uppdateras med den nyligen skapade mallen som standardmall för projektet     Massuppdatera fakturamall för Kund eller Projekt Vid behov går det att massuppdatera standard fakturamall för Kund och Projekt.    Kund: Gå till Rapporter > Rapportgenerator > Kunder > Kunder, markera de kunder du vill ändra mall för i rutan till vänster. Högst upp öppnas ett åtgärdsfält, välj åtgärd: Ändra fakturamall, välj fakturamall och klicka på uppdatera.    Projekt: Gå till Rapporter > Rapportgenerator > Projekt > Projekt markera de Projekt du vill ändra mall för i rutan till vänster. Högst upp öppnas ett åtgärdsfält, välj åtgärd: Ändra fakturamall, välj fakturamall och klicka på uppdatera.    Notera att du behöver korrekt behörigheter för att kunna utföra denna åtgärd. 

Var skapar jag en sidfot? Jag har skapat en sidfot och anpassat fakturamallar - varför kan jag inte se fottexten? Jag behöver skapa nya avdelningar i min organisation -  hur gör jag med sidfoten?

Vad är skillnaden mellan Produkter och Arvoden?

Så skriver du enkelt ut flera fakturor på en gång.

Hur ska man hantera inställningar om man både använder flextidssaldo samt jobbar med övertid?

Miljö med flera valutor finns tillgängligt i version Enterprise av Project Management. Vi har stöd för över 160 olika valutor och du aktiverar tillägget vid Verktyg > Uppgraderingar > Egenskaper.  För mer information om tillägget klicka här. Läs hela dokumentet INNAN aktivering.    När tillägget är aktiverat kan du skapa prislistor, offerter och fakturor i annan valuta än företagets basvaluta. Innan du kan göra det måste du dock lägga till önskade valutor och deras kurs manuellt i Verktyg > Inställningar > Organisation > Valutor. När du skapat valutan och eventuell prislista i Inställningar så är du redo att använda funktionen och det är viktigt att du känner till följande.   Vid tillfället då du skapar försäljningsprojekt/projekt med annan valuta än SEK kommer du se och eventuellt reagera på att inte all finansiell information i försäljningsprojekt/projekt visas i den valuta du valde. En del visas i företagets basvaluta och en del i försäljningsprojektets/projektets valda valuta. Det är inte ett programfel utan tänkt att fungera så.    Kostnader och avgifter i ett projekt med annan valuta än SEK som är kopplade mot en prislista/produkt visas i valutan som valts i projektet medan alla andra beräkningar i system görs i företagets basvaluta.    Demobolaget nedan har valt SEK som basvaluta och lagt till EUR som valuta.  I nedan exempel visas Försäljningsprojektets förväntade försäljningsvärde i SEK men om du skapar en Offert så visas summeringen i EUR. Samma regel gäller för Projekt och Fakturor.      Om du går vidare in på fliken Finanser > Avgifter och övriga kostnader ser du även här att valutan är blandad - Enhetskostnaden visas i SEK medan Enhetspriset visas i EUR. Därför att dessa priser är oftast avtalade på förhand mellan dig och din kund och ska faktureras i överenskommen valuta medan de interna beräkningarna fortsatt ska ske i basvalutan.     

Hur skapar jag en kreditfaktura i Project Management och hur gör jag om jag av misstag krediterat en faktura? I denna artikel får du hjälp att kreditera fakturor och hur du gör för att fakturera krediterade poster på nytt.    Om du behöver kreditera en faktura går du till Fakturering - Fakturor - välj Faktura och klicka på Fler åtgärder och sedan alternativet Kreditera. Om valet Kreditera inte finns under fler åtgärder kontrollera att fakturan är placerad i en fakturastatus som i Inställningar > Fakturering > Fakturastatus är markerad i rutan Skickad.      Efter att du valt kreditera får du välja mellan två alternativ: ● Skapa endast kredit - krediterar originalfakturan och markerar de ingående posterna som ej fakturerbara så att de inte blir fakturerbara i en ny faktura ● Skapa kredit och nytt fakturautkast - krediterar originalfakturan och skapar ett nytt fakturautkast med posterna från originalfakturan så att du kan justera det som var fel och skicka en ny faktura   Tips! Om du väljer Skapa kredit och nytt fakturautkast och sedan direkt väljer Fler åtgärder - Ta bort på det nya utkastet finns tidposterna omedelbart tillgängliga som fakturerbara poster i projektet för fakturering vid ett senare tillfälle eller annan hantering.      Om du av misstag väljer Skapa endast kredit och vill fakturera posterna på nytt går du till Fakturering - Skapa fakturor - Skapa från grunden. Välj samma kund och projekt och fäll ut fliken Ofakturerade poster - markera Visa ej fakturerbara poster och håll muspekaren över posten du vill fakturera och bocka i rutan till vänster. Markera alla poster som du vill fakturera igen och välj "Fakturera nu" högst upp så läggs raden till på fakturan. Du kan också genomföra denna åtgärden genom att gå in direkt i projektet som du vill fakturera igen och klicka på Skapa faktura uppe till höger (även om den visar 0 i belopp). Följ sedan stegen ovan när du fått upp ett nytt utkast.      I dagsläget kan du inte skapa en delkreditering av faktura. Hela fakturan måste krediteras och justeringar görs på det nya fakturautkastet. Du kan inte heller skapa fristående kreditfakturor via Skapa från grunden eftersom kreditfakturor i Project Management måste ha en hänförlig debetfaktura. (Det går att skapa negativa debetfakturor men detta klassas inte som en kreditfaktura)   Vid somliga tillfällen så kanske du och din kund istället har kommit överens om att inte kreditera en utstående faktura utan istället dra av det på nästkommande faktura.  Du skapar avdraget på nästkommande faktura genom att placera ett minustecken framför Antal.     Vid integration mot t.ex. Visma.net ERP så måste totalbeloppet vara positivt i slutändan - det går inte att föra över en debetfaktura med negativt belopp, synkroniseringen av en sådan faktura kommer att misslyckas. 

  Nedan kan du läsa om vid vilka tillfällen du kan radera en faktura i Project Management och hur du går tillväga för att göra det.    Navigera fram till fakturan antingen genom att söka uppe till vänster i sökfältet på fakturan eller gå till Projektet som fakturan tillhör och välj fliken Finanser alternativt gå till Fakturering och öppna fakturan därifrån. Det går alltså att genomföra denna åtgärd vid flera olika programdelar.    Öppna fakturan och klicka på Fler åtgärder. Här kan du radera en faktura.    Denna åtgärd är endast tillgänglig om: Fakturan saknar fakturanummer (t.ex. är i status Utkast) Fakturan är den senaste fakturan i din fakturanummerserie. Då raderas fakturan och numret frigörs till att användas igen. Observera att det inte går att ta bort kreditfakturor. 

Så här behandlar du adresserna som betrodda.

Några tips om hur du kan följa upp värdet av registrerad tid i fastprisprojekt.