Användartips för Visma.net Project Management

Så här sorterar du fakturavyn.

I Visma.net Project Management finns det möjlighet att skapa egendefinierade fält för Kunder och Projekt. Nedan visar vi Inställningar för dessa fält och användningsområden. Notera att företaget måste ha version Premium eller Enterprise för åtkomst till detta.    Anpassade fält på Kundnivå Anpassade fält visas på alla befintliga kundkort i fliken Kundinställningar. För att se innehållet i dessa fält behöver användarna åtminstone ha läsrättigheter till kundinformation. Anpassade fält kan också visas i rapporter.   För att skapa egendefinierade fält att använda för Kunder öppnar man Inställningar -  Kunder & Kontakter - Anpassade fält, klicka på Lägg till anpassat fält och välj vilken typ fältet ska vara. Det finns ingen gräns för hur många anpassade fält som kan skapas.  Datum: Här anges endast ett Anpassat fältnamn då fältet endast kan användas för att ange ett datum.  Numeriskt värde: Ange ett Anpassat fältnamn och om man vill också en Enhet.  Text: Här anges endast ett Anpassat fältnamn då fältet endast kan användas för att ange text.  Värde per enhet: Ange ett Anpassat fältnamn och om man vill också Enhet om det önskas. Bredvid Enhet står det KR (hämtas från företagets basvaluta) eftersom fältet avser Värde. Nedan finns bifogat ett bildexempel från demokund som visar hur fälten ser ut när de är tomma i Kundinställningar. När du fyller i något i respektive fält så kommer fältnamnet att visas som en överskrift för fältet.      Anpassade fält på Projektnivå Anpassade fält visas på alla befintliga projekt i fliken Projektinställningar. För att se eller redigera innehållet i dessa fält måste användaren minst ha projektledarbehörighet till projekt. Anpassade fält kan också visas i rapporter eller användas i KPI-beräkningar. Det finns ingen gräns för hur många anpassade fält som kan skapas.    För att skapa egendefinierade fält att använda för Projekt öppnar man Inställningar - Projektledning - Anpassade fält, klicka på Lägg till anpassat fält och välj vilken typ fältet ska vara. Här gäller samma sak som för anpassade fält för kunder, de skiljer sig inte åt.  Se nedan exempel från ett demoprojekt för hur fälten ser ut i fliken Projektinställningar.  När du fyller i något i respektive fält så kommer fältnamnet att visas som en överskrift för fältet.    Användningsområden för Anpassade fält  När egendefinierade fält är skapade går det att använda dessa för andra ändamål än att endast kunna lagra ytterligare information på i Kund- eller Projektinställningar.    Anpassade fält för Kunder kan användas som Filter och/eller Värde i Rapporter - Rapportgenerator - Kunder - Kunder. Öppna rapporten och klicka på Filter eller Värde och bläddra i listan över tillgängliga filter/värden till Custom fields.    Anpassade fält för Projekt kan användas i rapporten Projekt - Projekt  som Filter och/eller Värde. Öppna rapporten och klicka på Filter eller Värde och bläddra i listan över tillgängliga filter/värden till Custom fields.  Anpassade fält av typen Numeriskt värde och Värde per enhet  kan inkluderas i formeln för nyckeltal (KPI:er) för projekt. Nyckeltal skapas i Inställningar - Nyckeltal (KPI:er), klicka på Lägg till nyckeltal  och välj Projekt-KPI för att få möjlighet att använda de anpassade fälten du skapat för projekt i formeln för nyckeltalet.      Det går även att visa Anpassade fält som Projekt-KPI:er i fliken Finanser vid sektionen KPI:er som är tillgänglig för varje projekt. Öppna Inställningar - Nyckeltal (KPI:er) - Användning av KPI - Projekt-KPI:er för att välja vilka KPI:er som ska synas i sektionen för varje projekt.  När man då fyller i information på fliken Projektinställningar - Anpassade fält så kommer detta också att synas i sektionen KPI:er i fliken Finanser.   

I denna artikel listar vi olika felmeddelanden och lösningar vid användande av Visma Project Managment - Visma Administration integration.  Om du inte hittar ditt felmeddelande i listan eller behöver vidare hjälp, ta kontakt med er återförsäljare av Project Management. Tips!: Klicka på CTRL + F för att söka på sidan för att enklare hitta just ditt felmeddelande.  Felaktig kontrollsiffra Vid överföring av visas felmeddelandet Felaktig kontrollsiffra.  Vilket innebär att det är angivet ett Momsregistreringsnummer (ex. format: SE0000000000XX - xx = kontrollsiffra) på kunden i Visma PM istället för Organisationsnummer (ex. format: 000000-0000).  Det går inte att ange ett momsregistreringsnummer i fältet Momsregistreringsnummer på kundöversikten i PM på svenska kunder vid integration till Visma Administration. Det kan verka motsägelsefullt men detta är anpassat efter Visma Administrations logik.  Lösning: Logga in på Visma PM, gå till kundkortet för den valda kunden. Öppna och redigera avdelningen Kunduppgifter. Ange momsregistreringsnummer korrekt: Är det en svensk kund måste momsregistreringsnummer i Visma PM vara formaterat som ett svenska organisationsnummer (ex. 000000-0000).  Vill man ändå ange ett Momsregistreringsnummer fältet i PM måste man markera kunden som Export i Visma Administration eller som Momsfri i PM. Observera att ni är själva ansvariga för att fakturering och moms blir korrekt i bokföringsprogrammet om ni väljer att göra så.    Felaktig sökväg till filer / Ingen databas öppen Felmeddelandet Felaktig sökväg till gemensamma filer för Visma Administration eller Felaktig sökväg till företag visas vid uppstart av integrationsprogrammet. Även felmeddelande Ingen Databas öppen visas vid överföring kan visas. Lösning: I integrationsprogrammet, gå in under Inställningar - Inställningar. Sökväg som du ser här till Visma administration företagsmapp och/eller Visma Administration vanliga filer saknas eller är felaktiga. De måste uppdateras med korrekta sökvägar, är du osäker på sökvägarna öppnar du Visma Administration. I menyraden väljer du Hjälp - Om Visma Administration och klicka sen på Systeminfo. Visma Administration företagsmapp = Sökväg för företaget Visma Administration vanliga filer = Sökväg gemensamma filer  Kopiera och klistra in sökvägarna i korrekt fält i integrationsinställningarna.  Versionen av API:et är äldre än versionen av Visma Administration / Ingen databas öppen Felmeddelande Versionen av API:et är äldre än versionen av Visma Administration. Uppdatera eller reparera installationen av Visma Administration visas vid uppstart. Felmeddelandet Ingen Databas öppen kan också visas vid överföring.  Lösning: Gå till installationsmappen för Visma Administration, om du är osäker högerklicka på genvägen och välj Egenskaper och kontrollera sökvägen. Kopiera filen som heter Adk.dll i denna mapp Gå till installationsmappen för Integreringsprogrammet, om du är osäker högerklicka på genvägen och välj Egenskaper och kontrollera sökvägen. Klistra här in och ersätt den befintliga filen Adk.dll Kvarstår felet genomför en reparation av Visma Administration med hjälp av verktyget Visma Assist Administration som du hittar under Start - Alla program - Visma Spcs - Visma Assist. Du kan även söka i Windows efter Visma Assist.  Kan ej hitta angiven resultatenhet Felmeddelande vid överföring från Visma PM  till Visma Administration att resultatenhet inte går att hitta. I Visma Administration används för resultatenheter för det som i Visma PM kallas kostnadsställen. Resultatenheter och kostnadsställen måste användas för att överföringen ska fungera. I Visma PM finns kostnadsställen under Verktyg > Inställningar > Finansiell information > Kostnadsställen.    I Visma Administration finns resultatenheter under Arkiv > Inställningar > Företagsinställningar > Bokföring > Resultatenheter.   Det som kopplar samman kostnadsställen och resultatenheter är Kod/Resultatenhet i Visma PM/Admin. Kod i PM = Resultatenhet i Admin, Kostnadställets namn i PM = Namn i Admin.  Lösning: Felet kan bero på att information saknas i Visma PM eller i Visma Administration Visma PM: Kontrollera att korrekt Kostnadsställe finns angivet på projektets projektinställningar Om integrationen är aktiverad är detta ett krav när man skapar projekt, men projekt som skapats innan integreringen aktiverats kan sakna kostnadsställe. Om kostnadsställe saknas på projektet är kolumnen med Resultatenhet tom i integreringsverktyget. Uppdatera projektet och testa igen.  Kontrollera att fältet Kod i Visma PM stämmer med fältet Resultatenhet i Visma Administration Visma Administration Kontrollera att Resultatenheten finns upplagd Visma Administration, samt att fältet Resultatenhet i Visma Administration och Kod i Visma PM stämmer överens.  Kan ej hitta angiven artikel Kod för resekostnader, arbetstyper eller produkt som faktureras och är registrerade i Visma PM finns inte registrerade i Visma Administration. I Visma Administration kallas Koder för Artikelnummer. Produkter i PM kopplas via Kod till artiklar som läggs upp under Register - Artiklar & Tjänster i Admin.  Lösning: Koden för den/de poster som faktureras måste registreras på samma sätt i Visma Administration som i Visma PM. Kom ihåg: Kod i PM = Artikelnummer i Admin.  Kontrollera också att de artikelnummer som är angivet som Standard artikelnummer i integrationsprogrammets inställningar finns upplagd som artikel i Visma Administrations artikelregister.  Flera produkter, arbetstyper och resekostnader kan ha samma kod om ni önskar men det är inte rekommenderat vid integration. Om ni inte definierar koder så kommer de standardartikelnummer som angetts i integrationsinställningarna att användas vid överföring.  I PM finns 3 olika typer av register: Produkter, Resekostnader och Arbetstyper.  Navigera till Verktyg > Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter för att kontroller att dessa stämmer överens med artikelregistret i Administration.  Alla unika koder som ska faktureras från projekt i PM måste ha en motsvarande artikel med samma artikelnummer i Visma Adminsitration: Välj i huvudmenyn: Register - Artiklar & Tjänster Lägg upp ny artikel i Visma Administration om den saknas Se till att Artikelnr motsvarar Kod från Visma PM Tänk på att det finns också ett standard artikelnummer i integrationsprogrammet.  Detta artikelnummer används: När en produkt, arbetstyp eller resekostnad saknar fördefinierad kod När man lägger in nya produkter/poster i projekt eller faktura som saknar kod När man grupperar fakturaraderna på ett sådant sätt att ingen kod kan sättas på raden (t.ex. gruppering per person): För mer information om hur du använder Artiklar & Tjänster i Visma Administration hänvisar vi er till Visma SPCS: Klicka här för att läsa mer. För många decimaler I Visma Administration definierar man hur många decimaler som är tillåtna för olika enheter, ingen sådan inställning finns i Visma PM. Vid detta fel har fler decimaler angetts på fakturan i Visma PM än vad enhetsgränsen tillåter i Visma Administration  Lösning: I Visma Administration kan man definiera hur många decimaler som ska vara tillåtna.Detta gör man under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Artiklar/Lager - Enheter. Här kan nya enheter läggas till eller befintliga redigeras för att tillåta decimaler. Projektet måste ha start- och slutdatum I Visma Administration måste projekt definieras med start- och slutdatum. I PM är inte slutdatum obligatoriskt på projekt.  Lösning: Uppdatera projektet i Visma PM med ett slutdatum. Detta gör du genom att öppna projektet som felet avser, gå till fliken Projektplan och sedan sätter du ett slutdatum genom att klicka på Detaljera tidslinjen. Sätt valfritt/uppskattat slutdatum, förslagsvis längre fram i tiden.  Sen kan projektet överföras till Visma Administration.    Leverantörsfaktura raden: ... finns redan i Severa Fel vid överföring av leverantörsfaktura från Visma Administration till Visma PM  Lösning: Leverantörsfakturan är redan överförd till Visma PM för valt projekt. När en leverantörsfaktura är överförd kan informationen inte överföras på nytt eller uppdateras från Visma Administration via integrationen. Öppna projektet i Visma PM och redigera produkterna manuellt. (Du kan överföra lev.fakturan på nytt via integ. om du raderar det som överförts tidigare i projektet från Admin i PM) Kan ej hitta angiven faktura Fel vid överföring av kreditfaktura från Visma PM till Visma Administration Lösning: En kreditfaktura försöker överföras till Visma Administration innan original fakturan har överförts. Se till att först överföra orginalfakturan till Visma Administration före ni försöker överföra kreditfakturan. Om du är osäker på vilken faktura som är kopplad till kreditfakturan öppna Visma PM och öppna sedan kreditfakturan. I det övre fältet står det vilken faktura som är hänförlig till kreditfakturan. Det finns alltid en hänförlig faktura då det inte går att skapa fristående kreditfakturor i PM.  Kan ej hitta angiven valutakod Fel vid överföring av faktura från Visma PM till Visma Administration. Valutan som används i Visma PM finns inte i Visma Administration  Lösning: Definiera valutan i Visma Administration: Gå till Arkiv > Inställningar > Valutakurser Skapa ny valuta Markera den valuta du vill lägga till i Visma Administration Därefter kan du definiera valutan i Visma Administration Tänk på att valutakursen för fakturor är den som är angiven som valutakurs i Visma PM. För mer information om valuta i Visma Administration klicka här!  Hanteringen för språk och valuta är för tillfället inaktiverad Felmeddelande när faktura ska överföras från Visma PM till Visma Administration OBS: Gäller endast för Administration 500/1000. Finns redan aktiverat för 2000 som standard.  Lösning: I Visma Administration måste hantering för språk och valuta vara aktiverad. Detta aktiveras under Arkiv > Företagsunderhåll > Valuta och språk. För att integrationen ska fungera krävs att Valuta och språk är aktiverat för Försäljning.    Kan ej hitta angivet betalningsvillkor Fel vid överföring från Visma PM till Visma Administration.  Lösning: Felet uppstår när man har angivit betalningsvillkor i Visma PM som inte finns definierat i Visma Administration. Antingen korrigerar man dagarna på kunden/projektet/fakturan i Visma PM till något som finns eller så läggs nytt betalningsvillkor till i Visma Administration: I Administration, gå till Arkiv > Inställningar > Företagsinställningar > Företag - Betalningsvillkor. Kontrollera vilka som finns och rätta i PM, eller lägg till PMs betalningsvillkor i Visma Admin.  I Visma PM definieras endast betalningsvillkor med antal dagar. För att kontrollera företagets standardinställning för betalningsvillkor, gå till Verktyg > Inställningar > Fakturering > Betalningsvillkor. Utöver detta går det också att manuellt välja antal dagar per Kund, per Projekt och även direkt på Fakturautkast. Kontrollera därför alla dessa 3 om du får fel vid överföring.  Lägg till det betalningsvillkor som saknas i Visma Admin genom att ange ny Kod och Betkod på samma som antalet dagar som finns angivet i PM.  Dokumentnummer finns redan Felmeddelande vid överföring av faktura från Visma PM till Visma Administration Lösning: Detta fel kan inträffa när man överför en faktura från Visma PM som ännu inte fått ett fakturanummer, och nästa nummer i Visma Administrations nummerserie redan är upptaget. Gå till tabell med kundfakturor i Visma Administration Kontrollera vilket nummer som är det senaste i faktura serien Gå till Arkiv > Inställningar > Företagsinställningar och kontrollera Nummerserier under Företag  I nummerserie är nästa fakturanummer redan upptaget. Fakturan som överförs försöker ges ett nummer som används av annan faktura i Visma Administration: Uppdatera nummerserien med nästa lediga nummer i fakturaserien. Projektnummer har använts tidigare Felmeddelande vid överföring av projekt. Lösning: Projektnummer för projektet som du försöker föra över har använts tidigare och raderats från projekttabellen i Visma Administration. Gå till projektet som felar i Visma PM och tryck på de befintliga projektnumret överst i projektöversikten för att få möjlighet att redigera det. Välj ett projektnummer som är unikt i Visma PM samt inte har använts tidigare i Visma Administration. För mer information om raderade projekt i Visma Administration klicka här. Nyckeln används redan Fakturanummer används redan. Mest sannolikt är att fakturan har överförts tidigare, flytta fakturan i Visma PM manuellt till status för Överförd för att få bort den från listan med fakturor för överföring i integrationsprogrammet.  Aktuellt fält får inte ändras i avslutat projekt När ett projekt har stängts kan det inte längre uppdateras via integrationen utan att man först manuellt öppna projektet i Visma Administration. Öppna Visma Administration. Navigera till Bokföring > Projekt, välj projekt som du behöver öppna.  Klicka ur rutan som markerar att projektet är avslutat. Nu kan projektet uppdateras via integrationen.

Utöka möjligheterna med Prislistor i Visma.net Project Management genom tillägget Avancerad prissättning (om verksamheten använder version Enterprise finns Avancerad prissättning tillgängligt som standard). När detta tillägg är aktiverat går det att öka (eller sänka) de befintliga prislistornas priser med en procentuell ökning eller med ett fast belopp och även skapa volympriser.   Vi rekommenderar detta tillägg för alla företag som har behov av att öka sina priser regelbundet och/eller vars prislistor består av många enskilda rader där manuell uppdatering av priser är ett omfattande arbete. Är ni intresserade av Avancerad prissättning men inte har version Enterprise så ta kontakt med er återförsäljare!    Prisökning    När tillägget är aktiverat, istället för att redigera varje rad manuellt i prislistan kan användare med behörighet enkelt öka priserna för en prislista med bara några få klick. I Visma.net Project Management finns 2 typer av prislistor, verksamhetens standard prislistor som skapas av Administratörer i Inställningar - Prissättning - Prislista och Projektspecifika prislistor som skapas i projekt genom att gå till Projekt - Öppna ett projekt - gå till fliken Finanser, klicka på Ändra till projektspecifik prissättning för att få möjlighet att redigera priserna för endast det projektet. (Finns inte knappen tillgänglig använder projektet redan en projektspecifik prislista)  Båda typerna av prislistor kan uppdateras med antingen Procentuell ökning eller Fast belopp. Det går också att göra prissänkning på samma sätt som beskrivs nedan, sätt  minustecken “-”  framför procenten/beloppet för genomföra en sänkning istället för ökning. Prisökning av prislista Prislistor som finns i Inställningar - Prissättning - Prislista kan uppdateras genom att öppna den prislista som ska ökas genom att klicka på namnet och välj sedan Öka priser, välj sedan Typ av ökning och vad som ska påverkas.Läs längre ner i artikeln för att se hur man skapar en ny version av prislista och ökar priserna samtidigt Notera: Det går inte att öka priset på originalversionen av prislistan. Det går inte att använda funktionen Öka priser eller Ta bort prislistversioner på nya versioner av original prislistan där Startdatum för prislistan har passerat.          Projektspecifik prislista Projektspecifika prislistor uppdateras via Rapporter - Rapportgenerator - Projekt - Projekt. Användarens behörigheter styr vilka projekt som visas här och kan uppdateras av användaren. Detta är inte obligatoriskt att göra men vill man så kan man filtrera rapporten att visa endast de projekt som använder Projektspecifik prislista genom klicka på Välj filter - välja Prislista - och välja Anpassa i rullgardinslistan. Det finns givetvis andra filter för att begränsa de projekt som visas i vyn ytterligare. Markera sedan alla projekt ute till vänster i översta kryssrutan för att åtgärda alla projekt eller välj endast berörda projekt genom att markera rutan för enskilda rader.  Överst i vyn öppnas då Åtgärdsfältet, välj här vilken typ av ökning som ska genomföras och vilken valuta om företaget använder det. Denna vy är lik och fungerar på samma sätt som vid ökning från  Inställningar - Prissättning - Prislista förutom att det inte går att välja från vilken dag som priserna ska vara giltiga, det gäller alltid från innevarande dagens datum. Finns det projekt med specifika prislistor i annan valuta måste du genomföra denna åtgärd för varje valuta. Här finns också en begränsning att endast Arbetstimmar och Produkter kan uppdateras, det går inte att redigera priserna för Resekostnader i en Projektspecifik prislista.  Produktregister För att enkelt öka priserna i produktregistret för flera produkter samtidigt med bara några klick, gå till Inställningar - Register över arbetstyper, resekostnader och produkter - Produkter. Till vänster går det att markera enskilda rader men också alla produkter i listan genom att markera den översta raden som speglar produktkategori. Likt uppdatering av projektspecifik prislista, i exemplet ovan, öppnas då ett åtgärdsfält i det övre delen av vyn. Välj här Redigera kostnad som åtgärd, välj sedan typ av ökning och fyll i belopp/procent.    Regler för prisökning/sänkning Rader i prislistan som är tomma eller 0 som värde påverkas inte av prisuppdatering. Produkter i prislistan som får sitt pris från produktregistret påverkas inte. Kontrollera kolumnen Priset kommer från om ett pris inte uppdateras vid prisuppdatering.  När Typ av ökning: Fast belopp används, skriv ett positivt värde som t.ex. 100 SEK för att öka och ett negativt värde t.ex. -100SEK för att sänka ursprungligt värde.  Vid Procentuell ökning är intervallet -100 till 1000%. Vid Procentuell ökning, finns möjlighet att välja om priserna avrundas till nästa heltal, 1 decimal eller två decimaler. Formeln för Procentuell ökning är X + (X*Y/100) där X är priset och Y är procenten.  Från Inställningar - Prislista kan användaren välja vilka objekt som uppdateras (Arbetstimmar, Resor och/eller Produkter). Från Projektrapporten kan endast Arbetstimmar och Produkter uppdateras. Volympriserade produkter kan ökas. Fast pris kan inte ökas   Skapa ny version av prislista  Skapa nya versioner av befintliga prislistor. Till exempel om företaget bestämt att höja sina kundpriser i början av nästa år, kan en ny version skapas i förväg och den kommer att vara giltig från och med den första januari nästa år. Priserna i den gamla prislistan används fram tills att startdatumet för den nya versionen av prislistan inträffar. Den nya versionen tas automatiskt i bruk vid valt startdatum. Vid denna tidpunkt kommer fakturerade arbetstimmar och resor som angetts före startdatumet för den nya versionen fortfarande att ha priset från den gamla prislistan och faktureras med de gamla priserna. Notera: Om startdatumet för den nya versionen är innevarande dag och timmar och resor har angetts tidigare samma dag, uppdateras priserna för dessa poster enligt den nya versionen. Priser på ej fakturerade produkter uppdateras inte.    För att skapa en ny version, gå till Verktyg - Inställningar -  Prislistor - Prissättning. Öppna befintlig prislista och klicka på Skapa ny version överst i vyn. Ange Prislistans startdatum, detta datum är då från när priserna tas i bruk. Välj sedan om du vill använda någon av de befintliga prislistorna som Prislistmall för den nya versionen. Vill du skapa en ny tom prislista och definiera rader manuellt välj då istället “välj” för att lämna fältet Arbetstimmar tomt.    Om en befintlig prislista används som mall för den nya är det möjligt att öka priserna på raderna samtidigt. I kolumnen Typ av ökning välj Ingen om det inte finns något behov av att öka priserna. Processen är därefter densamma som ovan i den här artikeln där prisökning av prislistan beskrivs i detalj.   När den nya versionen har skapats kan du se varje version högst upp i vyn, fram tills att datumet har passerat för prislistversionen är det möjligt att använda funktionen Öka priser och att ändra startdatumet. Efter datumet har passerat inaktiveras dessa funktioner och du måste skapa en ny version.     Volympriser När Avancerad prissättning är aktiverat går det att använda Volympriser. Vilket  innebär att utöver de normala produkt priserna kan skapa en prissättning som baseras på antalet registrerade produkter. När en faktura skapas hämtar systemet rätt pris från prislistan beroende på hur många produkter som angetts. Alla produkter i en volymprislista behöver inte baseras på volympris. Notera: Det går inte att skapa en ny version av befintlig prislista som ska inkludera volympriser om originalversionen inte gör det.     För att skapa en prislista med volympriser, gå till Inställningar - Prissättning - Prislista, klicka på Lägg till prislista, fyll i uppgifterna och markera rutan Använd volymprissättning och välj sedan Spara. Nu är det möjligt att börja ställa in Volympriserna, gå till avsnittet Produkter.      Håll muspekaren över den rad som volympris ska gälla för, klicka på plusset ute till höger. Det kommer då automatiskt fyllas i att från 1 (en) artikel gäller följande pris, priset kan redigeras. Klicka på plusset igen för att ange ett ytterligare volympris. Se bild nedan.   (För att återgå till ursprungligt pris och ta bort volympriset, klicka på ikonen till höger om plusset) I nedan bild har vi angett 10 som ett ytterligare volympris, det fylls då automatiskt i 9 som högsta antal i volympriset ovan. Alltså 1-9 i antal så gäller 850kr, 10 och uppåt gäller 800kr. För att ta bort en enskild rad, klicka på den röda ikonen (soptunnan).      För att skapa projektspecifik volymprissättning, öppna det befintliga projektet och gå till fliken Finanser. Notera: Det är endast möjligt att lägga till projektspecifika volympriser på produkter om projektet redan använder en systemprislista som inkluderar volympriser.  Kontrollera vilken prislista som används i avsnittet Ange priser, om den inkluderar volympriser kan du klicka på Ändra till projektspecifik prissättning och gå till fliken PRODUKTPRISER för att ställa in de nya projektspecifika volympriserna.  Om den angivna system prislistan i avsnittet Ange priser inte inkluderar volympriser måste prislistan först ändras till en befintlig prislista som inkluderar det, sedan klickar du på Ändra till projektspecifik prissättning. Noter dock att när du byter prislista så påverkas också Arbetstimspriser och Resekostnader!

Via huvudmenyn Försäljning visas försäljningsöversikten som är en central del i Visma.net Project Management för uppföljning och hantering av pågående försäljningsprojekt. Här visas alla öppna försäljningsprojekt och vilken försäljningsstatus de befinner sig i visualiserat i en kanban- eller listvy beroende på vad användaren föredrar. Det går att enkelt byta status på ett försäljningsprojekt genom att dra- och släppa det till en annan försäljningsstatus när man arbetar med kanban vyn. I övre högra hörnet finns möjlighet att begränsa försäljningsöversikten genom att filtrera den utifrån avdelning, säljare eller nyckelord. Tänk på att innehållet i försäljningsöversikten beror på vilka behörigheter användaren innehar. När försäljningsöversikten filtreras kommer även nyckeltalen i övre delen av fönstret att anpassas efter det urval som görs.  Försäljningsprojekt kan ha tre typer av ikoner för att uppmärksamma användaren om att något är försenat eller saknas: ● Grön cirkel - den inplanerade aktiviteten påbörjas idag ● Orange triangel - det förväntade beställningsdatumet har passerats /det finns ingen kommande aktivitet inplanerad ● Röd cirkel - försäljningsprojektet har en försenad aktivitet Klicka på den lilla pilen på respektive projekt i Försäljningsöversikten (i kanbanvyn) för att få snabb översikt och tillgång till aktiviteter och annat försäljningsrelaterat. I Försäljningsöversikten när man klickar på blocken Beställning eller Avböjt förslag så visas en lista över aktuella försäljningsprojekt som blivit beställda eller avböjda innevarande månad. De nyckeltal som visas som standard i försäljningsöversikten är: ● Försäljning denna månad –värdet på de affärer som vunnits denna månad ● Prognos denna månad – det vägda värdet av alla öppna affärer som förväntas stängas denna månad (använder försäljningsvärdet * sannolikheten) plus stängda affärer denna månad ● Projekt som behöver följas upp – antal projekt där det t.ex. saknas en nästa aktivitet, har försenade aktiviteter eller där det förväntade beställningsdatumet är passerat ● Månadens försäljningskvot – andelen vunna försäljningsprojekt denna månad, dvs antalet vunna försäljningsprojekt / (antal vunna + antal förlorade försäljningsprojekt) (dessa går inte att anpassa)   När du har skapat ett försäljningsprojekt kan du enkelt komma åt det genom att klicka på försäljningsprojekts namn var som helst i systemet. Till exempel via olika Rapporter eller från Kalender - Kalendervy/Att göra-lista. Kom ihåg att försäljningsprojekt också betraktas som projekt.    När du öppnar eller skapar ett nytt  försäljningsprojekt hamnar du direkt på fliken Försäljning. Här kan du bläddra igenom försäljningsrelaterade data som förväntat värde, sannolikhet, förväntat orderdatum och dess nuvarande status samt försäljare, kundkontakt, aktiviteter och anteckningar, filer och länkar, även offerter om verksamheten använder det. Försäljningsprojekt är tilldelade en försäljningsstatus som visualiserar vilket stadie som försäljningsprojektet befinner sig i. Försäljningsstatusarna är förinställda när verlsamheten först börjar arbeta med Visma.net Project Management men dessa kan hanteras under Inställningar > Försäljning & offerter >  Försäljningsstatus för att anpassas till efter behov. Varje försäljningsstatus är kopplad till en viss sannolikhets %, denna kan redigeras direkt i försäljningsprojektet.      Status kan uppdateras via försäljningsöversiktens kanbanvy eller i fliken Försäljning på ett öppnat försäljningsprojekt. När affären är avklarad med kunden och försäljningsprojektet stängs med status Beställning/Vunnet uppdateras sannolikheten automatiskt till 100% och innevarande dagens datum blir det förväntade orderdatumet vilket kan justeras manuellt vid behov. När försäljningsprojektet är vunnet kommer statusfliken att bli grön och projektet hittas numera i fliken Projekt och under Pågående projekt på kundkortet. All försäljningsinformation finns kvar i fliken Försäljning och kan justeras eller användas på annat sätt.  Det går att spåra alla tidigare och kommande aktiviteter direkt från försäljningsprojektet. Alla aktiviteter som är kopplade till projektet visas i fliken Försäljning under Aktiviteter. Här är det möjligt att lägga till nya Att göra och Kalenderposter samt att redigera befintliga, det går även att skriva anteckningar och dessa finns sedan tillgängliga även på kundkortet i fliken Kontaktuppgifter.  Alla projekt som har försäljningsstatus som motsvarar Pågående kommer att visas i försäljningsöversikten. Om det visas ett antal gamla projekt i försäljningsöversikten som inte är relevanta längre går det att rensa dessa genom att placera de i status Stängd - Lost eller så kan man ta bort försäljningsprojekt genom att öppna det och klicka på de tre punkterna uppe till höger och sedan Stäng projekt eller Ta bort projekt. Det går inte att ta bort projekt som innehåller Offerter, Filer / länkar eller Aktiviteter! Läs mer om Offerter här  

Avancerad tidsuppföljning är en tilläggstjänst som hjälper organisationen att hantera arbetstider. Beroende på vilken version av Visma.net Project Management som företaget använder sig av finns det antigen inkluderat eller så kan man aktivera det mot en kostnad via Uppgraderingar.    Avancerad tidsuppföljning ger organisationen möjlighet att hantera helgdagar för Sverige och andra länder vid behov, betalda frånvaro, stänga perioden för registrering av arbetstid, ange arbetstidsinmatningsformat, beräkna flextidssaldo, godkänna arbetstimmar och definiera arbetsveckan. Tillägget Avancerad tidsuppföljning kräver att tillägget Aktivitetshantering också aktiveras.   Nedan följer en detaljerad beskrivning av varje del som finns tillgänglig när tillägget aktiverats.   Stäng perioden När tillägget är aktiverat har administratörer möjlighet att ange ett datum för att stänga registrering av arbetstid, det finns under Verktyg - Stäng perioden för arbetstid. Vilket innebär att det går att förhindra registrering och redigering av arbetstid, produkter och resekostnader via vyn för tidrapportering för aktuellt datum och bakåt i tiden.   Flextidsaldo  Beräkning av flextidsaldo påbörjas genom att ange ett datum i fältet Startdatum för beräkning av flextid vid Inställningar - Tid & Utlägg - Flextid. Beräkningen av saldot tar hänsyn till Helgdagar, Frånvaro om frånvarotypen är markerad som Bibehåller och Övertid om det är markerat Påverkar flextid på övertidstypen.    När ett startdatum valts går det också att ange Flextidstak. Genom att arbeta längre eller kortare dagar än angivet i arbetskontraktet ackumulerar medarbetare antingen ett överskott eller ett underskott på sin ordinarie arbetstid. Därför kan systemadministratörer definiera det maximala antalet flextimmar som en person kan ackumulera. Timmar som överstiger eller understiger den maximala flextiden redovisas inte.   Uppdatering av flextid för användas när administratörer har ändrat inställningar som påverkar arbetstid eller arbetskontrakt. Till exempel ändrat inställningar på frånvarotyper eller övertidstyper eller lagt till en ny helgdag.          Användarspecifika inställningar för flextid.  Det finns ett par användarspecifika inställningar för flextid som kan hanteras genom att öppna Verktyg - Användarhantering och välj användare att hantera, vid avsnittet Arbetskontrakt - öppna det befintliga arbetskontraktet så finns här följande möjligheter när tillägget är aktiverat.    Använd maxtak för daglig flextid - Markera ruten för att kunna sätta ett särskilt tak för den specifika användaren utöver Flextidstaket i systeminställningarna.  Inget flextidsaldo - Markera rutan för att utesluta användaren från flextidsberäkning. Användaren ser då inte KPI:et flextidsaldo i vyn Tid & Utlägg och inget saldo beräknas för denne i rapporter där värde för flex finns.  Veckodagar: Antingen ärver användaren förtagets inställningar för arbetsvecka eller så ställs här in specifika arbetsdagar för denne. Detta påverkar flextidsberäkningen.  Här finns också möjlighet att kontrollera användarens befintliga flextidssaldo, lägga till en manuell justering av det och att Uppdatera flextidsberäkningen för den specifika användaren. Uppdatering av beräkningen kan behöva göras på användarnivå om man t.ex. har genomfört ändringar is om endast berör den användaren.         Godkännande av arbetstid Definiera i Inställningar - Tid & Utlägg - Registrering av arbetstid om Godkännande av arbetstimmar ska användas eller inte. När alternativet för att godkänna timmar är valt aktiveras även inställningar för att definiera vem som kan godkänna arbetstiden. Godkännande av arbetstid kan utföras av antingen en chef eller projektledare. När du har aktiverat godkännande av arbetstid, gå till Verktyg - Behörighetsprofiler eller Verktyg - Användarhantering - Välj användare och gå till avsnittet Behörigheter för att säkerställa att inställningarna för godkännande är korrekta.   Det finns 3 alternativ i  Inställningar - Tid & Utlägg - Registrering av arbetstid. Används ej - Vill man utesluta godkännande helt så välj detta.  Timmar måste godkännas innan de kan faktureras -  Förhindrar fakturering av sådan arbetstid som ännu ej är godkänd av överordnad.  Timmar måste godkännas men kan faktureras före godkännande - Alternativet medger fakturering av ännu ej godkänd arbetstid, men så fort tiden är godkända kan den anställde endast redigera beskrivningen och antal timmar, vilket inte påverkar fakturan. Projekt, fas och arbetstyp är låsta efter att arbetstiden har fakturerats. När Godkännande av arbetstimmar används aktiveras möjligheten att granska och godkänna eller avvisa rapporterade timmar via ett projekt i fliken Projektplan genom att fälla ut Nedbrytning av timmar och produktivitet och sedan klicka på antalet timmar som visas i kolumnen Timmar till höger om varje projektmedlem i Teamets produktivitet.    Markera posterna ute till vänster för att öppna det övre åtgärdsfältet och kunna ändra godkännandestatus.    Eller så kan man hantera de registrerade timmarna via Rapportgenerator - Tid & Utlägg - Godkännande av arbetstid, här finns möjlighet att arbeta i både listvy och matris och filtrera rapporten efter önskat utfall.     När en tidpost avvisas ges möjligheten att skicka en e-postnotifiering angående den avvisade tiden tillsammans med ett meddelande till användaren. Detta är valfritt att göra.  Registreringsformat för arbetstid  I i Inställningar - Tid & Utlägg - Registrering av arbetstid  kan man välja format för inmatning av arbetade timmar. Timmar kan ange med antingen Antal timmar eller Start- och Sluttid.  Till exempel kan en och en halvtimme anges som 1,5 eller 1:30 eller som 08:00-9:30.  OBS: När man väljer att använda Start- och Sluttid så försvinner möjligheten att använda Veckovyn för tidsregistrering i vyn Tid & Utlägg.    Veckodagar Möjlighet att ställa in vilka dagar som är de ordinarie arbetsdagarna för organisationen.    Fakturerbara arbetstimmar  Möjlighet att tillåta att medarbetare själv anger antalet fakturerbara timmar om det är vanligt förekommande att fakturera ett annat antal timmar än den anställda faktiskt spenderade på uppgiften.   Betald frånvaro När Avancerad tidsuppföljning används finns möjligheten att skapa betald frånvaro. Detta är frånvarotyper som är markerade i rutan Bibehåller och som då som inte ska reducera flextiden under den tid den anställde är frånvarande. Lär mer här!   Helgdagar Allmänna helgdagar är dagar då anställda inte förväntas arbeta. Vanligtvis är helgdagar nationellt erkända, betalda lediga dagar för alla anställda. Men helgdagar kan också vara företagsspecifika, till exempel vissa halvdagar. Helgdagar används för att beräkna flextid för anställda och de är synliga i minikalendern i vyn Tid och Utlägg. Helgdagar kan anges för olika länder och under flera år. Hantera helgdagar vid Inställningar - Tid & Utlägg - Flextid - Helgdagar. Automatiskt genererade helgdagar kan inte redigeras eller raderas men kan inaktiveras om dagen är en arbetsdag i verksamheten.   För mer information om tillägget, ta kontakt med er återförsäljare!

Information om hur integrationen fungerar, inställningar, vanliga felmeddelanden och åtgärder samt detaljerad fältmappning 

För att kunna komma åt de tjänster som tillhör Visma Online loggar du in med ditt konto som finns registrerat i Visma Connect.  Visma Connect är den tjänst som alla våra molnprodukter använder för att autentisera  användare. I denna artikeln visar vi hur du ändrar den e-postadress du använder för att logga in.   Klicka på din användarikon uppe till höger och välj Min profil.      Klicka sedan på Ändra e-postadress under fältet där din aktuella e-postadress finns synlig.  Du blir då omdirigerad till sidan Kontoinställningar. I fliken Konto högst upp klickar du på ikonen som ser ut som en penna och sedan Ändra e-post.      Du får nu ange ditt innevarande lösenord och den nya e-postadressen. När du klickar på Skicka e-postbekräftelse så mottar du ett bekräftelsemejl till den nya e-posten, du måste följa länken i mejlet och ange ditt innevarande lösenord för att bekräfta bytet. Länken är giltig i 15 minuter endast och när bytet är bekräftat börjar den nya e-posten gälla.      Behöver du vidare hjälp så kontakta systemadministratören eller er partner. 

Det första du ser vid inloggning i Visma.net Project Management är Startsidan. Sidan är tänkt att snabbt ge en överblick över det som är viktigast för dig och ditt dagliga arbete, därför finns möjligheten att redigera innehållet efter behov. Det går att smidigt navigera tillbaka till Startsidan vart du än befinner dig i systemet genom att klicka på överskriften Visma.net Project Management som alltid finns tillgänglig i det övre åtgärdsfältet. Via de olika startsidorna kan man få snabb åtkomst till verktyg som tidrapportering, fakturering och rapporter. Till exempel, när man klickar på ett rapportnamn öppnas hela rapporten med samma formatering för att enklare kunna analysera informationen, lägga till värden eller filtrering samt genomföra en export eller utskrift av datan.    Startsidorna i den övre bannern sorteras automatiskt i alfabetisk ordning. Vill man ändra ordningen om man ex. har olika startsidor samma namn kan man exempelvis döpa sidorna till "Startsida 1" och "Startsida 2" för att styra ordningen.    Flera startsidor Att använda fler Startsidor tillåter dig att snabbt hitta informationen du behöver när du behöver den. Du kan enkelt skapa startsidor med olika syften, t.ex. man kan ha en startsida anpassat för Försäljning med aktiva kunder, kontakter, försäljningsprojekt och aktiviteter samt en annan startsida för Arbetstid med formulär för arbetstidsregistrering samt rapporter med summerad arbetstid och även reseräkningar vid behov. Som standard visas en startsida baserad på din behörighetsprofil. Skapa och redigera startsidor För att redigera startsidorna, klicka på Redigera startsida uppe till höger. Välj därefter vilken flik du vill redigera eller välj Lägg till startsida för att skapa en ny. Klicka på Kugghjulet till höger om titeln på en befintlig startsida för att ändra namnet och vilka behörighetsprofiler som den är delad med, startsidor som inte är delade placeras i en egen sektion - Mina startsidor.    Startsidorna är uppbyggda av olika sektioner som går att fylla med innehåll, både grafiska rapporter och listrapporter samt widgets som gör det möjligt att ange t.ex. arbetade timmar.   Vill du redigera vyn på startsidan genom att minska eller förstora dess grafiska element sätter du muspekaren nere i elementets högra kant, vänsterklickar och drar. Du kan också dra och släppa elementet till önskad placering, placera musen över t.ex. namnet på elementet du vill flytta och håll ner musknappen. (När du ser en ikon med handflata kan du börja dra elementet) För lägga till innehåll i tomma sektioner tryck på Lägg till innehåll. Tillgängliga rapporter och funktioner visas och du väljer dem genom att klicka på vald rapport eller funktion. Bekanta dig gärna med vilka val som finns under respektive sektion.    Klicka på kugghjulet på befintligt innehåll i Startsidan för att byta ut det och klicka på papperskorgen för att radera innehållet.  Notera: Ikonerna är endast tillgängliga om du först klickat i Redigera startsidan!   Delad startsida För att dela en eller flera  startsidor, klicka på Redigera startsida och sedan på kugghjulet på den startsida du önskar dela. Därefter, markera vilka behörighetsprofiler som ska få åtkomst till startsidan. Tänk på att innehållet kan variera på användares startsidor även om de har samma delade startsidor, t.ex. om de inte är medlemmar i samma projekt eller har samma behörighetsprofil men vissa delar är anpassade.    Se även: Skapa faktura från startsida

Vid behov att uppdatera fakturauppgifter, till exempel byte av faktureringsadress (både fysisk och e-post) så finns det ett enkelt och smidigt sätt att göra det direkt i programmet. Gå till Verktyg > Uppgraderingar > Fakturauppgifter.     Uppgifterna som anges här används av vår ekonomiavdelning för att skicka fakturor till organisationen. Har ni följdfrågor så ta kontakt med er återförsäljare! Notera: Om denna sida inte finns tillgänglig för ert förtag innebär det att PM-miljön är skapad via Visma.net Store och dessa uppgifter uppdateras då från det verktyget. Kontakta er återförsäljare vid behov att ändra uppgifterna. 

  Det första du ser vid inloggning till Project Management är en Startsida som du själv kan bestämma innehållet på, nedan följer ett exempel för att snabbt få en överblick på och smidigt navigera från startsidan till det som är klart för fakturering. Läs mer om Startsidor   Klicka på ikonen Visma.net Project Management uppe till höger för att komma till startsidan. Välj sedan i remsan över tillgängliga Startsidor Finansstyrning, i sektionen för Fakturering klicka på beloppet till höger om Klart för fakturering.  Saknas Affärsöversikt på fliken Finansstyrning lägger du till den genom att klicka på Redigera Startsida > Lägg till innehåll > Widgets > Affärsöversikt. Placera den och klicka sedan igen på Redigera Startsida.  Ny flyttas du till Fakturering > Skapa fakturor I listan väljer man sedan vilka projekt att fakturera genom att kryssa i rutan för de som ska faktureras till vänster. För att snabbt markera alla  rader används den översta kryssrutan.  När du markerat vilka projekt som det ska skapas fakturor för kickar du på knappen Skapa till status "Utkast" i det övre åtgärdsfältet. Klicka på pilen för att skapa till en annan status.      Massåtgärder för fakturor.    När du skapat fakturautkasten kan du sedan igen markera flera fakturor i listan. Det övre åtgärdsfältet visas då igen men med nya åtgärder. Exempelvis kan du på detta sättet Ändra status på fakturorna eller Ladda ner fakturor som PDF:er.      Tänk på att det inte går att massradera fakturor, kontrollera därför ex. Projektinställningar och Bankuppgifter innan du genomför ovan åtgärder. 

Om du har version Premium eller Enterprise av Visma.net Project Management kan du använda funktionen Flextidssaldo för att beräkna användarnas flextid.   Vid Kugghjul > Inställningar > Frånvarotyper så lägger du in frånvarotyper som användarna sedan kan välja att rapportera in Frånvaro på i Tid & Utlägg.    När du skapar frånvarotypen kan du välja om frånvaron bibehålla flextiden eller inte genom att markera eller avmarkera rutan Bibehåll flextid. Bibehåll flextiden innebär att när rutan är markerad och frånvarotypen används vid registrering av frånvaro så bibehåller du innevarande flextiden. Se exempel:    Ej registrerad dag -8 timmar flextidssaldo Registrering av Semester 8 timmar ger +8 timmar i Flextidssaldo (Markerad som Bibehåller flextid) Registrering av VAB 8 timmar lämnar Flextidssaldo opåverkat (Ej markerad som Bibehåller flextid)     Bra att känna till:  * Du behöver inte skapa ett specifikt projekt för att registrera frånvaro i. Det är inte en obligatorisk uppgift att ange på frånvaro * För att utesluta enskilda användare från flextidsberäkning, öppna den berörda användarens användarprofil och gå till avsnittet för arbetskontrakt. Öppna de befintliga arbetskontraktet och markera kryssrutan Inget flextidssaldo. Överväg att skapa ett nytt kontrakt beroende på om du vill att ändringen ska gälla för hela den angivna perioden på de innevarande arbetskontraktet eller inte.  * Flextidssaldo måste aktiveras när du använder export av fil till Visma Lön, annars kan inte filen exporteras med korrekt formatering. (Visma Lön hanterar inte flex, flextidssaldo importeras alltså inte till Lön)

Kom igång med e-faktura och lev upp till de nya kraven på e-faktura till offentlig sektor.

Det finns flera rapporter att använda för att följa upp nedlagd och fakturerad tid, nedan visas ett exempel.    Rapporten nedan utgår från Rapporter > Rapportgenerator > Tid & Utlägg > Arbetstimmar > Arbetstimsanalys.    I exemplet är rapporten grupperad på Projektnamn och Person via knappen Gruppering, det är valt innevarande månad och föregående månad som Tidsram och sedan är det valt Timmar och Fakturerade timmar som Värde. Det går givetvis att anpassa rapporten efter sina egna önskemål, till exempel om du endast vill se en specifik avdelning eller arbetstyp så går det att filtrera ytterligare via knappen Filter. Bekanta dig med de värden, filter och grupperingar som finns tillgängliga för att skapa en eller flera rapporter som täcker verksamhetens uppföljningsbehov.    Det går sedan att spara de egen skapade rapporterna och dela dessa med andra användare. Läs mer om skapade och delade rapporter här!

Innan det finns möjlighet att inaktivera en användare som haft valet Ingen, användaren är högst upp i organisationen i Visma.net Project Management finns det uppgifter som behövs hanteras först.    Börja med att gå till  Verktyg > Inställningar > Användarhantering. Öppna användarprofilen för den användare som ska ta över rollen Ingen, användaren är högst upp i organisationen och ställ in personens arbetskontrakt i fältet Arbetsledare korrekt.        2. Kontrollera att den tidigare användaren som var högst upp i organisationen inte ligger kvar som Godkännare av Användningsvillkoren, kontrollera under Inställningar > Företagsuppgifter. Det är obligatoriskt att välja ny ansvarig.      3. Till sist kontrollera vem som står som kontaktperson för fakturering och byt vid behov. Detta ställs in under Verktyg > Uppgraderingar > Fakturauppgifter.   När de 3 stegen ovan är kontrollerade och åtgärdade bör inaktivering kunna genomföras. Behöver ni vidare hjälp, kontakta er partner! 

För information om hur man skapar ett projekt i Visma.net Project Management, läs mer här!   Projektets namn och nummer   Ändra namn och nummer för ett projekt genom att klicka på respektive fält och börja skriva. OBS! Om företaget använder integration mot annat Visma program eller annan tredje part som använder projektuppgifter - var då väldigt uppmärksam eftersom flera integrationer inte tillåter sådana ändringar när projekt har synkats.   Fäll ut Visa beskrivningen för lägga till en beskrivning, det kan vara till exempel överenskommelser eller notering om ändringar i projektet eller annan skriftlig information man vill ha snabbt tillgång till.  Man kan sedan dölja beskrivningen genom att klicka på Dölj beskrivningen.    Projektets status      Projektstatus anges under Välj uppe till höger i projektöversikten. För varje statusändring går det dessutom att ange en kommentar. Detta är ett smidigt sätt att kommunicera till eventuella projektmedlemmar vilket skede som projektet befinner sig i.   För att se historik över ändringar tryck på Visa statushistorik.  Här anges när, till vilken status, beskrivning samt vem som gjort ändringen. Detta kan användas för att t.ex. flagga olika händelser.   Klicka på knappen med 3 punkter för att se ytterligare åtgärder för projektet: Stäng projektet, Byt kund och Ta bort projekt Observera att du inte kan stänga eller ta bort projekt som innehåller ej godkända timmar, ofakturerade arbetstimmar och/eller fakturor. Det går inte att byta kund på ett projekt som innehåller offerter eller fakturor.      Fliken Försäljning   I fliken Försäljning anges:   Status - vilka olika säljstatusar som ska finnas tillgängliga att välja anges under Verktyg > Inställningar > Försäljning & Offerter > Försäljningsstatus OBS! Har du flera statusar med samma sannolikhet sorteras dem automatiskt i alfabetisk ordning. Under status visas även information om förväntat värde, sannolikhet, förväntat orderdatum och kontaktkälla. Kontaktkälla visar hur ni kom i kontakt med kunden. Hantera tillgängliga kontaktkällorna under Verktyg > Inställningar > Försäljning & Offerter > Kontaktkälla   Försäljningsinformation - Här visas vem som är försäljare. För att ändra denna information tryck på pilen vid sidan om försäljarens namn.  Kundkontakt - hur ni kommer i kontakt med kunden. Huvudkontakten kan ändras genom att klicka på Ändra. Huvudkontaktens uppgifter kan redigeras genom att trycka på namn. För att kontakta kunden direkt tryck på telefonnummer eller e-postadress. Offerter - Här visas offerter för projektet. För att skapa nya offerter tryck på Ny offert.   Filer och länkar - Här kan filer och länkar laddas upp. Nere på fliken på finns även information om tillgängligt utrymme. Aktiviteter - I Visma.net Project Management kan du arbeta med flera typer av aktiviteter. Genom att samla alla aktiviteter, kalenderposter och projektuppgifter på samma ställe får du ett bra stöd i vad du behöver göra och när du behöver göra det, både under införsäljningsprocessen och genomförandet av projekt. Aktiviteterna är även tätt sammankopplade med projekt och Tid & utlägg för att underlätta arbetet. Under Försäljning kan du skapa Att göra-aktiviteter (– korta uppgifter och påminnelser som du vill komma ihåg ) samt Kalenderposter (poster i kalendern med datum samt start- och sluttid). Det finns även tillgång till Anteckningar och en lista med avslutade aktiviteter.     Fliken Projektplan Här definierar du projektets struktur: Detaljerad tidslinje - här kan du ange projektets start- och slutdatum. Välj datum via kalendern eller skriv manuellt. Om ett slutdatum inte är definierat kan du ta bort det genom att sudda ut det förvalda datumet som står i fältet slutdatum.  Lägg till projektmall - här kan du importera ett projektmall. Du kan antingen lägga till en projektmall från offert eller från ett tidigare projekt.  OBS! Om du har skapat en projektplan direkt från offerten kommer en fördefinierad projektplan att visas. Om du vill kunna följa upp projektet utifrån faser och underfaser kan du lägga till det i sektionen Faser, men det går också bra att arbeta utan faser. Klicka på Lägg till fas för att skapa en ny fas. Klicka på split-pilen för att öppna ett fasträd, detta är särskilt smidigt om du vill lägga till underfaser till en befintlig fas. Du kan också hålla muspekaren till vänster om fasraden för att dra och släppa faserna till korrekt ordning. Klicka på medlems-ikonen på fasraden för att antingen lägga till projektmedlemmar i det övergripande projektet, så kommer de att föreslås i alla underliggande faser, eller definiera vilka personer som ska delta i respektive fas.  Ett rött hänglås på fasen betyder att den är låst för tidrapportering, t.ex. om den endast är en summering av andra faser eller om den är stängd, klicka på den igen för att låsa upp fasen, den gröna cirkeln används för att klarmarkera fasen.   Klicka på prickarna till höger av fasraden för att öppna fler åtgärder. När du har definierat en grov plan kan du enkelt dra-och-släppa staplarna i Gantt-schemat för att flytta dem i tiden eller justera start- och sluttidpunkterna genom att ta tag i kanten på stapeln och dra-och-släppa till aktuellt datum. För att flytta hela stapeln håller du muspekaren nertryckt ca 1 sek så att stapeln får en mörkare färg och är redo att flyttas.   Allokera arbetstimmar - du kan enkelt fördela all estimerad tid i projektet genom att klicka på denna knapp. Ett nytt fönster visas där du kan se alla faser som har ännu ej allokerad tid. Här kan du även justera projektmedlemmarna per fas. När du klickar på Lägg till allokering kommer alla estimerade arbetstimmar att fördelas jämnt över alla valda projektmedlemmar per fas. Om en projektmedlem redan är överbelagd den aktuella fasen kommer detta visas med en orange triangel. För mer information läs gärna användarhandboken.  Projektets slutförandegrad - Du kan redigera projektets slutförandegrad manuellt i fältet Projektets slutförandegrad i övre högra hörnet av projektvyn. Om du ändrar procentsatsen manuellt kommer den manuellt angivna procentsatsen visas i detta fält samt i rapporter, men den automatiska beräkningen finns kvar i bakgrunden och visas fortfarande på huvudfasen. Om du vill återgå till den automatiska beräkningen tar du bort den manuellt registrerade siffran och stänger fönstret igen.    Nedbrytning av timmar och produktivitet - För varje projekt kan man se en nedbrytning av medarbetarnas produktivitet, t.ex. hur mycket tid de har rapporterat, hur mycket dessa timmar är värda, hur många procent av dessa timmar som har fakturerats samt vilken andel medarbetaren har bidragit med till faktureringen både i pengar och procent. Dessa nyckeltal beräknas automatiskt, men du kan även justera dem manuellt. Här kan man även se hur många timmar som är godkända eller ej godkända.    Fliken Samarbete I ett projekt kan du använda fliken Samarbete som en gemensam projektyta för att dela information och uppgifter med de andra projektmedlemmarna. Det finns två vyer att välja på:  Kommentarer Projektuppgifter Om du väljer vyn Anteckningar kan du ange en kommentar och klicka på Skicka internt. Denna information syns bara för dem som är projektmedlemmar inom företaget.     Om du väljer vyn Projektuppgifter kan du lägga till en projektuppgift och sätta rätt ansvarig person och status på den. Du kan sedan dra-och-släppa uppgiften mellan olika statuskolumner för att byta status på projektaktiviteten. Klicka på Lägg till projektuppgift för att skapa en ny uppgift, här måste man välja en aktivitetstyp. Dessa definieras i Verktyg > Inställningar > Kalender & Aktiviteter > Projektuppgiftstyper. Det går inte att välja en aktivitet som inte finns upplagd i systeminställningarna.    Du kan öppna projektuppgiften genom att klicka på uppgiftens rubrik och sedan ändra t.ex. ansvarig person, status eller när den förväntas vara klar. Projektuppgifter som är försenade markeras med ett rött utropstecken.    Fliken Finanser Under projektfliken Finanser definieras allt som har med projektets prissättning att göra samt visas all typ av finansiell information för det aktuella projektet.    Innan medarbetarna kan börja rapportera tid på projektet bör ni titta igenom de arbetstyper och produkter som ska vara möjliga att använda i det aktuella projektet. Öppna projektfliken Finanser och den översta sektionen Ange priser. Prissättning av ett projekt kan ske på flera nivåer: Standardprislistor – skapas av systemadministratören i systeminställningarna Kundspecifika prislistor - på kundkortet kan du ange om du vill att en av de fördefinierade standardprislistorna ska gälla för den specifika kunden  Projektspecifika prislistor – i varje projekt kan du välja att använda en standardprislista eller att utgå från en standardprislista och anpassa den till det specifika projektet.    I standardprislistorna definieras de priser som ska gälla för de olika arbetstyperna per timme, påslag för övertidsarbete och resekostnader. I projektets prislista kan du först välja en standardprislista och sedan klicka på knappen Projektspecifik prislista, så kan du justera de olika priserna för det aktuella projektet. De ändrade priserna kommer inte att påverka standardprislistan, bara den aktuella projektprislistan. Timpriserna kan specificeras både per person, arbetstyp och fas. Om du justerar projektets priser kommer namnet på prislistan att ändras automatiskt till Projektspecifik prislista. Läs mer om prissättning i användarhandboken eller vid länkarna nedan: Projekt med Fastpris Prissättning per timme     Under fliken Resekostnader ser du vilka typer av resekostnader som finns och du kan bestämma om de ska vara fakturerbara eller ej i det aktuella projektet genom att kryssmarkera respektive kostnadstyp. De resekostnader som visas har definierats i era systeminställningar under Verktyg > Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Resekostnadstyper.   Under fliken Produktpriser kan du även ändra standardpriset på produkter i det aktuella projektet genom att klicka på Ändra till projektspecifik prislista. På fliken Projektinställningar kan du begränsa projektets valbara produkter när användare registrerar avgifter och övriga kostnader.       Längre ner på fliken Finanser finns sektionen Avgifter och övriga kostnader. Denna sektion består av fyra områden där du kan lägga till olika avgifter: Arvoden - Arvode räknas som en försäljning av tjänst (gäller oftast vid fastprisprojekt) och ger därmed även en andel av fakturering till de användare som arbetat i det aktuella projektet och påverkar deras debiteringsgrad.  Produkter - Produkter läggs upp i produktregistret (Inställningar > Produkter) är ofta fysiska saker som förmedlas och säljs i uppdraget, men kan också vara t.ex. licenser. Dessa produkter betraktas av systemet som försäljning och påverkar projektets försäljningsmarginal. Det ger däremot ingen andel av fakturering till den som arbetat i projektet utifrån ett intjänandeperspektiv. Leverantörskostnader - Under rubriken Leverantörskostnader visas t.ex. sådana leverantörskostnader som har inhämtats från ert ekonomisystem och som ni vill ska belasta projektet och eventuellt vidarefaktureras. Resekostnader - Under rubriken Resekostnader visas de reseutlägg som rapporterats på projektet. Dessa reskostnader registreras via tidrapporteringsvyn. Om ni har versionen Premium eller Enterprise av Visma.net Project Management kan dessa resekostnader också rapporteras via tjänsten Reseräkning.   En viktig del i uppföljningen av projekt är att kunna följa projektets prognos. På projektets flik Finanser i sektionen Prognos kan du redigera fakturerings-, intäkts- och övriga utgiftsprognoser. Fakturerings- och övriga utgiftsprognoser som baseras på fasta avgifter kan även hämtas automatiskt via knappen Uppdatera prognos. Oavsett när du använder den funktionen kommer prognosen att uppdateras med innevarande månad och framåt och tidigare månader ligger. Välj vilket perspektiv som ska visas i den grafiska prognosen genom att klicka på en av flikarna. För mer information om projektets prognos hänvisas till användarhandboken.   Fliken Projektinställningar Här hittar du allmänna information om projektet och dess faktureringsinformation. På fliken Projektinställningar finns möjlighet att ändra eller lägga till information som har betydelse för projektstatistik, fakturering och urval.      Under sektionen Allmänna inställningar finns möjlighet att ändra vilken avdelning eller kostnadsställe ett projekt tillhör. Detta påverkar t.ex. integrationer till vissa ekonomisystem och vilken avdelning som ska få intäkterna för projektet. Här kan du även definiera om det ska vara tillåtet för andra än definierade projektmedlemmar att ansluta till projektet och rapportera tid. Nyckelord för ett projekt används för att associera eller sätta etiketter på projekten. De definieras under systeminställningar.     Under sektionen Faktureringsinformation kan du anpassa faktureringsinformationen för ett projekt utöver de inställningar som ärvs från kundkortet. I sektionen Kund för fakturering har du möjlighet att lägga till en annan mottagare av fakturan för det aktuella projektet och även säkerställa att uppgifter om e-fakturering stämmer.   I sektionen Anpassade fält hittar du de projektanpassade fälten som fördefinierats i systeminställningarna vid Verktyg > Inställningar > Projektledning > Anpassade fält.  Detta är särskilt användbart för att skapa fält som inte finns i PM redan men som företaget är i behov av. Läs mer här!     Under sektion Arbetstyper, produkter och kostnadsundantag kan du begränsa vilka arbetstyper och produkter som ska vara valbara i det aktuella projektet. Du kan även definiera vilken arbetstyp som ska visas som standard när medarbetaren tidrapporterar på det aktuella projektet. Om medarbetaren även har en standardarbetstyp på arbetskontraktet kommer en projektspecifik arbetstyp att ha företräde över medarbetarens standardarbetstyp.    Ifall ni behöver ändra en projektmedlems internkostnad i ett specifikt projekt väljer ni medarbetaren samt definierar vilken kostnad som ska användas för att beräkna medarbetarens arbetskostnad i det aktuella projektet under sektion Kostnadsundantag för projektmedlem.

Följande möjligheter finns för att skapa ett nytt projekt i Visma.net Project management.   I det övre åtgärdsfältet via plustecknet (lägg till ny), klicka på ikonen och välj Projekt.  Från menyvalet Projekt. Välj Projekt och sedan Lägg till projekt.  Från kundkortet. Välj kund som det ska skapas ett projekt för och sedan fliken Försäljning & Projekt, klicka på Lägg till projekt.    Klicka på Lägg till projekt och fyll i grunduppgifterna.     Om projektet ska vara ett kundprojekt eller internt projekt Projekt som debiteras ska alltid vara av typen kundprojekt, endast projekt som ej ska debiteras är av typen Internt. (Interna projekt kan ej faktureras. Det går inte att göra om ett Internt projekt till ett Externt projekt!) Kund - detta är förinställt om du väljer att gå via kundkortet för att skapa projekt.  Projektnamn Avdelningen som projektet ska tillhöra Fakturans valuta OBS! Detta kan inte ändras när projektet väl är skapat. Ska valuta ändras på ett projekt behöver ett nytt projekt skapas.  Ingen försäljning, vunnet Markera denna om du vill markera projektet som vunnet redan vid skapandet. Det visas då möjlighet att fylla i beställningsstatus (alla vunna projekt har status: beställning), förväntat värde och förväntat orderdatum. Dessa fält går att ändra i efterhand men de är inte obligatoriska, det beror enbart på vad ni vill ska vara möjligt att följa upp på.  När du öppnar ett projekt visas information om det aktuella projektet på fem projektflikar: Försäljning - Information om försäljningsprocessen, projektets aktiviteter, anteckningar och offerter (används under försäljningsarbetet)  Projektplan - Projektet och dess indelning i faser, estimerad och allokerad arbetstid, projektmedlemmar och tidslinjer  Samarbete - Projektanteckningar och projektuppgifter i en kanban-vy där uppgifterna passerar olika statusar. Vid behov går det att anpassa dessa till företagets struktur, gå till Verktyg > Inställningar > Kalender & Aktiviteter > Status för projektuppgifter. Möjlighet att lägg till filer och länkar, koppla befintliga eller lägga till nya kundkontakter och se en snabb översikt av projektmedlemmar.  Finanser - Projektets prissättning, avgifter, prognos, fakturor och finansiell översikt  Projektinställningar - Inställningar på projektnivå, till exempel faktureringsinformation, nyckelord, anpassade fält och projektspecifika arbetstyper eller produkter.  Läs mer om projektfunktioner här!

I följande artikel beskriver vi hur du gör för att skapa en ny kund i Visma.net Project Management och ger information om de respektive flikarna och sektionerna som finns på kundkortet.  1. Välj menyvalet Kunder och klicka sedan på den gröna knappen Lägg till ny kund.  Den enda uppgiften som är obligatorisk är Namn, resten kan du fylla i vid ett senare tillfälle eller lämna tomt. När du klickar på spara öppnas kundkortsöversikten. Mer information om respektive flik och sektion finns längre ner i artikeln. 2. När ett försäljningsprojekt eller projekt skapas kan du i fältet Kund börja skriva namnet på kunden även om de inte finns tillagda i systemet sen innan. Klicka sedan på lägg till ny kund.   Det går också att göra detta när du väljer att skapa faktura från grunden i menyvalet Fakturering - Skapa fakturor.    För att smidigt navigera i kundregistret oavsett storlek så kan du via menyvalet Kunder öppna en lista över alla kunder. Det finns dock flera sätt att öppna kundkort från i Project Management.    Klicka på menyvalet Kunder till vänster och välja kund från kundlistan. Det finns också möjlighet att söka i listan och att sortera den utefter specifik kolumn. Läs mer om sortering här.   Använd sökfältet i det övre åtgärdsfältet För att snabbt hitta en kund i Project Management kan man skriva in kundens namn eller nummer i sökfältet, kunder med matchande uppgifter visas sedan automatiskt under sektionen Kunder i listan. Välj önskad kund genom att klicka på den i listan så öppnas kundkortets översikt.   Du kan själv ställa in vad som ska inkluderas i sökningen via Verktyg > Inställningar > Systeminställningar > Sökinställningar.      Via kundnamnet på diverse Rapporter, Projekt- och Fakturaöversikter När du arbetar med rapporter/projekt/fakturor eller annan vy som innehåller kundnamn/nummer kan du smidigt öppna kundkortet genom att klicka på det - namnet/numret är vanligtvis blåmarkerade vilket indikerar att du kan öppna en ny översikt från denna uppgift. Antingen så öppnas en ny flik i webbläsaren med kundkortet eller så öppnas den i samma vy, du kan alltid högerklicka och välja Öppna länk i ny flik om du inte vill störa de du arbetar med just nu.    Kundkortets flikar och uppdatering av uppgifter   Kundkortet är uppdelad i fem sektioner där varje sektion innehåller olika typer av kunduppgifter. Kontaktuppgifter: Här kan du ange mer information om kundens företag. Lägg till uppgifter om kontakter och adresser som är knutna till kunden så förenklar det arbetet med att ex. skapa offerter och fakturor. Adress: En kund kan ha en eller flera adresser. Den första adressen som läggs till blir automatiskt Huvudkontor men detta går att byta efter att en ytterligare adress lagts till. För varje adress går det att ange om det är en postadress, kontorets adress eller faktureringsadress. Faktureringsadressen används som standard för fakturering.  Kontakter: Eftersom många försäljningsaktiviteter involverar kundkontakterna är det viktigt att hålla dem uppdaterade. Det går att skapa så många kontakter som krävs för att täcka organisationens behov och du kan även koppla en angiven adress till kontakten. I dagsläget kan du inte lägga till två kontakter med samma namn på samma kund, något unikt måste skilja namnen åt t.ex. ett extra tecken eller liknande.  Kan jag flytta en kontaktperson från en kund till en annan? Det finns även en ytterligare flik, Kunduppgifter, där kan du kan ange info om till exempel organisations- eller momsregistreringsnummer, webbplats, e-post (ex. till ekonomiavdelningen eller e-fakturaadress) och vilken bransch/industri de tillhör (branscherna har definierats i systeminställningarna), årliga intäkter och antal anställda. Fliken Kundgruppering, här ser du vilka kundgrupperingar som är valda för kunden. Du ställer in dessa på fliken Kundinställningar. Mer information finns nedan.  I fliken Aktiviteter kan du skapa nya Att-göra och Kalenderposter för kunden, lägga till anteckningar och det finns även en lista över genomförda kalenderposter och att-göra aktiviteter.  Försäljning & projekt: På fliken Försäljning & Projekt visas alla pågående och avslutade försäljnings- och genomförandeprojekt för den aktuella kunden. Aktiva försäljningsprojekt: Här visas alla försäljningsprojekt som pågår, de som inte fått status Beställning än.  Pågående projekt: Här visas de projekt som är beställda och aktiva.  Stängda projekt: Här visas både Stängda projekt och Förlorade försäljningsprojekt, de försäljningsprojekt som tidigare blivit markerade som Lost istället för Beställning.  Pågående projekt kan visas i som Gantt-schema eller Lista men detta gäller inte för flikarna Aktiva fsg.projekt eller Stängda projekt som endast visas som lista.  Samarbete: Fliken Samarbete visar en sammanställning över alla projektuppgifter från alla projekt som tillhör den aktuella kunden. Observera att Aktiviteter och Projektuppgifter inte är samma sak och visas inte i samma vy.  Finanser: På kundkortets flik Finanser ser du en sammanfattning av finansiell information, fakturor som skickats till kunden och prognoser om lönsamheten för den aktuella kunden baserat på kundens alla projekt och deras genomförda fakturering, rapporterade kostnader och prognosvärden. Noter att du inte kan redigera uppgifterna från denna flik utan de hämtas direkt från projekten kopplade till kunden.  Kundinställningar: På kundkortets flik Kundinställningar finns ytterligare information om kundens faktureringsinformation, exempelvis standardinställningar på kundnivå gällande Fakturamall, Språk, Betalningsvillkor, Faktureringsmoms och uppgifter om elektronisk fakturering samt Prislista.   Anpassade fält, detta är särskilt smidigt att använda om du behöver lägga till någon information på kunden som det inte redan finns ett definierat fält för. Det går att lägga till anpassade fält som hanterar Datum, Numeriska värden, Text eller Värde per enhet. Läs mer här!   Kundgruppering, här anger du en eller flera typer av grupperingar för att kunna gruppera dina kunder efter olika egenskaper eller vilka typer av kundsegment de tillhör. Detta är smidigt för att t.ex. begränsa resultat i rapporter där kundgruppering finns som värde/filter (kundgrupperingar definieras i systeminställningarna).    Om du endast vill uppdatera basinformation om kunden, som kundnamn, beskrivning eller kundnummer gör du det genom att trycka på de uppgifterna uppe på kundkortet.      Vill du inaktivera, återaktivera eller ta bort en kund trycker du på tre prickar uppe till höger på kundkortet. Tänk på att du inte kan ta bort kunder som är kopplade till projekt.   

Om en kontaktperson flyttar till en annan kund...

Vad betyder ett visst värde i rapporten?