Användartips för Visma.net Project Management

Vill du automatisera delar av faktureringsprocessen för att underlätta och minska det administrativa arbetet? Läs vidare för att lära dig om hur Schemalagd fakturering fungerar i Visma.net Project Management!    Funktionen Schemalagd fakturering finns under menyvalet Fakturering, vilka användare som har tillgång till funktionen kan ställas in per person via Användarhantering - välj användare - gå till Behörigheter och i sektionen Fakturering, markera kryssrutan Tillåt användning av schemalagd fakturering på varje användare. För att ställa in faktureringsbehörigheter måste projektbehörigheten vara minst "Projektledare".  Det går också att redigera själva behörighetsprofilen om det ska gälla alla användare med en specifik profil från Inställningar - Behörighetsprofil - välj profil och i sektionen Fakturering, markera kryssrutan Tillåt användning av schemalagd fakturering.    För att skapa ett eller flera schemalagda faktureringsjobb gå till Fakturering - Schemalagd fakturering och klicka på Nytt planerat jobb.    Det Schemalagda jobbet är indelat i 3 områden.  Detaljer och Kalender:  Här ställer du in Jobbets namn och Beskrivning för att göra det tydligt vad jobbet avser. Det är dessa 2 fält som du ser först i översikten för alla jobb när fliken Schemalagd fakturering  öppnas.    Sedan ställer man in regel för Återkommande - Månatligen, Varje vecka eller Dagligen. Månatligen:  Välj vilken dag i månaden du vill att jobbet ska köras. Här finns även 2 val som är den Sista och Första när man väljer denna återkommande regel, när man väljer någon av de måste man också ställa in Veckodag eller Dag. Det innebär att om man väljer t.ex. Sista + Veckodag så kommer jobbet att köras den sista veckodagen i månaden. Väljer man Sista + Dag så körs jobbet oavsett om det är en veckodag eller helgdag.  Varje vecka: Välj veckodag/veckodagar som jobbet ska köras, som standard är det valt Måndag. Det går även att inkludera helger.  (För att kunna avmarkera Måndag måste en annan dag väljas först.) Dagligen: Välj dagligen om jobbet ska köras varje dag. I tillägg kan man välja om jobbet ska köras Varje vardag eller Varje dag för att jobbet då också ska köras på helgdagar.    När upprepningsregel är inställd, välj vilka fakturerbara timmar och avgifter som ska inkluderas.  Välj en period i rullgardinslistan för att se en förhandsvisning av vilket datum som gäller för valet.    Projekt som ska faktureras Ställ in vilka projekt som ska inkluderas i jobbet, det finns 4 filter i vyn och du kan lägga till flera genom att klicka på Lägg till filter. Här finns Försäljare, Inkluderar återkommande fakturabla artiklar, Kund, Kundkontots ägare, Nyckelord, Projekt, Projektets status och Totalt exkl. moms (SEK).    Fakturagenerering  Välj Fakturastatus - fakturorna som jobbet omfattar kommer att skapas till vald status. Till exempel om ni använder Autoinvoice- eller VnF integration med PM och inga manuella ändringar ska göras på fakturautkasten kan ni välja överföringsstatusen här och på så sätt slippa flytta fakturorna manuellt till denna status från utkast.  Markera rutan Slå ihop projekt på faktura om en kund har flera projekt som ska faktureras samtidigt och de vill få endast en faktura.  Välj Fakturagenerator, fakturor kommer att skapas utifrån den aktuella användarens behörigheter.    Sätt önskat Fakturadatum och Registreringsdatum, de kan vara lika eller olika. Det beror på i vilken period man vill att det ska rapporteras.    E-postnotifieringar - Välj om det ska skickas ut e-postnotiser när den schemalagda körningen är klar och till vem/vilka. Markera vilka PM-användare som ska motta e-postnotis angående körningen.    Klicka på Förhandsgranska för att se en vy över vilka projekt som ingår i nästa körning samt vilka ofakturerade timmar, resekostnader och produkter som kommer att faktureras. Välj sedan Spara när allt ser OK ut.    Håll muspekaren över ett av jobben för att se tillgängliga åtgärder till höger.  Kör: Om du vill köra jobbet nu direkt  Inaktivera: Klicka här om du vill inaktivera jobbet för en period Ta bort: Klicka här om du vill radera jobbet helt    När jobbet har körts så öppna fliken Överföringslogg för att se en översikt på Datum, Fakturanummer, Kund för fakturering, Projektnummer/Projekt och Jobbetsnamn. I kolumnen Meddelande ser du om Faktura skapats eller om det Misslyckades.    Notera: Skapande av faktura kommer att misslyckas om projektet är stängt.    

Så här sorterar du fakturavyn.

I Visma.net Project Management finns det möjlighet att skapa egendefinierade fält för Kunder och Projekt. Nedan visar vi Inställningar för dessa fält och användningsområden. Notera att företaget måste ha version Premium eller Enterprise för åtkomst till detta.    Anpassade fält på Kundnivå Anpassade fält visas på alla befintliga kundkort i fliken Kundinställningar. För att se innehållet i dessa fält behöver användarna åtminstone ha läsrättigheter till kundinformation. Anpassade fält kan också visas i rapporter.   För att skapa egendefinierade fält att använda för Kunder öppnar man Inställningar -  Kunder & Kontakter - Anpassade fält, klicka på Lägg till anpassat fält och välj vilken typ fältet ska vara. Det finns ingen gräns för hur många anpassade fält som kan skapas.  Datum: Här anges endast ett Anpassat fältnamn då fältet endast kan användas för att ange ett datum.  Numeriskt värde: Ange ett Anpassat fältnamn och om man vill också en Enhet.  Text: Här anges endast ett Anpassat fältnamn då fältet endast kan användas för att ange text.  Värde per enhet: Ange ett Anpassat fältnamn och om man vill också Enhet om det önskas. Bredvid Enhet står det KR (hämtas från företagets basvaluta) eftersom fältet avser Värde. Nedan finns bifogat ett bildexempel från demokund som visar hur fälten ser ut när de är tomma i Kundinställningar. När du fyller i något i respektive fält så kommer fältnamnet att visas som en överskrift för fältet.      Anpassade fält på Projektnivå Anpassade fält visas på alla befintliga projekt i fliken Projektinställningar. För att se eller redigera innehållet i dessa fält måste användaren minst ha projektledarbehörighet till projekt. Anpassade fält kan också visas i rapporter eller användas i KPI-beräkningar. Det finns ingen gräns för hur många anpassade fält som kan skapas.    För att skapa egendefinierade fält att använda för Projekt öppnar man Inställningar - Projektledning - Anpassade fält, klicka på Lägg till anpassat fält och välj vilken typ fältet ska vara. Här gäller samma sak som för anpassade fält för kunder, de skiljer sig inte åt.  Se nedan exempel från ett demoprojekt för hur fälten ser ut i fliken Projektinställningar.  När du fyller i något i respektive fält så kommer fältnamnet att visas som en överskrift för fältet.    Användningsområden för Anpassade fält  När egendefinierade fält är skapade går det att använda dessa för andra ändamål än att endast kunna lagra ytterligare information på i Kund- eller Projektinställningar.    Anpassade fält för Kunder kan användas som Filter och/eller Värde i Rapporter - Rapportgenerator - Kunder - Kunder. Öppna rapporten och klicka på Filter eller Värde och bläddra i listan över tillgängliga filter/värden till Custom fields.    Anpassade fält för Projekt kan användas i rapporten Projekt - Projekt  som Filter och/eller Värde. Öppna rapporten och klicka på Filter eller Värde och bläddra i listan över tillgängliga filter/värden till Custom fields.  Anpassade fält av typen Numeriskt värde och Värde per enhet  kan inkluderas i formeln för nyckeltal (KPI:er) för projekt. Nyckeltal skapas i Inställningar - Nyckeltal (KPI:er), klicka på Lägg till nyckeltal  och välj Projekt-KPI för att få möjlighet att använda de anpassade fälten du skapat för projekt i formeln för nyckeltalet.      Det går även att visa Anpassade fält som Projekt-KPI:er i fliken Finanser vid sektionen KPI:er som är tillgänglig för varje projekt. Öppna Inställningar - Nyckeltal (KPI:er) - Användning av KPI - Projekt-KPI:er för att välja vilka KPI:er som ska synas i sektionen för varje projekt.  När man då fyller i information på fliken Projektinställningar - Anpassade fält så kommer detta också att synas i sektionen KPI:er i fliken Finanser.   

Utöka möjligheterna med Prislistor i Visma.net Project Management genom tillägget Avancerad prissättning (om verksamheten använder version Enterprise finns Avancerad prissättning tillgängligt som standard). När detta tillägg är aktiverat går det att öka (eller sänka) de befintliga prislistornas priser med en procentuell ökning eller med ett fast belopp och även skapa volympriser.   Vi rekommenderar detta tillägg för alla företag som har behov av att öka sina priser regelbundet och/eller vars prislistor består av många enskilda rader där manuell uppdatering av priser är ett omfattande arbete. Är ni intresserade av Avancerad prissättning men inte har version Enterprise så ta kontakt med er återförsäljare!    Prisökning    När tillägget är aktiverat, istället för att redigera varje rad manuellt i prislistan kan användare med behörighet enkelt öka priserna för en prislista med bara några få klick. I Visma.net Project Management finns 2 typer av prislistor, verksamhetens standard prislistor som skapas av Administratörer i Inställningar - Prissättning - Prislista och Projektspecifika prislistor som skapas i projekt genom att gå till Projekt - Öppna ett projekt - gå till fliken Finanser, klicka på Ändra till projektspecifik prissättning för att få möjlighet att redigera priserna för endast det projektet. (Finns inte knappen tillgänglig använder projektet redan en projektspecifik prislista)  Båda typerna av prislistor kan uppdateras med antingen Procentuell ökning eller Fast belopp. Det går också att göra prissänkning på samma sätt som beskrivs nedan, sätt  minustecken “-”  framför procenten/beloppet för genomföra en sänkning istället för ökning. Prisökning av prislista Prislistor som finns i Inställningar - Prissättning - Prislista kan uppdateras genom att öppna den prislista som ska ökas genom att klicka på namnet och välj sedan Öka priser, välj sedan Typ av ökning och vad som ska påverkas.Läs längre ner i artikeln för att se hur man skapar en ny version av prislista och ökar priserna samtidigt Notera: Det går inte att öka priset på originalversionen av prislistan. Det går inte att använda funktionen Öka priser eller Ta bort prislistversioner på nya versioner av original prislistan där Startdatum för prislistan har passerat.          Projektspecifik prislista Projektspecifika prislistor uppdateras via Rapporter - Rapportgenerator - Projekt - Projekt. Användarens behörigheter styr vilka projekt som visas här och kan uppdateras av användaren. Detta är inte obligatoriskt att göra men vill man så kan man filtrera rapporten att visa endast de projekt som använder Projektspecifik prislista genom klicka på Välj filter - välja Prislista - och välja Anpassa i rullgardinslistan. Det finns givetvis andra filter för att begränsa de projekt som visas i vyn ytterligare. Markera sedan alla projekt ute till vänster i översta kryssrutan för att åtgärda alla projekt eller välj endast berörda projekt genom att markera rutan för enskilda rader.  Överst i vyn öppnas då Åtgärdsfältet, välj här vilken typ av ökning som ska genomföras och vilken valuta om företaget använder det. Denna vy är lik och fungerar på samma sätt som vid ökning från  Inställningar - Prissättning - Prislista förutom att det inte går att välja från vilken dag som priserna ska vara giltiga, det gäller alltid från innevarande dagens datum. Finns det projekt med specifika prislistor i annan valuta måste du genomföra denna åtgärd för varje valuta. Här finns också en begränsning att endast Arbetstimmar och Produkter kan uppdateras, det går inte att redigera priserna för Resekostnader i en Projektspecifik prislista.  Produktregister För att enkelt öka priserna i produktregistret för flera produkter samtidigt med bara några klick, gå till Inställningar - Register över arbetstyper, resekostnader och produkter - Produkter. Till vänster går det att markera enskilda rader men också alla produkter i listan genom att markera den översta raden som speglar produktkategori. Likt uppdatering av projektspecifik prislista, i exemplet ovan, öppnas då ett åtgärdsfält i det övre delen av vyn. Välj här Redigera kostnad som åtgärd, välj sedan typ av ökning och fyll i belopp/procent.    Regler för prisökning/sänkning Rader i prislistan som är tomma eller 0 som värde påverkas inte av prisuppdatering. Produkter i prislistan som får sitt pris från produktregistret påverkas inte. Kontrollera kolumnen Priset kommer från om ett pris inte uppdateras vid prisuppdatering.  När Typ av ökning: Fast belopp används, skriv ett positivt värde som t.ex. 100 SEK för att öka och ett negativt värde t.ex. -100SEK för att sänka ursprungligt värde.  Vid Procentuell ökning är intervallet -100 till 1000%. Vid Procentuell ökning, finns möjlighet att välja om priserna avrundas till nästa heltal, 1 decimal eller två decimaler. Formeln för Procentuell ökning är X + (X*Y/100) där X är priset och Y är procenten.  Från Inställningar - Prislista kan användaren välja vilka objekt som uppdateras (Arbetstimmar, Resor och/eller Produkter). Från Projektrapporten kan endast Arbetstimmar och Produkter uppdateras. Volympriserade produkter kan ökas. Fast pris kan inte ökas   Skapa ny version av prislista  Skapa nya versioner av befintliga prislistor. Till exempel om företaget bestämt att höja sina kundpriser i början av nästa år, kan en ny version skapas i förväg och den kommer att vara giltig från och med den första januari nästa år. Priserna i den gamla prislistan används fram tills att startdatumet för den nya versionen av prislistan inträffar. Den nya versionen tas automatiskt i bruk vid valt startdatum. Vid denna tidpunkt kommer fakturerade arbetstimmar och resor som angetts före startdatumet för den nya versionen fortfarande att ha priset från den gamla prislistan och faktureras med de gamla priserna. Notera: Om startdatumet för den nya versionen är innevarande dag och timmar och resor har angetts tidigare samma dag, uppdateras priserna för dessa poster enligt den nya versionen. Priser på ej fakturerade produkter uppdateras inte.    För att skapa en ny version, gå till Verktyg - Inställningar -  Prislistor - Prissättning. Öppna befintlig prislista och klicka på Skapa ny version överst i vyn. Ange Prislistans startdatum, detta datum är då från när priserna tas i bruk. Välj sedan om du vill använda någon av de befintliga prislistorna som Prislistmall för den nya versionen. Vill du skapa en ny tom prislista och definiera rader manuellt välj då istället “välj” för att lämna fältet Arbetstimmar tomt.    Om en befintlig prislista används som mall för den nya är det möjligt att öka priserna på raderna samtidigt. I kolumnen Typ av ökning välj Ingen om det inte finns något behov av att öka priserna. Processen är därefter densamma som ovan i den här artikeln där prisökning av prislistan beskrivs i detalj.   När den nya versionen har skapats kan du se varje version högst upp i vyn, fram tills att datumet har passerat för prislistversionen är det möjligt att använda funktionen Öka priser och att ändra startdatumet. Efter datumet har passerat inaktiveras dessa funktioner och du måste skapa en ny version.     Volympriser När Avancerad prissättning är aktiverat går det att använda Volympriser. Vilket  innebär att utöver de normala produkt priserna kan skapa en prissättning som baseras på antalet registrerade produkter. När en faktura skapas hämtar systemet rätt pris från prislistan beroende på hur många produkter som angetts. Alla produkter i en volymprislista behöver inte baseras på volympris. Notera: Det går inte att skapa en ny version av befintlig prislista som ska inkludera volympriser om originalversionen inte gör det.     För att skapa en prislista med volympriser, gå till Inställningar - Prissättning - Prislista, klicka på Lägg till prislista, fyll i uppgifterna och markera rutan Använd volymprissättning och välj sedan Spara. Nu är det möjligt att börja ställa in Volympriserna, gå till avsnittet Produkter.      Håll muspekaren över den rad som volympris ska gälla för, klicka på plusset ute till höger. Det kommer då automatiskt fyllas i att från 1 (en) artikel gäller följande pris, priset kan redigeras. Klicka på plusset igen för att ange ett ytterligare volympris. Se bild nedan.   (För att återgå till ursprungligt pris och ta bort volympriset, klicka på ikonen till höger om plusset) I nedan bild har vi angett 10 som ett ytterligare volympris, det fylls då automatiskt i 9 som högsta antal i volympriset ovan. Alltså 1-9 i antal så gäller 850kr, 10 och uppåt gäller 800kr. För att ta bort en enskild rad, klicka på den röda ikonen (soptunnan).      För att skapa projektspecifik volymprissättning, öppna det befintliga projektet och gå till fliken Finanser. Notera: Det är endast möjligt att lägga till projektspecifika volympriser på produkter om projektet redan använder en systemprislista som inkluderar volympriser.  Kontrollera vilken prislista som används i avsnittet Ange priser, om den inkluderar volympriser kan du klicka på Ändra till projektspecifik prissättning och gå till fliken PRODUKTPRISER för att ställa in de nya projektspecifika volympriserna.  Om den angivna system prislistan i avsnittet Ange priser inte inkluderar volympriser måste prislistan först ändras till en befintlig prislista som inkluderar det, sedan klickar du på Ändra till projektspecifik prissättning. Noter dock att när du byter prislista så påverkas också Arbetstimspriser och Resekostnader!

Via huvudmenyn Försäljning visas försäljningsöversikten som är en central del i Visma.net Project Management för uppföljning och hantering av pågående försäljningsprojekt. Här visas alla öppna försäljningsprojekt och vilken försäljningsstatus de befinner sig i visualiserat i en kanban- eller listvy beroende på vad användaren föredrar. Det går att enkelt byta status på ett försäljningsprojekt genom att dra- och släppa det till en annan försäljningsstatus när man arbetar med kanban vyn. I övre högra hörnet finns möjlighet att begränsa försäljningsöversikten genom att filtrera den utifrån avdelning, säljare eller nyckelord. Tänk på att innehållet i försäljningsöversikten beror på vilka behörigheter användaren innehar. När försäljningsöversikten filtreras kommer även nyckeltalen i övre delen av fönstret att anpassas efter det urval som görs.  Försäljningsprojekt kan ha tre typer av ikoner för att uppmärksamma användaren om att något är försenat eller saknas: ● Grön cirkel - den inplanerade aktiviteten påbörjas idag ● Orange triangel - det förväntade beställningsdatumet har passerats /det finns ingen kommande aktivitet inplanerad ● Röd cirkel - försäljningsprojektet har en försenad aktivitet Klicka på den lilla pilen på respektive projekt i Försäljningsöversikten (i kanbanvyn) för att få snabb översikt och tillgång till aktiviteter och annat försäljningsrelaterat. I Försäljningsöversikten när man klickar på blocken Beställning eller Avböjt förslag så visas en lista över aktuella försäljningsprojekt som blivit beställda eller avböjda innevarande månad. De nyckeltal som visas som standard i försäljningsöversikten är: ● Försäljning denna månad –värdet på de affärer som vunnits denna månad ● Prognos denna månad – det vägda värdet av alla öppna affärer som förväntas stängas denna månad (använder försäljningsvärdet * sannolikheten) plus stängda affärer denna månad ● Projekt som behöver följas upp – antal projekt där det t.ex. saknas en nästa aktivitet, har försenade aktiviteter eller där det förväntade beställningsdatumet är passerat ● Månadens försäljningskvot – andelen vunna försäljningsprojekt denna månad, dvs antalet vunna försäljningsprojekt / (antal vunna + antal förlorade försäljningsprojekt) (dessa går inte att anpassa)   När du har skapat ett försäljningsprojekt kan du enkelt komma åt det genom att klicka på försäljningsprojekts namn var som helst i systemet. Till exempel via olika Rapporter eller från Kalender - Kalendervy/Att göra-lista. Kom ihåg att försäljningsprojekt också betraktas som projekt.    När du öppnar eller skapar ett nytt  försäljningsprojekt hamnar du direkt på fliken Försäljning. Här kan du bläddra igenom försäljningsrelaterade data som förväntat värde, sannolikhet, förväntat orderdatum och dess nuvarande status samt försäljare, kundkontakt, aktiviteter och anteckningar, filer och länkar, även offerter om verksamheten använder det. Försäljningsprojekt är tilldelade en försäljningsstatus som visualiserar vilket stadie som försäljningsprojektet befinner sig i. Försäljningsstatusarna är förinställda när verlsamheten först börjar arbeta med Visma.net Project Management men dessa kan hanteras under Inställningar > Försäljning & offerter >  Försäljningsstatus för att anpassas till efter behov. Varje försäljningsstatus är kopplad till en viss sannolikhets %, denna kan redigeras direkt i försäljningsprojektet.      Status kan uppdateras via försäljningsöversiktens kanbanvy eller i fliken Försäljning på ett öppnat försäljningsprojekt. När affären är avklarad med kunden och försäljningsprojektet stängs med status Beställning/Vunnet uppdateras sannolikheten automatiskt till 100% och innevarande dagens datum blir det förväntade orderdatumet vilket kan justeras manuellt vid behov. När försäljningsprojektet är vunnet kommer statusfliken att bli grön och projektet hittas numera i fliken Projekt och under Pågående projekt på kundkortet. All försäljningsinformation finns kvar i fliken Försäljning och kan justeras eller användas på annat sätt.  Det går att spåra alla tidigare och kommande aktiviteter direkt från försäljningsprojektet. Alla aktiviteter som är kopplade till projektet visas i fliken Försäljning under Aktiviteter. Här är det möjligt att lägga till nya Att göra och Kalenderposter samt att redigera befintliga, det går även att skriva anteckningar och dessa finns sedan tillgängliga även på kundkortet i fliken Kontaktuppgifter.  Alla projekt som har försäljningsstatus som motsvarar Pågående kommer att visas i försäljningsöversikten. Om det visas ett antal gamla projekt i försäljningsöversikten som inte är relevanta längre går det att rensa dessa genom att placera de i status Stängd - Lost eller så kan man ta bort försäljningsprojekt genom att öppna det och klicka på de tre punkterna uppe till höger och sedan Stäng projekt eller Ta bort projekt. Det går inte att ta bort projekt som innehåller Offerter, Filer / länkar eller Aktiviteter! Läs mer om Offerter här  

Avancerad tidsuppföljning är en tilläggstjänst som hjälper organisationen att hantera arbetstider. Beroende på vilken version av Visma.net Project Management som företaget använder sig av finns det antigen inkluderat eller så kan man aktivera det mot en kostnad via Uppgraderingar.    Avancerad tidsuppföljning ger organisationen möjlighet att hantera helgdagar för Sverige och andra länder vid behov, betalda frånvaro, stänga perioden för registrering av arbetstid, ange arbetstidsinmatningsformat, beräkna flextidssaldo, godkänna arbetstimmar och definiera arbetsveckan. Tillägget Avancerad tidsuppföljning kräver att tillägget Aktivitetshantering också aktiveras.   Nedan följer en detaljerad beskrivning av varje del som finns tillgänglig när tillägget aktiverats.   Stäng perioden När tillägget är aktiverat har administratörer möjlighet att ange ett datum för att stänga registrering av arbetstid, det finns under Verktyg - Stäng perioden för arbetstid. Vilket innebär att det går att förhindra registrering och redigering av arbetstid, produkter och resekostnader via vyn för tidrapportering för aktuellt datum och bakåt i tiden.   Flextidsaldo  Beräkning av flextidsaldo påbörjas genom att ange ett datum i fältet Startdatum för beräkning av flextid vid Inställningar - Tid & Utlägg - Flextid. Beräkningen av saldot tar hänsyn till Helgdagar, Frånvaro om frånvarotypen är markerad som Bibehåller och Övertid om det är markerat Påverkar flextid på övertidstypen.    När ett startdatum valts går det också att ange Flextidstak. Genom att arbeta längre eller kortare dagar än angivet i arbetskontraktet ackumulerar medarbetare antingen ett överskott eller ett underskott på sin ordinarie arbetstid. Därför kan systemadministratörer definiera det maximala antalet flextimmar som en person kan ackumulera. Timmar som överstiger eller understiger den maximala flextiden redovisas inte.   Uppdatering av flextid för användas när administratörer har ändrat inställningar som påverkar arbetstid eller arbetskontrakt. Till exempel ändrat inställningar på frånvarotyper eller övertidstyper eller lagt till en ny helgdag.          Användarspecifika inställningar för flextid.  Det finns ett par användarspecifika inställningar för flextid som kan hanteras genom att öppna Verktyg - Användarhantering och välj användare att hantera, vid avsnittet Arbetskontrakt - öppna det befintliga arbetskontraktet så finns här följande möjligheter när tillägget är aktiverat.    Använd maxtak för daglig flextid - Markera ruten för att kunna sätta ett särskilt tak för den specifika användaren utöver Flextidstaket i systeminställningarna.  Inget flextidsaldo - Markera rutan för att utesluta användaren från flextidsberäkning. Användaren ser då inte KPI:et flextidsaldo i vyn Tid & Utlägg och inget saldo beräknas för denne i rapporter där värde för flex finns.  Veckodagar: Antingen ärver användaren förtagets inställningar för arbetsvecka eller så ställs här in specifika arbetsdagar för denne. Detta påverkar flextidsberäkningen.  Här finns också möjlighet att kontrollera användarens befintliga flextidssaldo, lägga till en manuell justering av det och att Uppdatera flextidsberäkningen för den specifika användaren. Uppdatering av beräkningen kan behöva göras på användarnivå om man t.ex. har genomfört ändringar is om endast berör den användaren.         Godkännande av arbetstid Definiera i Inställningar - Tid & Utlägg - Registrering av arbetstid om Godkännande av arbetstimmar ska användas eller inte. När alternativet för att godkänna timmar är valt aktiveras även inställningar för att definiera vem som kan godkänna arbetstiden. Godkännande av arbetstid kan utföras av antingen en chef eller projektledare. När du har aktiverat godkännande av arbetstid, gå till Verktyg - Behörighetsprofiler eller Verktyg - Användarhantering - Välj användare och gå till avsnittet Behörigheter för att säkerställa att inställningarna för godkännande är korrekta.   Det finns 3 alternativ i  Inställningar - Tid & Utlägg - Registrering av arbetstid. Används ej - Vill man utesluta godkännande helt så välj detta.  Timmar måste godkännas innan de kan faktureras -  Förhindrar fakturering av sådan arbetstid som ännu ej är godkänd av överordnad.  Timmar måste godkännas men kan faktureras före godkännande - Alternativet medger fakturering av ännu ej godkänd arbetstid, men så fort tiden är godkända kan den anställde endast redigera beskrivningen och antal timmar, vilket inte påverkar fakturan. Projekt, fas och arbetstyp är låsta efter att arbetstiden har fakturerats. När Godkännande av arbetstimmar används aktiveras möjligheten att granska och godkänna eller avvisa rapporterade timmar via ett projekt i fliken Projektplan genom att fälla ut Nedbrytning av timmar och produktivitet och sedan klicka på antalet timmar som visas i kolumnen Timmar till höger om varje projektmedlem i Teamets produktivitet.    Markera posterna ute till vänster för att öppna det övre åtgärdsfältet och kunna ändra godkännandestatus.    Eller så kan man hantera de registrerade timmarna via Rapportgenerator - Tid & Utlägg - Godkännande av arbetstid, här finns möjlighet att arbeta i både listvy och matris och filtrera rapporten efter önskat utfall.     När en tidpost avvisas ges möjligheten att skicka en e-postnotifiering angående den avvisade tiden tillsammans med ett meddelande till användaren. Detta är valfritt att göra.  Registreringsformat för arbetstid  I i Inställningar - Tid & Utlägg - Registrering av arbetstid  kan man välja format för inmatning av arbetade timmar. Timmar kan ange med antingen Antal timmar eller Start- och Sluttid.  Till exempel kan en och en halvtimme anges som 1,5 eller 1:30 eller som 08:00-9:30.  OBS: När man väljer att använda Start- och Sluttid så försvinner möjligheten att använda Veckovyn för tidsregistrering i vyn Tid & Utlägg.    Veckodagar Möjlighet att ställa in vilka dagar som är de ordinarie arbetsdagarna för organisationen.    Fakturerbara arbetstimmar  Möjlighet att tillåta att medarbetare själv anger antalet fakturerbara timmar om det är vanligt förekommande att fakturera ett annat antal timmar än den anställda faktiskt spenderade på uppgiften.   Betald frånvaro När Avancerad tidsuppföljning används finns möjligheten att skapa betald frånvaro. Detta är frånvarotyper som är markerade i rutan Bibehåller och som då som inte ska reducera flextiden under den tid den anställde är frånvarande. Lär mer här!   Helgdagar Allmänna helgdagar är dagar då anställda inte förväntas arbeta. Vanligtvis är helgdagar nationellt erkända, betalda lediga dagar för alla anställda. Men helgdagar kan också vara företagsspecifika, till exempel vissa halvdagar. Helgdagar används för att beräkna flextid för anställda och de är synliga i minikalendern i vyn Tid och Utlägg. Helgdagar kan anges för olika länder och under flera år. Hantera helgdagar vid Inställningar - Tid & Utlägg - Flextid - Helgdagar. Automatiskt genererade helgdagar kan inte redigeras eller raderas men kan inaktiveras om dagen är en arbetsdag i verksamheten.   För mer information om tillägget, ta kontakt med er återförsäljare!

Information om hur integrationen fungerar, inställningar, vanliga felmeddelanden och åtgärder samt detaljerad fältmappning 

För att kunna komma åt de tjänster som tillhör Visma Online loggar du in med ditt konto som finns registrerat i Visma Connect.  Visma Connect är den tjänst som alla våra molnprodukter använder för att autentisera  användare. I denna artikeln visar vi hur du ändrar den e-postadress du använder för att logga in.   Klicka på din användarikon uppe till höger och välj Min profil.      Klicka sedan på Ändra e-postadress under fältet där din aktuella e-postadress finns synlig.  Du blir då omdirigerad till sidan Kontoinställningar. I fliken Konto högst upp klickar du på ikonen som ser ut som en penna och sedan Ändra e-post.      Du får nu ange ditt innevarande lösenord och den nya e-postadressen. När du klickar på Skicka e-postbekräftelse så mottar du ett bekräftelsemejl till den nya e-posten, du måste följa länken i mejlet och ange ditt innevarande lösenord för att bekräfta bytet. Länken är giltig i 15 minuter endast och när bytet är bekräftat börjar den nya e-posten gälla.      Behöver du vidare hjälp så kontakta systemadministratören eller er partner. 

Det första du ser vid inloggning i Visma.net Project Management är Startsidan. Sidan är tänkt att snabbt ge en överblick över det som är viktigast för dig och ditt dagliga arbete, därför finns möjligheten att redigera innehållet efter behov. Det går att smidigt navigera tillbaka till Startsidan vart du än befinner dig i systemet genom att klicka på överskriften Visma.net Project Management som alltid finns tillgänglig i det övre åtgärdsfältet. Via de olika startsidorna kan man få snabb åtkomst till verktyg som tidrapportering, fakturering och rapporter. Till exempel, när man klickar på ett rapportnamn öppnas hela rapporten med samma formatering för att enklare kunna analysera informationen, lägga till värden eller filtrering samt genomföra en export eller utskrift av datan.    Startsidorna i den övre bannern sorteras automatiskt i alfabetisk ordning. Vill man ändra ordningen om man ex. har olika startsidor samma namn kan man exempelvis döpa sidorna till "Startsida 1" och "Startsida 2" för att styra ordningen.    Flera startsidor Att använda fler Startsidor tillåter dig att snabbt hitta informationen du behöver när du behöver den. Du kan enkelt skapa startsidor med olika syften, t.ex. man kan ha en startsida anpassat för Försäljning med aktiva kunder, kontakter, försäljningsprojekt och aktiviteter samt en annan startsida för Arbetstid med formulär för arbetstidsregistrering samt rapporter med summerad arbetstid och även reseräkningar vid behov. Som standard visas en startsida baserad på din behörighetsprofil. Skapa och redigera startsidor För att redigera startsidorna, klicka på Redigera startsida uppe till höger. Välj därefter vilken flik du vill redigera eller välj Lägg till startsida för att skapa en ny. Klicka på Kugghjulet till höger om titeln på en befintlig startsida för att ändra namnet och vilka behörighetsprofiler som den är delad med, startsidor som inte är delade placeras i en egen sektion - Mina startsidor.    Startsidorna är uppbyggda av olika sektioner som går att fylla med innehåll, både grafiska rapporter och listrapporter samt widgets som gör det möjligt att ange t.ex. arbetade timmar.   Vill du redigera vyn på startsidan genom att minska eller förstora dess grafiska element sätter du muspekaren nere i elementets högra kant, vänsterklickar och drar. Du kan också dra och släppa elementet till önskad placering, placera musen över t.ex. namnet på elementet du vill flytta och håll ner musknappen. (När du ser en ikon med handflata kan du börja dra elementet) För lägga till innehåll i tomma sektioner tryck på Lägg till innehåll. Tillgängliga rapporter och funktioner visas och du väljer dem genom att klicka på vald rapport eller funktion. Bekanta dig gärna med vilka val som finns under respektive sektion.    Klicka på kugghjulet på befintligt innehåll i Startsidan för att byta ut det och klicka på papperskorgen för att radera innehållet.  Notera: Ikonerna är endast tillgängliga om du först klickat i Redigera startsidan!   Delad startsida För att dela en eller flera  startsidor, klicka på Redigera startsida och sedan på kugghjulet på den startsida du önskar dela. Därefter, markera vilka behörighetsprofiler som ska få åtkomst till startsidan. Tänk på att innehållet kan variera på användares startsidor även om de har samma delade startsidor, t.ex. om de inte är medlemmar i samma projekt eller har samma behörighetsprofil men vissa delar är anpassade.    Se även: Skapa faktura från startsida

Vid behov att uppdatera fakturauppgifter, till exempel byte av faktureringsadress (både fysisk och e-post) så finns det ett enkelt och smidigt sätt att göra det direkt i programmet. Gå till Verktyg > Uppgraderingar > Fakturauppgifter.     Uppgifterna som anges här används av vår ekonomiavdelning för att skicka fakturor till organisationen. Har ni följdfrågor så ta kontakt med er återförsäljare! Notera: Om denna sida inte finns tillgänglig för ert förtag innebär det att PM-miljön är skapad via Visma.net Store och dessa uppgifter uppdateras då från det verktyget. Kontakta er återförsäljare vid behov att ändra uppgifterna. 

I följande artikel kan du läsa och lära dig mer om hur användare av Visma.net Project Management smidigt rapporterar in arbetat tid i projekt, eller faser om verksamheten använder det, genom att använda de tillgängliga funktionerna för att underlätta det arbetet. Använd gärna appen Visma.net Project Management till iPhone eller Android för ännu enklare hantering av arbetad tid! Du hittar den i AppStore och Google Play.    Via modulen Tid & Utlägg  Klicka på Tid & Utlägg i vänster i menyn för att öppna dag eller veckovyn för tidsregistrering.  Programmet kommer ihåg vilken vy du valde att arbeta i senast. I nedan exempel visar vi först dagvyn sedan veckovyn.      Nyckeltal (KPI:er) Högst upp till höger i fönstret visas den användare som är inloggad, beroende på dina behörigheter kan du även välja att rapportera tid åt någon annan, till exempel någon som du är arbetsledare för. Det finns även ett par nyckeltal och vilka som visas kan administratörer styra från systeminställningarna (Verktyg - Inställningar - Nyckeltal - Användning av KPI - Tid & Utlägg) och det går att skapa anpassade KPI:s vid behov, läs mer här! Standardnyckeltalen är som följer:  ● Flextid - Visar hur mycket mer/mindre tid den anställde har rapporterat utöver vad som förväntas enligt arbetskontraktet. Det går också att utesluta flextidsberäkning i de anställdes arbetskontrakt. Värdet påverkas av arbetstimmar och frånvaro som inte bibehåller flextid. ● Arbetstimmar - antal rapporterade timmar den aktuella perioden ● Frånvaro - antal rapporterade frånvarotimmar den aktuella perioden ● Timmar och frånvaro - totalt antal rapporterade arbetstimmar och frånvaro den aktuella perioden ● Förväntade timmar - förväntat antal arbetstimmar enligt personens arbetskontrakt ● Fakturerbar % - alla registrerade arbetstimmar som avser externa kunder och där arbetstypen har ett utpris > 0kr även om de avser fastprisprojekt som inte faktureras per timme ● Produktivt % - alla registrerade arbetstimmar som är av produktiv karaktär/totalt registrerade arbetstimmar. Om en arbetstyp som har markerats med Ej produktiv i Inställningar/Arbetstyper också har ett utpris så räknas den ändå som produktiv.    Färgkodning av dagarna De dagar som är grönmarkerade innebär att dagen är stängd från vyn Tid & Utlägg, dessa dagar kan inte redigeras ytterligare, de går att öppna dagen igen för att kunna genomföra ändringar. Notera att det finns andra funktioner som kan låsa tidposter för redigering, såsom godkänning av timmarna eller om timmarna är fakturerade. Dagar som är orangemarkerade innebär att frånvaro finns registrerat och blåmarkerad innebär innevarande/vald dag.    Registrera arbetade timmar  Följande exempel gäller dagvyn. Klicka på den gröna knappen Lägg till arbetstid för att påbörja tidsregistrering. Notera att systemadministratörer kan bestämma om verksamheten ska använda Antal timmar eller Start- och Sluttid, i exemplet används Antal timmar.    Här visas tillgängliga projekt att rapportera tid för och du kan enkelt söka efter projekt. Har du projekt/faser du ofta tidsregistrerar för kan du markera dessa som favoriter så syns de alltid högst upp i listan. Beroende på dina behörigheter så visas eventuellt möjligheten att Ansluta dig till ett projekt annars har du bara möjlighet att rapportera i projekt du är tillagd som medlem i. (Kontakta din arbetsledare eller systemadministratör om du behöver ytterligare projekt eller behörighet.)   Välj projekt och/eller fas och sedan kan du ange antal timmar och arbetstyp, de timmar som föreslås hämtas från arbetskontraktet och antalet som föreslås justeras också automatiskt om du gör fler tidposter på 1 dag. Det finns ingen begränsning för hur många tidposter du kan skapa per dag. Klicka på Spara när du är klar. Notera att när tid rapporteras som 1.5 blir det 1h30min- och när tid rapporteras som 1:5 blir det 1h05min när man klickar på spara. Båda två går att använda men notera hur resultatet blir för att undvika fel i rapporteringen.  Klicka på split-pilen för att lägga till andra typer av poster som Frånvaro, Resekostnader & Utlägg eller Avgifter. Läs mer om att rapportera frånvaro här.   För smidigare tidsregistrering kan du använda funktionen Kopiera föregående dag för att importera tidposter från föregående dag eller till/från annat datum. Notera att även avgifter och resekostnader/utlägg importeras! Det går att redigera de importerade posterna i efterhand.  När du har sparat posten kan du hålla muspekaren över raden för att se tillgängliga åtgärder. Klicka en gång för att få möjlighet att redigera posten.   Lägg till post från aktiviteter Om du har en eller flera aktiviteter (att-göra, projektuppgifter eller kalenderposter) som är kopplad till ett visst datum kan du använda dessa för att snabbt registrera arbetstid. De aktiviteterna kommer att visas till höger i fliken Lägg till post från aktivitet  av tidrapporteringsvyn. Klicka på ikonen med en pil så kommer aktiviteten att läggas till som en post i tidrapporten med förifyllda uppgifter från aktiviteten, t.ex. projekt, fas och antal timmar. Uppgifterna kan ändras eller kompletteras om nödvändigt.    Följande exempel gäller veckovyn  Veckovyn är inte tillgänglig när systemadministratör har valt att verksamheten ska ange dagliga timmar med Start- och sluttid.    Byt till Veckovyn via en knapptryckning till höger. Här ser du en lista över de projekten du tidigare rapporterat tid på via dagvyn om det finns några poster i dagvyn. Välj annars den gröna knappen Lägg till arbetstid för att lägga till flera rader. Om du använder flera olika arbetstyper i samma projekt kan du ha 1 rad för varje. Fyll i antalet timmar per dag och stäng veckan när du är klar. Notera att i veckovyn kan du endast lägga till arbetstid och frånvaro, det är inte ett programfel utan tänkt att fungera som så för att vara så förenklad som möjligt.      Notera: Om företaget använder filexport från PM till Visma Lön så kontrollera att alla arbetstyper, frånvarotyper och aktivitetstyper i Visma PMs register har en kod angiven och att denna kod också finns upplagd i Visma Löns tidskodsregister för import. Vanligtvis är det endast avvikelser och resekostnader/utlägg som importeras, för timanställda kan även arbetstimmar importeras om tidkoderna sätts upp korrekt. Kontakta er återförsäljare för vidare hjälp och information om tidimport eller läs mer här! Inställningar Här finns ytterligare valmöjligheter gällande förslag i vecko- eller dagvyn för att underlätta tidrapporteringen. Öppna inställningarna (kugghjulet) och redigera vilka projekt och förslag på timmar som ska visas automatiskt. Förslag Med olika inställningar kan du välja att visa vilka rader som ska synas i veckovyn. Då behöver du inte välja projekt och fas från knappen Lägg till arbetstid. Så snart projektet eller fasen klarmarkeras i projektet försvinner de automatiskt ur veckovyn/dagvyn.  Förslag baseras på mina senaste registreringar Om du markerar detta alternativ visas poster för föregående dagar/veckor. Du kan definiera hur långt bakåt i tiden som förslagen ska hämtas från. Anger du t.ex. 2 veckor bakåt i tiden kommer vyn visa projekten som en förslagsrad och texten är grå. Projekt jag är allokerad på Om ni använder funktionen för resursallokering för att allokera tid på projektmedlemmar i respektive projekt visas de projekt som innehåller resursallokeringar för den aktuella personen i vyn.  - Föreslå arbetstimmar utifrån min resursallokering Markerar ni detta underalternativ visas även förslag på antal timmar i respektive projekt som ett utgångsläge för tidrapporten. Timmarna visas i kursiv stil mot ljusblå bakgrund för att kunna skilja dem från timmar som är manuellt registrerade. Mina favoritprojekt Om du markerar detta alternativ visas rader med de projekt/faser du har markerat som favoriter. Visa helger Genom att markera eller avmarkera detta alternativ visas helger i veckovyn. Observera att även om du har valt att inte visa helger i översikten, men har rapporterat tid på en lördag eller söndag kommer dessa timmar att summeras i veckototalen. Kopiera beskrivning från tidigare post I tidrapporten kan du lägga till en kommentar till den rapporterade tiden. Om du markerar detta alternativ kommer beskrivningen från föregående post att kopieras automatiskt till nästa post. 

Här visar vi hur du kan återanvända informationen i offerten för att skapa en faktura.

  Det första du ser vid inloggning till Project Management är en Startsida som du själv kan bestämma innehållet på, nedan följer ett exempel för att snabbt få en överblick på och smidigt navigera från startsidan till det som är klart för fakturering. Läs mer om Startsidor   Klicka på ikonen Visma.net Project Management uppe till höger för att komma till startsidan. Välj sedan i remsan över tillgängliga Startsidor Finansstyrning, i sektionen för Fakturering klicka på beloppet till höger om Klart för fakturering.  Saknas Affärsöversikt på fliken Finansstyrning lägger du till den genom att klicka på Redigera Startsida > Lägg till innehåll > Widgets > Affärsöversikt. Placera den och klicka sedan igen på Redigera Startsida.  Ny flyttas du till Fakturering > Skapa fakturor I listan väljer man sedan vilka projekt att fakturera genom att kryssa i rutan för de som ska faktureras till vänster. För att snabbt markera alla  rader används den översta kryssrutan.  När du markerat vilka projekt som det ska skapas fakturor för kickar du på knappen Skapa till status "Utkast" i det övre åtgärdsfältet. Klicka på pilen för att skapa till en annan status.      Massåtgärder för fakturor.    När du skapat fakturautkasten kan du sedan igen markera flera fakturor i listan. Det övre åtgärdsfältet visas då igen men med nya åtgärder. Exempelvis kan du på detta sättet Ändra status på fakturorna eller Ladda ner fakturor som PDF:er.      Tänk på att det inte går att massradera fakturor, kontrollera därför ex. Projektinställningar och Bankuppgifter innan du genomför ovan åtgärder. 

Behöver du återöppna ett stängt projekt förklarar vi nedan hur du kan hitta projektet och hur du öppnar det igen.    För att hitta ett stängt projekt kan du göra på olika sätt i Project Management.   När du vet vilka projektuppgifter som Namn eller Projektnummer för projektet du ska öppna igen kan du påbörja en sökning uppe till höger i Sök. Det krävs minimum 3 tecken för att söka. Klicka på knappen för att inkludera stängda projekt. Scrolla sedan i listan för att hitta rätt projekt om du har flera träffar. Observera att du i Verktyg > Inställningar > Sökinställningar kan du ställa in om om både öppna och stängda objekt ska visas i söket eller endast öppna objekt.      Stängda / Inaktiva objekt är markerade med en punkt till vänster i listan.      Klicka på projektet så öppnas Projektkortet, klicka sedan på de 3 punkterna uppe till höger och välj Öppna projekt.      Du kan även hitta en lista över Stängda projekt inne på kundkortets flik Försäljningsprojekt & Projekt förutsatt att du vet vilken kund det gäller. Se nedan. Markera projektet till vänster i listan och välj åtgärd Ändra status för öppen/stängd i verktygsfältet som visas överst i vyn för att öppna projektet.        Till sist kan du också hitta stängda projekt via Rapporter - Rapportgenerator - Projekt - Projekt.  Välj till höger om listan Stängd i filtret Öppen/Stängd. När du ser projektet/en kan du ändra statusen genom att markera rutan till vänster på respektive rad och klicka på Välj åtgärd i verktygsfältet som visas överst i vyn. (Likt ovan)    

I mobilappen kan du enkelt komma åt vanliga uppgifter när du är på språng. 

I denna artikel kan du läsa om hur man skapar en rapport som visar projekt där poster finns redo att faktureras och andra översikter för att snabbt få en överblick på fakturerbara projekt.    Rapport för projektledare Gå till Rapporter > Rapportgenerator och välj att utgå ifrån Projekt > Projekt.  Anpassa rapporten genom att välja vilka värden som ska inkluderas. I exemplet nedan har vi valt värden Kund, Projektnummer, Fakturerad och Ej fakturerad. Vid behov går det även att skapa egna värden och beräkningar Skapa egna Nyckeltal   För att begränsa rapporten så används Filter, till höger finns ett antal standard filter angivna för att ställa in tidsperiod, projektledare och öppna/stängda projekt. Eftersom vi vill skapa en rapport för Projektledare så är det av intresse här att endast se de projekten man själv står som projektledare för. Förslagsvis sätt följande filter:  Finansernas tidslinje: Utefter behov, förslagsvis Denna månad eller Förra månaden beroende på när faktureringen sker i er verksamhet.  Slutdatum: Detta filter baseras på projektens slutdatum. Kan lämnas tomt om det är irrelevant.  Projektledare: Välj Egen för att se dina egna projekt.  Försäljningsförlopp: Kan lämnas tomt om det är irrelevant.  Öppen/Stängd: Båda kan inkluderas om ni stänger projekt innan de faktureras, annars endast Öppen.  Det går att lägga till fler filter via knappen Välj filter om det behövs.    Klicka på Spara som för att spara den egentillverkade rapporten och för att få möjligheten att dela den med andra behörighetsprofiler, t.ex. andra projektledare. När de tittar på rapporten kommer de då se sina egna projekt, de kan även spara om rapporten som en egen om de skulle behöva/vilja ändra något.    Faktureringsöversikten Ett annat smidigt sätt att se fakturerbara poster baserat på projektledare är att gå till Fakturering > Skapa Fakturor.    Uppe till höger finns det ett par förinställda filter för att styra vad som ska vara synligt i vyn.  För att anpassa vyn till dina projekt, välj i filter Projektledare: Egen och Klart för fakturering: Förslagsvis den sista i månaden, sätt det som passar verksamhetens process bäst.  Här finns en översikt av alla projekt som har fakturerbara poster tillgängliga och posterna är grupperade i 3 kategorier: Ofakturerade timmar, Ofakturerade resekostnader och Ofakturerade produkter. Om det finns några tillgängliga poster redo för fakturering i någon av kolumnerna kan du även klicka på det beloppet som visas för att se vilken post det avser.   Observera: Använder företaget tilläggstjänsten Miljö med flera valutor så kan inte systemet generera en summering av totalen per respektive kolumn längst ner i listan för de 3 kategorierna. Du ser endast en total i kolumnen Fakturerbar då. 

Nu finns värdet "fas" i aktivitetsrapporten.

Med hjälp av Visa Mig kan du enkelt hitta runt i systemet eller få hjälp med en specifik uppgift.  

Tips för att lägga till fler projektmedlemmar.