Vi går snart inn i et nytt år - og et nytt hovedopptak!
I den anledning, har vi samlet noen viktige forberedelser dere bør gjøre allerede nå, for å sikre at opptaket går knirkefritt!!
Før søknadene begynner å renne inn bør dere sørge for at:
- kommunen har gyldig avtale om oppslag i folkeregisteret (det gamle folkeregisteret ble lagt ned i september)
- gamle søknader er fjernet fra ventelisten
- informasjon om opptaket, søknadsfrist og link til foresattportalen ligger tilgjengelig på kommunens nettsider
- innstillinger for kommunen, barnehageåret, søknadsskjema og maler er oppdatert
- oppsett av plasstyper og opptakskriterier for alle barnehager er korrekt
Kontroller at integrasjon mot folkeregisteret fungerer
På kommunenivå i VFB, gå til Administrasjon - Integrasjoner - Folkeregisteret. Klikk "Test forbindelse". Dersom dere får feilmelding, sjekk at dere har en gldig avtale om oppslag i folkeregisteret enten i det nye folkeregisteret via TietoEvry, eller KS Fiks. Sjekk at ID'er/ brukernavn og passord er korrekt.
Rydde i ventelisten og informasjon til foresatte
Vi anbefaler dere å kansellere gamle søknader som ligger igjen i ventelisten med ønsket oppstart i 2022, før dere går igang med hovedopptaket for barnehageåret 2023-2024. Dette skyldes årstall for arkivering av søknad og tilhørende dokumenter/ brev. Les mer om dette her - i Temaheftet for opptak.
Husk da å informere om at gamle søknader kanselleres og at søkere må søke på nytt - gjerne på deres nettsider - sammen med link til foresattportalen og info om søknadsfrist. Sender dere også brev via KS SvarUt ved kansellering så informer om hvorfor søknad kanselleres i feltet “Årsak” - som kommer med i brevet.
Dersom dere ikke kansellerer gamle søknader - kan dere be foresatte slette gammel søknad og opprette ny søknad.
Vi lanserer ny felles foresattportal for Skole og Barnehage før nyttår. Portalen er universelt utformet og det kommer flere forbedringer i funksjonalitet. Foresatte kan bruke samme link som de gjør i dag.
Felles innstillinger på kommunenivå
Under Administration - Kodeverk - Opptakskriterier
Alle opptakskriterier som skal benyttes for barnehager i kommunen må legges inn i kodeverket. Deretter kan kriteriene legges inn etter prioritering i kommunens standard oppsett, eller legges inn i barnehager som har egen prioritering av kriterier.
Husk at kriterier som "Har søsken i barnehagen" må defineres som "barnehagespesifikt" for at det skal være mulig å godkjenne kriteret kun for den banrehagen det gjelder. Se informasjon i temahefte her.
Under Administrasjon - Innstillinger - Opptakskriterier
Gjeldende opptakskriterier for kommunale barnehager og prioriteringen av disse styres her. Innstillingene her er gjeldende for alle barnehager med mindre de benytter egne kriterier. Barnehager som benytter egne kriterier påvirkes ikke av endringer gjort her.
Kriterier opprettes som nevnt ovenfor i “Kodeverk” og kan så legges inn her - eller i den enkelte barnehage som benytter egne kriterier.
Under Administration - Kodeverk - Plasstyper
Likt som for kriterier må også alle kommunens plasstyper legges inn i kodeverket. Deretter kan hver barnehage legge inn de de ønsker å tilby i sine innstillinger.
Under Administrasjon - Integrasjoner
Aktiv integrasjon med folkeregisteret og KS SvarUt er helt nødvendig i forbindelse med opptaket. for VFB - spesielt i forbindelse med søknadsprosessen. Korrekt brukernavn og passord må være registrert her - og forbindelsen bør testes.
Under Administrasjon - Innstillinger - Generelle innstillinger
Her må kommunen legge inn datoer for når barnehageåret starter og slutter - med mindre dere vil benytte samme datoer som allerede ligger inne som gjentakende innstilling fra tidligere.
Under Administrasjon - Innstillinger - Søknad og opptak
Her gjør dere innstillinger i forbindelse med opptak. Kontroller datoer for opptak og at dette stemmer overens med det som kommuniseres på kommunens nettsider.
Sjekk innstillinger og informasjon i forbindelse med søknadsskjema.
Under “Informasjon til søkere” skal alle felt allerede være fylt inn. Sørg for at informasjonen er korrekt - for eksempel URL til kommunens barnehagevedtekter, personvernerklæring og tilgjengelighetserklæring. De to sistenevnte gjenspeiles i foresattportal og app - og URL til vedtekter blant annet kan flettes inn i mal.
Under Administrasjon - Maler
Alle maler som benyttes i opptaket må kontrolleres og oppdateres før dere går i gang med å tildele plasser - så start gjerne tidlig! Barnehageadmin kan få tilgang til Maler av kommuneadmin.
Innstillinger per Barnehage
Innstillinger for barnehagene gjøres enten på kommunenivå - under "Barnehager" - dobbeltklikk på barnehagen, eller på Barnehagenivå under “Min Barnehage” i fanene:
Informasjon og innstillinger
Informasjon om barnehagen, som adresse, er spesielt viktig om dere benytter optimert opptak, for at optimereren skal kunne tildele plass etter kortest reisevei ved behov.
Under rammer for opptak velger barnehagen enten antall plasser de har i sin barnehage - eller hvor mange barn de har plass til over og under 3 år.
Plasstyper
Plasstyper Barnehagen tilbyr må legges inn her. Dersom barnehagen har en plasstype de for øyeblikket tilbyr, men som de ikke ønsker nye søkere til - velg Nei under “Åpen for opptak”. Alle plasstyper som er åpne for opptak er tilgjengelige i søknadsskjema.
Opptakskriterier
Dersom barnehagen har huket av for “Bruk kommunale kriterier” styres listen her av det som er satt på kommunenivå. Er det huket av for “Sett egne kriterier” kan barnehagen hente de kriteriene de vil benytte fra det kommunale kodeverket - og velge egen prioritering her.
Du finner mer informasjon og nærmere beskrivelser her:
LYKKE TIL! 🙂
Visma Finland
Visma Latvia
Visma Nederland
Visma Norge
Visma Sverige
Visma Developers & Partners
Visma Latin-Amerika