Nye kommunenummer i fagystemene

[#1]

Ved årsskifte 2019-2020 vil 311 av landets kommuner være involvert i endringene som følger av kommune- og regionreformene. Det er vedtatt sammenslåinger for 109 kommuner, der to eller flere kommuner slås sammen til 43 nye kommuner. I tillegg vil alle kommuner som tilhører fylker som inngår i fylkessammenslåing få nytt kommunenummer. Etter sammenslåingene vil det være 356 kommuner i Norge. Nye nummerserier for fylker, og nye kommunenummer er fastsatt av Kommunal- og moderniseringsdepartementet.

Fylkesendringer

Regionreformen er en reform av fylkesstrukturen i Norge. Fra 1. januar 2020 vil 13 fylker slås sammen til 6 nye. Totalt vil det være 11 fylker.

Fylkene Oslo, Rogaland, Møre og Romsdal og Nordland består uendret.

Det nye fylket Trøndelag ble opprettet 1. januar 2018, etter sammenslåing av Nord- og Sør-Trøndelag.

Nye fylker fra 2020:

Viken - sammenslåing av Buskerud, Akershus og Østfold
Innlandet - sammenslåing av Oppland og Hedmark
Vestfold og Telemark - sammenslåing av Vestfold og Telemark
Agder - sammenslåing av Aust- og Vest-Agder
Vestland - sammenslåing av Hordaland og Sogn og Fjordane
Troms og Finnmark - sammenslåing av Troms og Finnmark

For mer informasjon se - https://www.kartverket.no/kommunereform

Under følger en overordnet oversikt over hva som må gjøres per fagsystem.

Områder:

Visma Flyt Barnevernvakt

Visma vil håndtere endringene for denne skyløsningen.

Visma Flyt Sampro

Visma vil håndtere endringene for denne skyløsningen.

Visma Flyt Skole

Visma vil håndtere endringene for denne skyløsningen.

Visma Flyt Barnehage

Visma vil håndtere endringene for denne skyløsningen.

Visma Flyt PPT 

Visma vil håndtere endringene for denne skyløsningen.

Visma Omsorg HsPro

Hva må gjøres:

Kommunenummer må endres ved hjelp av et script eller patch levert av Visma.

Når:

Endringen må utføres ETTER at all rapportering er gjennomført og godkjent. Desember måned må også være ferdigstilt.

Visma Omsorg Profil

Hva må gjøres:

Visma leverer et regneark med gamle og nye kommunenummer. Denne leses inn ved hjelp av funksjonalitet i Profil, og alle nødvendige endringer utføres.

Når:

For innberetning av IPLOS til KPR gjenstår avklaring med helsedirektoratet. Må alt innberettes for 2019 før endring av kommunenummer effektueres.

Visma Oppvekst Barnehage

Hva må gjøres:

Det må kjøres script som gjør følgende endringer:

• Legger nye kommunenummer inn i Administrator|Grunnregister|Geografi|Kommuner

• Endrer navn på “utgåtte” kommuner til “(gml)<Kommune>”

• Oppdaterer koblingen mellom postnummer og kommunenummer i Administrator|Grunnregister|Geografi|Poststeder

• Oppdaterer kommunenummer på alle personer

• Kunder som får nytt kommunenummer må i tillegg: Endre kommunenr i Verktøy|Systeminnstillinger|SystemEier

Når:

Kontantstøtterapportering for desember 2019 må være ferdig kjørt før endring av kommunenummer foretas.

Visma Velferd

Hva må gjøres:

I Velferd må kommunenummeret endres i Eier bildet og i øvrige tabeller i Systemadministrasjon. Anbefales at endringer i Systemadministrasjon gjennomføres manuelt.
Det må i etterkant kjøres et script mot databasen for å endre aktive brukere og forbindelser til nytt kommunenr for de som i dag er registrert med kommunenr som går ut (skal endres). Vær oppmerksom på at forbindelser kan høre til andre kommuner enn som skal endres.
 

Velferd - Systemadministrasjon;

• Menyvalg Geografi
• Tabell kommuner: Oppdateres med nye kommunenr og gamle merkes som utgått (får ikke slettet så lenge de er brukt mot en bruker)
• Tabell distrikt: Endre/sjekke   SSB-kommunenr for hvert distrikt
• Tabell postadresser: Endre/sjekke kommunenr for hvert postnr som benyttes i kommunen(e)
• Menyvalg Administrasjon
• Eier: Endre kommunenr (etter at tabell kommuner er oppdatert)

Velferd - Brukeradministrasjon: (etter at tabell kommuner og postadresser er oppdatert)

• Bruker-Brukerdetaljer i Velferd: Endre kommunenr
• Forbindelser: Endre kommunenr

I brukergrensesnittet i brukerdetaljer og forbindelser så endres kommunenr når nytt postnr oppdateres basert på kobling i tabell postadresser. Kommunenr kan imidlertid endres direkte.

I Brukerdetaljer genereres en historikk for adresser når postnr eller kommunenr endres. 

Rapportering: 

• SSB: Rapporterer på kommunenr, 2019 for nåværende kommunenr
• Skatteetaten: Rapporter på SSB-grunnlaget (med kommunenr)
• NAV Målekort: Med kommunenr

Når:

Endringen må utføres ETTER at all rapportering til SSB og skatteetaten er gjennomført og godkjent. 

NB! Sjekke ut følgende:

• Eier - Lønn: Sjekke om Kundeid er endret for ny kommune
• Eier - Remittering: Sjekke om oppdragskonto og kundenr er endret for ny kommune
• Eier - Regnskap: Sjekke om firmakode er endret for ny kommune

Dersom det er endringer i innstillinger for lønn, remittering eller regnskap, bør disse endringene oppdateres før første remittering og overføring til lønn eller til regnskap. 

For brukere som deltar i kvalifiseringsprogrammet må en sjekke om brukeren får nytt ansattnr i lønnssystemet. Evt. endre i Brukerdetaljer og menyvalg Bruker|Lønn i kvalifiseringsprogram.

Dersom dere overfører Reskontroposteringer til regnskap i stedet for Hovedbokposteringer (ref. Innstilling i Eier - Regnskap) så bør dere sjekke om bruker har fått nytt leverandørnr i regnskap. Endres evt. i Brukerdetaljer og feltet for Leverandørnr. 

Visma Familia

Hva må gjøres:

I Familia må kommunenummeret endres i Eier bildet og i øvrige tabeller i Systemadministrasjon. Anbefales at endringer i Systemadministrasjon gjennomføres manuelt.
Det må i etterkant kjøres et script mot databasen for å endre aktive brukere og forbindelser til nytt kommunenr for de som i dag er registrert med kommunenr som går ut (skal endres). Vær oppmerksom på at forbindelser kan høre til andre kommuner enn de som skal endres.
 

Familia - Systemadministrasjon;

• Menyvalg Geografi
• Tabell kommuner: Oppdateres med nye kommunenr og gamle merkes som utgått (får ikke slettet så lenge de er brukt mot en bruker)
• Tabell distrikt: Endre/sjekke   SSB-kommunenr for hvert distrikt
• Tabell postadresser: Endre/sjekke kommunenr for hvert postnr som benyttes i kommunen(e)
• Menyvalg Administrasjon
• Eier: Endre kommunenr (etter at tabell kommuner er oppdatert)

Familia - Brukeradministrasjon: (etter at tabell kommuner og postadresser er oppdatert)

• Bruker - Familia: Endre kommunenr 
• Forbindelser: Endre kommunenr

I brukergrensesnittet i brukerdetaljer og forbindelser så endres kommunenr når nytt postnr oppdateres basert på kobling i tabell postadresser. Kommunenr kan imidlertid endres direkte.

I Brukerdetaljer genereres en historikk for adresser når postnr eller kommunenr endres. 

Rapportering: 

• SSB: Rapporterer på kommunenr, 2019 for nåværende kommunenr

Når:

Endringen må utføres ETTER at all rapportering til SSB er gjennomført og godkjent. 

NB! Sjekke ut følgende:

• Eier - Lønn: Sjekke om Kundeid er endret for ny kommune
• Eier - Remittering: Sjekke om oppdragskonto og kundenr er endret for ny kommune
• Eier - Regnskap: Sjekke om firmakode er endret for ny kommune

Dersom det er endringer i innstillinger for lønn, remittering eller regnskap, bør disse endringene oppdateres før første remittering og overføring til lønn eller til regnskap. 

 Om nytt ansattnr og stillingsid i lønnssystemet må det endres på oppdragstakere. 

Dersom dere overfører Reskontroposteringer til regnskap i stedet for Hovedbokposteringer (ref. Innstilling i Eier - Regnskap) så bør dere sjekke om bruker har fått nytt leverandørnr i regnskap. Endres evt. i Brukerdetaljer og feltet for Leverandørnr. 

Visma Flyktning og Voksenopplæring 

Hva må gjøres:

I Flyktning og Voksenopplæring er alle personer koblet til kommunenr som benyttes i rapportering til NIR. 

Endring ifm nye kommunenummer gjøres via en servicerutine i FlyVo.

Når:

• For dere som skal sende inn SSB-sosialhjelp statistikk må endring skje etter at rapportering til SSB er innsendt og godkjent. Rapportering for 2019 skal skje på dagens kommunenr.
• Servicerutinen gjør følgende endringer for alle virksomheter i databasen:
• oppretter nye kommuner med nye kommunenummer og navn i grunnregisteret.
• setter inn prefiks “Gammel” foran navnet på utgående kommuner  
• justerer, i bildet “Persondetaljer”, feltene kommunenummer og evt kommunenavn, samt skattekommune (kun i virksomhet Flyktning) på alle personer der de utgåtte kommunenumrene har vært benyttet
• Når kommunenummer er endret på personene, må dere sjekke med IMDi når det er klart for å rapportere til NIR på nye kommunenummer

Manuell endring etter kjøring av rutinen:

Hvis din kommune har endret kommunenummer og evt navn, må du:

• Endre til riktig kommunenummer på fane «Eier» på «Systeminnstillinger»
• Vær oppmerksom på at dersom dere også endrer navnet for «Eier» så må dere kontakte Visma Support for å få ny kode (lisenskode).
• Endre til riktig kommunenummer på NIR dataoverføringsbrukeren (for alle relevante virksomheter) under «Verktøy -> NIR-innstillinger».
• Iflg. IMDi vil gjeldende dataoverføringsbruker fungere også for dere som endrer kommunenr. Dersom denne likevel ikke fungerer for dere, må dere kontakte IMDi for å få tildelt ny dataoverføringsbruker.

Hvis dere skal utføre kommunesammenslåing samtidig med endring av kommunenummer må dere kontakte Visma for bistand.

Visma Samhandling Arkiv

Det er ingen behov for endring av kommunenummer i Visma Samhandling Arkiv.

For kommuner som inngår i ny kommune, må arkivdelene for alle fagsystemene avsluttes og deponeres til arkivdepot. 

Arkivtjenesten har normalt ansvaret for dette.

Visma Samhandling Link

Det er ingen behov for endring av kommunenummer i Visma Samhandling Link.

Bistand

Vi vil komme med en mer detaljert beskrivelse om hva som må endres i de ulike Fagsystemene. Visma vil også bistå de som ønsker vår hjelp til disse endringene, både med den faglige men også den tekniske biten.