Guide Webfaktura - Hvordan opprette en faktura

[#1]

Hvordan opprette faktura

Når du har registrert Kunder og Produkter eller overført kunder og produkter fra regnskapssstemet, er du klar for å lage en faktura.

Klikk på Ny faktura i menyen til venstre. Du kan også gå via Kunder ved å velge kunde og deretter Ny fakturafra kundekortet. Dersom kunden ikke er opprettet, kan du velge Ny kunde, opprette kunden og fortsette registreringen av fakturaen.

Faktureringen foregår i tre steg Fakturahode, Fakturalinjer og Godkjenning.

Fakturahode

Velg kunde og informasjon til fakturahode 

Her kommenteres noen av dem:

Kundenr:	Du kan skrive kundenummer eller kundenavn. Det startes et søk, og du kan velge ønsket kunde.
Deres ref:	Hvis du skal sende fakturaen som en elektronisk faktura til det offentlige, så husk at det offentlige krever at dette feltet er fylt ut.
Sendemåte:	Du har to valg (hvis du ikke benytter elektronisk fakturering😞 E-post til kunde: Fakturaen blir sendt som PDF-vedlegg i en e-post til e-postadressen som er registrert på kunden. Skriv ut og send selv: Fakturaen bli sendt som en e-post til deg med fakturaen som et PDF-vedlegg. Dermed kan du selv velge om du vil videresende den, eller skrive den ut og sende den.
Fakturadato:	Dersom fakturadato er dagens dato, hentes den automatisk. Det vil si at du ikke trenger å velge dato. Hvis land for firma er Norge, ligger en validering på fakturadato iht. norsk Bokføringslov.
Prosjekt og Avdeling:	Se informasjon om prosjekt og avdeling.
Valuta:	Har du støtte for valuta, velger du hvilken valuta du vil fakturere i.
Repeterende:	Dersom du ønsker at fakturaen skal gjentas månedlig, kvartalsvis eller årlig, må det angis. Les mer om repeterende faktura.
Melding til kunde:	Det du skriver her vil komme på fakturaen.

 

Elektronisk faktura

Hvis du har aktivert elektronisk faktura, kan du sende fakturaen elektronisk til firma/organisasjoner som er registrert i Visma AutoInvoice sitt register. Her vil alle som er registrert i ELMA, og alle som selv har registrert seg for mottak av e-faktura i Visma AutoInvoice, ligge. Du kan også sende elektronisk faktura til privat kunder.

Les hvordan du aktiverer sending av elektronisk faktura. Vårt Aktiveringsteam kan bistå dere gratis med aktivering av denne tjenesten. Ta kontakt med kundesenteret@visma.com så hjelper vi deg i gang!

NB! Vi anbefaler at du velger å sende alle faktura via AutoInvoice. Da håndteres forsendelsesmåte av AutoInvoice. Etter aktivering av denne tjenesten, vil du kun ha 2 mulige fakturatyper - Skriv ut og send selv og Visma AutoInvoice.

Fakturalinjer

Beskrivelse: Skriv inn Produkt ID eller Produktnavn i feltet Beskrivelse. Produktet vil hentes i produktlisten. Hvis du trykker på Space-tasten, vil produktene listes opp. 

ProduktID=0 kan brukes dersom du ønsker å skrive en tekst/kommentar.

Alle felt som har en forhåndsverdi, kan redigeres og overskrives. Du kan for eksempel endre enhet, beskrivelse og endre sum-prisen. NB! Antall må ha en verdi ulik 0.NB! Desimalskiller endres etter valgt språk.

Hopp mellom feltene med Tab eller Enter. Du får opp en ny linje ved å trykke Tab eller Enter fra siste felt i linjen.

Ønsker du å endre på rekkefølgen på fakturalinjene, kan du benytte pilene som finnes til høyre i linjen. Ved hjelp av pilene, kan du flytte linjene opp eller ned. Du sletter linjen ved å klikke på «avfallsbøtten» helt til høyre.

Forhåndsvisning

Når du har registrert linjene og trykket Neste, vil du kunne forhåndsvise ordre eller faktura i PDF-format. Du ser alle dataene du har registrert for denne fakturaen.

Ordrebekreftelse

Dersom du velger å forhåndsvise ordre, vil blanketten få overskrift Ordrebekreftelse. Den kan du laste ned eller skrive ut og sende kunden om du ønsker.

Godkjenning

Når registreringen av fakturalinjene er ferdig, kan du

• lagre fakturaen som en kladd. Det vil si at du senere kan hente den opp og fortsette registreringen
• godkjenne fakturaen, men ikke sende den.
• godkjenne og sende med en gang
• send med vedlegg. Velger du å sende med vedlegg, kan du legge til en fil. Velger du Send med vedlegg, blir fakturaen sendt umiddelbart.

Både faktura som er lagret som kladd og faktura som er godkjent, men ikke sendt, kan slettes og endres. Endrer du en Godkjent faktura, må den godkjennes på nytt.

NB! I forhåndsvisningen vil ikke fakturanummer, fakturadato og KID vises fordi dette genereres ved utfakturering.