Brukertips Visma Webfaktura

Spørsmål Kan jeg sende EHF faktura? Svar Ja, da må du (byrået) aktivere elektronisk fakturering (AutoInvoice) under Mitt firma og deretter velge automatisk fakturering på kunden. Du kan også velge å benytte AutoInvoice på all fakturering. Da tar AutoInvoice seg av utsendelse iht. hva kunden kan motta (postal, e-post eller elektronisk).   Trenger dere hjelp med dette, kan dere kontakte kundesenteret@visma.com, så hjelper de dere og klientene deres igang helt gratis 🙂

 Her er oppskriften for å komme i gang med å sende fakturaer fra Visma WebFaktura til privatkunder via Visma.net AutoInvoice

 Det finnes muligheter for repeterende faktura i WebFaktura. Dette aktiveres av dere som regnskapsbyrå ved å logge dere inn på WebFaktura med byråbrukeren.   Velg aktuell klient Klikk på "Mitt firma" i menyen til venstre  Klikk på Byrå oppe til høyre Huk av for «Repeterende faktura» Trykk Lagre For å lage en repeterende faktura, lager brukeren en faktura på vanlig måte, men angir at denne skal repeteres hver måned, hvert kvartal eller hvert år. Fakturaene blir da laget automatisk og lagt under «Faktura klar til sending» 3 dager før fakturadato. Brukeren kan angi når i måneden fakturaen skal lages, enten i forhold til fakturadato eller i forhold til forfallsdato. Velges det i forhold til forfallsdato, vil fakturaen bli produsert forfallsdager + 3 før forfallsdatoen. Hvis man velger kvartalsvis, vil fakturaen produseres i januar, april, juli og oktober. Hvis man velger årlig, så vil den produseres i januar.  

 Slik aktivere du avtalen om å sende elektronisk faktura rett i nettbank til privatpersoner   Logg deg inn i AutoInvoice-portalen for det firmaet som skal sende e-faktura rett i nettbank til privatpersoner Velg innstillinger oppe til høyre. Deretter velger du “eFaktura til nettbank” i menyen til venstre Fyll ut navn og epost på personen som skal godkjenne avtalen. her velger du en person som har rettigheter til å inngå en slik avtale. Hvis du har en OCR-avtale med banken din og bruker KID-nummer på fakturaene dine, så kan du aktivere at forespørsel om eFaktura dukker opp når kunden betaler fakturaen manuelt i sin nettbank. Dette kalles avtalefangst. Da må følgende tre felter fylles ut: Ditt bankkontonummer Lengden på KID-nummeret Plasseringen av kundenummeret i KID: Hvis du har kundenummeret først i KID'en og den består av 5 siffer, så skriv 1-5 i dette feltet. Hvis det derimot kommer etter fakturanummeret som også er på 5 siffer, så skriver du 6-10. Trykk på “Send e-post med link for akseptering av avtalen” Epostadressen får da en epost med link for godkjenning. Klikk på linken i eposten for å godkjenne avtalen. Fyll ut feltene under B2C options (her er det noe engelsk tekst, vi skal se om vi ikke kan få dette oversatt) Her avgjør du om hvordan du vil sende fakturaene til de kundene som ikke klikker på linken i SMS'en eller eposten. Ønsker du å sende på epost til de du har epostadresse på, så velger du "Send via e-mails as PDF". De som du ikke har epostadresse på vil da likevel bli sendt på papir per post. Hvis du ønsker at alle skal sendes på papir per post, så velger du "Send via postal services". Da skal alt være klart for å komme i gang. Les her om hvordan du aktiverer dette på for den enkelte kunde i ditt ERP-system. Visma Business (også Visma Business Byrå) Visma Global Visma DI  Visma Contracting Visma.net Financials (i pilot)

WebFaktura er et web-basert faktureringsprogram for dere regnskapsbyråers klienter, slik at de kan fakturere sine kunder på en enkel måte.   Fakturaene kan sendes til kundene per post, epost eller elektronisk (EHF).   Kunder og fakturaer synkroniseres med regnskapssystemet til dere byråer.   Med AutoPay og aktivert modul “Vis innbetalinger” har klientene til enhver tid oversikt over hvilke fakturaer som er betalt og hvilke som ikke er det.   Dere aktiverer/deaktiverer tilgang til deres klienter selv på få minutter fra deres økonomisystem. Funksjonalitet Web-basert faktureringsverktøy Fakturaene sendes automatisk per post, epost eller elektronisk Kundelisten synkroniseres med regnskapsbyråets økonomisystem Støtter avdeling og prosjekt på fakturaen (synkroniseres med økonomisystemet) Repeterende fakturaer Dashboard med enkel salgsstatistikk Viser hvilke fakturaer som er betalt Støtter valutaene NOK, SEK, DKK, EUR, GBP, USD Begrensninger Dette er en løsning for klienter som har behov for enkel fakturering. En eksternbruker til Business vil ha mange flere muligheter i forhold til funksjonalitet. Dette er altså et fakturasystem, ikke et system for ordre og logistikk.

Hvordan kan jeg få innsyn i mitt tidligere abonnement?

Hvordan opprette faktura   Når du har registrert Kunder og Produkter eller overført kunder og produkter fra regnskapssstemet, er du klar for å lage en faktura.   Klikk på Ny faktura i menyen til venstre. Du kan også gå via Kunder ved å velge kunde og deretter Ny fakturafra kundekortet. Dersom kunden ikke er opprettet, kan du velge Ny kunde, opprette kunden og fortsette registreringen av fakturaen. Faktureringen foregår i tre steg Fakturahode, Fakturalinjer og Godkjenning.   Fakturahode Velg kunde og informasjon til fakturahode  Her kommenteres noen av dem: Kundenr: Du kan skrive kundenummer eller kundenavn. Det startes et søk, og du kan velge ønsket kunde. Deres ref: Hvis du skal sende fakturaen som en elektronisk faktura til det offentlige, så husk at det offentlige krever at dette feltet er fylt ut. Sendemåte: Du har to valg (hvis du ikke benytter elektronisk fakturering😞 E-post til kunde: Fakturaen blir sendt som PDF-vedlegg i en e-post til e-postadressen som er registrert på kunden. Skriv ut og send selv: Fakturaen bli sendt som en e-post til deg med fakturaen som et PDF-vedlegg. Dermed kan du selv velge om du vil videresende den, eller skrive den ut og sende den. Fakturadato: Dersom fakturadato er dagens dato, hentes den automatisk. Det vil si at du ikke trenger å velge dato. Hvis land for firma er Norge, ligger en validering på fakturadato iht. norsk Bokføringslov.   Prosjekt og Avdeling: Se informasjon om prosjekt og avdeling.   Valuta: Har du støtte for valuta, velger du hvilken valuta du vil fakturere i.   Repeterende: Dersom du ønsker at fakturaen skal gjentas månedlig, kvartalsvis eller årlig, må det angis. Les mer om repeterende faktura.   Melding til kunde: Det du skriver her vil komme på fakturaen.     Elektronisk faktura Hvis du har aktivert elektronisk faktura, kan du sende fakturaen elektronisk til firma/organisasjoner som er registrert i Visma AutoInvoice sitt register. Her vil alle som er registrert i ELMA, og alle som selv har registrert seg for mottak av e-faktura i Visma AutoInvoice, ligge. Du kan også sende elektronisk faktura til privat kunder. Les hvordan du aktiverer sending av elektronisk faktura. Vårt Aktiveringsteam kan bistå dere gratis med aktivering av denne tjenesten. Ta kontakt med kundesenteret@visma.com så hjelper vi deg i gang!   NB! Vi anbefaler at du velger å sende alle faktura via AutoInvoice. Da håndteres forsendelsesmåte av AutoInvoice. Etter aktivering av denne tjenesten, vil du kun ha 2 mulige fakturatyper - Skriv ut og send selv og Visma AutoInvoice.   Fakturalinjer Beskrivelse: Skriv inn Produkt ID eller Produktnavn i feltet Beskrivelse. Produktet vil hentes i produktlisten. Hvis du trykker på Space-tasten, vil produktene listes opp.  ProduktID=0 kan brukes dersom du ønsker å skrive en tekst/kommentar. Alle felt som har en forhåndsverdi, kan redigeres og overskrives. Du kan for eksempel endre enhet, beskrivelse og endre sum-prisen. NB! Antall må ha en verdi ulik 0.NB! Desimalskiller endres etter valgt språk. Hopp mellom feltene med Tab eller Enter. Du får opp en ny linje ved å trykke Tab eller Enter fra siste felt i linjen. Ønsker du å endre på rekkefølgen på fakturalinjene, kan du benytte pilene som finnes til høyre i linjen. Ved hjelp av pilene, kan du flytte linjene opp eller ned. Du sletter linjen ved å klikke på «avfallsbøtten» helt til høyre.   Forhåndsvisning Når du har registrert linjene og trykket Neste, vil du kunne forhåndsvise ordre eller faktura i PDF-format. Du ser alle dataene du har registrert for denne fakturaen. Ordrebekreftelse Dersom du velger å forhåndsvise ordre, vil blanketten få overskrift Ordrebekreftelse. Den kan du laste ned eller skrive ut og sende kunden om du ønsker.   Godkjenning Når registreringen av fakturalinjene er ferdig, kan du lagre fakturaen som en kladd. Det vil si at du senere kan hente den opp og fortsette registreringen godkjenne fakturaen, men ikke sende den. godkjenne og sende med en gang send med vedlegg. Velger du å sende med vedlegg, kan du legge til en fil. Velger du Send med vedlegg, blir fakturaen sendt umiddelbart.   Både faktura som er lagret som kladd og faktura som er godkjent, men ikke sendt, kan slettes og endres. Endrer du en Godkjent faktura, må den godkjennes på nytt.   NB! I forhåndsvisningen vil ikke fakturanummer, fakturadato og KID vises fordi dette genereres ved utfakturering.