Det er mye å huske på når du skal sende ut en webfaktura; vi har derfor samlet fem punkter det er viktig at du husker på.   Domenet fakturaen blir sendt ut fra Adressen fakturaen blir sendt til Vedlegg Fakturagebyr Forfallsdato   1 - Domenet fakturaen blir sendt ut fra Fakturaer sendt via Webfaktura vil stå med avsender   Web Invoice < noreply@webfaktura.visma.net > Faktura nummer XXXX fra XXXX (firma) vil stå oppført som emnet i e-posten.   2 - Adressen fakturaen blir sendt til Når en webfaktura først har blitt sendt ut, er det ikke mulig å oppdatere adressen for så å sende ut den samme på nytt; fakturaen vil da måtte krediteres og opprettes på nytt. Pass derfor på at du legger inn riktig adresse fra begynnelsen av!   Kom fakturaen til en annen adresse enn den du hadde satt opp i selve fakturaen? Velg “ordre” og trykk på mailikonet i kolonne “S”. Dere vil da kunne overskrive mailadressen ved ny utsendelse.   3 - Vedlegg Eventuelle vedlegg legger du ved til slutt. Gå inn på nedtrekksmenyen ved siden av “Fullfør”-knappen og velg “Send med vedlegg”. Det er kun tillatt med 1 vedlegg per faktura.   4 - Fakturagebyr Dersom du ønsker å legge til et fakturagebyr må du huske å legge til dette manuelt, ettersom det ikke er mulig å legge til ett fast produkt som er med på alle fakturaer du sender ut.   5 - Forfallsdato Etter at du har sendt en faktura, er det ikke mulig å endre forfallsdato inne i Webfaktura-systemet. Dette må derfor gjøres fra ERP-systemet dere purrer fra.

Synes du det er vanskelig å huske hva du kan fikse selv og hva du må be om hjelp fra byrået for å sette opp? Her er en liste over 7 ting ditt regnskapsbyrå kan fikse for deg.   Bistå med faktura-utsendelse Sjekke om faktura er betalt eller ikke Opprette nye prosjekter Sette opp fakturering i andre valutaer Sette opp “avhuking” av betalte fakturaer Opprette purreliste Sette i gang med repeterende fakturaer

Dersom noe ikke fungerer som det skal i Webfaktura-systemet, er det sannsynlig at du har fått opp en feilmelding. Her forklarer vi hva de tre vanligste feilmeldingene betyr - og hva du kan gjøre med dem.   Feilkode 3152 Denne feilmeldingen oppstår når kundenummeret allerede er i bruk. Gå inn på “Mitt Firma” | “Byrå” for å sjekke at nummeret som står oppført som “Neste kundenummer” er korrekt.   Feilkode 9065 Feilkode 9065 sendes ut når systemet ikke er helt sikker på hva problemet går ut på. Dette kan ofte løses ved å feks. Ved å sjekke at du bruker https://webfaktura.visma.net i stedet for .com / .no eller ved å forsøke å bytte nettleser. Dersom dette ikke hjelper, ta kontakt med support (se nederst på siden).   Feilmelding: faktura blir godkjent, men ikke sendt Denne feilmeldingen skyldes ofte at det er en feil i fakturanummeret eller kreditnotanummeret, som igjen fører til en intern feil i Webfaktura. Her anbefaler vi at du kontakter support. Spør gjerne om det er noe feil med fakturanummer-telleren; dette kan de fikse opp i!   Behov for support? Ikke nøl med å kontakte oss! For å få bistand med Webfaktura kan du enten kontakte ditt regnskapsbyrå eller Visma Kundesenter på telefon 09101 eller ved å sende en e-post til kundesenteret@visma.no .

Vismas kundesenter har gratis brukersupport for klienter i webfaktura, her har dere oversikt over de oftes stilte spørsmålene vi får inn:    1.  Q: Kan jeg fakturere i andre valutaer enn NOK? A: Ja, valuta er en tilleggsmodul som må legges til av ditt regnskapskontor.      2. Q: Kan jeg øreavrunde?   A: Øreavrunding eksisterer ikke i WF. Men man kan angi totalbeløpet per linje, slik at man unngår ører   3. Q:  Hvordan får jeg tilgang til purreliste?    A: Regnskapsbyrået ditt må krysse av for  Innbetalinger fra byrå . Etter at dette har blitt gjort vil du få opp  Purreliste som et alternativ i menyen.        4. Q: Kan jeg lage tilbud? A:  Du kan lage  ordrebekreftelse  som PDF-fil under  Ordreregistreringen  og benytte denne inntil faktura godkjennes og sendes.   5. Q: Kan jeg opprette en faktura uten MVA? A:  Enten må du opprette egne varer  uten MVA  eller  endre produktgruppe . Hvis ikke, blir det problem i overføring til ERP hvor kontering bestemmes av produktgruppe.   6.  Q: Hvordan oppretter jeg nye kunder? A: Klikk på  Kunder  i menyen til venstre, deretter  Ny kunde  øverst til høyre.   

 Her er oppskriften for å komme i gang med å sende fakturaer fra Visma WebFaktura til privatkunder via Visma.net AutoInvoice

 Slik aktivere du avtalen om å sende elektronisk faktura rett i nettbank til privatpersoner   Logg deg inn i AutoInvoice-portalen for det firmaet som skal sende e-faktura rett i nettbank til privatpersoner Velg innstillinger oppe til høyre. Deretter velger du “eFaktura til nettbank” i menyen til venstre Fyll ut navn og epost på personen som skal godkjenne avtalen. her velger du en person som har rettigheter til å inngå en slik avtale. Hvis du har en OCR-avtale med banken din og bruker KID-nummer på fakturaene dine, så kan du aktivere at forespørsel om eFaktura dukker opp når kunden betaler fakturaen manuelt i sin nettbank. Dette kalles avtalefangst. Da må følgende tre felter fylles ut: Ditt bankkontonummer Lengden på KID-nummeret Plasseringen av kundenummeret i KID: Hvis du har kundenummeret først i KID'en og den består av 5 siffer, så skriv 1-5 i dette feltet. Hvis det derimot kommer etter fakturanummeret som også er på 5 siffer, så skriver du 6-10. Trykk på “Send e-post med link for akseptering av avtalen” Epostadressen får da en epost med link for godkjenning. Klikk på linken i eposten for å godkjenne avtalen. Fyll ut feltene under B2C options (her er det noe engelsk tekst, vi skal se om vi ikke kan få dette oversatt) Her avgjør du om hvordan du vil sende fakturaene til de kundene som ikke klikker på linken i SMS'en eller eposten. Ønsker du å sende på epost til de du har epostadresse på, så velger du "Send via e-mails as PDF". De som du ikke har epostadresse på vil da likevel bli sendt på papir per post. Hvis du ønsker at alle skal sendes på papir per post, så velger du "Send via postal services". Da skal alt være klart for å komme i gang. Les her om hvordan du aktiverer dette på for den enkelte kunde i ditt ERP-system. Visma Business   (også Visma Business Byrå) Visma Global Visma DI   Visma Contracting Visma.net Financials (i pilot)

Nå kan dere aktivere enklere, bedre og billigere fakturering i WebFaktura gjennom å sende alle fakturaene via Visma.net AutoInvoice.   Ved å aktivere «Send alt til AutoInvoice» får brukeren to valg på sendemåte, «Automatisk utsendelse» eller «Ikke send, jeg ordner det selv». « Ikke send, jeg ordner det selv » sender den på epost til brukeren slik at de manuelt selv kan levere fakturaen til kunden, eller laste den ned fra WebFaktura direkte. Velger brukeren « Automatisk utsendelse », så skjer dette:   Alle som kan motta fakturaen elektronisk vil automatisk begynne å få den elektronisk. Det sikrer riktigere registrering hos mottaker og dermed er det større sannsynlighet at fakturaen blir betalt i tide. Elektronisk faktura koster kr 3,- per faktura. Hvis mottakeren ikke kan motta elektronisk faktura vil den bli sendt på e-post til de kundene som det er registrert en epostadresse på. Hvis e-posten kommer i retur og ikke kommer fram til mottaker, vil brukeren nå bli varslet om dette med et rødt kryss i fakturaarkivet i WebFaktura. Fakturaer sendt på epost er gratis. Hvis mottakeren ikke kan motta elektronisk faktura, og det ikke er registrert en epostadresse på mottakeren, så vil fakturaen bli sendt til mottakeren per post. Fakturaer sendt per post koster kr 9,- per faktura + kr 0,50 per side. Feilmelding for de fakturaen som kommer i retur fra posten, vil bli varslet i WebFaktura. For fullstendig prisliste for fakturaer sendt via Visma.net AutoInvoice, se her:   https://www.visma.net/no/priser Fordeler med å sende alt til AutoInvoice Alle kunder som ønsker elektronisk faktura, vil få det. Varsel i WebFaktura om fakturaer sendt på epost som ikke kom fram. Varsel i WebFaktura om fakturaer sendt per post som ikke kom fram pga feil adresse. Lavere pris på fakturaer sendt per post (fra 18,- til  ca 10,-) Enklere, trenger ikke lenger tenke på sendemåten Hvordan aktivere For aktivering av «Send alt til AutoInvoice», se   brukerveiledning fra side 16 (vedlagt fil)

WebFaktura er et web-basert faktureringsprogram for dere regnskapsbyråers klienter, slik at de kan fakturere sine kunder på en enkel måte.   Fakturaene kan sendes til kundene per post, epost eller elektronisk (EHF).   Kunder og fakturaer synkroniseres med regnskapssystemet til dere byråer.   Med AutoPay og aktivert modul “Vis innbetalinger” har klientene til enhver tid oversikt over hvilke fakturaer som er betalt og hvilke som ikke er det.   Dere aktiverer/deaktiverer tilgang til deres klienter selv på få minutter fra deres økonomisystem. Funksjonalitet Web-basert faktureringsverktøy Fakturaene sendes automatisk per post, epost eller elektronisk Kundelisten synkroniseres med regnskapsbyråets økonomisystem Støtter avdeling og prosjekt på fakturaen (synkroniseres med økonomisystemet) Repeterende fakturaer Dashboard med enkel salgsstatistikk Viser hvilke fakturaer som er betalt Støtter valutaene NOK, SEK, DKK, EUR, GBP, USD Begrensninger Dette er en løsning for klienter som har behov for enkel fakturering. En eksternbruker til Business vil ha mange flere muligheter i forhold til funksjonalitet. Dette er altså et fakturasystem, ikke et system for ordre og logistikk.

 Det finnes muligheter for repeterende faktura i WebFaktura. Dette aktiveres av dere som regnskapsbyrå ved å logge dere inn på WebFaktura med byråbrukeren.   Velg aktuell klient Klikk på "Mitt firma" i menyen til venstre  Klikk på Byrå oppe til høyre Huk av for «Repeterende faktura» Trykk Lagre For å lage en repeterende faktura, lager brukeren en faktura på vanlig måte, men angir at denne skal repeteres hver måned, hvert kvartal eller hvert år. Fakturaene blir da laget automatisk og lagt under «Faktura klar til sending» 3 dager før fakturadato. Brukeren kan angi når i måneden fakturaen skal lages, enten i forhold til fakturadato eller i forhold til forfallsdato. Velges det i forhold til forfallsdato, vil fakturaen bli produsert forfallsdager + 3 før forfallsdatoen. Hvis man velger kvartalsvis, vil fakturaen produseres i januar, april, juli og oktober. Hvis man velger årlig, så vil den produseres i januar.  

Landkode og postnummer   Kundeadressen på faktura er endret. Tidligere sto landkode før postnummer, for eksempel NO-7000, men navn på land ble ikke skrevet ut. Dette er endret slik at det i tillegg til landkode og postnummer også står land. Eksempel:   NO-7000 Norge   Dette er gjort for å tilfredsstille postens krav ved sending  til utlandet. I enkelte tilfeller blir også faktura sendt for print i andre land. Da må landkode foran postnummer samt land spesifiseres eksplisitt.