Brukertips Visma Webfaktura

Bruker du både AutoCollect og Webfaktura? Da må du huske på dette når du skal sende ut en kreditnota!

Spørsmål Gitt at en klient har Valutafakturering, kan man fakturere med annen kurs enn dagens? Svar Ja, man kan endre dette under Mitt firma | Valutakurser. Dette er ikke noe vi anbefaler, men skulle det være ønskelig, så kan man gjøre dette selv.

Oversikt finnes i Webfaktura under Mitt firma | Statistikk. Det er byråbruker som kan sjekke dette.

Spørsmål Når man går inn på et kundekort og har oversikten over alle ordre, så kan man på noen kunder velge "send på nytt" på de individuelle fakturaene. Men på en del kunder kommer ikke dette valget opp. Hvorfor? Svar Hvis fakturaene er sendt via AutoInvoice (EHF/elektronisk) som sendemåte, kan det ikke sendes på nytt fra WebFaktura.    Les mer her om hvordan ta ut en faturakopi

Spørsmål Er det ikke mulig å fjerne MVA haken på en kunde som er i utlandet? Svar (Å fakturere til kunde i utlandet uten mva innebærer også at varene skal sendes direkte til utlandet). Om klienten driver eksport til utlandet kan byrået definere egne varenummer som er fritatt for mva. Det må da opprettes en egen produktgruppe. (Å operere med kunder uten mva hvor produktene ligger i produktgruppe med mva fungerer ikke).

Spørsmål Er det mulig å endre produkt ID i Webfaktura? Svar Nei, når produktet er opprettet så kan ikke V/N endres. Om det ikke har vært salg på produktet så kan det slettes og opprettes på nytt, 

Spørsmål Hvordan kan jeg legge til vedlegg i Webfaktura? Svar En måte å gjøre dette på er å bruke drag-n-drop. Dette gjøres i siste steg når du lager fakturaen under "vis faktura". 

Spørsmål Hvor mange vedlegg, hvilket format kan vedlegget være og hvor stort kan et vedlegg være i Webfaktura? Svar I Webfaktura er det kun tillatt med ett vedlegg, det må være i PDF format og vedlegget kan ikke være større enn 10MB. 

Det er mye å huske på når du skal sende ut en webfaktura; vi har derfor samlet fem punkter det er viktig at du husker på.

Spørsmål Hvordan man får purregebyr på purringer fra Webfaktura? Svar Webfaktura tilbyr bare å sende purringer uten gebyr. Dette er egentlig ikke en purring, men en påminnelse. 

Spørsmål Er det mulighet for å sette opp en autogiroavtale i Webfaktura.  Svar Nei, det er desverre ikke mulig. Dette kan meldes inn som ønske under "Idéer". 

Her finner du hjelp dersom du får opp feilkode 3152.

Her finner du informasjon om hva byrået ditt kan fikse for deg i Webfaktura.

Har du glemt passordet ditt finnes det en funksjon som vil generere nytt passord for deg.

Dersom noe ikke fungerer som det skal i Webfaktura-systemet, er det sannsynlig at du har fått opp en feilmelding. Her forklarer vi hva de tre vanligste feilmeldingene betyr - og hva du kan gjøre med dem.

Hvordan endre til språk; Norsk, Engelsk, Dansk og Svensk i VIsma Webfaktura

Landkode og postnummer

Spørsmål Feilmelding: Fakturaen feilet ved konvertering til EHF-formatet. Feilmelding: Sending to PEPPOL failed: [fe46d7a6-4329-46a4-803f-fbcdc6edfd23] [BR-E-08]-In a VATBReakdown (BG-23) where the VAT category code (BT-118) is "Exempt from VAT" the VAT category taxable amount (BT-116) shall equal the sum of Invoice line net amounts (BT-131 Hvis du er sikker på at fakturaen din er riktig, og at alle nødvendige avtaler og tjenester er aktivert, ta kontakt med Visma support eller din Visma-partner for mer informasjon. Svar: Ved denne feilmeldingen kan det hende at man har overstyr totalsummen på faktura, eksempelvis med øreavrunding. For å rette opp i det må man kreditere og lage ny faktura.   

Pålogging Slik logger du deg på:   Brukernavn og passord får du fra ditt regnskapsbyrå.   Åpne en nettleser og logg deg på nettadressen. Ofte vil ditt regnskapsbyrå ha en link til Webfaktura fra sine hjemmesider. Ellers kan det være dere bruker denne (standard adresse): https://www.webfaktura.visma.net   Enkelte regnskapsbyråer har en egen nettadresse, som f.eks.: https://www.mittbyra.webfaktura.visma.net   Glemt passord Hvis du har glemt passordet, så trykk Glemt passord, fyll ut ditt brukernavn (e-post adresse) og trykk Send. Da får du tildelt nytt passord på e-post. NB! Husk å endre mottatte passord fordi dette vil kun gjelde i begrenset tid.   Første gangs pålogging Etter første gangs pålogging er det greit å sjekke at opplysningene under Min bruker og Mitt firma er kommet riktig over fra ditt regnskapsbyrå.    

Aktivering for sending av elektroniske fakturaer   B2B - eFaktura til firma For å aktivere sending av elektroniske fakturaer direkte fra WebFaktura, må firmaet registreres hos Vismas meldingssentral for elektroniske fakturaer. Denne meldingssentralen heter Visma AutoInvoice (se www.visma.no/autoinvoice).   NB! Dette er en oppgave for din regnskapsfører (byråbruker). Slik gjør du det: Logg deg på WebFaktura Klikk på Mitt firma i menyen til venstre Klikk på linken Aktiver elektronisk faktura til høyre i skjermbildet. Sjekk at feltene under Firmaopplysninger er riktig og fullstendig utfylt. Organisasjonsnummer MÅ være gyldig og blir validert før sending til AutoInvoice. Trenger du ytterligere informasjon, klikk på spørsmålstegnet øverst i bildet. Du kan velge å registrere en ny bruker av AutoInvoice eller slå inn brukernavnet og API-nøkkel på en allerede opprettet bruker. E-post adresse, telefonnummer og navn kan fylles inn automatisk fra firmaopplysninger eller fra innlogget bruker. Merk av for Jeg har lest og godtar vilkårene for å bruke Elektronisk faktura. Trykk på knappen Registrer firma Etter vellykket registrering hos AutoInvoice, kan du opprette flere brukere. Når firma er registrert og brukerne er opprettet, kan du om ønskelig opprette B2C avtale og/eller velge om alle faktura skal sendes via AutoInvoice. Etter registrering, vil du nå få et nytt alternativ under faktura-sendemåte i faktureringsrutinen, nemlig Automatisk utsendelse.   AutoInvoice brukere Regnskapsbyråets bruker kan i ettertid også opprette nye brukere for AutoInvoice. Han/hun vil få opp en liste over hvilke brukere som har tilgang til tjenesten og legge til nye. Denne funksjonen finnes under Mitt firma | Elektronisk faktura | AutoInvoice brukere.   B2C – eFaktura til privatpersoner/forbrukere Dersom du ønsker å sende eFaktura til privatpersoner, må avtalen med AutoInvoice utvides med B2C. Dette kan gjøres under registrering av AutoInvoice-avtale, eller på et senere tidspunkt. Under Mitt firma velger du Elektronisk Faktura til høyre i bildet. Under Tilleggstjenester finner du B2C. Trykk på Inngå avtale.   Med B2C NO (Business to Consumer for Norge) avtalen fra AutoInvoice, kan selskapet sende elektroniske faktura til kunders nettbank. For å aktivere denne muligheten må en signaturberettiget person i selskapet godkjenne Vismas B2C NO utstederavtale. Du kan iverksette dette ved å registrere navn og e-postadresse. Da vil signaturberettiget person motta en e-post med link til avtalegodkjenning. Når vedkommende har sendt godkjenning, er tjenesten aktivert. Det kan være en liten forsinkelse fra tjenesten er aktivert til den er tilgjengelig i WebFaktura (maks 1 time).   Når du velger Elektronisk faktura på en privatperson, vil kunden få en SMS eller e-post med forespørsel om han/hun ønsker å motta dine fakturaer i nettbanken. Kunden må da logge seg inn med Bank-id og bekrefte dette. Svarer han/hun ikke innen 3 dager, vil det bli skrevet ut og sendt en faktura fra AutoInvoice.   Dersom kunden ikke bekrefter mottak av elektronisk faktura, vil den bli sendt pr. post fra AutoInvoice. Du kan velge at din egen PDF mal benyttes hvis du f.eks. har firmaets logo på fakturaene. Denne koden, Bruk egen PDF for printtjeneste, aktiveres under Mitt firma | Elektronisk faktura.   NB! Sjekk at det er registrert mobilnummer og/eller e-postadresse på kunden.