Brukertips Visma Webfaktura

Meldingssentral   I meldingssentralen kan du se alle varsler/meldinger relatert til sending av faktura. Denne siden finner du oppe i høyre hjørne visualisert med en konvolutt.     Dersom faktura er sendt pr. e-post eller til Visma AutoInvoice, vil du i meldingssentralen, få en oversikt over resultatet av forsendelsen.   Eksempler på varsler du kan se i meldingssentralen er: Faktura xxx er levert til mottaker Faktura xxxx er mottatt av adressat Faktura {0} ble ikke levert til mottaker Faktura {0} ble merket som spam Klikker du på meldingen vil du få ytterligere informasjon som: Faktura xxxx ble levert til mottaker Kunde: Sum: E-post adresse:     Klikker du på fakturanummer, åpnes Fakturaarkivet og fakturaens linje i arkivet er markert. Har du mottatt en melding angående leveransen av faktura, vil konvolutten i øvre høyre hjørne være markert med et tall (rødt). Eksempelet under viser en faktura sendt til ugyldig e-postadresse.     Meldingssentral - Visma AutoInvoice Dersom du benytter Visma AutoInvoice, vil tjenesten (Meldingssentral) automatisk aktiveres når versjonen er distribuert. Dersom du inngår AutoInvoice avtale etter at denne tjenesten er levert, må regnskapsfører aktivere tjenesten når avtalen inngås under Mitt firma | Elektronisk faktura.  

Mitt firma Klikk på Mitt firma under Innstillinger i menyen til venstre. Sjekk at firmainformasjonen er korrekt. Er det feil, endrer du og avslutter med å trykke på Lagre. Sjekk med din regnskapsfører dersom du er usikker på noe.     Viktige felter: Mitt firma   Org.nr. - Organisasjonsnummer Det som står i dette feltet kommer på fakturaen. Foretaksregisteret – Dersom firmaet er registrert i Foretaksregisteret, skal dette fremkomme på fakturaen. NO - Føy gjerne til NO foran for å markere at firmaet er norsk. MVA - Hvis firmaet er MVA-pliktig, legger du til MVA etter organisasjonsnummeret. Feltet kan for eksempel se slik ut: Foretaksregisteret NO 987654321 MVA Merk! Organisasjonsnummer (9 siffer) blir validert for å sjekke at det er et gyldig nummer.   Klientnr. WebFaktura Dette nummeret oppgis ved alle henvendelser til Visma.   Adressefeltene Fyll inn adressen til ditt hovedkontor. Det er denne adressen som kommer på fakturaen, og det er påkrevd at adressen til hovedkontoret står der. Velg også land (spesielt viktig ved elektronisk faktura). Ved innslag av postnummer, hentes poststed.   Bank Fyll inn bankkontonummer. Uten bankkontonummer får du ikke fakturert. Velg formatet slik du vil at det skal se ut på fakturaen. F. eks: 1234.10.12345   IBAN Du må ha et IBAN nummer dersom du skal sende fakturaer til utlandet. For firma med landkode Norge, kan du beregne IBAN automatisk ved å klikke på Generer IBAN. Har firmaet landkode Danmark, kan du også beregne IBAN ved å klikke på Generer IBAN, men du må benytte en nettside hos Sydbank. For andre landkoder, støttes ikke automatisk generering.   SWIFT Må oppgis hvis du skal sende faktura til utlandet.   Fakturainstillinger Verdiene du velger her blir standardverdier når nye kunder blir opprettet.   Språk Angi standardspråk på faktura.   MVA pliktig Denne skal alltid være avkrysset. (for regnskapsfører) Ved å fjerne krysset vil det med stor sannsynlighet bli feil i informasjonen som sendes til ditt regnskapsbyrå.   Primær distribusjon Her velges hvilken sendemåte av faktura som er den mest vanlige for firmaet. Alternativene er: Skriv ut og send selv Fakturaene sendes i e-post til bruker som selv bestemmer om de skal sendes videre til kunden med e-post eller skrives ut og sendes med post E-post til kunde Faktura sendes som vedlegg til e-post til kunden. Dersom du har aktivert elektronisk Faktura, er valgene : Automatisk utsending Ikke send, jeg ordner det selv (sendes i e-post til bruker) Telefon/Epost/Fax/Web Denne informasjonen blir lagt på fakturaene   KIDinfo Disse feltene avgjør hvordan KID ‘en blir produsert. Du kan velge rekkefølgen på feltene ved å klikke på pilene til høyre. KID blir produsert i såkalt modulus 10. Vi anbefaler at din regnskapsfører hjelper deg med å sette opp dette riktig.   Melding på faktura Legg inn eventuell melding som skal komme på alle faktura. Denne kommer i tillegg til eller i stedet for standard tekst lagt inn av regnkaosfører.       Øverst til høyre har du ytterligere valg for oppsett: Endre logo Last opp en logo som kommer på fakturaene. Størrelsen er begrenset til 200 kB   Vis / rediger brukere Her kan du opprette/endre/slette brukere. NB! Antall brukere kan ha betydning for prisen du betaler for tjenesten.   Statistikk Viser antall fakturaer du har sendt og på hvilken måte. Har du tilgang til flere firma, vil dette og vises.   Valutakurser Hvis du har tilgang til å fakturere i forskjellig valuta, kan du se tilgjengelige valuta. Valutakursene kan oppdateres automatisk ved å klikke på Oppdater valutakurser. Valuta er en tilleggsmodul som må bestilles hos ditt regnskapsbyrå. Nye valuta blir tilgjengelig etter ønske fra brukerne.    

Min bruker Her kan du lese om hvordan du endrer/redigerer brukeren din.   Kontoinformasjon   Brukerid Øverst ser du din bruker ID. Den kan ikke endres.     Språk Du kan velge mellom norsk, svensk, dansk og engelsk språk.   Sjekk at kontaktinformasjonen stemmer, eventuelt legg til manglende informasjon     Passord Ønsker du å bytte passord, så klikk på Bytt passord øverst til høyre.   Endre e-post adresse Dersom bruker ønsker å endre e-post adressen, vil brukeren motta en e-post på ny e-post adresse. E-posten inneholder en PIN kode som må registreres for å bekrefte endringen. Når PIN koden er registrert lagres ny e-post adresse.     Firmatilknytninger Her ser du firmaet du har tilgang til. Har du tilgang til flere firma, blir disse listet opp.    

Rapporter   Under Rapporter får du tilgang til Dashboard som viser enkle diagrammer og statistikker på hva som er fakturert, og hvilke kunder som handler mest og hvilke produkter som selger best. Under Nyheter finner du meldinger og informasjon. Fakturatransaksjoner viser alle faktura inkludert alle produktlinjer på fakturaene med ulike søkemuligheter.     Dashboard Fakturatransaksjoner

Fakturatransaksjoner   Fakturatransaksjoner viser en oversikt over alle faktura inkludert fakturalinjer fra alle fakturaene du har laget. Her ser du et eksempel basert på valgte kolonner:   Linjene kan eksporteres til Excel, og brukes videre for egne statistikker og rapporter.   Kolonner og filtrering Du kan selv velge hvilke kolonner du ønsker på skjermen ved å krysse av for ønskede felt i feltvelgeren. I tabellen kan du filtrere i kolonnene. Du kan velge mellom Er lik, Inneholder, Starter med og Slutter med på tekstfelt og Er lik, Større enn og Mindre enn på beløpsfelt. Du kan sortere kolonnene ved å klikke på kolonneoverskriften.    

Dashboard Dashboard gir deg nyttig informasjon og en enkel statistikk på kunder og varer.   Nyheter Dette feltet benyttes til å gi deg informasjon. Det kan være nyttig informasjon om Webfaktura eller meldinger om status.   Fakturert I dette feltet får du en oversikt over hva du har fakturert i årets 12 måneder. Du kan velge å vise beløp med eller uten MVA. Klikker du på Detaljer får du en mer detaljert oversikt.   Topp 5 Nederst ser du topp 5 kunder og 5 produkter. Det vil si de kundene som har handlet mest og de produktene som selger best.     Klikker du på Detaljer, vil du se rapporter med bakgrunnsinformasjon for disse grafene.  

Fakturakladder   Du kan avslutte registreringen av en faktura og lagre den som kladd. Disse fakturaene finner du under Fakturakladder.       Fakturaer som er lagret som kladd er ikke godkjente, og du kan:   Endre fakturaen Endre forfallsdato    NB! Det er kun mulig å endre forfallsdato dersom du har angitt fakturadato på fakturakladden Slette fakturaen   Godkjenne Skal du Godkjenne en eller flere fakturaer, merker du den til venstre. Skal alle fakturakladdene godkjennes, markerer du krysset i overskriften. Når fakturakladdene er godkjent, er de klar for sending.     Fakturanummer Merk! Fakturaen får ingen fakturanummer, og den blir ikke overført til ditt regnskapsbyrå før fakturaen blir godkjent og sendt.   Kolonner/sortering Du kan selv velge hvilke kolonner du ønsker å vise. Klikk på Kolonner til høyre over kolonneoverskriften og kryss av ønskede kolonner. I tillegg kan du sortere og filtrere innenfor hver kolonne ved å klikke på tegnet i kolonneoverskriften.    

Faktura klar til sending     Faktura klar til sending viser alle faktura som er godkjent og klar til sending. Velg fakturaene du ønsker å sende og klikk på Send faktura. Fakturaene blir sendt i henhold til ønsket leveringsmåte. Fakturaene som sendes samtidig, vil overføres i en bunt til regnskapsfører hvis dette er valgt. Du kan imidlertid fremdeles: forhåndsvise fakturaen redigere fakturaen slette fakturaen   Sende faktura Når du skal sende fakturaene, kan du merke den/dem (krysse av) til venstre. Skal alle fakturaene sendes, markerer du i overskriften. Trykk deretter på Send faktura.     Fakturanummer Tildeling av fakturanummer skjer ved fakturering. Når de er fakturert, blir de overført til ditt regnskapskontor.     Kolonnevalg Du kan selv velge hvilke kolonner du ønsker å vise. Klikk på Kolonner til høyre over kolonneoverskriften og kryss av for ønskede kolonner. I tillegg kan du sortere og filtrere innenfor hver kolonne ved å klikke på tegnet i kolonneoverskriften.     Info Legg merke til Info-kolonnen som kan gi deg informasjon, for eksempel at forfallsdatoen allerede er passert.    

Purreliste   Purrelisten viser forfalte / ikke-betalte fakturaer. Dette valget har du kun dersom du mottar innbetalingene fra regnskapsbyrået (kode satt av regnskapsfører). Fra purrelisten kan du sende betalingspåminnelse (purring) på forfalte faktura. Du kan selv velge hvilken faktura du vil purre. Purrelisten gir mye av den samme informasjon som fakturaarkivet, men i tillegg kan du: sende betalingspåminnelse se hvor mange purringer du har sendt se siste purredato Du velger å sende en betalingspåminnelse ved å klikke i kolonnen merket P (se under).     Purringen blir sendt i e-post. Samme e-postadresse som faktura ble sendt til, foreslås, men den kan endres. Standard tekst i e-posten kan vedlikeholdes av regnskapsfører under Mitt firma | Byrå, men den kan endres før sending om ønskelig.     I tillegg inneholder Purrelisten firmaets telefonnummer og fakturaens e-postadresse for å forenkle tilgang på kontaktinformasjon.     NB! Dersom du ikke har Purreliste som menyvalg, får du ikke automatisk innbetalinger fra regnskapsbyrået.

Fakturaarkiv   Øverst får du en oversikt over totale summer for fakturert, kreditert, omsetning, utestående og utestående forfalt. Samt en grafisk fremstilling av omsetning pr. måned. Fakturaarkivet viser alle fakturaene som er sendt i ønsket år (inneværende år foreslås). Fakturaarkivet viser en linje pr. faktura. Du kan velge mellom å se alle faktura eller kun ikke-betalte (åpne) faktura (Vis kun åpne, til høyre i skjermen). Ønsker du å se alle fakturalinjer, velger du Fakturatransaksjoner.   Kolonner/sortering Du kan selv velge hvilke kolonner du ønsker å vise. Klikk på Kolonner over kolonneoverskriften og kryss av de du ønsker. I tillegg kan du sortere og filtrere innenfor hver kolonne ved å klikke på "trakten" i kolonneoverskriften.   Innbetalinger Du kan enten velge å få innbetalingene automatisk oppdatert fra regnskapsbyrået eller krysse av for innbetalinger selv. Regnskapsfører må krysse av for ønsket metode under Mitt firma | Byrå. Har du valgt å merke fakturaene som betalt selv, får du tilgang til en ekstra kolonne for å krysse av betalte faktura.   Fra fakturaarkivet kan du: åpne fakturaene i PDF-format sende faktura på nytt (S) se på eventuelle vedlegg (V) kreditere en faktura (K) duplisere (kopiere) en faktura (D)   S Dersom du velger å sende en faktura på nytt, foreslås kundens e-postadresse som du kan endre om ønskelig. I tillegg kan du skrive en melding som følger e-posten.   Visma AutoInvoice Dersom du benytter Visma AutoInvoice og elektronisk fakturering, vil en kolonne i Fakturaarkivet vise hvordan fakturaen ble levert.   Alternativene er: I behandling hos AutoInvoice Sendt med e-post til kunde Sendt elektronisk til kunde Sendt pr post til kunde Vellykket forsendelse. Sendemåte ukjent. E-post til kunde feilet Elektronisk faktura feilet Sendt faktura pr post feilet Feil hos AutoInvoice Oppdaterer status fra AutoInvoice. Vent. Ikke overført AutoInvoice. Prøv igjen.  

Hvordan lage kreditnota   Skal du kreditere en faktura, velger du Ny kreditnota venstre meny. (Alternativt kan du velge Fakturaarkiv, lete frem fakturaen og velge kolonnen K på fakturalinjen.) Du får spørsmål om hvorvidt du ønsker å kreditere en tidligere faktura.   Svarer du Ja, vil du komme til Fakturaarkivet. Her kan du velge fakturaen du ønsker å kreditere. Klikk under Kfor å kreditere den aktuelle fakturaen. Da blir kreditnotaen automatisk fylt ut. Du kan selvfølgelig redigere den hvis du ønsker å lage en del-kreditering.   Svarer du Nei, registrerer du informasjon på samme måte som en vanlig faktura. Eneste forskjell er at “antall” blir som standard foreslått til -1. Du kan ha en egen nummerserie for kreditnotaer. Dette velges av regnskapsfører under oppstart.    

Repeterende faktura Repeterende faktura betyr at samme faktura skal sendes til samme kunde månedlig. kvartalsvis eller årlig. Dersom du skal benytte repeterende faktura, må din regnskapsfører krysse av for dette. Du får da opp et eget valg for Repeterende i venstre meny. Dersom du ønsker at en faktura skal repeteres, må du angi dette i fakturahodet når du registrerer den. Du kan velge mellom: Hver måned/kvartal/år med fakturadato  Du angir fakturadato og deretter startdato. Fakturaen genereres 3 dager før angitt dato, og du finner den under Faktura klar til sending.  Eksempel: Har du angitt På den 15. og Start dato 15.10.2018, vil du finne fakturaen under Klar til sending12.10.2018 Hver måned/kvartal/år med forfallsdato  Du angir forfallsdato og deretter startdato. Fakturaen genereres 14 dager (antall forfallsdager som er angitt på klienten) før angitt dato, og du finner den under Faktura klar til sending. Eksempel: Har du angitt På den 30. og Start dato 30.10.2018, vil du finne fakturaen under Faktura klar til sending 16.10.2018   Fakturalinjene registreres på vanlig måte, men når du avslutter fakturaen, velger du Godkjenn, ikke send (repeterende). Når du har avsluttet registrering og klikket på Godkjenn, ikke send (repeterende), vil du finne den i listen over repeterende faktura.

Prosjekter og Avdelinger i Webfaktura Her vil det varierer fra regnskapsbyrå til regnskapsbyrå hvilke muligheter du har til å koble prosjekt og avdeling til fakturaene som overføres til regnskapsbyrået   Krav til prosjekt og/eller avdeling Dersom det er krav til at hver faktura skal knyttes til prosjekt og/eller avdeling, må din regnskapsfører kysse av for dette under Mitt firma | Byrå.   Støtte for prosjekt og avdeling Hvis det ligger data under prosjekt og/eller avdeling, så har du mulighet til å slå opp verdiene for prosjekt og/eller avdeling på fakturaene. Verdiene er de som er registrert hos ditt regnskapsbyrå og overført til Webfaktura. (i Visma Business MÅ regnskapsfører registrere avdelinger i ansvarsenhet R1 og prosjekter i ansvarsenhet R2.) Dersom prosjekt og/eller avdeling alltid skal registreres på fakturaen, kan regnskapsfører sette opp systemet slik at innslag av prosjekt og/eller avdeling blir obligatorisk. Ønsker du nye verdier på prosjekt og avdeling, må du be ditt regnskapsbyrå om å legge dette inn såfremt de ikke benytter Visma Business. Dersom byrået benytter Visma Business som regnskapssystem, kan du opprette prosjekter i Webfaktura. Prosjektnummeret må være numerisk og unikt. Nye og endrede prosjekter overføres mellom Webfaktura og regnskapsbyrået ved synkronisering.For å ha mest mulig ryddige rutiner, anbefaler vi at du avtaler med regnskapsbyrået hvem som skal opprette nye prosjekter. Dersom regnskapsbyrået oppretter prosjekter, bør de umiddelbart kjøre en synkronisering for at prosjektet (ene) skal være tilgjengelig i Webfaktura. Oppretting av nye prosjekter i Webfaktura er kun mulig dersom kode for dette er satt av regnskapsfører under Mitt firma | Byrå. Hvis du krysser av for Per linje i Fakturahodet, vil du kunne velge prosjekt og/eller avdeling for hver linje i fakturaen. Benyttes prosjekt og/eller avdeling for hver linje i fakturaen vil dette ikke vises på fakturaen.   Kun støtte for prosjekt Hvis det ikke ligger data under prosjekt og/eller avdeling, så kan du likevel registrere prosjekt og avdeling på fakturaen. Men du kan ikke slå opp hvilke verdier som er registrert hos ditt regnskapskontor . For avdeling vil dette heller ikke bli overført sammen med regnskapsbunten til ditt regnskapsbyrå . Når det gjelder prosjekt, vil verdien du skriver inn bli sendt inn til ditt regnskapsbyrå sammen med regnskapsbunten. (Informasjon til regnskapsbyrået som bruker Visma Business: Dette krever at prosjektet er registrert i ansvarsenhet R2.)

Kunder Normalt overføres kundene fra regnskapsbyrået ved oppretting av firmaet i Webfaktura. Deretter opprettes nye kunder av Webfaktura bruker. Kunder kan opprettes på tre ulike måter:   Overføre kunder fra ditt regnskapsbyrå Klikk på Kunder i menyen til venstre. Ligger det kunder her allerede? Hvis ditt regnskapsbyrå har registrert kundene i sitt regnskapssystem, kan de overføres til Webfaktura. Dette gjøres normalt ved oppstart. Hvis de ikke ligger der, kan du be din regnskapsfører om å overføre disse.   NB! Det er viktig å angi korrekt kundenummerserie og bli enig med din regnskapsfører hvem som oppretter kunder. For byrå som benytter Visma Business, skal kunder som er opprettet i Visma Business, og som blir overført fra byrået, ha en annen kundenummerserie enn nye kunder du oppretter i Webfaktura.   Opprette nye kunder manuelt Normalt opprettes nye kunder i Webfaktura.   Slik opprettes nye kunder manuelt Klikk på Kunder i menyen til venstre Klikk på Ny kunde øverst til høyre. Skriv inn navnet på kunden og fyll ut kundeinformasjon Bedriftskunde/firmakunde Hvis du oppretter en firmakunde, trykk F2 for å søke opp firmaet i bedriftsdatabasen Bizweb. Bizweb er tilgjengelig i siste versjon av nettleserne Internet Explorer , FireFox, Chrome og Safari Velg firma blant søkeresultatene fra Bizweb og trykk på Velg-knappen nederst Navn, adresse, organisasjonsnummer, e-post, etc. blir automatisk utfylt på kunden. Type Næring er automatisk foreslått   Privatkunder Fyll ut adressene manuelt. Postnummer henter automatisk Poststed Velg Type= Privat for privatpersoner NB! Skal du benytte eFaktura på privatkunder, må du sjekke at mobilnummer og/eller e-post adresse er registrert. Les om eFaktura!   Fakturainnstillinger - Fyll ut fakturainnstillinger - Dette er verdier som vil bli standardinnstillinger på fakturaen for denne kunden. Distribusjon - Verdiene du fyller ut her blir standardverdier på fakturaene for denne kunden. Trykk Lagre når du er ferdig Alternativt kan du opprette nye kunder når du skal registrere Ny faktura ved å klikke på Ny kunde øverst til høyre.   Importere kunder fra en csv-fil Har du mange kunder du ønsker å legge inn, så kan det være lurt og bruke import-funksjonen. Vi anbefaler at du laster ned og tar utgangspunkt i eksempel filen.   Slik importeres kunder fra fil Klikk på Kunder i menyen til venstre Klikk på knappen Importer øverst til høyre. Du finner en beskrivelse av hvilke felt som kan importeres. Last ned Eksempelfil ved å klikke på linken Eksempelfil Åpne filen i for eksempel MS Excel. Legg inn de kundene du vil importere.   NB! Pass på at du har de nødvendige feltene utfylt. Hvis importen feiler, så kan det være manglende data som er problemet. Lagre filen og last den opp i Webfaktura ved å trykke på Start import   Eksport av kunder Kundene kan eksporteres til en formatert fil som kan åpnes i Excel. Dersom du skal endre mange kunder, kan du eksportere kundene, gjøre ønskede endringer og importere tilbake ved hjelp av Import funksjonen.   Søk Du kan søke på kunder både på kundenummer og kundenavn.

Produkter Produkter opprettes på samme måte som kunder - 3 ulike alternativer.   Overføre produkter fra ditt regnskapsbyrå Klikk på Produkter i menyen til venstre. Ligger det produkter her allerede? Hvis ditt regnskapsbyrå hadde registrert noen av dine produkter i sitt fakturasystem, kan de overføres til Webfaktura. Hvis de ikke ligger der, kan du be din regnskapsfører om å overføre disse.   Opprette nye produkter manuelt Du kan opprette nye produkter på følgende måte:  Klikk på Produkter i menyen til venstre Klikk på Nytt produkt øverst til høyre. Fyll inn id, navn, produktgruppe (MVA-behandling), priser, etc for produktet. Er du usikker på hvilken produktgruppe du skal velge, snakk med din regnskapsfører. Du kan velge om du vil registrere pris med eller uten mva - Pris eller Pris m/mva Feltet Aktiv skal være haket av. Hvis du fjerner den haken, vil produktet ikke være tilgjengelig for fakturering. Trykk Lagre når du er ferdig   Importere produkter fra en csv-fil Har du mange produkter du ønsker å legge inn, kan det være lurt og bruke import-funksjonen. Vi anbefaler at du laster ned og tar utgangspunkt i eksempelfilen.   Slik gjør du:  Klikk på Produkter i menyen til venstre Klikk på knappen Importer øverst til høyre Last ned Eksempelfil ved å klikke på linken Eksempelfil Åpne filen i f. eks MS Excel. Legg til de produktene du vil importere Pass på at du har de nødvendige feltene utfylt. Hvis importen feiler, så kan det være manglende data som er problemet. Lagre filen og last den opp i Webfaktura ved å trykke på Start import

Spørsmål Hvordan oppretter jeg produkt? Svar Klikk på Produkter i menyen til venstre, deretter Nytt produkt øverst til høyre

Spørsmål Faktura havner i spamfilter hos kunden. Hvorfor? Svar Dette kan skje av ulike grunner, men hovedårsaken er oppsettet internt hos dere. Vi anbefaler elektronisk fakturering med AutoInvoice, henvend deg til din regnskapfører angående dette.

Spørsmål Hvordan får jeg tilgang til purreliste? Svar Regnskapsbyrået ditt må krysse av for Innbetalinger fra byrå. Etter at dette har blitt gjort vil du få opp Purreliste som et alternativ i menyen.

Spørsmål Kan jeg sende faktura uten KID? Svar Ja, dette kan du velge i Mitt firma.

Spørsmål Hvor laster jeg opp logo til faktura? Svar Under 'Innstillinger', klikk på 'Mitt firma' og deretter 'Min logo' øverst til høyre.