Slik holder du en ryddig kundereskontro

[#1]

Hva er vel mer tilfredsstillende enn en ryddig kundereskontro? 

I denne artikkelen har vi listet opp 7 punkter vi anbefaler deg å ta en nærmere titt på dersom du ønsker mer orden i rekkene. 

Start med en åpen postliste 

For å få full oversikt over hvilke poster som trenger ekstra omsorg og manuell behandling så vil det vært fordelaktig å starte med en åpen postliste. I denne artikkelen har vi beskrevet hvordan du enkelt henter ut en Åpen postliste i Webreskontro. 

Håndtering av overbetalinger 

Det forekommer at kunder betaler en faktura dobbelt, eller at kunder har tilgode i reskontro som følge av en kreditnota. Vi oppfordrer våre klienter til å returnere tilgodehavende til sine kunder, så fremt det ikke alternativt kan motregnes en fremtidig faktura. Visma remitterer alle innbetalinger forløpende, dette betyr at det er du som fordringshaver som må returnere tilgodebeløpet til kunden. Har du utbetalt en tilgodesum til en eller flere av dine kunder, kan du gi oss beskjed om dette på support.vfs.no@visma.com slik at vi kan utligne tilgodebeløpene i reskontro. 

Håndtering av underbetalinger 

Det forekommer også at kunder betaler mindre enn fakturabeløpet, og at fakturaen står åpen med et restbeløp i reskontro. Normalt sett vil restbalanser purres opp, men i noen tilfeller kan restbeløpet på en faktura være såpass lavt at utstedelse av purring ikke er formålstjenlig. Slike restbeløp før avskrives. 

Kunder i adresseretur

Vier man litt oppmerksomhet til denne gruppen av kunder så kan det fort bety ekstra penger i kassa til din bedrift. Vi gjennomfører adressevask idet vi mottar et dokument i retur, men vi vil også oppfordre deg som kunde til å følge opp kunder i returstopp på egenhånd. I Webreskontro kan du enkelt legge inn ny adresse på kunder i retur, her viser vi deg hvordan. Når vi mottar ny adresse vil vi automatisk gjenoppta innfordringsløpet på alle fordringer som står i returstopp. 

Konkurs og dødsbo

Vårt inkassoteam følger forløpende opp fakturer mot kunder som er begjært konkurs eller som har avgått med døden. Dersom du har utestånde fakturaer som enda ikker er overført til inkasso og videreføring til konkursbo/dødsbo er aktuelt, anbefaler vi at du følger opp dette. Ønsker du bistand med denne delen kan du ta kontakt med vår supportavd. 

Kunder eller enkeltfakturaer i purrestopp

Av og til blir fakturaer og/eller kunder satt i bero (purrestopp) fordi vi kanskje trenger mer tid på å finne ut av en problemstilling knyttet til den aktuelle kunden. Skal man oppnå en ryddig reskontro er det imidlertid viktig at man fra tid til annen gjennomgår krav som er satt i bero. Når du foretar denne gjennomgangen bør du stille deg spørsmålene om hvorfor fakturaen ble satt i bero i utgangspunktet - skal fakturaen krediteres? Er saken avklart slik at purrestopp kan oppheves?  Skal fakturaen tapsføres? Vi anbefaler at du opphever purrestopp på alle fakturaer som står "unødig" i bero. 

Inkasso og tilhørende poster på vei til foreldelse

Den alminnelige foreldelsesfristen på en faktura er 3 år. Fordringer som er foreldet bør avskrives i reskontro. Dersom den aktuelle fakturaen er overført til inkasso og foreldelsesfristen har blitt utsatt pga. rettslige tiltak, kan fakturaen likevel tapsføres i reskontro. Tapsføringen i reskontro påvirker ikke inkassooppfølgingen av den aktuelle fakturaen. Dersom det kommer innbetalinger på en faktura som er tapsført i reskontro føres innbetalingen som 'innbetalt på tidligere tap'. 

Vi håper at denne artikkelen var nyttig lesing. Lykke til i arbeidet med vedlikehold av dine kundereskontroer!