Fraværskoder gyldige fra 2018

[#1]

Fra 2018 vil dagens permisjonstyper bli erstattet av nye, på grunn av at det er krav til at det skal spesifiseres nærmere hva slags type permisjon det er snakk om.

Dagens typer, blir erstattet av følgende fraværskoder.

Permisjon ved foreldrepenger

Permisjon ved militærtjeneste

Utdanningspermisjon

Velferdspermisjon

Red.dagsverk (velferdsperm.)

Disse må opprettes i menyvalg Fravær | Fraværskoder:

Forslag til til nye fraværskoder:

Disse vil ikke være gyldig, eller mulig å rapportere på før januar 2018. Det er viktig å være klar over at vi ikke kommer til å konvertere dagens fraværskoder til nye fraværstyper.

Har du permisjoner som går over årsskifte, må du inn å avslutte disse pr 31.12.17 på gammel fraværstype og fortsette fra 01.01.18 med ny fraværstype.

De nye fraværstypene er klare i versjon 5.17.3 (1727) av Huldt & Lillevik Lønn 5.0

Foreldrepermisjon i perioden det blir utbetalt foreldrepenger, skal rapporteres med fraværstype Permisjon ved foreldrepenger. Permisjon utover perioden med foreldrepenger skal rapporteres med fraværskode Red.dagsverk (velferdsperm.)

NB! Det er viktig at du ikke endrer type på de eksisterende fraværskoder, men at du oppretter nye fraværskoder med korrekt type.

[Marion Christensen]

Hvordan vi skal registrere foreldrepermisjoner fra 01.01.18 der arbeidsgiver ikke utbetaler noe til arbeidstaker, men den ansatte får utbetaling rett fra Nav?

En annen ting er at listen over fraværkoder nå blir så lang (den er mer enn lang nok som det er), at det blir lettere å registrere feil når man må bla seg nedover listen for å finne rett fraværskode..

[Celine Brunstad]

Hei Marion,

Selv om dere som arbeidsgiver ikke utbetaler foreldrepengene direkte til den ansatte, så skal det likevel rapporteres inn som Permisjon ved foreldrepenger. 

Hvis dere ikke trenger å bruke alle fraværstypene så behøver dere ikke opprette så mange fraværskoder. Opprett gjerne bare de du vet at dere kommer til å bruke. 

Eventuelt kan du slette de kodene som du ikke bruker. 

[Brit Lynum Aune]

Er "Velferdspermisjon" permisjon med lønn og "Red.dagsverk (velferdsperm.)" permisjon uten lønn? .. eller?

Vi registrer kun hele dager her, er det fortsatt OK?

[Celine Brunstad]

Hei Brit,

Vi skiller ikke på om det er permisjoner med eller uten lønn fra 2018. 

Red.dagsverk (velferdesperm.) skal kun brukes når den ansatte har hatt foreldrepermisjon, men skal forlenge permisjonen utover det NAV gir ytelser for. 

Velferdspermisjon skal bare brukes for velferdspermisjoner. 

Du kan fortsatt registrere hele dager slik som før. 

[Marion Christensen]

Hei Celine

Takk for svar. Har nå forsøkt å slette fraværskoder vi ikke bruker, uten resultat.

Jeg får rett og slett ikke slettet kartotekopplysninger som fraværskodene er. Har du noen tips til hvordan jeg da skal kunne forkorte listen?

[Brit Lynum Aune]

Hei, er det fortsatt greit å bruke en fraværskode for "fri uten lønn" hvis arbeidstaker bare tar noen dager fri uten at dette er en type permisjon/velferdspermisjon?  Denne fraværskoden reduserer mulige dagsverk.

[Celine Brunstad]

Hei Marion,

Har du gått til Fravær | Fraværskoder og trykke på det røde krysset og utført en slettekontroll? 

Hvis kodene har vært i bruk for lenge siden, vil du ikke få slettet, men koder som aldri har vært i bruk i systemt skal du kunne slette. 

evt kan du forsøke å slette tidligere år, men anbefaler at du har minst de siste 3 årene liggende inne i systemet. 

Hvis du ikke får slettet kodene, så har vi dessverre ingen andre måter å korte ned listen på. 

[Celine Brunstad]

Hei Brit,

Så lenge fraværskoden har type red.mulige dagsverk så kan du ikke bruke den i 2018. 

Skal den redusere mulige dagsverk, så må du bruke typen red.dagsverk (velferdsperm.)

men denne koden er i utgangspunktet kun tiltenkt forlenget foreldreperm. utover det NAV gir ytelser for. Men du kan fint bruke den for å redusere dagsverk, selv om de ansatte ikke er i forlenget foreldrepermisjon. 

[Mette Olsen2]

Hei

Blir litt lettere forvirret her vedr. nye koder. + vi har jo nå så mange koder som kan benyttes og en del som ikke skal benyttes lengre.. og blir derfor usikker på hva som er hva.

Håper noen kan være behjelpelig her.

De nye endringene gjelder KUN permisjon. Ikke sant?

Dvs egenmeldinger, sykemeldinger, syke barn kan stå slik det står fra før?

Velferdspermisjon: hva er det egentlig som skal innunder dette? Leser man i altinn står det fravær som lege,tannlege, flytting, begravelse osv. Her er det en del små fravær som da er times basert. Skal alt dette nå legges inn her? Og det vil da komme innunder rapporter til NAV?

Hva med fraværskoden 12: småfravær ( tannlege, lege osv) – Annet ikke NAV. Skal denne ikke brukes lengre? Behøver vi ikke å skille på dette med (annet ikke NAV) lenger og rapporter blir riktige?

Forstår jeg det da rett at det KUN er koden Foreldreperm ( eks ny kode 23). Som skal ha type: Red.dagsverk( velferdsperm)  OG denne skal kun benyttes for fravær som er foreldreperm utover perm med foreldrepenger?

Type: perm m/lønn og perm u/lønn . Disse kan ikke benyttes i år 2018?

[Ninakl]

Svar på siste spørsmål fra 8/11-17?

[Heidi Molland]

Jeg savner også svar på Mette Olsen2 sine spørsmål...

[Celine Brunstad]

De nye endringene gjelder KUN permisjon. Ikke sant?

• Stemmer

Dvs egenmeldinger, sykemeldinger, syke barn kan stå slik det står fra før?

• Stemmer

Velferdspermisjon: hva er det egentlig som skal innunder dette?

• Ifølge våre jurister så skal all form for permisjon som ikke faller inn under, foreldreperm, militærtjeneste og utdanningspermisjon under her ( det som ikke skal redusere mulige dagsverk)

Leser man i altinn står det fravær som lege,tannlege, flytting, begravelse osv. Her er det en del små fravær som da er times basert. Skal alt dette nå legges inn her? Og det vil da komme innunder rapporter til NAV?

• lege, tannlege og all form for småfravær skal i hovedsak ikke under velferdspermisjon. Men, hvis slikt type fravær overstiger 14 dager i løpet av kalenderåret, så skal det inn som permisjon (velferd). 

Hva med fraværskoden 12: småfravær ( tannlege, lege osv) – Annet ikke NAV. Skal denne ikke brukes lengre? Behøver vi ikke å skille på dette med (annet ikke NAV) lenger og rapporter blir riktige?

• Dere skal bruke småfravær til denne typen fravær slik som tidligere. 

Forstår jeg det da rett at det KUN er koden Foreldreperm ( eks ny kode 23). Som skal ha type: Red.dagsverk( velferdsperm)  OG denne skal kun benyttes for fravær som er foreldreperm utover perm med foreldrepenger?

• Denne er ment for å brukes når de ansatte skal ha permisjon utover ordinær foreldrepermsjon, og NAV ikke lengre dekker lønn under permisjon. Men den skal også brukes hvis de ansatt er på AAP f.eks. All form for fravær (ikke foreldrepermisjon, militærtjeneste og utdanningspermisjon) som skal redusere mulige dagsverk. 

Type: perm m/lønn og perm u/lønn . Disse kan ikke benyttes i år 2018?

• Skal kun brukes ut året 2017, blir de brukt i 2018 så vil de slå ut med feilmelding på a-melding retur. Systemet vil også gi dere et varsel hvis dere bruker en gammel permisjonskode i 2018. 

[Nina Lill Myhre]

Hei, skal altså all annen permisjon både med og uten lønn legges inn som velferdspermisjon? 

Mvh

Nina

[Celine Brunstad]

Hei, skal altså all annen permisjon både med og uten lønn legges inn som velferdspermisjon? 

• Ja, så lenge det ikke faller under noen av de andre formene for permisjon 🙂 

[Anonymous]

Hei,

Når en ansatt skal ha 2 uker fri ifm fødsel, skal dette da registreres som foreldrepermisjon eller velferdspermisjon?

MVH Josefin

[Mari Anne Knutsen]

Hei

En ansatt som tar permisjon uten lønn i 8-9 måneder, skal dette også legges inn som velferdspermisjon?

Mvh

Mari 

[Lene Svarstad]

Hei,

Hva med permittering?

Mvh

Lene

[Grete Våland1]

Hvor skal pleiepenger og opplæringspenger komme inn ?  Vi betaler ut og får refundert fra NAV.

[Sandra Gundersen]

Hei

Dersom en ansatt skal ha permisjon (fedrekvote) med 40% permisjon og 60% arbeid. Hvordan registreres dette? Vi registrerer ikke via fraværesregisteret.

Mvh Sandra

[Hege Martinsen]

Hei,

hvordan rapporterer man permittering? 50% Permittert og 50% i arbeid? Synes det virker rart å bruke kode for velferdspermisjon men er det den som skal brukes?

[Celine Brunstad]

Hei,

Når en ansatt skal ha 2 uker fri ifm fødsel, skal dette da registreres som foreldrepermisjon eller velferdspermisjon?

MVH Josefin

• Svar: Dette skal rapporteres inn som velferdspermisjon. 

Hei

 En ansatt som tar permisjon uten lønn i 8-9 måneder, skal dette også legges inn som velferdspermisjon?

Mvh

Mari 

• Svar: Ja, dette skal registreres som velferdspermisjon. 

Hei,

Hva med permittering?

Mvh

Lene

• Svar: Permittering skal rappores på vanlig måte som tidligere. Hvis dere har standard koderegister i fravær, så skal dere bruke kode 16 for å rapportere permitteringer. 

Hvor skal pleiepenger og opplæringspenger komme inn ?  Vi betaler ut og får refundert fra NAV.

• Svar: Litt usikker på hva du mener, men hvis noen av dine ansatte får pleiepenger for å ta seg av sine nærstående så skal dette i fravær registreres som velferdspermisjon, og refusjon som dere mottar fra NAV, skal legges inn i periodens lønn pr. person mot l.art 99 som vanling. 

Hei

Dersom en ansatt skal ha permisjon (fedrekvote) med 40% permisjon og 60% arbeid. Hvordan registreres dette? Vi registrerer ikke via fraværesregisteret.

 Mvh Sandra

• Svar: Hvis den ansatte skal ha 40% permisjon og 60% arbeid legger du inn 40% i syk% feltet i fravær, og legger inn hele perioden for permisjon, ikke bare enkeltdager. 

Hei,

hvordan rapporterer man permittering? 50% Permittert og 50% i arbeid? Synes det virker rart å bruke kode for velferdspermisjon men er det den som skal brukes?

• Svar: Permittering skal rapporteres som tidligere, og har du standard fraværskoder så skal du benytte kode 16 for å rapportere permittering. Er den ansatte 50% permittert, så legger du inn fra og tildato for permitteringen og legger inn 50 i syk% feltet. 

[Anne Berit]

Hei 

Dersom en arbeidstaker skal ha en forlenget foreldrepermisjon med en dekningsgrad på 80% som vi betaler, hvordan skal dette legges inn under fravær? Og blir det rett hvis jeg da legger inn deltidsprosenten på personen til 80% under lønn?

[Celine Brunstad]

Hei 

Dersom en arbeidstaker skal ha en forlenget foreldrepermisjon med en dekningsgrad på 80% som vi betaler, hvordan skal dette legges inn under fravær? Og blir det rett hvis jeg da legger inn deltidsprosenten på personen til 80% under lønn?

• Svar: Hei, hvis den ansatte har en 100% stilling med kun skal ha 80% lønn under permisjon så skal du ikke endre deltidsprosenten til 80, for å redusere lønnen. Du må da trekke vedkommende i lønn, ved å bruke en l.art for trekk. Når det kommer til registreringen av fraværet så skal denne stå til 100% (lik deltidsprosent), så lenge den ansatte er borte fra jobb 100%. 

[Anonymous]

Hvordan registrerer vi ansatte som er gått over på arbeidsavklaringspenger?

[Heidi Molland]

Jeg lurer på det samme...

[Ulrike1]

Hei,

Jeg har en ansatt som er på arbeidsavkalringspenger. Jeg har avsluttet hans langtidspermisjon uten lønn med gammel fraværskode per 31.12.2017. Så skulle jeg legge han inn med ny fraværskode 20, Velferdspermisjon. Men denne linjen blir ikke liggende når jeg lagrer.

Jeg kunne legge han inn med foreldrepermisjon, fraværskode 23. Det blir liggende når jeg lagrer. Men det er da antakelig ikke riktig....

Hva skal jeg gjøre?

[Kmyking]

Et spm om utdanningspermisjon. Gjelder dette små kurs av typen 1 dag o.l. eller gjelder det bare dersom man er i et lengre utdanningsløp og helt borte fra jobb i utdanningsperioden?

[Even Myrvold]

Hei - i og med at denne nye  fraværsrapporteringen (etterhvert?) får direkte konsekvenser for hva som refunderes blir det jo viktig å få avstemt hva som er rapportert inn.

Kan ikke se at disse fraværene kommer opp i noen av a-meldingsrapportene (a-melding oppsummering e.l.) 

Hvilke muligheter finnes til å avstemme hva som faktisk er registrert av NAV fra a-meldingene - mot det som er registrert i våre fraværslister?

[Sandra Gundersen]

Hei

Vi rapporterer ikke inn via fraværsreggisteret.

Er det nok å endre den ansatte i ansattregisteret til 4 - permisjon i arbeidsstatus, 2- Foreldrepenger i type permisjon og legge inn dato fra og til?

Blir det da rapportert som ansattopplysning via A- melding?

Mvh Sandra

[Kmyking]

Hei

Vi har en ansatt, i 100 % stilling, med små barn som grunnet logistikk i hjemmet i en gitt periode har avtalt redusert stilling. Skal dette registreres som velferdspermisjon u/lønn?

[Linda W. Gjerde]

Hei,

Jeg skal legge inn Permisjon ved foreldrepenger på en av våre ansatte i perioden 17/7-21/9, men når jeg lagrer så forsvinner linjen. Lar det seg ikke gjøre å legge inn permisjon tilbake i tid?

[Marianne Nilsen2]

Hei

Vi sitter her og lurer på noe som vi hørte på kurs i våres. Tidligere så hadde man egne koder for perm med og uten lønn og langtidssyk. Det vi fikk høre på kurs, er at kodene kan fortsatt hete perm med og uten lønn men at de stiles mot velferdspermisjon, altså at man da må velge type til velferdspermisjon men navn kan være perm med og uten lønn, er dette riktig?? så lurer vi på de som er på arbeidsavklaringspenger, kan man bruke kode langtidssyk AAP Type velferdspermisjon. Skal ikke ansatte på AAP være med i sykefraværs statistikker? vi mener jo at de fortsatt er syke selv om det ikke lenger kommer sykemeldinger. Grunnen til av vi spør om vi kan bruke disse kodene er at det er utrolig vanskelig å skille perm med og uten og AAP eller andre typer permisjoner. Vi sitter med rundt 900 ansatte og kan fort gjøre feil hvis vi ikke har noe underlag for det aktuelle fraværet.

[Lene051]

Hei,

Jeg opprettet permisjon ved militærtjeneste etterbeskrivelsen over i H&L, men når jeg legger dette fraværet inn på den ansatte og så trykker lagre, så forsvinner det bare. Hva skjer?

[Elin Hammerud]

Hei @Lene051 

Ta kontakt med oss på 09102 så vi kan se på saken din 🙂 

[#36]

Dette brukertipset oppdateres fortløpende etter som vi ser hva dere har behov for.

Før du ringer oss i januar er det viktig at du er kjent med innholdet i denne artikkelen. Denne artikkelen vil kunne hjelpe deg gjennom årsavslutningen.

Våre åpningstider i januar finner du her.

Januar er en travel måned for alle som jobber med lønn. Benytter du deg av Huldt & Lillevik sine supporttjenester, vil du i perioder kunne oppleve noe ventetid. 

Husk at du kan kontakte oss via chat om du har spørsmål knyttet til årsavslutningen. Ikonet for chat finner du nede på høyre side her inne.

Når du ringer inn på support, får du spørsmål om å sette deg på callback. Vi anbefaler at du velger å sette deg på callback, slik at du får gjort andre ting mens du venter.  

Frister:

• 5. januar: frist for å sende a-melding for desember
• 15. januar: frist for å betale skatt og arbeidsgiveravgift for termin 6
• 1. februar: frist for å sende sammenstillingsoppgave (personoppsummering) til de ansatte

Aktuelle brukertips og nyttig informasjon:

• Årsavslutningsboken kan du bestille her om du ønsker den.
• Kjørejournal for årsavslutning.
  • Kjørejournalen er ny og forbedret i år,  anbefaler alle å kikke på den 😊🙌
• Ansettelsesform må legges inn på alle ansatte
• Avstemming av lønn mot regnskap
• Produktnotat for årsavslutningsversjonen (link kommer når versjonen slippes)
• Produktnotater for tidligere versjoner.
• Veiledning til a-melding
• Kodespeil a-melding

Oversikt over de mest stilte spørsmål til support under årsavslutningen:

• Jeg har kjørt en ekstrakjøring i tillegg til lønnskjøringen for desember, hva gjør jeg med a-melding? Du sender inn a-meldingen på vanlig måte. I mottaket vil den slå seg sammen med den a-meldingen du allerede har sendt inn. Den vil ikke overskrive det som allerede er sendt inn. Dersom du ikke har sendt inn a-melding allerede, kan du sende begge samtidig.

• Kan jeg kjøre lønn på to år samtidig? Nei, dette er ikke mulig etter at A-ordningen kom. Men det er mulig å sende korreksjoner i a-melding på 2020 etter overføring til 2021, dersom det er behov for dette. Du finner beskrivelse på dette her.

• Blir oppstartsverdier med på a-melding personoppsummering? Nei, a-melding personoppsummeringen består kun av innsendte a-meldinger fra lønnssystemet.

• Må personoppsummeringen sendes ut til de ansatte før jeg overfører til nytt år? Nei, du kan sende denne for 2020 også etter overføring til nytt år.

• Skal Personoppsummeringen sendes per post eller kan den sendes på mail? Dette bestemmer du selv. Du kan sende enten per post eller på mail i valget "Elektronisk personoppsummering". 

• Passord på elektronisk personoppsummering?  Personoppsummeringen kan sendes med passordbeskyttelse, dette velger du å sette på før utsending, på lik linje med elektronisk lønnslipp.

• Jeg har overført til nytt år, og glemt å innrapportere noen ytelser for 2020. Hva gjør jeg?  Du kan sende inn en a-melding korreksjonsoppgave for 2020. Se forklaring her.