cancel
Showing results for 
Search instead for 
Did you mean: 
My Areas

Sign in or create account

to get a personalized navigation.

Løsning for lønnskompensasjon og refusjon

15-06-2020 11:52 (Updated 01-09-2020)
  • 0 Replies
  • 0 kudos
  • 960 Views

Ordningen med lønnskompensasjon ble gjort gjeldende fra 20 mars 2020 og opphørte pr. 01.september 2020. Tema i denne artikkelen er derfor ikke gjeldende etter 01.09.20.

 

Løsningen for lønnskompensasjon og refusjon av forskuttert lønn i forbindelse med Corona-viruset er nå klar. Arbeidsgivere skal, som vanlig, rapportere permitteringer i A-meldingen. I tillegg må arbeidsgivere legge inn noen opplysninger direkte på NAV for at NAV skal kunne utbetale riktig beløp til permitterte ansatte og arbeidsgivere. 

Les gjerne mer om dette i artikkelen til vår juridiske avdeling, eller evt. også på NAV sine sider

 

Opplysningene arbeidsgivere må rapportere direkte på NAV er følgende:

  • Fødselsnummer til de ansatte
  • Daglønn
  • Siste dato for forksuddtering av lønn, dersom lønn er forskuddtert. 

Nav har laget en kalkulator for hvordan du enkelt kan regne ut dagslønn for den ansatte. Denne finner du her.

Opplysningene kan også enkelt hentes fra lønnsystemet, ved bruk av Søk-fanen under Kartotek | Personer. 

 

Opplysninger vedr. fastlønnede ansatte

Spoiler

Det enkleste er å eksportere årslønnen fra lønnsystemet og gjøre manuelle beregninger i Excel-dokumentet for å finne korrekt dagsats. Dette kan du gjøre på følgende måte.

 

Under Kartotek | Personer finner du fanen Søk. Denne fanen er tilgjengelig FØR du entrer deg ned på den ansatte. Påse derfor at markøren din står i feltet for ansattnummer, hvis ikke klikker du tilbakepilen på verktøylinjen. 

søkfanen.png

 

Inne på Søk-fanen høyreklikker du i bildet, og velg "Flere felt". 

flere felt.png

 

Huk av for følgende felter:

  • Fødselsnummer
  • Årslønn

Det kan også være en fordel å ha med navn og/eller ansattnummer (NR) slik at du vet hvilken person det gjelder. Dersom du også tar med deg ansattgruppe", kan du enklere se hvem som er fastlønnet, eller også evt. permittert dersom du tidligere har lagt de permitterte over i en egen ansattgruppe. 

 

Klikk Bruk.

flere felt2.png

 

Nå vil disse feltene legge seg til som kolonner. Du kan enkelt flytte på kolonnene dersom du ønsker, ved å dra de fra høyre til venstre eller motsatt. 

 

Eksporter feltene til Excel. Dette gjør du ved å høyreklikke i bildet på nytt, og velge "Export til Excel og åpne". Du må gi dokumentet et navn og sørge for at det lagres på en plassering hvor du kan finne det igjen. 

 

I Excel må du nå legge inn noen beregninger slik at du kommer frem til dagsatsen NAV etterlyser. 

1. Dersom tallene som er hentet fra Huldt & Lillevik er definert som tekst, må du først konvertere de til tall. 

2. Legg inn en formel som beregner dagsats, dvs. årslønn/260.

dagsats i excel.png

 

 

Merk-finger.JPGMerk! Du skal rapportere dagslønn iht til den stillingsprosenten den ansatte har på permitteringstidpunktet, dvs. at dersom den ansatte f.eks. jobber 80% må du regne deg frem til hva dagslønn er i 80% stilling (dagslønn x 0,8).
Det er fortsatt noe uklart om NAV klarer å ta hensyn til permitteringsprosenten som tidligere er meldt inn, dette kommer vi tilbake til når vi får tilbakemelding fra NAV. Permitteringsprosenten vil ha betydning for hvor mange dager arb.giver har lønnsplikt, siden arb.giver skal dekke 15t totalt, uavhengig av hvor mange dager dette da splittes på som følge av delvis permittert. 



 

Dersom du skal rapportere opplysningene via Excel-malen til NAV, må du også konvertere fødselsnummer til å ikke inneholde tankestrek. Dette kan du enkelt gjøre ved å markere kolonnen, velge "søk og erstatt" og legge inn at "-" skal erstattes med blankt felt. 

erstatt.png

 

 

 

Du kan nå bruke listen i Excel for legge inn opplysningene som kreves hos NAV. Dersom du velger å kopiere inn kolonne for kolonne i Excel-skjemaet NAV har laget, må du huske å ta noen stikkprøver slik at du er sikker på at du får kopiert inn korrekt informasjon på korrekt sted. 

 

Merk-finger.JPGMerk! Dato for siste lønnskompensasjon er ikke lagret i lønnsystemet, dette feltet må du derfor fylle ut basert på egne oversikter i bedriften.  

 

 

Opplysninger om de timelønte

Spoiler

Det enkleste er å eksportere timesatsen fra lønnsystemet og gjøre manuelle beregninger i Excel-dokumentet for å finne dagsatsen. Dette kan du gjøre på følgende måte.

 

Under Kartotek | Personer finner du fanen Søk. Denne fanen er tilgjengelig FØR du entrer deg ned på den ansatte. Påse derfor at markøren din står i feltet for ansattnummer, hvis ikke klikker du tilbakepilen på verktøylinjen. 

søkfanen.png

 

Inne på Søk-fanen høyreklikker du i bildet, og velg "Flere felt". 

flere felt.png

 

Huk av for følgende felter:

  • Fødselsnummer
  • Sats 1

Det kan også være en fordel å ha med navn og/eller ansattnummer (NR) slik at du vet hvilken person det gjelder. Dersom du også tar med deg ansattgruppe", kan du enklere se hvem som er fastlønnet, eller også evt. permittert dersom du tidligere har lagt de permitterte over i en egen ansattgruppe. 

 

Klikk Bruk.

flere felt2.png

 

Nå vil disse feltene legge seg til som kolonner. Du kan enkelt flytte på kolonnene dersom du ønsker, ved å dra de fra høyre til venstre eller motsatt. 

 

Eksporter feltene til Excel. Dette gjør du ved å høyreklikke i bildet på nytt, og velge "Export til Excel og åpne". Du må gi dokumentet et navn og sørge for at det lagres på en plassering hvor du kan finne det igjen. 

 

I Excel må du nå legge inn noen beregninger slik at du kommer frem til dagsatsen NAV etterlyser. 

1. Dersom tallene som er hentet fra Huldt & Lillevik er definert som tekst, må du først konvertere de til tall.

2. Legg inn en formel som beregner dagsats, dvs. sats1*7,5t.
dagsats i excel2.png

 

 

Merk-finger.JPGMerk! Du skal rapportere dagslønn iht til den stillingsprosenten den ansatte har på permitteringstidpunktet, dvs. at dersom den ansatte f.eks. jobber 80% må ned regne deg frem til hva dagslønn er i 80% stilling (dagslønn x 0,8).
Det er fortsatt noe uklart om NAV klarer å ta hensyn til permitteringsprosenten som tidligere er meldt inn, dette kommer vi tilbake til når vi får tilbakemelding fra NAV. Permitteringsprosenten vil ha betydning for hvor mange dager arb.giver har lønnsplikt, siden arb.giver skal dekke 15t totalt, uavhengig av hvor mange dager dette da splittes på som følge av delvis permittert. 



Dersom du skal rapportere opplysningene via Excel-malen til NAV, må du også konvertere fødselsnummer til å ikke inneholde tankestrek. Dette kan du enkelt gjøre ved å markere kolonnen, velge "søk og erstatt" og legge inn at "-" skal erstattes med blankt felt. 

erstatt.png

 

 

 

Du kan nå bruke listen i Excel for legge inn opplysnigene som kreves hos NAV. Dersom du velger å kopiere inn kolonne for kolonne i Excel-skjemaet NAV har laget, må du huske å ta noen stikkprøver slik at du er sikker på at du får kopiert inn korrekt informasjon på korrekt sted. 

 

Merk-finger.JPGMerk! Dato for siste lønnskompensasjon er ikke lagret i lønnsystemet, dette feltet må du derfor fylle ut basert på egne oversikter i bedriften.  

 

Kjente utfordringer

Ordningen for lønnskompensasjon er en helt ny ordning, og med det kommer desverre ofte også noen utfordringer. Dette er det vi har erfart så langt.

 

NB! I de tilfeller det er mangler eller feil ved løsningen, gir vi fortløpende tilbakemelding til NAV, men ta også gjerne kontakt med NAV direkte dersom du mener det er riktig registrert og rapportert fra din side slik at de kan hjelpe deg med å se hva som gir deg utfordringer. 

 

Feilmelding vedr. flere permitteringer ved registrering av skjema i NAV portalen

Spoiler

Noen kunder opplever å få feilmelding når de sender inn skjemaet inne på NAV sine sider. Feilmeldingen sier at det er registrert flere permitteringer, slik at det ikke kan avgjøres hvilken permittering det registreres opplysninger for. 


Løsning:
Bestill en A-melding avstemmingsrapport for hver av månedene du har permitterte. Sjekk om det er registrert flere permitteringer på en eller flere av de ansatte, og sjekk videre om disse overlapper. Sjekk også om det er registrert overlappende fravær i Fravær | Registrere fravær og ferie, i lønnsystemet.

Overlapper fraværet kun i A-melding avstemmingsrapport, kan du forsøke å annullere A-meldingen(e) for de månedene det overlappende fraværet er rapportert, og sende inn på nytt for samme måned. 

Overlapper fraværet i lønnsystemet, må du rette opp slik at det kun ligger en "gyldig" linje med permittering. Sett til og fradato til samme dato, og legg i 0 i feltet syk% på alle linjer bortsett fra en. Sørg for at den linjen som "står igjen" inneholder korrekte datoer for permitteringen. 

NB! Permitteringer som endrer %permittert, skal fortsatt rapporteres med to permitteringer (linjer). 

Dersom du ikke finner noen årsak til feilmeldingen, kontakt NAV slik at de kan hjelpe deg med å se på hvorfor du får feilmeldingen. 

 

 

Du har lagt inn permitteringer i lønnsystemet på et senere tidpunkt enn når de oppsto

Spoiler

Dersom arbeidsgiver f.eks. permitterte ansatte fra mars måned, men ikke registrerte dette før i mai, er dette kun registrert på A-meldingen for mai (med mindre du sendte A-melding med arbeidsforhold tilbake i tid etter permitteringene var registrert under fravær). Dette er i utgangspunktet helt greit - arbeidsforhold kan korrigeres tilbake i tid, i nåværende A-melding. Men det kan se ut som om NAV sine systemer ikke takler dette siden deres system pr. nå kontrollerer mot måned for måned av innsendte A-meldinger.


Løsning:
Send A-melding med kun arbeidsforhold fra og med den måneden dere permitterte ansatte. Dette vil også medføre at du må sende A-melding på de påfølgende månedene frem til nåværende kalendermåned. Opplysningene registreres hos NAV nesten umiddelbart, slik at du kan forsøke å sende skjemaet for lønnskompensasjon og refusjon på nytt, nesten umiddelbart. 

Feilmelding "Du kan ikke rapportere for fremtidlige perioder"

Spoiler
Dersom du får feilmelding vedr, at du ikke kan rapportere / kreve refusjon for fremtidlige perioder, betyr det at permitteringene ikke har oversteget 18 dager enda. Ordningen vedr. lønnskompensasjon gjelder for de 18 dagene med lønn den permitterte får dekket av Forlketrygden. Den permitterte må derfor være permittert i over 20 dager, før du kan søke om lønnkompensasjon.

 

Når jeg får refusjon av NAV, hvordan skal dette føres i lønnsystemet?

Spoiler
Dette kan du føre på samme måte som refusjon sykepenger, så fremt du også utbetalte forskuddet til den ansatte som vanlig lønn. 
Dersom du lagde en ny lønnsart for å innrapportere forskudd av lønn under permittering, og denne lønnsarten ikke hensyntok aga, må du kjøre det i minus på samme lønnsart. 

Hvorvidt bedriften skal dekke feriepenger før lønnen som er kompensert, må også tas hensyn til. Lønnsarten for refusjon sykepenger (standard lønnart 99), hensyntar ikke feriepenger, fordi den ansatte normalt får dekket feriepenger i sykemelding, og arbeidsgivere også får refusjon fra NAV. Dersom bedriften ikke skal dekke feriepenger for forskutteringen i permitteringen må det opprettes en ny lønnsart lik la. 99, med hake for feriepenger. 

 

 

 

 

 

Lønnsforum Høst
Featured Article