avbryt
Viser resultater for 
Søk heller etter 
Mente du: 
Mine områder

Logg inn eller registrer en ny bruker

for å automatisk få tildelt relevante områder i Mine områder.

Slette personer og tidligere år i Huldt & Lillevik

28-05-2018 16:01
  • 23 Svar
  • 1 Liker
  • 9759 Visninger

Det kan være nyttig i forbindelse med de nye personvernreglene (GDPR), å ta en gjennomgang av historikken som ligger i lønnssystemet. Det kan være mange gamle år og tidligere ansatte som ikke er hensiktsmessig å ha liggende i Huldt & Lillevik lengre. For at du skal få slettet tidligere ansatte, er første forutsetning av du rydder i lønnshistorikken. For å sjekke hvor mange tidligere år du har liggende, kan du gå til menyvalg Verktøy | Slette | Tidligere år.

 

nr1.PNG

For å slette året, sett hake for Lønnregisteringer og Fraværsregistreringer, klikk OK.

Du kan kun slette ett år av gangen.

 

NB! Husk sikkerhetskopi før du starter.

 

For å slette personer, gå til menyvalg Karotek | Personer, klikk Slette øverst i bildet.

Klikk deretter Kontrollér, da får du opp de personer som kan slettes.

 

NR5.PNG

 

 

Det er en del forutsetninger som må være oppfylt for at du skal få slettet en person.

 

- Det må ikke finnes lønns- eller fraværsregistreringer på personen.

- Sluttet dato må være registrert på personen.

- Personens status må være Sluttet.

- All fast lønn og alle faste trekk må være slettet.

- Personen må ha fått utbetalt alle feriepenger til gode.

- Personen kan ikke ha feriedager til gode, se Kartotek | Oppstartsverdier.

 

Dersom personen(e) du ønsker å slette ikke blir tilgjengelig i bildet over, klikk Skriv ut.

 

nr6.PNG

Pass på at det ikke er hake for Kun data som kan slettes. Da vil du få en rapport som indikerer hvorfor personen eventuelt ikke kan slettes. Her ser du i kolonnen melding at det eksempelvis er registrert fravær, at det ligger godkjente transaksjoner, og fastlønn/trekk inne på de ansatte.

 

nr7.PNG

Kommentarer
CONTRIBUTOR **
av Liv Vestly1

Kan personer som er sluttet bli anonymisert?

av Tom Rune Sollie

Hei Liv

 

Det er ikke mulig å anonymisere sluttede ansatte i lønnssystemet. 

CONTRIBUTOR **
av Sigbjørn Reigstad

Hei! På mange tidligere ansatte kommer det opp melding Fastlønn som årsak til at de ikke kan slettes. Det ligger ikke inne noen fastlønn på de så lurer på om dere har tips til hvor vi må sjekke for å finne hvilke data som hindrer slettingen.

CHAMPION ***
av TorunnS

Må man slette alle personene i tillegg til å slette året?

 

Hva skal man slette først personer eller år?

av Tom Rune Sollie

Hei Sigbjørn. 

Inne på Fast lønn/trekk er det 3 faner hvor innholdet må være slettet.

Det vil altså si at man må kjøre slettekontrollen med det røde krysset både på fanen Fast lønn/trekk, Fri bil og Fordringer. 

Disse fanene må være helt tomme, det holder ikke at det er avsluttet.

av Tom Rune Sollie

Hei Torunn, 

 

Du sletter året først. Da vil du få slettet de personene du ønsker å slette. 

Når man kjører slettekontrollen på personer får man opp de personene som er klare for sletting. 

Du bestemmer selv hvem du vil merke for sletting.

CONTRIBUTOR **
av Sigbjørn Reigstad

Hei! På fordringer fungerer det ikke her hos meg med Ctrl+Delete for å slette linjer med f.eks Fagforeningstrekk, ei heller er det røde krysset for sletting aktivt på den fanen. Er det en annen måte å slette disse linjene på?

av Tom Rune Sollie

Hei Sigbjørn. 

 

Hvis du går inn på Hjelp | Brukerdokumentasjon i lønnssystemet og søker opp  "Slette fra kartotek", vil du få en oversikt over fremgangsmåte for sletting fra fast lønn/trekk når du blar deg litt ned på siden under overskriften Slette fast lønn og trekk.

CONTRIBUTOR **
av Marit Hornæs

Hei

 

Kjører slettekontroll i kartotek personer.

Ingen data kan slettes.

Har  mange personer som skal slettes, men de kommer ikke opp. Tester på noen at det ikke finnes noen transaksjoner på de, men allikavel kommer det opp følgende:

 

På slettejournalen står det navn på alle ansatte og i meldingsfeltet strå det Transer og på noen andre som har sluttet står det Transer, Ugyldige verdier.

 

Mvh Marit Hornæs

 

Finner ingen transer på personene som har sluttet. 

Er det en forutsetning at vi må slette år for at vi får slette peroner?

 

 

 

 

 

av Tom Rune Sollie

Hei Marit. 

 

Ja, det er en forutsetning at det siste året den ansatte har transaksjoner knyttet til seg må slettes før du får slettet den ansatte i systemet.

Dersom det fortsatt ikke går å slette kan du kontakte oss enten via epost: support.hl@visma.com eller på tlf: 09102 så ser vi på det sammen med deg.

CONTRIBUTOR *
av Aud Holdhus

Hvorfor får vi ikke slette tidligere år enn 2015, vi har personer som er sluttet fra 2004 og fremover som vi gjerne vil ha slettet.

År 2015 og 2016 gikk greit.  Det står ikke noe fast lønn osv. på disse personene som vi vil ha vekk.

 

 

 

 

CONTRIBUTOR ***
av Elisabeth Pretzinger1

Hvilke transaksjoner er det snakk om her? Jeg har ansatte som har sluttet for flere år siden men får ikke slettet dem pga transer.

av Tom Rune Sollie

Hei Aud. 

 

Ved å gå inn på Verktøy | Slette | Tidligere år vil det stå et årstall her som forteller deg hvilket år som er det eldste som ligger i systemet.

Dette betyr at ansatte som har transaksjoner på seg som er eldre enn det siste året som ligger inne skal ligge klare til å bli slettet så sant de andre forutsetningene for sletting av ansatte også er i orden.

Dersom du fortsatt har problemer kontakter du oss enten via epost: support.hl@visma.com eller på tlf: 09102 så ser vi på det sammen med deg.

 

Ha en fortsatt fin dag.

av Tom Rune Sollie

Hei Elisabeth. 

Da er det lønnsutbetalinger eller fraværsregistreringer som er knyttet til sluttede ansatte på noen av de gamle årene som ligger inne i systemet. 

Hvis du går inn på Rapporter | Statistikker og Generell statistikk kan du velge en ansatt du ønsker å slette og søke deg bakover på år for å se hvilket år som var det siste den ansatte fikk lønn, eller hadde registrert fravær på seg. Når du finner dette året, sjekker du under Verktøy | Slette | Tidligere år om dette året fortsatt ligger i systemet. Om det gjør det, må det slettes før du får lov til å slette den ansatte.

 

Ha en fortsatt fin dag.

CONTRIBUTOR **
av Marion Christensen

Hei

Ved sletting av år, vil da lønnshistorikken/ lønnsdata for disse årene forsvinne på de ansatte?

 

av Tom Rune Sollie

Hei Marion, 

 

Det er riktig. Om du sletter et år, vil også alt av historikk forsvinne på alle ansatte dette året. 

Både de som har sluttet, og de som fortsatt er aktive.

 

Ha en fortsatt fin dag.

CONTRIBUTOR *
av Vibeke Syversen

Det er vel smart å ha de siste 5 årene aktive mht regnskapsloven. At man kan slette år tilbake t.o.m. 2012 i år ? Tenkte på historikk og bokettersyn i en 5 års periode.

CHAMPION ***
av TorunnS

Mulig det er et tullete spørsmål. Men vi blir bedt om å ta sikkerhetskopi før vi sletter tidligere år.  Men er vi ikke like langt da.  Vi sletter f.eks 2011 slik at året ikke er tilgjengelig inne fra lønnssystemet, men vi arkiverer det et annet sted med sikkerhetskopien.  Da har vi jo ikke slettet noe som helst da, og dataene på de ansatte kan vel kanskje fremdeles hentes fram via sikkerhetskopien?

CHAMPION ***
av TorunnS

I følge oppskriften skal vi sette hake ved Lønnsregistreringer og Fraværsregistreringer for å slette et år.

Men Fraværsregistreringer er lysegrå og jeg får ikke satt hake.

CONTRIBUTOR *
av Vidar_Langlo

Jeg har to personer som jeg ikke klarer å få slettet. Alt som skal slettes er slettet, med unntak av fri bil som ligger som avsluttet, men sletteikonet åpner seg ikke opp når jeg går inn på linjen. Hvordan kan dette slettes?

av renate michaelsen (Oppdatert ‎24-04-2020 11:33 av renate michaelsen VISMA )

Hei @Vidar_Langlo 🙂

De du skal slette står med status sluttet og arbeidsforhold har sluttdato? Det ligger ikke noe på reg.pr person? eller fast lønn trekk? Ikke noe på oppstartsverdier?

 

Når du skriver at sletteikonet ikke blir aktivt, hvor står du da?

Kartotek | personer, her skal det røde krysset bli aktivt når du går inn på personen. Trykk på krysset og utfør kontroll. Kommer ikke disse personene opp, vil jeg anbefale at du ringer oss på tlf: 09102 🙂

CHAMPION *
av Lene051

Har dere anbefalinger om hvor langt tilbake i tid vi bør ha år aktive/tilgjengelige i H&L? 5 år tilbake i tid mtp historikk og bokettersyn osv?

av Elin Hammerud

Hei @Lene051 

Det er ingen oppbevaringsplikt i lønnssystemet, men vi anbefaler at du har de siste 5 årene der ja 🙂 

 

Mvh Elin

Bidragsytere
Aktuelt brukertips